Algemene ledenvergadering Beheervereniging Binnentuin Eelderdiephof

Transcriptie

1 Algemene ledenvergadering Beheervereniging Binnentuin Eelderdiephof Datum: 13 mei 2013 Locatie: ROC, Vondellaan 174, Utrecht Aanwezig: via de stemformulieren zijn 69 leden vertegenwoordigd (= in totaal 142 stemmen) Inleiding Uitgangspunten voor het geldig nemen van besluiten: van de 132 leden dienen er minimaal 44 aanwezig te zijn (al dan niet bij volmacht). De onderwerpen zijn vooraf aan de leden kenbaar gemaakt in de uitnodiging voor de ALV en worden tijdens de ALV nader toegelicht. De stemming geschiedt middels stemformulieren die vooraf of tijdens de ALV persoonlijk of per volmacht kunnen worden ingeleverd bij de BBE. De uitslag van de stemming wordt na de ALV via de notulen bekend gemaakt. 1. Opening Opening door voorzitter Bart van der Laag. Voorstellen bestuur en actieve leden. 2. Vaststellen notulen van de vorige ALV (gehouden op 5 maart 2012) - Stemming: gaat u akkoord inhoud van het verslag van de ALV d.d. 5 maart 2012? Vraag stemmen voor, 0 stemmen tegen 3. Verrichtte taken 2013 In het afgelopen jaar heeft de BBE naast de reguliere werkzaamheden de volgende taken verricht: - begeleiden van de overstap naar het nieuwe administratiekantoor; - alle officiële BBE stukken zijn gedigitaliseerd en gearchiveerd. Te denken valt aan contracten maar ook notariële en andere officiële stukken. Nu de BBE een aantal jaar bestaat, was het nodig om meer structuur aan te brengen. De BBE heeft de plicht bij verzoek haar leden hierover te informeren. De leden hebben het recht om bij verzoek de stukken in te zien. Het digitaliseren van de stukken heeft van maart 2012 tot juni 2012 plaatsgevonden. Hiermee zijn we goed op orde en minder kwetsbaar; - hosting van de website aangepast (webruimte is vergroot i.v.m. vele documenten) en verder is de website onderhouden. De afgelopen tijd zijn alle belangrijke documenten voor zover gewenst op de website toegankelijk gemaakt; - de uitvoering van reguliere contracten bewaakt (hovenierscontract, sproei-installatie, doorspuiten riolering). Dit jaar is met de hovenier op verschillende momenten gezamenlijk de toestand van de tuin langsgelopen. Wat de riolering betreft: deze betreft de hemelwaterafvoer gelegen onder het Eelderdiephof. Bij het doorspuiten is gebleken dat bij twee kolken sprake is van verstopping. De BBE heeft opdracht gegeven de oorzaak te achterhalen. Het is na opgraving gebleken dat de twee putten niet zijn aangesloten op het riool. Er is een offerte uitgebracht voor herstel en die is aan Bouwfonds toegezonden met de vraag dit te beschouwen als verborgen gebrek. We wachten de reactie Bouwfonds af; - de notaris heeft op verzoek van de BBE nog nadere uitleg opgesteld t.b.v. de eigenaren van appartementsrechten voor parkeerplaatsen die niet tevens eigenaar zijn van een appartementsrecht voor een appartement in het complex; - er is door de BBE een beschrijving gemaakt van wat precies onder het beheer van de BBE valt en wat onder beheer van de VVE's van de torens. Dit in verband met onduidelijkheden die in het verleden wel eens zijn opgetreden. Gegevens uit de notariële akte zijn hiervoor gebruikt. Deze beschrijving is naar alle VVE's toegezonden met verzoek om op deze opzet te reageren. De BBE zal nader overleg met de VVE's over dit onderwerp organiseren; 1

