LEGITIMATIES Nedap healthcare Deze PDF is gegenereerd op

Transcriptie

1 LEGITIMATIES Nedap healthcare Deze PDF is gegenereerd op

2 Table of Contents Algemeen... 4 Verschillende soorten legitimaties uitgelegd... 5 Wat in te richten voordat er gelegitimeerd kan worden... 9 Veegbesluit Legitimaties en declaraties: er is geen BSN van de cliënt bekend, wat moet ik invullen? Overzicht berichtstandaarden legitimaties en declaraties...13 Legitimatieverwerking in de applicatie (handmatig)...14 Handmatig een legitimatie toevoegen...15 Veegbesluit binnen ZVW Legitimatieverwerking in de applicatie (via standaarden)...24 Legitimaties: de samenhang van de verschillende menu's...25 Berichten klaarzetten en versturen via het dashboard...29 Een bericht (AW33, iwmo301, ijw301) inlezen en retourbericht (AW34, iwmo302, ijw302) genereren iwmo of ijw beschikking handmatig toevoegen / wijzigen...38 Een WMO of JW verzoek om toewijzing maken (WMO 315/316 en JW 315/316)...52 Aspecifiek toewijzen in iwmo en ijw beschikking (alleen productcategorie)...58 Overzicht van het indicatiebesluit/de beschikking van de cliënt...60 Een MAZ maken (globaal) Een MUT maken (globaal) Mutatieberichten: soorten MUT berichten uitgelegd en index (WLZ)...74 Een AAT aanmaken (iwlz 2.0)...79 MPT's Berichten aanmaken bij een "geveegd" indicatiebesluit...89 WLZ: Cliënten uit zorg melden...90 Legitimatie-aanvragen administratief vastleggen...91

3 Bulk MAZ bij ingebruikname iwlz 2.0 standaard...95 Coördinator zorg thuis of dossierhouder wijzigen...99 Configuratie-opties rondom legitimaties Indicatiebesluit of beschikking (ingelezen via menu Beheer) aanpassen of verwijderen Het versturen van MAZ/MUT berichten voor een specifiek indicatiebesluit in- of uitschakelen Berichtenbox Wat houdt de Berichtenbox in? Configuratie van de Berichtenbox De Berichtenbox gebruiken Berichtenbox FAQ Berichtenbox troubleshooting: Wat als er geen verbinding met VeCoZo gemaakt kan worden?...121

4 Algemeen Pagina 4 / 122

5 Verschillende soorten legitimaties uitgelegd In deze handleiding vind je informatie over de verschilende soorten legitimaties: welke legitimaties zijn standaard beschikbaar en welke kun je aanmaken? Hoe wordt deze legitimatie in de applicatie verwerkt? Via deze handleiding verwijzen we vervolgens naar specifieke handleidingen om de legitimaties in te richten en - als dat nodig is - bij cliënten handmatig legitimaties aan te maken voor de desbetreffende legitimaties. Welke legitimaties zijn standaard in de applicatie beschikbaar? Op de legitimatie-overzichtspagina is zichtbaar welke legitimaties standaard aanwezig zijn. Afhankelijk van de sector en specifieke dienstverlening, kunnen ook aanvullende legitimaties (zoals GGZ, Eerstelijnszorg, Forensische zorg) aanwezig zijn. Pagina 5 / 122

6 Handmatig toegevoegde legitimaties Naast de standaard-legitimaties zijn er ook specifieke legitimaties te maken. Dit kan handmatig gedaan worden binnen uw omgeving. Handmatige legitimaties kunnen bijvoorbeeld Particulier en MSVT zijn. Pagina 6 / 122

7 Indicatiebesluit (de WLZ-legitimatie) In deze legitimatie zijn de prestaties uit de koppeltabel te vinden. Deze gegevens zitten standaard in de applicatie. De producten staan vast en kunnen niet worden toegevoegd of verwijderd. De verwerking van zorg volgens deze legitimatie verloopt volgens het standaard berichtenverkeer dat voor de WLZ geldt. Voor een aantal producten is een specifieke instelling te maken; deze producten zijn te herkennen aan het bewerk-icoon. JW en WMO 2015 Zowel voor de JW- als voor de WMO 2015 legitimatie geldt dat deze worden gedeclareerd bij afzonderlijke gemeenten. Gemeenten bepalen zelf voor welke producten zij een legitimatie afgeven. Deze producten dienen handmatig te worden toegevoegd. Om deze legitimaties goed in te richten, is een aparte handleiding beschikbaar. WMO/JW 2015-legitimatietype als de gemeente nog geen iwmo of ijw beschikkingen kan versturen Het is mogelijk dat gemeenten wel nieuwe WMO of JW-beschikkingen willen toewijzen, maar technisch nog niet in staat zijn om dit volgens de istandaard te doen. In dat geval moeten hiervoor handmatig legitimaties aangemaakt worden bij de cliënt, gekoppeld aan een speciaal hiervoor aangemaakt legitimatietype, b.v. WMO handmatig. Pagina 7 / 122

8 Op het moment dat de gemeente wel iwmo/ijw berichten kan versturen, kunnen deze berichten ingelezen worden. De beschikkingen worden dan gekoppeld aan de WMO 2015 legitimatie die standaard in de applicatie staat (zie uitleg JW en WMO 2015 hierboven). Omdat het niet mogelijk is om legitimatietypes met elkaar te koppelen, moeten de eerdere, handmatig aangemaakte legitimaties bij de client rondom de WMO en JW dan beëindigd worden. ZVW 2015 In deze legitimatie zijn standaard producten gedefinieerd. Deze gegevens zijn standaard in de applicatie ingevoerd. De producten staan vast en kunnen niet worden toegevoegd of verwijderd. Voor een aantal producten is een specifieke instelling te maken; deze producten zijn te herkennen aan het bewerk-icoon. De verwerking van zorg volgens deze legitimatie verloopt via handmatig aangemaakte legitimaties. Voor de handmatige aanmaak van legitimaties is deze handleiding beschikbaar. Pagina 8 / 122

9 Wat in te richten voordat er gelegitimeerd kan worden Voordat er gelegitimeerd kan worden, via ofwel handmatige legitimaties, ofwel via berichtstandaarden, dienen de volgende onderdelen ingesteld te zijn: Legitimaties en producten AGB code in locatiegram Uursoorten Pagina 9 / 122

10 Veegbesluit Wanneer een nieuwe legitimatie conform de WLZ indicatiebesluiten of de ZVW legitimaties wordt afgegeven, fungeert dit als een zgn veegbesluit als er al eerder een soortgelijke legitimatie was afgegeven. Dit komt vanuit het BEP-model, omdat er op een moment slechts een legitimatie geldig kan zijn. Voor de (i)wmo en (i)jw geldt dit niet. Daar kunnen meer dan een beschikking tegelijkertijd geldig zijn. Zie ook de handleidingen: - Hoe weet ik welk indicatiebesluit geldig is (veegbesluit)? - Berichten aanmaken bij een "geveegd" indicatiebesluit - Veegbesluit binnen ZVW Pagina 10 / 122

11 Legitimaties en declaraties: er is geen BSN van de cliënt bekend, wat moet ik invullen? Het kan voorkomen dat van de cliënt geen BSN bekend is, bijvoorbeeld in het geval van vluchtelingen. Wettelijke eisen Voorheen was het mogelijk om in het geval geen BSN bekend was, een dummy-waarde in te voeren; Dit is sinds de invoering van de WLZ 1.1 niet meer toegestaan. De communicatie in de keten wordt namelijk op basis van het unieke BSN geïdentificeerd. Indien hetzelfde BSN in meerdere gevallen gebruikt wordt, is deze unieke identificatie niet meer mogelijk. Dit is door Zorginstituut Nederland opgenomen in Uitgangspunt (UP) 6: "De cliënt wordt in de iwlz geïdentificeerd met zijn BSN." Bron: Dit uitgangspunt is vertaald naar een van de Bedrijfsregels (ook wel Operationele Regels (OP) genoemd), in dit geval OP 79. Hierin staat: "Het is verplicht om gebruik te maken van het BSN van de cliënt in de onderlinge uitwisseling van gegevens." Bron: Hoe gaat Ons Administratie met de regels om? Naast bovengenoemde regels zijn meerdere regels van toepassing die voor elke ketenpartij gelden. Om invoerfouten te voorkomen worden door Ons Administratie onjuiste invoermogelijkheden geblokkeerd. Als dit niet gedaan zou worden, zouden onjuiste gegevens pas op een later moment door een andere ketenpartij (bijvoorbeeld VeCoZo) worden afgekeurd. Voorbeelden hiervan zijn het gebruik van verplichte velden, of het niet kunnen selecteren van bepaalde waardes in bepaalde situaties. Zo is ook het gebruik van een geldig BSN door de software verplicht op het moment dat legitimaties verwerkt worden of declaraties worden gedaan. Hoe om te gaan met personen waarvan geen BSN bekend is? In de specifieke situaties waar geen BSN bekend is, bijvoorbeeld bij vluchtelingen, ontstaat een lastige situatie. Voor het berichtenverkeer geldt dat het BSN verplicht is. Aan de andere kant geeft de wetgever aan dat in dergelijke situaties gegevensuitwisseling plaats moet vinden op basis van andere persoonsgegevens. Pagina 11 / 122

12 "Wat te doen met een (buitenlands) persoon zonder BSN (ook bijvoorbeeld bij asielzoekers)? Als er (tijdelijk) geen BSN van de patiënt beschikbaar is, kan er geen gegevensuitwisseling plaatsvinden op basis van het BSN. Medische gegevens moeten dan aan de hand van alternatieve persoonsgegevens (geslachtsnaam, voornamen, geboortedatum, postcode, huisnummer, woonplaats) worden vastgelegd. Voor het declaratieverkeer betekent het feit dat er geen BSN gebruikt kan worden, niet dat de geleverde zorg niet bij de zorgverzekeraar gedeclareerd kan worden. In voorkomende gevallen vindt declaratie plaats op basis van andere persoonsidentificerende gegevens van de patiënt. Een declaratie moet in dit geval ook het verzekerdennummer bevatten." Bron: SBV-Z, onderdeel van het Ministerie van VWS: zorgadministraties Enerzijds wordt gesproken over het gestandaardiseerde berichtenverkeer (AW33, AW319, etc.) en aan de andere kant wordt gesproken over gegevensuitwisseling. Over het berichtenverkeer bestaat geen twijfel; hierover zijn strikte regels opgesteld die worden gevolgd. De term gegevensuitwisseling is echter zeer globaal; via , fax of telefonisch contact kunnen bijvoorbeeld ook gegevens uitgewisseld worden (let hierbij wel op de geldende privacywetgeving). Ons Administratie ondersteunt het proces om volgens de geldende berichtstandaarden te werken en op die wijze gegevens uit te wisselen met ketenpartijen. Voor uitwisseling van legitimatie- of declaratiegegevens die buiten deze eisen vallen, dient deze informatie dus op andere wijze met ketenpartijen uitgewisseld te worden. Het is dus niet mogelijk om in Ons Administratie met een bepaalde omweg te werken indien geen BSN bekend is. Wel is het volgens SBV-Z mogelijk om in onderling overleg met verzekeraars dergelijke declaraties te kunnen doen. Deze zullen dus buiten de gestandaardiseerde berichtuitwisseling plaatsvinden. Neem in dergelijke situaties dus contact op met betreffende ketenpartijen. Pagina 12 / 122

13 Overzicht berichtstandaarden legitimaties en declaraties Berichtstandaarden Voor het berichtenverkeer van legitimaties en beschikkingen worden in ONS de landelijke standaarden gebruikt, de istandaarden. Deze standaarden worden ontwikkeld in samenwerking met alle ketenpartners in de zorg, waaronder zorgaanbieders, gemeenten, zorgverzekeraars, zorgkantoren, softwareleveranciers en Vecozo. Door te werken met deze standaarden kan gegarandeerd worden dat alle partners in de keten op dezelfde manier werken, en dat berichten goed en zo snel mogelijk verwerkt kunnen worden. Bij wijzigingen in de standaarden is het belangrijk dat alle partijen de wijzigingen doorvoeren. Wanneer één van de ketenpartners niet de meest actuele standaard gebruikt of op een andere manier afwijkt, kan het zijn dat berichten afgekeurd worden. Daardoor kunnen wij alleen aanpassingen doen als blijkt dat ONS niet volgens de standaard werkt. Meer informatie over de istandaarden is te vinden op Overzicht Het overzicht van berichtenstromen voor legitimaties en declaraties is te vinden in het volgende Excel-overzicht: Overzicht berichtstandaarden Pagina 13 / 122

