PERSONEEL EN ORGANISATIE

Transcriptie

1 2011 JAARVERSLAG PERSONEEL EN ORGANISATIE Nathalie Verbeeck, Vicky Verbeeck, Rob Beirens en Els Thijs Personeelsverantwoordelijke, Administratief coördinator, ICT verantwoordelijke en Beleidsmedewerker Bouwelse Steenweg 14, 2270 Herenthout Tel.:

2 April 2012 Pagina 2 van 53

3 INHOUDSOVERZICHT INHOUDSOVERZICHT... 3 SAMENVATTING... 5 INLEIDING... 6 GEBRUIKTE AFKORTINGEN... 7 Deel 1. CIJFERS EN LETTERS... 8 A. Personeel... 8 A.1 Personeelsbestand... 8 A.1.1. Personeelseffectief... 8 A.1.2. Indeling per niveau... 8 A.1.3. Indeling per leeftijd (situatie op 31/12/11)... 9 A.1.4. Indeling per statuut (situatie op 31/12/11) A.2 Personeelsprestaties A.2.1. Ziekteverzuim A Ziekteverzuimpercentage A Frequentie van het ziekteverzuim A Gemiddelde duur van het ziekteverzuim A Bradfordfactor A Percentage verzuimers A.2.2. Idewe A.2.3. Arbeidsongevallen A.2.4. Controlearts A.2.5. Vorming A.2.6. Teamdag en personeelsfeest A.2.7. Vakbondsoverleg A Het onderhandelingscomité A Het Comité voor Preventie en Bescherming op het werk A.2.8. Diensthoofdenoverleg B. Beleidsmatig werken B.1 Enquête Herenthuis B.2 Subsidies C. Externe communicatie D. Interne communicatie D.1 Interne Overlegmomenten D.2 Naslagwerken E. Patrimonium E.1 Technische Dienst E.2 Landbouwgronden E.3 Woningen E.3.1 Inventaris E.3.2 Kosten versus opbrengsten E Doorstroomwoningen (DSW) E LOI-woningen E Sociale woningen E Noodwoningen E Eigen patrimonium F. Automatisatie Deel 2. REALISATIES Prioritaire doelstelling Prioritaire doelstelling Prioritaire doelstelling Prioritaire doelstelling Prioritaire doelstelling Prioritaire doelstelling April 2012 Pagina 3 van 53

4 Deel 3. FINANCIËLE VERTALING Deel 4. BESLUIT Deel 5. BIJLAGEN April 2012 Pagina 4 van 53

5 SAMENVATTING Dit tweede jaarverslag Personeel & Organisatie spitst zich toe op de realisatie van de ondersteunende diensten was het jaar van: de nieuwe gezamenlijke website van het OCMW Het jaar waarin de gevoerde besparingen nog beter voelbaar waren en nog beter werden opgevolgd door de betrokkenen. Het positieve is dat nog vaker creatievere ideeën worden uitgewerkt die dan aanstekelijk werken voor andere besturen/organisaties. Het begrip subsidiezoeker in de praktijk: heel wat projecten werden aangevraagd, een aantal werden goedgekeurd en tot een goed einde gebracht. Het nieuwe competentieprofiel voor onze begeleid(st)ers: via rondetafelgesprekken met de voltallige begeleidingsgroep hebben we zelf het nieuwe competentieprofiel opgemaakt waardoor een groot draagvlak is gecreëerd. De nieuwe locatie voor Kids & co: na vele denkpistes te hebben bewandeld, werd er uiteindelijk beslist om aan de turnzaal van gemeenteschool Klim-op een nieuw gebouw op te trekken voor de Kinderclub. De aanbouw werd door de gemeente aanbesteed en opgevolgd. Binnen het OCMW was de administratief coördinator het aanspreekpunt en de verantwoordelijke voor de opvolging. De nieuwe rechtspositieregeling(en): ingevolge het Rechtspositiebesluit van 12 november 2010 zijn alle OCMW s verplicht om hun personeel op te delen in 3 categorieën. Deze opsplitsing heeft voornamelijk invloed op het aantal verlof- en feestdagen die verminderd worden. April 2012 Pagina 5 van 53

6 INLEIDING Dit is het tweede gezamenlijke jaarverslag van de dienst Personeel & Organisatie (P&O). Het vertrekt vanuit de doelstellingen opgenomen in de beleidsnota s : - Personeel - OCMW als moderne organisatie - ICT en Veiligheid - Administratie Het jaarverslag bestaat uit volgende hoofdstukken: 1. Personeel 2. Beleidsmatig werken 3. Externe communicatie 4. Interne communicatie 5. Patrimonium en Onderhoud 6. ICT In de verschillende hoofdstukken lees je telkens de cijfers en letters van de reguliere werking en de vooropgestelde doelstellingen uit de beleidsnota s April 2012 Pagina 6 van 53

7 GEBRUIKTE AFKORTINGEN ADM: BBC: BN: CAF: Contr: CPBW: DHO: DSW: Gesco: GZ: IBO: LOI: LSB: MAT: NOK: NW: OC: OCR: OD: OD: OK: PD: P&O: PWA : ROP: ROK: SD: SH: SOKA: SW: VVSG : WW: WOAM: WW-gesco: Administratie Beleids- en beheerscyclus Beleidsnota Common Assessment Framework (een instrument van Integrale Kwaliteitszorg) Contractueel Comité voor Preventie en Bescherming op het Werk Diensthoofdenoverleg Doorstroomwoning Gesubsidieerde contractuele Gezinszorg Initiatief Buitenschoolse Kinderopvang Lokaal Opvang Initiatief Lokaal Sociaal Beleid Managementteam Niet oké Noodwoning Onderhandelingscomité Openbare Computerruimte Onderhoudsdiensten (schoonmaak patrimonium en technische dienst) Operationele Doelstelling Oké Poetsdienst Personeel & Organisatie Plaatselijk WerkgelegenheidsAgentschap Regionale Ondersteuningspunten kwaliteitszorg Regionaal Overleg Kwaliteitscoördinatoren arrondissement Turnhout Strategische Doelstelling Sociaal Huis Sociale Kaart Sociale woning Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten Werkwinkel Werkoverleg Administratief Medewerkers Weerwerk gesco April 2012 Pagina 7 van 53

8 Deel 1. CIJFERS EN LETTERS A. Personeel A.1 Personeelsbestand A.1.1. Personeelseffectief Op 31/12/11 telde het OCMW een personeelseffectief van 48,68 VE, ingevuld door 68 verschillende personeelsleden waarvan slechts 5 mannen: Personeelseffectief in VE 44,85 44,85 46,53 48,68 # personeelsleden in koppen kkoppen # mannen A.1.2. Indeling per niveau Naargelang het diploma dat je bezit en de functie die je uitoefent, word je betaald op een bepaald niveau: Wettelijke graden: universitair diploma secretaris niveau A: universitair diploma geen functies niveau B: hoger onderwijs korte type maatschappelijk werker sociaal werker personeelsverantwoordelijke boekhouder beleidsmedewerker administratief coördinator ICT-verantwoordelijke diensthoofd pedagogisch coördinator dienstencentrumverantwoordelijke niveau C: secundair onderwijs technisch medewerker administratief medewerker begeleidster IBO verzorgende animator niveau D: geen diploma vereist, tenzij begeleidster IBO anders vermeld poetsvrouw schoonmaakster pedicure niveau E: geen diploma vereist art 60 7 April 2012 Pagina 8 van 53