2 - er zijn twee tuindagen georganiseerd. De opkomst was zeer laag en de BBE stelt dan ook de vraag in hoeverre er nog behoefte bestaat aan deze dagen. De oorspronkelijke doelstelling was de bewoners meer bij de tuin te betrekken en hun ook de mogelijkheid te geven zelf daaraan bij te dragen. De deelnemers in de afgelopen jaren waardeerden naast de betrokkenheid bij de tuin ook de gezelligheid en de mogelijkheid om informeel met buurtbewoners iets samen te doen. De tuindagen leiden overigens niet of nauwelijks tot kostenbesparing in het tuinonderhoud. Vraag: ik dacht dat het ooit is bedacht om kosten te besparen, wat gebeurt er met de kosten wanneer we met de tuindagen stoppen? Antwoord: niets, de hovenier komt er speciaal voor terug. Het leidt niet tot kostenbesparing. - Stemming: Stelt u prijs op één of twee tuindagen? Vraag stemmen voor, 89 stemmen tegen, 4 stemmen geen voorkeur 4. Verslag onderhoud binnentuin In samenwerking met onze hovenier Miltenburg-Groen zijn met grote zorg gedurende het jaar o.a. de volgende reguliere tuinwerkzaamheden uitgevoerd: - grasmaaien in binnentuin en groenstrook aan de Eelderdiephof; - bemesten van het gras; - schoffelen en onkruid vrij houden / maken van de gehele tuin; - snoeien van heesters, bomen, rozen e.d. Verder zijn de volgende eenmalige activiteiten ondernomen: - beplanting van verschillende soorten planten & siergrassen op meerdere plekken in de tuin waar dit noodzakelijk was; - andere type plant geplaatst in tuinbakken die hier meer geschikt voor zijn en gezorgd dat het waterpeil in de betreffende bakken verbetert; - door schrale bodem op diverse plekken zijn de bodembedekkers niet altijd volgroeit. Door bestaande planten te "scheuren" en zo de stekjes beter op deze plekken te verdelen is ervoor gezorgd dat gaten werden opgevuld; - bodem kwaliteit verbeteren door uitzetten van wormen wat de grond meer leven geeft, een betere afwatering mogelijk maakt en de groei van planten & bomen ten goede moet komen; - houtsnippers aangelegd om paadje in tuin te creëren. Dit heeft er aan bijgedragen dat onze tuin op kwalitatief hoog niveau blijft conform het ontwerp en uitgangspunt van de tuin. In 2013 houden we rekening met de vervanging van 3 bomen. Voor meer informatie omtrent de tuin verwijzen wij u naar onze website Dit jaar gaan we door op basis van contract van vorig jaar: Vraag: houdt van Miltenburg pro actief bij wanneer er iets aan de hand is? Antwoord: we doen het van beide kanten. Vraag: BTW Verlaagd naar 6%? Antwoord: 2 dingen geregeld: BTW verhoging in 2012 voor eigen rekening Miltenburg, dit jaar BTW verlaagd voor 90% van de kosten (is arbeid tegen 6%). Scheelt ongeveer 600 euro per kwartaal. Vraag: behoorlijk veel algengroei, veroorzaakt gladheid, doen ze daar wat mee? Antwoord: ze doen daar regulier e.e.a. aan, even kwijt wat voor middelen, niet al te schadelijke chemische middelen. Het is wel behandeld, maar we vragen na wat we komend seizoen daarmee gaan doen. Vraag: toren boeg zit een hekje, naar een pad maar ze hangen vrij kwetsbaar aan de gevel. Is het hekje onderdeel van tuin of toren? Antwoord: er worden gesprekken gevoerd qua 2

3 verantwoordelijkheid. We hebben wel iemand gevonden die het snel kan maken. Toren 2 en toren 6 is het hekje weg. Klusjesman gaat beide hekjes maken. Hefboom is te zwaar voor de constructie. Vraag: is het mogelijk om meer fietsenklemmen erbij te plaatsen aan de Eelderdiephof kant? Ook als het voor eigen kosten is? Of overleggen met gemeente of aan de Voorsterbeeklaan kant meer geplaatst kan worden? Antwoord: we nemen de suggestie mee, we moeten kijken wat het kost. Huidige hekjes zijn door Bouwfonds betaald. Offerte wordt opgevraagd. 