14 Legitimatieverwerking in de applicatie (handmatig) Pagina 14 / 122

15 Handmatig een legitimatie toevoegen In verschillende situaties dienen handmatige legitimaties toegevoegd te worden. Dit artikel neemt als voorbeeld een ZVW-legitimatie, maar zou ook een handmatige WMO legitimatie kunnen zijn. De getoonde afbeeldingen kunnen in dat geval wel op details verschillen. Nieuwe zorglegitimatie bij de cliënt toevoegen Klik bij het overzicht van een cliënt op 'zorglegitimaties', en vervolgens op 'Zorglegitimatie toevoegen' Pagina 15 / 122

16 Juiste legitimatie selecteren Selecteer de ZVW 2015 legitimatie. Vul de diverse invulvelden in. De gegevens moeten bij uw organisatie bekend zijn op grond van overleg met de zorgverzekeringsinstanties. Pagina 16 / 122

17 Na het invullen van de gegevens verschijnt de nieuwe legitimatie bij de cliënt. De volgende stap is om binnen deze legitimatie de juiste producten toe te voegen. Hiervoor klik je op de link 'Toevoegen' Product toevoegen Pagina 17 / 122

18 Binnen de standaard productenlijst van de ZVW-legitimatie kun je nu het gewenste product selecteren. Indien er een declaratie-afspraak met de zorgverzekering van de client is vastgelegd in Ons, dan zullen hier alleen de producten getoond worden die vallen binnen de geldende declaratie-afspraak. Product specificeren Richt het geselecteerde product in volgens de gewenste instellingen. Let op: als je ook de AGBcode bij het product wil kunnen instellen, schakel deze functionaliteit dan in via de instructies hiervoor uit deze handleiding. Heb je alles ingevuld, klik dan op 'Opslaan'. Pagina 18 / 122

19 Het product is nu toegevoegd aan de ZVW 2015 legitimatie bij de desbetreffende cliënt. In de laatste kolom is te zien op welke AGB-codes de producten geleverd worden. Overzicht bij de cliënt Pagina 19 / 122

20 In het overzicht is de nieuwe legitmatie nu bij de cliënt te zien. Pagina 20 / 122

21 Veegbesluit binnen ZVW Voor zorglegitimaties onder de ZVW geldt, dat er maar 1 tegelijkertijd geldig kan zijn. Een nieuw afgegeven besluit werkt dan als een zogenaamd veegbesluit op de eerder afgegeven legitimatie. De einddatum van de legitimatie wordt niet aangepast, die van de onderliggende functies wel. Dit is conform de WLZ legitimaties. LET OP! Het vegen wordt uitsluitend uitgevoerd op de laatst geldige legitimatie. Eerdere legitimaties worden daarbij NIET meegenomen (zie Voorbeelden hoe het fout kan gaan:). Tevens wordt dit fenomeen gehanteerd bij gelijke functies binnen een ZVW legitimatie. Hoe werkt het vegen bij verschillende ZVW legitimaties? Binnen de ZVW wordt de volgorde bepaald aan de hand van de afgiftedatum van legitimatie: 1. De legitimatie met de meest recente afgiftedatum is geldig. 2. Als de afgiftedatum niet is gevuld, bepaalt de begindatum van de legitimatie de geldigheid. Ergo: het nummer van de legitimatie speelt bij het bepalen van de geldigheid geen rol. Let op! Als de veegdatums voor meer dan 1 legitimatie dezelfde zijn, gaat het mis, dan wordt een willekeurig besluit als laatste genomen. Voorbeelden hoe het fout kan gaan: 1. Legitimaties met cq zonder afgiftedatum: Omdat de eerdere legitimatie wel een afgiftedatum heeft ( ), is de nieuwe legitimatie (22449) niet geldig. Dit wordt alleen zichtbaar in de onderliggende functie: de einddatum van deze functie ligt 1 dag voor de begindatum van de geldige legitimatie, zijnde , ondanks het feit dat deze datum buiten de geldigheid van de legitimatie ligt. Pagina 21 / 122

22 Doorklikken op de legitimatie geeft het volgende beeld: 2. Legitimaties met verschillende startdatums: Alhoewel hier afgiftedatums zijn ingevuld en dus duidelijk is in welke volgorde onderhavige legitimaties geldig zijn, wordt het probleem van dubbele legitimaties veroorzaakt door een eerdere startdatum van de laatste legitimatie dan de einddatum van de eerste legitimatie. Hierdoor ontstaat van 2 jan 2017 t/m 5 jan 2017 een dubbele legitimatie. Dit kan alleen handmatig worden hersteld. Hoe werkt het vegen binnen een ZVW legitimatie? Als er hetzelfde product nogmaals wordt toegevoegd, wordt de einddatum van de eerste toewijzing aangepast. De originele einddatum wordt vastgehouden. Pagina 22 / 122

23 Pagina 23 / 122

24 Legitimatieverwerking in de applicatie (via standaarden) Pagina 24 / 122

25 Legitimaties: de samenhang van de verschillende menu's Het proces om indicatiebesluiten te verwerken zit verweven in vele facetten van het zorgproces en dus ook van de applicatie. Voor verschillende handelingen worden verschillende menu's gebruikt. Drie menu's Een grove opdeling is te maken in drie menu's: 1. Indicaties/beschikkingen inlezen (menu Beheer, Berichten inlezen) 2. Zorgtoewijzingen beheren en wijzigen (bij de client) 3. Berichten versturen (menu Dashboard) 1. Berichten inlezen, menu Beheer Via Beheer --> Berichten inlezen kunnen diverse berichten worden ingelezen met betrekking tot het electronisch berichtenverkeer. Per is dit mogelijk voor WLZ legitimaties en WMO beschikkingen. Deze funtionaliteit wijkt nauwelijks af van het AZR berichtenverkeer. Meer informatie over het inlezen van zorgtoewijzingen is hier te vinden. Pagina 25 / 122

26 2. Zorgtoewijzingen beheren en wijzigen, menu client Via het menu Cliënt --> Zorglegitimaties zijn de legitimaties van de cliënt te zien. Door op het indicatiebesluit door te klikken zijn de inhoud (1) en de details (2) van het indicatiebesluit te zien. Het onderste gedeelte toont de zorgtoewijzing (3) en de uitgevoerde handelingen (4). De geschiedenis kan worden opgeroepen door op het driehoekje voor het product te klikken (in dit voorbeeld niet aanwezig). Vanuit dit scherm zijn bewerkingen uit te voeren zoals het maken van MAZ en MUT berichten. Wanneer dat is gedaan worden de berichten naar het Dashboard verplaatst om ze te kunnen versturen. Ook kunnen vanuit dit scherm declaraties worden aangemaakt (5). LET OP! Tussen berichten met betrekking tot dezelfde client, legitimatie en zorgtoewijzing moet minstens 1 tot 2 werkdagen zitten om de ontvanger de gelegenheid te geven dit bericht niet alleen technisch maar ook inhoudelijk te verwerken. Een nieuw bericht dat aansluit op een vorig bericht, maar dat binnen deze verwerkingstijd wordt opgestuurd, geeft afkeur omdat de logische volgorde niet duidelijk is. Meer informatie over het beheren en wijzigen van de zorgtoewijzing is hier te vinden. Pagina 26 / 122

27 3. Berichten versturen, menu Dashboard Per verschillende soort legitimatie is op het Dashboard een aparte optie voor een MAZ of MUT aanmaken en versturen te zien. Het doorklikken op de optie geeft nadere informatie: Pagina 27 / 122

28 In de bovenste helft zijn de MAZ (start) berichten te zien en in de onderste helft de MUT berichten. Elke regel geeft 1 bericht aan. Vanuit dit menu is het mogelijk om berichten klaar te zetten. Dit houdt in dat de bewerkingen die vanuit het beheer van de zorgtoewijzing komen, omgezet worden tot MAZ/MUT berichten. Deze zijn vervolgens te downloaden naar de eigen computer en aan te bieden aan het zorgkantoor. Meestal wordt per dag 1x een bericht per soort legitimatie aangemaakt. Het overzicht van alle gegenereerde berichten is bij alle soorten legitimaties gelijk, zodat altijd alle berichten beschikbaar zijn (chronologische nummering van alle berichten door elkaar). Rechten Het is mogelijk om per stroom (WMO / JW / WLZ) autorisaties in te stellen. Zo kan het bijvoorbeeld wenselijk zijn om bepaalde medewerkers alleen WMO- en JW-berichten te laten aanmaken en versturen, terwijl een andere groep medewerkers alleen WLZ-berichten aanmaken. Dit is in te stellen door aan zelfgemaakte rollen, de rechten 'Aanmaken ijw bericht', 'Aanmaken iwmo bericht', 'Aanmaken iwlz bericht' toe te voegen of te verwijderen. Bekijk in dit artikel hoe dat is te doen. Pagina 28 / 122

29 Berichten klaarzetten en versturen via het dashboard Taken op het dashboard Op het Dashboard staan onder taken verschillende meldingen. Per financieringsstroom wordt er getoond voor hoeveel (en bij doorklikken voor welke) cliënten nog berichten aangemaakt moeten worden, evenals het maken van MAZ- en MUT-berichten. Voor MAZ berichten voor iwlz worden bijvoorbeeld AW35-berichten aangemaakt en voor de MUT berichten een AW39. Per soort wordt voor de berichten een chronologische volgorde aangehouden. Of er een signalering is voor berichten die nog niet zijn geaccepteerd, is afhankelijk van de gekozen instellingen (menu Beheer, Instellingen, Overige instellingen, Langdurige zorgvoorkeuren). Pagina 29 / 122

30 Overzichtspagina MAZ en MUT berichten Het bovenste gedeelte laat de MAZ berichten zien die aangemaakt zijn via het Dashboard. Het onderste gedeelte laat dit zien voor MUT berichten. Het grijze vinkje geeft aan, dat het bericht is gedownload. Of het ook naar het zorgkantoor is gestuurd, kan hiervandaan niet worden bepaald. Een groen vinkje geeft aan dat er een goedgekeurd retourbericht is ingelezen, een rood vinkje betekent dat er afkeur in het bericht voorkomt. Rapport geeft in een log-bestand de inhoud weer van het desbetreffende bestand, het AW35 of AW39 bericht. Het ontbreken van een vinkje betekent dat het bericht nog niet is gedownload. Als er berichten klaarstaan om te worden samengevoegd tot een bestand, is er een groene knop met Klaarzetten. Voor WLZ en WMO berichten zijn de schermen overeenkomstig. Pagina 30 / 122

31 (In dit voorbeeld kiezen we ervoor om de MUT-berichten klaar te zetten. Het klaarzetten van MAZ-berichten geschiedt op dezelfde wijze, maar moet apart worden uitgevoerd.) Door te klikken op 'Bericht klaarzetten' verschijnt een scherm met daarin de details voor welke cliënten MAZ (danwel MUT) berichten kunnen worden klaargezet. Indien foutmeldingen aanwezig zijn (te herkennen aan een rood icoon en foutmelding) zal de betreffende cliënt niet in het bestand worden geplaatst. We kiezen ervoor om de MAZ berichten klaar te zetten. Wat de applicatie nu doet is de berichten van de getoonde cliënten daadwerkelijk genereren. Pagina 31 / 122

