PERSONEEL EN ORGANISATIE

Transcriptie

1 2016 JAARVERSLAG PERSONEEL EN ORGANISATIE Nathalie Verbeeck, Vicky Verbeeck, Rob Beirens Personeelsverantwoordelijke, Administratief coördinator, ICT verantwoordelijke Bouwelse Steenweg 52, 2270 Herenthout Tel.:

2 Juni 2017 Pagina 2 van 20

3 INHOUDSOVERZICHT INHOUDSOVERZICHT... 3 INLEIDING... 4 GEBRUIKTE AFKORTINGEN... 5 Deel 1. CIJFERS EN LETTERS... 6 A. Personeel... 6 A.1 Personeelsbestand... 6 A.1.1. Personeelseffectief... 6 A.1.2. Indeling per niveau... 6 A.1.3. Indeling per leeftijd (situatie op 31/12/16)... 7 A.1.4. Indeling per statuut in VTE (situatie op 31/12/16)... 8 A.2 Personeelsprestaties A.2.1. Ziekteverzuim A Ziekteverzuimpercentage A Frequentie van het ziekteverzuim A Gemiddelde duur van het ziekteverzuim A Bradfordfactor A Percentage verzuimers A.2.2. Idewe en vertrouwenspersoon A.2.3. Arbeidsongevallen A.2.4. Controlearts A.2.5. Vorming A.2.6. Teamdag A.2.7. Vakbondsoverleg A Het onderhandelingscomité A Het Comité voor Preventie en Bescherming op het werk A.2.8. Diensthoofdenoverleg B. Externe communicatie B.1 Website B.2 Sociale media C. Interne communicatie C.1 Loketg@zet C.2 Loketnet D. Patrimonium D.1 Technische Dienst D.2 Landbouwgronden D.3 Woningen D.3.1. Verblijfsovereenkomst D.3.2. Woningenbestand E. Automatisatie E.1 Inventaris OCMW F. Kwaliteit F.1 Klachtenbehandeling F.2 Zelfevaluaties Juni 2017 Pagina 3 van 20

4 INLEIDING Dit jaarverslag probeert een cijfermatig beeld te schetsen van de werking van de dienst P & O over het werkjaar P & O verleent expertise en ondersteuning aan de andere diensten inzake personeelszaken, interne en externe communicatie, ICT en optimalisatie van de administratie. Deze werking is niet altijd goed te vatten in cijfers. Toch hebben we geprobeerd om in enkele belangrijke cijfers onze werking weer te geven. Wat we echter niet in cijfers kunnen uitdrukken, is de dagdagelijkse inzet van de medewerkers van P & O om een kwaliteitsvolle werkomgeving te creëren waarin doeltreffendheid en efficiëntie centraal staan en elke OCMW-medewerker zijn competenties permanent kan ontwikkelen. Juni 2017 Pagina 4 van 20

5 GEBRUIKTE AFKORTINGEN AC: ADM: AO: BBC: BCSD: Contr: (C)PBW: DSW: GAW: Gesco: GZ: IBO: ICT: KSZ: LDC: LOI: LSB: MAT: NW: OC: OCR: OD: OM: PD: P&O: SW: VTE: WW-gesco: WZK: administratief coördinator Administratie arbeidsongeval Beleids- en beheerscyclus Bijzonder Comité Sociale Dienst Contractueel (Comité voor) Preventie en Bescherming op het Werk Doorstroomwoning Groep van assistentiewoningen Gesubsidieerde contractuele Gezinszorg Initiatief Buitenschoolse Kinderopvang informatica- en communicatietechnologie Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid lokaal dienstencentrum Lokaal Opvang Initiatief Lokaal Sociaal Beleid Managementteam Noodwoning Onderhandelingscomité Openbare Computerruimte Onderhoudsdienst overlegmoment Poetsdienst Personeel & Organisatie Sociale woning voltijds equivalent Weerwerk gesco Welzijnszorg Kempen Juni 2017 Pagina 5 van 20

6 Deel 1. CIJFERS EN LETTERS A. Personeel A.1 Personeelsbestand A.1.1. Personeelseffectief Op 31/12/16 telde het OCMW een personeelseffectief van 36,85 VTE, ingevuld door 55 verschillende personeelsleden waarvan slechts 5 mannen. 2 medewerkers (1 VTE) zijn gedetacheerd naar ISOM Personeelseffectief in VTE 46,68 45,68 43,49 42,02 38,42 36,85* # personeelsleden in koppen # mannen * In OCMW Herenthout 35,85 VTE (1 VTE ISOM) De daling is voornamelijk te verklaren door het 4/5 gaan werken van 6 administratieve krachten (-1,2 VTE) en de afslanking van 1 VTE in de Kinderclub. We zien ook heel duidelijk de globale afslanking van ruim 10 VTE op een tijdspanne van 5 jaar. We willen opmerken dat we, indien we onze sociale maribelmiddelen willen behouden ( euro), we ons personeelsbestand dienen op peil te houden. Deze subsidie is immers een tewerkstellingssubsidie voor extra arbeidsplaatsen. Momenteel flirten we met de grens. Waakzaamheid en continue opvolging van de bezetting is dus een absolute vereiste. A.1.2. Indeling per niveau Naargelang de functie die je uitoefent, word je betaald op een bepaald niveau: Decretale graden: niveau A: niveau B: niveau C: niveau D: secretaris/financieel beheerder geen functies maatschappelijk werker sociaal werker personeelsverantwoordelijke boekhouder administratief coördinator ICT-verantwoordelijke diensthoofd pedagogisch coördinator dienstencentrumverantwoordelijke technisch medewerker onthaalbediende begeleider IBO verzorgende animator begeleider IBO poetsvrouw schoonmaakster niveau E: art 60 7 Juni 2017 Pagina 6 van 20

