PERSONEEL EN ORGANISATIE

Transcriptie

1 2013 JAARVERSLAG PERSONEEL EN ORGANISATIE Nathalie Verbeeck, Vicky Verbeeck, Rob Beirens Personeelsverantwoordelijke, Administratief coördinator, ICT verantwoordelijke Bouwelse Steenweg 52, 2270 Herenthout Tel.:

2 Mei 2014 Pagina 2 van 40

3 INHOUDSOVERZICHT INHOUDSOVERZICHT... 3 SAMENVATTING... 4 INLEIDING... 5 GEBRUIKTE AFKORTINGEN... 6 Deel 1. CIJFERS EN LETTERS... 7 A. Personeel... 7 A.1 Personeelsbestand... 7 A.1.1. Personeelseffectief... 7 A.1.2. Indeling per niveau... 7 A.1.3. Indeling per leeftijd (situatie op 31/12/13)... 8 A.1.4. Indeling per statuut (situatie op 31/12/13)... 9 A.2 Personeelsprestaties A.2.1. Ziekteverzuim A Ziekteverzuimpercentage A Frequentie van het ziekteverzuim A Gemiddelde duur van het ziekteverzuim A Bradfordfactor A Percentage verzuimers A.2.2. Idewe A.2.3. Arbeidsongevallen A.2.4. Controlearts A.2.5. Vorming A.2.6. Teamdag A.2.7. Vakbondsoverleg A Het onderhandelingscomité A Het Comité voor Preventie en Bescherming op het werk A.2.8. Diensthoofdenoverleg B. Externe communicatie B.1 Website B.2 Sociale media C. Interne communicatie C.1 Loketg@zet C.2 Loketnet C.3 Interne Overlegmomenten C.4 Documentatie D. Patrimonium D.1 Technische Dienst D.2 Landbouwgronden D.3 Woningen D.3.1 Inventaris D.3.2 Kosten versus opbrengsten D LOI-woningen D Woningen eigendom van het OCMW D Gehuurde woningen E. Automatisatie E.1 Inventaris OCMW E.2 Helpdesk Deel 2. REALISATIES Prioritaire doelstelling Prioritaire doelstelling Prioritaire doelstelling Prioritaire doelstelling Prioritaire doelstelling Deel 3. FINANCIËLE VERTALING Deel 4. BESLUIT Deel 5. BIJLAGEN Mei 2014 Pagina 3 van 40

4 SAMENVATTING In het eerste gedeelte van het jaarverslag geven we de objectieve cijfers weer voor het werkjaar Meest opvallend is dat: meer dan de helft van onze medewerkers tewerkgesteld zijn in een tewerkstellingsmaatregel de cijfers van het ziekteverzuim over de hele lijn positiever zijn dan 2012 onze gemeentelijke website een stijgend aantal bezoeken kent en we ook succesvol gebruik beginnen maken van sociale media het Loketnet nog heel wat groeipotentieel kent maar voorlopig de als intern communicatiemiddel goed zijn werk doet de eigendommen van het OCMW winstgevend zijn, maar de gehuurde woningen puur financieel een kostenpost blijven In het tweede gedeelte worden de doelstellingen en de realisaties op een rijtje gezet was voor de dienst P & O het jaar van ingrijpende gebeurtenissen: de verhuis van het Loket Sociale Dienst met de dienst P & O naar een andere locatie waarvoor enkele teamleden veel denkwerk en praktische zaken dienden uit te voeren de voorbereiding en implementatie van de Beleids- en Beheerscyclus (BBC) opmaak meerjarenplanning volgens de nieuwe structuur van de BBC en met bijkomende opdracht om een aanzienlijk bedrag te besparen implementatie van nieuwe software voor postbeheer, boekhouding, sociale dienst en kinderopvang het ontslag van de secretaris Toch is P & O erin geslaagd om het merendeel van zijn vooropgestelde doelstellingen te realiseren. Mei 2014 Pagina 4 van 40

5 INLEIDING Dit jaarverslag probeert een cijfermatig beeld te schetsen van de werking van de dienst P & O over het werkjaar P & O verleent expertise en ondersteuning aan de andere diensten inzake personeelszaken, interne en externe communicatie, ICT en optimalisatie van de administratie. Deze werking is niet altijd goed te vatten in cijfers. Toch hebben we geprobeerd om in enkele belangrijke cijfers onze werking weer te geven. Wat we echter niet in cijfers kunnen uitdrukken, is de dagdagelijkse inzet van de medewerkers van P & O om een kwaliteitsvolle werkomgeving te creëren waarin doeltreffendheid en efficiëntie centraal staan en elke OCMW-medewerker zijn competenties permanent kan ontwikkelen. Mei 2014 Pagina 5 van 40

6 GEBRUIKTE AFKORTINGEN AC: ADM: AO: BBC: BCSD: Bv.: Contr: (C)PBW: DSW: GAW: Gesco: GZ: IBO: ICT: i.h.k.v: i.s.m.: KSZ: LDC: LOI: LSB: MAT: NW: o.a.: OC: OCR: OD: OD: OM: PC: PD: P&O: SD: SW: VTE: VZW: WW-gesco: WZK: administratief coördinator Administratie arbeidsongeval Beleids- en beheerscyclus Bijzonder Comité Sociale Dienst bijvoorbeeld Contractueel (Comité voor) Preventie en Bescherming op het Werk Doorstroomwoning Groep van assistentiewoningen Gesubsidieerde contractuele Gezinszorg Initiatief Buitenschoolse Kinderopvang informatica- en communicatietechnologie in het kader van in samenwerking met Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid lokaal dienstencentrum Lokaal Opvang Initiatief Lokaal Sociaal Beleid Managementteam Noodwoning onderandere Onderhandelingscomité Openbare Computerruimte Onderhoudsdiensten (schoonmaak patrimonium en technische dienst) Operationele Doelstelling overlegmoment personal computer Poetsdienst Personeel & Organisatie Strategische Doelstelling Sociale woning voltijds equivalent vereniging zonder winstoogmerk Weerwerk gesco Welzijnszorg Kempen Mei 2014 Pagina 6 van 40

7 Deel 1. CIJFERS EN LETTERS A. Personeel A.1 Personeelsbestand A.1.1. Personeelseffectief Op 31/12/13 telde het OCMW een personeelseffectief van 44,49 VTE, ingevuld door 64 verschillende personeelsleden waarvan slechts 5 mannen. De daling is voornamelijk te verklaren door de reorganisatie in de Kinderopvang als gevolg van de besparingen en het uit dienst gaan van de OCMW-secretaris Personeelseffectief in VTE 46,53 48,68 46,18 44,49 # personeelsleden in koppen kkoppen # mannen A.1.2. Indeling per niveau Naargelang de functie die je uitoefent, word je betaald op een bepaald niveau: Decretale graden: niveau A: niveau B: niveau C: niveau D: secretaris/financieel beheerder geen functies maatschappelijk werker sociaal werker personeelsverantwoordelijke boekhouder beleidsmedewerker administratief coördinator ICT-verantwoordelijke diensthoofd pedagogisch coördinator dienstencentrumverantwoordelijke technisch medewerker administratief medewerker begeleidster IBO verzorgende animator begeleidster IBO poetsvrouw schoonmaakster pedicure niveau E: art 60 7 Mei 2014 Pagina 7 van 40

