PERSONEEL EN ORGANISATIE

Transcriptie

1 2012 JAARVERSLAG PERSONEEL EN ORGANISATIE Nathalie Verbeeck, Vicky Verbeeck, Rob Beirens Personeelsverantwoordelijke, Administratief coördinator, ICT verantwoordelijke Bouwelse Steenweg 52, 2270 Herenthout Tel.:

2 September 2013 Pagina 2 van 46

3 INHOUDSOVERZICHT INHOUDSOVERZICHT... 3 SAMENVATTING... 5 INLEIDING... 6 GEBRUIKTE AFKORTINGEN... 7 Deel 1. CIJFERS EN LETTERS... 8 A. Personeel... 8 A.1 Personeelsbestand... 8 A.1.1. Personeelseffectief... 8 A.1.2. Indeling per niveau... 8 A.1.3. Indeling per leeftijd (situatie op 31/12/12)... 9 A.1.4. Indeling per statuut (situatie op 31/12/12) A.2 Personeelsprestaties A.2.1. Ziekteverzuim A Ziekteverzuimpercentage A Frequentie van het ziekteverzuim A Gemiddelde duur van het ziekteverzuim A Bradfordfactor A Percentage verzuimers A.2.2. Idewe A.2.3. Arbeidsongevallen A.2.4. Controlearts A.2.5. Vorming A.2.6. Teamdag A.2.7. Vakbondsoverleg A Het onderhandelingscomité A Het Comité voor Preventie en Bescherming op het werk A.2.8. Diensthoofdenoverleg B. Beleidsmatig werken B.1 Subsidies C. Externe communicatie D. Interne communicatie D.1 Interne Overlegmomenten D.2 Naslagwerken E. Patrimonium E.1 Technische Dienst E.2 Landbouwgronden E.3 Woningen E.3.1 Inventaris E.3.2 Kosten versus opbrengsten E Doorstroomwoningen (DSW) E LOI-woningen E Sociale woningen E Noodwoningen E Eigen patrimonium F. Automatisatie Deel 2. REALISATIES Prioritaire doelstelling Prioritaire doelstelling Prioritaire doelstelling Prioritaire doelstelling Prioritaire doelstelling Prioritaire doelstelling September 2013 Pagina 3 van 46

4 Deel 3. FINANCIËLE VERTALING Deel 4. BESLUIT Deel 5. BIJLAGEN September 2013 Pagina 4 van 46

5 SAMENVATTING In het eerste gedeelte van het jaarverslag geven we de objectieve cijfers weer voor het werkjaar Meest opvallend is dat: meer dan de helft van onze medewerkers zijn tewerkgesteld in een tewerkstellingsmaatregel het ziekteverzuimpercentage in de poetsdienst en vooral de gezinszorg enorm gedaald is (ook de gemiddelde duur van het ziekteverzuim in de gezinszorg) we euro extra projectsubsidies hebben verworven onze gemeentelijke website een schot in de roos is de doorstroom- en de sociale woningen winstgevend zijn, maar onze noodwoningen verlieslatend de helpdesk van de ICT er op volle toeren draait In het tweede gedeelte worden de doelstellingen op een rijtje gezet. In 2012 heeft de dienst P & O een onderbezetting gekend waardoor niet alle vooropgestelde doelstellingen zijn behaald. De 4 maanden bevallingsrust van zowel de voltijdse onthaalbediende als de voltijdse boekhouder zijn intern opgevangen door de andere medewerkers van P & O. Bovendien leidde een interne reorganisatie er toe dat de beleidsmedewerker vanaf einde september het team Zorg & Gezondheid ging versterken. Dit had voor de werking van P & O ook grote gevolgen gezien de vrijkomende taken wederom moesten opgevangen worden door de overblijvende leden van P & O. September 2013 Pagina 5 van 46

6 INLEIDING Dit jaarverslag probeert een cijfermatig beeld te schetsen van de werking van de dienst P & O over het werkjaar P & O verleent expertise en ondersteuning aan de andere diensten inzake personeelszaken, interne en externe communicatie, ICT en optimalisatie van de administratie. Deze werking is niet altijd goed te vatten in cijfers. Toch hebben we geprobeerd om in enkele belangrijke cijfers onze werking weer te geven. Wat we echter niet in cijfers kunnen uitdrukken, is de dagdagelijkse inzet van de medewerkers van P & O om een kwaliteitsvolle werkomgeving te creëren waarin doeltreffendheid en efficiëntie centraal staan en elke OCMW-medewerker zijn competenties permanent kan ontwikkelen. Ook als ondersteunende dienst zetten we de klant steeds op de eerste plaats en organiseren wij onze werking op een manier dat onze klanten optimaal geholpen worden en de nodige ondersteuning krijgen die ze verdienen. September 2013 Pagina 6 van 46

7 GEBRUIKTE AFKORTINGEN AC: ADM: BBC: Contr: CPBW: DHO: DSW: Gesco: GZ: IBO: ICT: i.s.m.: KBS: LDC: LOI: LSB: MAT: NW: OC: OCR: OD: OD: OM: PC: PD: P&O: SD: SW: VTE: VE: VVSG : VZW: WW-gesco: administratief coördinator Administratie Beleids- en beheerscyclus Contractueel Comité voor Preventie en Bescherming op het Werk Diensthoofdenoverleg Doorstroomwoning Gesubsidieerde contractuele Gezinszorg Initiatief Buitenschoolse Kinderopvang informatica- en communicatietechnologie in samenwerking met Koning Boudewijnstichting lokaal dienstencentrum Lokaal Opvang Initiatief Lokaal Sociaal Beleid Managementteam Noodwoning Onderhandelingscomité Openbare Computerruimte Onderhoudsdiensten (schoonmaak patrimonium en technische dienst) Operationele Doelstelling overlegmoment personal computer Poetsdienst Personeel & Organisatie Strategische Doelstelling Sociale woning voltijds equivalent voltijds equivalent Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten vereniging zonder winstoogmerk Weerwerk gesco September 2013 Pagina 7 van 46

8 Deel 1. CIJFERS EN LETTERS A. Personeel A.1 Personeelsbestand A.1.1. Personeelseffectief Op 31/12/12 telde het OCMW een personeelseffectief van 46,18 VE, ingevuld door 69 verschillende personeelsleden waarvan slechts 5 mannen. De daling is voornamelijk te verklaren door de uitdiensttreding van 2 VE art 60 ers in de loop van Personeelseffectief in VE 44,85 46,53 48,68 46,18 # personeelsleden in koppen kkoppen # mannen A.1.2. Indeling per niveau Naargelang het diploma dat je bezit en de functie die je uitoefent, word je betaald op een bepaald niveau: Wettelijke graden: universitair diploma secretaris niveau A: universitair diploma geen functies niveau B: hoger onderwijs korte type maatschappelijk werker sociaal werker personeelsverantwoordelijke boekhouder beleidsmedewerker administratief coördinator ICT-verantwoordelijke diensthoofd pedagogisch coördinator dienstencentrumverantwoordelijke niveau C: secundair onderwijs technisch medewerker administratief medewerker begeleidster IBO verzorgende animator niveau D: geen diploma vereist, tenzij begeleidster IBO anders vermeld poetsvrouw schoonmaakster pedicure niveau E: geen diploma vereist art 60 7 September 2013 Pagina 8 van 46

