Privacybeleid. PRIVACYBELEID Walthout & Hoiting Administraties en Belastingen

Transcriptie

1 PRIVACYBELEID Walthut & Hiting Administraties en Belastingen I. Algemeen en Inleiding Wij veren nze nrmale diensten aan u uit vlgens de basisprincipes en regels van de Nederlandse en Eurpese geldende privacy wet- en regelgeving: de General Data Prtectin Regulatin (GDPR), die in het Nederlands de Algemene Verrdening Gegevensbescherming (AVG) heet. Dat geldt k vr nze digitale cmmunicatie ( , cntactfrmulier website, nline mgeving (inlg-prtal) en scial media). We letten erp dat k dit zveel mgelijk gaat vlgens diezelfde basisprincipes van de Nederlandse en Eurpese privacy wet- en regelgeving. Ok vrzver dat gebeurd dr en via anderen hebben wij er ns z veel mgelijk van vertuigd dat diezelfde principes k dr die anderen wrden nageleefd. Vanzelfsprekend neemt Walhut & Hiting Administraties en Belastingen (hierna: Walhut & Hiting) uw privacy serieus en zullen we infrmatie ver nze gebruikers, klanten en relaties p een veilige manier verwerken en gebruiken. Het is nze intentie z weinig mgelijk persnlijke infrmatie te verzamelen en te verwerken, maar alleen die gegevens die ndig zijn m ns werk vr u ged te den, f dit nu gaat m de uitvering van uw pdracht aan ns, de uitvering van de arbeidsvereenkmst f andere vereenkmst met ns, f m u te infrmeren via scial media, website, nieuwsbrief f ander digitaal medium. Steeds hanteren wij daarbij dezelfde principes. Hiernder, in hfdstuk III van deze privacyverklaring, vertellen we u welke persnsgegevens wij van u verwerken, waarm en waarvr. II. Wie is Walhut & Hiting? Walhut & Hiting is de handelsnaam van het uitverend bedrijf van Walhut & Hiting Administraties & Belastingen, hierna te nemen Walhut & Hiting. Walhut & Hiting biedt bekhudkundige, financiële en fiscale diensten aan. Waar daarbij specifieke deskundigheid ntbreekt werkt Walhut & Hiting samen met nder andere juridische, fiscale en financiële specialisten. Walhut & Hiting is Verwerkingsverantwrdelijke in de zin van de AVG vr de verwerkingen die hierna verder wrden beschreven. Hierna nemen we ns niet meer Walhut & Hiting, maar halen we Walhut & Hiting aan als wij, we, ns f nze. Onze gegevens: Bedrijfsnaam : Walhut & Hiting Administraties en Belastingen Kantradres : Skagerrak JR GRONINGEN Telefn : inf@walhutenhiting.nl Web : KVK nummer : Privacybeleid Walhut & Hiting Administraties en Belastingen Cnceptversie pagina 1 van 11

2 III. Welke persnsgegevens en infrmatie verzamelt Walhut & Hiting, en he en waarvr gebruiken we die gegevens? In dit hfdstuk treft u aan welke persnsgegevens wij allemaal van u verzamelen, waarm we dat den, waarvr en wat we zal met uw persnsgegevens den, welke beveiligingsmaatregelen we hebben getrffen ter bescherming van uw persnsgegevens, en welke rechten u heeft ten aanzien van nze verwerking van uw persnsgegevens. Bij de uitvering van uw pdracht aan ns en nze dienstverlening aan u, f wanneer u een zakelijke relatie bent van ns, f bezeker van nze website bent, dan verwerken wij gegevens van u en ver u en/f eventueel uw naasten. Afhankelijk van de aard van de pdracht f te verlenen diensten zullen die gegevens drgaans persnsgegevens bevatten, maar regelmatig k vertruwelijke f gevelige infrmatie en gegevens. We zullen echter uitsluitend steeds die persnsgegevens verwerken die vr nrmaal cntact met u, een gede dienstverlening en bedrijfsvering, een dienstverband f andere vereenkmst ndzakelijk zijn, dan wel die persnsgegevens verwerken die minimaal ndig zijn m u te kunnen infrmeren ver nze diensten (digitale nieuwbrief, , website, scial media e.d.). Hierna leest u waarvr en he we deze (persns)gegevens van u gebruiken. 