9 Schaalniveau # opdr % # opdr. % # opdr. % A 1 1,27% 1 1,14% 1 1,20% B 17 21,52% 18 20,45% 21 25,00% C 32 40,51% 35 39,77% 31 36,90% D 3 3,80% 31 35,23% 29 34,52% E 26 32,90% 3 3,41% 2 2,38% Totaal % % % Onze personeelsleden bevinden zich hoofdzakelijk op B-, C- en D-niveau. Enkel de secretaris is ingeschaald op A-niveau en de art. 60 ers op het E-niveau. Er zijn geen opvallende verschuivingen t.o.v A.1.3. Indeling per leeftijd (situatie op 31/12/11) -25j 25j-35j 35-45j 45-55j 55-65j TOTAAL ADM IBO PD GZ OD TOTAAL % 13% 18% 26% 33% 10% 100% April 2012 Pagina 9 van 53

10 Meer dan de helft van het personeel van het OCMW situeert zich tussen de leeftijd van 35 en 55 jaar. De administratieve functies worden voornamelijk ingevuld door jongere werknemers tussen 25 en 45 jaar. In het IBO is een duidelijke leeftijdskloof: 9 begeleid(st)ers jonger dan 25 jaar en 7 ouder dan 45 jaar. Geen enkel is tussen de 35 en 45 jaar. In de poetsdienst daarentegen vinden we niemand terug onder de 35 jaar, de poetsvrouwen zijn voornamelijk ouder dan 45 jaar. A.1.4. Indeling per statuut (situatie op 31/12/11) Statutair Contr. ww-gesco Gesco Andere* TOTAAL ADM IBO PD GZ OD TOTAAL % 23% 28% 23% 23% 3% 100% * andere: art 60 7, activa en doelgroepmedewerkers April 2012 Pagina 10 van 53

11 Opvallend is dat slechts 23% van de personeelsopdrachten vastbenoemd is en dat deze functies zich voornamelijk bevinden binnen de administratie. 49% is aangesteld in een tewerkstellingsmaatregel (46% gesco + 3% andere). Deze situeren zich hoofdzakelijk in de poetsdienst en buitenschoolse kinderopvang. De vaste benoemingen binnen de gezinszorg zijn uitdovend. A.2 Personeelsprestaties A.2.1. Ziekteverzuim A Ziekteverzuimpercentage Onder ziekteverzuim verstaan we de onmogelijkheid van de werknemer om zijn werk te verrichten ten gevolge van ziekte of privé-ongeval. Dit ziekteverzuim kan variëren in duur, maar een essentiële voorwaarde om van ziekteverzuim te kunnen spreken is dat het verzuim tijdelijk is. Wij maken een onderscheid tussen ziekteverzuim met loonwaarborg en ziekteverzuim zonder. Dit betekent dat we zowel voor arbeiders als bedienden het ziekteverzuim gaan opsplitsen in het verzuim dat minder dan 1 maand duurt, verzuim met een duur van meer dan een maand maar minder dan één jaar, en het ziekteverzuim dat langer dan één jaar duurt. % loonwaarborg % gn loonwaarborg % > 1 jaar TOTAAL ADM 2,44 1,67 2,97 0,28 0,24 1,42 0,00 0,00 0,00 2,72 1,91 4,39 IBO 4,41 6,67 4,66 6,11 4,45 2,02 0,00 0,00 1,95 10,52 11,12 8,63 PD 1,68 1,67 1,62 7,87 3,87 5,12 5,11 5,26 5,26 14,66 10,80 12,00 GZ 10,80 14,01 8,65 4,84 6,49 17,12 0,00 0,00 0,00 15,64 20,50 25,77 OD 2,56 2,06 4,15 5,07 8,49 4,24 8,33 1,89 6,62 15,96 12,44 15,01 OCMW 3,77 4,46 3,80 4,90 3,76 3,56 1,86 1,15 2,54 10,5 3 9,37 9,90 April 2012 Pagina 11 van 53

12 Het totale ziekteverzuimpercentage voor het OCMW ligt voor 2011 op 9,90%. Dit is praktisch hetzelfde dan vorig jaar en wil zeggen dat het OCMW-personeel bijna 10% van zijn te presteren tijd afwezig is wegens ziekte. De gezinszorg scoort bijna 3x zoveel dan het gemiddelde cijfer, enkel de administratie en de kinderopvang vallen onder het OCMW-gemiddelde. In de eerste kolom hebben we het percentage voor de ziektes die vallen onder het gewaarborgd inkomen. Hier valt op dat dit ziekteverzuim bij de gezinszorg sterk gedaald is. De tweede kolom vertegenwoordigt het ziekteverzuimpercentage voor de ziektes die vallen buiten de periode van gewaarborgd loon, maar minder dan 1 jaar duren. Hier valt op dat het cijfer van de gezinszorg bijna verdrievoudigd is wat wil zeggen dat deze werknemers dikwijls langer dan 1 maand ziek zijn. Dit cijfer is voor de onderhoudsdienst gehalveerd. Het percentage van het ziekteverzuim langer dan 1 jaar vinden we in de derde kolom. Hier zien we dat het cijfer voor de onderhoudsdienst sterk gestegen is door de langdurige afwezigheid van 1 schoonmaakster. A Frequentie van het ziekteverzuim De frequentie van het ziekteverzuim wordt berekend door een telling te maken van het aantal nieuw begonnen ziekteperiodes in een periode van 1 jaar. Deze frequentie kan zowel voor de verzuimers (werknemers die ziek geweest zijn in het jaar) als voor de totale populatie (werknemers die ziek zijn geweest én zij die niet ziek zijn geweest). Frequentie op verzuimers Frequentie op totale populatie ADM 2,24 1,87 3,05 1,90 1,27 2,76 IBO 2,53 2,89 2,61 2,00 2,89 2,35 PD 1,86 2,46 2,20 1,44 1,78 1,83 GZ 3,63 3,11 4,00 3,63 3,11 4,00 OD 3,00 2,86 2,45 2,25 2,00 2,08 OCMW 2,48 2,59 2,86 2,04 2,09 2,52 De frequentie van het ziekteverzuim ligt voor de verzuimers van het OCMW op 2,86. Dit betekent dat een verzuimer gemiddeld bijna 3 keer ziek is geweest in Als we de diensten afzonderlijk bekijken, zien we dat een verzorgende zich het meest ziek meldt (gemiddeld 4 keer) en een poetsvrouw het minst (gemiddeld 2,2 keer). De stijging bij de administratie is opvallend (bijna een verdubbeling). De frequentie van het ziekteverzuim voor de totale populatie van het OCMW ligt op 2,52. Dit wil zeggen dat een werknemer van het OCMW in 2011 gemiddeld 2,52 keer ziek is geweest. In de dienst gezinszorg ligt de frequentie veruit het hoogst, in de poetsdienst het laagst. Als we beide cijfers met elkaar vergelijken valt op dat voor de dienst gezinszorg beide frequenties gelijk zijn. Dit wil zeggen dat van deze dienst élke werknemer ziek is geweest. A Gemiddelde duur van het ziekteverzuim De gemiddelde duur van het ziekteverzuim is naast de frequentie van het ziekteverzuim ook een indicatie van de ernst van het verzuim. Het geeft echter wel enkel een indicatie over het feit of de ziekteperiodes gemiddeld eerder kort of eerder langdurig zijn. Deze gemiddelde ziekteduur bij afwezigheid berekenen we enkel voor de verzuimers en is uitgedrukt in kalenderdagen. April 2012 Pagina 12 van 53