32 In het overzicht zien we dat er geen berichten meer hoeven worden klaargezet. De bovenste regel is het door ons zojuist aangemaakt MAZ bericht (nog geen vinkje). In dit voorbeeld ging het om een enkele cliënt. Indien er voor meer cliënten tegelijkertijd een bericht is aangemaakt, zal voor ieder zorgkantoor en AGB code een apart bericht worden gegenereerd. Een MAZ/MUT bericht kan dus informatie van verschillende cliënten bevatten. Details van het bericht zijn in te zien door op het rapport te klikken. Het daadwerkelijke MAZ/MUT bericht downloaden kan via de opslaan-knop. Vervolgens kan het bericht op uw computer worden opgeslagen en via Vecozo worden ingediend. - Handmatig. Wanneer een vinkje verschijnt bij Status, betekent dit dat het bericht door u of een collega van u is gedownload. Deze vink is echter pas zichtbaar wanneer de pagina herladen is. Over het feitelijk versturen van het bericht is in de applicatie geen informatie beschikbaar. Pas als een retourbericht is ingelezen, kan men hiervan zeker zijn. Signalering hierover is in te stellen via menu Beheer, Instellingen, Overige instellingen, Langdurige zorg-voorkeuren. - met de Berichtenbox. Als er bij de status ook een envelopje wordt getoond, is het bericht aangeleverd in de Berichtenbox en wordt daar verder afgehandeld. Pagina 32 / 122

33 Een bericht (AW33, iwmo301, ijw301) inlezen en retourbericht (AW34, iwmo302, ijw302) genereren Navigeren Het berichten inleesscherm is te vinden via Beheer > Berichten inlezen. Bericht inlezen (AW33) 1. Kies het bericht dat ingelezen moet worden (een AW33 voor de eigen instelling wordt aangeboden op en gedownload naar de in de applicatie vastgelegde locatie). 2. Klik op de knop 'inlezen' om het bericht in te lezen. In het geval van een AW33-bericht kunt u er vervolgens voor kiezen dit bericht te verwerken. Pagina 33 / 122

34 In dit voorbeeld wordt in het extra scherm een melding getoond dat dit bericht al eerder is ingelezen (1). Normaliter zal dit niet vaak voorkomen. In het overzicht verschijnen aan de linkerkant de cliënten die in het bestand staan. Rechts staan de gegevens zoals ze in ONS Administratie staan. Als de cliënt niet in ONS Administratie kan worden gevonden, dan is die kant leeg. In menu Beheer, Instellingen, Overige instellingen, Langdurige zorg-voorkeuren kan worden aangegeven hoe de applicatie bij het inlezen en verwerken van de gegevens van de cliënt hiermee moet omgaan. Door op het pijltje te klikken (2) zijn aanvullende details van het bericht te zien. Ook het volledige bericht kan worden ingezien (3). Wanneer de gegevens kloppen is het bestand in te lezen door op Import te klikken (4). Met de knop Terug wordt teruggegaan naar het basisscherm van menu Beheer en wordt er geen actie uitgevoerd. Pagina 34 / 122

35 Opmerkingen: De verschillen worden aangegeven door middel van bolletjes. Afhankelijk van de standaard instellingen bij de Langdurige zorg-voorkeuren worden gegevens uit het AW33-bericht overgenomen of zijn de gegevens uit ONS leidend. Als bij de instellingen Keuze is geselecteerd, kan er worden gekozen welke gegevens uit het AW3-bericht worden vastgelegd. De verwoordingen van de burgerlijke staat is overgenomen vanuit de codelijst, die door de NZA wordt beheerd. De getoonde code huisarts is de AGB code zonder voorloopnul, deze wordt bij de verwerking wel meegenomen en bestaat uit 8 cijfers. Er wordt gecontroleerd of dit dezelfde code is als bij de client is ingevoerd. Is er geen huisarts bekend, dan wordt de code in de lijst van externe zorgverleners met bijbehorende gegevens opgezocht en bij de client toegevoegd. Als een cliënt uit de lijst wordt uitgevinkt, zal deze niet worden geïmporteerd. Om deze later alsnog te importeren wordt deze cliënt in een nieuw AW33-bericht gezet. (Dit is een situatie die niet wordt aanbevolen om te gebruiken.) Het oorspronkelijke bericht kan ook opnieuw worden ingelezen, dit wordt door de applicatie herkent (zie hierboven). De selectie of een cliënt voorkomt in ONS Administratie is in eerste instantie op het BSN. Als het BSN in het bericht leeg is, wordt er gekeken naar het zogenaamde CIZ-nummer. Als dit overeenkomt, zal de cliënt daaraan worden gekoppeld. De controle dat dit correct geschiedt, hoort bij het inlezen te gebeuren om gecompliceerde problemen bij het verkeerd koppelen van cliënt en legitimatie te voorkomen. Pagina 35 / 122

36 Vervolgens verschijnt een melding dat het bericht is verwerkt. De knop Terug leidt je naar de rapportages over het inlezen van berichten met eventuele foutmeldingen. Retourbericht verzenden (AW34) In het scherm is vervolgens te zien welke berichten zijn ingelezen. Dit kunnen mbt de iwlz berichten zijn van de volgende formaten: AW33 AW36 (retourbericht AW35) AW310 (retourbericht AW39) AW320 (retourbericht AW319) OS302 (retourbericht AW301) Het rapport (1) geeft een overzicht of er fouten zijn ontstaan tijdens het inlezen. Bij een geel uitroepteken is het bericht wel verwerkt, bij een stopbord in principe niet. Wanneer het gaat om het type AW33, dan is een retourbericht (AW34) te downloaden. Klik hiervoor op het download-icoon. Vervolgens verschijnt een venster in uw browser om het bericht op uw computer op te slaan. Sla het bericht op en verstuur dit retourbericht naar het zorgkantoor. Aan het vinkje in de kolom Status is te zien of het bericht is gedownload. Foutmeldingen Agb-code Het is belangrijk dat de AGB code, waarvoor het bericht is bestemd, herkend wordt door de applicatie als zijnde een "eigen" instelling. Het bericht wordt alleen voor deze AGB code ingelezen. Als er onderliggende zorgtoewijzingen zijn voor andere, ook eigen AGB codes, dient er voor elke AGB een apart bericht te worden ingelezen. Pagina 36 / 122

37 Is het bericht gericht aan een eigen AGB code, maar wordt deze niet vermeld in het scherm, dan kan deze worden toegevoegd in het Locatiegram door te klikken op Wijzig de AGB-codes. Is het bericht bestemd voor een AGB code die niet in de lijst voorkomt, dan verschijnt bij inlezen een foutmelding: Overige foutmeldingen Indeling / XML-definitie Ook kan een foutmelding verschijnen indien het bericht niet volgens de XML-Schema Definitie (XSD) van istandaarden is opgesteld. Ga in dat geval met de melding naar de afzender van het bericht. De afzender zal het bericht moeten aanpassen zodat het volgens het juiste technische formaat opnieuw aangeleverd wordt. Onvolledige inrichting Het kan ook voorkomen dat in een bericht toewijzingen staan met een product/gemeente of combinatie waarvan deze nog niet in de applicatie is geconfigureerd. In dat geval dient de inrichting voltooid te worden voordat het bericht verwerkt kan worden. iwmo en ijw Met betrekking tot het berichtenverkeer in het kader van de WMO en JW gelden op zich dezelfde functionaliteiten als hierboven beschreven. De codes en inhoud zijn anders, de verwerking in de applicatie is overeenkomstig. Bekijk hier de betekenis van de codes die in de berichtstandaarden worden gebruikt. Pagina 37 / 122

38 iwmo of ijw beschikking handmatig toevoegen / wijzigen Het is mogelijk om iwmo en ijw-beschikkingen handmatig in te voeren. Hierdoor wordt het mogelijk om naar gemeentes 303-declaraties te kunnen versturen, zonder dat de gemeente hiervoor beschikkingen in 301-berichten heeft aangeleverd. In de praktijk is namelijk gebleken dat veel gemeenten niet optijd gereed zijn om iwmo en ijw-beschikkingen af te geven, maar wel de behoefte hebben aan declaraties volgens deze standaard. Als input voor de legitimatie dienen gegevens vanuit de gemeente gebruikt te worden. Alle verplichte gegevens dienen bekend te zijn. Daar waar iwmo genoemd wordt, kan ook ijw gelezen worden. De te nemen stappen zijn vrijwel gelijk. Voorwaarden Een WMO beschikking kan toegevoegd worden als er daarbij aan de volgende eisen wordt voldaan. Indien hier niet aan is voldaan, zullen waarschuwingen getoond worden. Het BSN van de cliënt dient gevuld te zijn. De geboortedatum van de cliënt dient gevuld te zijn. Het geslacht van de cliënt dient gevuld te zijn. Het GBA-adres van de cliënt dient gevuld te zijn. De AGB-code van de hooflocatie dient gevuld te zijn. Debiteuren van het type gemeente dienen aanwezig te zijn, met overeenkomstige gemeentecodes. Producten in de iwmo 2015-legitimatie dienen gevuld te zijn, met overeenkomstige productcodes. Configuratie: instellen van berichtenverkeer Afhankelijk van het feit of de gemeente wenst dat het berichtenverkeer is ingeschakeld, kan dit in- of uitgeschakeld worden. Met het berichtenverkeer wordt het generen van MAZ- en MUTberichten bedoeld. Het is in te stellen via Beheer > Instellingen > Overige instellingen > Langdurige zorgvoorkeuren. Pagina 38 / 122

39 De hierboven getoonde optie geeft aan of het berichtenverkeer mogelijk is bij handmatig ingevoerde beschikkingen. Hierop is het volgende gedrag van toepassing. Indien deze optie uit staat: - dan is het überhaupt niet mogelijk om het berichtenverkeer te gebruiken voor handmatig ingevoerde beschikkingen. - indien de optie uitgeschakeld wordt terwijl deze aan stond; wordt bij alle cliënten het berichtenverkeer van handmatig ingevoerde beschikkingen uitgeschakeld. Indien deze optie aan staat: - dan is het mogelijk om per beschikking (dus per cliënt) te selecteren of gebruik gemaakt moet worden van het berichtenverkeer. - standaard staat dit per beschikking ingeschakeld, aangezien dit ook de meest voorkomende situatie zal zijn. Stappen Het toevoegen van de beschikkingen gebeurt in de volgende stappen: Conceptfase: - Het toevoegen van de beschikkingsgegevens (legitimatie) - Het toevoegen van specifieke productgegevens binnen de beschikking - Bevestigen van de beschikking en de producten (belangrijk). Hiermee wordt de beschikking gemaakt. Let op! Na de bevestiging kunnen producten niet meer uit de beschikking verwijderd worden. Wel is het mogelijk om de beschikking in zijn geheel te verwijderen, via de optie 'beschikkingen verwijderen'. Definitieve fase: - Zodra de beschikking is gemaakt, is deze definitief. De producten uit deze beschikking kunnen zoals gezegd niet meer verwijderd worden. Slechts enkele aanpassingen kunnen nog gedaan worden (zoals het toevoegen van een product). Pagina 39 / 122

40 Nieuwe beschikking te vinden in overzicht 'ingelezen berichten'. Als er handmatig een WMO 301-beschikking aangemaakt is, komt deze beschikking ook in het overzicht van ingelezen berichten onder Beheer / Berichten inlezen. Te zien is dan het type, het inleestijdstip (in feite dus het aanmaaktijdstip), de gemeente, dagtekening, en de identificatie aanlevering. Ook is een rapport te openen met daarin de validatie van het bericht aan de technische regels die gelden voor de WMO301. Als het bericht technisch niet voldoet, zal dat in deze rapportage te vinden zijn. Tot slot is ook een WMO302-bericht te downloaden (het.txt-bericht). Beschikking bij cliënt toevoegen Ga naar de cliënt en klik op Zorglegitimaties. Klik vervolgens op Zorglegitimatie toevoegen. Legitimatietype selecteren Pagina 40 / 122

41 Klik op het legitimatietype WMO 2015, danwel ijw. Beschikkingsgegevens Vul de gegevens in zoals op het scherm wordt uitgelegd. Indien uitleg nodig is over het gevraagde gegeven kan op het vraagteken geklikt worden. De velden gemarkeerd met een asterisk (*) zijn verplicht. Klik na het invoeren op Volgende. Pagina 41 / 122

