Agenda ALV BBE Stemming: gaat u akkoord met de inhoud van het verslag van de ALV 2015?

Transcriptie

1 Agenda ALV BBE 2016 Datum: 14 maart 2016 Aanvang: 20:00 uur tot circa 22:00 Locatie: ROC Midden Nederland, Vondellaan Opening 2. Vaststellen notulen van de vorige ALV ( ) - Stemming: gaat u akkoord met de inhoud van het verslag van de ALV 2015? 3. Verrichte taken in 2015 In het afgelopen jaar heeft de BBE de reguliere werkzaamheden de volgende taken verricht: - Reguliere bestuurstaken zoals begroting, jaarrekening - Aansturen administratie - Beheren van contracten met onder andere: hovenier, sproei-installatie, rioolreinigingsbedrijf - Rondes doen met de hovenier - Reparaties aan kapotte lampen 4. Verslag onderhoud binnentuin In samenwerking met onze hovenier Miltenburg-Groen zijn met grote zorg gedurende het jaar onder andere de volgende reguliere tuinwerkzaamheden uitgevoerd: Grasmaaien in binnentuin en groenstrook aan de Eelderdiephof; Bemesten en het verticuteren van het gras; Schoffelen en onkruid vrij houden / maken van de gehele tuin; Snoeien van struiken en planten; Bijplanten of scheuren van verschillende soorten planten en siergrassen op meerdere plekken in de tuin waar dit noodzakelijk was; Gladheidbestrijding onder meer door: antimos behandeling, zand strooien, dit mede n.a.v. verzoeken van bewoners Actieve leden van de BBE hebben nog de volgende acties ondernomen: Waar nodig zijn kapotte lampen vervangen; dit bleken er dit jaar overigens veel te zijn (kosten voor aanschaf lampen varieerden van 10 tot 25 euro per stuk). Kennelijk is 7 a 8 jaar een gemiddelde levensduur voor deze toch wel dure lampen. Voor meer informatie omtrent de tuin verwijzen wij u naar onze website Overigens is in 2015 een projectroep Wateroverlast gestart. De problematiek van wateroverlast betreft enkele torens. Uiteraard kan er verband zijn met waterafvoer vanuit de tuin. Omdat deze problematiek de torens en de tuin overstijgt is dit een zaak van de hoofdverenigingen. Mogelijk kunnen deze uitkomsten van deze zaak consequenties hebben voor de tuin. Deze zijn nu nog niet te voorzien. 1

2 5. Resultaat en balans jaar 2015 Onderstaand is het resultaat van de exploitatie over 2015 weergegeven. Beheer vereniging Binnentuin Eelderdiephof Exploitatie rekening 2015 Lasten Alle bedragen in EUR Realisatie 2015 Diverse verzekeringen 1.210,69 Energieverbruik 827,59 Administratiekosten 2.400,00 Vergaderkosten 139,50 Bestuurskosten 110,00 Onderhoud tuin ,91 Extra onderhoud tuin 642,36 Bankkosten 328,38 Onvoorziene uitgaven 2.718,91 Reservering 3.500,00 Diversen 105,00 Totaal ,34 Baten Opbrengst contributie leden ,00 Interest bank 289,86 Afronding debiteuren 0,00 Totaal ,86 Het jaar 2015 is afgesloten met een positief resultaat van 1.425,52 2