13 Gemiddelde duur ziekteverzuim Gecorrigeerd 2009* Gecorrigeerd 2010* Gecorrigeerd 2011* ADM 3,97 6,25 3,86 3,97 6,25 3,86 IBO 15,71 13,02 16,36 15,71 13,02 8,78 PD 35,46 22,88 16,21 22,28 11,84 16,21 GZ 13,45 25,43 22,83 13,45 25,43 22,83 OD 30,33 25,20 18,11 10,65 7,53 4,77 OCMW 17,38 17,42 13,57 12,95 13,12 9,81 * personeelsleden die heel het jaar ziek zijn geweest worden hier uitgefilterd Indien een personeelslid van het OCMW in 2011 ziek is geweest, was zijn gemiddelde duur van afwezigheid 13,57 dagen. Gecorrigeerd komen we op een gemiddelde duur van 9,81 dagen. Dit is een daling ten opzicht van In de administratie bedraagt de gemiddelde duur slechts 3,86 dagen tegenover in de gezinszorg zelfs 22,83 dagen. De Kinderclub, de poetsdienst en de onderhoudsdienst scoren ook boven het gemiddelde (maar Kinderclub gecorrigeerd slechts 8,78 en onderhoudsdienst 4,77). Dit komt doordat zowel in de Kinderclub als de onderhoudsdienst een medewerker een volledig jaar ziek is geweest. Volgens het gecorrigeerde cijfer scoren de poetsdienst en de gezinszorg boven het gemiddelde. In de poetsdienst is dit voornamelijk te wijten aan de afwezigheid van 1 poetsvrouw van 8 maanden. In vergelijking met 2010 is het cijfer gedaald voor alle diensten behalve de poetsdienst. A Bradfordfactor De Bradfordfactor geeft een indicatie van de mate van verstoring die een bepaalde medewerker teweegbrengt door zijn ziekteverzuim. Hoe frequenter iemand uitvalt, hoe onvoorspelbaarder en lastiger het wordt hiermee om te gaan. Medewerkers met eenzelfde aantal dagen ziekte en eenzelfde ziekteverzuimpercentage kunnen dus toch een verschillende storingsquotatie krijgen. Een gemiddelde Bradfordfactor kan over de ganse populatie berekend worden, of enkel over de ziekteverzuimers. Bradford verzuimers Bradford populatie ADM 93,69 77,11 308,88 78,89 55,52 286,00 IBO 263,13 276,22 339,10 225,54 276,22 317,23 PD 255,29 306,36 182,27 198,56 225,74 151,89 GZ 858, , ,5 858, , ,5 OD 522,00 200,25 159,27 406,00 145,64 134,77 OCMW 313,21 355,40 329,49 263,94 300,44 298,27 Een verzuimer in het OCMW heeft gemiddeld een Bradfordfactor van 329,49. Een werknemer van het OCMW heeft een gemiddelde Bradfordfactor van 298,27. De onderhouds- en de poetsdienst scoren zeer laag, de gezinszorg zeer hoog voor zowel de factor bij de verzuimers als bij de werknemers. Dit wil zeggen dat in de gezinszorg de werkzaamheden erger zullen gestoord worden dan in de onderhouds- of poetsdienst. De administratie is gestegen t.o.v. 2010, dit komt doordat een administratieve kracht langdurig afwezig is geweest wegens ziekte naar aanleiding van een zwangerschap. April 2012 Pagina 13 van 53

14 Als we de Bradfordfactor bekijken over gans het personeelsbestand, merken we dat deze in de gezinszorg hetzelfde zijn. Dit wil zeggen dat in de gezinszorg àlle personeelsleden ziek zijn geweest. De Kinderclub en de gezinszorg scoren boven het OCMW-gemiddelde. A Percentage verzuimers Het percentage verzuimers geeft een indicatie van de mate waarin het verzuim verspreid voorkomt in onze organisatie. Percentage verzuimers ADM 84,21 72,00 92,59 IBO 85,71 100,00 93,55 PD 77,78 73,68 83,33 GZ 100,00 100,00 100,00 OD 77,78 72,73 84,62 OCMW 84,27 84,54 90,53 Het percentage van verzuimers voor gans het OCMW is 90,53%. Dit wil zeggen dat 90% van ons personeel zich minstens 1x per jaar ziek meldt, voor de gezinszorg zijn dat zelfs álle verzorgenden. De poetsdienst en de onderhoudsdienst scoren onder het gemiddelde. T.o.v. vorig jaar is het percentage van verzuimers in het OCMW gestegen. Opvallend is de stijging met 20% in de administratie. Ook de poetsdienst en de onderhoudsdienst zijn met 10% en 12% gestegen. Enkel in de Kinderclub zien we een daling. A.2.2. Idewe In 2011 werden 58 preventieve medische onderzoeken verricht. De bedrijfsarts heeft een bedrijfsbezoek gebracht op 17/11/11. Hij maakt tevens deel uit van het comité P.B.W. (preventie en bescherming op het werk) (zie later). A.2.3. Arbeidsongevallen Het aantal arbeidsongevallen in: # AO # dagen verlet In 2011 telden we 3 arbeidsongevallen waarbij er 16 werkelijk verloren kalenderdagen genoteerd werden. Het aantal arbeidsongevallen is gehalveerd t.o.v en het aantal dagen verlet zijn ook zeer sterk gedaald. A.2.4. Controlearts In 2011 hebben we éénmaal een controlearts gestuurd. De afwezigheid was gewettigd. April 2012 Pagina 14 van 53

15 A.2.5. Vorming In 2011 heeft de vorming ,38 gekost voor 1.009,5u (in 2010 was dit ,59 voor 1.067,25u). # uren vorming # cursisten # uren/cursist kost kost/cursist ADM , ,18 207,92 IBO , ,00 511,22 PD ,3 508,60 31,79 GZ ,0 178,60 29,77 OD 42,5 4 10,6 363,00 90,75 TOTAAL 1.009, , ,38 179,39 De vormingskost voor de onderhoudsdienst ( 363,00) is enkel de kost van de (verplichte) opleiding elektriciteit voor 1 technisch medewerker. De andere onderhoudsmensen hebben enkel gratis vorming gevolgd. De vormingskosten voor de begeleiding van de buitenschoolse opvang heeft 4.601,00 gekost. Dit is voornamelijk te wijten aan de kosten van het rijbewijs van de doelgroepmedewerker ( 1.947) en de supervisie van de groepsverantwoordelijken ( 1.300). Slechts 9 begeleid(st)ers van de 16 hebben vorming genoten. De poetsdienst heeft enkel de opleiding EHBO en reanimatie gevolgd, de gezinszorg enkel regionale vorming via WZK. A.2.6. Teamdag en personeelsfeest In 2011 is er geen teamdag of personeelsfeest geweest wegens besparingen. A.2.7. Vakbondsoverleg In elke gemeente dient een vakbondsoverleg aanwezig te zijn. Deze bestaat uit een Onderhandelingscomité en een Bijzonder Overlegcomité ofte Comité voor Preventie en Bescherming op het werk (CPBW). A Het onderhandelingscomité Over elke wijziging betreffende de arbeidsvoorwaarden dient in dit comité overleg gepleegd te worden. In 2011 heeft het OC 4 keer vergaderd. Behandelde agendapunten voor het OCMW: - aanvraag 1 VE poetsvrouw thuiszorg via sociale maribel - goedkeuring indeling personeel RPR - voorstel RPR - goedkeuring arbeidsreglement A Het Comité voor Preventie en Bescherming op het werk Dit comité heeft als opdracht adviezen uit te brengen en voorstellen te formuleren omtrent het beleid inzake het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk, omtrent het globaal preventieplan en het jaarlijks actieplan opgesteld door de werkgever, de wijzigingen, de uitvoering en de resultaten ervan. In 2011 heeft het CPBW 3 keer vergaderd. Behandelde agendapunten voor het OCMW: - periodiek verslag van de activiteiten van de interne dienst PBW - jaaractieplan stand van zaken - jaarverslag IDEWE April 2012 Pagina 15 van 53