7 * Schaalniveau # opdr. % # opdr. % # opdr. % # opdr. % Decretale graad B 21 27% 18 24% 19 28% 18 29% C 29 38% 27 38% 27 40% 24 38% D 27 35% 27 38% 21 31% 21 33% E 0 0% 0 0% 0 0% 0 0 Totaal % % % % * Situatie op 31/12 van het betreffende jaar # opdrachten = contracten (bijvoorbeeld iemand die én werkt in de thuiszorg én werkt in de schoonmaak patrimonium heeft 2 opdrachten) We zien een kleine daling van de opdrachten op C-niveau. Dit komt door de reorganisatie binnen de buitenschoolse kinderopvang. Enkel art 60 ers worden op het E-niveau ingeschaald, maar worden niet meegerekend in dit jaarverslag. A.1.3. Indeling per leeftijd (situatie op 31/12/16) -25j 25j-35j 35-45j 45-55j 55-65j TOTAAL ADM IBO PD GZ OD TOTAAL % 2% 21% 28% 35% 14% 100% Juni 2017 Pagina 7 van 20

8 De helft van de OCMW-medewerkers zijn intussen 45-plussers en slechts 2% is jonger dan 25 jaar. Binnen de administratieve functies zien we dat de helft tussen 35 en 45 jaar is. In de buitenschoolse kinderopvang vertoont zich een duidelijke meerderheid van begeleid(st)ers jonger dan 35 jaar. In de poetsdienst en gezinszorg begint de leeftijd overwegend pas vanaf 45 jaar, hoewel in de poetsdienst nog 2 jongere werkkrachten zijn in de categorie jaar. Een mooie spreiding tussen jaar zien we in de onderhoudsdienst. A.1.4. Indeling per statuut in VTE (situatie op 31/12/16) Statutair Contr. ww-gesco Gesco Andere* TOTAAL ADM 12,5 11,7 5,1 4,7 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 17,4 17,6 16,4 IBO 0,0 0,0 0,25 6,75 7,41 0,0 0,0 0, ,66 9,66 8,75 PD 0,0 0,0 3,6 3,6 0,0 0,0 0,0 0,0 1,5 1,5 9,1 5,1 5,1 GZ 0,5 1,1 1,8 1,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 3,1 2,3 2,1 OD 0,0 0,0 3,76 4,5 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 2,76 3,76 4,5 TOTAAL 13,0 12,8 14,51 20,55 7,41 0, ,5 3,5 42,02 38,42 36,85 % 34% 35% 38% 56% 19% 0% 0% 0% 9% 9% 100% 100% 100% * andere: doelgroepmedewerkers, lokale diensteneconomie en jobcreatie Juni 2017 Pagina 8 van 20

9 In navolging van de afschaffing van het contingent gesubsidieerde contractuelen, zijn sinds 1 januari 2016 ook de weerwerk gesco s in de buitenschoolse kinderopvang geregulariseerd. Dit is ook duidelijk te zien in de tabel: in 2015 waren nog 7,41 VTE weerwerk-gesco s in dienst, vanaf 2016 geen enkele meer (omzetting naar gewone contracten). Het aandeel statutaire tewerkstellingen blijft stabiel en maakt 1/3 uit van het personeelsbestand. Deze vaste benoemingen situeren zich hoofdzakelijk binnen de administratieve functies. Juni 2017 Pagina 9 van 20

