Oudervereniging Stedelijk Gymnasium Schiedam

Transcriptie

1 Algemene inleiding op de financiële verslaglegging van de Oudervereniging over het schooljaar 2012/2013 en het budget voor het schooljaar 2013/2014. Het schooljaar is voor de Oudervereniging op financieel gebied niet op alle punten positief afgesloten. Er is dit jaar weliswaar wederom sprake geweest van een budget onderschrijding echter zijn er diverse zaken niet tijdig afgerond door vertraging in de afwikkeling van de financiën tussen de school en de Oudervereniging. Dit heeft voornamelijk betrekking op het niet volledig betalen door de school van de vrijwillige ouderbijdrage aan de Oudervereniging en het niet tijdig indienen van declaraties voor kosten door de school bij de Oudervereniging. Na het maken van een reservering voor nog te verwachten rekeningen over (zodoende komen de kosten ten laste van het juiste school jaar) en het toevoegen van de gebruikelijke reservering voor het lustrum, rest een groei van de reserve van ca ,00. Daarnaast zijn overlopende balansposten uit het schooljaar afgewikkeld met een batig resultaat van 420,00. Het tijdelijk in beheer zijnde batig saldo van de Stichting Salite Altius bedraagt aan het einde van het schooljaar nog 94,96. De betalingen van de Oudervereniging aan school en aan externe partijen hebben regelmatig en op tijd plaatsgevonden, zodat er op dit moment geen betalingsachterstanden van de Oudervereniging zijn. De post nog te betalen vertegenwoordigt een bedrag aan reeds gedane financiële toezeggingen door de Oudervereniging aan de school, waarvoor echter nog geen declaraties zijn ontvangen. Uitgangspunt is en blijft dat een betaling plaatsvindt zodra een declaratie daartoe door de penningmeester is ontvangen en goedgekeurd, waarbij geldt dat de penningmeester (binnen de door het bestuur gestelde grenzen (financieel en doel)) mandaat heeft om zonder overleg met de andere leden van het bestuur direct betalingen te verrichten. Het financiële jaar van de Oudervereniging loopt van 1 september van enig jaar tot en met 31 augustus van het jaar daarop. De kascontrole over de boekhouding van het schooljaar heeft plaatsgevonden. De gevoerde administratie is akkoord bevonden en de kascontrolecommissie stelt aan de algemene ledenvergadering van de Oudervereniging voor de penningmeester decharge te verlenen. Wel plaatst de kascontrolecommissie kritische kanttekeningen bij de discipline van de school voor wat betreft de betaling van de vrijwillige ouderbijdrage aan de oudervereniging. 1

2 Balans 2012/2013 Boekhouding Oudervereniging Stedelijk Gymnasium Schiedam 2012/13 Balans per Euro Euro Nog te ontvangen ,80 Vooruitbetaald - - Middelen - Betaalrekening 101,99 11,22 - Spaarrekening , ,25 Totaal , ,27 Nog te betalen 3.100, ,00 Vooruit ontvangen - - Voorziening lustrum 8.000, ,00 Voorzieningenfonds - - Beheerd vermogen Salite Altius 94,96 94,96 Kapitaal , ,31 Totaal , ,27 Toelichting op balans 2012/2013 Van de posten die een significante positieve of negatieve afwijking vertonen volgt hier een korte toelichting. Nog te ontvangen Dit betreft het bedrag aan vrijwillige ouderbijdrage dat door de school bij de ouders wordt geïnd namens de Oudervereniging en normaliter aan de Oudervereniging wordt doorbetaald omdat de Oudervereniging deze gelden beheert. Op basis van het opgegeven aantal ingeschreven leerlingen (636) is het totaal aan ouderbijdrage berekend. Daarbij is er al rekening gehouden met het feit dat voor een beperkt aantal kinderen de vrijwillige ouderbijdrage niet wordt voldaan uit principiële overwegingen of omdat dat gezien de financiële gezinssituatie niet mogelijk is. Het hier genoemde bedrag is door de school nog niet aan de Oudervereniging overgemaakt. Nog te betalen Deze post is samengesteld uit een aantal rekeningen en declaraties die nog verwacht worden vanuit Het gaat hierbij om: 380,00 toezegging voor de sponsoring van de filosofie olympiade 2012/ ,00 toegezegde bijdrage in de aanschaf van kerstversiering voor de school 1.280,00 voor de rekening van BUMA/STEMRA/VIDEMA over 2012/ ,00 voor de nog te declareren kosten van het afscheid van groep 6 in ,00 voor abonnementen op kranten voor de mediatheek en 4.300,00 voor de jaarlijkse CBO-toets (begaafdheidsonderzoek). 2