16 A.2.8. Diensthoofdenoverleg Op regelmatige basis (+/- om de 2 maanden) is er een overleg tussen de 3 diensthoofden met de personeelsverantwoordelijke als moderator. Het doel van dit overleg is dat diensthoofden elkaar inspireren en ervaringen uitwisselen, voornamelijk rond personeelskwesties. In 2011 zijn er 7 vergaderingen geweest. Enkele behandelde agendapunten: - principebeslissing vervangen van afwezige werknemers - reïntegratietraject: individuele dossiers - bespreking resultaten werknemerstevredenheidsenquête - samenwerking tussen verschillende diensten - het OCMW aan de PC - functioneren van enkele personeelsleden - langdurige interne vervangingen - sluitingsdagen B. Beleidsmatig werken B.1 Enquête Herenthuis Eind 2010 werd een enquête afgenomen over het Herenthuis bij het administratief personeel en de mandatarissen van gemeente en OCMW. De resultaten waren te lezen in het jaarverslag De vraag naar samenwerking lag beduidend hoger bij het OCMW, vanuit de gemeente was er de vraag om de samenwerking niet te forceren. Na de bespreking van de enquête kreeg de beleidsmedewerker de opdracht om een discussienota op te maken voor de verdere uitbouw van het Herenthuis, een nota die omschrijft wat die samenwerking tussen gemeente en OCMW kan inhouden. In 2011 zijn er heel wat nota s over de samenwerking tussen gemeente en OCMW verschenen. De besprekingen tussen gemeente en OCMW hieromtrent verliepen moeizaam. In het najaar van 2011 keurde de Raad de tekst Toekomstmodel Herenthuis goed. Deze tekst vertaalt de visie vanuit het OCMW over de samenwerking tussen gemeente en OCMW. Het is eveneens de leidraad voor het OCMW voor de verdere samenwerkingsbesprekingen met de gemeente. April 2012 Pagina 16 van 53

17 B.2 Subsidies Aantal aanvragen ingediend en goedgekeurd: Aanvraag in 2011 KBS: dementievriendelijke gemeente. Aanvraag 2010 KBS (Mecenaatsfonds ING): naschoolse begeleiding: Talentsprokkels en inspiratiebundels *KBS: (Fevia Fonds): Iedereen warm voor suikerarm *KBS (Armoedefonds): Buddyproject Provincie Antwerpen: wervingscampagne vrijwilligers Nationale Loterij: Extra noodwoning KBS: Fonds van bpost voor analfabetisering: Speel- en Vertelbox Kabinet minister Lieten: oproep kinderarmoedebestrijding: Peuterspeelpunten Projectaanvraag Preventieve Gezinsondersteuning LDE: Peuterspeelpunten Brief naar Nationale Loterij: Uiten thuismobiel Eliafonds: Vrijetijdsbesteding voor mensen met mindere mobiliteit. Aanvraag vanuit LDC Bewegen in t Moevement. Logo Kempen: pilootproject gezondheid@work Subsidies Bekendmaking/uitvoering toegekend film Verdwaald in het geheugenpaleis : 154 toeschouwers tekeningen Atelier Matsijs voor promomateriaal verspreiding promomateriaal via de middenstand bierviltjes, 1030 stylo s, 5000 placemats, 150 kg broodzakken. sticker dementievriendelijk Herenthout nieuwe oproep feb niet toegekend / niet toegekend / niet toegekend / pancartes vrijwilligers op evenementen creatie en inrichting Koestraat 47b niet toegekend / Ingediend samen met ISOM niet toegekend nog niet bekend Zot van Gezond 1.964,07 toekenning in *Nieuwe aanvraag mits aanpassing project in 2012 De Peuterspeelpunten zijn speel- en ontmoetingsplaatsen voor jonge kinderen (0-3 jaar) en hun ouders. niet toegekend / niet toegekend / 500 Organisatie week gezondheid@work / pilootproject Herenthuis in beweging April 2012 Pagina 17 van 53

18 C. Externe communicatie In het gemeentenieuws van 2011 verschenen 40 artikels van het OCMW: Aantal artikels Loket Sociale Dienst Zorg & Gezondheid Kids & co Totaal Het OCMW verscheen ook in de media: Aantal keer Media Gazet Van Antwerpen 2 0 Streekkrant 1 1 Ronduit 1 0 Lokaal 2 1 Het Laatste Nieuws 1 3 RL Radio 2 0 RTV 2 0 Passe-Partout 0 2 Nieuwsblad.be 0 3 Het Niewsblad 0 1 Totaal Alle artikels zijn terug te vinden in de knipselkrant. In de loop van 2011 werd beslist om te werken met de Uit-Databank om zo onze evenementen te promoten. Dit gaat in voege begin 2012, bij de opstart van de nieuwe website. Ook willen we een betere samenwerking uitbouwen met De Nieuwe schoakel en de blog van De Nieuwe Schakel aangezien dit twee kanalen zijn die door de Herenthoutenaren worden gesmaakt. D. Interne communicatie D.1 Interne Overlegmomenten Onderstaande tabel geeft een overzicht van de verschillende interne overlegmomenten: Aantal OM s Aantal MAT s Werkgroep onthaalbedienden Herenthuis / Stuurgroep lokaal sociaal beleid / Het Overlegmoment (OM) is een infomoment op dinsdagmorgen. Het is bedoeld om binnen het OCMW het reilen en zeilen van de verschillende diensten aan de andere diensten bekend te maken. Vanaf het in dienst treden van de AC, bereidt de AC de agenda voor en leidt ze deze vergaderingen. Tot op heden wordt dit overlegmoment nog steeds door iedereen ervaren als zeer nuttig en informatief. April 2012 Pagina 18 van 53

