Raadsbesluit. Dit is besloten in de openbare vergadering van de raad op 13 november De raadkan de gemeente Houten, voorzitten

Transcriptie

1 Raadsbesluit Nr De raad van de gemeente Houten heeft het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 25 september 2012 nr. BWV gelezen en besluit; 1. In te stemmen met het Koersdocument voor samenwerking in een omgevingsdienst Utrecht via een gemeenschappelijke regeling 2. Daarbij te kiezen voor inbreng van een aantal milieutaken op basis van Houtens maatwerk 3. De jaarlijkse kosten voor 2013 en 2014 ad ,- en voor 2015 en volgende jaren ad ,- ten laste te brengen van het begrotingssaldo in die jaren Dit is besloten in de openbare vergadering van de raad op 13 november De raadkan de gemeente Houten, voorzitten P.M.H. yan Ruitenbeek

2

3 Raadsvoorstel I Hill lill Hill IH III I rilh Wl III IliBII Nr Gewijzigd Houten, 25 september 2012 Onderwerp: Raadsvoorstel Koersdocument regionale omgevingsdienst Utrecht Beslispunten: 1. In te stemmen met het Koersdocument voor samenwerking in een omgevingsdienst Utrecht via een gemeenschappelijke regeling 2. Daarbij te kiezen voor inbreng van een aantal milieutaken op basis van Houtens maatwerk 3. De jaarlijkse kosten voor 2013 en 2014 ad ,- en voor 2015 en volgende jaren ad ,- ten laste te brengen van het begrotingssaldo in die jaren Samenvatting: Om de kwaliteit van uitvoering van complexe milieutaken te verbeteren is landelijk afgesproken deze taken onder te brengen in een netwerk van regionale omgevingsdiensten. De uitgangspunten voor deze regionale samenwerking zijn vastgelegd in een Koersdocument voor de provincie Utrecht. Dit moet de basis gaan vormen voor een nog op te richten omgevingsdienst Utrecht waarin 26 gemeenten en de provincie deelnemen via een gemeenschappelijke regeling. Het doel is de verbetering van de kwaliteit van de uitvoering van de complexe milieutaken door provincie en gemeenten. Houten is daarin tot nu toe uiterst kritisch geweest als het gaat om de over te dragen taken en de samenwerkingsvorm. Voor Houten zijn er voldoende argumenten om deel te nemen aan de samenwerking in de vorm van een op te richten omgevingsdienst via een gemeenschappelijke regeling. Echter, wel voor een beperkter takenpakket dan de landelijk afgesproken basistaken. De eigen afweging die daarin is gemaakt is onderbouwd vanuit de gewenste kwaliteit, integraliteit en financiën in de Houtense situatie (Houtens maatwerk). Ondanks de aanvankelijke weerstand binnen de provincie, heeft deze benadering in de loop van het totstandkomingsproces meer begrip en acceptatie binnen de regio opgeleverd. Voor Houten heeft het gezorgd voor een maatwerk waarbij met behoud van kwaliteit en dienstverlening en tegen zo min mogelijk kosten kan worden voldaan aan de landelijk geformuleerde kwaliteitseisen voor de uitvoering van milieutaken. Na de vaststelling van de uitgangspunten in het Koersdocument door de gemeenteraden en Provinciale Staten worden deze vertaald in een voorstel voor een gemeenschappelijke regeling voor de oprichting van een regionale omgevingsdienst in Utrecht. Dit voorstel zal in het voorjaar van 2013 aan alle betrokken partijen ter vaststelling worden aangeboden. Inleiding: Sinds 2008 wordt er gesproken over de vorming van een landelijk netwerk van regionale uitvoeringsdiensten, ook wel omgevingsdiensten genoemd. Doel hiervan is een kwaliteitsverbetering in de uitvoering van de vergunningverlening, het toezicht en de handhaving. Het gaat dan om taken op milieugebied. Tot nu toe hebben wij u van dit proces op de hoogte gehouden door middel van collegebrieven (Juli 2011 en april 2012). Nu komt het proces in de fase van besluitvorming. Daarvoor is een Koersdocument opgesteld waarin de uitgangspunten voor verdere samenwerking zijn opgenomen. Aan iedere gemeente in de provincie Utrecht en aan de provincie zelf wordt nu gevraagd om voor 1 december 2012 een besluit te nemen over dit Koersdocument. Het is een voorloper op besluitvorming over deelname aan een gemeenschappelijke regeling die in het voorjaar van 2013 is gepland.