3 Exploitatie rekening : detail Verzekeringen Bestuurders aansprakelijkheidverzekering 484,00 Unive, NN pakketpolis 726, ,69 Energiekosten Electriciteitsverbruik incl. teruggave van 39,41 367,59 Verlichting binnentuin 300,00 Krachtstroom sproei installatie 160,00 827,59 Administratie en Beheer Kosten administratief beheer Zimko jan dec 2.400, ,00 Vergaderskosten Huur zaal ALV 279,00 Vergoeding huur zaal aan Parkeergarage - 139,50 139,50 Onderhoud tuin Onderhoudscontract ,32 Onderhoud sproei installatie 782,25 Onderhoud riool / drainage putten 473, ,91 Extra onderhoud tuin Herstel bestrating en vullen spoelgaten 642,36 642,36 Bestuurskosten Diverse bestuursvergaderingen / afscheidskado lid 110,00 110,00 Bankkosten Bankkosten 328,38 328,38 Onvoorziene uitgaven Aanschaf voorraad en vervanging lampen tuin 434,48 Levering wormen, hout en extra beplanting beukenhaag 2.284, ,91 Reservering , ,00 Diverse Website Hosting 105,00 105,00 Servicekosten Jan t/m April 262 eenheden * 12 per maand ,00 Mei t/m December 262 eenheden * 10 per maand , ,00 Overige baten Rente 289,86 289,86 Nog te betalen rekening RRS Nederland 473,34 Ntb bankkosten laatste maand ,55 3

4 Balans De realisatie over 2015 resulteert in het volgende balansoverzicht: Beheer Vereniging Binnentuin Eelderdiephof Timmerwerf Balans 2015 Alle bedragen in EUR Realisatie Realisatie Bezittingen Sproei installatie 0,00 0,00 Afschrijving sproeiinstallatie 0,00 0,00 Bank RABO RC 2152, ,00 Spaarrekening 35788, ,10 Debiteuren 2239,65 207,50 Nog te ontvangen rente 269,96 289,86 Overige vorderingen 0,00 121, , ,46 Schulden Vooruit Ontvangen servicekosten 2.198, ,68 Nog te betalen Rekeningen 262,22 490,89 Reservering , ,28 Eigen Vermogen 120,09 Resultaat boekjaar 6824, , , ,46 6. Kascommissie De huidige samenstelling kascommissie is als volgt: Ien Heldoorn en Inge van Leeuwen. Voor de kascontrole voor het volgend jaar doet het bestuur van de BBE een oproep voor vrijwilligers. 7. Decharge bestuur De verklaring van de kascommissie zal worden toegestuurd zodra deze beschikbaar is. - Stemming: verleent u decharge aan het bestuur over het boekjaar 2015? 8. Begroting en bijdragen 2016 Het jaar 2015 is afgesloten met een positief financieel resultaat van 1.425,52. Het bestuur stelt voor om dit bedrag te verrekenen met de jaarlijkse reservering. Het beleid is jaarlijks te reserveren voor de situatie waarin grotere delen van de tuin vervangen moeten gaan worden. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer het dak van de parkeergarage onderhoud behoeft. Door het positieve resultaat toe te voegen aan de reserves hoeft nog maar ca. 6074,48 gedurende 2016 opgebracht te worden voor reservering. 4

5 Aparte aandacht hebben we besteed aan de begroting voor de tuin. De tuin staat er nu zo n 7 jaar en we komen nu in de situatie dat er enkele extra werkzaamheden moeten worden verricht. Om niet jaarlijks voor verrassingen te komen staan hebben we de hovenier gevraagd welke werkzaamheden we de komende drie jaar, naast het reguliere onderhoud kunnen verwachten. Dat blijken te zijn: bijplanten sieruien en bollen in het gazon, vervanging lavendel, ophogen gazon, aanvullen grinddelen, enkele slechte hoeken aanpakken en het uitzetten van wormen. Deze laatste dragen bij aan een natuurlijke drainage. Met de hovenier is nu een voorstel gemaakt waarbij sprake is van vaste kosten voor het onderhoud, en extra werkzaamheden zoals boven genoemd. Het reguliere onderhoud wordt begroot op ,- incl. BTW (basis bedrag is iets lager dan vorige begrotingen, maar de BTW is nu 21 %) en de extra werkzaamheden willen we spreiden over de jaren: gemiddeld 3.000,- incl BTW per jaar. Daarmee denken we een stabiel uitgavenpatroon voor de tuin voor de komende jaren te realiseren. Een apart aandachtspunt zijn de witte lampen die verwerkt zijn in de tuin muurtjes. De constructie is zodanig dat in een aantal situaties het metselwerk dat boven de lamp zit, los raakt. We hebben een aantal keren het metselwerk laten herstellen, maar het blijkt nodig de lampekap te verstevigen (van binnen) zodat het metselwerk daarboven meer gedragen wordt. Kosten: 1.600,- 5