19 Het managementteam (MAT) is het adviserend orgaan naar de Raad toe. De diensthoofden, de personeelsverantwoordelijke, de beleidsmedewerker, de administratief coördinator en de financieel beheerder zetelen in het MAT. De secretaris is de voorzitter van het MAT. De voorzitter zetelt in het MAT met adviserende stem. Het MAT behandelt alle belangrijke beleidsthema s binnen het OCMW (budgetten, tevredenheidsonderzoeken, visieteksten, globale personeelszaken, ). Drie keer per jaar zitten de onthaalbedienden van de verschillende OCMW- en gemeenteloketten samen (werkgroep onthaalbedienden Herenthuis). Onderlinge informatie-uitwisselingen, praktische zaken voor de onthaalbedienden, nieuwe initiatieven zoals de productencatalogus en de website werden in dit overleg behandeld. Doelstelling van het overleg is om een goede afstemming te krijgen tussen de 6 loketten van het Herenthuis. In de stuurgroep lokaal sociaal beleid zetelen zowel vertegenwoordigers van gemeente als OCMW. Deze stuurgroep volgt het lokaal sociaal beleid verder op zoals afgesproken in het lokaal sociaal beleidsplan. De cijfers geven een daling weer van het aantal bijeenkomsten met de stuurgroep LSB. Er is ook minder betrokkenheid bij dit overleg, dit heeft o.a. ook te maken met het vastlopen van de besprekingen in het kader van samenwerking tussen gemeente en OCMW. De stuurgroep lokaal sociaal beleid behandelde o.a. de toekomst van het Herenthuis, de openingsuren van de loketten, de tussentijdse evaluatie van het lokaal sociaal beleidsplan, de wijzigingen in het lokaal sociaal beleidsplan en de toegankelijkheidsscan. D.2 Naslagwerken De OCMW-bib omvatte in het volgende: Aantal Bedrag in Nieuwe handboeken ,18 680,24 494,63 Abonnementen kranten ,00 531,00 546,00 Naslagwerken , , ,45 Abonnementen tijdschriften , , ,92 Andere , , ,56 TOTAAL , , ,56 Sinds 2009 worden jaarlijks de naslagwerken en tijdschriften waarop het OCMW geabonneerd is onder de loep genomen. Op het Overlegmoment worden deze systematisch besproken: welke worden nog gebruikt, welke zijn nuttig, welke kunnen opgezegd worden, van welke kan het aantal abonnementen gereduceerd worden,? Het resulteerde in 2011 in de stopzetting van volgende abonnementen met hun financiële besparing: Aantal Bedrag in Naslagwerken , ,00 456,54 Tijdschriften / 18 / / 1.091,00 / Andere / 1 1 / 338,00 354,00 TOTAAL , ,00 810,54 April 2012 Pagina 19 van 53

20 E. Patrimonium E.1 Technische Dienst Onze technische dienst heeft in 2011 heel wat uren gepresteerd voor bepaalde projecten, bovenop hun gewone dagelijkse werking: Project # uur aan gewerkt in 2011 Aanbouw Klim-op 253 Installatie Astridlaan Installatie Molenstraat 32a 160 Astridlaan 7 en Molenstraat 32a zijn nieuwe LOI-woningen. E.2 Landbouwgronden In 2011 is er niets gewijzigd aan de inventaris van de landbouwgronden. E.3 Woningen In 2011 werd door de gemeente een nieuwe gezamenlijke overheidsopdracht voor gas en elektriciteit uitgeschreven voor gans het patrimonium van gemeente en OCMW. Vanaf 1 augustus 2011 is Luminus de leverancier voor gas, vanaf 1 januari 2012 is Nuon de elektriciteitsleverancier. E.3.1 Inventaris Kloosterstraat 14: de nieuwe eigenaar gaf de (niet geldige) huuropzeg op 29/09/10, we hebben de woning verlaten op 1 mei 2011 Astridlaan 7: we huren deze woning vanaf 1 maart 2011 ter vervanging van Kloosterstraat 14, uitbreiding binnen het LOI met 1 plaats, dus van 4 naar 5 plaatsen Molenstraat 32a: we huren dit appartement vanaf 15 januari 2011 als extra uitbreiding binnen het LOI met 3 plaatsen Itegemse Steenweg 67: we huren deze woning vanaf 1 april 2011 als extra uitbreiding binnen het LOI met 6 plaatsen Doornboompad 5+5a: de eigenaar plande in 2011 aanpassingswerken aan de woningen waardoor een door het Vast Bureau goedgekeurde gefaseerde huurverhoging van 500,76 naar 670 voor beide woningen samen werd doorgevoerd, de laatste renovatiewerken vinden plaats in 2012 waardoor nog eens een huurverhoging naar 700 zal plaatsvinden. Vanaf juli 2011 is Doornboompad 5 veranderd naar noodwoning. De nieuwe huurprijs voor de huurder is dezelfde als de nieuwe huurprijzen van de andere noodwoningen (Molenstraat). Molenstraat 17+15: in nr. 17 heeft Travoo in het voorjaar schilderwerken uitgevoerd, in nr. 15 is er in het najaar geschilderd door onze technische dienst. Molenstraat 17+17a(+15): in het voorjaar heeft de AC een kostenoverzicht gemaakt van deze noodwoningen, op basis waarvan nieuwe huurprijzen + maandelijkse waarborg werden vastgesteld (jaarlijks geïndexeerd). Koestraat 51: is in 2010 omgevormd van woning naar magazijn. Momenteel betalen we hier enkel nog onroerende voorheffing voor. Bij de creatie van de nieuwe noodwoning in de Koestraat zal dit pand gebruikt worden als bijhorende garage. Daarom dat we dit pand uit onderstaande lijst gehaald hebben. April 2012 Pagina 20 van 53

21 Dit brengt het woningenbestand van het OCMW op 31/12/2011 op het volgende: Adres Aard Eigendom/ huren Opmerking Astridlaan 7 Woning Huren LOI Vervanging van Kloost. 14 LOI-uitbreiding met 1 plaats Bergense Steenweg 36* Woning Huren SW Doornboompad 5 Woning Huren NW Doornboompad 5a Woning Huren LOI Itegemse Steenweg 67 Woning Huren LOI Uitbreiding LOI met 6 plaatsen Kloosterstraat 3 Appartement Eigendom / Leegstand wegens renovatie Kloosterstraat 3a Appartement Eigendom / Leegstand vanaf half januari 2012 renovatie in Kloosterstraat 5 Appartement Eigendom LOI Kloosterstraat 5a Appartement Eigendom LOI Kloosterstraat 14 Woning Huren / Opgezegd door verhuurder per 1/05/11 Koestraat 45 Woning Eigendom DSW Koestraat 45a Woning Eigendom SW Koestraat 47 Woning Eigendom DSW Koestraat 47a Appartement Eigendom DSW Koestraat 49 Woning Eigendom SW Molenstraat 15 Studio Huren DSW Molenstraat 17 Studio Huren NW Molenstraat 17a Studio Huren NW Molenstraat 32a Appartement Huren LOI Uitbreiding LOI met 3 plaatsen Nijlense Steenweg 53 Woning Eigendom LOI Nijlense Steenweg 137 Woning Huren LOI Schoetersstraat 30 Woning Huren DSW * huurcontract op naam van OCMW, maar alles wordt volledig afgehandeld door huurder E.3.2 Kosten versus opbrengsten Per groep van woningen wordt hieronder een overzicht gegeven van de meest relevante kosten en opbrengsten. (Details per afzonderlijke woning zijn verkrijgbaar op het OCMW). Volgende zaken werden echter niet opgenomen in het overzicht: Diftar Kosten voor onderhouds- en herstellingswerken (materiaal, personeelskost, ) Vervanging en aankoop nieuw meubilair, gebruiksgoederen (donsdekens, servies, elektrotoestellen, ) Aandachtspunten: Woningen die gebruikt worden als LOI-woning hebben als opbrengsten de LOImiddelen, die uitgekeerd worden per beschikbare plaats. In 2011 bracht een bezette plaats 35,59 /dag op, een niet-bezette plaats 21,36 /dag. Deze middelen worden echter niet alleen gebruikt voor de kosten van de woning, maar ook om bvb. de personeelskost van de LOI-verantwoordelijke te betalen. De middelen zijn echter ruim voldoende om alle kosten van de woning te dekken. April 2012 Pagina 21 van 53

