SAMENWERKINGSMODELLEN RUD GRONINGEN

Transcriptie

1 SAMENWERKINGSMODELLEN RUD GRONINGEN Projectgroep RUD Groningen Groningen 28 januari 2011

2 31 januari 2011 Projectnaam : RUD Groningen Deelproduct : Uitwerking en afweging modellen Opdrachtgever : bestuurlijk: gedeputeerde Rudi Slager, ambtelijk: Henk Jan Bolding Projectleider : Dick Bresser Projectondersteuning : Jan Beldman en Annette Prent, KplusV organisatieadvies Afdeling : Omgevingsbeleid / Projectbureau (OMB/PB) Datum : 3 februari 2011 Versie : 6 Status : definitief Pagina 2

3 31 januari 2011 Inhoud 1 Inleiding Uitgangspunten RUD-organisatie Takenpakket Uitwerking modellen Confrontatie: implicaties Afweging modellen Consequenties samenwerking voor latende organisaties Aanbevelingen Bijlagen 1... Overzicht fte's milieutaken per gemeenten, cluster van gemeenten en provincie Onderscheid basistakenpakket totaal milieutaken Beschrijving samenwerkingsmodellen Afwegingsmatrix samenwerkingsmodellen Financiële doorrekening modellen Pagina 3

4 31 januari 2011 Pagina 4

5 31 januari Inleiding Op 26 november 2010 is de Eerste Bestuursconferentie RUD Groningen gehouden. De projectgroep RUD heeft toen opdracht gekregen om de tijdens de conferentie gepresenteerde modellen verder uit te werken en af te wegen. In dit rapport worden de resultaten daarvan gepresenteerd. De inhoud van dit rapport wordt in februari door de projectgroepleden besproken met hun bestuurlijke en ambtelijke achterbannen (inclusief vertegenwoordigers van de ondernemingsraden) als opmaat voor de Tweede Bestuursconferentie RUD Groningen op 4 maart Tijdens die bestuursconferentie wordt een advies voorbereid over het takenpakket en de organisatievorm van een regionale uitvoeringsorganisatie. Het daadwerkelijke advies wordt in maart door de projectgroep geschreven en eind maart voorgelegd aan het Bestuurlijk Overleg RUD VGG provincie. In maart worden de Tussenrapportage fasen 1 en 2, zoals die is besproken tijdens de bestuursconferentie op 26 november 2010, en dit rapport samengevoegd tot het Eindrapport fasen 1 en 2. Ook dat rapport zal eind maart worden voorgelegd aan het Bestuurlijk Overleg RUD VGG provincie. Het bestuurlijk overleg stuurt het eindrapport met advies begin april naar de colleges van B&W en GS met het verzoek om een reactie. De colleges sturen hun reacties eind juni na raadpleging van de medezeggenschapsraden, gemeenteraden en PS, naar het bestuurlijk overleg. Het bestuurlijk overleg stelt op basis van die reacties in juli een eenduidig advies op over het takenpakket en de organisatievorm van een regionale uitvoeringsorganisatie in Groningen. Aan de hand van dit advies worden de de colleges van B&W en GS gevraagd een besluit te nemen. Context besluitvorming taken en organisatievorm RUD Bij de besluitvorming is het belangrijk te weten dat rijk, IPO, VNG en Unie van Waterschappen in juni 2009 een package deal hebben gesloten. In de package deal is afgesproken dat er regionale uitvoeringsdiensten worden gevormd om de kwaliteit van de taken op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving te verbeteren. In november 2009 is het project RUD Groningen gestart. GS hebben de minister van VROM op 24 november 2009 meegedeeld dat er in de provincie Groningen één Regionale Uitvoeringsdienst (RUD) komt met als werkgebied de Veiligheidsregio Groningen en juridische vorm een gemeenschappelijke regeling. In het voorjaar van 2010 is door moties in de Eerste en Tweede Kamer aandacht gevraagd voor het bottom up-proces / regionaal maatwerk. Dat heeft er toe geleid dat de doelstelling van het project RUD Groningen is verbreed van de vorming van een regionale uitvoeringsdienst naar: Het verbeteren van de kwaliteit van de taken op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving door samenwerking tussen de bevoegde overheden, waarbij vorm en schaalgrootte door de inhoud worden bepaald. Pagina 5

6 31 januari 2011 Op 19 oktober 2010 hebben GS en het bestuur van het VGG de staatssecretaris van Infrastructuur en Milieu 1 een brief gestuurd. Daarin delen zij de staatssecretaris mee dat zij uitgaan van één RUD met als werkgebied Veiligheidsregio Groningen en juridische vorm een gemeenschappelijke regeling. Zij maken daarbij het voorbehoud dat zij hiervan kunnen afwijken als de uitkomsten van het project RUD daar inhoudelijk aanleiding toegeven (vorm volgt inhoud). Tegen de achtergrond van de besluitvorming in de komende maanden over het takenpakket en de organisatievorm van een regionale uitvoeringsorganisatie is het belangrijk dat hiervan alleen kan worden afgeweken als daarover overeenstemming bestaat tussen alle deelnemers aan het project. Het onderzoek naar de RUD Groningen nadert het moment waarop keuzes moeten worden gemaakt ten aanzien van: 1. Het takenpakket dat wordt samengebracht. 2. De organisatievorm van de samenwerking. Voor de afweging moeten de consequenties van de samenwerking, ook voor de latende organisaties, voldoende in beeld zijn. Tijdens de Bestuursconferentie op 26 november 2010 is nadrukkelijk aandacht gevraagd voor het weergeven van de consequenties voor de latende organisaties. Deze gevolgen worden op hoofdlijnen beschreven, omdat de gevolgen van de vorming van een RUD per latende organisatie verschillen en ook afhankelijk zijn van de visie die een college heeft op de ontwikkeling van haar organisatie (bijv. regiegemeente of uitvoeringstaken zelf verrichten). Het voeren van de discussie over de gevolgen is primair de verantwoordelijkheid van de latende organisatie zelf en dat deze discussie 'in eigen huis' in breder perspectief moet worden gevoerd. De Tussenrapportage fasen 1 en 2 en dit rapport bevatten de informatie, die nodig is om een besluit te nemen over het takenpakket en de organisatievorm van een regionale uitvoeringsorganisatie in onze provincie. De projectgroep heeft samenwerkingsmodellen uitgewerkt en consequenties in beeld gebracht. Dit is niet louter wetenschap. Inschattingen en aannames op basis van 'expert judgement' waren nodig om tot invulling te komen. De gemaakte keuzes worden zoveel mogelijk in dit rapport, met name in de bijlagen, verantwoord, zodat ze traceerbaar zijn. De projectgroep is van mening dat er op basis van de inhoud van dit rapport een goede (bestuurlijke) afweging mogelijk is. 1 Die in het kabinet Rutte de verantwoordelijkheid voor de vorming van de RUD s heeft overgenomen. Pagina 6

7 31 januari Uitgangspunten RUD-organisatie De te vormen RUD-organisatie, in welke (samenwerkings-)vorm dan ook, voldoet zoveel mogelijk aan de volgende uitgangspunten: 1. De RUD is een uitvoeringsorganisatie. 2. De RUD voert tenminste het basistakenpakket uit. 3. De RUD sluit aan op de Wabo-organisatie (één loket gedachte). De RUD functioneert als back office-organisatie. Gemeenten en provincie vullen zelf de front office in. 4. Vversnippering van taken (of taakonderdelen) dient zoveel mogelijk te worden tegengegaan. 5. De RUD is robuust en voldoet voor de basistaken in elk geval aan de Groningse kwaliteitsmaat. 6. De RUD is flexibel in de uitvoering van de toegedeelde taken. Zij treedt op als opdrachtnemer van de deelnemende partijen. 7. De RUD is een openbaar lichaam op basis van de Wet gemeenschappelijke regelingen. 8. De RUD is flexibel in de omvang van het takenpakket. Zij is zo ingericht dat extra taken en taken van andere overheidsorganisaties door de RUD kunnen worden uitgevoerd. Het beeld hierbij is dat het takenpakket van de RUD voor een (beperkt) deel variabel is. Dit geeft ruimte voor maatwerk per deelnemende organisatie en stimuleert het ontwikkelvermogen bij de RUD. 9. De vorming van een RUD leidt afgezien van de eenmalige kosten in elk geval niet tot meer kosten. De insteek is: meer kwaliteit met maximaal dezelfde middelen. 10. De financiering van de RUD is in beginsel als volgt: het minimumtakenpakket van de RUD wordt door alle deelnemende partijen gefinancierd middels een omslag; aanvullende diensten zijn geprijsd. Betaling geschiedt op basis van gebruik. Pagina 7