1. Dit zijn de persnsgegevens die we van u verwerken U bent (aspirant) Klant f medewerker van ns NAW-gegevens (Naam, Adres, Wnplaats); Gebrtedatum en -plaats, leeftijd en geslacht, natinaliteit; Overige cntactgegevens ( adressen, telefnnummer(s)), aanspreektitel, werkgever; Kpie identiteitsbewijzen (pasprt, rijbewijs ID-kaart); Burgerservicenummer; Pasft (alleen indien strikt ndig! Bijvrbeeld vr het persneelsdssier); Huwelijkse staat, huishudelijke samenstelling, gegevens partner, kinderen en familie; vr zver ndig vr bijvrbeeld fiscale aangiften (inkmstenbelasting, lnbelasting, schenk- en erfbelasting gemeentelijke heffingen e.d.); Gegevens mtrent uw gezndheid, fysieke f mentale gesteldheid; Salaris en andere financiële gegevens die vr fiscale aangiften, salarisberekeningen, en verige adviesdienstverlening e.d. ndig zijn; Berep en/f functie, pleiding en diplma s (de laatste twee vr het persneelsdssier); Bankrekeningnummer (IBAN); Gegevens ver uw activiteiten p nze website, IP- en MAC-adres, internetbrwser en apparaat type. Privacybeleid Walhut & Hiting Administraties en Belastingen Cnceptversie pagina 2 van 11

3 U bent een bezeker van nze website, f een zakelijke relatie van ns Naam, adres, telefnnummer (bezekers website, ntvangers nieuwsbrief, relaties); Aanvullend: bedrijfsnaam, NAW-gegevens, functie f berep, bankgegevens (zakelijke relaties); Overige persnsgegevens die men vrijwillig aan ns verstrekt f penbaar heeft gemaakt, zals een visitekaartje, V-card, f scial media, zals LinkedIn f Facebk (bij zakelijke relaties); In vereenstemming met de AVG mgen wij uw persnsgegevens alleen verwerken vr bepaalde afgebakende grndslagen (waarm gebruiken we uw persnsgegevens) en delen (waarvr gebruiken we uw persnsgegevens). Dat zijn de navlgende: 2. Dit zijn de wettelijke grndslagen waarm we uw persnsgegevens mgen gebruiken Grndslagen; we verwerken uw persnsgegevens mdat: We uitvering geven aan de vereenkmst die we met elkaar hebben geslten (de vereenkmst van pdracht, de arbeidsvereenkmst, verige vereenkmsten); We uw testemming daarvr hebben gekregen; We aan een wettelijke verplichting meten vlden; We een gerechtvaardigd belang hebben m uw persnsgegevens te verwerken. 3. Dit zijn de delen waarvr we uw persnsgegevens verwerken Delen; we verwerken uw persnsgegevens vr: a. Gewne persnsgegevens. Uw naam, adres, wnplaats, telefnnummer(s), adres, burgerlijke staat, geslacht, pasft s, natinaliteit, bedrijfsnaam, functie e.d.. Deze persnsgegevens gebruiken wij m u mee te identificeren, m u aan te spreken en zijn ndzakelijk vr de algemene (juridische, fiscale en/f financiële) dienstverlening en advisering aan u en het pnemen f nderhuden van cntact f de relatie met u. b. Gevelige persnsgegevens, zals uw Burgerservicenummer (BSN), btw-nummers (bij zelfstandig ndernemers, zzp-ers) f infrmatie rnd uw gezndheid. De AVG nemt dit bijzndere persnsgegevens. Afhankelijk van de aard van de pdracht f dienst die wij vr u verrichten f leveren hebben wij deze gegevens ndig. Deze bijzndere persnsgegevens zijn ndig in een paar situaties, bijvrbeeld BSN-gegevens gebruiken wij in de uitvering van nze dienstverlening aan u vr het den van fiscale aangiften en verige cmmunicatie, pgaven en aanvragen aan respectievelijk bij verheidsinstanties en semiverheidsinstanties in de uitefening van hun wettelijke taken. Het kmt daarbij vr dat wij gehuden zijn m die (bijzndere) persnsgegevens te verstrekken. Of wanneer er vanuit uw gezndheidstestand een aantal financiële, fiscale f juridische zaken met urgentie geregeld meten wrden. Privacybeleid Walhut & Hiting Administraties en Belastingen Cnceptversie pagina 3 van 11