9 Schaalniveau # opdr. % # opdr. % # opdr. % A 1 1,14% 1 1,20% 1 1,22% B 18 20,45% 21 25,00% 22 26,83% C 35 39,77% 31 36,90% 29 35,37% D 31 35,23% 29 34,52% 29 35,37% E 3 3,41% 2 2,38% 1 1,22% Totaal % % % Onze personeelsleden bevinden zich hoofdzakelijk op B-, C- en D-niveau. Enkel de secretaris is ingeschaald op A-niveau en de art. 60 ers op het E-niveau. Ten opzichte van 2011 zijn er geen noemenswaardige verschuivingen. A.1.3. Indeling per leeftijd (situatie op 31/12/12) -25j 25j-35j 35-45j 45-55j 55-65j TOTAAL ADM IBO PD GZ OD TOTAAL % 11% 19% 27% 31% 11% 100% September 2013 Pagina 9 van 46

10 Meer dan de helft van het personeel van het OCMW situeert zich tussen de leeftijd van 35 en 55 jaar. De administratieve functies worden voornamelijk ingevuld door jongere werknemers tussen 25 en 45 jaar. In de poetsdienst daarentegen vinden we slechts 1 medewerker onder de 35 jaar en zijn de meesten ouder dan 45 jaar. Zo ook in de onderhoudsdienst waar de medewerkers niet jonger zijn dan 35 jaar. In de gezinszorg en het IBO is er eerder een spreiding in leeftijd. A.1.4. Indeling per statuut (situatie op 31/12/12) Statutair Contr. ww-gesco Gesco Andere* TOTAAL ADM IBO PD GZ OD TOTAAL % 28% 19% 21% 22% 10% 100% * andere: art 60 7, activa en doelgroepmedewerkers September 2013 Pagina 10 van 46

11 Opvallend is dat slechts 28% van de personeelsopdrachten vastbenoemd is en dat deze functies zich voornamelijk bevinden binnen de administratie. Meer dan de helft van het personeel (53%) is aangesteld in een tewerkstellingsmaatregel (43% gesco + 10% andere). Deze situeren zich hoofdzakelijk in de poetsdienst en buitenschoolse kinderopvang. De vaste benoemingen binnen de gezinszorg zijn uitdovend. September 2013 Pagina 11 van 46

12 A.2 Personeelsprestaties A.2.1. Ziekteverzuim A Ziekteverzuimpercentage Onder ziekteverzuim verstaan we de onmogelijkheid van de werknemer om zijn werk te verrichten ten gevolge van ziekte of privé-ongeval. Dit ziekteverzuim kan variëren in duur, maar een essentiële voorwaarde om van ziekteverzuim te kunnen spreken is dat het verzuim tijdelijk is. Wij maken een onderscheid tussen ziekteverzuim met loonwaarborg en ziekteverzuim zonder. Dit betekent dat we zowel voor arbeiders als bedienden het ziekteverzuim gaan opsplitsen in het verzuim dat minder dan 1 maand duurt, verzuim met een duur van meer dan een maand maar minder dan één jaar, en het ziekteverzuim dat langer dan één jaar duurt. % loonwaarborg % gn loonwaarborg % > 1 jaar TOTAAL ADM 1,67 2,97 3,39 0,24 1,42 0,63 0,00 0,00 0,00 1,91 4,39 4,02 IBO 6,67 4,66 5,81 4,45 2,02 1,83 0,00 1,95 3,57 11,12 8,63 11,21 PD 1,67 1,62 1,80 3,87 5,12 4,75 5,26 5,26 0,26 10,80 12,00 6,81 GZ 14,01 8,65 9,00 6,49 17,12 2,68 0,00 0,00 0,00 20,50 25,77 11,68 OD 2,06 4,15 2,70 8,49 4,24 2,39 1,89 6,62 8,33 12,44 15,01 13,42 OCMW 4,46 3,80 4,03 3,76 3,56 2,10 1,15 2,54 2,07 9,37 9,90 8,20 Het totale ziekteverzuimpercentage voor het OCMW is gedaald naar 8,20% voor Dit wil zeggen dat het OCMW-personeel 8% van zijn te presteren tijd afwezig is wegens ziekte. We zien dat enkel de administratieve functies en de poetsdienst lager scoren dan het OCMW-gemiddelde. Buiten de kinderclub kennen alle diensten een daling in het ziekteverzuim, zeker binnen de poetsdienst en de gezinszorg zien we een spectaculaire daling. In de eerste kolom hebben we het percentage voor de ziektes die vallen onder het gewaarborgd inkomen. Hier zijn geen noemenswaardige verschillen tov vorig jaar, enkel de onderhoudsdienst kent een kleine daling. De tweede kolom vertegenwoordigt het ziekteverzuimpercentage voor de ziektes die vallen buiten de periode van gewaarborgd loon, maar minder dan 1 jaar duren. Hier valt op dat het cijfer van de gezinszorg een spectaculaire daling maakt van meer dan 14%. Dit cijfer is voor de onderhoudsdienst gehalveerd. Ook de andere diensten kennen een lichte daling van dit ziekteverzuim. Het percentage van het ziekteverzuim langer dan 1 jaar vinden we in de derde kolom. Tot op heden zijn nog 1 begeleidster en 1 schoonmaakster langer dan 1 jaar afwezig wegens ziekte. A Frequentie van het ziekteverzuim De frequentie van het ziekteverzuim wordt berekend door een telling te maken van het aantal nieuw begonnen ziekteperiodes in een periode van 1 jaar. Deze frequentie kan zowel voor de verzuimers (werknemers die ziek geweest zijn in het jaar) als voor de totale populatie (werknemers die ziek zijn geweest én zij die niet ziek zijn geweest). September 2013 Pagina 12 van 46