8 31 januari Takenpakket 3.1 Noties vooraf De omvang van het uiteindelijke takenpakket is een bepalende factor bij de modelkeuze. Geheel in lijn met het principe 'vorm volgt inhoud' dient dan ook eerst in kaart te worden gebracht welke opties daarin mogelijk zijn en welke consequenties deze opties hebben, kwalitatief en kwantitatief. Er zijn vier opties, namelijk: 1. Het basistakenpakket, inclusief bijbehorende specialismen. 2. Het basistakenpakket en alle milieuspecialismen. 3. Alle milieutaken inclusief de specialismen. 4. Het volledige Wabo-takenpakket. Het basistakenpakket omvat globaal: De vergunningverlening aan alle (milieu-)vergunningverplichte bedrijven waaronder: BRZObedrijven, vergunningplichtige melkveehouderijbedrijven, vergunningplichtige overige agrarische bedrijven en IPPC-bedrijven. Het onderdeel toezicht en handhaving in het basistakenpakket, bestaat globaal gesproken uit: Toezicht op de hiervoor bij vergunningverlening genoemde inrichtingen. Controles winning natuurlijke hulpbronnen. Controles beheren van werken en infrastructurele voorzieningen. Controles op de activiteiten uit het Besluit Bodemkwaliteit. Controles op bodemsaneringen, inclusief lozingen van grondwater en proefbronneringen.. Ketentoezicht. Inrichtingen die onder het landbouwbesluit vallen, of onder het vuurwerkbesluit, en niet vergunningplichtig zijn (bijvoorbeeld niet vergunningplichtige akkerbouw- of melkveehouderijbedrijven), worden niet meegenomen in het basistakenpakket. Het toezicht op meldingsplichtige bedrijven (veel mkb-bedrijven) valt ook niet onder het basistakenpakket en behoort daarmee tot de overige milieutaken. In de 'Tussenrapportage fasen 1 en 2' is reeds aangegeven dat een onderscheid tussen het basistakenpakket en de overige milieutaken niet gewenst is vanwege de verdere toename van de versnippering van de veelal in omvang beperkte formatie voor milieutaken (zie bijlage 2) en het feit dat de latende organisaties die de overige milieutaken blijven uitvoeren dan niet voldoen aan de kwaliteitscriteria. Dat betekent dat zij voor dit deel ook weer samenwerking moeten zoeken om aan de (Groningse) kwaliteitscriteria te voldoen. Het basistakenpakket vormt echter het vertrekpunt (lees: is verplicht conform de afspraken in de package deal),en wordt daarom hierna evenals de opties 2 en 3 wel nader uitgewerkt. Optie 4, het volledige Wabo-takenpakket, wordt niet nader uitgewerkt, omdat: de toetsing van de huidige situatie aan de Groningse kwaliteitscriteria laat zien dat samenwerking voor bouwen en RO minder dringend is (zie 'Tussenrapportage fasen 1 en 2'); tijdens de Bestuursconferentie op 26 november 2010 is gebleken dat de voorkeur van de meeste partijen ligt bij het zelf of in locaal verband uitvoeren van bouwen en RO-taken. Daarbij wordt opgemerkt die wel het meest voldoet aan de uitgangspunten 'passen bij de Wabo', integraliteit en 'zo min mogelijk versnippering'. Pagina 8

9 31 januari 2011 De huidige formatieve capaciteit, zoals die door gemeenten en provincie is aangeleverd, is samengevat in tabel 3.1. Dit zijn de basiscijfers waarmee in de diverse opties is gerekend. Tabel 3.1 Overzicht huidige taakomvang, formatie direct betrokken bij taakinvulling. Taakinvulling Taakomvang in fte's Vergunningverlening Toezicht en Technisch Juridisch Totaal handhaving specialisten specialisten direct 1. Basistakenpakket BTP + specialisten Milieu + specialisten Bouwen en RO* Totaal Milieu, bouwen, RO *) zonder provincie Kijkend naar de gegevens in tabel 3.1 valt op dat voor de milieutaken een relatief groot aantal specialisten, en dan met name ook juridisch specialisten, wordt ingezet. Bij de bouwen en RO- taken is het aantal juridisch specialisten relatief beperkter. De bij partijen aanwezige capaciteit voor vergunningverlening en toezicht en handhaving op milieugebied is globaal getoetst aan de hand van kengetallen. Uit deze toetsing volgt dat er gemiddeld genomen een beperkt tekort is aan vergunningcapaciteit (ca. 10%) en een overschot aan capaciteit voor toezicht en handhaving (ca. 15%). Omdat de toetsing zeer globaal is geweest en er per saldo een zeker `evenwicht' zit in de uitkomst, is verder gerekend met de aanwezige capaciteit als weergegeven in tabel 3.1. Voor de provincie geldt dat zij, naast de in tabel 3.1 genoemde capaciteit, nog over capaciteit beschikt voor 'overige' uitvoeringstaken milieu, zoals toezicht op groene wetgeving, toezicht op de hygiëne van zwembaden en badzones, toezicht in het kader van de Waterwet, ontgrondingen, bodem, energie, MER, Provinciale Milieuverordening en duurzame ontwikkeling. Deze taken komen vooralsnog niet in aanmerking voor inbreng in een RUD. Gemeenten hebben naast VTH-milieutaken en aanverwante specialismen geen overige, uitvoerende milieutaken (met uitzondering van de gemeente Groningen met specifieke taken op het gebied van de Wet Bodembescherming). Er zijn wel gelieerde taken zoals bijvoorbeeld: horecatoezicht, duurzaam ondernemen en afvalinzamelingstaken. 3.2 De opties geduid Optie 1: basistakenpakket Het betreft vergunningverlening, toezicht en handhaving en de daaraan verbonden specialisten (raming). De fte's vergunningverlening en toezicht en handhaving, die direct betrokken zijn bij het basistakenpakket, zijn berekend op basis van aantallen inrichtingen en kengetallen. Daarnaast is een aanname gedaan dat de helft van de specialisten (technisch en juridisch) betrokken is bij het basistakenpakket. Dit is een grove indicatie op basis van de volgende overwegingen: Pagina 9

10 31 januari Specialisten zijn veelal betrokken bij de complexere gevallen, deze behoren in de nieuwe situatie tot het basistakenpakket. 2. Milieuspecialisten worden in de praktijk ook veel ingezet voor advisering op andere taakvelden, waaronder bouwen en RO. Een weging van beide effecten leidt tot de keuze om de milieuspecialisten voor 50% toe te rekenen aan het basistakenpakket. Indien alleen het basistakenpakket in een RUD wordt ondergebracht, gaan er 119 fte's (primaire taken, zie bijlage 1) over van de gemeenten en provincie naar de RUD. Uit bijlage 2 valt op te maken, dat er 81 fte's achterblijven, verdeeld over 20 partijen. Optie 2: basistakenpakket en specialisten Alle overige milieuspecialisten zijn in dit geval ook meegenomen, waardoor het aantal over te dragen fte's toeneemt met 41 tot 160 fte's. Optie 3: milieutaken en specialisten De hele formatie op milieutaken is meegenomen. Dit is tevens het uitgangspunt voor de verdere berekeningen. Het zal duidelijk zijn dat het aantal over te dragen fte's bij deze optie het grootst is. Het gaat om 200 fte's (primaire taken). In deze optie is geen sprake van versnippering, omdat er geen milieutaken achterblijven bij de gemeenten,. Voor specifieke milieutaken die extra afstemming vragen met andere taakvelden is maatwerk mogelijk, bijvoorbeeld horeca, duurzaam ondernemen, etc. De onderscheiden opties van takenpakketten worden geconfronteerd met de diverse modellen om te kijken hoe deze 'scoren' ten opzichte van elkaar en of elke optie ook kan worden toegepast op elk model (en of dan nog wordt voldaan aan de kwaliteitscriteria). In het volgende hoofdstuk worden eerst de modellen beschreven, waarna in hoofdstuk 5 de confrontatie in kaart wordt gebracht. Pagina 10

11 31 januari Uitwerking modellen De modellen die nader zijn uitgewerkt zijn: Model 1a: Eén (ongedeelde) RUD. Model 1b: Eén RUD met drie vestigingen. Model 2: Drie RUD's. Model 3a: Verbindingsmodel. Model 3b: Eén RUD met verbonden partijen. De modellen 1b en 3b zijn varianten van de modellen Eén RUD respectievelijk het Verbindingsmodel. Deze varianten zijn uit de analyse en discussie naar voren gekomen als 'kansrijke' invullingen van de samenwerkingsmodellen die in de Bestuursconferentie op 26 november 2010 zijn besproken. Voor de modellen 3a en 3b geldt dat een nadere clustering in verbonden partijen vanuit kwaliteitsoogpunt nodig is. Immers: alleen het bundelen van medewerkers levert de gewenste robuustheid (kwaliteitcriteria, frequente inzet, klankbordfunctie, etc.); die bundeling dient op een hoger schaalniveau te gebeuren dan de huidige bovenlokale samenwerkingsverbanden (zie daarvoor de resultaten van de inventarisatie in de Tussenrapportage fasen 1 en 2 ); een organisatorische bundeling is nodig om daadwerkelijk invloed te hebben op de kwaliteit van de taakuitvoering (beheerste en gecontroleerde kwaliteit); een (zekere) hiërarchische sturing om capaciteit en kwaliteit te kunnen borgen. De hierna te presenteren indeling is tot stand gekomen door: clusters te vormen van partijen die op milieugebied inhoudelijk vergelijkbaar zijn, bijvoorbeeld veel gelijksoortige inrichtingen hebben; aan te sluiten bij bestuurlijke samenwerking, die reeds gerealiseerd of in wording is; te streven aan een zekere evenwichtigheid in taakomvang tussen de clusters. Nogmaals, een opschaling ten opzichte van de huidige clustervorming is nodig om te kunnen voldoen aan de Groningse maat van de kwaliteitscriteria. Als VOORBEELD is de volgende indeling in verbonden partijen uitgewerkt: 1. Provincie. 2. Centraal West = Groningen, Ten Boer, Haren. 3. Centraal Oost = Slochteren, Hoogezand-Sappemeer, Menterwolde, Veendam, Pekela. 4. Oost = Oldambt, Bellingwedde, Stadskanaal, Vlagtwedde. 5. Noord = Delfzijl, Eemsmond, Appingedam en Loppersum (DEAL). 6. West = Bedum, De Marne en Winsum (BMW), Grootegast, Leek, Marum, Zuidhorn. Andere indelingen zijn mogelijk. Bij de beschrijving van de samenwerkingsmodellen wordt hier volstaan met een overzicht dat de kern van elk model naast elkaar zet: de modellen in één oogopslag. In bijlage 3 staat per model een uitgebreide beschrijving. Pagina 11