5. Melding: dagvaarding van de vereniging BBE Daags voor het opstellen van deze agenda is bij één van de bestuursleden in de brievenbus een tweetal enveloppen aangetroffen welke een dagvaarding van de vereniging inhouden. Een negental eigenaren van een appartementsrecht voor een parkeerplaats eist beëindiging van het verplicht lidmaatschap van de BBE. Zoals in de akten bij koopovereenkomsten is vermeld, is dit lidmaatschap verplicht. Dit in verband met de verbondenheid van het dak van de parkeergarage en de bovenliggende tuin met drainage etc. In de vorige ALV hebben eisers hun argumenten reeds genoemd en door de notaris is een document opgesteld met uitleg waarom de situatie is zoals die is. De BBE is slechts uitvoerder van hetgeen in alle aktes is vermeld en zal, zoals ook in de vorige ALV na discussie is geconcludeerd, geen wijzigingen voorstellen. Het bestuur heeft de rechtsbijstandverzekering aangesproken. Desondanks zal deze zaak wellicht tot extra kosten leiden. Deze kunnen wij nog niet inschatten. De dagvaarding heeft plaatsgevonden op 13 maart en de advocaat van de BBE zal een conclusie van antwoord formuleren. Wij zullen de leden op de hoogte houden van de voortgang van deze zaak. Wellicht nog nodig: stel dat rechter het een onterecht verplicht lidmaatschap. Dan moeten kosten worden gemaakt en dan kunnen we eisen (wedereisen) dat deze kosten door de eiser worden gedragen. Het bestuur moet dan de volmacht krijgen vanuit de leden om dit voor elkaar te krijgen. Dit volgt nog, het is nog niet aan de orde. Vraag: hoe heeft de advocaat gereageerd op het feit dat het in de stukken staat dat ze voor lidmaatschap tuin tekenen? Vraag: die buitenparkeerders, toen zij die kochten stond er toen al in dat ze voor lidmaatschap tuin tekenden? Antwoord: verplicht lidmaatschap van de BBE is in de akte opgenomen. Vraag: welke rol heeft Bouwfonds hierin? Antwoord: Bouwfonds is op de hoogte gesteld en dat we bij eventuele financiële gevolgen, we deze kosten mogelijk verleggen naar Bouwfonds. Vraag: bij schikking wat gaan we geven en nemen? Antwoord: bewoners van een appartement betalen voor 2 eenheden aan de BBE, buitenparkeerders betalen voor 1 eenheid aan de BBE. Het kan best zo zijn dat als we hen niet laten betalen dat we met z n allen als bewoners veel meer moeten betalen. Er zijn 16 buitenparkeerders. Conclusie: je gaat aan een bepaald principe tornen, niet alleen aktes aanpassen maar vervolgens krijg je scheve verhoudingen per parkeerplek. Alles zou gelijk moeten zijn. 6. Samenwerking administratie kantoor A&M Simons Per 1 mei is de administratiebeheer overgegaan van het Behouden Huis naar A&M Simons. Daarmee zijn de kosten voor administratie en beheer flink naar beneden bijgesteld. Helaas zijn we geconfronteerd met een aantal non-conformiteiten in de administratie van het Behouden Huis mede doordat zij weinig hebben meegewerkt aan de overdracht van de administratie. Hr. Simons heeft veel werk verzet om deze weg te werken. De werkwijze van A&M Simons heeft echter niet geleid tot een bevredigende administratie en het debiteurenbeheer heeft te wensen overgelaten. In overleg met de VVE Parkeergarage is tussentijds reeds besloten deze samenwerking te beëindigen. De kascommissie heeft inmiddels ook daartoe geadviseerd. Het beheer van de administratie wordt nu uitgevoerd door de heer S. Korhorn, die tevens penningmeester van de VVE parkeergarage is. Er is een boekhoudkundig programma aangekocht waar alle data in opgenomen zal worden. Het voordeel van dit programma is dat ook het bestuur 3

4 online inzage heeft in het programma en dus in de stand van zaken. Voor deze werkzaamheden zal de heer Korhorn dezelfde vergoeding ontvangen als A&M Simons ontving. De werkzaamheden zijn eveneens hetzelfde. Vanaf 1 januari 2013 met een schone lei begonnen. We hebben nu exact in kaart wat de achterstallige betalingen zijn en we kunnen het financiële verslag geheel maken. Vraag: we hebben uitvoerig gehad over Simons, wat is de achtergrond van Simon Korhorn? Antwoord: Simon stelt zichzelf voor. Hij is ook al penningmeester van de parkeergarage. Simon heeft veel werk erin gestoken om het plaatje rond te krijgen voor de tuin en hij wil het graag doen voor de tuin en garage. Bij garage als penningmeester, bij tuin in opdracht van de penningmeester. Hij gaat het