10 De tewerkstelling in de lokale diensteneconomie is een uitdovend scenario tegen Vanaf deze datum dienen wij minstens 5 VTE in deze maatregel tewerk te stellen willen wij voldoen aan de voorwaarden voor subsidiëring. Er worden echter geen uitbreidingen meer toegestaan waardoor wij voor deze subsidie uit de boot vallen, wij stellen slechts 1,5 VTE tewerk via deze maatregel in de poetsdienst. Pogingen om regionaal samen te werken met andere besturen zijn op niets uitgedraaid. A.2 Personeelsprestaties A.2.1. Ziekteverzuim A Ziekteverzuimpercentage Onder ziekteverzuim verstaan we de onmogelijkheid van de werknemer om zijn werk te verrichten ten gevolge van ziekte of privé-ongeval. Dit ziekteverzuim kan variëren in duur, maar een essentiële voorwaarde om van ziekteverzuim te kunnen spreken is dat het verzuim tijdelijk is. ziekteverzuimpercentage ADM 4,39 4,02 4,44 7,82 5,07 3,30 IBO 8,63 11,21 14,06 11,67 10,83 (5,20*) 10,07 (3,88*) PD 12,00 6,81 7,73 5,43 7,33 9,68 GZ 25,77 11,68 10,07 15,47 6,58 10,41 OD 15,01 13,42 25,40 14,31 6,77 19,76 OCMW 9,90 8,20 9,22 9,39 7,70 (6,26*) 8,90 (7,33*) Het ziekteverzuimpercentage voor het OCMW is terug licht gestegen t.o.v Dit percentage betekent dat het OCMW-personeel 8,9% van zijn te presteren tijd afwezig is wegens ziekte. Bekijken we de afzonderlijke diensten, dan zien we dat enkel de administratie veel beter scoort dan het gemiddelde verzuimpercentage. De onderhoudsdienst scoort extreem hoog. Dit kunnen we verklaren door de langdurige afwezigheid wegens een operatie van 2 schoonmaaksters en wegens ernstige ziekte van 1 schoonmaakster. In de gezinszorg is het ziekteverzuim ook weer gestegen, mede door de langdurige afwezigheid van 1 verzorgende wegens een operatie. Een lichte daling merken we in de Kinderclub. Het hoge cijfer is te wijten aan de jarenlange afwezigheid van 1 begeleidster. Wanneer we haar afwezigheid hier uit filteren, bekomen we een gecorrigeerd cijfer (tussen haakjes) wat meer representatief is voor deze dienst. A Frequentie van het ziekteverzuim De frequentie van het ziekteverzuim wordt berekend door een telling te maken van het aantal nieuw begonnen ziekteperiodes in een periode van 1 jaar. Deze frequentie kan zowel voor de verzuimers (werknemers die ziek geweest zijn in het jaar) als voor de totale populatie (werknemers die ziek zijn geweest én zij die niet ziek zijn geweest). Juni 2017 Pagina 10 van 20

11 Frequentie op verzuimers Frequentie op totale populatie ADM 4,33 2,76 2,41 3,90 2,76 1,95 IBO 2,64 2,13 2,80 2,31 2,00 2,63 PD 2,00 2,11 2,29 1,65 1,58 1,78 GZ 4,71 3,50 4,25 4,71 3,50 4,25 OD 1,60 2,80 2,13 1,33 2,00 1,89 OCMW 3,29 2,58 2,61 2,88 2,32 2,25 De frequentie van het ziekteverzuim ligt voor de verzuimers van het OCMW op 2,61. Dit betekent dat een verzuimer gemiddeld iets meer dan 2 keer ziek is geweest in Als we de diensten afzonderlijk bekijken, zien we duidelijk dat een verzorgende zich het meest ziek meldt (gemiddeld meer dan 4 keer) en een medewerker van de onderhoudsdienst/technische dienst het minst (gemiddeld 2,13 keer). Merken we op dat het ziekteverzuimpercentage van de onderhoudsdienst veruit het hoogst ligt (bijna 20%), terwijl de frequentie van ziektemelding het op één na laagste cijfer vertegenwoordigt binnen het OCMW. De frequentie van het ziekteverzuim voor de totale populatie van het OCMW ligt op 2,25. Dit wil zeggen dat een werknemer van het OCMW in 2016 gemiddeld iets meer dan 2 keer ziek is geweest. In de gezinszorg is de frequentie van verzuimers en populatie gelijk, dit betekent dat in deze dienst iedere medewerker zich minstens 1 keer ziek heeft gemeld. Hoe verder deze cijfers uit elkaar liggen, hoe minder medewerkers van een dienst zich ziek gemeld hebben. A Gemiddelde duur van het ziekteverzuim De gemiddelde duur van het ziekteverzuim is naast de frequentie van het ziekteverzuim ook een indicatie van de ernst van het verzuim. Het geeft echter wel enkel een indicatie over het feit of de ziekteperiodes gemiddeld eerder kort of eerder langdurig zijn. Deze gemiddelde ziekteduur bij afwezigheid berekenen we enkel voor de verzuimers en is uitgedrukt in kalenderdagen Gemiddelde duur ziekteverzuim Gecorrigeerd 2014* 2015* 2016* ADM 7,49 5,97 5,54 7,49 5,97 5,54 IBO 18,86 19,16 13,12 9,25 8,00 4,51 PD 12,18 14,79 3,63 12,18 14,79 3,63 GZ 10,58 6,00 7,59 10,58 6,00 7,59 OD 34,38 10,43 36,18 22,14 10,43 36,18 OCMW 12,21 10,73 11,88 9,68 8,13 9,20 * correctie: personeelsleden die heel het jaar ziek zijn geweest worden hier uitgefilterd Indien een personeelslid van het OCMW in 2016 ziek is geweest, was zijn gemiddelde duur van afwezigheid 11,88 dagen. Gecorrigeerd komen we op een gemiddelde duur van slechts 9,20 dagen. Dit is terug een lichte stijging t.o.v In de onderhoudsdienst zien we een sterke stijging van de gemiddelde duur. Dit kunnen we verklaren door de langdurige afwezigheid wegens een operatie van 2 schoonmaaksters en wegens ernstige ziekte van 1 schoonmaakster. Ook in de gezinszorg kennen we een lichte stijging. De administratieve functies blijven ongeveer status quo met een gemiddelde afwezigheidsduur van 5,5 dagen. De kinderclub en de poetsdienst scoren opmerkelijk beter dan de vorige jaren. De gecorrigeerde cijfers tonen aan dat de onderhoudsdienst de gemiddelde verzuimduur de hoogte in jaagt. Juni 2017 Pagina 11 van 20