12 KplusV organisatieadvies, verschil zien verschil maken RUD KplusV organisatieadvies, verschil zien verschil maken RUO RUD RUD RUD 1 RUD 2 RUD RUD 3 KplusV organisatieadvies, verschil zien verschil maken KplusV organisatieadvies, verschil zien verschil maken KplusV organisatieadvies, verschil zien verschil maken Aspect 1a) Model Eén RUD 1b) Model Eén RUD, 3 vestigingen 2) Model Drie RUD's 3a) Verbindingsmodel 3b) RUD met verbonden partijen Organisatie 1 centrale organisatie, één locatie. Openbaar Lichaam. Hoofdverdeling in teams: 1. Vergunningen. 2. Toezicht & Handhaving. 3. Specialismen. Daarnaast thema's bv. duurzaam 1 centrale organisatie, meerdere locaties. Openbaar Lichaam. Mogelijke verdeling: - centraal: specialisten; - decentraal: VTH. Thema's centraal belegd. 3 zelfstandige organisatie, geografisch verspreid. Openbaar Lichaam. Hoofdverdeling in teams per organisatie: 1. Vergunningen 2. Toezicht & Handhaving. Compacte dienst op provinciaal niveau, verbonden met een x- aantal, bovenlokale partijen in de regio's. Openbaar Lichaam. Hoofdverdeling: - centraal: management, Centrale RUD die complexe taken uitvoert en waarin specialisten zijn samengebracht. Een x-aantal verbonden partijen fungeert als filiaal voor minder complexe taken. Thema's centraal belegd. ondernemen. 3. Specialismen. Daarnaast thema's bv. duurzaam ondernemen. bedrijfsvoering; - verbonden partijen: VTH. Thema's centraal belegd. Taken Alle opties zijn mogelijk. Alle opties zijn mogelijk. Alle milieutaken. Beide overige opties maken de individuele RUD's formatief te kwetsbaar. Alle opties zijn mogelijk, omdat de insteek is dat de totale organisatie voldoet aan de criteria voor kwaliteit. Alle opties zijn mogelijk omdat de insteek is dat de totale organisatie voldoet aan de criteria voor kwaliteit. Processen KCC bij deelnemende partijen afzonderlijk, RUD is back office. KCC bij deelnemende partijen afzonderlijk, maar kan desgewenst ook bij vestiging, RUD is back office. KCC bij deelnemende partijen afzonderlijk, maar kan desgewenst ook bij vestiging, RUD is back office. KCC bij deelnemende partijen, deze verwijst door naar verbonden partij. Verbonden partijen voeren ook toezicht uit. RUD is hiervoor het aanspreekpunt. KCC bij deelnemende partijen afzonderlijk. RUD is samen met verbonden partijen back office.

13 31 januari 2011 Sturing Afspraken via individuele Afspraken via individuele Afspraken via individuele Centrale organisatie richt zich op Afspraken via individuele dienstverleningsovereenkomst. dienstverleningsovereenkomst. dienstverleningsovereenkomst. programmering en werkverdeling. dienstverleningsovereenkomst. Bestuurlijk: via bestuur RUD. Bestuurlijk: via bestuur RUD. Bestuurlijk: via bestuur RUD. Verbonden partijen op uitvoering Bestuurlijk: via bestuur RUD. Op programmaniveau: vanuit RUD, Op programmaniveau: vanuit Op programmaniveau: vanuit en dossiersturing. Op programmaniveau: vanuit via afspraken met partijen. RUD, via afspraken met partijen. RUD, via afspraken met partijen. Afspraken via individuele RUD, via afspraken met partijen. Op dossierniveau: vanuit RUD. Op dossierniveau: vanuit RUD. Op dossierniveau: vanuit RUD. dienstverleningsovereenkomst. Op dossierniveau: vanuit RUD. Provincie heeft te maken met 3 RUD's. Personeel en Samen bijeen op één centrale Verdeeld over 3 locaties, maar niet Medewerkers geografisch Medewerkers komen terecht bij de De medewerkers komen naar cultuur locatie. per definitie die het dichtst bij huis verspreid over de drie RUD's. verbonden partijen. schatting voor de helft terecht bij Medewerkers in dienst van RUD. is (specialisten bijvoorbeeld). Medewerkers in dienst van de Naar verwachting verwisselt de de centrale RUD en voor de Eén nieuwe cultuur met Medewerkers in dienst van RUD betreffende RUD. helft tot driekwart van de andere helft bij verbonden carrièreperspectief. Eén nieuwe cultuur met Elke RUD zal een eigen cultuur medewerkers van werkgever. partijen. carrièreperspectief. ontwikkelen. Dichter bij huis, aansluiting bij de Deels dichter bij huis. (verschillende) culturen van de Centraal ontstaat een nieuwe verbonden partijen. cultuur, verder aansluiting bij de (verschillende) culturen van de verbonden partijen. Kwaliteit Voldoet aan kwaliteitscriteria en zal Idem model 1a, zij het allemaal Voldoet aan de kwaliteitscriteria Voldoet aan kwaliteitscriteria RUD voldoet aan ruim voldoende robuust zijn, omdat een fractie minder. maar minimaal. (robuustheid) door verbondenheid kwaliteitscriteria, verbonden geen sprake is van versnippering Bijkomend kwaliteitsaspect is dat Afstemming en overleg van partijen i.p.v. één organisatie. partijen liften mee. Sturing van en de kwetsbaarheid is afstemming en overleg toenemen noodzakelijk en daarmee verlies Meer complexe aansturing maakt verbonden partijen is complexer geminimaliseerd. Kennis en kunde (en de efficiency afneemt). aan efficiency. kwaliteit minder geborgd. Een en op dat onderdeel is de kwaliteit op VTH-gebied zijn geborgd. Dit Het ene (door andere partijen betere samenhang met uitvoering minder geborgd. geldt in het bijzonder voor het gewenste) gezicht naar buiten/ op lokaal niveau is mogelijk Verder: idem model 3a. ketengerichte toezicht. aanspreekpunt is er niet. (bijvoorbeeld horeca), de aanpak Potentieel negatieve aspecten zijn: van ketentoezicht daarentegen is grote afstand tot het specifieke in dit model weer minder geborgd. object en daarmee minder detailkennis, en de integratie met andere vormen van toezicht bij latende organisaties (bijv. horeca). Pagina 13

14 31 januari 2011 Financiën Partijen betalen voor diensten met Partijen betalen voor diensten met Partijen betalen voor diensten met Partijen betalen voor diensten met Partijen betalen voor diensten met vaste bijdrage op basis van het vaste bijdrage op basis van het vaste bijdrage op basis van het vaste bijdrage op basis van het vaste bijdrage op basis van het minimumtakenpakket. minimumtakenpakket. minimumtakenpakket. minimumtakenpakket. minimum takenpakket. Verrekening tussen verbonden Verrekening met verbonden partijen. partijen via RUD. Risico's - Omvang RUD t.o.v latende Zie model 1a, minder in omvang. - Eén aanspreekpunt op - Eén aanspreekpunt op Risico's van modellen 1a en 3a organisaties. Groningse schaal ontbreekt. Groningse schaal ontbreekt. worden gemiddeld. - Reisafstand en omvang - Structurele samenwerking - Veel afstemming en overleg organisatie voor personeel. tussen de 3 RUD's blijft nodig: binnen de RUO nodig: -Melting pot van culturen. veel afstemming. efficiencyverlies. - Soort organisatie (van - Reisafstand voor personeel. - Sturing krijgt een hybride gemeentebrede scope naar op - Soort organisatie (van karakter: inhoudelijk vanuit RUD, inhoud georiënteerd). gemeentebrede scope naar op hiërarchisch vanuit verbonden inhoud georiënteerd) partijen. - Financieringssysteem zal naar verwachting complex worden. Bij de stukken voor de Tweede Bestuursconferentie worden nog voorbeelden toegevoegd, die de werkprocessen in de verschillende modellen op hoofdlijnen beschrijven. Pagina 14

