Agenda ALV BBE Stemming: gaat u akkoord met de inhoud van het verslag van de ALV 2017?

Transcriptie

1 Agenda ALV BBE 2018 Datum: 12 maart 2018 Aanvang: 20:00 uur tot circa 21:00 Locatie: ROC Midden Nederland, Vondellaan Opening 2. Vaststellen notulen van de ALV 2017 (04 april 2017) - Stemming: gaat u akkoord met de inhoud van het verslag van de ALV 2017? 3. Verrichte taken in 2017 In het afgelopen jaar heeft de BBE in het kader van reguliere werkzaamheden de volgende taken verricht: - Bestuurstaken zoals begroting en de jaarrekening; - Aansturen administrateur van administratiekantoor; - Beheren van contracten met onder andere: hovenier, sproei-installatie, rioolreinigingsbedrijf; - Rondes doen met de hovenier; 4. Verslag onderhoud binnentuin In samenwerking met onze hovenier Miltenburg-Groen zijn met grote zorg gedurende het jaar de volgende reguliere tuinwerkzaamheden uitgevoerd: Grasmaaien in binnentuin en groenstrook aan de Eelderdiephof; Bemesten en het verticuteren van het gras; Schoffelen en onkruid vrij houden van de tuin; Snoeien van struiken en planten; Bijplanten of scheuren van verschillende soorten planten, planten van bollen en siergrassen op meerdere plekken in de tuin waar dit noodzakelijk was; Gladheidbestrijding onder meer door: zand strooien (mede op verzoek van bewoners) Egaliseren van bestrating Actieve leden van de BBE hebben nog de volgende acties ondernomen: Waar nodig zijn kapotte lampen vervangen, reparatie aan een tuinmuur Voor meer informatie omtrent de tuin verwijzen wij u naar onze website 1

2 5. Resultaat en balans jaar 2017 Onderstaand is het resultaat van de exploitatie over 2017 weergegeven. Beheer vereniging Binnentuin Eelderdiephof Exploitatie 2017 Lasten Alle bedragen in EUR Realisatie 2017 Diverse verzekeringen 1253,04 Energieverbruik 728,67 Administratiekosten 2.400,00 Vergaderkosten /bestuurskosten 281,75 Onderhoud tuin ,19 Extra onderhoud tuin 303,71 Bankkosten 206,29 Onvoorziene uitgaven 379,57 Reservering 7500,00 Diversen 53,84 Totaal ,06 Baten Opbrengst contributie leden ,00 Interest bank 54,21 Teveel ontvangen voorgaande jaren 601,30 Totaal ,51 Het jaar 2017 is afgesloten met een positief resultaat van 7826,45. Dit resultaat is een gevolg van de niet uitgevoerde voorgenomen extra werkzaamheden in de tuin, die begroot waren op Deze werkzaamheden zullen alsnog worden uitgevoerd in Exploitatie rekening : detail Verzekeringen Bestuurders aansprakelijkheidverzekering 484,00 Unive, NN pakketpolis 769, ,04 Energiekosten Elektriciteitsverbruik incl teruggave 268,67 Verlichting binnentuin 300,00 Krachtstroom sproei installatie 160,00 728,67 Administratie en Beheer Kosten administratief beheer Zimko jan - dec 2.400, ,00 Vergaderskosten/bestuurskosten Huur zaal ALV+borrel 136,50 Vergoeding huur zaal door Parkeergarage - 31,50 bestuurskosten: jaarlijks etentje 176,75 281,75 Onderhoud tuin Onderhoudscontract ,40 Onderhoud sproei installatie 833,94 2

