Agenda ALV BBE Stemming: gaat u akkoord met de inhoud van het verslag van de ALV 2016?

Transcriptie

1 Agenda ALV BBE 2017 Datum: 4 april 2017 Aanvang: 20:00 uur tot circa 22:00 Locatie: ROC Midden Nederland, Vondellaan Opening 2. Vaststellen notulen van de vorige ALV ( ) - Stemming: gaat u akkoord met de inhoud van het verslag van de ALV 2016? 3. Verrichte taken in 2016 In het afgelopen jaar heeft de BBE in het kader van reguliere werkzaamheden de volgende taken verricht: - Bestuurstaken zoals begroting en de jaarrekening; - Aansturen administrateur van administratiekantoor; - Beheren van contracten met onder andere: hovenier, sproei-installatie, rioolreinigingsbedrijf; - Rondes doen met de hovenier; 4. Verslag onderhoud binnentuin In samenwerking met onze hovenier Miltenburg-Groen zijn met grote zorg gedurende het jaar de volgende reguliere tuinwerkzaamheden uitgevoerd: Grasmaaien in binnentuin en groenstrook aan de Eelderdiephof; Bemesten en het verticuteren van het gras; Schoffelen en onkruid vrij houden van de tuin; Snoeien van struiken en planten; Bijplanten of scheuren van verschillende soorten planten, planten van bollen en siergrassen op meerdere plekken in de tuin waar dit noodzakelijk was; Gladheidbestrijding onder meer door: zand strooien (mede op verzoek van bewoners) Egaliseren van bestrating, bijvullen grind Actieve leden van de BBE hebben nog de volgende acties ondernomen: Waar nodig zijn kapotte lampen vervangen, reparatie aan een tuinmuur Voor meer informatie omtrent de tuin verwijzen wij u naar onze website Drainage Door recente wateroverlast problemen in de afgelopen jaren in diverse kelders binnen het project Timmerwerf en diverse verzakkingen in de binnentuin heeft de BBE de noodzaak ervaren om nader onderzoek te doen naar het drainage systeem. In opdracht van BPD (rechtsopvolger van de ontwikkelaar) en aannemer Heilijgers is in december het drainage systeem in de tuin opnieuw in kaart gebracht, gecontroleerd en op diverse plaatsen ontstopt dan wel gerepareerd. Hiervoor hebben in en om de tuin diverse opgravingen plaatsgevonden. 1

2 Bouwbedrijf Heilijgers heeft geadviseerd om het drainagesysteem jaarlijks te laten reinigen. Tot nu toe was het drainagesysteem niet van dien aart. Nu dat wel zo is, kan deze ook onderhouden gaan worden. In de begroting is hiervoor een extra post opgenomen. In verband met deze rond de zomer aangekondigde graafwerkzaamheden zijn aantal andere werkzaamheden in de tuin zoals het vervangen van beplanting uitgesteld tot voorjaar De daarvoor opgenomen post voor 2016 zijn is niet benut en wordt opnieuw opgenomen in de begroting 2017 en gedekt uit het daardoor ontstane deel van het batig saldo Resultaat en balans jaar 2016 Onderstaand is het resultaat van de exploitatie over 2016 weergegeven. Lasten Beheervereniging Binnentuin Eelderdiephof (BBE) Exploitatie rekening 2016 Alle bedragen in EUR Realisatie 2016 Diverse verzekeringen 1.210,69 Energieverbruik 732,29 Administratiekosten 2.400,00 Vergaderkosten / bestuurskosten 287,18 Onderhoud tuin ,83 Vervanging planten, grind bijvullen, ophogen grond 3.530,00 Bankkosten 204,88 Onvoorziene uitgaven 700,67 Reservering 6.074,48 Diversen 82,50 Totaal , ,54 Baten Opbrengst contributie leden ,00 Rente 185,06 Totaal ,06 Het boekjaar 2016 is afgesloten met een positief resultaat van 2.417,54. Dit resultaat is vooral een gevolg van het niet uitvoeren van enkele voorgenomen werkzaamheden in de tuin. Met het oog op de graafwerkzaamheden i.v.m. de drainage worden deze doorgeschoven naar