15 5. Confrontatie: implicaties De samenwerkingsmodellen worden in dit hoofdstuk kwantitatief (in fte s) ingevuld voor de drie opties voor de takenpakketten uit hoofdstuk 3 (optie 1. basistakenpakket, optie 2. basistakenpakket en milieuspecialismen en optie 3. alle milieutaken). Voor een meer gedetailleerd inzicht in de aantallen fte s per partij wordt verwezen naar bijlage 1 en 2. Optie 1: basistakenpakket Tabel 6.1 Overzicht verdeling fte's RUD met basistakenpakket Samenwerkingsmodel Taakomvang Basistakenpakket in fte's Vergunningverlening handhaving specialisten specialisten direct Toezicht en Technisch Juridisch Totaal Eén RUD Drie RUD s: RUD RUD RUD Verbindingsmodel: Centrale RUD-organisatie Vp* 1, provincie** Vp 2, Centraal West Vp 3, Centraal Oost Vp 4, Oost Vp 5, Noord Vp 6, West Totaal *) Vp = verbonden partij **) Opgave provincie exclusief 7 fte's front office, deze ondersteunen de procedures en horen wel bij het basistakenpakket Uit tabel 6.1 volgt dat als wordt gekozen voor enkel het inbrengen van het basistakenpakket in de RUD het Verbindingsmodel onvoldoende robuust is (zie ook criteria in de 'Tussenrapportage fasen 1 en 2'). De verbonden partijen voldoen niet aan de Groningse maat voor de kwaliteitscriteria. Daarbij komt dat ook de latende organisaties voor het resterende deel (de overige milieutaken) niet aan de kwaliteitscriteria voldoen. Bij inbreng van het basistakenpakket voldoet het model Eén RUD, al dan niet met meerdere vestigingen en het model drie RUD's (zij het krap) wel aan de Groningse maat voor de kwaliteitscriteria. Optie 2: basistakenpakket en alle milieuspecialismen Voor deze optie gelden dezelfde getalsmatige conclusies als voor optie 1, met als toevoeging dat de kwetsbaarheid van drie RUD's wat afneemt. Optie 2 is daarom niet verder in tabelvorm uitgewerkt.

16 31 januari 2011 Optie 3: alle milieutaken Tabel 6.2 Overzicht verdeling fte's RUD met alle milieutaken Samenwerkingsmodel Taakomvang alle milieutaken in fte's Vergunningverlening handhaving specialisten specialisten direct Toezicht en Technisch Juridisch Totaal Eén RUD Drie RUD s: RUD RUD RUD Verbindingsmodel: Centrale RUD-organisatie Vp* 1, provincie** Vp 2, Centraal West Vp 3, Centraal Oost Vp 4, Oost Vp 5, Noord Vp 6, West Een RUD met verbonden partijen: Centrale RUD-organisatie Vp* 1, Centraal West Vp 2, Centraal Oost Vp 3, Oost Vp 4, Noord Vp 5, West *) Vp = verbonden partij **) Opgave provincie exclusief 7 fte's front office, deze ondersteunen de procedures en horen wel bij het basistakenpakket Uit tabel 6.2 volgt dat als gekozen wordt voor het inbrengen van alle milieutaken in de RUD in beginsel alle modellen aan de kwaliteitscriteria kunnen voldoen. Ook het model 'RUD met verbonden partijen' (model 3b) is in tabel 6.2 uitgewerkt. Het gaat hierbij met nadruk om een voorbeelduitwerking waarbij specialisten en complexe taken (vergunningverlening en toezicht en handhaving) in de centrale RUD zijn gebundeld. In dit voorbeeld gaat de provincie op in de centrale RUD. Afweging takenpakket en organisatievorm in relatie tot landelijke en regionale ontwikkelingen De modellen staan niet op zichzelf maar maken deel uit van een context. Die context is flink in beweging. Denk bijvoorbeeld aan het opschalen van de veiligheidsregio's en de plannen in het Pagina 16

17 31 januari 2011 kader van vernieuwing toezicht. Belangrijke ontwikkelingen in de directe Groningse context zijn de ontwikkeling richting meer dienstverlenende organisaties (met een KCC / front office) en vooral de bovenlokale samenwerking op het terrein van VTH en soms ook breder. Voor elk van de huidige bovenlokale clusters geldt dat zij niet aan de (Groningse) kwaliteitsmaat voldoen (zie ook de 'Tussenrapportage fasen 1 en 2'). Dit laat echter onverlet dat het ene samenwerkingsmodel beter lijkt aan te sluiten bij deze laatste ontwikkeling dan het andere model. Uiteraard geldt hetzelfde voor de meer landelijk geïnitieerde ontwikkelingen. Pagina 17

18 31 januari Afweging modellen Voor de afweging van de samenwerkingsmodellen zijn de volgende criteria opgesteld (besproken tijdens de Bestuursconferentie op 26 november 2010): kwaliteit organisatie beleidscyclus; kennisniveau; capaciteit / robuustheid. financiën voorbereidingskosten; exploitatiekosten RUD; kosten latende organisaties (sociaal plan-, frictie- en desintegratiekosten). bestuurlijke verantwoordelijkheid bestuurlijke verantwoordelijkheid; bestuurlijke invloed op uitvoering; nabijheid ambtelijk apparaat. ambtelijke taakuitvoering waarmaken taakuitvoering / professionaliteit; invloed uit kunnen oefenen; weten wat er gebeurt. Voor het onderdeel verbetering kwaliteit, het doel van de samenwerking, vormen de Groningse maat voor de kwaliteitscriteria en de landelijke KPMG-kwaliteitscriteria de toetssteen. De zogenaamde outputcriteria die naderhand op landelijk niveau zijn ontwikkeld zijn weliswaar onderwerp van gesprek geweest, maar niet nadrukkelijk meegenomen, omdat die criteria niet onderscheidend zijn voor de modelkeuze. Ieder model doorloopt immers het proces van input via throughput naar output. Tijdens de Bestuursconferentie is, naast de bovengenoemde criteria, aandacht gevraagd voor de gevolgen voor de latende organisaties en voor de besturing van de RUD vanuit managementoptiek. Verder zijn als wensen' genoemd: behoud van integraliteit; geen nieuwe versnippering; een helder verrekeningssysteem; beperking van de coördinatielast. In bijeenkomsten met de voorzitters van de samenwerkende ondernemingsraden zijn de gevolgen voor de medewerkers als aandachtspunt voor de afweging benoemd. De criteria zijn verwerkt in een afwegingsmatrix waarbij de effecten per samenwerkingsmodel worden beschreven. Deze matrix is opgenomen in bijlage 4. Hierna worden de resultaten van de afweging kwalitatief beschreven. Pagina 18

19 31 januari Kwaliteit Een beleidscyclus op Gronings niveau is van belang voor het ondersteunen van een gezamenlijke milieuaanpak en als aanhaakpunt voor andere betrokken partijen als Openbaar Ministerie en politie. Als wordt samengewerkt in één RUD (modellen 1a en 1b) is de beoogde beleidcyclus makkelijk te organiseren. Bij drie RUD's (model 2) is dit lastig. Bij de vorming van één RUD (model 1a) is het synergie-effect bij kennis en vaardigheden voor het aanpakken van complexe situaties het grootst. Spreiding over meerdere vestigingen en / of partijen vermindert dit effect. In de huidige situatie wordt niet voldaan aan de Groninger kwaliteitscriteria. Als de partijen in de huidige samenstelling daar wel aan willen voldoen zullen er, verspreid over deze partijen, ca. 80 fte's aan vergunningverlening en toezicht en handhaving moeten worden bijgeplaatst. Alle samenwerkingsmodellen voldoen wel aan de Groningse voor de kwaliteitscriteria, zonder het toevoegen van fte's. Samenwerking in één RUD (modellen 1a en 1b) is het meest robuust, verdeling over meerdere partijen (modellen 3a en 3b) is wat minder robuust maar voldoet (nogmaals) wel aan de normen. 2. Financiën Oprichting van een RUD levert, bij de gekozen uitgangspunten, voor alle partijen op termijn een financieel voordeel. Dit staat los van de hiervoor genoemde ca. 80 fte's die in de huidige situatie moeten worden toegevoegd om aan de Groninger kwaliteitscriteria te voldoen. De omvang van het financiële voordeel kan per partij verschillend uitpakken, afhankelijk van de uitgangssituatie. Voor de afweging is gerekend met de totale kosten van alle partijen: de nieuwe RUD en de latende organisaties gezamenlijk. Verder is de situatie doorgerekend waarbij alle milieutaken worden ingebracht. Het voordeel is dan maximaal. Bij inbreng van alleen het basistakenpakket is het financiële voordeel wel aanwezig maar lager. De kosten voor het oprichten van één RUD (model 1a) zijn het hoogst. De frictiekosten en desintegratiekosten van latende partijen zijn daarbij belangrijke factoren. Echter, het te behalen voordeel door samenwerking in één uitvoeringsorganisatie met een efficiencyvoordeel en een lagere overhead is voor één RUD ook het grootst. Bij het Verbindingsmodel (model 3a) worden de laagste initiële kosten gemaakt, maar het te behalen voordeel in de jaarlijkse exploitatie is ook veel lager. De berekende terugverdientijden variëren afgerond van 3 tot 5 jaar en zijn op zich niet sterk verschillend. Het besparingspotentieel is bij één RUD (model 1a) het hoogst en bij het Verbindingsmodel (model 3a) het laagst. De andere modellen bewegen zich hiertussen. 3. Bestuur Uit de afweging blijkt dat de bestuurlijke invloed op programmaniveau en op dossierniveau weinig onderscheidend is tussen de modellen. Afspraken hierover moeten worden vastgelegd in een dienstverleningsovereenkomst met de RUD en deze is meer bepalend dan de vorm van het samenwerkingsmodel. Als de RUD werkt met meerdere vestigingsplaatsen en / of partijen (modellen 1b, 3a en 3b) zijn de medewerkers fysiek meer regionaal gespreid en dichter bij de bestuurders (bevoegde gezagen). De aansturing zal echter toch grotendeels centraal geschieden. De beleidsregisseur in huis' bij de latende organisaties is in alle gevallen het belangrijkste aanspreekpunt voor de bestuurders. Pagina 19