3 Voorziening lustrum Ook dit schooljaar heeft de Oudervereniging deze reservering met verhoogd. Ondanks dat een lustrumjaar was heeft er geen uitkering uit de lustrumvoorziening plaatsgevonden vanwege gebrek aan een duidelijk doel. Met de schoolleiding was afgesproken vóór het einde van het kalenderjaar 2012 alsnog met een zinvolle bestemming te komen. De leerlingen zouden door de schoolleiding betrokken worden bij het formuleren van een bestemming. De minimum eis aan een zinvolle bestemming is, dat deze zowel de school als de leerlingen ten goede komt. Er is uiteindelijk weliswaar een passend idee ontwikkeld, alleen is dat aan het einde van dit schooljaar nog niet tot realisatie gekomen waardoor er ook geen betaling vanuit deze post heeft plaatsgevonden. Het geld blijft echter gereserveerd staan. Kapitaal (of vrije reserve) De vrije reserve is dit schooljaar toegenomen. 3

4 Exploitatierekening 2012/2013 en budget 2013/2014 Boekhouding Oudervereniging Stedelijk Gymnasium Schiedam Budget Realisatie Budget Kosten Aanvullende leermiddelen 2.000,00 0,00 Studiekeuzebegeleiding , ,23 Buitenschoolse activiteiten 3.500, , Totale bijdrage aan de school , , Bijeenkomsten ouders 3.400, , Contributies 1.750, , Reservering lustrum 1.000, , Bestuurskosten 100,00 0, Overige kosten 200,00 0, Bankkosten 100,00 83, Kado's 450,00 427,64 Giften van de OV 1.500,00 500, Totale verenigingskosten 8.500, , ======= Totale lasten , , Baten Budget Realisatie Budget Ouderbijdragen , , Ontvangen rente 150,00 387, Diverse baten 0,00 0,00 ======== Totale baten , , De Ouderbijdragen zijn gebudgetteerd op basis van het door de school opgegeven aantal ingeschreven leerlingen van 636 (2012) en een aanname van het aantal leerlingen waarvoor de ouderbijdrage niet wordt voldaan uit principiële overwegingen of vanwege de financiële situatie. Deze aanname wordt ieder jaar gemaakt op basis van ervaringen vanuit het verleden. 4

5 Toelichting exploitatie 2012/2013 Van de posten die een significante positieve of negatieve afwijking vertonen volgt hier een korte toelichting m.b.t. overschrijdingen. Aanvullende leermiddelen en Studiekeuzebegeleiding De verschillen in beide posten komen met name voort uit het feit dat na het tot stand komen van het budget is besloten dat onder andere proefwerkpapier niet meer kan worden gedeclareerd bij de Oudervereniging en dat de kosten voor de zogenaamde Nijmegen-toets (CBO) door de school nog niet bij de Oudervereniging zijn gedeclareerd. Buitenschoolse activiteiten. Een deel van de buitenschoolse activiteiten is door de school bij het sluiten van het boekjaar nog niet gedeclareerd (onderdeel van reservering). Daarnaast is de wintersportmiddag niet doorgegaan. Bijeenkomsten ouders Deze post is achtergebleven bij de begroting doordat de werkelijke uitgaven lager waren dan oorspronkelijk begroot. Voor een van de lezingen werd een symbolische vergoeding gevraagd. De gemaakte kosten m.b.t. drankjes en hapjes bij de diploma-uitreiking van 2013 zijn nog niet door de school gedeclareerd. Hiervoor is een schatting opgenomen in de balans. Ontvangen rente Het beleid van de penningmeester is erop gericht om gelden zoveel mogelijk op de Zakelijke Spaarrekening te parkeren en t.b.v. door de OV te verrichten betalingen steeds interne overboekingen te doen. Aldus kan door de OV iets meer rente worden genoten. Oudervereniging Stedelijk Gymnasium Schiedam Toelichting budget 2013/2014 Het budget voor schooljaar is sterk afwijkend van voorgaande jaren door de gewijzigde systematiek, die op verzoek van de schoolleiding is doorgevoerd. Hierover bent u vorig jaar reeds uitgebreid geïnformeerd. De begroting voor komend schooljaar is gebaseerd op de veranderingen en de algemeen merkbare economische ontwikkelingen. Wij hebben een conservatieve inschatting van de inkomsten toegepast en de uitgaven reëel begroot, waarbij rekening is gehouden met doorlopende cq. aangegane verplichtingen. Volgend schooljaar hopen wij als bestuur een meer eigen budget te presenteren, waarin wij onze standpunten meer terug laten komen. In het voorliggende budget is voortgeborduurd op de lopende afspraken. 5