12 A Bradfordfactor De Bradfordfactor geeft een indicatie van de mate van verstoring die een bepaalde medewerker teweegbrengt door zijn ziekteverzuim. Hoe frequenter iemand uitvalt, hoe onvoorspelbaarder en lastiger het wordt hiermee om te gaan. Medewerkers met eenzelfde aantal dagen ziekte en eenzelfde ziekteverzuimpercentage kunnen dus toch een verschillende storingsquotatie krijgen. Een gemiddelde Bradfordfactor kan over de ganse populatie berekend worden, of enkel over de ziekteverzuimers. Bradford verzuimers Bradford populatie ADM IBO PD GZ OD OCMW Een verzuimer in het OCMW heeft gemiddeld een Bradfordfactor van 308. Een werknemer van het OCMW heeft een gemiddelde Bradfordfactor van 267. Deze cijfers liggen terug een beetje hoger dan het jaar voordien. We zien een mooie daling in de administratie en de poetsdienst thuiszorg. In deze diensten zullen de werkzaamheden het minst gestoord worden. De kinderclub blijft +/- status quo, maar de dienst gezinszorg en de onderhoudsdienst kennen een sterke stijging. In de dienst gezinszorg hebben we inderdaad eerder al gezien dat de frequentie van ziektemelding hier hoger ligt dan in de andere diensten. Dit resulteert nu ook in een hogere bradfordfactor en dus een hogere stortingsgraad voor de dienst. A Percentage verzuimers Percentage verzuimers ADM 91% 83% 90% 100% 81% IBO 95% 89% 88% 94% 94% PD 61% 76% 82% 75% 78% GZ 100% 100% 100% 100% 100% OD 89% 63% 83% 71% 89% OCMW 85% 82% 88% 90% 86% Het percentage van verzuimers voor gans het OCMW is 86% en betekent een lichte daling t.o.v Dit wil zeggen dat 86% van ons personeel zich minstens 1x per jaar ziek meldt, voor de gezinszorg zijn dat zelfs álle medewerkers. In een kleinere dienst heb je natuurlijk ook meer kans dat alle medewerkers zich ziek melden dan in een grotere dienst. De administratie kent een sterke daling in het aantal verzuimers, in de poetsdienst vinden we procentueel het kleinste aantal afwezigen wegens ziekte (78%). De onderhoudsdienst is terug gestegen tegenover A.2.2. Idewe en vertrouwenspersoon - In 2016 werden 40 preventieve medische onderzoeken verricht. De arbeidsgeneesheer heeft dit jaar echter geen bedrijfsbezoek gebracht. Hij maakt deel uit van het comité P.B.W. (preventie en bescherming op het werk) (zie later). Juni 2017 Pagina 12 van 20