13 Frequentie op verzuimers Frequentie op totale populatie ADM 1,87 3,05 2,19 1,27 2,76 2,00 IBO 2,89 2,61 2,94 2,89 2,35 2,79 PD 2,46 2,20 2,55 1,78 1,83 1,56 GZ 3,11 4,00 4,67 3,11 4,00 4,67 OD 2,86 2,45 3,38 2,00 2,08 3,00 OCMW 2,59 2,86 2,94 2,09 2,52 2,49 De frequentie van het ziekteverzuim ligt voor de verzuimers van het OCMW op 2,94. Dit betekent dat een verzuimer gemiddeld bijna 3 keer ziek is geweest in Als we de diensten afzonderlijk bekijken, zien we dat een verzorgende zich het meest ziek meldt (gemiddeld bijna 5 keer) en een administratieve functie het minst (gemiddeld 2,2 keer). Enkel bij de administratie zien we een daling van de frequentie. De frequentie van het ziekteverzuim voor de totale populatie van het OCMW ligt op 2,49. Dit wil zeggen dat een werknemer van het OCMW in 2012 gemiddeld 2,49 keer ziek is geweest en is quasi hetzelfde als in In de dienst gezinszorg ligt de frequentie veruit het hoogst, in de poetsdienst het laagst. Als we beide cijfers met elkaar vergelijken valt op dat voor de dienst gezinszorg beide frequenties gelijk zijn. Dit wil zeggen dat van deze dienst élke werknemer ziek is geweest. Bij de poetsdienst ligt deze verder uit elkaar wat wil zeggen dat toch een aantal poetsvrouwen zich in 2012 niet ziek gemeld hebben. A Gemiddelde duur van het ziekteverzuim De gemiddelde duur van het ziekteverzuim is naast de frequentie van het ziekteverzuim ook een indicatie van de ernst van het verzuim. Het geeft echter wel enkel een indicatie over het feit of de ziekteperiodes gemiddeld eerder kort of eerder langdurig zijn. Deze gemiddelde ziekteduur bij afwezigheid berekenen we enkel voor de verzuimers en is uitgedrukt in kalenderdagen Gemiddelde duur ziekteverzuim Gecorrigeerd 2010* Gecorrigeerd 2011* Gecorrigeerd 2012* ADM 6,25 3,86 6,24 6,25 3,86 6,24 IBO 13,02 16,36 17,60 13,02 8,78 10,90 PD 22,88 16,21 15,29 11,84 16,21 15,29 GZ 25,43 22,83 8,79 25,43 22,83 8,79 OD 25,20 18,11 20,96 7,53 4,77 7,69 OCMW 17,42 13,57 13,52 13,12 9,81 9,60 * personeelsleden die heel het jaar ziek zijn geweest worden hier uitgefilterd Indien een personeelslid van het OCMW in 2012 ziek is geweest, was zijn gemiddelde duur van afwezigheid 13,52 dagen. Gecorrigeerd komen we op een gemiddelde duur van 9,60 dagen. Dit is een lichte daling ten opzicht van In de administratie is de gemiddelde duur sterk gestegen tot 6,24 dagen. Dit komt door langdurige afwezigheid van 2 medewerkers. In de gezinszorg zien we een heel sterke daling tot 8,79 dagen dat zelfs onder het OCMW-gemiddelde uitkomt. De Kinderclub, de poetsdienst en de onderhoudsdienst scoren boven het gemiddelde. Dit komt doordat zowel in de Kinderclub als de onderhoudsdienst een medewerker een volledig jaar ziek is geweest. In de poetsdienst betreft het een langdurige afwezigheid van 3 poetsvrouwen. Volgens het gecorrigeerde cijfer scoren de poetsdienst en de Kinderclub boven het gemiddelde. In de Kinderclub is dit voornamelijk te wijten aan de afwezigheid van één begeleidster van 4 maanden, in de poetsdienst door de ziekte van 3 poetsvrouwen voor 3 à 4 maanden. September 2013 Pagina 13 van 46

14 A Bradfordfactor De Bradfordfactor geeft een indicatie van de mate van verstoring die een bepaalde medewerker teweegbrengt door zijn ziekteverzuim. Hoe frequenter iemand uitvalt, hoe onvoorspelbaarder en lastiger het wordt hiermee om te gaan. Medewerkers met eenzelfde aantal dagen ziekte en eenzelfde ziekteverzuimpercentage kunnen dus toch een verschillende storingsquotatie krijgen. Een gemiddelde Bradfordfactor kan over de ganse populatie berekend worden, of enkel over de ziekteverzuimers. Bradford verzuimers Bradford populatie ADM 77,11 308,88 129,43 55,52 286,00 118,17 IBO 276,22 339,10 537,22 276,22 317,23 508,95 PD 306,36 182,27 844,45 225,74 151,89 516,06 GZ 1.302, , , , , ,83 OD 200,25 159, ,88 145,64 134,77 898,56 OCMW 355,40 329,49 652,08 300,44 298,27 556,44 Een verzuimer in het OCMW heeft gemiddeld een Bradfordfactor van 652,08. Een werknemer van het OCMW heeft een gemiddelde Bradfordfactor van 556,44. De administratie scoort zeer laag, de gezinszorg zeer hoog voor zowel de factor bij de verzuimers als bij de werknemers. Dit wil zeggen dat in de gezinszorg de werkzaamheden erger zullen gestoord worden dan in de administratie. Alle diensten behalve de administratie zijn gestegen t.o.v In de onderhoudsdienst is dit voornamelijk te wijten aan het frequent ziek melden van 2 schoonmaaksters, in de poetsdienst door het frequent ziek melden van 1 poetsvrouw. Als we de Bradfordfactor bekijken over gans het personeelsbestand, merken we dat deze in de gezinszorg hetzelfde is voor verzuimers als voor populatie. Dit wil zeggen dat in de gezinszorg àlle personeelsleden ziek zijn geweest. De factor is ook vrij hoog wat er op wijst dat de frequentie van ziek te melden in deze dienst hoog ligt. De gezinszorg en de onderhoudsdienst scoren boven het OCMW-gemiddelde. A Percentage verzuimers Percentage verzuimers ADM 72,00 92,59 91,30 IBO 100,00 93,55 94,74 PD 73,68 83,33 61,11 GZ 100,00 100,00 100,00 OD 72,73 84,62 88,89 OCMW 84,54 90,53 85,30 Het percentage van verzuimers voor gans het OCMW is 85,30%. Dit wil zeggen dat 85% van ons personeel zich minstens 1x per jaar ziek meldt, voor de gezinszorg zijn dat zelfs álle verzorgenden. Enkel de poetsdienst scoort ver onder het gemiddelde en is ook sterk gedaald ten opzichte van T.o.v. vorig jaar is het percentage van verzuimers in het OCMW gedaald. September 2013 Pagina 14 van 46

15 A.2.2. Idewe In 2012 werden 61 preventieve medische onderzoeken verricht. De bedrijfsarts heeft een bedrijfsbezoek gebracht op 10/10/12. Hij maakt tevens deel uit van het comité P.B.W. (preventie en bescherming op het werk) (zie later). A.2.3. Arbeidsongevallen Het aantal arbeidsongevallen in: # AO # dagen verlet In 2012 telden we slechts 1 arbeidsongeval waarbij er 63 werkelijk verloren kalenderdagen genoteerd werden. Merken we op dat het aantal arbeidsongevallen de laatste 2 jaar opeenvolgend is gedaald, maar dat het laatste ongeval wel meerdere kalenderdagen verlet kende. A.2.4. Controlearts In 2012 hebben we 3 keer een controlearts gestuurd. De afwezigheden waren gewettigd. A.2.5. Vorming In 2012 heeft de vorming 8.416,86 gekost voor 1.286u (in 2011 was dit ,38 voor 1.009,5u). # uren vorming # cursisten # uren/cursist kost kost/cursist ADM , ,08 290,85 IBO ,50 83,04 PD ,28 66,95 GZ ,5 791,00 131,83 OD ,00 0,00 TOTAAL ,86 150,30 De kosten voor vorming zijn het hoogste voor het administratief personeel, dit is ook logisch aangezien deze functies regelmatig opleidingen dienen te volgen omtrent wetgeving, softwarepakketten, die noodzakelijk zijn voor de uitoefening van de job. De begeleidsters hebben enkel de dag van de Kempense Begeleiding gevolgd, de vormingskosten en gevolgde uren zijn voornamelijk van de opleidingen Jeugd- en gehandicaptenzorg en orthopedagogie van de 2 doelgroepmedewerkers. De poetsdienst heeft enkel de opleiding Krachtgericht zorg verlenen aan mensen in armoede gevolgd die wij intern hadden georganiseerd. De vorming van de gezinszorg wordt regionaal via WZK georganiseerd. Elke verzorgende heeft 3 vormingsdagen genoten in De 2 technisch medewerkers en de schoonmaakster van de onderhoudsdienst hebben enkel de vorming begeleiden van art 60 7 gevolgd die intern georganiseerd werd door de tewerkstellingsdienst van ISOM. September 2013 Pagina 15 van 46