4 Ok zullen wij deze persnsgegevens verstrekken aan instanties en bedrijven die p grnd van de wet verplicht zijn m uw identiteit vast te stellen f waaraan wij (wettelijk) verplicht zijn m nze medewerking te verlenen k buiten de uitvering van uw pdracht aan ns f nze dienstverlening aan u in de uitefening van de wettelijke taken van die instanties f bedrijven. Daarnaast vallen wij nder de WWFT (Wet ter vrkming van witwassen en financieren van terrrisme en hebben wij uit dien hfde een identificatieplicht van nze klanten. c. Vertruwelijke persnsgegevens. Afhankelijk van de aard van de pdracht f dienst die wij vr u verrichten f leveren gebruiken wij uw financiële en/f fiscale gegevens, bankgegevens, maar k gezinssamenstelling, namen f initialen van kinderen f andere familieleden en dergelijke. Deze vertruwelijke gegevens en infrmatie hebben wij ndig vr een gede dienstverlening ter uitvering van uw pdracht aan ns en advisering aan u. Dit zdat u inzicht krijgt in uw financiële en fiscale psitie f kunt vlden aan uw wettelijke verplichtingen (fiscale aangiften, depnering van jaarstukken). Wanneer dit ndig is f wenselijk is kunnen daarbij anderen wrden ingeschakeld die specialist zijn in die gebieden waar wij dat niet zijn, m z de kwaliteit van nze advisering en diensten aan u te waarbrgen. Wanneer wij van die anderen gebruik maken zullen wij dit steeds in vrverleg en instemming den. Verder gebruiken we de uw NAW-gegevens, bedrijfsnaam, en bankgegevens m betalingen aan u te verrichten f aan u te factureren, en ten beheve van eventuele incass daarvan. d. Digitale (persns)gegevens. Wij gebruiken k digitale persnsgegevens van u, zals uw IPadres(sen) en Mac-adres(sen), f lcatiegegevens waarmee u nline cntact met ns maakt. f nze website bezekt. Wanneer u ns t f nze website bezekt, dan det u dat met een bepaalde cmputer f (mbiel) apparaat. Verreweg de meeste apparaten kunnen wrden geïdentificeerd aan de hand van een uniek nummer, het MAC-adres. Ok legt u cntact vanuit een bepaalde lcatie. Bij een vaste internetverbinding en aansluitpunt in uw wning f kantr (k WiFi) hrt drgaans een vast IPadres waar vanuit u cntact maakt met het internet. Via dit IP-adres en MAC-adres kunt u mgelijk geïdentificeerd en gelkaliseerd wrden. Iets srtgelijks geldt k vr wanneer u het internet pgaat via het mbiele netwerk. Ok verzamelen wij digitale gegevens van u wanneer u nze website bezekt drdat we ckies plaatsen p uw apparaat waarmee u nze website bezekt. Zie daarver meer in ns Ckiebeleid hiernder nder punt 6. e. Cmmunicatie en/f feedback die u als (aspirant) klant, medewerker f bezeker met ns deelt Verder verzamelen wij k de inhud van uw cmmunicatie met ns en/f feedback naar ns. Dit hudt in: het verzamelen van de inhud van de feedback die u p nze website, nline tls f applicaties geeft. Maar k van de berichten die u ns stuurt ( , cntactfrmulier van nze website, Whats-app, SMS e.d.). Het mvat de inhud van uw cmmunicatie die u heeft verznden f ntvangen via nze website f nline tls f applicaties f daarbuiten m, zals de: nderwerpregel en de inhud van een f nderwerpregel en/f cntactgegevens gekppeld en zichtbaar via scial media applicaties; inhud van een reactie (feedback) frmulier. Privacybeleid Walhut & Hiting Administraties en Belastingen Cnceptversie pagina 4 van 11