8 * Schaalniveau # opdr. % # opdr. % # opdr. % Decretale graad 1 1,20% 1 1,22% 0 0 B 21 25,00% 22 26,83% 21 26,92% C 31 36,90% 29 35,37% 29 37,18% D 29 34,52% 29 35,37% 27 34,62% E 2 2,38% 1 1,22% 1 1,28% Totaal % % % *Situatie op 31/12/13 Onze personeelsleden bevinden zich hoofdzakelijk op B-, C- en D-niveau. Enkel de art. 60 ers worden verloond op het E-niveau. A.1.3. Indeling per leeftijd (situatie op 31/12/13) -25j 25j-35j 35-45j 45-55j 55-65j TOTAAL ADM IBO PD GZ OD TOTAAL % 6% 23% 23% 36% 12% 100% Mei 2014 Pagina 8 van 40

9 36% van de OCMW-medewerkers zijn tussen jaar en slechts 6% is jonger dan 25 jaar. De administratieve functies worden voornamelijk ingevuld door jongere werknemers tussen 35 en 45 jaar. In de poetsdienst daarentegen vinden we slechts 1 medewerker onder de 35 jaar en zijn de meesten ouder dan 45 jaar. In de onderhoudsdienst zijn de medewerkers voornamelijk ouder dan 45 jaar. In de kinderopvang is er niemand tussen 35 en 45 jaar waardoor een generatiekloof ontstaat. In de gezinszorg zien we een spreiding in leeftijd tussen 25 en 55 jaar. A.1.4. Indeling per statuut (situatie op 31/12/13) Statutair Contr. ww-gesco Gesco Andere* TOTAAL ADM IBO PD GZ OD 5 7 TOTAAL % 26% 22% 22% 23% 8% 100% * andere: art 60 7, activa en doelgroepmedewerkers Mei 2014 Pagina 9 van 40

10 Opvallend is dat slechts 26% van de personeelsopdrachten vastbenoemd is en dat deze functies zich voornamelijk bevinden binnen de administratie. Meer dan de helft van het personeel (53%) is aangesteld in een tewerkstellingsmaatregel (45% gesco + 8% andere). Deze situeren zich hoofdzakelijk in de poetsdienst en buitenschoolse kinderopvang. De vaste benoemingen binnen de gezinszorg zijn uitdovend. A.2 Personeelsprestaties A.2.1. Ziekteverzuim A Ziekteverzuimpercentage Onder ziekteverzuim verstaan we de onmogelijkheid van de werknemer om zijn werk te verrichten ten gevolge van ziekte of privé-ongeval. Dit ziekteverzuim kan variëren in duur, maar een essentiële voorwaarde om van ziekteverzuim te kunnen spreken is dat het verzuim tijdelijk is. Wij maken een onderscheid tussen ziekteverzuim met loonwaarborg en ziekteverzuim zonder. Dit betekent dat we zowel voor arbeiders als bedienden het ziekteverzuim gaan opsplitsen in het verzuim dat minder dan 1 maand duurt, verzuim met een duur van meer dan een maand maar minder dan één jaar, en het ziekteverzuim dat langer dan één jaar duurt. % loonwaarborg % gn loonwaarborg % > 1 jaar TOTAAL ADM 2,97 3,39 4,27 1,42 0,63 0,17 0,00 0,00 0,00 4,39 4,02 4,44 IBO 4,66 5,81 4,22 2,02 1,83 5,29 1,95 3,57 4,55 8,63 11,21 14,06 PD 1,62 1,80 2,64 5,12 4,75 5,09 5,26 0,26 0,00 12,00 6,81 7,73 GZ 8,65 9,00 7,72 17,12 2,68 2,35 0,00 0,00 0,00 25,77 11,68 10,07 OD 4,15 2,70 1,37 4,24 2,39 12,92 6,62 8,33 11,11 15,01 13,42 25,40 OCMW 3,80 4,03 3,39 3,56 2,10 3,72 2,54 2,07 2,11 9,90 8,20 9,22 Het totale ziekteverzuimpercentage voor het OCMW is terug gestegen naar 9,22% voor Dit wil zeggen dat het OCMW-personeel 9% van zijn te presteren tijd afwezig is wegens ziekte. We zien dat enkel de administratieve functies en de poetsdienst lager scoren dan het OCMW-gemiddelde. Buiten de gezinszorg kennen alle diensten een stijging in het ziekteverzuim, zeker binnen de onderhoudsdienst zien we een spectaculaire stijging. In de eerste kolom hebben we het percentage voor de ziektes die vallen onder het gewaarborgd inkomen, dit is het kort verzuim en is de meest storende vorm van ziekteverzuim voor de dienst. Hier zien we een lichte daling t.o.v. vorig jaar tot een verzuim van 3,39% wat een goede score is. De tweede kolom vertegenwoordigt het ziekteverzuimpercentage voor de ziektes die vallen buiten de periode van gewaarborgd loon, maar minder dan 1 jaar duren. Hier valt op dat het cijfer van de kinderclub en zeker dat van de onderhoudsdienst een sterke stijging kent. Het percentage van het ziekteverzuim langer dan 1 jaar vinden we in de derde kolom. Tot op heden zijn nog 1 begeleidster en 1 schoonmaakster langer dan 1 jaar afwezig wegens ziekte. Mei 2014 Pagina 10 van 40