20 31 januari Medewerkers De doorgroeimogelijkheden voor de medewerkers binnen het werkveld milieu nemen toe bij de vorming van een RUD. De ontplooiingsmogelijkheden 'in de diepte' zijn naar verwachting het grootst bij één RUD (model 1a). Bij de verbonden partijen (modellen 3a en 3b) zijn deze minder, echter daar liggen meer mogelijkheden voor medewerkers om 'in de breedte' te groeien want een verbonden partij heeft meerdere taken in zijn pakket. Bij de vorming van één of drie nieuwe RUD's (modellen 1a, 1b en 2) zullen alle medewerkers opnieuw worden geplaatst. Maar ook als er wordt gewerkt met verbonden partijen (modellen 3a en 3b) krijgt naar verwachting de helft tot driekwart van de medewerkers een nieuwe werkgever, bijvoorbeeld omdat personeel tussen de partijen wordt uitgewisseld. 5. Taakuitvoering Complexe taken kunnen het beste worden waargemaakt met een bundeling van kennis en kunde. De grootste bundeling levert de beste randvoorwaarden. Een regionale spreiding van de medewerkers bevordert daarentegen de kennis van de locale situatie. Daarbij wordt opgemerkt dat een aanzienlijk deel van de medewerkers in de nieuwe situatie op `Groningse schaal' werkzaam zal zijn. Als wordt gewerkt met meerdere vestigingen en/of partijen (modellen 1b, 2 en 3a) is het bewaken van de integraliteit binnen het werkveld milieu wat lastiger. De integraliteit met andere werkvelden is binnen de verbonden partijen (modellen 3a en 3b) makkelijker te organiseren dan in het geval van een zelfstandige RUD-organisatie. De managementsturing binnen de RUD (sturing van dossierstromen, toewijzen van capaciteit, etc.) is een belangrijk aspect van de taakuitvoering en mede bepalend voor de kwaliteit die uiteindelijk geleverd wordt. De managementsturing is in het Verbindingsmodel (model 3a) complex en vergt de nodige coördinatie. Als er wordt gewerkt met één RUD (modellen 1a en 1b) of drie RUD's (model 2) is de managementsturing goed te organiseren. Het model van één RUD met verbonden partijen (model 3b) bevindt zich qua coördinatie-inspanning tussenbeide. Voor de achtergronden van bovenstaande beschrijving wordt verder verwezen naar de afwegingsmatrix in bijlage 4. Pagina 20

21 7. Consequenties samenwerking voor latende organisaties Het is goed zich te realiseren dat de gevolgen voor de latende organisatie groter zijn dan alleen het verlies van een aantal fte's en dat deze consequenties bovendien losstaan van het gekozen model. Sterker nog, vanuit het perspectief van de latende organisatie is de invloed van de vorming van een RUD en samenwerking in een uitvoeringsorganisatie (in welke vorm dan ook) groter dan de invloed van het te kiezen model. Het bepalen van de consequenties voor de eigen organisatie kan het beste door elke partij zelf worden bepaald. Hier wordt volstaan met het leveren van informatie over mogelijke consequenties. Het op afstand zetten van vergunningverlenende, handhavings- en toezichthoudende taken brengt de gemeente / provincie in een (voor dit domein althans) relatief nieuwe rol, namelijk die van opdrachtgever. In feite ligt hieraan de besturingsfilosofie ten grondslag van een regiegemeente. Werken in regie betekent dat aan de ene kant vanuit de inhoud (regionale uitvoeringsorganisatie) wordt gewerkt en aan de andere kant dat processturing en procesbegeleiding (voor gemeenten en provincie) steeds belangrijker worden. Dat heeft consequenties die doorwerken in andere bouwstenen van een organisatie: Een knip tussen beleid en uitvoering. Beleid blijft bij de latende organisatie, uitvoering gaat naar de RUD. Het aanbrengen van deze knip hoeft niet per definitie negatief te zijn, zowel positieve als negatieve effecten zijn mogelijk. Valkuil is dat beleid en uitvoering twee afzonderlijke entiteiten worden. Beide moeten nadrukkelijk verbonden blijven. Geen uitvoeringsarm beleid of beleidsarme uitvoering. Daarom moet afstemming tussen beleid en uitvoering worden geborgd. Dit is een aandachtspunt voor de latende organisatie. Een knip tussen het basistakenpakket / milieu- en overige taken van gemeenten en provincie. Op beleidsniveau is integraliteit geborgd binnen de gemeentelijke en provinciale organisaties. Op uitvoeringsniveau moet de integraliteit, voor zover nodig en gewenst, worden geborgd door een goede coördinatie vanuit de latende organisaties. De Wabo voorziet hierin. De invulling van de front office / het KCC bij de latende organisatie kan hierin een belangrijke rol spelen. Als een partij milieutaken blijft uitvoeren dienen deze te voldoen aan de kwaliteitscriteria. Dit kan consequenties hebben voor de personele bezetting (kwalitatief en kwantitatief). Samenhangend met het voorgaande zijn medeverantwoordelijkheid en taakvolwassenheid belangrijke cultuurwaarden. Deze cultuur gedijt in een organisatie waarin open wordt gecommuniceerd over het werk en daaraan gerelateerde zaken. Goede afstemming veronderstelt taakvolwassen medewerkers. Taakvolwassenheid refereert onder meer aan het feit dat medewerkers zowel uitvoerings- als ontwikkelingsaspecten in hun werk betrekken en breder kijken dan alleen hun eigen taak. Takenpakket: omdat een aantal uitvoerende/specialistische taken op afstand wordt gezet, komt de positionering van de publieksfunctie van de gemeente / provincie duidelijker naar voren. Gemeenten en provincie vormen immers hét loket (front office) voor de overheidsdienstverlening. Voor gemeenten geldt dat zij in het kader van Antwoord 2015' het gezicht van de overheid naar de burger worden. Zij zullen in dat kader voor meer uitvoerende taken een beroep moeten doen op andere organisaties. Besturing: het primaat voor het beleid ligt bij de latende organisaties. Het beleid stuurt de uitvoering. De RUD zal hierin wel coördineren en afstemmen. Externe partijen vragen hierom: de RUD is een aanspreekpunt voor andere instanties op Groningse schaal (waterschappen, Openbaar Ministerie, politie, brandweer). Bestuurlijk-ambtelijk samenspel: het College van B&W / GS blijft uiteraard opdrachtgever voor de dienstverlening en producten van de gemeente en provincie. De sturing zal automatisch meer op hoofdlijnen gaan plaatsvinden, omdat de uitvoering op afstand wordt geplaatst. Dit vereist duidelijke bestuurlijke afspraken aan de voorkant en goede terugkoppelmechanismen, naast vertrouwen vanuit het bestuur in de uitvoering. Pagina 21

22 Organisatie(structuur): met het vertrek van een aantal fte s naar een uitvoeringsorganisatie kunnen de marges voor een organieke eenheid net te smal worden. Als dat zo is, dient de structuur ('het harkje') opnieuw tegen het licht te worden gehouden. Aansturing: sowieso verandert de aansturing: de manager stuurt de RUD op producten, via een contract / dienstverleningsovereenkomst. Administratieve organisatie: deze zal, in lijn van de besturingsfilosofie, meer procesgericht in plaats van taak-/ activiteitgericht worden. Financieel: met het vertrek van een aantal fte's neemt het rendement van de totale organisatie doorgaans tijdelijk af. Omdat het bundelen van capaciteit in een uitvoeringsorganisatie ook efficiencyvoordelen met zich meebrengt, zal de uitbesteding aan een uitvoeringsorganisatie uiteindelijk goedkoper zijn voor de latende organisatie. Ervaring wijst uit dat het omslagpunt meestal tussen 3 en 5 jaar ligt. Dit wordt ondersteund door de berekeningen met het financieel rekenmodel RUD s van Berenschot (zie bijlage 5). Tot zover de consequenties van samenwerking, welk model ook gekozen wordt. Daarnaast is er een aantal aspecten dat belangrijk is voor de relatie tussen de latende organisatie en de RUD, maar dat niet bijdraagt aan het nader onderscheiden van de samenwerkingsmodellen. Deze aspecten kunnen in beginsel in elk model nader worden ingevuld. Er wordt op deze aspecten in dit bestek niet nader ingegaan, volstaan wordt met het noemen ervan. Voorbeelden zijn: de vorm van de samenwerking binnen de WGR; de bestuurlijke aansturing van de samenwerking; de financiering van de activiteiten van de RUD; de knip in administratieve procedures tussen de RUD en de latende organisatie (inclusief delegatie en mandaat). Pagina 22