3 Onderhoud riool / drainage putten 482, ,19 Extra onderhoud tuin bodemonderzoek tuin 303,71 303,71 Bankkosten Bankkosten 206,29 206,29 Onvoorziene uitgaven Reparatie hekwerk 44,77 Reparatie muur appartement Waker 50,00 Reparatie buitenlamp Stag 135,52 Verwijderen graffiti 149,28 Reservering 379, , ,00 Diverse Website Hosting 107,70 50% bijdrage parkeergarage aan website hosting - 53,86 53,84 Servicekosten Jan t/m April 262 eenheden * 13,5 per maand ,00 Mei t/m December 262 eenheden * 13,50 per maand , ,00 Overige baten Rente 54,00 54,00 Nog te betalen rekening Ntb bankkosten laatste maand ,98 Ntb 4e kwartaal van Miltenburg 5.212,35 NTB bodemonderzoek van miltenburg 303, ,04 6. Balans De realisatie over 2017 resulteert in het volgende balansoverzicht: Beheer Vereniging Binnentuin Eelderdiephof Timmerwerf Balans 2017 Alle bedragen in EUR Realisatie Realisatie Bezittingen Bank RABO RC 2755, ,31 Spaarrekening 52696, ,02 Debiteuren 910,50 937,50 Nog te ontvangen rente 185,06 54,21 Overige vorderingen 105,33 105, , ,37 Schulden 3

4 Vooruit Ontvangen servicekosten 3.902, ,99 Nog te betalen Rekeningen 970, ,04 Reservering , ,28 Eigen Vermogen 120, ,61 Resultaat boekjaar 2790, , , ,37 N.B In de exploitatie van 2016 zat een fout: het bedrag van 372,98 van Miltenburg Groen dubbel was geteld bij Extra onderhoud tuin in het bedrag van 1804,80 en in onvoorziene uitgave stond het bedrag nog een keer. Deze is gecorrigeerd. Verder is een fout gecorrigeerd mbt de debiteuren en de vooruit ontvangen servicekosten. 7. Kascommissie De huidige samenstelling kascommissie na de ALV 2017 bestond uit Pim Cirkel en Patrick Joosten. Patrick is echter gedurende het jaar is verhuisd en maakt daarom geen deel meer uit van de kascommissie. Gelukkig is Ien Hellendoorn bereid geweest om nogmaals dit jaar het financiële verslag te controleren in de plaats van Patrick Joosten. Voor de kascontrole voor het volgend jaar is Pim Cirkel bereid opnieuw zitting te nemen in de kascie en daardoor is er nog een ander lid nodig. Daarom doet het bestuur van de BBE een dringend oproep voor nog een vrijwilliger. - Stemming: Verleent u decharge aan het bestuur over het boekjaar 2017? - Stemming: vacature lid kascommissie (nb kandidaten kunnen zich voor of tijdens de vergadering melden bij het bestuur) - 8. Begroting en bijdragen 2018 Het jaar 2017 is afgesloten met een positief financieel resultaat van 7826,45. Het bestuur stelt voor om dit bedrag in te zetten voor nog niet uitgevoerd extra onderhoud tuin, die wel voorzien was in Door de VVE parkeergarage is aangegeven dat men de MJOP gaat aanpassen en reservering opnemen voor vervanging danwel toekomstige reparaties aan het (bitumen) dak. Het is goed om te weten dat binnen de BBE-begroting al langere tijd is gespaard en een reservering is opgenomen voor het (gedeeltelijk) vervangen van de tuin, mocht het komen tot afgraven van de tuin ivm werkzaamheden in de toekomst aan het dak van de parkeergarage. De reserveringen van de BBE en de parkeergarage sluiten dus op elkaar aan. 4