13 - In 2016 werd de vertrouwenspersoon niet formeel gecontacteerd door personeelsleden van gemeente en OCMW. Dit wordt weergegeven met het cijfer 0 in het jaarverslag van de Gemeenschappelijke Interne Dienst Preventie en Bescherming op het Werk. Toch vinden we het belangrijk om bij dit cijfer een kanttekening te maken. Gedurende het ganse jaar werd de vertrouwenspersoon toch wel meerdere malen op een ínformele manier benaderd. Personeelsleden stelden vragen rond de werkwijze en de verdere stappen die er genomen zouden worden bij een eventuele klacht. Bij de meeste medewerkers schrikt deze werkwijze echter af. Zij zien een gesprek met de vertrouwenspersoon wel als een opportuniteit, maar als ze effectief een verandering wensen, moet er met de tegenpartij in communicatie worden gegaan. Deze bemiddeling of verzoening met de andere persoon zien de betrokken medewerkers echter veel minder haalbaar. Als er nagevraagd wordt wat de oorzaak hiervan zou kunnen zijn, blijkt dat mensen angst hebben om afgerekend te worden op hun klacht. Ze hebben niet het gevoel dat er vrij over gepraat kan worden zonder dat dit ernstige gevolgen heeft voor bijvoorbeeld hun job. Naar de toekomst toe vinden we het belangrijk dat de personeelsleden voldoende vertrouwen ervaren in de organisatie zodat problemen die het psychosociaal welzijn belemmeren op de juiste manier besproken kunnen worden. A.2.3. Arbeidsongevallen Het aantal arbeidsongevallen in: # AO # dagen verlet In 2016 telden we voor het tweede opeenvolgend kalenderjaar geen enkel arbeidsongeval en werd er om deze reden dus ook niet verlet op de werkvloer! A.2.4. Controlearts In 2016 hebben we één keer een controlearts gestuurd. De afwezigheid was gewettigd. A.2.5. Vorming # uren vorming # cursisten # uren/cursist ADM ,7 30,8 IBO 217,5 127, ,5 9,8 PD 55, OD TOTAAL , ,6 Het aantal vormingsuren is lichtjes gestegen t.o.v Dit komt voornamelijk door het aantal vormingsuren van de administratie omdat 2 maatschappelijk werkers een langdurige opleiding volgen. Het aantal vormingsuren van de begeleiding is bijna gehalveerd. Het gemiddeld aantal uren vorming per medewerker is echter gelijkaardig gebleven. Het aantal uren vorming zijn het hoogst voor het administratief personeel, dit is ook logisch aangezien deze functies regelmatig opleidingen dienen te volgen omtrent wetgeving, softwarepakketten, die noodzakelijk zijn voor de uitoefening van de job. Juni 2017 Pagina 13 van 20

14 De vorming van de gezinszorg wordt regionaal via WZK georganiseerd waardoor er geen cijfers meer beschikbaar zijn. De schoonmaaksters patrimonium en de klusjesman hebben ook in 2016 geen vorming gevolgd. In de tabel is het kwalificerend opleidingstraject tot zorgkundige van 2 poetsvrouwen niet mee opgenomen. A.2.6. Teamdag Op 3 juni vond de gezamenlijke teamdag voor gemeente- en OCMW-personeel plaats. Dit jaar was er een gevarieerd aanbod van workshops op gemeentelijke locaties. 75 medewerkers namen deel en hebben de teamdag achteraf beoordeeld met een gemiddeld cijfer van 8,5/10 wat een heel mooie score is! De kostprijs kwam op 28,30 euro per deelnemer Kostprijs Geen 1.406, , , ,00* 1.061,24 *aandeel OCMW (totale kostprijs was 2.122,48 euro) A.2.7. Vakbondsoverleg In elke gemeente dient een vakbondsoverleg aanwezig te zijn. Deze bestaat uit een Onderhandelingscomité en een Bijzonder Overlegcomité ofte Comité voor Preventie en Bescherming op het werk (CPBW). A Het onderhandelingscomité Over elke wijziging betreffende de arbeidsvoorwaarden dient in dit comité overleg gepleegd te worden. In 2016 heeft het OC slechts 1 keer vergaderd. Behandelde agendapunten voor het OCMW: - verhoging maaltijdcheques tot 8,00 euro - besteding reguliere en restmiddelen VIA4 - verhoging 2 e pensioenpijler (geen akkoord; Herenthout heeft de 2 e laagste bijdrage van de regio) A Het Comité voor Preventie en Bescherming op het werk Dit comité heeft als opdracht adviezen uit te brengen en voorstellen te formuleren omtrent het beleid inzake het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk, omtrent het globaal preventieplan en het jaarlijks actieplan opgesteld door de werkgever, de wijzigingen, de uitvoering en de resultaten ervan. In 2016 heeft het CPBW 3 keer vergaderd. Behandelde agendapunten voor het OCMW: - opvolging jaaractieplan en globaal preventieplan - periodieke verslagen van de activiteiten van de interne dienst PBW - bespreking verslag evacuatieoefening OCMW-gebouw - bescherming stagiairs A.2.8. Diensthoofdenoverleg Tussen de MAT-vergaderingen, vindt het diensthoofdenoverleg plaats. Het doel van dit overleg is dat diensthoofden elkaar inspireren en ervaringen uitwisselen, voornamelijk rond personeelskwesties. In 2016 zijn er 6 vergaderingen geweest. Juni 2017 Pagina 14 van 20