6 BEGROTING UITGAVEN 2016 OVERZICHT BEGROTING BBE 2016 Verzekeringen UITGAVEN wettelijke aansprakelijkheid 302,89 Bestuursaansprakelijkheid 484,00 Rechtsbijstand 423,80 subtotaal totaal 1.210,69 Energie kosten Verlichting binnentuin 300,00 Krachtstroom sproei installatie 160,00 Greenchoice: electriciteitsverbruik 420,00 totaal 880,00 Administratie kantoor Zimko Kosten administratief beheer jan/dec 2.400,00 totaal 2.400,00 Vergaderkosten / verenigingskosten Zaalhuur / vergaderkosten 500,00 totaal 500,00 Onderhoud tuin Onderhoudscontract tuin ,00 Onderhoud sproei installatie 1.000,00 Onderhoud riool / drainage putten 480,00 totaal ,00 Extra onderhoud tuin versteviging lampen in tuinmuurtjes 1.597,20 vervanging diverse planten, grind bijvullen, ophogen gazon etc ,00 aanschaf lampen tuin 350,00 totaal 4.947,20 Diversen copieerkosten 0,00 portikosten 0,00 website Your Hosting 115,00 totaal 115,00 Bankkosten Bankkosten 220,00 totaal 220,00 Onvoorziene uitgaven onvoorziene uitgaven 1.000,00 totaal 1.000,00 Reservering Reservering volgens MOP plan 6.074,48 totaal 6.074,48 TOTALE UITGAVEN BBE , ,37 BATEN Te ontvangen contributie ,37 Rente 250,00 TOTALE INKOMSTEN BBE ,37 6

7 Voorstel bijdrage 2016 De baten bestaan nagenoeg geheel uit de bijdragen van de leden die tesamen 262 eenheden vertegenwoordigen. We realiseren ons dat in 2015 we naar een zeer lage bijdrage konden gaan door de volgende oorzaken:. nog deels laag BTW-tarief. een positief resultaat over 2014 dat de ALV haar leden heeft teruggegeven in de vorm van een lagere bijdrage. Nu deze voordelen voorbij zijn en enkele extra werkzaamheden ons wachten stelt het bestuur voor de bijdrage 2016 vast te stellen op: 13,50 per maand, te rekenen van af de bijdrage die de leden storten vanaf 1 april 2016 OVERZICHT BIJDRAGE BBE LEDEN 2016 MAAND BIJDRAGE PER EENHEID BIJDRAGE PER APPARTEMENT MET 1 PARKEERPLEK januari februari maart april 13, mei 13, juni 13, juli 13, augustus 13, september 13, oktober 13, november 13, december 13, Totaal 151,50 303,- 7

8 - Stemming: gaat u akkoord met de begroting en de bijdragen ( 13,50 per eenheid vanaf april) voor 2016? 9 Samenstelling bestuur Op dit moment is de samenstelling van het Dagelijks Bestuur van de BBE als volgt: Bart van der Laag - voorzitter (herbenoemd 2014) Elvira van den Brekel - penningmeester (herbenoemd 2015) Pim Cirkel - secretaris (benoemd 2013) Bestuursleden worden gekozen voor een periode van 3 jaar en zijn vervolgens herbenoembaar. - Stemming: gaat u akkoord met herbenoeming van Pim Cirkel als secretaris? De werkzaamheden van de BBE worden verricht door actieve leden en het dagelijks bestuur gezamenlijk. Op dit moment zijn de volgende leden actief in de BBE: Marga Smit (toren 2) Carla Beijsens (toren 4) Bert Jansen (toren 6) Jan Roest (toren 10) Belangstellenden zijn van harte welkom. Alle actieve leden leveren bijdragen op een of meer terreinen, vaak ook gekoppeld aan eigen kennis en belangstelling. 10. Rondvraag en afsluiting 8