11 A Frequentie van het ziekteverzuim De frequentie van het ziekteverzuim wordt berekend door een telling te maken van het aantal nieuw begonnen ziekteperiodes in een periode van 1 jaar. Deze frequentie kan zowel voor de verzuimers (werknemers die ziek geweest zijn in het jaar) als voor de totale populatie (werknemers die ziek zijn geweest én zij die niet ziek zijn geweest). Frequentie op verzuimers Frequentie op totale populatie ADM 3,05 2,19 2,47 2,76 2,00 2,04 IBO 2,61 2,94 2,59 2,35 2,79 2,32 PD 2,20 2,55 2,69 1,83 1,56 2,06 GZ 4,00 4,67 3,50 4,00 4,67 3,50 OD 2,45 3,38 3,20 2,08 3,00 2,00 OCMW 2,86 2,94 2,76 2,52 2,49 2,26 De frequentie van het ziekteverzuim ligt voor de verzuimers van het OCMW op 2,76. Dit betekent dat een verzuimer gemiddeld bijna 3 keer ziek is geweest in Als we de diensten afzonderlijk bekijken, zien we dat een verzorgende zich het meest ziek meldt (gemiddeld 3,5 keer), maar dat dit cijfer wel sterk gedaald is t.o.v. vorig jaar en een administratieve functie het minst (gemiddeld 2,5 keer). De frequentie van het ziekteverzuim voor de totale populatie van het OCMW ligt op 2,26, dit is voor het derde jaar op rij een lichte daling. Dit wil zeggen dat een werknemer van het OCMW in 2013 gemiddeld 2,26 keer ziek is geweest. In de dienst gezinszorg ligt de frequentie veruit het hoogst. Als we beide cijfers met elkaar vergelijken valt op dat voor de dienst gezinszorg beide frequenties gelijk zijn. Dit wil zeggen dat van deze dienst élke werknemer ziek is geweest. Bij de onderhoudsdienst ligt deze verder uit elkaar wat wil zeggen dat toch een aantal onderhoudsmedewerkers zich in 2013 niet ziek gemeld hebben. A Gemiddelde duur van het ziekteverzuim De gemiddelde duur van het ziekteverzuim is naast de frequentie van het ziekteverzuim ook een indicatie van de ernst van het verzuim. Het geeft echter wel enkel een indicatie over het feit of de ziekteperiodes gemiddeld eerder kort of eerder langdurig zijn. Deze gemiddelde ziekteduur bij afwezigheid berekenen we enkel voor de verzuimers en is uitgedrukt in kalenderdagen Gemiddelde duur ziekteverzuim Gecorrigeerd 2011* Gecorrigeerd 2012* Gecorrigeerd 2013* ADM 3,86 6,24 6,30 3,86 6,24 6,30 IBO 16,36 17,60 16,91 8,78 10,90 8,81 PD 16,21 15,29 13,80 16,21 15,29 13,80 GZ 22,83 8,79 10,81 22,83 8,79 10,81 OD 18,11 20,96 30,38 4,77 7,69 8,07 OCMW 13,57 13,52 13,72 9,81 9,60 9,35 * correctie: personeelsleden die heel het jaar ziek zijn geweest worden hier uitgefilterd Indien een personeelslid van het OCMW in 2013 ziek is geweest, was zijn gemiddelde duur van afwezigheid 13,72 dagen. Gecorrigeerd komen we op een gemiddelde duur van 9,35 dagen. Dit is voor het derde jaar op rij een lichte daling. In de gezinszorg en de onderhoudsdienst is de gemiddelde duur gestegen. Dit komt door langdurige afwezigheid van 1 schoonmaakster en 1 verzorgende wegens operatie. Mei 2014 Pagina 11 van 40

12 Toch komen de gezinszorg en de administratie onder het OCMW-gemiddelde. De Kinderclub en de onderhoudsdienst scoren boven het gemiddelde omdat een begeleidster en een schoonmaakster al enkele jaren afwezig zijn wegens ziekte. Volgens het gecorrigeerde cijfer scoren de poetsdienst en de gezinszorg boven het gemiddelde. In de gezinszorg is dit voornamelijk te wijten aan de afwezigheid van 2 verzorgenden, in de poetsdienst door de langdurige ziekte van 3 poetsvrouwen. A Bradfordfactor De Bradfordfactor geeft een indicatie van de mate van verstoring die een bepaalde medewerker teweegbrengt door zijn ziekteverzuim. Hoe frequenter iemand uitvalt, hoe onvoorspelbaarder en lastiger het wordt hiermee om te gaan. Medewerkers met eenzelfde aantal dagen ziekte en eenzelfde ziekteverzuimpercentage kunnen dus toch een verschillende storingsquotatie krijgen. Een gemiddelde Bradfordfactor kan over de ganse populatie berekend worden, of enkel over de ziekteverzuimers. Bradford verzuimers Bradford populatie ADM 308,88 129,43 149,95 286,00 118,17 123,87 IBO 339,10 537,22 165,94 317,23 508,95 148,47 PD 182,27 844,45 417,62 151,89 516,06 319,35 GZ 1.186, ,83 437, , ,83 437,33 OD 159, ,88 580,20 134,77 898,56 362,63 OCMW 329,49 652,08 277,07 298,27 556,44 227,73 Een verzuimer in het OCMW heeft gemiddeld een Bradfordfactor van 277,07. Een werknemer van het OCMW heeft een gemiddelde Bradfordfactor van 227,73. De administratie en de kinderopvang scoren zeer laag, de onderhoudsdienst zeer hoog voor de factor bij de verzuimers. Dit wil zeggen dat in de onderhoudsdienst de werkzaamheden erger zullen gestoord worden dan in bijvoorbeeld de administratie. De gezinszorg scoort eerder hoog voor de bradfordfactor bij de populatie. Alle diensten behalve de administratie zijn gedaald t.o.v Als we de Bradfordfactor bekijken over gans het personeelsbestand, merken we dat deze in de gezinszorg hetzelfde is voor verzuimers als voor populatie. Dit wil zeggen dat in de gezinszorg àlle personeelsleden ziek zijn geweest. De administratie en de kinderopvang scoren onder het OCMW-gemiddelde. A Percentage verzuimers Percentage verzuimers ADM 72,00 92,59 91,30 82,61 IBO 100,00 93,55 94,74 89,47 PD 73,68 83,33 61,11 76,47 GZ 100,00 100,00 100,00 100,00 OD 72,73 84,62 88,89 62,50 OCMW 84,54 90,53 85,30 82,19 Het percentage van verzuimers voor gans het OCMW is 82,19% en is voor het tweede jaar op rij een daling. Dit wil zeggen dat 82% van ons personeel zich minstens 1x per jaar ziek meldt, voor de gezinszorg zijn dat zelfs álle verzorgenden. De poetsdienst en de onderhoudsdienst scoren onder het gemiddelde, de poetsdienst is wel gestegen t.o.v. 2012, de andere diensten (uitgezonderd de gezinszorg) kennen een daling. Mei 2014 Pagina 12 van 40

13 A.2.2. Idewe In 2013 werden 64 preventieve medische onderzoeken verricht. De bedrijfsarts heeft een bedrijfsbezoek gebracht op 30/09/13. Hij maakt tevens deel uit van het comité P.B.W. (preventie en bescherming op het werk) (zie later). A.2.3. Arbeidsongevallen Het aantal arbeidsongevallen in: # AO # dagen verlet In 2013 telden we 2 arbeidsongevallen waarbij er 46 werkelijk verloren kalenderdagen genoteerd werden. Er waren dus meer arbeidsongevallen, maar minder kalenderdagen verlet. A.2.4. Controlearts In 2013 hebben we 1 keer een controlearts gestuurd. De afwezigheid was gewettigd. A.2.5. Vorming In 2013 heeft de vorming 6.712,05 gekost voor 1.062u (in 2012 was dit 8.416,86 voor 1.286u). # uren vorming # cursisten # uren/cursist kost kost/cursist ADM 725, , ,05 265,76 IBO* 123, ,00 38,47 PD ,5 0,00 0,00 GZ ,00 92,33 OD ,00 0,00 TOTAAL , ,05 111,87 De kosten voor vorming zijn het hoogste voor het administratief personeel, dit is ook logisch aangezien deze functies regelmatig opleidingen dienen te volgen omtrent wetgeving, softwarepakketten, die noodzakelijk zijn voor de uitoefening van de job. In 2013 hebben de maatschappelijk werkers en de boekhouder voornamelijk opleiding gevolgd rond het nieuwe softwarepakket naar aanleiding van de invoering van de BBC. * In de tabel is de opleiding orthopedagogie van een doelgroepmedewerker niet opgenomen omdat dit een vertekend beeld zou geven van de opleidingsinspanning van de Kinderopvang. Het gaat om 700u vorming en een kostprijs van 473,50 euro. De poetsdienst heeft enkel opleidingen gevolgd die we intern hebben georganiseerd: rugbesparend werken, een infosessie pensioenen en het OCMW aan de PC. De vorming van de gezinszorg wordt regionaal via WZK georganiseerd. Elke verzorgende heeft 3 vormingsdagen genoten in De 2 technisch medewerkers en de schoonmaaksters van de onderhoudsdienst hebben geen vorming gevolgd in Mei 2014 Pagina 13 van 40