15 B. Externe communicatie B.1 Website In december 2016 werd er een nieuwe gemeentelijke website gelanceerd. Hierbij werd er fel ingezet op een uitgebreid e-loket, kortere en duidelijkere teksten en een overzichtelijkere structuur. Wat # bezoeken # Unieke bezoekers # Paginaweergaven Gemiddeld # pagina's / bezoek 3,04 3,02 2,73 2,59 2,44 # gebruikers e-loket # personen ingeschreven op de nieuwsbrief De website telt elk jaar meer en meer bezoekers. Dit komt onder meer doordat we via steeds meer kanalen linken voorzien naar onze website. Zo hebben we de nieuwsbrief, facebook, twitter, In 2016 klikten er via facebook mensen door naar onze website (in 2015 waren dit er maar 3.569). Sinds 2013 wordt er wekelijks een digitale nieuwsbrief verzonden naar onze abonnees. Het aantal abonnees voor onze nieuwsbrief blijft geleidelijk aan groeien en we merken dat er ook heel wat mensen doorklikken vanuit de nieuwsbrief naar de volledige artikels op onze website. Ook kan je een stijging zien van het aantal gebruikers van het e-loket. Er worden steeds meer e-loket formulieren ter beschikking gesteld van de gebruiker en deze worden dan ook intensief gebruikt. De inschrijvingen van de Kinderclub gebeuren ook volledig online via het e-loket van het softwareprogramma i-school sinds begin De volgende pagina's (van het OCMW) werden in 2016 het meeste bezocht: Pagina # weergaven /KidsCo 1570 /ZorgGezondheid/dienstencentrumHuisDriane 1279 /SocialeDienst 1104 /KidsCo/buitenschoolseKinderopvang/deKinderclub 887 /ZorgGezondheid 722 /ZorgGezondheid/gezondheid/wachtdiensten 701 /SocialeDienst/rechtshulp/juridischAdviesEnBemiddeling 544 /Nieuws/VerkoopGrondenOCMW 466 /KidsCo/buitenschoolseKinderopvang 437 /SocialeDienst/socialeAdministratie 321 /ZorgGezondheid/assistentiewoningen 289 /Organisatie/ocmwsecretaris 289 /KidsCo/infoOverKinderopvang 277 /ZorgGezondheid/thuiszorg 247 Juni 2017 Pagina 15 van 20

16 B.2 Sociale media Het LDC heeft al sinds enkele jaren een facebookpagina met over de 700 vind-ik-leuks. Vanaf oktober 2014 lanceerden we ook een facebookpagina van Loket Kids & co. Deze vorm van sociale media wordt ingezet om ouders sneller op de hoogte te kunnen brengen van veranderingen en belangrijke mededelingen. Ook krijgt de burger via foto s een impressie van de werking van de kinderopvang. In 2014 werd er ondertussen ook een algemene facebook-pagina opgericht voor gemeente en OCMW. Het aantal volgers van deze pagina werd bijna verdubbeld in Ook de andere pagina s hebben een hele hoop extra volgers gekregen in Sinds 2016 zijn we ook actief op twitter en dit heeft ons ondertussen ook 190 volgers opgeleverd. Pagina # Algemene FB-pagina # Zorg & gezondheid # Kids & Co # Volgers Twitter 190 C. Interne communicatie C.1 Loketg@zet Sinds juni 2015 is het OCMW-personeelsblad De Loketg@zet uitgebreid naar het gemeentelijk personeel. Deze maandelijkse nieuwsbrief bevat: - informatie van alle loketten, de gemeenteschool, muziekacademie, ondersteunende diensten - beslissingen van de bestuursorganen die het personeel aanbelangen - foto s van activiteiten of gebeurtenissen - een welzijnstip - quote van de maand - Het doel van dit personeelsblad bestaat erin om de ganse personeelsequipe op de hoogte te houden van het reilen en zeilen binnen het lokaal bestuur. We bekomen hierdoor een vlottere interne communicatie, iedereen krijgt dezelfde informatie op hetzelfde tijdstip. De reacties zijn tot op heden unaniem positief. Naast elk personeelslid krijgen ook de OCMW-raadsleden en alle schepenen het krantje digitaal toegestuurd. C.2 Loketnet In 2013 werd ons intranet "loketnet" gelanceerd. Dit is een interne website voor het personeel van gemeente en OCMW waarop ze allerlei informatie kunnen terugvinden over het bestuur, dienstnota's, formulieren, reglementen, rechtspositieregeling, data vergaderorganen, Er komt ook luchtigere informatie op het loketnet, zoals foto's van activiteiten, aankondigingen van geboorten/huwelijken, voorstelling nieuwe collega's, verjaardagen,... De ervaring leert ons dat niet iedereen de weg vindt naar ons Loketnet. Daarom hebben we in 2014 enkele aanpassingen doorgevoerd zoals een mailsysteem dat automatisch een mail verstuurt wanneer een nieuw item op Loketnet wordt gepost. Tot op heden echter merken we vooralsnog geen verbetering in het bezoeken van dit digitaal platform. De werkgroep communicatie zal dit verder opnemen. Elk personeelslid en ook alle schepenen kunnen inloggen op Loketnet. Juni 2017 Pagina 16 van 20

