Jaarplan Jaarpla n I nkoo pk rac ht ZH W, vers i e 1.0. Pagin a 1 va n 7

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Jaarplan Jaarpla n I nkoo pk rac ht ZH W, vers i e 1.0. Pagin a 1 va n 7"

Julius Smet
4 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 Jaarplan 2018 Pagin a 1 va n 7

2 1. Inleidin g Dit jaarplan is gemaakt vanu it d e netwerkorganisatie Inkoopkracht ZHW in het kader van de samenwerkingsovereenkomst die is afgesloten tussen de gemeente n Delft, Pijnacker -Nootdorp, Westland en Zoetermeer. In de overeenkomst is bepaald dat jaarlijks een plan wordt opgesteld waarin concreet wordt aangegeven h oe in het komend jaar wordt gewerkt aan de volgende doelstellingen: a. Het verbeteren van d e kwaliteit van de wijze van aanbesteding en de daarmee samenhangend e p rocessen ; b. Het reduceren van d e kwetsbaarheid van de individuele Partijen; c. Het verlagen van de kosten. Deze doel stellingen worden en erzijd s gerealiseerd door het uitvoeren van gemeenschappelijke aanbestedingen en and erzijd s door h et oppakken van diverse speciale activiteiten. Deze staan vermeld in dit jaarplan. Daarnaast bevat dit jaarplan de begroting voor 2018 en de verdeling van de verwachte kosten over d e samen werkende partijen. Dit plan is opgesteld door de inkoopadviseurs en hun leidin ggevend en en wordt vastgesteld door de gemeentesecretarissen van de samenwerkend e gemeente n. Pagin a 2 va n 7

3 2. Gemeen sch appelijke aanbestedingen Elk jaar wordt er een plannin g gemaakt van mogelijke aanbestedingstrajecten die wij willen gaan starten. Voor d e volgend e ond erwerpen zal worden onderzocht of een gemeenschappelijke aanbestedingen wen selijk is. Voor sommige onderwerpen bestaat nog een overeenkomst die optioneel verlen gd kan word en. Ond erzocht wordt dan of verlengen wenselijk is of dat een nieuwe aanbesteding d e voorkeu r gen iet. - Aardgas - Arbodienstverlenin g - Bedrijfskleding en persoonlijke b eschermingsmiddelen - Brandstof - Brandverzekering - Bomen en h eesters - Elektriciteit - Electrische deurop en ers - ICT-hardware - Opleidingstrajecten BOA s - Regiotaxi - Sanitaire voorzien ingen - Sociaal medisch e ad viserin g - Speeltoestellen - Trapliften (leverin g en onderhoud ) - Wagenpark Dit is een dynamische lijst en kan in de loop van het jaar gewijzigd worden. Pagin a 3 va n 7

4 3. Aanvullende activiteiten De onderstaand e sp eciale activiteiten worden in 2018 uitgevoerd Aanbested in gskalender Standaardiseren van d e aanb estedin gskalenders van de verschillende gemeenten. Dit wordt gedaan door een werkgroep van twee p ersonen: centrale eenheid Inkoopkracht en een inkoopadviseur. De werkgroep stelt op basis van de huidige aanbestedingskalenders een concept op voor een nieu w format en legt d it voor aan de overige gemeenten. In een bijeenkomst met alle gemeenten wordt h et format vastgesteld. Het resultaat zal dan een format opleveren voor een aanbestedingskalender, die door elke gemeente gebru ikt word t en die zowel geschikt is voor individueel als voor regionaal gebruik Formats De werkgroep formats is verantwoord elijk voor het beheren van de huidige formats, zodat de formats blijven voldoen aan d e geld end e wet - en regelgeving. Elke 3 maanden worden de formats gecheckt en ind ien nod ig aangepast aan de geldende wet - en regelgeving, waardoor d e kwaliteit van de formats gewaarb orgd b lijft. Per 3 maanden controleert de werkgroep formats op gebruik van d e ju iste versie van d e formats tijdens gemeenschappelijke aanbestedingen. Afwijkingen word en gerapporteerd aan de centrale eenheid. Onder de inkoopadviseurs van Inkoopkracht wordt geïnventariseerd welke formats voor de collectieve aanbestedin gen nog meer wenselijk zijn. In 2018 is de in ventarisatie compleet en is er een start gemaakt met de ontwikkeling van deze formats. Het streven is te komen tot un iforme formats die ook door de individuele gemeenten te gebruiken zijn Procesbeschr ijvin g gem eensch appelijke aanbestedingen Gedurende een gezamenlijk aanb ested ingstraject zijn er een aantal vaste stappen die doorlop en worden en waar we op sturen en mon itoren. Om de processen meer transparant te maken voor de deelnemers aan een gezamenlijk traj ect gaan we een procesbeschrijving maken en sturin g geven op de nalevin g daarvan. Zo wordt het voor iedereen duidelijk wat hun rol is en wat de taken, verantwoord elijkhed en en b evoegdheden zijn binnen een traject. Het komende jaar stelt een projectteam een procesbeschrijving op. De volgende elementen worden o.a. meegen omen : - Inzichtelijk maken, verb eteren / op timaliseren van het proces; Het huidige - en gewenste proces in kaart bren gen. - Rollen en verantwoord elijkhed en beschrijven en dit in een tijdspad neerzetten. Gericht op effectiviteit en efficiency. - Vastleggen van evaluatiemomenten van het proces. Pagin a 4 va n 7