14 A.2.6. Teamdag Op 07/06/13 vond voor de tweede keer de gezamenlijke teamdag voor gemeente- en OCMW-personeel plaats. Onze medewerkers hadden de keuze uit verschillende sportieve en creatieve workshops en s avonds werd deze dag afgesloten met een barbecue. We mochten die dag 101 deelnemers verwelkomen (gemeente en OCMW) waardoor de kostprijs op 30,28 euro per deelnemer uitkomt Kostprijs 1.341, ,04 Geen 1.406, ,21* *aandeel OCMW (totale kostprijs was 3.058,41 euro) teamdag A.2.7. Vakbondsoverleg In elke gemeente dient een vakbondsoverleg aanwezig te zijn. Deze bestaat uit een Onderhandelingscomité en een Bijzonder Overlegcomité ofte Comité voor Preventie en Bescherming op het werk (CPBW). A Het onderhandelingscomité Over elke wijziging betreffende de arbeidsvoorwaarden dient in dit comité overleg gepleegd te worden. In 2013 heeft het OC 4 keer vergaderd. Behandelde agendapunten voor het OCMW: - aanpassingen aan de rechtspositieregeling (o.a. invoegen terbeschikkingstelling) - besteding VIA4-middelen - bespreking invulling functie OCMW-secretaris door gemeentesecretaris A Het Comité voor Preventie en Bescherming op het werk Dit comité heeft als opdracht adviezen uit te brengen en voorstellen te formuleren omtrent het beleid inzake het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk, omtrent het globaal preventieplan en het jaarlijks actieplan opgesteld door de werkgever, de wijzigingen, de uitvoering en de resultaten ervan. In 2013 heeft het CPBW 3 keer vergaderd. Behandelde agendapunten voor het OCMW: - opvolging jaaractieplan en globaal preventieplan - periodieke verslagen van de activiteiten van de interne dienst PBW A.2.8. Diensthoofdenoverleg Op regelmatige basis (+/- om de 2 maanden) is er een overleg tussen de 3 diensthoofden met de personeelsverantwoordelijke als moderator. Het doel van dit overleg is dat diensthoofden elkaar inspireren en ervaringen uitwisselen, voornamelijk rond personeelskwesties. In 2013 zijn er 4 vergaderingen geweest. Enkele behandelde agendapunten: - agressiebeleid - feestdagen en dienstvrijstellingen verhuis loket Sociale Dienst - ongewenste intimiteiten op het werk - infosessie pensioenen - reïntegratietraject van langdurig afwezige medewerkers Mei 2014 Pagina 14 van 40

15 B. Externe communicatie B.1 Website In januari 2012 werd de nieuwe gemeentelijke website gelanceerd. Sindsdien zijn we begonnen met het registreren van diverse statistieken over de bezoekers van onze website. Wat # bezoeken # Unieke bezoekers # Paginaweergaven Gemiddeld # pagina's / bezoek 3,04 3,02 # gebruikers e-loket De volgende pagina's (van het OCMW) werden in 2013 het meeste bezocht: Pagina # weergaven /KidsCo /KidsCo/buitenschoolseKinderopvang/deKinderclub 864 /ZorgGezondheid/dienstencentrumHuisDriane 841 /SocialeDienst 777 /KidsCo/buitenschoolseKinderopvang 756 /ZorgGezondheid/gezondheid/wachtdiensten 698 /Organisatie/ocmwsecretaris 685 /KidsCo/infoOverKinderopvang 564 /ZorgGezondheid 479 /ZorgGezondheid/serviceflats 403 /KidsCo/infoKinderopvang/minicrèche 385 /Bestuur/ocmwraad 371 /SocialeDienst/tewerkstelling 329 /KidsCo/opvoedingsondersteuning 311 /SocialeDienst/budgethulpverlening 308 /SocialeDienst/socialeAdministratie 287 /KidsCo/beleidEnInspraak 280 /ZorgGezondheid/thuiszorg 268 /SocialeDienst/financieleSteun 254 /ZorgGezondheid/gezondheid 235 B.2 Sociale media Het LDC heeft al sinds enkele jaren een facebookpagina met over de 600 vind-ik-leuks. Vanaf oktober 2013 lanceerden we ook een facebookpagina van Loket Kids & co. Deze vorm van sociale media wordt ingezet om ouders sneller op de hoogte te kunnen brengen van veranderingen en belangrijke mededelingen. Ook krijgt de burger via foto s een impressie van de werking van de kinderopvang. De inzet van sociale media als communicatiemiddel zal de komende jaren een belangrijk aandachtspunt zijn voor de werkgroep communicatie. Mei 2014 Pagina 15 van 40

16 C. Interne communicatie C.1 Het personeelsblad voor de OCMW-medewerker De is gestart in september 2011 en verschijnt 10x per jaar (niet in juli en augustus). Deze maandelijkse nieuwsbrief voor het OCMW-personeel bevat: - beslissingen van Raad, Bijzonder Comité, MAT - verwijzingen naar informatie op Loketnet - mededelingen die iemand wil doen naar het personeel toe - nieuwtjes betreffende personeelsleden, werking, beleid, - vooruitblik naar gebeurtenissen, evenementen in de nabije toekomst - Het doel van dit personeelsblad bestaat erin om de ganse personeelsequipe op de hoogte te houden van het reilen en zeilen binnen het OCMW (en bij uitbreiding ook binnen de gemeente). We bekomen hierdoor een vlottere interne communicatie, iedereen krijgt dezelfde informatie op hetzelfde tijdstip. De reacties zijn tot op heden unaniem positief. C.2 Loketnet In 2013 werd ons intranet "loketnet" gelanceerd. Dit is een interne website voor het personeel van gemeente en OCMW waarop ze allerlei informatie kunnen terugvinden over het bestuur, dienstnota's, formulieren, reglementen, rechtspositieregeling, data vergaderorganen, Er komt ook luchtigere informatie op het loketnet, zoals: foto's van activiteiten, aankondigingen van geboorten/huwelijken, voorstelling nieuwe collega's, verjaardagen,... De ervaring leert ons dat niet iedereen de weg vindt naar ons Loketnet. Daarom willen we hier extra actie rond ondernemen in 2014 zodat dit communicatieplatform ten volle kan renderen. C.3 Interne Overlegmomenten Onderstaande tabel geeft een overzicht van de verschillende interne overlegmomenten: Aantal OM s Aantal MAT s Werkgroep onthaalbedienden Herenthuis / Het Overlegmoment (OM) is een infomoment op dinsdagmorgen. Het is bedoeld om binnen het OCMW het reilen en zeilen van de verschillende diensten aan de andere diensten bekend te maken. Vanaf het in dienst treden van de administratief coördinator (AC), bereidt de AC de agenda voor en leidt ze deze vergaderingen. Het managementteam (MAT) is het adviserend orgaan naar het bestuur toe. De diensthoofden, de personeelsverantwoordelijke, de administratief coördinator en de financieel beheerder zetelen in het MAT. De secretaris is de voorzitter van het MAT. De OCMW-voorzitter zetelt in het MAT met adviserende stem. Het MAT behandelt alle belangrijke beleidsthema s binnen het OCMW (budgetten, tevredenheidsonderzoeken, visieteksten, globale personeelszaken, ). Mei 2014 Pagina 16 van 40