23 8. Aanbevelingen Het doel van de vorming van een RUD is kwaliteitsverbetering. Bij het zoeken naar samenwerkingsvormen heeft de inhoud nadrukkelijk vooropgestaan. Deze beide punten hebben de leidraad gevormd voor het uitgevoerde onderzoek naar het takenpakket en de organisatievorm. De projectgroep formuleert hieronder tegen de achtergrond van een aantal ontwikkelingen en vanuit de inhoud een aantal aanbevelingen voor de keuze van het takenpakket en van een samenwerkingsmodel van een RUD. Ontwikkelingen De vorming van een RUD is een antwoord op een veranderende omgeving die vraagt om meer kwaliteit, zowel op inhoud als in de aanpak van programma's en dossiers. De projectomgeving is dynamisch en ontwikkelingen volgen elkaar op dit moment snel op. Een aantal belangrijke ontwikkelingen die de keuze voor de gewenste samenwerking mede bepalen, zijn: de bovenlokale samenwerking tussen gemeenten in de uitvoering van taken, die op diverse plaatsen gestalte krijgt en waardoor de overheden steeds vaker een opdrachtgevers(regie-)rol krijgen; de doorontwikkeling binnen gemeenten en de provincie naar een dienstverlenende organisatie met als voornaamste fysieke uitingsvorm de komst van een KCC / front office; de huidige financiële positie van gemeenten en provincie; de noodzakelijke professionalisering van VTH-taken (vertaald in kwaliteitscriteria); de huidige gezamenlijke uitvoering van de Wabo door gemeenten en provincie; de tendens dat toezicht en handhaving steeds integraler wordt; de mogelijke opschaling van de Veiligheidsregio Groningen naar een Veiligheidsregio Noord-Nederland; de plannen in het kader van Vernieuwing Toezicht om onder meer het toezicht rondom de BRZO-bedrijven verder op te schalen. Het antwoord op de vraag: met welk model speel ik het best in op al deze ontwikkelingen?, is meegenomen in de afweging van de projectgroep. Takenpakket Dit rapport maakt helder dat een overdracht van alleen het basistakenpakket naar een RUD, in welke vorm dan ook, niet voor de hand ligt, gezien de verdere versnippering van het milieutakenpakket die dat tot gevolg heeft. Een versnippering die niet gewenst is vanwege de afstemming met de andere aspecten van de Wabo: bouwen, brandveiligheid en onderdelen van de openbare ruimte. De projectgroep beveelt daarom aan de keuze voor het plaatsen van het gehele milieutakenpakket in een RUD, in welke vorm dan ook. Een keuze voor een takenpakket breder dan milieu heeft de projectgroep, op basis van de kwaliteitstoets van de bouwen en RO-taken en de discussie tijdens de Bestuursconferentie op 26 november 2010, niet opportuun geacht. Dit neemt niet weg dat het nadrukkelijk wel een scenario voor de (verdere) toekomst is. Bundeling van VTH-taken op het gebied van milieu, bouwen en RO en eventueel overige taken, lijkt een reëel toekomstperspectief. Samenwerkingsmodellen De projectgroep heeft een aantal mogelijke samenwerkingsmodellen nader uitgewerkt. Uit dit rapport blijkt dat voor elk van de uitgewerkte modellen wel iets valt te zeggen en dat de voorkeur wordt bepaald door de waarde die iemand aan de afwegingscriteria onderling toekent: zo zal voor de één de (bestuurlijke) sturing zwaarder wegen dan bijvoorbeeld het takenpakket, terwijl voor een ander wellicht juist het omgekeerde geldt. Pagina 23

24 Alles overziend en de diverse ontwikkelingen in ogenschouw nemend, beveelt de projectgroep een keuze aan voor het model Eén RUD, al dan niet met meerdere vestigingslocaties (modellen 1a en 1b) of het model Een RUD met verbonden partijen (model 3b). Wordt de nadruk gelegd op de criteria kwaliteit, financiën en taakuitvoering dan heeft het model Eén RUD, eventueel met meerdere vestigingen, een lichte voorkeur. Het model Een RUD met verbonden partijen scoort goed op de criteria financiën, bestuur en medewerkers. Het model Drie RUD's (model 2) en het Verbindingsmodel (model 3a) scoren op alle punten minder. De projectgroep beveelt deze modellen daarom niet aan. Het model Eén RUD (al dan niet met meerdere vestigingslocaties) en het model Een RUD met verbonden partijen lijken overigens erg op elkaar. Een essentieel verschil is de sturing, met name de processturing. Voor het model Eén RUD pleit de transparantie in de aansturing: er is één organisatie die in opdracht van de deelnemende partijen de taken uitvoert. Als dat niet goed gebeurt, is helder wie waarvoor aanspreekbaar is. De deelnemende partijen blijven bevoegd gezag. Voor het model Een RUD met verbonden partijen pleit de (gevoelsmatige) nabijheid: dankzij de verbonden partijen blijft de RUD 'meer van de deelnemende partijen'. De verbonden partijen zijn overigens een samenwerkingsvorm op een hoger schaalniveau dan de huidige samenwerkingsclusters van gemeenten. De huidige samenwerkingsclusters voldoen immers niet aan de kwaliteitscriteria (zie 'Tussenrapportage fasen 1 en 2'). De sturing van een RUD met verbonden partijen is echter ingewikkelder dan de sturing van één RUD. Gevolgen latende organisaties Uit het onderzoek blijkt dat de gevolgen voor de latende organisatie groter zijn dan alleen het verlies van een aantal fte's en dat de consequenties bovendien losstaan van het gekozen model. De projectgroep beveelt daarom de latende organisaties aan om die gevolgen goed in beeld te brengen en dat kan het beste door elke partij zelf gebeuren. Tot slot Het kernpunt van de afwegingen wordt gevormd door de vraag wat het belangrijkst is: nabijheid, gevoel voor wat haalbaar is en invloed of kwaliteit en transparantie in de aansturing. Hoe de beide modellen (model Eén RUD al dan niet met meerdere vestigingslocaties of model een RUD met verbonden partijen) in de context van de lopende ontwikkelingen worden beoordeeld, is afhankelijk van de eigen visie op de toekomst. Duidelijk is wel dat het bouwen van één RUD voor het gevoel een grotere en steviger stap is dan het bouwen van en RUD met verbonden partijen. De keus is aan u! Pagina 24

25 Pagina 25

26 19 januari 2011 Bijlage 1 Overzicht fte's milieutaken per gemeenten, cluster van gemeenten en provincie 50% 50% (Cluster van) gemeente(n)/prov. Huidige capaciteit milieu Specialisten Specialisten Totaal Milieu Totaal partij Basistakenpakket Vergunningverlening Toezicht en hh Technisch Juridisch fte % Vergunningverlening Toezicht en hh Technisch Juridisch Bedum 0,4 0,9 1,1 0,3 2,7 0,3 0,2 0,6 0,2 De Marne 0,6 1,0 0,6 0,5 2,7 0,7 0,3 0,3 0,3 Winsum 0,5 1,0 1,0 0,7 3,2 85 4% 0,2 0,1 0,5 0,4 subtotaal 1,5 2,9 2,7 1,5 8,6 1,2 0,6 1,4 0,8 Grootegast 1,2 1,2 2,0 0,0 4,4 n.b n.b 1,0 0,0 Leek 1,2 1,4 4,0 0,8 7, % 0,1 0,6 2,0 0,4 Marum 0,7 0,7 0,9 0,1 2,4 56 4% 0,6 0,2 0,5 0,1 Zuidhorn 0,5 2,0 0,8 0,2 3, % 0,5 0,2 0,4 0,1 subtotaal 3,6 5,3 7,7 1,1 17,7 1,2 1,0 2,9 0,6 Groningen/Ten Boer 3,6 9,5 17,1 11,6 41, % 2,0 2,2 8,6 5,8 subtotaal 3,6 9,5 17,1 11,6 41,8 2,0 2,2 8,6 5,8 Haren 1,0 1,0 6,0 1,0 9, % 0,3 0,2 3,0 0,5 subtotaal 1,0 1,0 6,0 1,0 9,0 0,3 0,2 3,0 0,5 DEAL 3,5 7,0 4,0 4,0 18, % 3,6 2,3 2,0 2,0 subtotaal 3,5 7,0 4,0 4,0 18,5 3,6 2,3 2,0 2,0 Menterw olde 0,9 1,0 0,2 0,0 2,1 82 3% 0,2 0,3 0,1 0,0 subtotaal 0,9 1,0 0,2 0,0 2,1 0,2 0,3 0,1 0,0 Pekela 0,3 0,3 1,3 0,2 2,1 63 3% 0,1 0,2 0,7 0,1 Veendam 1,0 2,5 3,2 6,0 12,7 1,1 0,7 1,6 3,0 subtotaal 1,3 2,8 4,5 6,2 14,8 1,2 0,9 2,3 3,1 Hoogezand 1,6 2,8 3,1 0,9 8, % 1,3 1,0 1,6 0,5 Slochteren 1,4 1,0 2,2 0,4 5, % 1,1 0,3 1,1 0,2 subtotaal 3,0 3,8 5,3 1,3 13,4 2,4 1,3 2,7 0,7 Oldambt 2,5 5,6 2,2 1,6 11, % 1,5 0,8 1,1 0,8 subtotaal 2,5 5,6 2,2 1,6 11,9 1,5 0,8 1,1 0,8 Bellingw edde 0,6 0,7 0,3 0,2 1,8 0,6 0,3 0,2 0,1 Stadskanaal 1,2 2,7 1,3 0,4 5, % 1,5 0,7 0,7 0,2 Vlagtw edde 0,6 1,3 0,1 0,8 2, % 1,4 0,4 0,0 0,4 subtotaal 2,4 4,7 1,7 1,4 10,2 3,5 1,4 0,9 0,7 Provincie* 10,1 14,4 11,3 16,2 52,0 10,1 14,4 11,3 16,2 totaal Kw aliteitscriteria 4/6 4/6 4/6 4/6 *) opgave provincie exclusief 7 fte's front office, deze ondersteunen de procedures en horen wel bij het basistakenpakket n.b. = niet beschikbaar Pagina 26