4 -2- Beoogd effect: De uitvoeringskwaliteit te verhogen van enkele complexe milieutaken die op dit moment niet voldoen aan de gestelde landelijke kwaliteitseisen. De hogere eisen die van rijks zijde worden gesteld aan de uitvoering van taken zullen niet worden gecompenseerd in het gemeentefonds. Het voorstel zorgt ervoor dat de kwaliteit van dienstverlening en de uitvoering van VTH-taken op lange termijn wordt gehandhaafd en verbeterd tegen minimale kosten. Argumenten: 1.1 Door samenwerking in een omgevingsdienst kan de kwaliteit en continuïteit worden gegarandeerd De samenwerking en de schaalgrootte van een omgevingsdienst zorgt ervoor dat de kwaliteit en continuïteit van de uitvoering kan worden gegarandeerd. Vooral voor de complexe taken is het voor gemeenten s t e e d s moeilijker om de kwaliteit en continuïteit van de uitvoering te garanderen. De regelgeving wordt steeds ingewikkelder. De eisen aan de uitvoering hoger. 1.2 De afstemming met het Openbaar Ministerie wordt verbeterd Eén afstemmend orgaan in de vorm van een omgevingsdienst biedt de mogelijkheid om tot een betere afstemming te komen. Eén van de problemen op het gebied van de aanpak van milieucriminaliteit is de versnippering van de handhaving. Het maken van afspraken om aanpak daarvan op elkaar af te stemmen is afhankelijk van regionale initiatieven. Afzonderlijk met alle gemeenten afspraken maken over de afstemming in de handhaving en de vervolging van strafbare feiten, gebeurt in de praktijk nauwelijks. 1.3 Met de inrichting van een omgevingsdienst volgens het Koersdocument wordt voldaan aan de landelijke kwaliteitscriteria bij de uitvoering van milieutaken Door samenvoeging van uitvoerende taken in een omgevingsdienst ontstaat een robuuste uitvoeringsdienst die professionaliteit en continuïteit kan garanderen. Daardoor kan er worden voldaan aan de landelijke kwaliteitseisen voor de uitvoering van milieutaken. 1.4 Door samenwerking in een gemeenschappelijke regeling ontstaat een landsdekkend netwerk van omgevingsdiensten Op rijksniveau heeft een commissie (Mans) n.a.v. een aantal incidenten aanbevelingen gedaan over de verbetering van de kwaliteit van de milieuhandhaving en het voorkomen van versnippering in de uitvoering. Advies w a s om voor heel Nederland samenwerkende en coördinerende omgevingsdiensten in te stellen die de taken op gebied van milieuhandhaving uitvoeren. Dit advies is overgenomen en vertaald in landelijke afspraken met gemeenten en provincie. Naar verwachting worden d e z e afspraken ook in de wet vertaald. Aldus zal er een verplichting ontstaan om aan te sluiten bij één van die omgevingsdiensten. E e n gemeenschappelijke regeling is daarvoor de basis. 2.1 Een maatwerkoplossing past in de landelijke uitgangspunten voor verbetering van kwaliteit De noodzaak tot verbetering van de kwaliteit van vooral de milieuhandhaving vereist een maatwerkoplossing per regio en per gemeente. Op landelijk niveau is daarom in 2010 al uitgesproken dat de vorming van omgevingsdiensten maatwerk moet zijn en niet bij wet kan worden opgelegd (zie bijgevoegde motie van de Eerste Kamer van 24 maart 2010). Wel moet dat maatwerk voldoen aan concrete kwaliteitseisen, aldus de T w e e d e Kamer in een later uitgesproken motie. Als het proces van onderop niet leidt tot een structurele oplossing van de problemen, wordt alsnog een wettelijke verplichting overwogen. 3.2 Een standaardoplossing houdt geen rekening met verschillen tussen gemeenten; dat gaat ten koste van de efficiency en kost daardoor extra geld Gemeenten verschillen van elkaar. Zo heeft Houten in vergelijking tot andere gemeente een z e e r gering bedrijvenbestand dat onder de noemer 'complex' valt. E e n standaardoplossing in de vorm van het landelijk afgesproken basistakenpakket voor complexe milieutaken doet daar geen recht aan.