42 Product toevoegen Binnen de beschikking moet(en) een of meerdere product(en) worden toegevoegd. Klik op het scherm op + Toegewezen product. Pagina 42 / 122

43 Voer alle gegevens in zoals deze in beeld worden toegelicht. Alle velden met asterisk (*) zijn verplicht. De gemeente is standaard gevuld op basis van het GBA-adres van de cliënt. Indien niet het geval is; selecteer de gemeente. Afhankelijk van de ingevulde waarden wordt aanvullende informatie getoond. Dat is het geval zijn bij het geselecteerde product; in dat geval wordt bij de eenheid getoond hoe deze in de applicatie is ingericht. Er is geen automatische koppeling tussen de declaratie-eenheid en de eenheid van de toewijzing. Controleer dus goed dat de eenheden overeen komen. De velden Gemeente, Productcategorie en productcode zijn met elkaar verbonden. Zodra dus een gemeente geselecteerd wordt, worden alleen de daarvoor geldende productcategorieën en producten getoond. Het is alleen mogelijk om aanbieders te selecteren die voor deze instelling zijn. Het is wel mogelijk om verschillende aanbieders te selecteren voor verschillende producten die onder deze beschikking hangen. Per aanbieder zal er dan een WMO301 bericht worden ingelezen (dit is dan ook te zien bij de mutaties van de client in bij het bericht-inlees-scherm. Bij de eenheden is het mogelijk om euro's te selecteren en als volume decimale getallen (met komma) in te voeren. Een waarde van 1,50 betekent 1 euro en 50 cent. Bij andere eenheden dient een heel getal (1, 2, 3, etc.) ingevuld te worden. Geldt dat bij het product in het legitimatieype aangegeven is dat deze als dagdeel gedeclareerd moet worden, dan wordt dit als melding onder 'Eenheid* weergegeven. Het is dan nog wel mogelijk om een andere eenheid dan dagdeel te kiezen. We raden dit echter niet aan. Pagina 43 / 122

44 De velden Volume, Eenheid en Frequentie zijn in zijn totaliteit verplicht of optioneel. Slechts 1 of 2 van deze 3 velden invoeren is niet toegestaan. Deze velden hoeven niet ingevuld te worden wanneer sprake is van een aspecifieke toewijzing, oftewel een toewijzing enkel op niveau van productcategorie. Reden intrekking: Verwar deze instelling niet met een MUT op de toewijzing. Met deze mogelijkheid worden namelijk de instellingen in de oorspronkelijke beschikking aangepast. Dit is te vergelijken met een WMO301-bericht waarin een toewijzing als intrekking beschreven wordt. Deze waarde zal vrijwel nooit gevuld hoeven te worden. Klik tot slot op Opslaan. Het product staat vooralsnog als concept opgeslagen. Dit is dus nog niet definitief. Voer indien nodig nieuwe producten toe (1) en/of wijzig het bestaande product (2). Indien je klaar, bent klik je op Opslaan (3) om de legitimatie aan te maken. Indien alle gegevens kloppen, klik dan tot slot op Opslaan (3). Pas zodra dit gedaan wordt, is de beschikking aangemaakt. Let op: Zodra de beschikking is gemaakt, is deze definitief. De producten uit de beschikking kunnen dan niet meer verwijderd worden. Slechts enkele aanpassingen kunnen nog gedaan worden (zoals het toevoegen van een product). Pagina 44 / 122

45 Aangemaakte legitimatie Boven in beeld worden nu de details van de cliënt en de beschikkingsgegevens getoond. Aan het icoon met het uitroepteken is te zien dat de beschikking handmatig is toegevoegd. Door er met de muis op stil te staan wordt daarvan een melding getoond. Daaronder worden de toegezen producten en de daarbij horende informatie getoond. Ingevoerde beschikkingen wijzigen Het is mogelijk om een beschikking of een product binnen deze beschikking gedeeltelijk te wijzigen. Dit is te doen via het icoontje met potloodje. In het volgende scherm kies je vervolgens of je de beschikking wilt wijzigen of het toegewezen product. Pagina 45 / 122

46 Wanneer je de beschikking wilt aanpassen, kies je de bovenste knop met het potloodje. Als je de toegewezen producten wilt wijzigen klik je op de onderste knop met het potloodje. Tevens heb je de mogelijkheid om nieuwe producten toe te voegen, middels het plusje. Dit werkt hetzelfde als wanneer een nieuwe beschikking wordt aangemaakt. Pagina 46 / 122

47 Als je de beschikking zelf wilt wijzigen klik je op het bovenste potloodje. Een aantal velden van de beschikking is te wijzigen. De uitgegrijsde velden zijn niet meer te wijzigen. Volg de instructies op het scherm. Pagina 47 / 122

48 Product wijzigen Bij het wijzigen van producten is een aantal gegevens al vooraf ingevuld en kunnen niet meer gewijzigd worden. De andere velden kunnen naar keuze aangepast worden. Klik tot slot op 'Aanpassen'. Om de aangepaste beschikking definitief te maken, klik je nogmaals op 'Opslaan'. Pagina 48 / 122

49 Overzicht Te zien is dat de WMO beschikking in Ons Administratie staat. Hierop zijn vervolgens de reguliere handelingen uit te voeren, zoals het maken van een Startbericht (WMO305), een Stopbericht (WMO307) en het declareren (2). Berichtenverkeer in/uitschakelen Indien is ingesteld dat standaard berichtenverkeer voor handmatig ingevoerde beschikkingen/ legitimaties mogelijk is (zie eerdere uitleg in deze handleiding), zal deze optie ook voor deze beschikking ingeschakeld zijn. Het eventueel uitschakelen is te doen via het icoontje met het tandwiel. Pagina 49 / 122

50 Standaard staat de optie ingeschakeld. Hierdoor kunnen MAZ- en MUT-berichten worden gemaakt en zijn de meldingen op het dashboard actief. Door het uit te schakelen, kunnen geen MAZ- en MUT-berichten worden gemaakt. Als de optie niet ingeschakeld kan worden, houdt het in dat de functionaliteit 'standaard berichtenverkeer voor handmatig ingevoerde beschikkingen/legitimtaties' is uitgeschakeld. Klik tot slot op opslaan. Cliëntspecifieke tarieven invoeren Indien er sprake is van een WMO legitimatie en de zorg wordt via zorgregels geregistreerd en gedeclareerd, dan bestaat de mogelijkheid om een cliëntspecifiek tarief in te voeren. Ga naar de WMO legitimatie van de cliënt en klik rechtsboven op het euro-teken. Voer het specifieke tarief in en klik op opslaan. Pagina 50 / 122

51 Het cliëntspecifieke tarief is actief en te zien in het overzicht van de beschikking. Het tarief is aan te passen of te verwijderen door opnieuw op het euro-teken te klikken en een ander, danwel geen, tarief in te voeren. Pagina 51 / 122

52 Een WMO of JW verzoek om toewijzing maken (WMO 315/316 en JW 315/316) In de JW en WMO bestaat de mogelijkheid om een aanvraag te doen voor ondersteuning. Dit wordt middels een WMO315 / JW315 bericht aangevraagd. Het bijbehorende retourbericht is een WMO316 of JW316 bericht. Afspraken zoals welke producten en voor welk soort cliënten, en óf het bericht gebruikt kan worden, dienen met de gemeente gemaakt te worden. Ook kan er voor sommige producten beroep gedaan worden op landelijke raamcontracten. Dit artikel beschrijft de stap aan aan de hand van de WMO315/316. De stappen zijn vergelijkbaar voor de JW315/316. Scenario's waarin het WMO315-bericht kan worden gegenereerd Als een cliënt een beschikking met vrije aanbiederskeuze heeft gekregen van de gemeente, en zich direct bij de aanbieder meldt, stuurde de zorgaanbieder het WMO315 bericht aan de gemeente. Zorgaanbieders kunnen ondersteuning aanvragen voor een cliënt. Dit is ook van toepassing voordat er een toewijzing is gedaan door de gemeente. Op basis van een verwijzing van bijvoorbeeld een huisarts kan een WMO315-bericht gemaakt worden. WMO315 bericht klaarzetten Pagina 52 / 122

53 Zoek de cliënt op waarvoor het WMO315 bericht gemaakt dient te worden en klik op het overzicht op Aangevraagde legitimaties. Een overzicht van aanvragen is zichtbaar. Klik om een nieuwe toe te voegen op Nieuwe legitimatie-aanvraag toevoegen. Selecteer de WMO2015 of JW legitimatie. Een keuzescherm volgt. 1. Met de knop WMO315 klaarzetten wordt het proces gestart om een WMO315 te maken. 2. Met de knop Aanvraag vastleggen, zijn gegevens van een legitimatieaanvraag vast te leggen. Deze functionaliteit is voor alle legitimaties aanwezig en dus niet specifiek voor de WMO of JW. In deze beschrijving kiezen we voor de knop 'WMO315 klaarzetten'. Eventuele waarschuwing Pagina 53 / 122

54 Een aantal gegevens zijn verplicht. Indien deze niet gevuld zijn, wordt dit met een waarschuwing getoond. Aanvraaggegevens invullen Gemeente Selecteer de gemeente. Product(en) Tenminste 1 product is verplicht. Klik op + Product om deze toe te voegen. Productdetails Productdetails Vul de velden in. De velden met een * zijn verplicht. Achter elk veld staat uitleg. Klik tot slot op opslaan. Pagina 54 / 122

55 De details van de producten binnen de aanvraag zijn zichtbaar. Zodra een product is toegevoegd kunnen er notities worden toegevoegd. Het Cliëntcommentaar wordt met de aanvraag meegestuurd. De interne notitie is voor eigen gebruik. Producten kunnen nog gewijzigd of verwijderd worden, zodra alles klopt kan de aanvraag opgeslagen worden. De aanvraag wordt dan naar het Dashboard verstuurd, vanuit daar kan het bericht vervolgens klaargezet worden. Bij het overzicht van aangevraagde legitimaties zijn de details te zien. Pagina 55 / 122

56 Aanvraag (WMO315-bericht) versturen Het WMO-aanvraagbericht (WMO315) is verstuurd naar het Dashboard. Klik op het dashboard op Aanvragen aanmaken (WMO). Het overzicht met alle WMO berichten is zichtbaar. In dit geval is er bij de aanvraag-berichten 1 aanwezig. Klik onder het WMO315-bericht op de knop Klaarzetten. Pagina 56 / 122

57 Overzicht van berichten Een lijst met cliënten waarvoor een aanvraag gemaakt zal worden, wordt getoond. Klik op Klaarzetten. Bericht downloaden Het bericht is gegenereerd. Details van het bericht zijn in te zien middels de knop rapport (1). Het daadwerkelijke bericht is te downloaden middels de tekst TXT (2). Sla dit bericht op en lever dit via VeCoZo aan. Pagina 57 / 122

58 Aspecifiek toewijzen in iwmo en ijw beschikking (alleen productcategorie) Het is mogelijk dat een gemeente een beschikking afgeeft waarin wel een productcategorie is aangegeven, maar geen productcode, volume, eenheid en frequentie. Voorbeeld: een beschikking waarin de categorie 'Hulp bij het huishouden' is opgenomen, maar waar geen product (zoals HH2: outputgericht) in voorkomt. Deze beschikkingen zijn op de normale wijze in te lezen. Wel is de afhandeling van de geleverde zorg op basis van zo'n beschikking anders dan anders. Berichtenverkeer voor beschikkingen met alleen een categorie Het maken van een startbericht voor een toewijzing met alleen een productcategorie gaat op zich op dezelfde wijze als bij andere toewijzingen. Het enige dat anders is, is dat er geen product wordt aangegeven. Als er voor dezelfde categorie wel producten in de applicatie aanwezig zijn, verschijnt het volgende scherm: Omdat er geen product is toegewezen, dient hier de keuze voor --- Selecteer een optie --- te worden gemaakt. In het bericht wordt dan alleen de categorie opgenomen. Pagina 58 / 122