17 D. Patrimonium D.1 Technische Dienst Vanaf 1 januari 2015 zijn de technische dienst van de gemeente en het OCMW samengevoegd tot één gemeenschappelijke technische dienst. Eén werkman is effectief gedetacheerd naar de gemeente en wordt aangestuurd door de werkleider van de gemeente. De andere werkman blijft halftijds klusjesman voor de klusjesdienst van het OCMW en staat in voor het onderhoud van de woningen en assistentiewoningen van het OCMW. Hij wordt aangestuurd door de verantwoordelijke van de klusjesdienst. Alle werken aan de eigen locaties worden vanaf 1 januari 2015 uitgevoerd door de technische dienst van de gemeente en dienen dus aangevraagd te worden bij de werkleider van de gemeente. Over het algemeen verliep de samenwerking in 2016 goed maar af en toe gaf dit toch wat wrijvingen door o.a. miscommunicatie, minder of niet op de hoogte zijn van gemaakte afspraken, personeelstekort, verschillende prioriteiten voor ogen hebben, De perceptie de gemeente moet werken voor het OCMW speelt hierbij nog altijd een rol. In 2017 zullen het diensthoofd en de werkleider van de technische dienst met de verantwoordelijke klusjesdienst en verantwoordelijke patrimonium gaan samenzitten om betere en duidelijke afspraken te maken en dit ook communiceren naar de personeelsgroep zodat alle neuzen in dezelfde richting wijzen. D.2 Landbouwgronden In 2015 werd na overleg met de gemeente duidelijk dat we een grote financiële inspanning zullen moeten leveren voor de terugkoop en de inrichting van de nieuwe Kinderclub aan de Kloosterstraat. De gemeente heeft een projectsubsidie van euro toegezegd, doch dan nog volstaan de liquide middelen niet om dit alles te financieren. Daarom besliste de Raad om 7 landbouwgronden die niet verpacht zijn openbaar te verkopen in De instel en effectieve verkoop gingen door op 21 april en 12 mei gronden gingen vlot over de geschatte waarde en brachten op. 2 gronden werden ingehouden wegens het niet halen van de schattingsprijs. Tot op heden zijn deze gronden braakliggend en worden ze niet verpacht of kosteloos bewerkt. De pachtprijzen bleven in 2016 onveranderd. Het OCMW heeft op het einde van 2016, 32 landbouwgronden in eigendom, goed voor een totale oppervlakte van 20ha 46a 79ca. D.3 Woningen D.3.1. Verblijfsovereenkomst In 2016 namen we de standaard huurcontracten die we gebruiken onder de loep. De gebruikte overeenkomsten voor de doorstroomwoningen vielen onder de woninghuurwet waardoor de afstemming op de individuele dienstverlening belemmerd werd. In plaats van een huurcontract ontwierpen we een verblijfsovereenkomst onder de vorm van individuele dienstverlening voor de doorstroomwoningen. Deze valt niet onder de Huurwet of de Woninghuurwet, is beperkt in tijd (maximum 1 jaar) en wordt niet automatisch verlengd. Een verblijfsovereenkomst wordt steeds gekoppeld aan een begeleidingsovereenkomst. Ook de verblijfsovereenkomst voor de noodwoningen werd aangepast in het kader van gebruiksvriendelijkheid en uniformiteit. Beide ontwerpen werden goedgekeurd op het bijzonder comité van 17 februari Juni 2017 Pagina 17 van 20

18 D.3.2. Woningenbestand Het woningenbestand van het OCMW op 31/12/2016: Adres Aard Eigendom/ huren Opmerking Bergense Steenweg 36* Woning Huren SW Doornboompad 5 Woning Huren LOI Kloosterstraat 5/001 Appartement Eigendom / Leegstand wegens renovatie Kloosterstraat 5/002 Appartement Eigendom / Leegstand wegens renovatie Kloosterstraat 5/101 Appartement Eigendom / Leegstand wegens renovatie Kloosterstraat 5/102 Appartement Eigendom / Leegstand wegens renovatie Kloosterstraat 5/201 Appartement Eigendom / Nieuw gecreëerd Koestraat 45 Woning Eigendom LOI Koestraat 45a Woning Eigendom DSW Koestraat 47 Woning Eigendom LOI Koestraat 47a Studio Eigendom DSW Koestraat 47b Studio Eigendom NW Koestraat 49 Woning Eigendom DSW Molenstraat 15 Studio Huren NW Molenstraat 17 Studio Huren LOI Molenstraat 17a Studio Huren LOI Molenstraat 32a Appartement Huren LOI Nijlense Steenweg 53 Woning Eigendom NW Schoetersstraat 30 Woning Huren LOI * huurcontract op naam van OCMW, maar alles wordt volledig afgehandeld door huurder LOI-woning: - bemeubeld door OCMW - bewoner is geen vergoeding verschuldigd aan OCMW - nutsvoorzieningen, kabel, diftar, verzekering, betaald door OCMW - huishoudelijk reglement te ondertekenen Noodwoning (NW): - bemeubeld door OCMW - dagvergoeding te betalen aan OCMW - nutsvoorzieningen, kabel, diftar, verzekering, zijn inbegrepen in de dagvergoeding en worden betaald door OCMW - verblijfsovereenkomst van maximum 4 maanden (beperkt verlengbaar) Doorstroomwoning (DSW): - niet bemeubeld - maandelijkse vergoeding te betalen aan OCMW - nutsvoorzieningen, kabel, diftar, verzekering, betaald door huurder - verblijfsovereenkomst van maximum 1 jaar (beperkt verlengbaar) Sociale woning (SW):- niet bemeubeld - bewoner dient maandelijks huur te betalen aan het OCMW - nutsvoorzieningen, kabel, diftar, verzekering, betaald door huurder - standaard huurcontract Itegemse Steenweg 126a Sinds april 2014 hadden we deze woning in gebruik van de gemeente voor huisvesting van cliënteel. Het gemeentebestuur besliste om de woning af te breken om de vrijgekomen grond op te nemen in het saneringsproject voor de site Serneels. Hierdoor kwam er dan ook een einde aan de gebruiksovereenkomst van deze woning per 1 april Juni 2017 Pagina 18 van 20

