HV Stationsplein Leiden Jaarverslag 2013

Transcriptie

1 HV Stationsplein Leiden Jaarverslag 2013 Leden van het bestuur Voorzitter: vacant Secretaris: Kees Dil Penningmeester: Paul Ellerbeck Bestuurslid: Harold Fonk Het aantal leden op 31 december 2013 bedroeg : 60 Aktiviteiten: o Op zaterdag 6 april 2013 is de Algemene Ledenvergadering gehouden in Spaans restaurant Tapadero, Stationsweg, Leiden Aanwezig : 13 leden. o Kees Dil heeft de taken overgenomen van Jaap Jansen ( secretaris ) o Eind april 2013 is een A4 verspreid met informatie over de huur o Er is zowel schriftelijk als mondeling contact geweest met Van 't Hof-Rijnland i.v.m. diverse reparaties o Op zaterdag 21 september is in de hal van de hoofdingang de Burendag gevierd o Het bestuur heeft 8 x vergaderd o In maart 2014 heeft de huurdersvereniging een pagina op facebook geopend en verder is er nu een eigen website. o Er zijn 2 nieuwe bewoners benaderd : Francis Silva (124) en John van Mullem (98). Zij waren bereid in het bestuur plaats te nemen. o Er is onderzoek gedaan naar de service/stookkosten ( helaas, is hier tot nu toe geen oplossing voor gevonden)

2 Financiële stukken Achtereenvolgens treft u de jaarrekening 2013, de balans ultimo 2013 en de begroting Al deze overzichten lichten we toe. Jaarrekening 2013 Baten Begroting Werkelijk Verschil begrote en werkelijke baten Bijdrage verhuurder Contributies leden Donaties - - Rente zakelijke spaarrekening Onttrekking eigen vermogen Totaal baten Lasten Begroting Werkelijk Verschil begrote en werkelijke lasten Activiteiten Contributie Woonbond ALV Administratie- en bestuurskosten Totale lasten

3 Totaalresulaat 2013 Totale gerealiseerde baten: 62 Totale gerealiseerde lasten: 633 Nadelig verschil Baten voorgaande jaren 0 Lasten voorgaande jaren 0 Correctie voorgaande jaren 0 Wijziging eigen vermogen: Begrote onttrekking 0 Nadelig verschil Totale wijziging eigen vermogen -571 Het overzicht totaalresultaat 2013 laat een nadelig resultaat zien van 571. Dit resultaat valt uiteen in een nadeel aan de batenkant van 653 en een voordeel aan de lastenkant van 82. Het nadeel wordt veroorzaakt doordat de verhuurder zijn bijdrage heeft stopgezet en leden hun contributie niet hebben voldaan. De bijdrage is stopgezet omdat de vereniging teveel eigen vermogen heeft en de leden niet zelf bijdragen aan de vereniging. Dit dwingt ons ertoe in te teren op ons eigen vermogen. Een volledige toelichting op de afzonderlijke posten van de jaarrekening treft u op de volgende pagina.

4 Toelichting op de jaarrekening 2013 Hieronder lichten we de verschillende posten van de jaarrekening toe. We beginnen met de baten. Baten: Bijdrage verhuurder We hebben de jaarlijkse bijdrage van de eigenaar begroot op 455. Voor iedere bewoner ontvangen we doorgaans van de verhuurder 5. (91 appartementen x 5 is 455). Net zoals in 2012 hebben we in 2013 de bijdrage niet gekregen. Zijn redenen hebben we hierboven toegelicht. Contributies Voor 2012 heeft de ledenvergadering vorig jaar ingestemd met het voorstel van het bestuur om de verplichte contributie a 5 vrij te geven. Dit is ingegeven door de relatieve moeite die het kost om de contibutie te innen in relatie tot de geringe bijdrage. Omdat de bijdrage van de eigenaar is stopgezet hebben we de contributie weer ingevoerd. Weinig leden hebben deze contributie voldaan. Het blijkt dat zonder actieve benadering en aanpak de inkomsten niet gerealiseerd worden. Degenen die wel de moeite hebben genomen om bij te dragen aan de huurdersvereniging, danken we hartelijk. Donaties Ondanks dat er geen bedrag bij donaties is weergeven, hebben we van twee bewoners een hogere contributiebijdrage dan 5 ontvangen Zulke donaties hebben we geadministreerd bij de contributies. Rente Onze overtollige liquide middelen hebben we op een renterekening staan waarover we jaarlijks rente ontvangen. Het belegd bedrag is met afgenomen omdat we dit nodig hadden voor onze betalingen (interen op ons vermogen). Samen met een lagere rentestand (0,95%) heeft dit tot een lager rente-opbrengst geleid.