3 Exploitatie rekening in detail Lasten Diverse verzekeringen Bestuurders aansprakelijkheidverzekering 484,00 Univé NN pakketpolis 726, ,69 Energiekosten Elektriciteitsverbruik inclusief teruggave van 33,21 272,29 Verlichting binnentuin 300,00 Krachtstroom sproei installatie 160,00 732,29 Administratie en beheer Kosten administratief beheer Zimko jan dec 2.400, ,00 Vergader- en bestuurskosten Huur vergaderzaal ALV 210,66 Vergoeding huur vergaderzaal door VvE Parkeer - 105,33 Diner bestuur 181,85 287,18 Onderhoud tuin Onderhoudscontract ,40 Onderhoud sproei installatie 910,36 Onderhoud riool / drainage putten 478, ,83 Extra onderhoud tuin Aanschaf nieuwe lampen 128,00 Versteviging lampen in tuinmuurtjes 1.597,20 Vervanging planten, grind bijvullen, grond ophogen 1.804, ,00 Bankkosten Bankkosten 204,88 204,88 Reservering , ,48 Onvoorziene uitgaven Bestrating, spoelgaten herstellen 372,98 Extra set sleutels bijmaken tuin 45,15 Herstelwerkzaamheden loszittende lampen + metselwerk 282,54 700,67 Diverse Website hosting 82,50 82,50 3

4 Baten Servicekosten Januari t/m maart (262 eenheden x EUR 10,00 per mnd) 7.860,00 April t/m december (262 eenheden x EUR 13,50 per mnd) , ,00 Overige baten Rente 185,06 185,06 Nog te betalen rekeningen Ntb riool onderhoud 478,07 Bos Watertechniek 466,15 Ntb bankkosten laatste maand ,15 970,37 Nog te ontvangen rekeningen VvE Parkeergarage ALV ,33 6. Balans De realisatie over 2016 resulteert in het volgende balansoverzicht: Beheervereniging Binnentuin Eelderdiephof (BBE) Balans 2016 Alle bedragen in EUR Realisatie 2015 Realisatie 2016 Bezittingen Bank RABO RC 1.000, ,40 Spaarrekening , ,96 Debiteuren 207,50 880,00 Nog te ontvangen rente 289,86 185,06 Overige vorderingen 121,00 105, , ,75 Schulden Vooruit ontvangen servicekosten 4.119, ,56 Nog te betalen rekeningen 490,89 970,37 Reservering , ,28 Eigen Vermogen 120,09 0,00 Resultaat boekjaar 1.425, , , ,75 4

5 7. Kascommissie De huidige samenstelling kascommissie is als volgt: Ien Heldoorn en Patrick Joosten. Ien Heldoorn zal de kascommissie verlaten. Aftredend secretaris Pim Cirkel (zie punt 10) heeft aangegeven deze taak op zich te willen nemen zodra de werkzaamheden binnen de functie van secretaris zijn afgerond en overgedragen. - Stemming: gaat u akkoord met de benoeming van Pim Cirkel als kascommissielid? 8. Decharge bestuur De verklaring van de kascommissie vindt u in de bijlage. - Stemming: verleent u decharge aan het bestuur over het boekjaar 2016? 9. Begroting en bijdragen 2017 Het jaar 2016 is afgesloten met een positief financieel resultaat van 2.417,54. Het bestuur stelt voor om dit bedrag toe te voegen aan de algemene reserveringen, zodat een deel van dit geld ingezet kan worden voor extra kosten onderhoud tuin naar de toekomst toe. OVERZICHT BEGROTING BBE 2017 UITGAVEN 1. Verzekeringen Wettelijke aansprakelijkheid 302,89 Bestuursaansprakelijkheid 490,00 Rechtsbijstand 466,18 2. Energie kosten Verlichting binnentuin 300,00 Krachtstroom sproei installatie 160,00 Greenchoice: elektriciteitsverbruik 350,00 3. Administratie kantoor Zimko Kosten administratief beheer jan/dec 2.400,00 4. Vergaderkosten / verenigingskosten Zaalhuur / vergaderkosten 500,00 5. Onderhoud tuin Onderhoudscontract tuin ,00 Onderhoud sproei installatie 1.000,00 Onderhoud riool / drainage putten 500,00 Controle drainage systemen 800,00 6. Extra onderhoud tuin Vervanging planten, grind bijvullen en ophogen grond 5.000,00 Subtotaal 1.259,07 810, ,00 500, ,00 5