22 E Doorstroomwoningen (DSW) Adres Aard Eigendom/huren Koestraat 45 Woning Eigendom Koestraat 47 Woning Eigendom Koestraat 47a Appartement Eigendom Molenstraat 15 Studio Huren Schoetersstraat 30 Woning Huren Doorstroomwoningen Omschrijving ontvangen huur , , , ,86 betaalde huur 7.826, , ,88 +95,40 kosten gas 179,73 31,79 / -31,79 kosten elektriciteit 113,48 75,46 / -75,46 kosten water 313,71 32,55 / -32,55 kabeltv / / / / brandverzekering 262,52 255,25 262,84 +7,59 onroerende voorheffing 412,38 412,38 473,82 +61,44 WINST 6.998, , , ,23 Verklaringen: In 2010 heeft Koestraat 47 5 maanden leeg gestaan, in 2011 was de woning het ganse jaar verhuurd, wat resulteert in 1.198,59 meer huuropbrengsten. De overige verhoging van de huuropbrengst is het resultaat van de jaarlijkse huurindexatie. De kleine verhoging van de betaalde huur komt door de huurindexatie. In geen enkele doorstroomwoning is er in 2011 een huurder vertrokken of is er een nieuwe huurder ingekomen, de situatie is onveranderd gebleven. De nutsvoorzieningen zijn allemaal op naam van de huurders blijven staan, dus geen kosten voor nutsvoorzieningen voor het OCMW. Zowel de brandverzekering als de onroerende voorheffing voor eigen woningen zijn licht gestegen. Besluit: Aangezien 3 van de 5 doorstroomwoningen eigendom zijn van het OCMW en hiervoor dus geen huur moet betaald worden, is de groep doorstroomwoningen ruim winstgevend. Er moet wel gezegd worden dat er doorheen het jaar reparaties aan de woningen gebeuren en dat er zaken aangekocht worden voor de woningen. Deze kosten ook geld en hiermee is geen rekening gehouden in de tabellen. April 2012 Pagina 22 van 53

23 E LOI-woningen Adres Aard Eigendom/ huren Astridlaan 7 Woning Huren Doornboompad 5a Woning Huren Itegemse Steenweg 67 Woning Huren Kloosterstraat 5 Appartement Eigendom Kloosterstraat 5a Appartement Eigendom Kloosterstraat 14 Woning Huren Molenstraat 32a Appartement Huren Nijlense Steenweg 53 Woning Eigendom Nijlense Steenweg 137 Woning Huren LOI-woningen Omschrijving ontvangen huur 0,00 279,24 726, ,37 betaalde huur , , , ,78 steenkool 0,00 0, , ,00 kosten gas , , , ,02 kosten elektriciteit 5.010, , , ,11 kosten water 3.514, , ,50-823,66 kabeltv 691,20 691, , ,18 brandverzekering 285,67 275,37 396, ,01 onroerende voorheffing 420,36 420,36 483,61 +63,25 TOTALE KOST , , , ,28 Verklaringen: De ontvangen huur is omdat Astridlaan 7 in maanden als noodwoning heeft gefungeerd vooraleer dit LOI-woning werd. Er is een serieuze stijging van de betaalde huur. De hoofdreden hiervoor is natuurlijk dat we in extra woningen hebben toegevoegd aan het LOIpatrimonium. Een andere reden is de huurstijging van Doornboompad 5a. De eigenaar heeft aanpassingswerken gedaan aan Doornboompad 5, maar omdat het voor het OCMW voordeliger is, hebben we de huurstijging toegewezen aan Doornboompad 5a. De woning Itegemse Steenweg 67 wordt verwarmd door een kolenkachel (aankoop 4000 kg steenkool) en een bijkomend elektrisch vuur in de badkamer/wasplaats. In 2011 liet Electrabel ons weten dat ze in 2010 en 2011 een foutief tarief hadden aangerekend voor gas en elektriciteit voor Kloosterstraat 5 en 5a, namelijk tarief leegstand. Bij tarief leegstand betaal je zo goed als niets voor huur meters en onderhoud, maar des te meer voor effectief verbruik. Bijgevolg kwam er een rechtzetting met bijhorende creditnota s waardoor we in 2011 uiteindelijk veel minder betaalden voor gas en elektriciteit. De stijging in elektriciteitskosten is te wijten aan de 3 extra woningen binnen het LOI. De 4 woningen in Kloosterstraat 3-5 hebben 1 gezamenlijke watermeter. Tot en met 2010 werden de kosten voor het water slechts verdeeld over Kloosterstraat 5 en 5a. Vanaf 2011 hebben we een gedeelte van de kost echter ook doorgerekend aan de huurder van Kloosterstraat 3a. Het waterverbruik in de nieuwe woning Molenstraat 32a is inbegrepen in de huurprijs. Het waterverbruik in Nijlense Steenweg 53 en 137 is sterk gedaald t.o.v April 2012 Pagina 23 van 53

24 In de 3 nieuwe woningen werd kabel-tv geïnstalleerd en een kabelabonnement aangegaan. Zowel de brandverzekering als de onroerende voorheffing voor eigen woningen zijn licht gestegen. Voor de 3 nieuwe woningen zijn brandverzekeringen aangegaan, maar voor Itegemse Steenweg 67 hebben we de factuur voor 2011 nog niet ontvangen. Deze is dus nog niet opgenomen in de totale kost. Besluit: In 2011 zijn er 3 extra woningen toegevoegd aan het LOI, wat natuurlijk een verhoging van kosten met zich meebrengt. Aan de andere kant verhogen ook onze subsidies, omdat het LOI in totaal met 10 plaatsen is uitgebreid. E Sociale woningen Adres Aard Eigendom/ huren Kloosterstraat 3a Woning Eigendom Koestraat 45a Woning Eigendom Koestraat 49 Woning Eigendom Sociale woningen Omschrijving ontvangen huur 7.571, , , ,28 betaalde huur / / / / brandverzekering 98,48 97,09 99,97 +2,88 onroerende voorheffing 272,18 272,18 312,94 +40,76 WINST 7.200, , , ,64 Verklaringen: Vanaf juli 2010 is in overleg met de huurder de huurprijs aangepast van 97,00 /maand naar 300,00 /maand, een meer realistische prijs op de huidige woningmarkt. In 2010 is dus slechts een half jaar hogere huur betaald, in 2011 een heel jaar. Dit is de verklaring voor de meeropbrengst in de ontvangen huur. Aangezien de 3 woningen eigendom zijn van het OCMW, dient er geen huur betaald te worden Zowel de brandverzekering als de onroerende voorheffing zijn licht gestegen. Besluit: Aangezien de sociale woningen eigendom zijn van het OCMW en hiervoor dus geen huur moet betaald worden, is de groep sociale woningen ruim winstgevend. Er moet wel gezegd worden dat er doorheen het jaar reparaties aan de woningen gebeuren en dat er zaken aangekocht worden voor de woningen. Deze kosten ook geld en hiermee is geen rekening gehouden in de tabellen. Vanaf half januari 2012 heeft de huurder van Kloosterstraat 3a de woning verlaten. De woning blijft leeg staan totdat de renovatie achter de rug is, waarna de woning zal aangeboden worden binnen het LOI. April 2012 Pagina 24 van 53