16 A.2.6. Teamdag Op 08/06/12 vond de eerste gezamenlijke teamdag voor gemeente- en OCMW-personeel plaats binnen het project Het Herenthuis in beweging. Onze medewerkers hadden de keuze uit verschillende workshops waarbij beweging en gezonde voeding centraal stonden. s Avonds werd de sportieve dag afgesloten met de wokmobiel Kostprijs 1.583, , ,04 Geen teamdag 1.406,46* *aandeel OCMW (totale kostprijs was 2.812,92 euro) A.2.7. Vakbondsoverleg In elke gemeente dient een vakbondsoverleg aanwezig te zijn. Deze bestaat uit een Onderhandelingscomité en een Bijzonder Overlegcomité ofte Comité voor Preventie en Bescherming op het werk (CPBW). A Het onderhandelingscomité Over elke wijziging betreffende de arbeidsvoorwaarden dient in dit comité overleg gepleegd te worden. In 2012 heeft het OC 3 keer vergaderd. Behandelde agendapunten voor het OCMW: - functie- en competentieprofiel begeleider - aanpassingen aan de rechtspositieregeling - aanpassingen aan het arbeidsreglement - reorganisatie regionale dienst gezinszorg en detachering verzorgenden A Het Comité voor Preventie en Bescherming op het werk Dit comité heeft als opdracht adviezen uit te brengen en voorstellen te formuleren omtrent het beleid inzake het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk, omtrent het globaal preventieplan en het jaarlijks actieplan opgesteld door de werkgever, de wijzigingen, de uitvoering en de resultaten ervan. In 2012 heeft het CPBW 3 keer vergaderd. Behandelde agendapunten voor het OCMW: - agressiebeleid - periodiek verslag van de activiteiten van de interne dienst PBW A.2.8. Diensthoofdenoverleg Op regelmatige basis (+/- om de 2 maanden) is er een overleg tussen de 3 diensthoofden met de personeelsverantwoordelijke als moderator. Het doel van dit overleg is dat diensthoofden elkaar inspireren en ervaringen uitwisselen, voornamelijk rond personeelskwesties. In 2012 zijn er 7 vergaderingen geweest. Enkele behandelde agendapunten: - PSH-netwerk (psychosociaal hulpverleningsnetwerk) - toekomst klus- en verhuisdienst - infosessie pensioenen September 2013 Pagina 16 van 46

17 B. Beleidsmatig werken B.1 Subsidies Aantal aanvragen ingediend en goedgekeurd: Aanvraag in 2012 Subsidies toegekend Bekendmaking/uitvoering KBS: dementievriendelijke Niet toegekend 19/10/2012 gemeente KBS: dementievriendelijke Niet toegekend / gemeente: fotowedstrijd Plattelandsontwikkeling: Gezond en actief ouder worden op het Niet toegekend Preventieve huisbezoeken Aankoop aangepast vervoer platteland Provincie Antwerpen: wervingscampagne vrijwilligers: werving vrijwilligers Speelpleinwerking Hoppieburger Lokale kinderarmoedebestrijding Niet toegekend voorschoolse occasionele opvang KBS: (Fevia Fonds): Iedereen Niet toegekend / warm voor suikerarm KBS (Armoedefonds): Niet toegekend / Buddyproject SEL Kempen: thuiszorgondersteunende projecten Dementievriendelijk Herenthout: interactieve tentoonstelling Nationale Loterij: creatie-renovatie Renovatie Nijlense Steenweg 53 noodwoning C. Externe communicatie Gemeentenieuws In het gemeentenieuws van 2012 verschenen 49 artikels van het OCMW: Aantal artikels Loket Sociale Dienst Zorg & Gezondheid Kids & co Totaal Website In januari 2012 werd de nieuwe gemeentelijke website gelanceerd. Sindsdien zijn we begonnen met het registreren van diverse statistieken over de bezoekers van onze website. Wat 2012 # bezoeken # Unieke bezoekers # Paginaweergaven Gemiddeld # pagina's / bezoek 3,04 # gebruikers e-loket 151 September 2013 Pagina 17 van 46

18 De volgende pagina's (van het OCMW) werden het meeste bezocht: Pagina # weergaven /KidsCo /KidsCo/buitenschoolseKinderopvang/deKinderclub 910 /ZorgGezondheid/dienstencentrumHuisDriane 751 /SocialeDienst 731 /KidsCo/buitenschoolseKinderopvang 725 /ZorgGezondheid 558 /KidsCo/infoOverKinderopvang 494 /SocialeDienst/budgethulpverlening 361 /ZorgGezondheid/serviceflats 341 /SocialeDienst/socialeAdministratie 337 /SocialeDienst/financieleSteun 307 /SocialeDienst/tewerkstelling 272 /ZorgGezondheid/gezondheid/wachtdiensten 257 /ZorgGezondheid/gezondheid 256 /KidsCo/beleidEnInspraak 243 /ZorgGezondheid/gezondheid 239 /Bestuur/zittingen/ocmwraad 224 /KidsCo/opvoedingsondersteuning 221 /SocialeDienst/hulpBijWonen 207 /SocialeDienst/rechtshulp 187 D. Interne communicatie D.1 Interne Overlegmomenten Onderstaande tabel geeft een overzicht van de verschillende interne overlegmomenten: Aantal OM s Aantal MAT s Werkgroep onthaalbedienden Herenthuis / Stuurgroep lokaal sociaal beleid / Het Overlegmoment (OM) is een infomoment op dinsdagmorgen. Het is bedoeld om binnen het OCMW het reilen en zeilen van de verschillende diensten aan de andere diensten bekend te maken. Vanaf het in dienst treden van de administratief coördinator (AC), bereidt de AC de agenda voor en leidt ze deze vergaderingen. Tot op heden wordt dit overlegmoment nog steeds door iedereen ervaren als zeer nuttig en informatief. Het managementteam (MAT) is het adviserend orgaan naar de Raad toe. De diensthoofden, de personeelsverantwoordelijke, de administratief coördinator en de financieel beheerder zetelen in het MAT. De secretaris is de voorzitter van het MAT. De voorzitter zetelt in het MAT met adviserende stem. Het MAT behandelt alle belangrijke beleidsthema s binnen het OCMW (budgetten, tevredenheidsonderzoeken, visieteksten, globale personeelszaken, ). De werkgroep onthaalbedienden wordt sinds het najaar van 2012 bijeengebracht door de communicatieambtenaar van de gemeente. De doelstelling van dit overleg is om optimale afstemming te bekomen tussen de 6 loketten van het Herenthuis. De stuurgroep Lokaal Sociaal Beleid is in 2012 niet meer samen geweest. September 2013 Pagina 18 van 46