59 Declareren van een categorie Declareren van een categorie zonder product is met de huidige declaratiestandaarden (WMO/ JW303, JW321) niet mogelijk, aangezien de invulinstructie een productnummer verplicht stelt. Om dit toch mogelijk te maken is een aparte afspraak met de gemeente noodzakelijk. Pagina 59 / 122

60 Overzicht van het indicatiebesluit/de beschikking van de cliënt Overzicht van actieve legitimaties/beschikkingen bij de cliënt De geldende legitimaties zijn op het Administratief overzicht van de cliënt te zien. Door te klikken op 'Zorglegitimaties' wordt een menu getoond waar alle zorglegitimaties inzichtelijk zijn. In eerste instantie worden enkel de op dit moment geldende legitimaties getoond. Door op 'Geschiedenis tonen' te klikken (1) worden ook legitimaties uit het verleden (niet meer geldige) getoond. De op dit moment geldige legitimaties worden vetgedrukt weergegeven. Door te klikken op het driehoekje voor de legitimaties (2) is te zien uit welke toewijzingen deze bestaat. Door te klikken op een legitimatie (3) wordt het scherm geopend waarin meer details te zien zijn en waar wijzigingen op deze legitimatie te doen zijn, zoals MAZ en MUT. Bij Mutaties (4) kunnen diverse gegevens worden opgehaald o.a. over het inlezen van AW33 berichten. Pagina 60 / 122

61 Details van een indicatiebesluit/beschikking Door op het indicatiebesluit door te klikken is de inhoud (1) en de details (2) van het indicatiebesluit te zien. Het onderste gedeelte toont de huidige status en details van de zorgtoewijzing (3) met daaronder de uitgevoerde handelingen (4). De geschiedenis hiervan kan worden opgeroepen door op het driehoekje voor het product te klikken. In dit geval is te zien dat er een AAT is klaargezet op het dashboard, met daarin voor twee instellingen een aanvraag voor een bepaald percentage aan zorg. Vanuit dit scherm zijn bewerkingen uit te voeren zoals het maken van MAZ en MUT berichten (5). Wanneer dat is gedaan worden de berichten naar het Dashboard verplaatst om ze te kunnen versturen. Ook kunnen vanuit dit scherm declaraties worden aangemaakt (6). Via het knopje 'Toon alle zorgeenheden' (7) zijn alle zorgeenheden te zien die onder een indicatiebesluit vervat zijn, ook reeds verlopen eenheden of eenheden die toegekend zijn aan een andere instelling. Dit knopje is alleen zichtbaar als er ook meer te tonen is. Als er geen geschiedenis is, geen gelegitimeerde zorg of zorg aan een andere instelling voor deze client, dan komt de knop niet in beeld. Via het icoontje met verwijzende pagina's kan teruggesprongen worden naar de AWBZlegitimatie waar dit besluit een opvolging van is. Dit icoontje is alleen zichtbaar als er een voorliggende AWBZ-legitimatie bestaat, die gemigreerd is naar een WLZ-legitimatie. Pagina 61 / 122

62 Oorspronkelijk bericht downloaden Voor WLZ, WMO en JW legitimatie- of beschikkingsschermen is het oorspronkelijke bericht waarin de toewijzing van de cliënt staat te downloaden. Bij het downloaden zal het gehele oorspronkelijke bericht gedownload worden. Deze functionaliteit is alleen te gebruiken indien de toewijzing is ingelezen via Beheer > Berichten inlezen, of via de Berichtenbox. Van toewijzingen die via een zelf gegenereerd XMLbestand is ingelezen via Beheer > import, is geen overeenkomstig bericht beschikbaar en daarmee ook geen downloadknop. Pagina 62 / 122

63 Volledige inhoud van het indicatiebesluit Via het document-icoontje zoals in de vorige stap (7) was aangegeven, verschijnt bijgaand overzicht. Het kan in sommige gevallen handig zijn om specifieke details van het bericht te bekijken. Ook is er de mogelijkheid om deze te printen. Instellingsopties bij indicatiebesluit De interface voor het indicatiebesluit bevat een speciaal tandwieltje. Dit tandwieltje brengt de gebruiker naar een instellingspagina, waarmee diverse instellingen rondom het specifieke indicatiebesluit zijn aan te passen of in te stellen. Het gaat hierbij om: Berichtenverkeer voor de toewijzing uitzetten MPT-waarde invoeren Pagina 63 / 122

64 Naast de ZZP-declaratie ook registraties gebruiken voor financiële boekingen Berichtenverkeer voor de toewijzing uitzetten Rondom handmatig aangemaakte of geïmporteerde toewijzingen kan het wenselijk zijn om het berichtenverkeer rondom de toewijzing aan- of juist uit te zetten. Hiervoor is een speciale optie beschikbaar. Via het groene schuifje achter 'Berichtenverkeer' kun je de instelling aan- of uitzetten. Standaard staat het vinkje hier uit. Let op! Staat de optie aan, dan worden er bij mutaties in de toewijzing geen berichten aangemaakt. Wel blijft het mogelijk om berichten in te lezen. Wil je dan ook bij een mutatie wel een bericht versturen en staat het berichtenverkeer voor deze legitimatie uit, zorg er dan voor dat je de optie bij de legitimatie weer uitzet, zodat het berichtenverkeer weer geactiveerd wordt. In dat geval worden alle MAZ/MUT-berichten weer klaargezet op het scherm, dus wellicht ook de oude die je dus niet hoeft te versturen. Let dus goed op welke berichten je wel moet versturen, en zet het vinkje daarna eventueel weer uit. Naast de ZZP-declaratie ook registraties gebruiken voor financiële boekingen Via het schuifje achter 'Registraties' is het mogelijk om bij een aangemaakte ZZP ook financiële boekingen te maken uit geregistreerde zorgregels. Deze setting gebruik je bij ZZP's die toch op basis van tijdsregistratie gedeclareerd moeten worden (WLZ-producten die een tijdseenheid hebben van kleiner dan een dag, zoals bijvoorbeeld dagbesteding). MPT-waarde invoeren Zie voor uitleg over de MPT-waarde dit artikel. Pagina 64 / 122

65 Een MAZ maken (globaal) Wanneer een AW33-bericht is ingelezen (en een AW34 retour is gestuurd) kan een MAZ- of MUT-bericht worden verstuurd. Met een MAZ bericht wordt de leveringsstatus (LS) veranderd naar In zorg. Dit is een vereiste actie om: Financiële boekingen te kunnen maken onder het indicatiebesluit. Registraties die een uursoortkoppeling hebben naar een WLZ-product, goed weer te kunnen geven. LET OP! Het toegewezen percentage in de toewijzing maakt GEEN deel uit van de gegevens die in een MAZ bericht naar het zorgkantoor worden gestuurd. Wanneer de zorg direct wordt aangevangen, kan op hetzelfde moment een MAZ worden aangemaakt en verstuurd. Wanneer voor het versturen van de AAT een MUT bericht wordt gebruikt met dezelfde mutatiedatum als de startdatum in de MAZ, wordt deze beperkt tot 1 dag en wordt de LS aangepast van In zorg naar de LS van de MUT. Daardoor worden er geen financiële boekingen na de startdatum meer aangemaakt en derhalve ook niet gedeclareerd. Pagina 65 / 122

66 Informatie op dashboard Doorklikken op een optie geeft een lijst met clienten, waarvoor deze optie geldt. Bijvoorbeeld Melding aanvang zorg maken (iwlz): Pagina 66 / 122

67 Doorklikken op de naam van een client geeft het algemene overzicht bij deze client. Doorklikken op Zorglegitimaties en kiezen voor de gewenste soort legitimatie (in dit voorbeeld WLZ). De volgende functionaliteiten en schermen wijken enorm af van de AZR schermen, die tot eind 2014 in gebruik waren met betrekking tot de AWBZ. Bovenin het scherm staan de gegevens van de indicatie/beschikking zelf. Details kunnen worden opgevraagd en eventueel geprint via het loepje rechtsboven. Het onderste deel bevat de gegevens van de zorgtoewijzing (zorgeenheden): De ZZP met actieve status. Daaronder detailgegevens van de toewijzing. De toegewezen eenheid met originele omvang, begin- en einddatum en AGB code van de desbetreffende instelling. Om een bericht te kunnen maken wordt het envelopje-icoontje voor mutaties aangeklikt. Pagina 67 / 122

68 MAZ maken De gegevens van de legitimatie/beschikking blijven zichtbaar. Dit geldt ook voor de gegevens met betrekking tot de toewijzing. Bij de 'Uit te voeren handeling' staan de mogelijke acties. De nummers verwijzen naar de mutatiecode, zoals deze in het BEP-model zijn aangegeven. Om de MAZ te maken wordt geklikt op de bovenste optie: Zorg aanvangen. Er wordt een tussenvenster geopend: In te vullen zijn: 1. Begindatum. Standaard wordt hier de startdatum van de toewijzing ingevuld. 2. Eventueel een sleuteldatum. Deze datum mag maximaal 14 dagen eerder zijn dan de ingevulde begindatum. 3. Klasse. Standaard wordt de klasse van de toewijzing ingevuld. Er mag een lagere klasse worden ingevuld. 4. Leveringsstatus. Voor een MAZ is dit standaard In zorg. Wanneer de gewenste gegevens zijn ingevoerd, klik op de groene knop Voorbeeld bijwerken onderaan deze optie. Pagina 68 / 122

69 Met het klokje wordt aangegeven dat het nog geen definitief aangemaakt bericht betreft. De leveringsstatus IZ (In zorg) komt overeen met het bericht MAZ (melding aanvang zorg). Als alle gegevens correct zijn, kan het bericht worden klaargezet. Mocht het toch niet het juiste bericht zijn, is het mogelijk deze aan te passen via de 'Terug' knop. In het geval dat er gegevens zijn ingevuld, die niet correct zijn in de samenhang met andere gegevens en die tot afkeur zouden leiden, wordt een foutmelding getoond. Voorbeeld: Als alle gegevens correct zijn, wordt het bericht naar het Dashboard verplaatst. De verdere afhandeling vindt aldaar plaats. Zolang het bericht in het dashboard niet is aangemaakt, kan het nog worden verwijderd via het prullenbakje achter het aangemaakte bericht. Op het moment dat het bericht wordt aangemaakt, vervalt deze mogelijkheid. Pagina 69 / 122

70 Wanneer het bericht is klaargezet, aangemaakt en verstuurd, wordt het klokje vervangen door een grijs vinkje (1). Daarnaast is het mogelijk om het bericht te downloaden en de rapportage te tonen (2). De kleur van het vinkje en de inhoud van de rapportage veranderen met het inlezen van het retourbericht (groen = geaccepteerd, rood = afkeur). Pagina 70 / 122

71 Een MUT maken (globaal) Wanneer een AW33 bericht is ingelezen (en een AW34 retour is gestuurd) kan een MAZ bericht worden verstuurd. Het kan echter zijn dat de zorg niet wordt begonnen, of dat na de gemaakte MAZ een mutatie op deze melding moet worden gemaakt. Ga naar de desbetreffende client, klik op Zorglegitimaties en kies de gewenste legitimatie. In dit voorbeeld is er een MAZ gedaan en is het de bedoeling om de zorg tijdelijk te stoppen. Klik op het envelopje om naar de mogelijke handelingen te gaan. Eenheden aanpassen Aangezien in het voorbeeld al een MAZ aanwezig is, worden de getoonde opties daaraan gerelateerd. Zo is het bijvoorbeeld op dit moment niet mogelijk om een MUT12 Client wil de zorg (nog) niet aan te maken. Kies voor de optie Levering zorg of ondersteuning is beëindigd. Toewijzing aanhouden Pagina 71 / 122