17 De werkgroep onthaalbedienden wordt sinds het najaar van 2012 bijeengebracht door de communicatieambtenaar van de gemeente. De doelstelling van dit overleg is om optimale afstemming te bekomen tussen de 6 loketten van het Herenthuis. C.4 Documentatie De OCMW-bib omvatte in het volgende: Aantal Kostprijs Nieuwe handboeken ,24 494,63 407,91 373,27 Abonnementen kranten ,00 546,00 558,00 570,00 Naslagwerken , , , ,09 Abonnementen tijdschriften , , , ,51 Andere , ,56 847,26 747,86 TOTAAL , , , ,73 Sinds 2009 worden jaarlijks de naslagwerken en tijdschriften waarop het OCMW geabonneerd is onder de loep genomen: welke worden nog gebruikt, welke zijn nuttig, welke kunnen opgezegd worden, van welke kan het aantal abonnementen gereduceerd worden,? Zo realiseren we voor het vierde jaar op rij een daling in de kosten voor documentatie. D. Patrimonium D.1 Technische Dienst Onze technische dienst heeft ook in 2013 zijn handen weer goed vol gehad met de drukke dagelijkse werking, het onderhoud van het ganse patrimonium en enkele projecten, waaronder voornamelijk de verhuis van de zetel en de creatie van de noodwoning Koestraat 47b. Vanaf mei kreeg de technische dienst versterking van een voltijdse art. 60 in dienst van OCMW Herentals. Een extra paar handen, maar ook een extra belasting door de intensieve begeleiding die deze medewerker met zich meebrengt. D.2 Landbouwgronden Het OCMW heeft 39 landbouwgronden in eigendom, goed voor een totale oppervlakte van 25ha 78a 77ca. In 2013 is er niets gewijzigd aan deze inventaris. Voor de 4 landbouwgronden die in 2012 vrij van pacht gekomen zijn door het overlijden van de pachter, is in 2013 beslist om deze kosteloos te laten bewinnen totdat een andere bestemming wenselijk is. Ook voor de bouwgrond die we in 2012 ten gevolge van een ruil voor een stuk bos in eigendom kregen, is in 2013 een contract voor kosteloze bewinning afgesloten. Mei 2014 Pagina 17 van 40

18 D.3 Woningen D.3.1 Inventaris Doornboompad 5a: In 2013 heeft Fedasil 10 plaatsen binnen het LOI opgezegd en hebben we bijgevolg de huur van o.a. deze woning stopgezet. De huur eindigt op 28 februari Itegemse Steenweg 67: we hebben de huur van deze LOI-woning per 1 januari 2013 opgezegd, eindigend op 31 maart De bewoners zijn verhuisd naar Schoetersstraat 30 dat nu erkend is als LOI-woning. Kloosterstraat 5a: door de hevige storm in november 2013 is er in deze woning een CO²-melding geweest. De gaskachel zou bijgevolg moeten vervangen worden, maar zolang nog niets beslist is over de toekomst van het gebouw, doen we geen kosten. De bewoner is verhuisd naar Molenstraat 17 dat nu erkend is als LOI-woning. Koestraat 47b: we hebben deze noodwoning gecreëerd met subsidiemiddelen van de Nationale Loterij. Vanaf 1 februari 2014 komt deze woning ter beschikking. Nijlense Steenweg 53: begin september 2013 is de bewoner verhuisd naar Doornboompad 5a, zodat kan gestart worden met de renovatiewerken gefinancierd met subsidiemiddelen. Na de renovatie wordt deze woning een noodwoning. Nijlense Steenweg 137: In 2013 heeft Fedasil 10 plaatsen binnen het LOI opgezegd en hebben we bijgevolg de huur van o.a. deze woning stopgezet. De huur eindigt op 28 februari Dit brengt het woningenbestand van het OCMW op 31/12/2013 op het volgende: Adres Aard Eigendom / huren Opmerking Astridlaan 7 Woning Huren LOI Bergense Steenweg 36* Woning Huren SW Doornboompad 5 Woning Huren LOI Doornboompad 5a Woning Huren NW Opgezegd - einde 28/02/14 Itegemse Steenweg 67 Woning Huren LOI Opgezegd - einde 31/03/13 Kloosterstraat 3 Appartement Eigendom / Leegstand wegens renovatie Kloosterstraat 3a Appartement Eigendom / Leegstand wegens renovatie Kloosterstraat 5 Appartement Eigendom LOI Kloosterstraat 5a Appartement Eigendom / Leegstand wegens renovatie Koestraat 45 Woning Eigendom DSW Koestraat 45a Woning Eigendom SW Koestraat 47 Woning Eigendom DSW Koestraat 47a Studio Eigendom DSW Koestraat 47b Studio Eigendom NW Nieuw gecreëerd in 2013 Koestraat 49 Woning Eigendom DSW Molenstraat 15 Studio Huren DSW Molenstraat 17 Studio Huren LOI Molenstraat 17a Studio Huren NW Molenstraat 32a Appartement Huren LOI Nijlense Steenweg 53 Woning Eigendom NW Leegstand wegens renovatie Nijlense Steenweg 137 Woning Huren LOI Opgezegd - einde 28/02/14 Schoetersstraat 30 Woning Huren LOI * huurcontract op naam van OCMW, maar alles wordt volledig afgehandeld door huurder Mei 2014 Pagina 18 van 40

19 D.3.2 Kosten versus opbrengsten Per groep van woningen wordt hieronder een overzicht gegeven van de meest relevante kosten en opbrengsten. (Details per afzonderlijke woning zijn verkrijgbaar op het OCMW). Dit zijn: De betaalde en ontvangen huur De kosten voor nutsvoorzieningen (gas, water, elektriciteit) Andere kosten (Telenet, brandverzekering, onroerende voorheffing) Volgende zaken werden niet opgenomen in het overzicht: Diftar Kosten voor onderhouds- en herstellingswerken (materiaal, personeelskost, ) Vervanging en aankoop nieuw meubilair, gebruiksgoederen (donsdekens, servies, elektrotoestellen, ) Aandachtspunten: Woningen die gebruikt worden als LOI-woning hebben als opbrengsten de LOImiddelen, die uitgekeerd worden per beschikbare plaats. Deze middelen worden echter niet alleen gebruikt voor de kosten van de woning, maar ook bv. voor de steunverlening aan de LOI-bewoners en om de personeelskost van de LOIverantwoordelijke te betalen. De middelen zijn (tot hiertoe) voldoende om alle kosten van de woning te dekken. Bij de huurinkomsten gaan we uit van de vorderingen. Welke inkomsten er werkelijk zijn binnen gekomen wordt hierbij niet vermeld. D LOI-woningen De kosten voor de LOI-woningen zijn gestegen. Dit komt voornamelijk door: Meer leegstand maar de huur voor deze maanden moet wel betaald worden Huren worden geïndexeerd 2 LOI-gezinnen die van een woning die eigendom is van het OCMW verhuisd zijn naar een gehuurde woning, zodat deze huur er extra bijkomt voor het LOI In 2013 heeft Fedasil 10 plaatsen binnen het LOI opgezegd en hebben we bijgevolg de huuropzeg van 2 woningen betekend. Dit zal ongetwijfeld een invloed hebben voor de LOI-kosten in KOSTEN Woning # mndn Huur Nutsvz Andere Totaal LOI leeg Astridlaan , ,27 454, ,57 Doornboompad ,00 306,71 8,08 609,79 Doornboompad 5a , ,99 223, ,19 Itegemse Stwg ,47 280,21 48, ,61 Kloosterstraat , ,16 410, ,90 Kloosterstraat 5a 10 0, ,46 137, ,99 Molenstraat ,12 500,93 36, ,25 Molenstraat 32a , ,25 278, ,53 Nijlense Stwg , ,45 327, ,57 Nijlense Stwg , ,76 261, ,68 Schoetersstraat , ,69 300, , , , , ,94 Mei 2014 Pagina 19 van 40