5 Onttrekking eigen vermogen Doordat we van contributieheffing en bijdrage van de verhuurder zijn uitgegaan, hebben we geen onttrekking van ons eigen vermogen begroot. De resultaten laten zien dat dit uiteindelijk aan het eind van het boekjaar wel nodig is. Lasten: Activiteiten De activiteiten in 2013 zijn beperkt tot de burendag. Contributie Woonbond Dit betreft ons lidmaatschap bij de nationale woonbond. De uitgave komt nagenoeg overeen met de begroting. ALV Hieronder worden de kosten verstaan voor het houden van de Algemene Ledenvergadering. Doorgaans is dit een bedrag van ongeveer 200. Door vermoedelijk lagere inkomsten hebben we het begroot bedrag naar beneden bijgesteld en een bescheiden ALV gehouden in het restaurant Tapaderoo. Uiteindelijk was de opkomst onverwacht groot. Dit ging gepaard met extra kosten van 20. Adminstratie- en bestuurskosten Dit betreffen de kosten voor het maken en drukken van de nieuwsbrieven en posters, de jaarlijkse inschrijvingskosten van de kamer van koophandel, de kosten van het bankverkeer, kosten voor bestuursvergadering en andere beperkte administratieve kosten. Conclusie/samenvatting; Wederom laten de baten een forse tegenvaller zien door het ontbreken van de jaarlijkse bijdrage van de verhuurder en contributie inkomsten. In 2012 was het nadeel 317, in Inmiddels is het eigen vermogen afgenomen van eind 2010 naar eind Dit vraagt om bezinning, maatregelen, en een goed gesprek met de verhuurder. De weerslag van het jaarrekeningresultaat komt tot uitdrukking in de balans van de vereniging. De balans geeft aan hoe groot onze bezittingen (activa), schulden (passiva) en het eigen vermogen (verschil tussen de bezittingen en schulden) zijn altijd een momentopname.

6 Hieronder vindt u de balans aan het begin (1 januari 2013) en eind (31 december 2013) van het verslagjaar. Balans op 1 januari 2013 Activa Passiva Zakelijke spaarrekening 3.848,19 Eigen vermogen 3.843,05 ING- Rekening 171,08 Crediteuren 172,78 Debiteuren - Vooruitontvangen bedragen - Kas 3,44- Totale activa 4.015,83 Totale passiva 4.015,83 Balans op 31 december 2013 Activa Passiva Eigen vermogen Zakelijke spaarrekening 2.885,19 (incl. neg. saldo 2013) 3.272,08 ING- Rekening 385,33 Crediteuren Debiteuren - Vooruitontvangen bedragen - Kas 1,56 Totale activa 3.272,08 Totale passiva 3.272,08