25 E Noodwoningen Adres Aard Eigendom/ huren Doornboompad 5 Woning Huren Molenstraat 17 Studio Huren Molenstraat 17a Studio Huren Noodwoningen Omschrijving ontvangen huur 6.723, , , ,57 betaalde huur 8.370, , , ,26 kosten gas 882,54 484, , ,84 kosten elektriciteit 358,96 192,77 718, ,52 kosten water 380,30 156,42 365, ,37 kabeltv 345,60 345,60 172,80-172,80 brandverzekering 155,25 119,67 154,12 +34,45 onroerende voorheffing / / / / WINST , ,20-448, ,93 Verklaringen: We hadden in 2011 meer huuropbrengsten dan in Dit komt voornamelijk door de huurverhoging naar 375,00/maand voor elke noodwoning, die we hebben doorgevoerd in Verder was Molenstraat 17a in 2011 nagenoeg het hele jaar bewoond, tegenover 7 maanden leegstand in Doornboompad 5 was tot 11 juli een doorstroomwoning. Na het verlaten van de laatste huurder is de bestemming van de woning gewijzigd naar noodwoning en werden de nutsvoorzieningen op naam van het OCMW gezet. De woning heeft 3 maanden onbewoond geweest, dus 3 maanden geen huurinkomsten. De hogere betaalde huur is voornamelijk te wijten aan de huurindexering. De kosten voor de nutsvoorzieningen zijn allemaal gestegen. Doornboompad 5 is er extra bijgekomen en verder is het verbruik van gas, elektriciteit en water gestegen omdat er een hogere bezetting van de noodwoningen was dan in De factuur voor de kabel-tv van Molenstraat 17a was nog niet toegekomen, vandaar de daling. De brandverzekeringen zijn iets duurder geworden. Besluit: De noodwoningen zijn verlieslatend. Hoe groot het verlies elk jaar is, is sterk afhankelijk van het aantal maanden dat de woningen bezet zijn, wat niet te voorspellen valt op voorhand. In 2011 was het verlies wel 1.581,93 lager dan in April 2012 Pagina 25 van 53

26 E Eigen patrimonium Kids & co - Kloosterstraat 23 Omschrijving OCMW huurt huur+gas+elek+water 1.496, , ,80 +38,75 kosten gas 1.480, , ,40 +29,28 kosten elektriciteit 1.105, , , ,24 kosten stookolie 4.441, , , ,35 TOTALE KOST 8.523, , , ,62 Het OCMW betaalt jaarlijks een bedrag aan de gemeente voor de huur en het verbruik van water, gas en elektriciteit van het hoofdgebouw. Met de jaren zijn er delen van het klooster toegevoegd aan De Kinderclub. Voor deze delen zijn er aparte meters voor de nutsvoorzieningen, die op naam staan van het OCMW en waarvoor wij de facturen rechtstreeks betalen. Elektriciteit: het factuurjaar loopt normaal van december tot december. Wegens het overstappen naar een andere leverancier vanaf 1/1/2012, is er een afrekening gekomen met december 2011 inclusief. We hebben dus 13 maanden verbruik betaald in Het verbruik is echter opnieuw gedaald en zelfs iets meer gedaald als vorig jaar. Gas: het verbruik is licht gedaald t.o.v maar door de hogere energieprijzen betaalden we in 2011 toch meer voor gas. De kosten voor stookolie zijn sterk gestegen. Een vergelijking: in maart 2009 betaalden we 0,43/liter in maart 2011 betaalden we 0,58/liter in december 2011 betaalden we 0,82/liter Het verbruik van stookolie is echter gedaald: 2009: liter 2010: liter 2011: liter Zetel Bouwelse Steenweg 14 Omschrijving van gemeente ter beschikking kosten gas 3.732, , , ,83 kosten elektriciteit 2.498, , , ,17 kosten water 293,03 253,98 274,01 +20,03 brandverzekering 40,07 38,63 39,77 +1,14 TOTALE KOST 6.563, , , ,50 Het verbruik van elektriciteit en water is nagenoeg hetzelfde gebleven. Het gasverbruik is gedaald. Misschien dat dit komt doordat de zomer al vroeg begonnen is vorig jaar (april)? April 2012 Pagina 26 van 53

27 Huis Driane Molenstraat 56 gemeenschappelijke delen Omschrijving van gemeente ter beschikking kosten gas 3.662, , , ,48 kosten elektriciteit 8.241, , , ,16 kosten water 5.973, , , ,15 kabeltv 172,80 172,80 172,80 0,00 TOTALE KOST , , ,24-543,17 In deze tabel worden de kosten weergegeven voor de gemeenschappelijke delen. Hieronder vallen de cafetaria, polyvalente zaal, gangen, inkomhal, WC s, openbare computerruimte. Het verbruik van elektriciteit is licht gedaald maar door de hogere prijzen betalen we uiteindelijk toch meer. Het gasverbruik is gedaald met 22,5%! Misschien dat dit komt doordat de zomer al vroeg begonnen is vorig jaar (april)? De kosten voor water zijn sterk gestegen. Dit komt o.a. doordat de capaciteitsvergoeding voor de bluswatermeter er extra bijkomt sinds 2011 (978,60 /jr ). Het verbruik is echter licht gedaald. Dit kan te maken hebben met het feit dat in het voorjaar van 2011 in elke flat een energiescan uitgevoerd werd door de Energiesnoeiers van Kringwinkel Herentals. Dit leverde heel wat energiebesparende tips op voor de bewoners en een gratis spaardouchekop voor elke flat waar deze nog niet aanwezig was. Huis Driane Molenstraat 56/401 - conciërgewoning Omschrijving van gemeente ter beschikking kosten gas / / kosten elektriciteit 674, , ,73 kosten water / / kabeltv bewoner bewoner TOTALE KOST 674, , ,73 Er is geen gasaansluiting in de conciërgewoning, zoals nergens in de serviceflats. Er is geen aparte watermeter per flat, dus ook niet in de conciërgewoning. Het waterverbruik in de serviceflats is inbegrepen in de huurprijs. De verhoogde elektriciteitskost is te verklaren doordat we in 2011 facturen betaald hebben voor 14 maanden verbruik (november 2010 t.e.m. december 2011). Normaal betaalden we van november tot november, maar dit jaar kregen we nog een slotafrekening voor november en december, aangezien we per 1 januari overstapten naar een andere leverancier. April 2012 Pagina 27 van 53