20 KOSTEN Woning # mndn Huur Nutsvz Andere Totaal LOI leeg Astridlaan , ,04 224, ,52 Doornboompad 5a , ,52 221, ,37 Itegemse Stwg , ,07 246, ,36 Kloosterstraat , ,19 394, ,73 Kloosterstraat 5a 12 0, ,07 153, ,39 Molenstraat 32a , ,40 271, ,88 Nijlense Stwg , ,62 316, ,58 Nijlense Stwg , ,49 259, , , , , , KOSTEN Woning # mndn Huur Nutsvz Andere Totaal LOI leeg Astridlaan , ,78 154, ,86 Doornboompad 5a , ,19 258, ,07 Itegemse Stwg , ,59 322, ,39 Kloosterstraat ,00 670,19 378, ,46 Kloosterstraat 5a 12 0,00-304,35 148,52-155,83 Molenstraat 32a , ,99 295, ,17 Nijlense Stwg , ,64 303, ,16 Nijlense Stwg , ,26 247, , , , , ,96 D Woningen eigendom van het OCMW De winst die we maken met de woningen die eigendom zijn van het OCMW is licht gestegen. Dit komt voornamelijk door de huurindexering KOSTEN VERSUS OPBRENGSTEN Woning # mndn Nutsvz Andere Totale Opbrengsten TOTALE leeg kosten huur WINST Kloosterstr ,01 137,02 167,03 0,00-167,03 Kloosterstr. 3a 12 33,17 153,01 186,18 0,00-186,18 Kloosterstr. 5a 2 0,00 27,51 27,51 0,00-27,51 Koestraat 45 DSW ,27 391,40 514, , ,33 Koestraat 45a SW 12 0,00 182,40 182, , ,56 Koestraat 47 DSW 12 0,00 182,40 182, , ,00 Koestraat 47a DSW 12 0,00 122,52 122, , ,85 Koestraat 49 SW 9 3 0,00 122,52 122, , , , , , , ,69 Mei 2014 Pagina 20 van 40

21 2012 KOSTEN VERSUS OPBRENGSTEN Woning # mndn leeg Nutsvz Andere Totale kosten Opbrengsten huur TOTALE WINST Kloosterstr ,18 127,29 157,47 0,00-157,47 Kloosterstr. 3a SW ,76 142,50 167,26 189,29 22,03 Koestraat 45 DSW ,26 367,11 505, , ,23 Koestraat 45a SW 12 0,00 169,75 169, , ,15 Koestraat 47 DSW 12 0,00 169,75 169, , ,05 Koestraat 47a DSW 12 0,00 114,07 114, , ,59 Koestraat 49 SW 12 0,00 114,07 114, , , , , , , , KOSTEN VERSUS OPBRENGSTEN Woning # mndn leeg Nutsvz Andere Totale kosten Opbrengsten huur TOTALE WINST Kloosterstr ,75 123,31 152,06 0,00-152,06 Kloosterstr. 3a SW 12 0,00 139,00 139, , ,48 Koestraat 45 DSW 12 0,00 352,72 352, , ,68 Koestraat 45a SW 12 0,00 164,49 164, , ,43 Koestraat 47 DSW 12 0,00 164,49 164, , ,05 Koestraat 47a DSW 12 0,00 110,72 110, , ,40 Koestraat 49 SW 12 0,00 110,72 110, , , , , , , ,14 D Gehuurde woningen De gehuurde woningen kosten het OCMW in 2013 iets meer dan in Dit komt voornamelijk door de noodwoningen Molenstraat 17 en 17a die in 2013 veel meer leegstonden dan in We moeten de huur blijven doorbetalen, maar daartegenover komt er geen huur binnen. Dit zal gedeeltelijk verbeteren in 2014 doordat we een noodwoning gecreëerd hebben die eigendom is van het OCMW (Koestraat 47b) en die in 2014 in gebruik wordt genomen. We mogen wel niet vergeten dat het niet de bedoeling mag zijn om van noodwoningen een winstgevende zaak te maken. Het doel is om een aanbod van noodwoningen te hebben wanneer het nodig is KOSTEN VERSUS OPBRENGSTEN Woning # mndn leeg Huur Nutsvz Andere Totale kosten Opbrengsten huur TOTALE WINST Doornbpad 5 NW , ,27 256, , , ,58 Molenstr. 15 DSW ,12 0,00 32, , , ,61 Molenstr. 17 NW , ,25 180, , , ,79 Molenstr. 17a NW ,99 670,56 29, ,83 467, ,33 Schoet. 30 DSW 2 900,00 0,00 13,55 913,55 0,00-913, , ,08 511, , , ,64 Mei 2014 Pagina 21 van 40

22 2012 KOSTEN VERSUS OPBRENGSTEN Woning # mndn leeg Huur Nutsvz Andere Totale kosten Opbrengsten huur TOTALE WINST Astridlaan 7 NW ,58 625,41 44, ,91 971, ,88 Doornbpad 5 NW , ,20 95, , , ,80 Iteg. Stwg 67 NW 1 562,94 330,37 22,45 915,76 929,03 13,27 Molenstr. 15 DSW ,90 0,00 32, , , ,01 Molenstr. 17 NW ,77 901,52 217, , ,17 491,54 Molenstr. 17a NW , ,05 29, , ,40 479,37 Schoet. 30 DSW , ,71 78, , , ,69 NW , ,26 520, , , , KOSTEN VERSUS OPBRENGSTEN Woning # mndn leeg Huur Nutsvz Andere Totale kosten Opbrengsten huur TOTALE WINST Astridlaan 7 NW ,00 371,93 51, ,29 726, ,68 Doornbpad 5 DSW ,26 114,95 90, , , ,38 NW 2 Molenstr. 15 DSW ,88 0,00 31, , , ,28 Molenstr. 17 NW , ,47 207, , ,74-101,55 Molenstr. 17a NW ,12 917,74 29, , ,22 773,26 Schoet. 30 DSW ,00 0,00 76, , ,32 386, , ,09 487, , ,21-70,67 E. Automatisatie E.1 Inventaris OCMW Eind 2013 bestond het computerpark van het OCMW uit het volgende materiaal: Wat Aantal Computers Laptops 22 waarvan 5 vr OCR 25 (5 vr OCR) 25 (5 vr OCR) 25 (5 vr OCR) Vaste PC s 11 waarvan 1 vr OCR 8 (1 vr OCR) 8 (1 vr OCR) 8 (1 vr OCR) Printers Vervangingen / bijkomend materiaal in 2013: In 2013 werden de volgende vervangingen gedaan: 3 oude laptops werden vervangen door nieuwe laptops 1 oude PC werd vervangen door een nieuwe vaste PC Mei 2014 Pagina 22 van 40