7 Toelichting op de balans ultimo 2013 Activa Bankrekeningen en Kas Dit geeft de omvang van de kaspositie en hoogte van de bankrekeningen weer. Hierover zijn geen bijzonderheden te melden. De kaspositie is nagenoeg nul. Debiteuren We hebben eind 2013 geen debiteuren. Dat wil zeggen dat er geen rekeningen open staan. Passiva Eigen vermogen Het eigen vermogen is wederom gedaald. Zoals in de jaarrekening is beschreven, wordt het negatief saldo 2013 van 571 in mindering gebracht op het eigen vermogen. Dit is terug te zien een afname van het eigen vermogen tussen het begin en het eind van het jaar. Vermindering van het eigen vermogen van naar eind Het jaar ervoor (2012) daalde het eigen vermogen van met 317 naar Crediteuren Er zijn geen crediteuren. Alle rekeningen zijn betaald. Vooruit ontvangen bedragen Per 31 december 2013 hebben we geen vooruit ontvangen bedrag voor het jaar 2014 ontvangen.

8 Verslag van de kascommissie Dinsdag 6 mei 2013 heeft de kascommissie van de huurdersvereniging Stationsplein 26 t/m 206 het boekjaar 2013 van de vereniging gecontroleerd. De controle bestond uit de beoordeling van de jaarrekening 2013, de balanspositie per 1 januari 2014 inclusief de kaspositie en de gevoerde financiële administratie. Tijdens deze controle heeft de kascommissie geen onregelmatigheden aangetroffen en geeft hiermee het oordeel dat de jaarrekening 2013 een juiste weergave van de werkelijkheid is. J.Th. M. de Wolff

9 Begroting 2014 en toelichting Baten Lasten Bijdrage verhuurder Activiteiten Contributies/bijdrage bewoners Contributie Woonbond Donaties ALV Rente zakelijk spaarrekening Administratie en bestuurskosten Bijdrage verhuurder 2012 en Procedure afrekening servicekst 450 Teruggave kosten procedures p.m. Procedure bijdrage verhuurder 100 Website 120 Aanvulling eigen vermogen 388 Totale geraamde baten Totale geraamde lasten Hieronder wordt de begroting 2014 post voor post toegelicht. De wijziging van de bedragen ten opzichte van de begroting 2013 komt aan de orde. Geraamde baten: Bijdrage verhuurder In 2012 en 2013 hebben we geen bedrag ontvangen van de verhuurder. Inmiddels hebben we contact opgenomen met de woonbond die ons wees op de wettelijke verplichting van de verhuurder om tenminste de bijdrage aan de woonbond en de kantoorruimte/secretariaatkosten te vergoeden (Wet overleg huurder-verhuurder). De geraamde bijdrage stellen we dan ook gelijk aan onze contributie aan de woonbond en onze administratie en bestuurskosten. Dit is een andere grondslag dan vorige jaren toen we een bedrag van 5 voor elke woning hanteerden.

10 Contributie/bijdrage bewoners Aan de bewoners vragen we bijdrage van 7,50. Dit is nodig ter dekking van onze kosten, aanvulling van ons eigen vermogen en tegenhanger van de bijdrage van de verhuurder. In 2014 ondernemen we meer activiteiten ten opzichte van vorige jaren. Onder andere hebben we het voornemen om twee heikele punten aan de orde te stellen bij de huurcommissie: de late afrekening stookservicekosten (de nota over mochten de bewoners pas recent ontvangen!) en het achterblijven van de bijdrage van de verhuurder. Aan het inschakelen van de huurcommissie zijn procedurekosten verbonden. Deze moeten worden gedekt. We schatten in dat we van 50% van de bewoners een bijdrage zullen ontvangen. Donaties leden De vrijwillige bijdrage ter ondersteuning van de huurvereniging hebben we op 0 gesteld. Rente zakelijke spaarrekening Het begrote bedrag voor 2014 is identiek aan het ontvangen bedrag voor Bijdrage verhuurder 2012 en 2013 Voor 2012 en 2013 hebben we geen bijdrage van de verhuurder ontvangen. Wij menen daar wel recht op te hebben. Nogmaals zullen we de verhuurder benaderen voor deze bijdrage van voorgaande jaren. Teruggave kosten procedures In 2014 brengen we als huurdersvereniging twee zaken in bij de huurcommissie. Hiervoor moeten we een vergoeding betalen die we deels terugkrijgen als we in het gelijk worden gesteld. Om aan te geven dat de mogelijkheid bestaat dat we een bedrag terugkrijgen, ramen we hiervoor een p.m.-post in.