19 D.2 Naslagwerken De OCMW-bib omvatte in het volgende: Aantal Kostprijs Nieuwe handboeken ,18 680,24 494,63 407,91 Abonnementen kranten ,00 531,00 546,00 558,00 Naslagwerken , , , ,87 Abonnementen tijdschriften , , , ,98 Andere , , ,56 847,26 TOTAAL , , , ,02 Sinds 2009 worden jaarlijks de naslagwerken en tijdschriften waarop het OCMW geabonneerd is onder de loep genomen. Op het Overlegmoment worden deze systematisch besproken: welke worden nog gebruikt, welke zijn nuttig, welke kunnen opgezegd worden, van welke kan het aantal abonnementen gereduceerd worden,? E. Patrimonium E.1 Technische Dienst Onze technische dienst heeft in 2012 zijn handen goed vol gehad met de drukke dagelijkse werking, het onderhoud van het ganse patrimonium en enkele projecten, waaronder de verhuis van Kids & co, de start van de renovatiewerken aan Kloosterstraat 3-5 en de start van de creatie van de noodwoning Koestraat 47b. Bovendien is 1 medewerker halftijds gaan werken vanaf 1 januari 2012 en heeft 1 medewerker gedurende 3 maanden 1/5 loopbaanonderbreking genomen. De bezetting was dus maar minimaal met nog geen 1,5 VTE (2 VTE in kader voorzien). E.2 Landbouwgronden Het OCMW heeft 39 landbouwgronden in eigendom, goed voor een totale oppervlakte van 27ha 31a 73ca. In 2012 is er niets gewijzigd aan deze inventaris. 4 landbouwgronden zijn in 2012 wel vrij van pacht gekomen door het overlijden van de pachter. In de loop van 2013 wordt beslist wat er met de gronden zal gebeuren. E.3 Woningen E.3.1 Inventaris Doornboompad 5+5a: de eigenaar plande in 2011 en 2012 aanpassingswerken aan de woningen waardoor een door het Vast Bureau goedgekeurde gefaseerde huurverhoging van 500,76 naar 670,00 voor beide woningen samen werd doorgevoerd in De laatste renovatiewerken vonden plaats in 2012 waardoor nog eens een huurverhoging naar 700,00 is gebeurd. Kloosterstraat 3+3a+5+5a: het OCMW gaf de opzeg aan de huurder van nr. 3a dat half januari 2013 vrij kwam. Einde 2012 is gestart met de renovatiewerken van het ganse gebouw met als eerste fase de renovatie van het dak. Dit brengt het woningenbestand van het OCMW op 31/12/2012 op het volgende: September 2013 Pagina 19 van 46

20 Adres Aard Eigendom/ huren Opmerking Astridlaan 7 Woning Huren LOI Bergense Steenweg 36* Woning Huren SW Doornboompad 5 Woning Huren NW Doornboompad 5a Woning Huren LOI Itegemse Steenweg 67 Woning Huren LOI Kloosterstraat 3 Appartement Eigendom / Leegstand wegens renovatie Kloosterstraat 3a Appartement Eigendom / Leegstand wegens renovatie Kloosterstraat 5 Appartement Eigendom LOI Kloosterstraat 5a Appartement Eigendom LOI Koestraat 45 Woning Eigendom DSW Koestraat 45a Woning Eigendom SW Koestraat 47 Woning Eigendom DSW Koestraat 47a Studio Eigendom DSW Koestraat 49 Woning Eigendom SW Molenstraat 15 Studio Huren DSW Molenstraat 17 Studio Huren NW Molenstraat 17a Studio Huren NW Molenstraat 32a Appartement Huren LOI Nijlense Steenweg 53 Woning Eigendom LOI Nijlense Steenweg 137 Woning Huren LOI Schoetersstraat 30 Woning Huren DSW * huurcontract op naam van OCMW, maar alles wordt volledig afgehandeld door huurder E.3.2 Kosten versus opbrengsten Per groep van woningen wordt hieronder een overzicht gegeven van de meest relevante kosten en opbrengsten. (Details per afzonderlijke woning zijn verkrijgbaar op het OCMW). Volgende zaken werden echter niet opgenomen in het overzicht: Diftar Kosten voor onderhouds- en herstellingswerken (materiaal, personeelskost, ) Vervanging en aankoop nieuw meubilair, gebruiksgoederen (donsdekens, servies, elektrotoestellen, ) Aandachtspunten: Woningen die gebruikt worden als LOI-woning hebben als opbrengsten de LOImiddelen, die uitgekeerd worden per beschikbare plaats. Deze middelen worden echter niet alleen gebruikt voor de kosten van de woning, maar ook bvb. voor de steunverlening aan de LOI-bewoners en de personeelskost van de LOIverantwoordelijke te betalen. De middelen zijn (tot hiertoe) ruim voldoende om alle kosten van de woning te dekken. Bij de huurinkomsten gaan we uit van de vorderingen. Welke inkomsten er werkelijk zijn binnen gekomen wordt hierbij niet vermeld. September 2013 Pagina 20 van 46

21 E Doorstroomwoningen (DSW) Adres Aard Eigendom/huren Koestraat 45 Woning Eigendom Koestraat 47 Woning Eigendom Koestraat 47a Studio Eigendom Molenstraat 15 Studio Huren Schoetersstraat 30 Woning Huren Doorstroomwoningen Omschrijving ontvangen huur , , , ,55 betaalde huur 7.740, , ,90 +69,02 kosten gas 31,79 / 966, ,48 kosten elektriciteit 75,46 / 73,12 +73,12 kosten water 32,55 / 108, ,37 kabeltv / / / / brandverzekering 255,25 262,84 271,06 +8,22 onroerende voorheffing 412,38 473,82 490,64 +16,82 WINST , , , ,52 Verklaringen: In 2012 heeft Koestraat 45, 3 maanden leeg gestaan, in 2011 was de woning het ganse jaar verhuurd. Ook Schoetersstraat 30 heeft in maanden leeg gestaan én is 3 maanden als noodwoning gebruikt (lagere huur dan bij verhuur als DSW). Dit resulteert in 4.386,55 minder huuropbrengsten. De kleine verhoging van de betaalde huur komt door de huurindexatie. Doordat Schoetersstraat 30 voor 3 maanden is gebruikt als noodwoning, zijn er voor deze maanden kosten voor het OCMW voor de nutsvoorzieningen. Zowel de brandverzekering als de onroerende voorheffing voor eigen woningen zijn licht gestegen. Besluit: Aangezien 3 van de 5 doorstroomwoningen eigendom zijn van het OCMW en hiervoor dus geen huur moet betaald worden, is de groep doorstroomwoningen ruim winstgevend. Er moet wel gezegd worden dat er doorheen het jaar reparaties aan de woningen gebeuren en dat er zaken aangekocht worden voor de woningen. Deze kosten ook geld en hiermee is geen rekening gehouden in de tabellen. September 2013 Pagina 21 van 46