23 E.2 Helpdesk In 2013 zijn er merkbaar minder helpdeskoproepen geregistreerd van de dienst ICT in vergelijking met Er zijn nog steeds veel mensen die hun problemen niet melden via de helpdesk, maar gewoon telefonisch of per waardoor deze niet altijd worden geregistreerd. Bestuur Aantal oproepen 2011 (januari - juni) OCMW Gemeentebestuur Gemeenteschool Totaal Mei 2014 Pagina 23 van 40

24 Deel 2. REALISATIES 2.1 Prioritaire doelstelling 1 We streven naar een transparante interne werking via maatregelen binnen het personeelsbeleid maar ook binnen de gehele administratie zodat we vanaf 2011 een beter overzicht kunnen houden over de hele organisatie en de organisatieprocessen ook beter kunnen opvolgen. Actieplan 1.1: Tegen het begin van de nieuwe legislatuur willen we de samenwerking tussen OCMW- en gemeentebestuur optimaliseren door verder gaande samenwerking op het vlak van ondersteunende diensten. Concrete acties Timing Budget 1. Uitbouw Sociale Dienst Personeel Jaarlijks Regulier 2. Beroep doen op elkaars expertise door gemeente- en OCMWdiensten. 3. Het uitbouwen van een volwaardige Technische Dienst voor het onderhoud van het OCMW-patrimonium, eventueel samen met de gemeente. Jaarlijks Regulier Resultaten actie 1+2: Is reeds gerealiseerd in Resultaten actie 3: De technische diensten van gemeente en OCMW werken de laatste jaren nauwer samen: ze doen beroep op elkaars expertise (bv. gediplomeerde elektricien van OCMW voert ook voor de gemeente elektriciteitswerken uit, logistiek medewerker van gemeente doet voor OCMW schilderwerken, ), waar mogelijk maken ze gezamenlijk gebruik van het beschikbare materiaal,. Recent zijn er eerste verkennende gesprekken geweest over het samenvoegen van de twee technische diensten tot één gezamenlijke dienst die zowel voor OCMW als gemeente zal werken. De realisatie hiervan is voorzien in Actieplan 1.2: Via het opzetten van een kwaliteitsmanagementsysteem willen we binnen een termijn van 10 jaar de verschillende stromen binnen het OCMW in kaart brengen, maar ook verder optimaliseren. Concrete acties Timing Budget 1. Implementatie van de nieuwe beleids- en beheerscyclus Stapsgewijze invoering kwaliteitsmanagementsysteem regulier 3. Ontwikkelen van een opvolgsysteem voor jaarplanning, budget en meerjarenplanning regulier Resultaten actie 1 Het gemeentebestuur is reeds vanaf 01/01/13 ingestapt in de BBC, het OCMW stapt in vanaf 01/01/14. De financieel beheerder heeft de nodige voorbereidingen voorzien in de loop van Mei 2014 Pagina 24 van 40

25 Resultaten actie 2 Na een geslaagde zelfevaluatie van het LDC in 2011, is de planning opgemaakt om in een tijdsspanne van twee jaar ( ) opnieuw een zelfevaluatie uit te voeren (verplicht volgens het kwaliteitsdecreet van 17 oktober 2003). De opzet hiervan is om deze planning tweejaarlijks te herhalen. Ook voor de GAW is een soortgelijke planning opgemaakt ( ). In de toekomst is het wenselijk om dit voor elke dienst te doen. Resultaten actie 3 Einde 2013 is de meerjarenplanning voor de komende 6 jaar opgemaakt. Met de instap in de BBC en de nieuwe bijhorende software, zal deze meerjarenplanning ingebed worden in de reguliere werking en zullen budgetten en jaarplanningen nauwgezetter kunnen opgevolgd worden. Actieplan 1.3: We willen tegen einde 2012 via een duidelijk en onderbouwd archiefbeheer een transparante documentbehandeling en overzicht krijgen. Concrete acties Timing Budget 1. Start nieuwe boomstructuur van elektronische documenten Regulier 2. Procedure rond het archiveren van officiële documenten 2012 Regulier 3. Op punt stellen papieren archief Regulier 4. Programma postregistratie en dossieropvolging 2012 Resultaten actie 1 De nieuwe boomstructuur is volledig afgerond, en de mappen met de meest gevoelige informatie werden ondertussen ook beveiligd. Naar de toekomst toe zullen ook de overige mappen nog beveiligd worden, en zal er regelmatig een controle gebeuren zodat de boom niet te veel vervuild geraakt. Resultaten actie 2 Nog niet gerealiseerd. Resultaten actie 3 Bij de verhuis van de zetel naar een nieuwe locatie in juni 2013, is het papieren archief gedeeltelijk uitgezuiverd. Er zijn echter nog geen procedures of regels opgesteld om te archiveren. Dit wordt een werkpunt in de komende jaren. Resultaten actie 4 Het programma voor postregistratie is sinds 1/1/2013 in gebruik. We merken echter dat nog niet iedereen het pakket gebruikt om ook z n uitgaande post mee te registreren. Hier zal naar de toekomst toe aandacht aan moeten besteed worden. Mei 2014 Pagina 25 van 40

26 2.2 Prioritaire doelstelling 2 We streven tegen 2013 naar een nog meer optimale organisatiestructuur en een zo hoog mogelijke arbeidstevredenheid. Een goede afstemming tussen de capaciteiten van de werknemer en de eisen van de job door verder te investeren in competentieprofielen en evaluaties. Actieplan 2.1: Verderzetting van het competentiemanagement met bijzondere aandacht voor het selectiebeleid en de functionerings- en evaluatiegesprekken. Concrete acties Timing Budget 1. Jaarlijks opmaken van minstens 3 competentie-profielen Jaarlijks Regulier 2. Evaluatieformulieren ontwikkelen volgens de GROEIfilosofie 3. Elke medewerker wordt 2-jaarlijks geëvalueerd op de verjaardag van zijn aanstelling Volgens opmaak profielen 2-jaarlijks Regulier Regulier 4. Externe evaluatie secretaris Voorjaar voorjaar Bij aanwervingprocedures administratief personeel steeds testen op informaticakennis Regulier Resultaten actie 1 + 2: In 2013 werd geen enkel competentieprofiel opgemaakt. Resultaten actie 3: Reguliere werking. Resultaten actie 4: Eind 2013 heeft de OCMW-secretaris haar ontslag ingediend. Resultaat actie 5: Geen administratieve aanwervingen geweest in Actieplan 2.2: We willen tegen 2013 een vormingsbeleid uitwerken dat afgestemd is op de behoeften en noden van de medewerkers en op de mogelijkheden van de organisatie. Concrete acties Timing Budget 1. Vormingsreglement ontwikkelen 2011 Regulier 2. Aanvraagformulier vorming opmaken 2011 Regulier 3. Persoonlijke ontwikkelingsplannen opstellen en teamontwikkelingsplannen. Vanaf eind 2012 Regulier 4. Uitbouw van budgethouderschap voor vorming. Elk diensthoofd is beheerder van het vormingsbudget voor zijn dienst. Jaarlijks worden budgetten opgesteld voor de vorming per team Regulier 5. Interne kennismeting PC (OCMW) (gemeente) 6. Nodige opleidingen voorzien voor de dienstspecifieke softwarepakketten regulier Mei 2014 Pagina 26 van 40