onderhouden in een online boekingspakket. Dus dat is transparant voor beide besturen. Vraag: heeft Simon ook een administratie kantoor? Antwoord: ja, hij doet het via de formele weg als ZZPer. We hebben afspraken dat het voor een jaar is, na een jaar kijken of het nog bevalt. De relatie wordt zakelijk houden. Vraag: penningmeester zit in het bestuur en wordt betaald, terwijl dat normaal gescheiden is? Het is een constructie waar we bij stil moeten blijven staan. Antwoord: we zien het probleem niet, er is voldoende controle en we zijn niet bang voor verstrengeling van belangen. - Stemming: bent u akkoord met overgang administratie door de heer Korhorn? Vraag stemmen voor, 3 stemmen tegen 7. Balans en resultaat 2012 In de bijlage treft u de balans en de jaarresultaten over 2012 aan. Per saldo is het jaar met een positief resultaat van 3.332,78 afgesloten. Opvallend is echter de groei van de debiteuren. Enerzijds is de gemeente met achterstallige betalingen daarvan de oorzaak, anderzijds heeft onvoldoende debiteurenbeheer plaatsgevonden door A&M Simons, hetgeen nu wordt aangepakt. Vraag: is er afgeschreven op debiteuren? Antwoord: nee, we hebben alleen een achterstand. Er staat een kleine open, verwachting is dat we dit binnen een maand binnen moeten krijgen. Vraag: geen oninbare posities? Antwoord: nee, vorig jaar wel precaire positie gehad met 1 van de bewoners, vorig jaar eind april geheel goed gekomen. Nu betaalt hij keurig. Verzoek: er staat alleen resultatenrekening van 2012, het zou fijn zijn om over een aantal jaren te zien wat we hebben uitgegeven. Om trends te kunnen zien. Antwoord: alle stukken staan op internet. 8. Kascommissie De kascommissie bestaat op dit moment uit Niels Beekman en Jacques Geenen. - Stemming: gaat u akkoord met de samenstelling van de kascommissie voor 2013? Vraag stemmen voor, 0 stemmen tegen De BBE is nog op zoek naar een extra lid voor de kascommissie. Heeft u belangstelling meldt U zich dan bij het bestuur. 9. Decharge bestuur Bijgaand is de verklaring van de kascommissie gevoegd. 4 - Stemming: verleent u decharge aan het bestuur over het boekjaar 2012? Vraag stemmen voor, 3 stemmen tegen 10. Toelichting begroting Binnentuin Eelderdiephof 2013 In verband met het besluit van de regering om het BTW tarief te verhogen van 19% naar 21% in oktober 2012 zijn de meeste kosten iets wat verhoogd in vergelijking met de begroting van Echter gezien het feit dat nu alle leningen zijn afgelost (de sproei installatie reeds in 2011 en de extra 4

5 bronboring in 2012) hebben we de maandelijkse bijdrage kunnen verlagen naar 12 euro per maand, ingaande per 1 april Uitgaven Verzekeringen: Er is een wettelijke aansprakelijkheidsverzekering, een rechtsbijstandsverzekering en een verzekering voor hoofdelijke aansprakelijkheid van bestuursleden afgesloten bij Univé. Energiekosten: De lampen in de tuin verkrijgen hun elektriciteit vanuit de parkeergarage. De krachtstroom voor de sproei installatie wordt ook betrokken vanuit de parkeergarage. De kosten hiervoor worden verrekend met de Vereniging Parkeergarage Timmerwerf 1 en 2. De stroom voor lantaarnpalen op tussenwegen wordt geleverd door Greenchoice en rechtstreeks betaald door de BBE. Administratie kantoor: het betreft de gedeelde administratie met VVE Parkeergarage Timmerwerf. Ieder betaalt hiervan de helft. Het bedrag ter vergoeding van geleverde diensten aan A&M Simons is iets verhoogd van 1.750,- naar 2.000,-. Reden: een stuk tegemoetkoming naar het vele extra werk wat zij verricht hebben in De afgesproken offerte hield een plafondprijs in. Echter de overgang van Het Behouden Huis naar A&M Simons heeft veel meer werk gegeven dan was voorzien. Vergaderkosten / verenigingskosten: in principe wordt er 1 keer per jaar een ALV georganiseerd. In 2013 gebeurt