5 Weest u zich er van bewust dat bij gebruik van scial media in f apps vr de cmmunicatie met ns, dat deze k persnsgegevens en analytische data van u verzamelen, kppelen en verwerken wat buiten nze invledsfeer ligt en wij daarver veelal geen cntrle hebben. f. Marketinggegevens. We verzamelen en gebruiken bepaalde persnsgegevens van u vr infrmatievrziening, ptimaliseren en verbeteren van nze dienstverlening aan u. Een gerechtvaardigd belang, zals gemeld nder punt 2 betekent cncreet dat wij uw persnsgegevens gebruiken vr marketingdeleinden f m u reclamematerialen te sturen f berichten ver nze diensten, als wij daarvan denken dat deze vr u van belang kunnen zijn. Het kan k gebeuren dat wij cntact met u pnemen m feedback te vragen ver diensten die dr ns zijn verleend f vr markt- f andere nderzeksdeleinden. g. Gespreksgegevens cntact. We leggen gegevens ver cntact met u, klantndersteuning en gesprekken met medewerkers vast. Wanneer u cntact met ns heeft, zals bij klantndersteuning f telefngesprekken met ns, kunnen wij een ntitie van het cntact f gesprek bewaren. We gebruiken deze gegevens vr de uitvering van nze pdracht en m nze diensten aan u te verbeteren en met u te cmmuniceren. Vr medewerkers van ns geldt dat gesprekken die verband huden met de dienstbetrekking wrden vastgelegd in het HR-dssier. In vrkmende gevallen kan het zijn dat wij persnsgegevens m andere dan bvenstaande redenen willen verwerken en dat we u daar expliciet testemming vr zullen vragen. Indien wij persnsgegevens die wij mgen verwerken p basis van uw testemming it vr andere f meer delen willen verwerken, zullen wij u daar eerst pnieuw testemming vr vragen. Tt slt kunnen wij uw persnsgegevens k gebruiken m de rechten f eigendmmen van nszelf en die van nze gebruikers te beschermen en, z ndig, m te vlden aan gerechtelijke prcedures. 4. He verwerken en gebruiken wij uw persnsgegevens? In de uitvering van uw pdracht aan ns en nze dienstverlening aan u zullen wij geregeld persnsgegevens van u gebruiken en verwerken. Dat verwerken van persnsgegevens zal steeds kunnen bestaan uit een cmbinatie van: het inzien van persnsgegevens; het gebruiken en vermelden van persnsgegevens in adviezen, aangiften, frmulieren en verige dcumenten ten beheve van nze (advies)diensten en cmmunicatie aan u; het kpiëren van persnsgegevens; het pslaan van persnsgegevens; het wijzigen en verbeteren f actualiseren van persnsgegevens; het verwijderen van persnsgegevens; het binnen de uitvering van de pdracht en de advisering aan u verstrekken van vertruwelijke infrmatie en persnsgegevens aan dr Walhut & Hiting geselecteerde en vertruwde partners. Die bedelde vertruwde partners uit het laatste punt hiervr kunnen nder meer zijn: Advcaten, ntarissen, mediatrs; Specialisten, zals juristen, fiscalisten, administrateurs, accuntants; Privacybeleid Walhut & Hiting Administraties en Belastingen Cnceptversie pagina 5 van 11

6 Makelaars, assurantietussenpersnen, verzekeraars, hyptheekbemiddelaars, banken en hyptheekverstrekkers en dergelijke, dan wel hun medewerkers verbnden aan hun praktijk f bedrijf. Net als wij zijn k deze anderen gebnden aan dezelfde privacy wet- en regelgeving als waar wij k aan gebnden zijn en hebben zij passende beveiligingsmaatregelen getrffen ter beveiliging van uw persnsgegevens. Met deze anderen hebben wij zveel mgelijk een zgenaamde verwerkersvereenkmst geslten waarin dat gebrgd wrdt. Daarnaast kunnen die anderen ng aan extra specifieke regels gebnden zijn vanuit hun bereps- en gedragsregels. Verder zullen wij binnen maar k buiten nze dienstverlening en uitvering van uw pdracht aan ns uw persnsgegevens verwerken en verstrekken aan - en ten beheve van verheidsinstanties en semiverheidsinstanties in de uitefening van hun wettelijke taken en vr zver wij daarte wettelijk verplicht zijn. In een aantal situaties zullen echter k andere dan de hiervr genemde derden