19 Kloosterstraat 5 - project 'Verbouwen en renoveren van 4 appartementen en bouw van 1 appartement op de zolderverdieping' In maart 2016 is de opdracht gegund zodat de firma Meeusa NV op 25 mei 2016 startte met de werken. Het gebouw werd volledig gestript, enkel de buitenmuren en het dak bleven overeind. De 4 bestaande appartementen werden volledig gerenoveerd en op de zolderverdieping werd een extra appartement gecreëerd. Het diensthoofd grondgebiedzaken van de gemeente werd aangesteld als leidend ambtenaar vanwege zijn technische expertise. Ook de tijdelijk opnieuw aangestelde technisch assistent van de gemeente werd op het project gezet. De administratief coördinator volgt het project op. De 5 appartementen zullen in mei-juni 2017 in gebruik worden genomen. De aankoop en plaatsing van 5 keukens was niet opgenomen in het bestek. Het bijzonder comité stelde hiervoor de firma Webo Keukens aan via een overheidsopdracht. De keukens werden in maart 2017 geplaatst. Aangezien we de 4 bestaande appartementen terug in gebruik gaan nemen én we een extra appartement gecreëerd hebben besliste het bijzonder comité op 23 november 2016 om de contracten van huurwoningen Molenstraat 15, 17, 17a en Doornboompad 5 op te zeggen met ingang van 1 april Koestraat 45a Nadat de bewoner einde oktober 2016 de woning verliet, hebben we een nieuwe vinylvloer gelegd. Nadien bleek dat de gasinstallatie enkele gebreken vertoonde. In 2017 zullen we dan ook de gasinstallatie vernieuwen en een CV-ketel met radiatoren plaatsen. E. Automatisatie E.1 Inventaris OCMW Eind 2015 bestond het computerpark van het OCMW uit het volgende materiaal: Wat Aantal Computers Laptops 25 (5 vr OCR) 25 (5 vr OCR) 25 (5 vr OCR) 25 (5 vr OCR) 25 (5 vr OCR) Vaste PC s 8 (1 vr OCR) 8 (1 vr OCR) Printers Vervangingen / bijkomend materiaal in 2016: In 2016 werden de volgende vervangingen gedaan: 4 oude laptops in de administratie werden vervangen door nieuwe laptops Ook de 5 laptops die gebruikt worden voor de computerlessen werden vervangen door nieuwe exemplaren. Juni 2017 Pagina 19 van 20

20 F. Kwaliteit F.1 Klachtenbehandeling In 2014 keurde de OCMW-raad de procedure voor algemene klachtenbehandeling voor het OCMW goed. We rapporteren jaarlijks over het aantal binnengekomen klachten. In 2016 werden geen officiële klachten geregistreerd. F.2 Zelfevaluaties Het OCMW-decreet geeft de OCMW s de opdracht om een intern controlesysteem uit te werken, te implementeren, op te volgen, bij te sturen en erover te rapporteren. In 2014 en 2015 voerden de woonassistent en de administratief coördinator een zelfevaluatie uit bij de groep van assistentiewoningen Huis Driane. Op 5 april 2016 keurde de OCMW-raad het rapport en de geformuleerde acties goed. In 2014, 2015 en 2016 voerden de verantwoordelijke van het dienstencentrum en de administratief coördinator een zelfevaluatie uit van het lokaal dienstencentrum. Op 5 juli 2016 keurde de OCMW-raad het rapport en de geformuleerde acties goed. In 2015 zijn we gestart met een zelfevaluatie van gans het OCMW. Alle MAT-leden, uitgezonderd de OCMW-voorzitter, maken deel uit van de zelfevaluatiegroep. In 2016 hielden we de laatste consensusvergadering. In 2017 zal het rapport en de bijhorende acties voorgelegd worden aan de OCMW-raad. Op regelmatige tijdstippen worden de acties van àlle zelfevaluaties op het MAT overlopen en een stand van zaken gegeven. Juni 2017 Pagina 20 van 20