27 19 januari 2011 Bijlage 2 Onderscheid basistakenpakket totaal milieutaken Versnippering in beeld Verg T&H Jur. Verg. Jur. Haha Gemeente BTP Alle milieu Wat blijft achter? BTP Alle milieu Wat blijft achter? BTP Alle milieu Wat blijft achter? BTP Alle milieu Wat blijft achter? Bedum 0,3 0,4 0,1 0,2 0,9 0,7 0,09 0,2 0,11 0,05 0,1 0,05 De Marne 0,7 0,6-0,1 0,3 1 0,7 0,14 0,3 0,16 0,09 0,2 0,11 Winsum 0,2 0,5 0,3 0,1 1 0,9 0,23 0,5 0,27 0,09 0,2 0,11 Grootegast nb 1,2 nb nb 1,2 nb 0,00 0 0,00 0,00 0,0 0,00 Leek 0,1 1,2 1,1 0,6 1,4 0,8 0,23 0,5 0,27 0,14 0,3 0,16 Marum 0,6 0,7 0,1 0,2 0,7 0,5 0,05 0,1 0,05 0,00 0,0 0,00 Zuidhorn 0,5 0,5 0 0,2 2 1,8 0,05 0,1 0,05 0,09 0,2 0,11 Groningen/Ten Boer 2 3,6 1,6 2,2 9,5 7,3 2,67 5,8 3,13 2,67 5,8 3,13 Haren 0,3 1 0,7 0,2 1 0,8 0,46 1 0,54 0,00 0,0 0,00 DEAL 3,6 3,5-0,1 2,3 7 4,7 1,84 4 2,16 0,00 0,0 0,00 Oldambt 1,5 2,5 1 0,8 5,6 4,8 0,37 0,8 0,43 0,37 0,8 0,43 Menterwolde 0,2 0,9 0,7 0,3 1 0,7 0,00 0 0,00 0,00 0,0 0,00 Pekela 0,1 0,3 0,2 0,2 0,3 0,1 0,05 0,1 0,05 0,05 0,1 0,05 Veendam 1,2 1-0,2 0,7 2,5 1,8 2,76 6 3,24 0,00 0,0 0,00 Hoogezand 1,3 1,6 0,3 1 2,8 1,8 0,18 0,4 0,22 0,23 0,5 0,27 Slochteren 1,1 1,4 0,3 0,3 1 0,7 0,00 0 0,00 0,18 0,4 0,22 Bellingwedde 0,6 0,6 0 0,3 0,7 0,4 0,05 0,1 0,05 0,05 0,1 0,05 Stadskanaal 1,5 1,2-0,3 0,7 2,7 2 0,10 0,22 0,12 0,07 0,2 0,09 Vlagtwedde 1,4 0,6-0,8 0,4 1,3 0,9 0,28 0,6 0,32 0,09 0,2 0,11 Provincie 10,1 10,1 0 14,4 14,4 0 6,16 13,4 7,24 1,28 2,8 1,51 Pagina 27

28 19 januari 2011 Versnippering in beeld Bodem Lucht Geluid Wat Wat Alle blijft Alle blijft Gemeente BTP milieu achter? BTP milieu achter? BTP Alle Milieu Bedum 0,09 0,2 0,11 0,05 0,1 0,05 0,05 0,1 0,05 0,05 0,1 0,05 0,05 0,1 0,05 0,05 0,1 0,05 De Marne 0,05 0,1 0,05 0,00 0 0,00 0,05 0,1 0,05 0,05 0,1 0,05 0,00 0 0,00 0,09 0,2 0,11 Winsum 0,14 0,3 0,16 0,00 0 0,00 0,05 0,1 0,05 0,09 0,2 0,11 0,00 0 0,00 0,09 0,2 0,11 Grootegast 0,14 0,3 0,16 0,05 0,1 0,05 0,14 0,3 0,16 0,09 0,2 0,11 0,46 1 0,54 0,05 0,1 0,05 Leek 0,46 1 0,54 0,00 0 0,00 0,23 0,5 0,27 0,23 0,5 0,27 0,00 0 0,00 0,92 2 1,08 Marum 0,14 0,3 0,16 0,00 0 0,00 0,14 0,3 0,16 0,05 0,1 0,05 0,00 0 0,00 0,05 0,1 0,05 Zuidhorn 0,18 0,4 0,22 0,00 0 0,00 0,09 0,2 0,11 0,05 0,1 0,05 0,00 0 0,00 0,05 0,1 0,05 Groningen/Ten Boer 4,14 9 4,86 0,46 1 0,54 1,38 3,0 1,62 0,92 2 1,08 0,00 0 0,00 0,05 0,1 0,05 Haren 0,46 1 0,54 0,46 1 0,54 0,46 1,0 0,54 0,46 1 0,54 0,00 0 0,00 0,46 1 0,54 DEAL 0,92 2 1,08 0,00 0 0,00 0,46 1,0 0,54 0,46 1 0,54 0,00 0 0,00 0,00 0 0,00 Oldambt 0,41 0,9 0,49 0,05 0,1 0,05 0,23 0,5 0,27 0,23 0,5 0,27 0,00 0 0,00 0,00 0 0,00 Menterwolde 0,05 0,1 0,05 0,00 0 0,00 0,02 0,1 0,03 0,00 0 0,00 0,00 0 0,00 0,00 0 0,00 Pekela 0,23 0,5 0,27 0,05 0,1 0,05 0,14 0,3 0,16 0,05 0,1 0,05 0,05 0,1 0,05 0,05 0,1 0,05 Veendam 1,15 2,5 1,35 0,00 0 0,00 0,23 0,5 0,27 0,09 0,2 0,11 0,00 0 0,00 0,00 0 0,00 Hoogezand 0,83 1,8 0,97 0,00 0 0,00 0,41 0,9 0,49 0,18 0,4 0,22 0,00 0 0,00 0,00 0 0,00 Slochteren 0,37 0,8 0,43 0,00 0 0,00 0,46 1,0 0,54 0,00 0 0,00 0,00 0 0,00 0,00 0 0,00 Bellingwedde 0,05 0,1 0,05 0,00 0 0,00 0,05 0,1 0,05 0,05 0,1 0,05 0,00 0 0,00 0,00 0 0,00 Stadskanaal 0,32 0,69 0,37 0,00 0 0,00 0,14 0,3 0,16 0,07 0,15 0,08 0,09 0,2 0,11 0,00 0 0,00 Vlagtwedde 0,02 0,05 0,03 0,00 0 0,00 0,01 0,0 0,01 0,01 0,02 0,01 0,00 0 0,00 0,00 0 0,00 Provincie 0,61 1,32 0,71 1,24 2,7 1,46 1,38 3,0 1,62 1,84 4 2,16 0,00 0 0,00 0,12 0,25 0,14 Wat blijft achter? Ext. Veil. BTP Alle milieu Wat blijft achter? Keten aanpak BTP Alle milieu Wat blijft achter? Afval water BTP Alle milieu Wat blijft achter? Pagina 28

29 19 januari 2011 Bijlage 3 Beschrijving samenwerkingsmodellen 3.1 Referentiemodel Essentie: geen samenwerking anders dan de bestaande vormen. Wel extra formatie per organisatie om aan de kwaliteitscriteria te kunnen voldoen. Gemeente 1 Provincie Gemeente 2. etc. Organisatie De bestaande organisaties voeren de VTH-taken zelfstandig uit. Vertrekpunt is de huidige situatie met 15 gemeenten, de samenwerkingsverbanden Groningen - Ten Boer, DEAL en De Kompajnie en de provincie. Op de interne organisatie wordt verder niet ingegaan. Deze kan per partij verschillen. De organisaties moeten worden aangevuld om aan de kwaliteitseisen te voldoen. Taken De bestaande organisaties voeren zelfstandig of binnen bestaande samenwerkingsverbanden de VTH-taken, inclusief het basistakenpakket uit. Processen Elke partij heeft zijn eigen 'Wabo-processen' met KCC en back office. De afstemming onderling geschiedt ad hoc, afhankelijk van nut en noodzaak. Sturing, bestuurlijk en operationeel Loopt per organisatie volgens de bestaande lijnen. Voor afstemming onderling en met externe partners (bijvoorbeeld Openbaar Ministerie, politie) moeten alle (18-24) partijen worden geraadpleegd. Sturing op programmaniveau: op basis van afspraken tussen partijen. Sturing op dossierniveau: binnen elke partij afzonderlijk. Personeel Extra personeel is nodig om aan kwaliteitseisen te voldoen. Niet alleen aantallen fte's maar ook het opdoen van werkervaring (voldoende werkomvang) is een aandachtspunt. Verder overeenkomstig huidige situatie. Pagina 29