5 Het leidt daardoor juist tot vermindering van de efficiency en effectiviteit in de dienstverlening en de uitvoering van milieutaken. Ook zullen de kosten daardoor stijgen. Een maatwerkoplossing doet waar nodig een beroep op specialisme zodat de kosten beperkt kunnen blijven Er is een zorgvuldig proces gevolgd om de kwaliteitseisen te vertalen naar een Houtens maatwerk In opdracht van het ministerie zijn door KPMG landelijke kwaliteitscriteria ontwikkeld waarin eisen worden gesteld aan de uitvoering van VTH-taken. Landelijk is afgesproken dat deze criteria worden gebruikt als leidraad bij het beoordelen van de vraag of de uitvoeringspraktijk in gemeenten de toets der kritiek kan doorstaan. Ook in Houten is dit gedaan. Daarvoor zijn de volgende stappen genomen: Landelijke kwaliteitscriteria gelegd naast de Houtense praktijk; Getoetst aan de eisen van professionaliteit en continuïteit; Het uitgangspunt gehanteerd wat lokaal kan, ook lokaal moet blijven i.v.m. integraliteit en nabijheid van dienstverlening. Efficiency en kosten zijn hierbij in beeld gehouden; Een schifting gemaakt van taken die lokaal kunnen blijven en taken die een regionaal specialisme vereisen of lokaal onvoldoende body hebben; Dit vertaald in een 'maatwerkpakket Houten' als variant A naast twee andere varianten B 'landelijke packagedeal' en C 'alle milieu-vth taken' (Bijlage III); Varianten zijn doorgelicht op kwaliteit (in brede zin) en financiën; frictiekosten daarbij betrokken. 2.4 Een maatwerkoplossing sluit het beste aan op de Houtense situatie Houten kenmerkt zich, zoals al gezegd, door een gering aantal 'complexe' bedrijven in de zwaardere milieucategorie. Verder is ook de omvang van de specialistische taken beperkt. Het is niet efficiënt het vereiste specialisme voor deze taken in huis te hebben en te onderhouden. Daarom beslaat het Houtens maatwerkpakket een aantal taken waarvoor het vrijwel onmogelijk is om te (gaan) voldoen aan de kwaliteitscriteria (continuïteit, kennis/ervaring). Dit betekent dat wordt voorgesteld om slechts een beperkt takenpakket over te dragen aan de omgevingsdienst. Deze taken zijn weergegeven in de bijlage bij dit voorstel. 2.5 Onze gemeente boet zo het minst in op integraliteit, flexibiliteit en dienstverlening Aannemelijk is dat uitplaatsing van milieu (Wabo)-taken altijd ten koste zal gaan van de integraliteit die op dit moment binnen gemeente Houten is bereikt. Met de implementatie van de Wabo en het ontstaan van de afdeling VTH is veel geïnvesteerd in de samenhang en integraliteit van de Wabo-taken (bouwen + milieu) en de relatie met het lokaal ruimtelijk beleid. Door het op afstand zetten van een deel van die taken wordt die investering deels teniet gedaan. De definitie van kwaliteit is op landelijk niveau vooral gericht op professionaliteit, deskundigheid en continuïteit. De integraliteit, bestuurlijk nabijheid en dienstverlening (waaronder doorlooptijden) zijn aspecten die minstens zo belangrijk zijn voor de lokale dienstverlening en de kwaliteit daarvan. 2.6 Bij het Houtens maatwerkpakket blijven de (frictie)kosten beperkt De kosten voor het Houtens maatwerkpakket zijn circa per jaar. Daarvan bedragen de achterblijvende kosten (en dus een taakstelling) bedragen - na aftrek van de overdracht van formatie/salarisbudget - ca per jaar. Daarvan moet ,- gezien worden als een structurele kostenverhoging als gevolg van de nieuwe verplichte afstemming met het Openbaar Ministerie (kwaliteitscriteria). De kostenverhouding van de 3 uitgewerkte keuzevarianten is zichtbaar gemaakt in de paragraaf Financiën en in de bijlagen 'financiële doorrekening varianten takenpakket' en 'meerjarige financiële doorrekening Houtens maatwerk'