5 - Maken van region ale docu menten/ oplossingen t.b.v. het proces (startformulier, archief). Dit zal in overleg met de werkgroep formats plaatsvinden. - Het mak e n v an een esc ala ti emo de l. - Het zo rg e n voo r c en tr ale be sc hi k baa rs tell i ng va n d e do ss ie r s o p de websi te e n het lokaal opslaa n v an de do s si er s i n de offic i el e arc hi ef sy st em en per gem e en t e Kennisdelen en leren van elkaar Met als uiteind elijk d oel kwaliteitsv erb etering en kostenreductie zullen we in het komend jaar een aantal acties initiëren op h et gebied van het delen van onze kennis. Het delen van kennis is daarbij geen doel op zich. Het is een eerste noodzakelijke stap om er achter te komen hoe bepaalde zaken nu geregeld zijn of in elkaar steken om vervolgens te kunnen bepalen of, en zo ja hoe, we op dit punt kunnen samen werken om een voordeel te realiseren. De hieronder beschreven acties eindigen du s n iet als de kennis gedeeld is, maar als bepaald is wat op dit pun t concreet verder in samenwerkin g kan worden ondernomen. Hierover zal worden gerapporteerd in het jaarverslag over Mogelijk kunnen vervolgacties al in 2018 worden opgepakt, maar het kan ook zijn d at d it resu lteert in acties voor het jaarpla n Het gaat o.a. over d e volgend e on derwerpen: Bewerkersovereenkomst WMO, sub sidie dan wel aanb esteden Contractb eh eer Contractmanagement Maatschapp elijk veran twoord inkopen Pagin a 5 va n 7

6 4. Begrotin g 2018 In 2018 worden d e volgend e kosten verwacht: Kosten Loonkosten vast personeel Loonkosten extra capaciteit* Kennis en ontwikkeling netwerkorganisatie Abonnement Mett, online platform Abonnement VDLC, Uitspraken - aanbestedingen 290 Onvoorzien Totaal *Het betreft hier een reservering voor extra capaciteit voor achtervang en centraal uit te voeren activiteiten waarvan in de loop van het jaar nader zal worden bepaald in welke mate dit noodzakelijk is. 5. Verdelin g van kosten Bepaald is dat d e kosten word en verd eeld over de deelnemende gemeente n op basis van het aantal inwoners van een gemeente per 1 januari van het jaar voorafgaand aan het jaar waarin de kosten worden gemaakt. Dit omdat d e inwonersaantallen doorgaans pas later in het jaar worden gepubliceerd. Voor 2018 word t dus uitgegaan van de volgende inwoneraantallen per 1 januari 2017 en d e daaruit b erekend e p ercentages van totale kosten: Gemeente Aantal in woners per % van het totaal Delft ,37 Pijnacker Nootdorp ,70 Westland ,48 Zoetermeer ,45 Totaal % CBS Op basis van deze cijfers zu llen de verwachte kosten als volgt worden verdeeld: Gemeente % van d e totale kosten Bedrag van de kosten Delft 26,3% Pijnacker Nootdorp 13,7% Westland 27,5% Zoetermeer 32,5% Totaal 100% NB: Wanneer andere gemeente n voo r een jaar toetreden tot de samenwerking, conform de mogelijkheid die hiertoe in de overeenkomst is opgenomen, wordt de begroting en de verdeling herzien. Pagin a 6 va n 7

7 A ld us opgema akt en r echt sgeldig onder teke nd te Zoetermeer op 1 9 dece mber De h ee r H. K ru l Ge meent e D e lft De h ee r M. v an B ee k Ge meent e W es tl and Mev rouw H.M.M. Ko ek Ge meent e Zo et e rm ee r De h ee r J.P.R. Woudst ra Ge meent e P ij nacker Nootdorp Pagin a 7 va n 7

Vergelijkbare documenten

Samenwerkingsovereenkomst

Samenwerkingsovereenkomst 1,1M Gemeente Delft gemeente $2 Pijnacker-Nootdorp gemeente 4,1 MB Zoetermeer GEMEENTE. WEST LAND Samenwerkingsovereenkomst Inkoopkracht ZHW, versie 3.0 Pagina 1 van 20 Ondergetekenden