72 Aanmaken Standaard wordt als mutatiedatum de huidige datum ingevuld. Indien nodig kan deze worden gewijzigd. Kies de juiste Leveringsstatus en klik op Voorbeeld bijwerken en als alle gegevens correct zijn op Bericht klaarzetten. Bij de client is het volgende te zien (inclusief historie): Ook is de status veranderd, al geeft dit voorbeeld aan dat het bericht nog op het dashboard moet worden verwerkt (klokje). Op dit moment kan het bericht nog worden verwijderd (vuilnisvat). De handelingen die op het Dashboard kunnen worden gedaan, zijn hier terug te vinden. Wanneer het bericht is gemaakt, ziet het er bij de client zo uit (zonder zichtbare historie): Pagina 72 / 122

73 Het klokje is nu vervangen door een grijs vinkje. De kleur van dit vinkje geeft aan, wat de status van het bericht zelf is: grijs = geen retourbericht, groen = goedgekeurd, rood = afgekeurd. Het originele bericht is te downloaden door te klikken op de diskette rechts, de overeenkomstige rapportage door te klikken op het groene pijltje ernaast. Mouse-over geeft aanvullende informatie over bijbehorende tijdstippen. Omdat de status weer is veranderd (In zorg is Actief wachtend), zijn de te kiezen opties voor het maken van een nieuw bericht hierop aangepast: Zie voor de verschillende betekenissen en gebruik van deze mutaties in de desbetreffende handleiding(en). Bij de opties Cliënt wil nu de zorg of ondersteuning nog niet - 12 en Aanbieder kan nu de zorg of ondersteuning nog niet leveren - 18 is het mogelijk om een AAT (Aanvraag Aangepaste zorgtoewijzing) toe te voegen. Pagina 73 / 122

74 Mutatieberichten: soorten MUT berichten uitgelegd en index (WLZ) In het electronisch berichtenverkeer zijn er vaste combinaties van de "reden mutatie"en de "leveringsstatus". De combinatie van deze twee zijn bepalend voor de vervolgactie van het zorgkantoor. Ook andere combinaties, zoals bijvoorbeeld tussen AAT en soort toewijzing, zijn aan restricties gebonden. Het afdwingen van onderhavige regels of het tonen van een signalering in de applicatie is niet altijd mogelijk. Basis kennis hierover dient bij de instelling aanwezig te zijn. De in de diverse handleidingen gegeven voorbeelden zijn niet uitputtend en dienen slechts als aanreiking aan de gebruiker. Redenen mutatie en mogelijke leveringsstatus Leveringsstatussen MUT-berichten kunnen de volgende leveringsstatussen hebben: Actief wachtend: status die aangeeft dat de client de toegewezen zorg wil ontvangen, maar niet krijgt. Niet actief wachtend: status die aangeeft dat de client de toegewezen zorg wil ontvangen van de voorkeursaanbieder en op de voorkeursaanbieder wil wachten. Niet wachtend: status die aangeeft dat de client de toegewezen zorg nu nog niet wilt ontvangen. Einde zorgvraag: status die aangeeft dat de client de toegewezen zorg niet (meer) ontvangt en de zorgtoewijzing is afgesloten. Bijvoorbeeld door overlijden of zorgweigering. Pagina 74 / 122

75 Index Indien alle combinaties gemaakt worden, ontstaan de volgende mogelijke situaties: MUT 2: Overlijden - Wanneer er nog geen MAZ bericht is aangemaakt. MUT 2: Overlijden - Wanneer er al wel een MAZ bericht is aangemaakt. MUT 12: Cliënt wil de zorg (nog) niet: Einde zorgvraag. MUT 12: Cliënt wil de zorg (nog) niet: Slapend wachtend. MUT 12: Cliënt wil de zorg (nog) niet: aanvraag Aangepaste zorgtoewijzing (AAT). MUT 17: Overplaatsing (er is een MAZ). MUT 18: Aanbieder kan de zorg (nog) niet leveren: Wens wachtend. MUT 18: Aanbieder kan de zorg (nog) niet leveren: Actief wachtend. MUT 18: Aanbieder kan de zorg (nog) niet leveren: Aanvraag aangepaste zorgtoewijzing (AAT). MUT 19: Levering zorg is beëindigd: Einde zorgvraag: Zorgtoewijzing sluiten. MUT 20: Levering zorg is beëindigd: Slapend wachtend: Zorgtoewijzing aanhouden. MUT 21: Overdracht zorgtoewijzing (er is geen MAZ): Slapend wachtend. Het aanmaken van MAZ of de verschillende MUT berichten geschiedt op dezelfde wijze: zoek de client via het Dashboard of het menu Client. Klik door op de beschikbare legitimatie en ga naar het envelopjes-icoon tbv 'zorgtoewijzing aanpassen'. Pagina 75 / 122

76 Aan de hand van de status van de toewijzing ziet de applicatie welke opties beschikbaar zijn in de aangegeven situatie. In dit geval (er is een MAZ) verschijnen de volgende opties: De gewenste keuze is een 'Overplaatsing, er is een MAZ of ondersteuning - 17': Om het bericht correct te kunnen aanmaken dienen de mutatiedatum (1) en de bestemming AGB (2) te worden ingevuld. Daarna het proces vervolgen dmv de knop Voorbeeld bijwerken. Pagina 76 / 122

77 De ingevoerde AGB code is zichtbaar en de mouse over (1) geeft de naam van de instelling weer. Klik op Bericht klaarzetten om door te gaan. De applicatie keert terug naar het legitimatiescherm van de cliënt. Te zien is dat de MUT is toegevoegd en voorzien van de signalering 'Bericht staat klaar om verzonden te worden.' (1). Zolang het bericht nog niet is aangemaakt vanuit Taken op het Dashboard, kan het bericht via het prullenbakje (2) eenvoudig worden verwijderd. Ook is te zien dat de einddatum van de Pagina 77 / 122

78 reguliere ZZP is aangepast aan de mutatiedatum (3) en dat de status op 'Einde zorgvraag' is gezet (4). Retourbericht met afkeur Na het inlezen van het retourbericht kunnen de details worden bekeken. Dit is vooral van belang op moment dat er sprake is van afkeur. Als een onderdeel van het bericht voor een bepaalde client niet akkoord wordt bevonden, worden alle berichten mbt deze client afgekeurd en moet het bericht opnieuw en eventueel gecorrigeerd worden aangemaakt. In het bericht wordt een cijfercode gegeven, die aangeeft wat de fout is. Deze cijfercode begint in principe altijd met 90 en staat voor Technische Regel. Verdere uitleg kan worden gevonden op istandaarden.nl (zoek op Technische Regels en klik op Documenten bij de desbetreffende versie). Zoek vervolgens op de laatste 2 cijfers van het nummer van de afkeur (bijv 9076 wordt 76). LET OP! M.b.t. MUT 17 en 21: elke maand wordt vanaf istandaarden.nl de actuele lijst van toegestane AGB-codes binnen het berichtenverkeer opgenomen. AGB-codes die niet in deze lijst voorkomen, kunnen niet worden gebruikt want ze veroorzaken afkeur (TR100). In zo'n geval dient de onderhavige instelling zelf toelating voor het berichtenverkeer aan te vragen. Pagina 78 / 122

79 Een AAT aanmaken (iwlz 2.0) Door middel van een AAT (Aanvraag Aangepaste Zorgtoewijzing) is het mogelijk om de inhoud van een zorgtoewijzing te wijzigen of aanpassingen te doen in de verdeling van een zorgzwaartepakket over meerdere zorgaanbieders. Een AAT mag alleen aangemaakt worden door de instelling die geldt als dossierhouder (in het geval van VPT en Verblijf) of als Coördinator Zorg Thuis (in het geval van een MPT). Deze aanvraag hoeft niet, zoals dit in eerdere versies van de iwlz verplicht was, samen te gaan met een mutatiebericht (MUT). Beide berichten worden apart en volledig aangemaakt, in dezelfde volgorde als voorheen, en samengevoegd bij het klaarzetten via het Dashboard. Met een AAT kan het volgende gewijzigd worden: Zorgprofiel (ZZP-code) Leveringsvorm (MPT, VPT en Verblijf) Dossierhouder/Coördinator Zorg Thuis * Extra kosten thuis Toeslag overig Toeslag beademing Soort * Aanpassen toegewezen percentage Ook zijn er aanpassingen aan te brengen in de verdeling van het toegewezen ZZP over verschillende zorgaanbieders. * Sommige wijzigingen dienen met een Vecozo notitie bij het zorgkantoor te worden aangevraagd. Dit geldt op moment dat alleen de Dossierhouder/Coördinator Zorg Thuis dient te worden gewijzigd of in het geval dat er sprake is van een aanvraag voor een Administratieve toewijzing. LET OP! Bij het handmatig indienen van een notitie kan het voorkomen dat dit direct door Vecozo technisch wordt afgekeurd. Dit kan gebeuren wanneer de indiener van het bericht hiertoe bij Vecozo niet de juiste autorisatie heeft. Navraag hierover bij Vecozo kan opheldering geven. LET OP! In verband met de technische specificaties van een AAT is het NIET mogelijk om deze in te trekken. Ten behoeve van een wijziging of correctie kan alleen een nieuwe AAT worden aangemaakt. Pagina 79 / 122

80 Om een AAT aan te maken, open je allereerst het betreffende indicatiebesluit waarvoor de aangepaste toewijzing moet worden aangevraagd. Deze is te openen via het Administratief overzicht van de cliënt. Klik door op de betreffende legitimatie. Om een aanpassing aan te maken door middel van een AAT, klik je op het icoontje met de pijl en envelop. Pagina 80 / 122

81 1. Kies allereerst voor de optie Aanvraag aangepaste toewijzing. 2. Vul de gegevens in die gewijzigd dienen te worden. Afhankelijk van de gekozen opties, verschijnen aanvullende opties indien deze benodigd zijn. Zo verschijnen bij de Leveringsvorm 'MPT' de extra opties 'Doelmatig' en 'Verantwoord', maar blijven deze verborgen bij de leveringsvormen waarbij deze vragen niet van toepassing zijn. 3. Wanneer je alle gegevens hebt ingevoerd klik je op het plusje bij 'Aanvraag instellingen' om per betrokken zorgaanbieder de benodigde gegevens in te voeren. Pagina 81 / 122

82 Onder 'Aanvraag instellingen' is aan te geven aan welke zorgaanbieder(s) de aangepaste toewijzing moet worden toegewezen en of dit Reguliere zorg of Overbruggingszorg betreft. Ook moeten de gewenste begindatum en eventuele einddatum ingevuld worden. Tenslotte dient het toewijzingspercentage ingevuld te worden. Als er bij de leveringsvorm MPT sprake is van een bijzondere situatie waarvoor meer budget nodig is en/of de zorg door meer aanbieders geleverd zal worden, dan zal dit percentage niet 100% zijn. Bij het extra budget is een landelijke tabel nodig waarin per zorgprofiel is vastgelegd welk bedrag 100% vertegenwoordigt. Als er sprake is van een verdeling van de zorglevering over meer aanbieders, vraagt de zorgaanbieder per aanbieder het gewenste zorgtoewijzingspercentage aan. Als alles ingevuld is, klik je op Toevoegen. Tenslotte klik je op Voorbeeld bijwerken, zodat onderin het scherm zichtbaar wordt hoe de nieuwe toewijzing eruit gaat zien. Pagina 82 / 122

83 Indien het voorbeeld eruit ziet zoals gewenst is, klik je op Bericht klaarzetten. Deze aanvraag wordt verstuurd middels een AW39-bericht, oftewel een MUT-bericht. Dit bericht verschijnt dus vervolgens op het Dashboard, in de map MUT-bericht aanmaken (iwlz). Via deze map is het bericht klaar te zetten en kan hij worden verzonden naar het Zorgkantoor. Voor uitleg over het klaarzetten van berichten op het Dashboard, kan je deze handleiding bekijken. AAT tbv aanpassen 1% mbt MPT toewijzingen Op moment dat nog niet helemaal duidelijk is hoeveel zorg er gewenst is binnen een MPT toewijzing, zal het zorgkantoor een AW33 afgeven met een percentage van 1%. Nadat alle financiële gegevens zijn ingevuld, is in het zorgarrangement goed te zien welk percentage dit van het totale budget (7 x tarief = budget per week) inneemt. Uitgaande van een toewijzing voor VV5 met een budget van en een percentage van 1% en een ingevuld zorgarrangement verschijnt het volgende overzicht: Pagina 83 / 122