22 E LOI-woningen Adres Aard Eigendom/huren Astridlaan 7 Woning Huren Doornboompad 5a Woning Huren Itegemse Steenweg 67 Woning Huren Kloosterstraat 5 Appartement Eigendom Kloosterstraat 5a Appartement Eigendom Molenstraat 32a Appartement Huren Nijlense Steenweg 53 Woning Eigendom Nijlense Steenweg 137 Woning Huren LOI-woningen Omschrijving ontvangen huur 279,24 726, , ,45 betaalde huur , , , ,36 steenkool 0, , ,00-325,00 kosten gas 9.029, , , ,24 kosten elektriciteit 6.149, , ,51-581,34 kosten water 3.711, , , ,64 kabeltv 691, , ,01-97,37 brandverzekering 275,37 396,38 482,57 +86,19 onroerende voorheffing 420,36 483,61 500,15 +16,54 TOTALE KOST , , , ,81 Verklaringen: De ontvangen huur is omdat Astridlaan 7 in maanden als noodwoning heeft gefungeerd en Itegemse Steenweg 1 maand als noodwoning. Hiervoor ontvangt het OCMW huur. Er is een stijging van de betaalde huur. De hoofdreden hiervoor is dat we in de loop van extra woningen hebben toegevoegd aan het LOI-patrimonium. In 2011 betaalden we voor deze woningen nog geen volledig jaar huur, in 2012 wel. Een andere reden is de laatste huurstijging van Doornboompad 5a. De huurprijzen worden ook jaarlijks geïndexeerd. De woning Itegemse Steenweg 67 wordt verwarmd door een kolenkachel (aankoop 3000 kg steenkool tgo 4000 kg in 2011) en een bijkomend elektrisch vuur in de badkamer/wasplaats. In 2011 liet Electrabel ons weten dat ze in 2010 en 2011 een foutief tarief hadden aangerekend voor gas en elektriciteit voor Kloosterstraat 5 en 5a, namelijk tarief leegstand. Bij tarief leegstand betaal je zo goed als niets voor huur meters en onderhoud, maar des te meer voor effectief verbruik. Bijgevolg kwam er een rechtzetting met bijhorende creditnota s waardoor we in 2011 uiteindelijk veel minder betaalden voor gas en elektriciteit. In 2012 kwamen de kosten terug op het normale niveau zoals in In 2012 hebben we een waterlek gehad in Kloosterstraat 3-5. Dit verklaart voor een groot deel de hogere waterkost. De 3 extra LOI-woningen die in 2011 zijn toegevoegd kenden in 2012 een bezetting en dus ook verbruik van 12 maanden. In 2011 was dit geen volledig jaar. Het waterverbruik in Molenstraat 32a is inbegrepen in de huurprijs. September 2013 Pagina 22 van 46

23 In de 3 extra woningen werd in 2011 kabel-tv geïnstalleerd en betaalden we hiervoor installatiekosten. Deze kosten hadden we in 2012 niet meer en betaalden we enkel nog de abonnementskosten. Voor de 3 nieuwe woningen betaalden we de brandverzekering in 2011 slechts voor een gedeelte van het jaar, in 2012 voor het ganse jaar. Besluit: In 2011 zijn er 3 extra woningen toegevoegd aan het LOI. In 2011 betaalden we slechts kosten voor een gedeelte van het jaar, in 2012 betaalden we voor deze woningen voor het ganse jaar. E Sociale woningen Adres Aard Eigendom/ huren Koestraat 45a Woning Eigendom Koestraat 49 Woning Eigendom Sociale woningen Omschrijving ontvangen huur 8.787, , , ,79 betaalde huur / / / / brandverzekering 97,09 99,97 75,64-24,33 onroerende voorheffing 272,18 312,94 208,18-104,76 WINST 8.417, , , ,70 Verklaringen: Zowel de opbrengsten als de kosten zijn gedaald, omwille van het feit dat Kloosterstraat 3a opgezegd is en leeg staat vanaf januari Aangezien de 2 woningen eigendom zijn van het OCMW, dient er geen huur betaald te worden. Besluit: Aangezien de sociale woningen eigendom zijn van het OCMW en hiervoor dus geen huur moet betaald worden, is de groep sociale woningen ruim winstgevend. Er moet wel gezegd worden dat er doorheen het jaar reparaties aan de woningen gebeuren en dat er zaken aangekocht worden voor de woningen. Deze kosten ook geld en hiermee is geen rekening gehouden in de tabellen. September 2013 Pagina 23 van 46

24 E Noodwoningen Adres Aard Eigendom/ huren Doornboompad 5 Woning Huren Molenstraat 17 Studio Huren Molenstraat 17a Studio Huren Noodwoningen Omschrijving ontvangen huur 7.467, , , ,26 betaalde huur 8.198, , , ,40 kosten gas 484, , , ,48 kosten elektriciteit 192,77 718, , ,80 kosten water 156,42 365, , ,73 kabeltv 345,60 172,80 182,43 +9,63 brandverzekering 119,67 154,12 159,96 +5,84 onroerende voorheffing / / WINST ,20-448, ,89-704,62 Verklaringen: We hadden in 2012 meer huuropbrengsten dan in Dit komt voornamelijk door de hogere huur voor Doornboompad 5. In 2011 verhuurden we dit nog 7 maanden als DSW aan een lagere huurprijs. Alle 3 de noodwoningen zijn praktisch heel 2012 bewoond geweest. Doornboompad 5 was tot juli 2011 een doorstroomwoning. Vanaf die datum staan de nutsvoorzieningen op naam van het OCMW. In 2012 is er dus een gans jaar verbruik geweest tegenover slechts een half jaar in Bovendien is Doornboompad 5 het hele jaar bewoond geweest door een gezin van 4 personen, Molenstraat 17 8 maanden door 2 personen en Molenstraat 17a 3 maanden ook door 2 personen. De jaren voordien waren het voornamelijk alleenstaanden. Meer personen betekent ook meer verbruik. De hogere betaalde huur is voornamelijk te wijten aan de huurindexering. De brandverzekeringen zijn iets duurder geworden. Besluit: De noodwoningen zijn verlieslatend. Hoe groot het verlies elk jaar is, is sterk afhankelijk van het aantal maanden dat de woningen bezet zijn, wat niet te voorspellen valt op voorhand. In 2012 was het verlies 704,62 hoger dan in September 2013 Pagina 24 van 46

25 E Eigen patrimonium Zetel Bouwelse Steenweg 14 Omschrijving van gemeente ter beschikking kosten gas 5.250, , , ,61 kosten elektriciteit 2.522, , ,35-337,62 kosten water 253,98 274,01 261,19-12,82 brandverzekering 38,63 39,77 40,62 +0,85 TOTALE KOST 8.066, , , ,02 Het verbruik van water is nagenoeg hetzelfde gebleven. Het verbruik van elektriciteit is licht gedaald. We blijven de collega s er aan herinneren om lichten te doven als ze het lokaal verlaten, PC s in stand-by te zetten als ze deze even niet gebruiken, Dit werpt wel zijn vruchten af. Het gasverbruik is sterk gestegen. In 2011 was dit sterk gedaald doordat de zomer toen vroeg begonnen was. In 2012 is het een strenge winter geweest waardoor de verwarming op volle toeren draaide. Huis Driane Molenstraat 56 gemeenschappelijke delen Omschrijving van gemeente ter beschikking kosten gas 4.866, , ,81-33,15 kosten elektriciteit 8.132, , ,44-41,78 kosten water 6.451, , , ,18 kabeltv 172,80 172,80 182,43 9,63 TOTALE KOST , , , ,48 In deze tabel worden de kosten weergegeven voor de gemeenschappelijke delen. Hieronder vallen de cafetaria, polyvalente zaal, gangen, inkomhal, WC s, openbare computerruimte. Het verbruik van gas en elektriciteit is nagenoeg hetzelfde gebleven. De kosten voor water zijn sterk gedaald. Dit kan te maken hebben met het feit dat in de loop van 2011 er in elke flat een spaardouchekop is geïnstalleerd dat in 2012 zijn vruchten heeft afgeworpen. Huis Driane Molenstraat 56/401 - conciërgewoning Omschrijving van gemeente ter beschikking kosten gas / / / / kosten elektriciteit 1.063, , ,55-347,18 kosten water / / / / kabeltv bewoner bewoner bewoner TOTALE KOST 1.063, , ,55-347,18 Er is geen gasaansluiting in de conciërgewoning, zoals nergens in de serviceflats. Er is geen aparte watermeter per flat, dus ook niet in de conciërgewoning. Het waterverbruik in de serviceflats is inbegrepen in de huurprijs. September 2013 Pagina 25 van 46