6 Klusjesman 1.000,00 7. Diversen website Your Hosting 100,00 8. Bankkosten Bankkosten 250,00 9. Onvoorziene uitgaven onvoorziene uitgaven 2.000, ,00 100,00 250, , Reservering Reservering volgens MJOP plan 7.500, ,00 TOTALE UITGAVEN BBE , ,07 BATEN 11. Te ontvangen contributie ,07 Onttrekking algemene reserve (overschot 2016) 1.500,00 Rente 100, ,07 TOTALE INKOMSTEN BBE ,07 Voorstel bijdrage 2017 De baten bestaan nagenoeg geheel uit de bijdragen van de leden die tezamen 262 eenheden vertegenwoordigen. In de begroting willen wij graag aandacht vragen voor een tweetal belangrijke zaken: 1. Naar aanleiding van het groot onderhoud en herstel door Heilijgers van het drainagesysteem wordt door Heilijgers geadviseerd jaarlijks het systeem te laten controleren door een gespecialiseerd bedrijf. Het bestuur adviseert dit advies over te nemen en dit in ieder geval voor de komende 3 jaar uit te voeren en op basis van de resultaten te besluiten of dit jaarlijks noodzakelijk is of ook minder frequent kan plaatsvinden. 2. Indien er zich geen vrijwilliger meldt om zitting te nemen in de BBE zijn we genoodzaakt om een externe klusjesman in te huren voor incidentele klusjes in de tuin. Te denken valt aan lampen vervangen, eenvoudige klusjes in de tuin. We hebben dit begroot op 1.000,00 OVERZICHT BIJDRAGE BBE LEDEN 2017 Maand Bijdrage per eenheid Bijdrage per appartement met 1 parkeerplek Januari 13,50 27,00 Februari 13,50 27,00 Maart 13,50 27,00 April 13,50 27,00 Mei 13,50 27,00 6

7 Juni 13,50 27,00 Juli 13,50 27,00 Augustus 13,50 27,00 September 13,50 27,00 Oktober 13,50 27,00 November 13,50 27,00 December 13,50 27,00 Totaal 162,00 324,00 - Stemming: gaat u akkoord met de begroting en de bijdragen voor 2017? 10. Samenstelling bestuur Op dit moment is de samenstelling van het Dagelijks Bestuur van de BBE als volgt: Bart van der Laag - Voorzitter (herbenoemd 2014) Elvira van den Brekel - Penningmeester (herbenoemd 2015) Pim Cirkel - Secretaris (benoemd 2013, per 2017 aftredend en niet herkiesbaar) en daarmee vacature voor secretaris. Bestuursleden worden gekozen voor een periode van 3 jaar en zijn vervolgens herbenoembaar. Op dit moment is de functie van secretaris binnen de BBE vacant. Het bestuur vraagt de ALV daarom mandaat te verlenen om de functie tijdelijk in te vullen totdat er een opvolger is gevonden. - Stemming: gaat u akkoord met het vergeven van een mandaat aan het bestuur van de BBE om de functie van secretaris tijdelijk in te vullen? De werkzaamheden van de BBE worden verricht door actieve leden en het dagelijks bestuur gezamenlijk. Op dit moment zijn de volgende leden actief in de BBE: Marga Smit (toren 2) Carla Beijsens (toren 4) begin 2016 wegens verhuizing teruggetreden Bert Jansen (toren 6) eind 2016 wegens verhuizing teruggetreden Jan Roest (toren 10) waarnemend voorzitter sinds medio zomer 2016 Sylvia van Wingerden (toren 2) als nieuwe bewoner sinds december 2016 toegetreden Belangstellenden zijn van harte welkom. Alle actieve leden leveren bijdragen op een of meer terreinen, vaak ook gekoppeld aan eigen kennis en belangstelling. Er is dringend behoefte aan meer actieve leden. Met name voor wat meer technische klussen, zoals vervangen van lampen en/of begeleiden van klusjesman. 10. Rondvraag en afsluiting 7