6 -42.7 De 1-loket gedachte van de Wabo is het beste gediend met overheveling van een zo beperkt mogelijk takenpakket Door zo min mogelijk taken uit de organisatie te plaatsen blijft de bereikbaarheid en toegankelijkheid voor aanvragers optimaal. De Wabo-gedachte van 1 loket voor bedrijven is één van de belangrijkste doelstellingen geweest voor de oprichting van afdeling V T H en de herinrichting van de werkprocessen. Om de inmiddels gestroomlijnde processen niet te verstoren is het van belang dat taken die samenhang vertonen met de overige dienstverlening zo min mogelijk op afstand worden gezet. De bereikte efficiency en integraliteit blijven daarmee in stand. 2.8 De milieutaken blijven voldoen aan de landelijke kwaliteitseisen. Na uitplaatsing van taken moet er een voldoende robuust milieutakenpakket (toezicht, handhaving en vergunningverlening) in de Houtense organisatie achterblijven. Dit in verband met continuïteit in de uitvoering van deze taken, één van de landelijke kwaliteitseisen. Zodra meer taken worden uitgeplaatst wordt het in de Houtense organisatie, is het vrijwel onmogelijk om voldoende ervaring, kennis en continuïteit te behouden. O.a d e z e aspecten maken een belangrijk onderdeel uit van de landelijke kwaliteitscriteria. Met een beperkte overdracht van taken kan die continuïteit nog gewaarborgd worden. 2.9 Het landelijke basistakenpakket scoort onvoldoende op kwaliteit, integraliteit en kosten. Landelijk is afgesproken dat minimaal de complexe milieutaken, het zgn. basistakenpakket, moeten worden ondergebracht in een omgevingsdienst. Deze scheiding tussen complexe en niet-complexe milieutaken is echter zeer gekunsteld en theoretisch. Het is de minst aantrekkelijke variant bij de overdracht van taken. E r wordt in die variant een onlogische knip gezet in de uitvoering van de VTH-taken waarbij twee organisaties (met eigen I C T systemen, werkwijzen) vrijwel dezelfde werkzaamheden verrichten op een verschillend bedrijvenbestand. Daarnaast blijft een vrijwel niet uitdagend werkpakket voor het blijvend personeel achter. Bovendien gaat de integraliteit en de al behaalde efficiency deels verloren. De kosten voor het uitplaatsen van het basistakenpakket bedragen ,- per jaar. Daarvan bedragen de achterblijvende kosten (en dus een taakstelling) bedragen - na aftrek van de overdracht van formatie/salarisbudget - c a per jaar. Zie de bijgevoegde tabel onder frictiekosten. Er is feitelijk alleen sprake van een verschuiving van het werk naar een omgevingsdienst terwijl er geen sprake van een kwaliteitsverbetering. Achterblijvende milieutaken moeten blijven voldoen aan de kwaliteitscriteria en dat wordt in Houten heel moeilijk. Daarnaast zal een coördinatiepunt binnen de huidige organisatie moeten worden gerealiseerd (zie ook argument 2.10) Een variant om alle milieutaken in een