uw (persns)gegevens ntvangen f in kunnen zien: Ndzakelijkerwijs wrden persnsgegevens verstrekt wegens de elektrnische verwerking van persnsgegevens, cmmunicatie f bezek aan nze website aan hstingprviders vr internet en telefnie, maar k aan sftwareleveranciers wegens gebruik van hun nline applicaties (k anti-virussftware e.d. die wij gebruiken vr nze algemene, financiële en fiscale dienstverlening aan u. In die gevallen wrden uw persnsgegevens en financiële/fiscale gegevens p hun systemen pgeslagen en verwerkt. In uitznderlijke gevallen zuden zij zich tegang tt uw gegevens kunnen verschaffen in geval van prblemen in de werking van de betreffende applicatie, de pslag van de gegevens f het inlezen f up- f dwnladen daarvan in nze systemen. Ok kunnen zij wettelijk verplicht wrden m anderen inzage f tegang te geven wanneer dit wrdt gevrderd. Bij het drzenden van het nline cntactfrmulier maken we gebruik van de cmputersystemen van nze (hsting)prviders vr de internetverbinding en hsting van nze website. Dit zijn zgenaamde subverwerkers. Hierbij verwerken zij uw naam, adres, telefnnummer en internetadres (IP-adres) en apparaatadres (MAC-adres) waarmee u het internet pgaat. Deze gegevens wrden dr hen vastgelegd vr het kunnen plssen van (verbindings)prblemen en kunnen zij die gegevens uitlezen. Dit zullen zij alleen den ingeval er inderdaad sprake is van een (verbindings)prbleem en alleen dan ng wanneer dit echt ndzakelijk is m het prbleem p te kunnen lssen f wanneer zij daar wettelijk te verplicht wrden m anderen daar inzage in te geven. Wanneer u het cntactfrmulier hebt ingevuld en verznden, dan ntvangen wij, uw bericht als een bericht p ns cmputersysteem. Vr het pslaan en het verwerken van dat bericht maken wij gebruik van dezelfde (hsting)prviders als hiervr bedeld. Mcht u, nadat wij cntact met u hebben pgenmen, gebruik willen maken van de diensten van Walhut & Hiting, dan wrden er mgelijk meer gegevens van u gevraagd. Die wrden dan vlgens dit privacybeleid verzameld, verwerkt en pgeslagen. U kunt dit privacybeleid k altijd nline raadplegen via: Privacybeleid Walhut & Hiting Administraties en Belastingen Cnceptversie pagina 6 van 11

7 5. Bescherming en beveiliging van uw (persns)gegevens Natuurlijk met u er van p aan kunnen dat wij zrgvuldig met uw persnsgegevens en vertruwelijke gegevens en infrmatie mgaan. Daarte hebben wij een aantal beschermingsmaatregelen genmen. U als nze (aspirant) klant, medewerker en nze relaties hebben er recht p dat wij zrgvuldig met uw en hun gegevens mgaan. Wij hanteren daarm een privacybeleid dat is afgestemd p de (Eurpese) Algemene Verrdening Gegevensbescherming (AVG). Ons privacybeleid werkt dan k dr in nze vereenkmsten, gedragsregels en beveiligingsmaatregelen. Uitgangspunten van nze verwerking van uw (persns)gegevens Bij de verwerking van uw (persns)gegevens gaan we uit van de beginselen van de AVG: Rechtmatig, behrlijk en transparant: De verwerking van uw persnsgegevens vindt uitsluitend plaats in vereenstemming met de wettelijke eisen. Wij gaan zrgvuldig en vertruwelijk met uw (persns)gegevens m en zullen u daarver infrmeren p het mment dat uw (persns)gegevens wrden pgevraagd. Uitsluitend vr gerechtvaardigde deleinden: uw (persns)gegevens wrden dr ns uitsluitend verwerkt als dat vlgens de wet is tegestaan (grndslag). Dat zal in elk geval zijn dat u ns uw testemming heeft gegeven vr het verwerken van uw persnsgegevens. Maar wij verwerken uw persnsgegevens k mdat dit ndzakelijk is in verband met het nakmen van een vereenkmst met u. Een andere reden kan zijn dat wij wettelijk verplicht zijn m uw persnsgegevens te verwerken. Niet