28 Huis Driane Molenstraat 56 bureau Omschrijving van gemeente ter beschikking kosten gas / / / / kosten elektriciteit 760,80 598,72 699, ,20 kosten water / / / / TOTALE KOST 760,80 598,72 699, ,20 Er is geen gasaansluiting in het loket van Huis Driane. De kosten voor elektriciteit zijn gestegen maar het verbruik is voor het derde jaar op rij gedaald. Dit danken we o.a. aan het vervangen van een groep spots (energievreters) in november 2010 in de centrale bureau, door een spaar-tl-lamp. F. Automatisatie Inventaris OCMW: Eind 2011 bestond het computerpark van het OCMW uit het volgende materiaal: Wat Aantal Computers Laptops 22 waarvan 5 voor het OCR 25 waarvan 5 voor het OCR Vaste PC s 11 waarvan 1 voor het OCR 8 waarvan 1 voor het OCR Printers 8 6 Vervangingen / bijkomend materiaal in 2011: In 2011 werden de volgende vervangingen gedaan: 4 oude pc s werden vervangen door nieuwe laptops 2 oude pc s werden vervangen door nieuwe vaste pc s 2 van deze oude pc s werden gerecupereerd in de Kinderclub in de groepen Er werd een ander (2 de hands) kopiemachine geplaatst op de zetel die nu ook als printer dienst doet, waardoor er 3 oude printers buiten gebruik konden worden genomen in plaats van deze te moeten vervangen. Helpdesk Van januari 2011 tot en met eind juni 2011 werden alle oproepen vastgelegd in een registratielijst. Hieronder kan je een overzicht terugvinden: Bestuur Aantal oproepen OCMW 103 Gemeentebestuur 105 Gemeenteschool 51 Totaal 259 April 2012 Pagina 28 van 53

29 Aantal problemen per soort: Type Probleem Aantal Dexiaweb 1 Excel 2 Fax 2 Hercules 0 Indesign 0 Internet 13 Intranet 11 Muis 2 Outlook 53 Printer 28 Publisher 0 Reynaert 2 Scherm 3 Telefoon 1 Tikklok 43 Website 3 Windows 2 Word 5 Overige 83 Vanaf 2012 wordt deze lijst permanent bijgehouden. April 2012 Pagina 29 van 53

30 Deel 2. REALISATIES 2.1 Prioritaire doelstelling 1 We streven naar een transparante interne werking via maatregelen binnen het personeelsbeleid maar ook binnen de gehele administratie zodat we vanaf 2011 een beter overzicht kunnen houden over de hele organisatie en de organisatieprocessen ook beter kunnen opvolgen. Actieplan 1.1: Tegen het begin van de nieuwe legislatuur willen we de samenwerking tussen OCMW- en gemeentebestuur optimaliseren door verder gaande samenwerking op het vlak van ondersteunende diensten. Concrete acties Timing Budget 1. Uitbouw Sociale Dienst Personeel Jaarlijks Regulier 2. Beroep doen op elkaars expertise door gemeente- en OCMWdiensten. 3. Het uitbouwen van een volwaardige Technische Dienst voor het onderhoud van het OCMW-patrimonium, eventueel samen met de gemeente. Jaarlijks Regulier Resultaten actie 1 We willen met de SDP sociale activiteiten organiseren die de verstandhouding tussen gemeente- en OCMW-personeel verbeteren. In 2011 is er voor het OCMW geen teamdag of personeelsfeest doorgegaan wegens budgettaire redenen. Vanaf 2012 wordt een gezamenlijke teamdag georganiseerd voor OCMW- en gemeentepersoneel. De nieuwjaarsreceptie blijft een gemeentelijke aangelegenheid. Hierdoor is er nog steeds een sterke behoefte aan een eigen personeelsfeest(je) om onze mensen in de bloemetjes te zetten. De SDP zet jarige medewerkers gezamenlijk in de bloemetjes. Vanuit de stuurgroep SDP is in het voorjaar voor de 2 e maal het voorstel gelanceerd om jarige medewerkers een maaltijd aan te bieden in het dorpsrestaurant. Het voorstel werd niet weerhouden door het bestuur. De doelstelling dat OCMW en gemeente elkaars dienstverlening beter leren kennen verloopt moeizaam. Resultaten actie 2 Uitwisseling van elkaars expertise. Voor overheidsopdrachten wordt beroep gedaan op de kennis van het diensthoofd Loket Bouwen & Wonen, de personeelsverantwoordelijken van beide besturen doen beroep op elkaars ervaringen, De samenwerking tussen dezelfde ondersteunende diensten van beide besturen blijft moeizaam verlopen. De handen in elkaar slaan voor gezamenlijke initiatieven Het Herenthuis in beweging was een geslaagd project voor medewerkers van gemeente én OCMW dat in 2012 een vervolg gaat krijgen. Via een subsidie was dit project voor het bestuur kosteloos. April 2012 Pagina 30 van 53

31 Procedures vereenvoudigen om een beroep te doen op elkaars dienstverlening. Er moeten nog steeds via het schepencollege officiële vragen gesteld worden naar het uitlenen van elkaars dienstverlening. Dit werkt belemmerend en vertraagt de werking. De nota Het Herenthuis als moderne organisatie: SAMENWERKING is het sleutelwoord tot het succesverhaal van het Herenthuis' werd opgemaakt. Deze nota werd de basis voor het uitwerken van een visietekst, een beheersovereenkomst, een toekomstmodel voor het Herenthuis. Momenteel is er echter nog geen consensus tussen gemeente en OCMW. Resultaten actie 3 In 2011 is er zowel door gemeente als OCMW een ontwerpnota geschreven die dient als eerste aanzet naar een beheersovereenkomst. Verdere gesprekken hieromtrent zijn echter voor onbepaalde tijd uitgesteld. Voor verschillende projecten is er een samenwerking geweest tussen OCMW en gemeente: verhuis Kids & co, renovatieproject Kloosterstraat 3-5, elektriciteitswerken patrimonium (gemeente doet beroep op gediplomeerd technisch medewerker OCMW voor elektriciteitswerken). Actieplan 1.2: Via het opzetten van een kwaliteitsmanagementsysteem willen we binnen een termijn van 10 jaar de verschillende stromen binnen het OCMW in kaart brengen, maar ook verder optimaliseren. Concrete acties Timing Budget 1. Implementatie van de nieuwe beleids- en beheerscyclus Stapsgewijze invoering kwaliteitsmanagementsysteem regulier 3. Ontwikkelen van een opvolgsysteem voor jaarplanning, budget en meerjarenplanning regulier Resultaten actie 1 In 2011 werd voornamelijk deelgenomen aan vormingen georganiseerd door het Agentschap Binnenlands Bestuur. Er werd eveneens een werkgroep opgericht waar gemeente en OCMW samen de implementatie van de BBC bekijken. De nieuwe financieel beheerder is trekker van deze werkgroep. Tot slot werd de overheidsopdracht voor de softwarepakketten voorbereid. Resultaten actie 2 Op het VB van 20 april 2011 is beslist om de secretaris en de administratief coördinator te laten deelnemen aan de kwaliteitscirkels OCMW s regio Kempen. Dit resulteerde in een herziening van de missie en visie van het Lokaal Bestuur alsook van de missie en visie van het Lokaal Dienstencentrum. In het najaar van 2011 heeft het OCMW een zelfevaluatie uitgevoerd voor het Lokaal Dienstencentrum waarvan het rapport zal gepresenteerd worden in het voorjaar van Resultaten actie 3 Er werd een opvolgingssysteem opgemaakt om vooral toezicht te houden over het budget. Daarnaast werd er een opvolgsysteem gemaakt voor de meerjarenplanning en bijhorende doelstellingen. April 2012 Pagina 31 van 53