11 Geraamde lasten: Activiteiten Hieronder ramen we de kosten voor onze activiteiten U moet hierbij denken aan de galerijparty (deelname aan de nationale burendag), de Nieuwjaarsborrel, diverse informatiebijeenkomsten en verfraaiing/behoud van de inrichting van de entrees. Contributie woonbond Dit is de jaarlijkse bijdrage aan de nationale woonbond. Ten opzichte van 2013 hebben we het bedrag gecorrigeerd met de jaarlijkse prijsstijging. ALV De aanmeldingen voor de algemene ledenvergadering 2014 hebben we binnen. Er is een forse belangstelling. Inmiddels hebben zich 18 bewoners opgegeven voor deze vergadering. Deze vindt plaats in restaurant Luxor. Gelet op het aantal verwachte bewoners hebben we het bedrag voor zaalhuur en consumpties verhoogd. Administratie en Bestuurskosten De begrote kosten voor de administratie en het bestuur zijn enigszins naar boven bijgesteld. Dit hebben we gedaan omdat het aantal bestuursleden is uitgebreid tot 5. Daarnaast hebben we het voornemen om actiever op te treden en meer te doen aan belangenbehartiging. Onder administratie- en bestuurskosten vallen ondermeer de inschrijfkosten voor de Kamer van Koophandel, drukkosten voor nieuwsbrieven, posters en publicaties, kosten voor vertegenwoordigende activiteiten bestuursleden e.d. Procedure afrekening servicekosten De afrekening van de stook- en servicekosten ontvangen we doorgaans jaren na de bewuste periode. Dit wekt veel irritatie op en verwondering bij bewoners. Diverse signalen hebben we hierover ontvangen. Daarnaast is de afrekening erg onduidelijk. Diverse jaren achtereen hebben we dit kenbaar gemaakt bij Van het Hof Rijnland. Dit heeft niet tot het gewenste resultaat geleid. We zijn voornemens om deze kwestie voor te leggen aan de huurcommissie om zo een tijdige en duidelijke afrekening van de service- en stookkosten af te dwingen. Voor het aanhangig maken van deze kwestie brengt de huurcommissie 450 in rekening. Dit bedrag krijgen we deels terug als we in het gelijk worden gesteld.

12 Procedure bijdrage verhuurder Jaarlijks brengen we onze begroting en activiteitenplan voor aan de verhuurder met het verzoek om een bijdrage aan de kosten van onze vereniging. Tot 2012 kregen we deze bijdrage van 455 per jaar. Met ingang van 2012 heeft de verhuurder de bijdrage stopgezet met als argumentatie dat ons eigen vermogen groot genoeg was en we zelf geen bijdrage van de leden raamden. Naar nu blijkt is de verhuurder verplicht bij te dragen aan de kosten van een huurdersvereniging. Dit is gebaseerd op de wet Overleg Huurder-Verhuurder (WOVH). We leggen ook deze kwestie voor aan de huurcommissie. Hiervoor is een procedurevergoeding verschuldigd van 100. Website Zoals u wellicht heeft gemerkt, is de huurdersvereniging digitaal gegaan. Inmiddels hebben we een website en zijn te vinden op Facebook. De kosten voor het hosten van de website en registratie van de domeinnaam kost jaarlijks 120. Aanvulling eigen vermogen Vanaf 2011 teren we in op ons eigen vermogen. Hierdoor is de buffer voor onverwachte incidenten en tegenvallers gering geworden. Naar verwachting sluiten we 2014 af met een voordeel. We stellen voor met dit bedrag het eigen vermogen aan te zuiveren.