meer f langer dan ndzakelijk: Wij verwerken niet meer persnsgegevens dan ndzakelijk is vr het del van de verwerking f nakming van de vereenkmst die met u is geslten. Als uw (persns)gegevens niet meer ndig zijn wrden ze gecntrleerd verwijderd. Dit zal vr bepaalde (persns)gegevens echter niet eerder zijn dan na het verstrijken van een tepasselijke wettelijke bewaartermijn Juist, actueel en vertruwelijk: Wij zrgen ervr dat uw (persns)gegevens vertruwelijk wrden behandeld en cntrleren geregeld f de persnsgegevens ng juist en betruwbaar zijn. Wanneer wij anderen inschakelen vr de uitvering van de vereenkmst met u f ten beheve van de uitvering van uw pdracht aan ns en zij daarbij persnsgegevens van u verwerken hebben wij met die anderen schriftelijke afspraken gemaakt waarin zij aan dezelfde verplichtingen zijn gehuden als wij. Passende technische en rganisatrische beveiliging: Wij hebben passende technische en rganisatrische maatregelen genmen m uw persnsgegevens te beveiligen tegen ngerlfde f nrechtmatige verwerking, verlies, beschadiging f vernietiging en verlangt dat k van betrkken rganisaties zals leveranciers en derden die wij ten beheve van nze dienstverlening aan u inschakelen. Met passende maatregelen wrdt bedeld die maatregelen vr zver die in redelijkheid van ns kunnen wrden verlangd, rekening hudend met het te beschermen belang, de stand van de techniek en de ksten van de relevante beveiligingsmaatregelen. Privacybeleid Walhut & Hiting Administraties en Belastingen Cnceptversie pagina 7 van 11

8 Met alle derden met wie wij uw persnsgegevens delen hebben wij z veel mgelijk (schriftelijke) afspraken gemaakt m te zrgen dat deze derden net z zrgvuldig met uw persnsgegevens mgaan als dat wij dat den. Wij verplichten nze medewerkers en eventueel derden die ndzakelijkerwijs tegang hebben tt de persnsgegevens tt geheimhuding. Verder dragen wij er zrg vr dat nze medewerkers verigens een juiste en vlledige instructie hebben gekregen ver de mgang met persnsgegevens en dat zij afdende bekend zijn met de verantwrdelijkheden en verplichtingen van de AVG. 6. Ckiebeleid. Wat zijn ckies en he gebruiken wij ze? Ok verzamelen we algemene gegevens van bezekers van nze website. Dit den we m nze website te verbeteren. Vr het analyseren en verbeteren van het gebruik van nze website en m er achter te kmen he bezekers p nze website terecht zijn gekmen, plaatsen wij analytische ckies p uw apparaat. Ckies zijn kleine prgrammaatjes die bij het bezeken van nze website p uw cmputer wrden geplaatst en kleine stukjes (tekst) infrmatie verzamelen ver uw gebruik van nze website. De ckies van ns kunnen uw cmputer f de bestanden die p uw cmputer staan niet beschadigen. Vr het verzamelen van die (analytische) infrmatie maken wij gebruik van Ggle Analytics. De statistieken die wrden gegenereerd met deze ckies gebruiken wij alleen m nze website te verbeteren en m delgrepen te kunnen specificeren. De gegevens wrden alleen met derden gedeeld p de wijze zals hierbven wrdt vermeld. Ggle Analytics Vr het verzamelen van webstatistieken ver het gebruik van en het bezek aan nze website en nline applicaties en tls, maken wij gebruik van Ggle Analytics. Dit den we drdat Ggle Analytics een permanente ckie p uw cmputer/apparaat plaats. Die registreert en verzamelt het adres (IP-adres) van uw cmputer en infrmatie ver uw gebruik van nze website en nline applicaties en tls. De verzamelde infrmatie wrdt dr Ggle pgeslagen p hun servers, waarnder die in de Verenigde Staten. Ggle gebruikt deze infrmatie m bij te huden he nze website gebruikt wrdt, m rapprten hierver aan ns te kunnen verstrekken en m