84 Vergeleken met het budget van 1% ( 14,00) heeft het ingevulde zorgarrangement een waarde van 5041,6%. Vergeleken met het maximale budget ( 1.400,00) is dit (afgerond naar boven!) 51%. De AAT kan dan voor dit percentage worden aangevraagd. LET OP! Het toegewezen percentage in de toewijzing maakt GEEN deel uit van de gegevens die in een MAZ bericht naar het zorgkantoor worden gestuurd. Wanneer de zorg direct wordt aangevangen, kan op hetzelfde moment een MAZ worden aangemaakt en verstuurd. Wanneer voor het versturen van de AAT een MUT bericht wordt gebruikt met dezelfde mutatiedatum als de startdatum in de MAZ, wordt deze beperkt tot 1 dag en wordt de LS aangepast van In zorg naar de LS van de MUT. Daardoor worden er geen financiële boekingen na de startdatum meer aangemaakt en derhalve ook niet gedeclareerd. Pagina 84 / 122

85 MPT's Met ingang van april 2018 worden MPT's als ZZP toewijzing met de leveringsvorm MPT afgegeven door het Zorgkantoor. Daarnaast kunnen toewijzingen met een andere leveringsvorm via een AAT omgezet worden naar een MPT. Ook bij een toewijzing van 1% is het werkelijk te leveren percentage aan te vragen dmv een AAT. Meer informatie over het aanmaken van een AAT is in deze handleiding te vinden. De informatie hieronder behandelt de te nemen stappen bij een MPT zodra de toewijzing als MPT in Ons Administratie weergegeven staat. Achtergrond bij berekening te arrangeren zorg Net als bij andere ZZP-toewijzing geldt ook voor een MPT dat de toegewezen ZZP gelijk staat aan een bepaald toegekend tarief. Indien er een MPT met een percentage van 70% wordt toegekend, betekent dit dat er een of meer prestaties mogen worden gedeclareerd tot een bedrag dat maximaal 70% bedraagt van het tarief dat voor de ZZP prestatiecode op basis van PGB in de Rekenmodule iwlz 2.0 (tabblad PGB tarieven) is vastgesteld. Registratie via zorgregels Omdat er bij MPT's met losse prestaties gewerkt wordt die in tijd gedeclareerd dienen te worden, dienen deze prestaties geregistreerd te worden via zorgregels. Omwille van deze registratie is het van belang dat de gebruikte uursoorten gekoppeld zijn aan de toegewezen ZZP's en tevens aan de juiste losse prestatie(s) die gedeclareerd worden. Meer uitleg over deze uursoortinrichting is te vinden in deze handleiding. Omdat in eerste instantie de uursoorten veelal aan diverse ZZP codes dienen te worden gekoppeld, is hiervoor een aparte xml-import beschikbaar. Arrangeren: Signalering op over- of onderschrijdingen Bij het arrangeren van de MPT-zorg wordt er net zoals bij andere financieringsvormen, ook bij de MPT gesignaleerd op over- of onderschrijdingen van de legitimatie. Bij de MPT gebeurt dit specifiek op de overschrijding van het toegekende percentage van het totale ZZP-tarief op basis van PGB. Als er een apart tarief is afgesproken met de zorgverzekeraar/het zorgkantoor, kan dit tarief handmatig bij de client worden ingevoerd. Op basis van het geldende tarief signaleert het arrangement bij de client op de ingeplande zorg ten opzichte van het toegewezen percentage van het totale tarief. Pagina 85 / 122

86 Invoeren MPT-waarde bij client met MPT toewijzing Ga naar via het tabblad 'Overzicht', via het onderdeel 'Zorglegitimaties' naar het WLZindicatiebesluit van de client. Selecteer hier via het 'instellingen-icoontje' naar het instellingenscherm waar specifieke instellingen rondom de toewijzing te configureren zijn. Onderaan de pagina is het veld 'MPT-waarde' te vinden. Hier is het maximale (100%) tarief in te geven dat geldt voor de toegewezen ZZP op basis van de gemaakte afspraken in euro's per week. Van dit tarief wordt het percentage berekend dat de zorgorganisatie daadwerkelijk mag declareren. De signaleringen in het arrangement zijn gebaseerd op dit percentage. Overzicht legitimatie Op het tabblad Overzicht wordt de ZZP en het bijbehorende tarief getoond. Het toegekende bedrag wordt uitgerekend op basis van het toegekende percentage en het MPT-bedrag (het 100%-bedrag). Indien er een tarief is ingevuld in de legitimatie, wordt hiervoor het ingevulde Pagina 86 / 122

87 tarief gebruikt. Indien er geen tarief is ingevuld, wordt het standaard NZA tarief gebruikt voor de berekening. Vergelijking zorgarrangement Om in het zorgarrangement de gearrangeerde uursoorten te kunnen vergelijken met het budget dat door het percentage van de MPT toewijzing wordt gevormd, is het noodzakelijk dat: - de MPT waarde is gevuld - de gekozen uursoort is gekoppeld aan de ZZP code van de toewijzing (financiering), inclusief het te declareren product (prestatiecode) - de gekoppelde prestatiecode een tarief heeft op basis van de juiste AGB code en debiteur (zorgkantoor). Door op Uitgebreide weergave te klikken worden de details zichtbaar: Pagina 87 / 122

88 Declareren MPT MPT-declaraties worden op basis van de registraties bij de client via de AW319 aangeleverd bij het zorgkantoor. In deze handleiding is informatie te vinden over de inrichting van het AW319-exportprofiel. MPT op andere AGB-code declareren dan overige WLZ-zorg Krijgt jouw zorgorganisatie voor één cliënt gelijktijdig op twee verschillende AGB-codes zorg toegewezen, bijvoorbeeld een deel verblijf en een deel MPT? In dat geval is het noodzakelijk om per relevante AGB-code een uursoortfinanciering toe te voegen. In deze handleiding is hier meer informatie over te vinden. Pagina 88 / 122

89 Berichten aanmaken bij een "geveegd" indicatiebesluit Wanneer er een nieuw indicatiebesluit wordt afgegeven, wordt het tot dan geldige besluit "geveegd". Dat wil zeggen dat dit besluit van een einddatum wordt voorzien, die 1 dag ligt voor de startdatum van het nieuwe besluit. Daarmee wordt dit oude besluit en alle onderliggende toewijzingen ongeldig, aangezien er op een moment maar een legitimatie geldig kan zijn. Dit vegen van het besluit betekent ook dat in ONS Administratie de mogelijkheid tot het maken van berichten voor de onderliggende toewijzingen wordt gestopt. In het geval dat er toch nog een bericht moet worden aangemaakt, is dit mogelijk te maken door op het rader-icoontje in de rechterbovenhoek te klikken. Hiermee schakel je het berichtenverkeer voor deze legitimatie aan of uit. Door het schuifje bij de optie "Berichtenverkeer" aan te zetten en op Opslaan te klikken, verschijnen bij de onderliggende zorgeenheden het envelopjes-icoontje om berichten te maken weer. Het schuifje blijft net zo lang uit, totdat het weer wordt aangezet en op Opslaan wordt geklikt. Pagina 89 / 122

90 WLZ: Cliënten uit zorg melden Als de zorgopname wordt beëindigd, zal dat bij nog geldige zorgtoewijzingen betekenen dat deze ook dienen te worden afgemeld bij het zorgkantoor via het electronisch berichtenverkeer. Bij overlijden van de client (MUT02 Overlijden) zorgt de applicatie automatisch voor het aanmaken van het(de) benodigde bericht(en) zodra de laatste zorgdatum bij de client wordt ingevuld. In andere gevallen is een handmatige actie vereist. Controle of het juiste bericht is aangemaakt, is altijd aan te bevelen. Pagina 90 / 122

91 Legitimatie-aanvragen administratief vastleggen Het aanvragen van legitimaties kan administratief worden vastgelegd buiten het berichtenverkeer om. Hiervoor wordt handmatig een aanvraag aangemaakt, zoals onderstaand wordt beschreven. LET OP! M.b.t. het aanvragen van iwmo cq ijw legitimaties geldt een andere handleiding. Klik hier om naar deze handleiding te gaan. Navigeren Zoek de betreffende cliënt op en klik op het tabblad 'overzicht' op 'Aangevraagde legitimaties'. Klik vervolgens op 'Nieuwe legitimatie aanvraag toevoegen...' Pagina 91 / 122

92 Gegevens invoeren 1. Selecteer of de aanvraag als verwerkt moet worden gemarkeerd. In het overzichtsscherm van de legitimaties wordt deze legitimatie al dan niet zichtbaar. 2. Selecteer de aanvraagdatum en verwachte datum. 3. Selecteer de juiste financiering. 4. Selecteer het herindicatie type. 5. Voeg de functie toe. Door op 'voeg een nieuw item toe...' te klikken, verschijnt een selectiekolom. De functie dient wel als 'Declareerbaar' te zijn ingericht onder de instellingen van de zorglegitimatie. 6. Voeg eventueel een notitie toe. 7. Voeg eventueel een bijlage toe, bijvoorbeeld een scan van een papieren versie. 8. Controleer de gegevens en klik tot slot op opslaan. Pagina 92 / 122

93 Overzicht De aanvraag is na opslaan zichtbaar in het overzicht met aangevraagde legitimaties in het overzichtscherm van de cliënt. Archiveren Pagina 93 / 122

94 Nadat de nieuwe zorgtoewijzing is ingelezen, kan de aanvraag worden gearchiveerd door op het grijze rondje achter de aanvraag te klikken. Pagina 94 / 122

95 Bulk MAZ bij ingebruikname iwlz 2.0 standaard In april is de iwlz 2.0 standaard van kracht geworden. Zorgorganisaties ontvangen van zorgkantoren nieuwe indicaties ter vervanging van de al bestaande indicaties. Indicatiebesluiten die een voortzetting vormen van de zorg die al verleend werd, kunnen onder bepaalde voorwaarden in Ons Administratie via een bulk MAZ-knop gezamenlijk gemaz'd worden. In deze handleiding is meer informatie over de werking van deze knop te vinden. Wat is het effect van het inzetten van de bulk MAZ-knop? De knop is herhaaldelijk in te zetten en zorgt er na elke keer dat de knop gebruikt wordt, voor dat Ons Administratie alle ingelezen toewijzingen in de nieuwe standaard onderzoekt en beoordeelt op de mogelijkheid om automatisch een MAZ voor het bericht klaar te zetten. Er wordt alleen automatisch een MAZ aangemaakt als een indicatiebesluit aan de beide onderstaande voorwaarden voldoet: Het indicatiebesluit heeft een ingangsdatum van 1 april en een toewijzingsdatum van 31 maart, 1 april of 2 april. Er is in het verleden in Ons Administratie al een MAZ-bericht aangemaakt voor het besluit. Waar bevindt de bulk MAZ-knop zich? De bulk MAZ-knop bevindt zich helemaal onder in het scherm 'Langdurige zorgvoorkeuren': Beheer -> Instellingen -> Overige instellingen -> Langdurige zorgvoorkeuren De knop is te herkennen aan de kop 'Transitie WLZ 2.0: MAZ aanmaken voor conversie toewijzingen. Pagina 95 / 122

96 Druk je op de knop, dan verschijnt er een pop-up ter bevestiging. Via 'Genereer MAZ-berichten' wordt de bulk MAZ-actie daadwerkelijk in gang gezet. Nadat de actie voltooid is, verschijnt de tekst 'De MAZ-berichten zijn aangemaakt', zie rapport voor details'. Pagina 96 / 122