30 19 januari 2011 Kwaliteit Om aan de Groningse kwaliteitscriteria te voldoen moeten er, verspreid over de partijen, ca. 80 fte's vergunningverlening en toezicht en handhaving worden toegevoegd. Financiën Kosten per partij inzichtelijk, volgens regels van bestaande organisaties. Forse investering in extra capaciteit (ca 80 fte's) nodig. ICT Partijen hanteren eigen systemen. Afstemming is een belangrijk aandachtspunt. Duiding risico's In dit geval zijn er geen latende organisaties, maar er zijn wel consequenties voor alle partijen. De beoogde kwaliteitsslag moet worden gemaakt binnen de huidige organisaties. Partijen moeten zelf investeren om aan de kwaliteitscriteria te voldoen. Personele kosten nemen structureel toe. Een belangrijk risico van deze situatie is dat de gewenste afstemming, bijvoorbeeld ten behoeve van ketentoezicht, erg veel afstemming en overleg vergt. Dat geldt meer specifiek ook voor de informatieuitwisseling. Opmerking: Het referentiemodel 'individueel' is niet reëel. Dit model voldoet niet aan landelijke afspraken over de vorming van RUD s (package deal). 3.2 Model 1: Eén RUD Essentie: vorming van één RUD op de Groningse schaal. Varianten: één centrale vestiging (model 1a), drie vestigingen (model 1b). RUD RUD Organisatie Er wordt één centrale organisatie gevormd die alle partijen in de provincie bedient. Deze organisatie bestaat uit bestuur, management, uitvoering en ondersteuning. De organisatie heeft één of drie eigen werklocaties, eigen materieel, etc. Invulling Organisatievorm: openbaar lichaam op basis Wgr. Hoofdverdeling in teams: 1. Vergunningverlening 2. Toezicht en handhaving Pagina 30

31 19 januari Specialismen Daarnaast thema's als duurzaam ondernemen, etc. Ondersteuning en management. Vergunnin g- verlening Toezicht en handhaving Taakomvang in fte's Technisch Juridisch specialist specialiste en n Totaal direct Overhea Totaa d l 1 RUD Taken De RUD richt zich op de milieutaken met eventueel aanvullende taken. De aanvullende taken kunnen verschillen per partij. Processen KCC bij afzonderlijke gemeenten/provincie, RUD als partij in de back office. De relatie tussen partijen en de RUD wordt vastgelegd in een dienstverleningsovereenkomst per partij. Ondersteuning door centrale ICTsystemen. Sturing, bestuurlijk Gemeente/provincie heeft een eigen relatie met de RUD. De sturing van de RUD loopt via twee lijnen: 1. De dienstverleningsovereenkomst tussen RUD en gemeente/provincie. 2. Het bestuur van de RUD. Sturing op programmaniveau: vanuit de RUD, via afspraken met partijen. Sturing op dossierniveau: vanuit de RUD. Sturing, operationeel De afzonderlijke gemeenten/provincie zijn opdrachtgever voor de RUD. De relatie tussen gemeenten/provincie en RUD wordt vastgelegd in een dienstverleningsovereenkomst. De RUD kan functioneren als 'shared service centre'. Personeel Personeel wordt samengebracht in één centrale organisatie, eventueel op drie locaties. De medewerkers zijn in dienst van de RUD. Kwaliteit Voldoet aan eisen van capaciteit en robuustheid. Door concentratie van personeel is specialisatie (eenvoudig) mogelijk. ICT RUD heeft eigen ICT-systemen. Afstemming met deelnemende partijen is minder noodzakelijk, wel een aandachtspunt. Financiën Partijen betalen voor de diensten met een vaste bijdrage op basis van het minimumtakenpakket. Pagina 31

32 19 januari 2011 Duiding risico's De RUD vormt op basis van expertise en omvang een 'zelfstandige eenheid' ten opzichte van de latende organisaties. Personeel risico: is werken in de centrale organisatie, op de beoogde locatie(s), aantrekkelijk genoeg voor de (huidige) medewerkers? De culturen van de bestaande organisaties worden samengebracht in een nieuwe RUD. Alhoewel bundeling van een deel van de Wabo-taken in een aparte entiteit de beoogde integratie op het fysieke domein per definitie geweld aan doet, is bundeling in één organisatie een voordeel in verband met de dienstverlening: het aantal afstemmings- en coördinatiemechanismen blijft zo beperkt mogelijk. 3.3 Model 2: Drie RUD's Essentie: er worden drie RUD's gevormd. RUD 1 RUD 2 RUD 3 Organisatie Er worden drie regionale uitvoeringsorganisaties gevormd die ieder zelfstandig opereren en de partijen in hun eigen werkgebied bedienen. Elke organisatie bestaat uit bestuur, management, uitvoering, ondersteuning en heeft een eigen plek, materieel, et cetera. Wat betreft ICT, financiële ondersteuning, inkoop, e.d. kunnen de drie organisaties onderling samenwerken. De provinciale inrichtingen worden ondergebracht bij de drie RUD's. Invulling Organisatievorm: openbaar lichaam op basis Wgr. Hoofdverdeling in teams: 1. Vergunningverlening. 2. Toezicht en handhaving. 3. Specialismen. Daarnaast thema's als duurzaam ondernemen, etc. Ondersteuning en management. Pagina 32

33 19 januari 2011 Vergunning -verlening Toezicht en handhaving Taakomvang in fte's Technisch Juridisch Totaal specialist specialiste direct en n Overhea Totaa d l RUD RUD RUD Totaal Mogelijke regio's: 1. West- en Centraal-Groningen. 2. Noord-Groningen. 3. Oost-Groningen. Taken De RUD's richten zich op het basistakenpakket met eventueel aanvullende taken. De aanvullende taken kunnen verschillen per partij. Processen KCC bij afzonderlijke gemeenten/provincie, RUD's als partij in de back office. De relatie tussen partijen en de RUD's wordt vastgelegd in een dienstverleningsovereenkomst per partij. Sturing, bestuurlijk Gemeente/provincie heeft een eigen relatie met de RUD. De provincie heeft te maken met drie RUD's. De sturing van de RUD loopt via twee lijnen: 1. De dienstverleningsovereenkomst tussen RUD en gemeente/provincie. 2. Het bestuur van de RUD. Sturing op programmaniveau: vanuit de RUD's, via afspraken met partijen. Sturing op dossierniveau: vanuit de RUD's. Sturing, operationeel De gemeenten/provincie zijn opdrachtgever voor de RUD's. De relatie tussen gemeenten/provincie en RUD wordt vastgelegd in een dienstverleningsovereenkomst. De RUD's kunnen functioneren als 'shared service centre'. Personeel Personeel wordt samengebracht in drie organisaties met elk een eigen locatie. De medewerkers zijn in dienst van de RUD's. Kwaliteit Elke RUD voldoet aan eisen van capaciteit en robuustheid. Door de spreiding van personeel over drie organisaties is specialisatie minder eenvoudig te realiseren. ICT Elke RUD heeft een eigen ICT-systeem. Onderlinge samenwerking is een belangrijk aandachtspunt. Afstemming met deelnemende partijen per RUD is minder noodzakelijk, wel een aandachtspunt. Pagina 33

34 19 januari 2011 Financiën Partijen betalen voor de diensten met een vaste bijdrage op basis van het minimumtakenpakket. Duiding risico's Eén aanspreekpunt op Groningse schaal ontbreekt. Structurele samenwerking tussen de RUD's blijft nodig. Dat vraagt overleg en afstemming. Ook operationeel overleg' tussen de RUD's kost extra inspanning, bijvoorbeeld de afstemming van ICT systemen. Er is een personeel risico: is werken in de centrale organisatie, op de beoogde centrale locatie, aantrekkelijk genoeg voor de (huidige) medewerkers? De culturen van de bestaande organisaties worden samengebracht in drie nieuwe RUD's. 3.4 Model 3: Verbindingsmodel Essentie: verbinden van bestaande organisaties Varianten: compacte centrale organisatie (model 3a), RUD met verbonden partijen (model 3b). RUO RUO RUD RUD Organisatie Bij variant 3a bestaat de organisatie uit een compacte dienst op provinciaal niveau, die verbonden is met een aantal partijen in de regio. Het geheel vormt de regionale uitvoeringsorganisatie (RUO). Centraal: management; bestuursondersteuning, planning & control, financiën, ICT, ingeleend van één van de verbonden partijen. Onderdelen: Zes verbonden partijen volgens organisatiestructuur van de betreffende partij. Met het oog op de beoogde kwaliteitsverbetering ligt het voor de hand om specialisten te 'bundelen'. Verbonden partijen krijgen dan niet alleen een geografische specialisatie, maar ook een thematische. Dit is eveneens nodig om er voor te zorgen dat elke verbonden partij voor de taken die worden uitgevoerd aan de kwaliteitscriteria voldoet. Variant 3b bestaat uit een centrale RUD met verbonden partijen als filiaal: Centrale RUD: complexe taken / inrichtingen in het basistakenpakket (voorbeeld: industrie); specialisten (voorbeeld: lucht, specialist specialisten). Filialen / verbonden partijen: Pagina 34