26 In 2011 hebben we facturen betaald voor 14 maanden verbruik (november 2010 t.e.m. december 2011). Daardoor is de kost in 2011 hoger. In 2012 was de elektriciteitskost terug op zijn normaal niveau. Huis Driane Molenstraat 56 bureau Omschrijving van gemeente ter beschikking kosten gas / / / kosten elektriciteit 598,72 699,92 503,15-196,77 kosten water / / / TOTALE KOST 598,72 699,92 503,15-196,77 Er is geen gasaansluiting in het loket van Huis Driane. De kosten voor elektriciteit zijn gedaald. Dit danken we voornamelijk aan de inspanningen van het personeel om energiezuinig te werken. Kids & co - Zwanenberg 27 Omschrijving 2012 van gemeente ter beschikking 0,00 In april 2012 is Kids & co verhuisd naar de nieuwe locatie in gemeenteschool Klim-Op. Deze nieuwe locatie is door de gemeente ter beschikking gesteld. Het OCMW dient geen huur of voor de nutsvoorzieningen te betalen. We staan enkel in voor het onderhoud van de lokalen. F. Automatisatie Inventaris OCMW: Eind 2012 bestond het computerpark van het OCMW uit het volgende materiaal: Wat Aantal Computers Laptops 22 waarvan 5 vr OCR 25 waarvan 5 vr OCR 25 waarvan 5 vr OCR Vaste PC s 11 waarvan 1 vr OCR 8 waarvan 1 vr OCR 8 waarvan 1 vr OCR Printers Vervangingen / bijkomend materiaal in 2012: In 2012 werden de volgende vervangingen gedaan: 4 oude laptops werden vervangen door nieuwe laptops 2 oude pc s werden vervangen door nieuwe vaste pc s Helpdesk In 2012 werd er permanent een registratielijst bijgehouden van de helpdeskoproepen van de dienst ICT. De cijfers van 2011 in onderstaande tabel zijn slechts de oproepen van een half jaar. September 2013 Pagina 26 van 46

27 Bestuur Aantal oproepen 2011 (januari - juni) 2012 OCMW Gemeentebestuur Gemeenteschool Totaal September 2013 Pagina 27 van 46

28 Deel 2. REALISATIES 2.1 Prioritaire doelstelling 1 We streven naar een transparante interne werking via maatregelen binnen het personeelsbeleid maar ook binnen de gehele administratie zodat we vanaf 2011 een beter overzicht kunnen houden over de hele organisatie en de organisatieprocessen ook beter kunnen opvolgen. Actieplan 1.1: Tegen het begin van de nieuwe legislatuur willen we de samenwerking tussen OCMW- en gemeentebestuur optimaliseren door verder gaande samenwerking op het vlak van ondersteunende diensten. Concrete acties Timing Budget 1. Uitbouw Sociale Dienst Personeel Jaarlijks Regulier 2. Beroep doen op elkaars expertise door gemeente- en OCMWdiensten. 3. Het uitbouwen van een volwaardige Technische Dienst voor het onderhoud van het OCMW-patrimonium, eventueel samen met de gemeente. Jaarlijks Regulier Resultaten actie 1+2: Is reeds gerealiseerd in Resultaten actie 3: Nog geen vooruitzichten op verdere samenwerking. Actieplan 1.2: Via het opzetten van een kwaliteitsmanagementsysteem willen we binnen een termijn van 10 jaar de verschillende stromen binnen het OCMW in kaart brengen, maar ook verder optimaliseren. Concrete acties Timing Budget 1. Implementatie van de nieuwe beleids- en beheerscyclus Stapsgewijze invoering kwaliteitsmanagementsysteem regulier 3. Ontwikkelen van een opvolgsysteem voor jaarplanning, budget en meerjarenplanning regulier Resultaten actie 1 Het gemeentebestuur is reeds vanaf 01/01/13 ingestapt in de BBC, het OCMW volgt vanaf 01/01/14. De nodige voorbereidingen zullen in 2013 gedaan worden. Resultaten actie 2 In 2012 namen de secretaris en de administratief coördinator voor het tweede jaar op rij deel aan de kwaliteitscirkels OCMW s regio Kempen. In het najaar van 2011 heeft het OCMW een zelfevaluatie uitgevoerd voor het Lokaal Dienstencentrum waarvan het rapport werd gepresenteerd in het voorjaar van In het najaar van 2013 is een nieuwe zelfevaluatie van het LDC gepland. Ook de andere diensten zullen in de komende jaren onderworpen worden aan een zelfevaluatie. September 2013 Pagina 28 van 46

29 Resultaten actie 3 Het opvolgsysteem is reeds in 2011 gerealiseerd maar werd verder verfijnd de volgende jaren en vormt een hulpinstrument voor het opstellen van het nieuwe meerjarenplan. Actieplan 1.3: We willen tegen einde 2012 via een duidelijk en onderbouwd archiefbeheer een transparante documentbehandeling en overzicht krijgen. Concrete acties Timing Budget 1. Start nieuwe boomstructuur van elektronische documenten Regulier 2. Procedure rond het archiveren van officiële documenten 2012 Regulier 3. Op punt stellen papieren archief Regulier 4. Programma postregistratie en dossieropvolging 2012 Resultaten actie 1 In 2012 is er grondig gewerkt aan de nieuwe boomstructuur en deze is nu in gebruik. Alle documenten werden samen met de betrokken diensten overgezet naar de nieuwe structuur. Ook werden er al op verschillende mappen beveiligingen aangebracht zodat deze niet toegankelijk meer zijn voor onbevoegden. In 2013 zal nog de verdere beveiliging van de boomstructuur uitgewerkt worden. Resultaten actie 2 Nog niet gerealiseerd. Resultaten actie 3 Nog niet gerealiseerd. Resultaten actie 4 In 2012 werd een programma geïnstalleerd voor postregistratie en dossieropvolging (ebestuur). In het najaar werd de nodige opleiding hierover gegeven en het programma is sinds 1 januari 2013 in gebruik. Voorlopig wordt het pakket enkel gebruikt voor postregistratie, in de loop van 2013 zal ook geleidelijk aan dossieropvolging geïntroduceerd worden. September 2013 Pagina 29 van 46