5 OVERZICHT BEGROTING BBE 2018 UITGAVEN subtotaal 1. Verzekeringen wettelijke aansprakelijkheid 302,89 Rechtsbijstand 466,18 Bestuursaansprakelijkheid 490, ,07 2. Energie kosten Verlichting binnentuin 330,00 Krachtstroom sproei installatie 180,00 Greenchoice: electriciteitsverbruik 350,00 totaal 860,00 3. Administratie kantoor Zimko Kosten administratief beheer jan/dec 2.400,00 totaal 2.400,00 4. Vergaderkosten / verenigingskosten Zaalhuur / vergaderkosten 500,00 totaal 500,00 5. Onderhoud tuin Onderhoudscontract tuin ,00 Onderhoud sproei installatie 1.000,00 Onderhoud riool / drainage putten 500,00 Controle drainage systemen 800,00 totaal ,00 6. Extra onderhoud tuin vervanging diverse planten, grind bijvullen, gazon etc ,00 Aanspreken eigen vermogen 2017 voor extra onderhoud tuin ,00 totaal 4.000,00 7. Diversen website Your Hosting 100,00 totaal 100,00 8. Bankkosten Bankkosten 250,00 totaal 250,00 9. Onvoorziene uitgaven onvoorziene uitgaven 2.000,00 totaal 2.000,00 10 Reservering Reservering volgens MOP plan 7.500,00 totaal 7.500,00 TOTALE UITGAVEN BBE , ,07 BATEN 11 Te ontvangen contributie ,07 12 Rente 50,00 TOTALE INKOMSTEN BBE ,07 5

6 De baten bestaan nagenoeg geheel uit de bijdragen van de leden die tezamen 262 eenheden vertegenwoordigen. Voorstel bijdrage 2018: met deze begroting kan de bijdrage voor 2018 op 13, 50 per eenheid gehandhaafd blijven. Wij streven ernaar een gelijkmatig verloop van de bijdragen over de jaren heen te realiseren. OVERZICHT BIJDRAGE BBE LEDEN 2018 MAAND BIJDRAGE PER EENHEID BIJDRAGE PER APPARTEMENT MET 1 PARKEERPLEK januari 13, februari 13, maart 13, april 13, mei 13, juni 13, juli 13, augustus 13, september 13, oktober 13, november 13, december 13, Totaal 162,00 324,00 - Stemming: gaat u akkoord met de begroting en de bijdragen voor 2018? 6

7 9. Samenstelling bestuur Op dit moment is de samenstelling van het Dagelijks Bestuur van de BBE als volgt: Bart van der Laag - Voorzitter (herbenoemd 2014) en niet herkiesbaar. Elvira van den Brekel - Penningmeester (herbenoemd 2015) Secretars is een vacature. De taken zijn verdeeld over de actieve leden. Bestuursleden worden gekozen voor een periode van 3 jaar en zijn vervolgens herbenoembaar. Op dit moment is de functie van voorzitter en secretaris binnen de BBE vacant. Voor de functie van voorzitter is Jan Roest beschikbaar. Jan heeft de afgelopen periode als waarnemend voorzitter opgetreden. De functie van secretaris is nog steeds vacant. Een toekomstige bewoner heeft aangegeven interesse te hebben in een bestuursfunctie. Het bestuur vraagt de ALV daarom aan de ALV mandaat te verlenen om de functie tijdelijk in te vullen wanneer er een opvolger is gevonden. - Stemming: gaat u akkoord met het: o benoemen van Jan Roest (Eelderdiephof 128) tot voorzitter. o geven van een mandaat aan het bestuur van de BBE om de functie van secretaris tijdelijk in te vullen tot de volgende ALV? De werkzaamheden van de BBE worden verricht door actieve leden en het dagelijks bestuur gezamenlijk. Op dit moment zijn de volgende leden actief in de BBE: - Marga Smit (toren 2) - Jan Roest (toren 10) waarnemend voorzitter sinds medio zomer Sylvia van Wingerden (toren 2) Deze leden vergaderen enkele malen samen met het bestuur. - Lex Bosman (toren 9) voert technische klusjes uit. Belangstellenden zijn van harte welkom. Alle actieve leden leveren bijdragen op een of meer terreinen, vaak ook gekoppeld aan eigen kennis en belangstelling. Er is dringend behoefte aan meer actieve leden. Met name op administratief gebied (beheren website en mailbox van de BBE). 10. Rondvraag en afsluiting 7