27 Resultaten acties 1 tot 3 Wordt verschoven naar Resultaten actie 4 Reguliere werking. Resultaten actie 5 Gezien de grote veranderingen die momenteel plaatsvinden (nieuwe software, verhuis OCMW, nieuwe servers,...) zal deze interne kennismeting opgeschoven worden naar een later tijdstip. Resultaten actie 6 Eind 2013 zijn de sociale dienst en de boekhouding overgestapt naar nieuwe softwarepakketten van Schaubroeck in het kader van de BBC. Hierbij zijn de nodige opleidingen voor het personeel voorzien. Actieplan 2.3: We streven vanaf 2011 naar een nog meer divers personeelsbeleid waar we nog meer àlle talent willen mobiliseren door specifieke aandacht te hebben voor een gezinsvriendelijk, niet discriminerend, ondersteunend personeelsbeleid. Concrete acties Timing Budget 1. PC-cursus voor iedereen Vanaf 2011 gefaseerd Regulier 2. Invoeren van non-discriminatiecode Eind 2011 Regulier 3. Aanpassing rechtspositieregeling OCMW 2011 Regulier 4. Aanpassing arbeidsreglement 5. Charter voor een gezinsvriendelijke onderneming ondertekenen 2012 Regulier 6. Vacatures toegankelijk maken voor kansengroepen Regulier 7. Ontwikkelen van een standaard sollicitatieformulier 2013 regulier Resultaten actie 1 In februari-maart hebben 6 poetsvrouwen de opleiding Het OCMW aan de PC gevolgd. Dit waren 4 voormiddagen waarbij de vorming gegeven werd door de personeelsverantwoordelijke aan de hand van de cursus Het ABC van de PC die in eigen beheer voor Huis Driane is ontwikkeld. Resultaten actie 2 Nog niet gerealiseerd. Resultaten actie 3 De wijzigingen aan de rechtspositieregelingen zijn goedgekeurd in zitting van de Raad van 07/01/14. Resultaten actie 4 Arbeidsreglement aangepast op zitting van de raad van 04/12/12. Resultaten actie 5 Nog niet gebeurd. Mei 2014 Pagina 27 van 40

28 Resultaten actie 6 Reguliere werking. Resultaten actie 7 Verschoven naar 2014 wegens niet prioritair. Actieplan 2.4: We streven naar gemotiveerd personeel via maatregelen die de arbeidstevredenheid bevorderen en dragen dit ook uit naar de buitenwereld. Concrete acties Timing Budget 1. We werken het verzuimbeleid verder uit Lopende Regulier 2. We trachten een zorgzaam beleid te voeren Lopende Regulier 3. We maken onze organisatie doorlopend aantrekkelijk als werkgever (employer branding). Lopende Regulier 4. Onthaalbrochure aanpassen Begin 2011 Regulier 5. Extra aandacht voor een goed onthaal bij werknemers uit de kansengroepen Lopende Regulier Resultaten actie 1-5: Reguliere werking. Actieplan 2.5: We trachten vanaf 2012 de teamwerkingen verder te optimaliseren via teamondersteunende activiteiten. Concrete acties Timing Budget 1. Elke medewerker maakt deel uit van een team en een teamoverleg waar inspraak en erkenning van de expertise centrale kernwaarden zijn Lopende Regulier 2. Tweejaarlijks organiseert elk team een bezinningsdag 2-jaarlijks Naargelang grootte team 3. Intervisie voor leidinggevenden (samen met gemeente?) Diensthoofdenoverleg optimaliseren Lopende Regulier 5. Vanuit de personeelsdienst instrumenten aanreiken die de diensthoofden ondersteunen in het leidinggeven 6. Regionale verantwoordelijken bewust maken van het gevoerde personeelsbeleid en hen hierin betrekken Lopende Vanaf 2011 Regulier Regulier Resultaten actie 1 Gerealiseerd via de reguliere werking. Resultaten actie 2 Op 18/01/13 zijn de verantwoordelijken van Loket Kids & co op bezinningsdag geweest om de doelstellingen en taakverdelingen op punt te stellen. Mei 2014 Pagina 28 van 40

29 Resultaten actie 3 In zitting van 03/12/13 heeft de Raad haar goedkeuring gegeven om een loopbaan- en diversiteitsplan uit te werken. Dit plan is ondertussen opgemaakt en goedgekeurd in zitting van het BC van 19/02/14 waarin één van de acties voorziet in de ondersteuning en begeleiding van het managementteam en de diensthoofden in het organiseren en implementeren van het veranderingsproces door vorming. Indien het plan goedgekeurd wordt, mogen we rekenen op een subsidie van maximum euro. Resultaten actie 4 Het diensthoofdenoverleg is in 2013 op regelmatige tijdstippen samengekomen. Resultaten actie 5 Dit is vervat in de reguliere werking. Resultaten actie 6 De diensthoofden en de personeelsverantwoordelijke trachten hier voldoende aandacht aan te besteden. Actieplan 2.6: We willen onze medewerkers de eerstvolgende drie jaren ondersteunen om zo efficiënt en effectief mogelijk te werken door hen moderne ICT-apparatuur aan te bieden en verdere digitalisering van de administratie. Concrete acties Timing Budget 1. Formulieren voor personeelsadministratie digitaliseren Lopende Regulier 2. Onderzoeken of de gebruikte softwarepakketten op de verschillende diensten de beste keuze is, en werken aan een betere integratie van deze softwarepakketten Afhankelijk van softwareleverancier BBC Resultaten actie 1 In 2012 werd het intranet verder ontwikkeld en kreeg dit de naam Loketnet. Via dit platform worden de formulieren beschikbaar gesteld aan het personeel. Dit intranet is van thuis uit ook toegankelijk voor de personen die op het werk geen PC hebben. Resultaten actie 2 Er werd in 2012 een overheidsopdracht uitgeschreven voor al onze softwarepakketten. Hierbij werden alle diensten betrokken en werden de nodige demo's georganiseerd. Schaubroeck heeft deze overheidsopdracht binnengehaald en de eerste nieuwe pakketten zijn reeds geïmplementeerd (postregistratie en dossieropvolging). Per 1 januari 2014 zijn ook de sociale dienst en de boekhouding overgeschakeld naar de software van Schaubroeck. In 2013 werd er ook een nieuw pakket voor kinderopvang aangekocht die het nu ook mogelijk maakt voor de ouders om van thuis uit hun kinderen in te schrijven. Mei 2014 Pagina 29 van 40