30 2.2 Prioritaire doelstelling 2 We streven tegen 2013 naar een nog meer optimale organisatiestructuur en een zo hoog mogelijke arbeidstevredenheid. Een goede afstemming tussen de capaciteiten van de werknemer en de eisen van de job door verder te investeren in competentieprofielen en evaluaties. Actieplan 2.1: Verderzetting van het competentiemanagement met bijzondere aandacht voor het selectiebeleid en de functionerings- en evaluatiegesprekken. Concrete acties Timing Budget 1. Jaarlijks opmaken van minstens 3 competentie-profielen Jaarlijks Regulier 2. Evaluatieformulieren ontwikkelen volgens de GROEIfilosofie 3. Elke medewerker wordt 2-jaarlijks geëvalueerd op de verjaardag van zijn aanstelling Volgens opmaak profielen 2-jaarlijks Regulier Regulier 4. Externe evaluatie secretaris Voorjaar voorjaar Bij aanwervingprocedures administratief personeel steeds testen op informaticakennis Regulier Resultaten actie 1 + 2: In 2012 werd enkel het competentieprofiel en het evaluatieformulier van begeleidster opgemaakt doordat de personeelsverantwoordelijke de vervanging van de boekhouder heeft gedaan wegens bevallingsrust. De opmaak gebeurde i.s.m. de voltallige groep begeleidsters. Deze manier van werken (bottom-up) is vrij arbeids- en tijdsintensief, maar heeft wel de meeste kans op slagen. Als de functiehouder mee betrokken wordt in de opmaak van zijn profiel, zorgt dit voor een groter draagvlak op de werkvloer en bijgevolg meer kans op slagen. Evaluaties gebeuren dan ook op basis van het profiel dat de functiehouders zelf hebben opgemaakt en zullen dus minder weerstand opwekken bij een eventuele negatieve beoordeling. Resultaten actie 3: Reguliere werking. Resultaten actie 4: Evaluatie 2011 is gebeurd, volgende evaluatie in Resultaat actie 5: Geen administratieve aanwervingen geweest in September 2013 Pagina 30 van 46

31 Actieplan 2.2: We willen tegen 2013 een vormingsbeleid uitwerken dat afgestemd is op de behoeften en noden van de medewerkers en op de mogelijkheden van de organisatie. Concrete acties Timing Budget 1. Vormingsreglement ontwikkelen 2011 Regulier 2. Aanvraagformulier vorming opmaken 2011 Regulier 3. Persoonlijke ontwikkelingsplannen opstellen en teamontwikkelingsplannen. Vanaf eind 2012 Regulier 4. Uitbouw van budgethouderschap voor vorming. Elk diensthoofd is beheerder van het vormingsbudget voor zijn dienst. Jaarlijks worden budgetten opgesteld voor de vorming per team Regulier 5. Interne kennismeting PC (OCMW) (gemeente) 6. Nodige opleidingen voorzien voor de dienstspecifieke softwarepakketten regulier Resultaten acties 1 tot 3 Planning in Resultaten actie 4 Reguliere werking. Resultaten actie 5 Gezien de grote veranderingen die momenteel plaatsvinden (nieuwe software, verhuis OCMW, nieuwe servers,...) zal deze interne kennismeting opgeschoven worden naar een later tijdstip. Resultaten actie 6 In de loop van 2013 stappen de sociale dienst en de boekhouding over naar een softwarepakket van Schaubroeck. Hierbij zullen de nodige opleidingen voor het personeel voorzien worden. September 2013 Pagina 31 van 46

32 Actieplan 2.3: We streven vanaf 2011 naar een nog meer divers personeelsbeleid waar we nog meer àlle talent willen mobiliseren door specifieke aandacht te hebben voor een gezinsvriendelijk, niet discriminerend, ondersteunend personeelsbeleid. Concrete acties Timing Budget 1. PC-cursus voor iedereen Vanaf 2011 gefaseerd Regulier 2. Invoeren van non-discriminatiecode Eind 2011 Regulier 3. Aanpassing rechtspositieregeling OCMW 2011 Regulier 4. Aanpassing arbeidsreglement 5. Charter voor een gezinsvriendelijke onderneming ondertekenen 6. Vacatures toegankelijk maken voor kansengroepen 7. Ontwikkelen van een standaard sollicitatieformulier 2012 Regulier Regulier 2013 regulier Resultaten actie 1 Gepland voorjaar 2013 voor poetsvrouwen. Resultaten actie 2 Nog niet gebeurd. Resultaten actie 3 Volgende wijzigingen gepland voor Resultaten actie 4 Arbeidsreglement aangepast op zitting van de raad van 04/12/12. Resultaten actie 5 Nog niet gebeurd. Resultaten actie 6 Reguliere werking. Resultaten actie 7 Gepland voor September 2013 Pagina 32 van 46

33 Actieplan 2.4: We streven naar gemotiveerd personeel via maatregelen die de arbeidstevredenheid bevorderen en dragen dit ook uit naar de buitenwereld. Concrete acties Timing Budget 1. We werken het verzuimbeleid verder uit Lopende Regulier 2. We trachten een zorgzaam beleid te voeren Lopende Regulier 3. We maken onze organisatie doorlopend aantrekkelijk als werkgever (employer branding). Lopende Regulier 4. Onthaalbrochure aanpassen Begin 2011 Regulier 5. Extra aandacht voor een goed onthaal bij werknemers uit de kansengroepen Lopende Regulier 6. EXTRA ACTIE: Reorganisatie Loket Zorg & Gezondheid en Dienst P&O 2012 Regulier Resultaten actie 1-5: Reguliere werking. Resultaten actie 6: In de eerste helft van 2012 was er een interne evaluatie betreffende de personeelsbezetting van de verschillende diensten. Uit de evaluatie bleek dat de werkdruk binnen het Loket Zorg & Gezondheid enorm was gestegen door de voortdurende groei van hun dienstverlening. Daartegenover merkten we binnen de ondersteunende diensten dat de taken rond het Lokaal Sociaal Beleid opgingen in de hele Beleids-en Beheerscyclus en de meerjarenplanning hieromtrent en dat zowel de gemeente als het OCMW een communicatieambtenaar in dienst hadden die dezelfde taken deden. Met het oog op een efficiëntere interne organisatie en optimale inzet van personeel, werd daarom beslist om de beleidsmedewerker als maatschappelijk werker in te zetten binnen het Loket Zorg & Gezondheid. De overgebleven taken worden opgevangen door de bestaande medewerkers. Actieplan 2.5: We trachten vanaf 2012 de teamwerkingen verder te optimaliseren via teamondersteunende activiteiten. Concrete acties Timing Budget 1. Elke medewerker maakt deel uit van een team en een teamoverleg waar inspraak en erkenning van de expertise centrale kernwaarden zijn Lopende Regulier 2. Tweejaarlijks organiseert elk team een bezinningsdag 2-jaarlijks Naargelang grootte team 3. Intervisie voor leidinggevenden (samen met gemeente?) Diensthoofdenoverleg optimaliseren Lopende Regulier 5. Vanuit de personeelsdienst instrumenten aanreiken die de diensthoofden ondersteunen in het leidinggeven 6. Regionale verantwoordelijken bewust maken van het gevoerde personeelsbeleid en hen hierin betrekken Lopende Vanaf 2011 Regulier Regulier September 2013 Pagina 33 van 46