omgevingsdienst onder te brengen gaat ten koste van de samenhang en zorgt voor hoge frictiekosten Bij het overhevelen van het basistakenpakket kan al gauw de de conclusie worden getrokken dat het achterblijvende milieutakenpakket niet meer aan de kwaliteitscriteria kan voldoen. Dan ligt het voor de hand om alle milieutaken onder te brengen in een omgevingsdienst. Dat heeft echter tot gevolg dat de bestuurlijke invloed steeds minder wordt. Ook wordt er meer ingeboet op de samenhang met de taakvelden bouwen en ruimtelijke ordening. Bovendien komt de klant meer op afstand te staan. De kosten van d e z e variant zijn berekend op ,-. De achterblijvende kosten (en dus een taakstelling voor de gemeente) bedragen - na aftrek van de overdracht van formatie/salarisbudget per jaar. Het gaat hierbij voornamelijk om ÏCT en huisvestingskosten. In dit bedrag zitten ook structurele frictiekosten. Het uitplaatsen van dit forsere takenpakket vergt namelijk een stevig coördinatiepunt binnen de huidige organisatie. Niet alleen voor inhoudelijke afstemming maar vooral voor de invulling van de opdracht verlenende rol die de gemeente zal hebben. Deze zal aanvullend gefaciliteerd moeten worden in de vorm van capaciteit en competenties. Vanzelfsprekend is bij een beperkter takenpakket minder coördinatie nodig.

7 3.1 het onderbrengen van taken in een omgevingsdienst leidt tot extra structurele kosten De financiële uitgangspunten hebben een rol gespeeld bij de keuze voor een Houtense maatwerkvariant. Voor Houten is al een globale doorrekening op gemeenteniveau gemaakt. «M 4 Hf * s&ais » 3 WI;innM»t M.7U 4*7. TM OfWnflL 1*1 FTE.HhMl 10 'T^iÉ^iïiiiMi""'" K I M. ' ~ ;cim ji"ijr'fciwiwl 1 ;t _ ih4^.7?.*.~' \.1*» m m i " BB.12J Alle drie varianten leiden voor Houten tot een structurele verhoging van kosten. Het Houtens maatwerk zorgt voor de minste kosten. Uitgaand van dat model zijn de jaarlijkse kosten voor Houten berekend: 2013: , 2014: , 2015 en volgende jaren: ,- (oorzaak verhoging: wegvallen rijkssubsidiëring taken externe veiligheid) Een compensatie vanuit het Rijk is niet te verwachten omdat wordt gesteld dat de efficiency voordelen door regionale samenwerking een kostenbesparing zullen opleveren. Blijkens berekening van o.a. Deloitte in een businesscase 2011 blijken de regionale frictie- en projectkosten terug worden verdiend na een periode van 6-10 jaar. De kosten voor de achterblijvende organisaties, zoals hierboven weergegeven, zijn daar niet in meegenomen. Participatie: N.v.t. Communicatie: Voorlopig wordt volstaan met interne communicatie. De betreffende medewerkers blijven actief betrokken bij alle belangrijke ontwikkelingen in het proces en worden daarover regelmatig geïnformeerd. Gezien de beperkte hoeveelheid taken die mogelijk wordt overgeheveld, is geen sprake is van een adviesrecht van de OR. Daarbij wordt aangetekend dat regelmatig overleg plaatsvindt met een vertegenwoordiging van de OR. Daarbij wordt de gang van zaken doorgesproken en afgestemd. Zodra de omgevingsdienst taken gaat overnemen wordt gecommuniceerd met de partijen die te maken kunnen krijgen met de nieuwe uitvoerende dienst. Financiën: De financiële uitgangspunten liggen vast; de uitwerking moet nog volgen en gaat onderdeel uitmaken van de definitieve