Notitie Inkoop. Boxmeer, 14 maart 2013 O-ID/2013/151 / RIS

Transcriptie

1 Notitie Inkoop Boxmeer, 14 maart 2013 O-ID/2013/151 / RIS

2 1. Land van Cuijk Een van de eerste trajecten die opgestart zijn is de samenwerking op het gebied van inkoop in het Land van Cuijk. Een werkgroep bestaande uit vertegenwoordigers van de vijf gemeenten van het Land van Cuijk hebben een nota inkoopbeleid opgesteld voor de vijf gemeenten. Het doel van deze nota is en was een algemeen kader te scheppen. In september 2008 heeft de gemeente de nota inkoopbeleid vijf gemeenten Land van Cuijk vastgesteld; Op 30 maart 2010 is de nota duurzaam inkopen vastgesteld; Op d.d. 7 juli 2011 heeft onze gemeenteraad de nieuwe drempelbedragen voor de inkoop van levering, diensten en werken vastgesteld; Recentelijk is het Manifest Professioneel duurzaam inkopen door ons college ondertekend. 2. Inkoopplatform Noordoost-Brabant () Het inkoopplatform Noordoost-Brabant is een regionale inkoopsamenwerking van 18 deelnemende gemeenten in Noordoost-Brabant, opgericht in 2002 en geïnitialiseerd door de Kring van Gemeentesecretarissen met als doelstellingen: 1. onderzoeken of gezamenlijke inkoop door de deelnemende gemeenten mogelijk is; 2. het uitwisselen van gegevens en ervaringen tussen de deelnemende gemeenten. Het uiteindelijke doel van het platform is: bewerkstelligen dat met inzet van zo gering mogelijke middelen (apparaatskosten en programmatische kosten) op rechtmatige wijze werken, leveringen en diensten worden aanbesteed en ingekocht. Daarvoor worden niet alleen gezamenlijke inkoop- en aanbestedingsprojecten geïnitieerd en uitgevoerd, maar wordt ook bijgedragen aan de professionalisering van de inkoopfunctie binnen gemeentelijke organisaties. De speerpunten zijn: het actualiseren/vergroten van de inkoop- en aanbestedingskennis in de gemeentelijke organisaties; professionalisering van de samenwerking tussen inkoopadviseurs, opdrachtgevers en materiedeskundigen; het uitvoeren van gezamenlijke inkoop- en aanbestedingsprojecten en hierbij veel aandacht besteden aan duurzaamheid; het verbeteren van de communicatie.

3 3. Jaarlijkse inkoopplanning Aanbesteden kost tijd. Een Europese of openbare aanbesteding vergt al snel 6 tot 9 maanden. Op grond hiervan hebben wij als gemeente binnen de P&C-cyclus het moment opgenomen dat er jaarlijks een inkoopplanning gemaakt moet worden. Deze planning dient als sturingsinstrument voor het uitvoeren van (gezamenlijke) aanbestedingen en dient als input in de inkoop overleggen in het Land van Cuijk dan wel het inkoopplatform Noordoost Brabant. 4. Overzicht gezamenlijke inkoop trajecten Onderstaand een overzicht van de trajecten welke vanaf 2010 zijn uitgevoerd. inkooptraject i.s.m. 1. Levering gas 2. Levering elektriciteit 3. Onderhoud bermen en sloten LvC 4. Onderhoud openbare verlichting LvC 5. Plantmateriaal LvC 6. Reiniging kolken LvC 7. Ingenieursdiensten 8. Speeltoestellen LvC 9. WMO Hulp in het huishouden LvC 10.WMO Hulpmiddelen LvC 11.Re-integratietrajecten LvC 12.Regiotaxi 13.Kantoorartikelen 14.Verkeersborden 15.Stemhokjes en stembussen 16.Trapliften 17.Kopieerapparatuur 18.Verzekeringen 19.Payrolling en uitzendkrachten 20.E-Cartotheek extern personeel LvC 21.Accountant LvC 22.Woningmarktstrategie LvC

4 5. Resultaten 2012 Behaalde inkoopresultaten in 2012 voor de gemeente Boxmeer. Kopieermachines (Multi-functionals) Gezamenlijk aanbesteed met de gemeenten Boekel, Boxtel, Per jaar Oss en Sint Anthonis. Inkoopresultaat t.o.v. oude contract (contractduur 4 Jaar) Verzekeringen Gezamenlijk aanbesteed met de gemeenten Haaren, Sint Michelsgestel en Vught. Inkoopresultaat t.o.v. oude verzekering (contractduur 4 jaar) Hulp in het huishouden Gezamenlijk aanbesteed met de gemeente Grave, Cuijk, Mill en Sint Hubert en Sint Anthonis. Inkoopresultaat t.o.v. uurtarief oude contract (contractduur 2 jaar) Totaal Opmerking: Het is niet altijd mogelijk om de financiële voordelen expliciet te maken. Vanaf 2013 zal dat overigens wel getracht worden (voorkom appels en peren vergelijken). Soms, bijvoorbeeld inkoop E-cartotheek, ligt het zwaartepunt op de rechtmatigheid.

5 6. Conclusie De gemeente Boxmeer heeft in de afgelopen jaren al veel inkooptrajecten (ruim 20 stuks) in samenwerking met het Land van Cuijk en/of het Inkoopplatform Noordoost Brabant uitgevoerd. Hierbij zijn niet alleen significante kostenbesparingen en maar ook grote kwaliteitsvoordelen behaald. Door inkoopkennis en inkoopkracht te bundelen ben je als organisatie verzekerd van de beste professionele ondersteuning bij de inkoopprocessen gedurende het hele jaar. Dat komt de rechtmatigheid van de inkoop en de maatschappelijke doelen zoals duurzaamheid of MKB- vriendelijke inkopen- van het inkoopbeleid ten goede. Geconcludeerd kan worden dat: De gemeente Boxmeer het proces van inkoop op orde heeft; Er binnen de organisatie 24 functionarissen opgeleid en gecertificeerd zijn voor inkoop; Dat er gewerkt wordt met een inkoopplanning gekoppeld aan de P&C-cyclus; Daar waar mogelijk er via het inkoopplatform LvC of NOB ingekocht wordt; Rechtmatigheid gegarandeerd wordt; We moeten ons wel realiseren dat bij inkoopprojecten die voor de eerste maal gezamenlijk worden aanbesteed het grootste financiële voordeel te behalen is. Bij herhaling van die (regionale) aanbesteding (jaren later) is het directe financiële voordeel vaak beduidend minder, maar wordt de winst op het proces gehaald.