dit wederom gezamenlijk met de parkeergarage waardoor kosten laag kunnen worden gehouden. Totale vergaderkosten komen uit op 250,-. Onderhoud tuin: dit zijn de kosten met betrekking tot onderhoud tuin (contract loopt voor 2e jaar bij van Miltenbrug), het twee maal per jaar doospuiten van de sproei installatie en het jaarlijks onderhoud van rioolputten / drainage putten. Extra onderhoud tuin: in de begroting is rekening gehouden met de vervanging van een 3 tal zieke Prunussen. Deze kosten worden betaald met het bedrag wat Bouwfonds in 2010 aan de BBE heeft gegeven ter compensatie van de besmette bomen. (totaal bedrag door Bouwfonds ter compensatie was 2.500,-). Onderzoek kolken (wordt gedaan door RRS Nederland): bij de laatste onderhoudsbeurt van de rioolputten is naar voren gekomen dat ergens in het afwatersysteem een aansluiting tussen kolken en riolering ontbreek. Dit heeft geleid tot enige kosten en bekeken wordt of het herstel op het Bouwfonds verhaald kan worden. Ook wordt er jaarlijks een post opgenomen om verzakkingen in de tuin e.d. te herstellen. Geschatte kosten: Diversen: hieronder vallen kopieer- en portokosten en de kosten voor de website. Bankkosten: bankkosten à 400,- per jaar. Kamer van Koophandel: 40,- staat voor de kosten voor wisseling van lid in bestuur (secretariaat): Ineke de Weerdt zal vervangen gaan worden door Pim Cirkel. Onvoorziene uitgaven: gezien verleden gebudgetteerd op 2.500,-. Reservering volgens MOP: Copijn heeft in 2011 een MOP plan opgemaakt. Conform dit plan zal er jaarlijks een bedrag van gereserveerd moeten worden Vraag: gaan de kosten van de kolken op Bouwfonds? Antwoord: ja. Het is een verborgen gebrek. Baten Te ontvangen contributie voor 2013 op basis van 262 eenheden. Bestuur stelt voor om maandelijkse contributie te zetten op 12.- per eenheid per maand ingaande per 1 april Stemming: gaat u akkoord met de begroting voor 2013? Vraag stemmen voor, 3 stemmen tegen Vraag: hoe gaan we de verlaging aanpakken? Antwoord: i.o.m. Simon zullen in juni / juli een overzicht sturen met exacte status. Dan kunnen de leden zelf berekenen hoeveel ze meer of minder kunnen betalen in de maand juni of juli. 5

6 Advies vanuit Simon: ieder krijgt een helder overzicht over garage en tuin en dan wordt iedereen gevraagd om te gaan betalen wat hij/zij moet betalen. 11. Samenstelling bestuur Op dit moment is de samenstelling van het Dagelijks Bestuur van de BBE als volgt: - Bart van der Laag - voorzitter (benoemd 2011) - Elvira vanden Brekel - penningmeester (herbenoemd 2012) - Ineke de Weerdt - secretaris (herbenoemd 2012) Bestuursleden worden gekozen voor een periode van 3 jaar en zijn vervolgens herbenoembaar. Ineke de Weerdt heeft aangegeven, wegens veelvuldig verblijf elders, haar secretarisschap over te willen dragen. De afgelopen tijd heeft Pim Cirkel als actief lid reeds veel van de secretariswerkzaamheden feitelijk uitgevoerd. Het bestuur wil daarom Pim Cirkel voordragen als secretaris voor het bestuur van de BBE. - Stemming: gaat u akkoord met benoeming van Pim Cirkel als secretaris? Vraag stemmen voor, 0 stemmen tegen De werkzaamheden van de BBE worden verricht door actieve leden en het dagelijks bestuur gezamenlijk. Op dit moment zijn de volgende leden actief in de BBE: - Marga Smit (toren 2) Marieke op den Kamp (toren 4) Carla Beijsens (toren 4) Pim Cirkel (toren 5) Jorrit de Groot (toren 6) Joost van 't Schip (toren 7) Willem Jan Bierman (toren 8) Belangstellenden zijn van harte welkom. Alle actieve leden leveren bijdragen op een of meer terreinen, vaak ook gekoppeld aan eigen kennis en belangstelling. 12. Rondvraag - Toren 9: handgreep van de voordeur is zoek, verzoek is om deze gezamenlijk te zoeken - Opmerking: tuin ziet er fantastisch uit. Complimenten aan BBE 13. Afsluiting 6