besluitvorming over de gemeenschappelijke regeling. De financiële paragraaf van het koersdocument moet nog verder worden uitgewerkt. Tot nu toe is het uitgangspunt dat de samenwerking moet leiden tot gelijkblijvende of verbeterde kwaliteit terwijl de kosten niet mogen stijgen. Voor Houten leidt ook de minimale maatwerkvariant tot structurele jaarlijkse kosten van ,- tot op termijn ,- vanaf Bij het opstellen van de Perspectiefnota 2013 waren deze kosten nog niet bekend en concreet genoeg om deze in de ramingen te vertalen. Daarom is ervoor gekozen dit onderwerp als wettelijke ontwikkeling in beschrijvende zin op te nemen (pag.11 Perspectiefnota 2013) De eerste kosten die gemaakt zullen worden zijn de projectkosten. Zie bijlage 4 bij het Koersdocument. Aan gemeenten wordt voorlopig alleen een ambtelijke inzet gevraagd bij de totstandkoming in 2013.

8 -6- Gezien de beperkte inbreng vanuit Houten wordt hiervoor naar een interne oplossing gezocht. De externe projectkosten ad ,- zullen vertaald worden in de begroting voor de Omgevingsdienst in oprichting. Voorfinanciering vindt plaats door de provincie. Kanttekeningen: 2.1 Het Houtens maatwerk wijkt af van het landelijk afgesproken basistakenpakket Tussen VNG, provincies en rijk is landelijk een minimaal takenpakket afgesproken voor de op te richten omgevingsdiensten, het zgn. basistakenpakket van complexe milieutaken. Houten wijkt daarvan af door minder taken in te brengen en kan daar op aangesproken worden. De landelijke afspraken zijn echter niet wettelijk vertaald. Bovendien is de scheiding in het milieutakenpakket die landelijk is afgesproken zeer onlogisch en gaat, zeker voor Houten, ten koste van de kwaliteit van de uitvoering. De Houtense inbreng is regionaal en landelijk goed te verdedigen vanuit de doelstelling van het hele proces: verbetering van de kwaliteit door maatwerk van onderop. Ook de Eerste Kamer heeft dat aan het begin van het proces in een motie expliciet uitgesproken. Binnen de regio bestaat begrip voor het Houtens standpunt. Er is dus geen sprake van een belemmering voor de regionale samenwerking. De afstemming met andere bevoegd gezagen is voldoende geborgd in de gemeenschappelijke regeling. Voortgang: Dit najaar wordt op basis van besluitvorming van alle betrokken deelnemers per gemeente een nadere inventarisatie van taken gemaakt. Dat is de basis voor het opstellen van een realistische begroting opgesteld. Daarin moet een antwoord gegeven worden op de vraag of aan het financiële uitgangspunt kan worden voldaan. Definitieve besluitvorming vindt plaats bij de vaststelling van de gemeenschappelijke regeling Meegezonden bijlagen bii dit voorstel: 1. Aanbiedingsbrief Koersdocument 5 september Koersdocument samenwerking omgevingsdienst regio Utrecht d.d. 5 september Financiële doorrekening varianten takenpakket 4. Meerjarige financiële doorrekening Houtens maatwerk 5. Overzicht van argumenten voor raadsvoorstel 6. Begrotingswijziging kosten RUD Bijlagen die voor de leden van de raad ter inzage liggen op de gebruikelijke wijze: 1. Motie Eerste Kamer Collegebrieven van augustus 2011 en april 2012 Houten, 25 september 2012 het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Houten de secretaris, de burgemeester, J. Wiegel C.H.J. Lamers PoHo: MLIE