haar adverteerders infrmatie ver de effectiviteit van hun campagnes te kunnen bieden. Ggle kan deze infrmatie aan derden verschaffen indien Ggle hierte wettelijk wrdt verplicht, f vr zver deze derden de infrmatie namens Ggle verwerken. Wij hebben hier geen invled p. 7. Rechten die u heeft: Inzien, wijzigen, verbeteren f verwijderen en bewaren van uw gegevens Onder de nieuwe privacywetgeving van de AVG heeft u als persn een aantal rechten aangaande uw persnsgegevens. Z heeft u het recht m uw gegevens in te zien f te verbeteren, te laten verwijderen, ver te dragen, uw testemming tt het gebruik van uw persnsgegevens in te trekken en eventueel een klacht in te dienen. Privacybeleid Walhut & Hiting Administraties en Belastingen Cnceptversie pagina 8 van 11

9 Inzien f verbeteren gegevens Als u precies wilt weten welke gegevens wij ver u hebben vastgelegd f als u gegevens wilt wijzigen f verbeteren, dan kunt u cntact met ns pnemen via inf@walhutenhiting.nl. Vr zveel als van ns verlangd kan wrden zullen wij nze medewerking daaraan verlenen. Verwijderen van gegevens Wanneer u bij ns een nline-accunt heeft kunt uw accunt pheffen dr een te sturen naar inf@walhutenhiting.nl. Hiervan ntvangt u dan bericht van ns. Wanneer uw accunt daarna wrdt pgeheven, zullen wij al uw persnsgegevens verwijderen van nze ter beschikking staande servers waar uw persnsgegevens zijn pgeslagen. Het is wel mgelijk dat er ng een tijdje gegevens van u in nze back-ups zijn pgeslagen, tt die wrden verschreven. Dezelfde prcedure geldt vr de verige digitale registratie van uw persnsgegevens. Overigens met u zich er wel bewust van zijn dat verwijdering van uw gegevens gevlgen kan hebben vr latere dienstverlening aan u. Het kan dan weer extra ksten met zich mee brengen m uw gegevens weer te verzamelen. Ok zal latere dienstverlening dan mgelijk minder efficiënt verlpen f kan het zijn dat bendigde gegevens vr een latere advisering aan u minder f niet meer ged mgelijk is wanneer u bepaalde gegevens niet meer vrhanden heeft en wij deze k niet meer hebben. Overdragen van gegevens U heeft het recht m p verzek uw persnsgegevens aan u ter beschikking te stellen in een standaard digitaal bestandsfrmaat, zdat u die gegevens gemakkelijker kunt verdragen aan dr u aan te wijzen anderen. He lang we gegevens bewaren Walhut & Hiting zal uw persnsgegevens niet langer bewaren dan strikt ndig is m de delen te realiseren waarvr uw gegevens wrden verzameld. In het bijznder hanteren we de vlgende bewaartermijn(en): Vr gegevens ten beheve van uitveren van pdrachten: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht) Vr gegevens vermeld p facturen en de facturering: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht) Cntactgegevens en verige persnsgegevens (znder pdracht f testemming): bewaarduur is afhankelijk van nut en ndzaak vr het realiseren van het verwerkingsdel, zals het nderhuden van cntact. Intrekken eerder verleende testemming Om een dr u aan ns verstrekte pdracht naar behren te kunnen uitveren zullen wij drgaans bepaalde persnsgegevens en bepaalde andere vertruwelijke gegevens van u gebruiken en verwerken. Drgaans zult u ns daarvr testemming hebben gegeven via een schriftelijke pdracht, f heeft u ns die testemming mndeling verstrekt en hebben wij u dat middels een schriftelijke pdrachtbevestiging bevestigd. Privacybeleid Walhut & Hiting Administraties en Belastingen Cnceptversie pagina 9 van 11

10 Deze eerder aan ns verleende testemming kunt u altijd weer intrekken. Ok hiervr geld dat vr het naar behren kunnen uitveren van de verstrekte pdracht wij uw testemming vr het mgen gebruiken van uw (persns)gegevens ndig hebben. Znder uw testemming f wanneer u deze weer intrekt kan het zijn dan wij nze pdracht van u niet langer kunnen uitveren. Wilt u uw testemming tch intrekken, dan verzeken wij u m dit bij vrkeur schriftelijk te den via nrmale pst (Walhut & Hiting, Pstbus 5140, 9700 GC Grningen) f middels een (inf@walhutenhiting.nl). Incidenten met persnsgegevens Als er sprake is van een incident (een zgenaamd datalek) aangaande de betreffende persnsgegevens dan stellen wij u, behudens zwaarwegende redenen, daarvan nverwijld p de hgte indien er cncrete kans is p negatieve gevlgen vr uw persnlijke levenssfeer en de verwezenlijking daarvan. Wij streven ernaar dit te den binnen 48 uur nadat wij dit datalek hebben ntdekt f daarver dr nze (sub)verwerkers zijn geïnfrmeerd. Klachten Vr eventuele klachten aangaande uw persnsgegevens en de wijze waarp wij die verzamelen, verwerken, delen met anderen en pslaan kunt u terecht bij ns dr telefnisch cntact met ns p te nemen f schriftelijk via nrmale pst (Walhut & Hiting, Pstbus 5140, 9700 GC Grningen) f middels een (inf@walhutenhiting.nl). Uw klacht zal dan z spedig mgelijk in behandeling wrden genmen. Binnen 30 dagen ntvangt u dan schriftelijk een reactie van ns. Ok kunt u eventueel een melding den bij de Autriteit Persnsgegevens ( de natinale instantie en tezichthuder die de bescherming van de privacyregels bewaakt. Zij behandelen geen individuele klachten, maar kunnen wel een nderzek starten naar aanleiding van uw melding. 8. Drgifte van persnsgegevens naar landen buiten de EU Vanwege technische en bedrijfsmatige redenen kan het zijn dat uw (persns-)gegevens wrden drgegeven naar servers die zich niet binnen de landsgrenzen f de f zelfs de Eurpese Unie bevinden, p lcaties waar de regelgeving p het gebied van de privacybescherming mgelijk niet een zelfde f gelijksrtige mate van bescherming biedt als binnen Nederland en/f de Eurpese Unie. Daarnaast maken we nder meer gebruik servers nder beheer van in de Verenigde Staten van Amerika (VS) gevestigde bedrijven vr nze pslag van uw en nze data en persnsgegevens en vr het versturen van nze s aan u en anderen. Deze bedrijven vallen nder de privacy-verdragsregels van de zgenaamde EU-VS Privacy Shield, waarmee zij zich aan de Eurpese privacyregels dienen te huden. Wij hebben kennis genmen van de privacy-vrwaarden waarmee die bedrijven werken en deze nderschrijven de Eurpese privacy wet- en regelgeving. Een aantal van de in de VS gevestigde bedrijven verklaren dat zij vr hun Eurpese klanten, waarnder wij zelf, enkel gebruik maken van servers die staan in Eurpese Unie (EU) f de Eurpese Ecnmisch Ruimte (EER). Privacybeleid Walhut & Hiting Administraties en Belastingen Cnceptversie pagina 10 van 11

11 9. Wijzigingen van deze Privacyverklaring Wij behuden ns het recht vr m deze privacyverklaring te wijzigen. Dat kan ndig zijn, bijvrbeeld mdat wet en regelgeving veranderen f dr nieuwe technische ntwikkelingen en mgelijkheden waar wij p enig mment gebruik van gaan maken f gaan drveren. Deze wijzigingen wrden dan bekend gemaakt via de website van ns ( Mcht u ng vragen hebben dan kunt u via inf@walhutenhiting.nl cntact met ns pnemen. 10. Tt slt Wij hpen u met deze privacyverklaring een helder beeld te hebben gegeven van ns privacybeleid. Mcht u echter vragen hebben ver he wij mgaan met persnsgegevens, dan hren wij dat graag. Eerste aanspreekpunt vr privacyaspecten bij nze rganisatie is mevruw S. Hiting. Zij is te bereiken via shiting@walhutenhiting.nl Versie: /W&H/SF/PRIV/1.1 Auteur: Walhut & Hiting Privacybeleid Walhut & Hiting Administraties en Belastingen Cnceptversie pagina 11 van 11