97 Excel-rapportage Bij de knop wordt een Excel-rapportage opgeleverd, waarin voor alle ingelezen indicatiebesluiten terug te vinden is welke ZZP's en functies gemazd zijn, maar ook welke besluiten niet gemaz'd zijn, bijvoorbeeld omdat er geen functie of ZZP gemaz'd was voorafgaand aan de transitieperiode. Deze toewijzingen dienen alsnog handmatig verwerkt te worden. De informatie is opgedeeld in vier tabbladen: Overzicht MAZ-berichten voor ZZP's (zie afbeelding hierboven) MAZ-berichten voor functies Overgeslagen Problemen (zie de afbeelding hieronder) Let op! Het is mogelijk dat de Excel-rapportage vanuit de browser geopend wordt in een onleesbare tekenreeks. In dit geval raden we aan om het bestand te downloaden en vanuit het eigen device opnieuw in Excel te openen. Pagina 97 / 122

98 MAZ-berichten klaargezet op dashboard De aangemaakte MAZ-berichten worden na de bulk-maz klaargezet op het dashboard via de signalering Maz-bericht aanmaken. Deze kunnen gedownload worden en aangeleverd bij Vecozo of klaargezet worden in de Berichtenbox. Legitimaties met een ingangsdatum van 1 april moeten uiterlijk 13 april 2018 gemaz d zijn. Pagina 98 / 122

99 Coördinator zorg thuis of dossierhouder wijzigen Als bij een iwlz-toewijzing alleen de Coördinator zorg thuis of de dossierhouder wijzigt, dan hoeft dit niet langer via een AAT verstuurd te worden. In plaats daarvan kan dit nu via het VECOZO-notitieverkeer verstuurd worden, waarna de zorgaanbieder en het zorgkantoor dit aan kunnen passen in hun systeem. De aanpassing kan in Ons doorgevoerd worden bij wijzigen berichtverkeer (zie deze handleiding), daar verschijnt een optie om de Dossierhouder of Coördinator zorg thuis te wijzigen. LET OP! Deze wijziging moet altijd eerst doorgegeven worden via het VECOZO notitieverkeer. Het wijzigen van de Coordinator Zorg Thuis of de Dossierhouder kan via de legitimatie van de cliënt. Daar is de optie "Wijzig de dossierhouder" toegevoegd. In dit veld kan op basis van AGB-code gezocht worden. Na de wijziging wordt geen bericht verstuurd, omdat dit niet meer via het berichtenverkeer verloopt. Pagina 99 / 122

100 Configuratie-opties rondom legitimaties Pagina 100 / 122

101 Indicatiebesluit of beschikking (ingelezen via menu Beheer) aanpassen of verwijderen Om een (onderdeel van een) indicatiebesluit of beschikking te verwijderen is een extra stap nodig: dit om te voorkomen dat er per ongeluk fouten worden gemaakt. De optie aanzetten om een geheel besluit te verwijderen 1. Ga naar Beheer --> Instellingen --> Overige instellingen --> Algemene instellingen (onder het kopje 'beleidsprofielen'). 2. Vervolgens is onder aan de pagina de optie te zien om ingelezen indicatiebesluiten en beschikkingen te verwijderen. Vink deze optie aan en klik op opslaan. 3. Het is mogelijk om slechts een deel van het indicatiebesluit te verwijderen. De tweede optie werkt op dezelfde manier t.b.v. geïmporteerde legitimaties. Let op: deze optie is per gebruiker per sessie geldig en is alleen beschikbaar voor de applicatiebeheerder. Dit houdt in dat wanneer een applicatiebeheerder de optie heeft aangezet, deze optie aan blijft staan voor dezelfde applicatiebeheerder tot het moment dat deze uitlogt uit de applicatie. Bij een volgende inlog zal deze optie, indien benodigd, wederom moeten worden aangezet. N.B. Het wijzigen van gegevens binnen de legitimatie, toewijzing of beschikking is niet mogelijk. Pagina 101 / 122

102 Navigeren naar het indicatiebesluit of de beschikking Ga naar de cliënt --> klik op 'Zorglegitimaties' --> en klik op het indicatiebesluit of de beschikking. Verwijderen Wanneer u er zeker van bent om het indicatiebesluit of de beschikking te verwijderen, kan dat gedaan worden door op het rode kruisje te klikken. Voor de toewijzingen onder een indicatiebesluit geldt, dat ze ook apart kunnen worden verwijderd, waarbij de overige en het legitimatiebesluit zelf blijven bestaan. Lees de waarschuwing en bevestig uw keuze. Voltooid Het indicatiebesluit of de beschikking is verwijderd. Pagina 102 / 122

103 Het versturen van MAZ/MUT berichten voor een specifiek indicatiebesluit in- of uitschakelen Het berichtenverkeer kan in- of uitgeschakeld worden per indicatiebesluit of beschikking. Klik in de legitimatie op het radartje-icoontje. Hiermee kun je het berichtenverkeer in- of uitschakelen. In het vervolgscherm verschijnt een schuificoontje waarmee je het berichtenverkeer voor de legitimatie/beschikking kunt in- of uitschakelen. Pagina 103 / 122

104 Berichtenbox Pagina 104 / 122

105 Wat houdt de Berichtenbox in? Met de Berichtenbox in Ons Administratie kunnen berichten op eenvoudige en veilige wijze met VeCoZo worden uitgewisseld. Dit betreft berichten volgens de standaarden zoals deze gebruikt worden voor legitimaties en declaraties. Hierdoor is het niet meer nodig om berichten handmatig van VeCoZo te downloaden, op te slaan en in Ons Administratie te uploaden. Ook hoeven deze berichten niet vanuit Ons Administratie gedownload te worden, vervolgens te worden opgeslagen en te worden geüpload bij VeCoZo. Dit scheelt niet alleen handelingen; ook de kans op het maken van fouten wordt verkleind. Daarnaast worden de cliëntgegevens niet meer op een lokale computer opgeslagen, wat vanuit privacy-oogpunt wenselijk is. Op welke plek in het proces biedt de Berichtenbox uitkomst? Zorgtoewijzingen bij VeCoZo > Berichtenbox > zorgtoewijzing bij cliënt in Ons Administratie. Acties van zorgtoewijzing bij cliënt in Ons Administratie > dashboard > Berichtenbox > VeCoZo. Declaraties in Ons Administratie > Berichtenbox > VeCoZo. Retourberichten vanuit VeCoZo > Berichtenbox > verwerking in Ons Administratie. Retourberichten vanuit Ons Administratie > Dashboard > Berichtenbox > verwerking bij VeCoZo. AGB-codes en koepelcodes De werking van de Berichtenbox is gebaseerd op alle AGB-codes die in de applicatie ingevoerd zijn via AGB-codes en BTW-nummers beheren. Per AGB-code kan ingesteld worden welke berichttypen per legitimatietype verstuurd/ontvangen moeten kunnen worden via de Berichtenbox. Daarnaast is het ook mogelijk om gebruik te maken van een koepelcode. De AGB-code van de koepelcode fungeert dan als een overkoepelende code waaronder meerdere AGB-codes vallen. De instellingen voor de AGB-code van de koepelcode gelden dan voor alle AGB-codes die onder de koepelcode vallen. Informatie over de configuratie van de AGB-codes in de Berichtenbox staat omschreven in de handleiding Configuratie van de Berichtenbox. Kan de Berichtenbox ook in de testomgeving gebruikt worden? Nee, het is niet mogelijk om de Berichtenbox in de testomgeving te gebruiken. Dit is ter voorkoming van onherstelbare en onjuiste situaties. Het is te vergelijken met het verwerken van legitimaties en declaraties in de testomgeving en die bestanden bij VeCoZo als productie aan te leveren; de statussen worden onjuist en zullen voor fouten zorgen. Pagina 105 / 122

106 Welke standaarden worden ondersteund? Momenteel worden de volgende standaarden ondersteund: Zorgtoewijzing (AW33/AW34) Zorgtoewijzing (WMO301/WMO302) Zorgtoewijzing (JW301/JW302) MAZ (AW35/AW36) MUT (AW39/AW310) MAZ (WMO305/WMO306) MUT (WMO307/WMO308) MAZ (JW305/JW306) MUT (JW307/JW308) WLZ/ ZVW declaratie (AW319/AW320) WMO declaratie (WMO303/WMO304) JW declaratie (JW303/ JW304) JW GGZ declaratie (JW321/JW322) MSVT declaratie (OS301/OS302) DBC declaratie (ZH308/ZH309) DBC onderhanden werk (ZH310/ZH311) Basis- en gespecialiseerde GGZ declaraties en retourberichten (GZ321 / GZ322) Forensische zorg declaraties en retourberichten (FZ303/FZ304) Paramedische eerstelijnszorg declaraties en retourberichten (PM304/PM305) Het is nog niet mogelijk om gebruik te maken van PDF-bestandsuitwisseling. Pagina 106 / 122

107 Configuratie van de Berichtenbox In dit artikel leggen we uit hoe de berichtenbox is te configureren. Rechten Er zijn twee rechten van toepassing: Berichtenbox VeCoZo gebruiken. Deze is nodig om de berichtenbox te kunnen gebruiken. Applicatiebeheer. Deze is nodig om de berichtenbox te kunnen configureren. Certificaat aanvragen VECOZO verzorgt de communicatie tussen ketenpartijen (zorgverzekeraars, zorgkantoren, gemeentes) en zorgaanbieders. Om deze communicatie te waarborgen is het noodzakelijk om een systeemcertificaat aan te vragen en in Ons Administratie te installeren. Het aanvragen van het VECOZO systeemcertificaat wordt in dit artikel beschreven. Certificaat installeren voor gebruik in de Berichtenbox Als het certificaat is aangevraagd, kan deze in de berichtenbox worden geïnstalleerd. Bij de configuratie komen drie aspecten aan bod: Het uploaden van een of meerdere certificaten. Het configureren van de AGB-codes. Het selecteren van de berichtstromen, die met het certificaat overeen komen. Navigatie en schermindeling Ga naar Beheer > Instellingen > Overige instellingen > Berichtenbox. Pagina 107 / 122

108 Er wordt een overzichtsscherm getoond met daarin alle AGB-codes die in de applicatie geconfigureerd zijn. Het scherm toont een tweedeling. Boven in beeld worden de AGB-codes getoond waarvoor de berichtenbox is geconfigureerd. In dit voorbeeld is dat nog niet het geval en staan deze dus onder in beeld. Certificaat uploaden Met het plus-icoon is een certificaat te uploaden. Doe dit voor de AGB-code waarvoor je een certificaat hebt aangevraagd. Maak je gebruik van een koepelcode, selecteer dan die code. Pagina 108 / 122

109 Upload het certificaat dat je hebt ontvangen van VECOZO en hebt geëxporteerd vanuit je browser. Vul ook het door jou bedachte wachtwoord van het certificaat in. Klik tot slot op Certificaat uploaden. Op de overzichtspagina is te zien dat voor deze AGB-code een certificaat is geüpload, aangezien deze nu onder 'Geconfigureerde AGB-codes' is genoemd. Ook is te zien tot wanneer dit certificaat geldig is. Berichtenbox per AGB-code configureren In deze stap configureren we: Welke berichtstromen we voor het certificaat inschakelen. Welke andere AGB-codes ook gebruik maken van hetzelfde certificaat (koepelcode). Het gebruik van koepelcodes is optioneel. Alleen bij AGB-codes waar een certificaat is geüpload, kan de berichtenbox worden geconfigureerd. Klik op het bewerk-icoon. Pagina 109 / 122

110 Certificaat vernieuwen Boven in het scherm bestaat de mogelijkheid om een nieuw certificaat te uploaden. Dit is te gebruiken als het bestaande certificaat (bijna) is verlopen. Het uploaden werkt op dezelfde wijze. Deze optie is niet zichtbaar in bovenstaande afbeelding en wordt niet verder in deze handleiding toegelicht. Berichttypen selecteren Linksonder in beeld is te selecteren voor welke berichttypen het certificaat gebruikt dient te worden. Let op: Het is van belang dat de berichtstromen exact overeenkomen met de machtigingen zoals deze bij VECOZO voor dit certificaat zijn aangegeven. Koepelcode gebruiken Indien deze AGB-code als koepelcode gebruikt wordt, kan je hier de andere AGB-codes selecteren die ook van dit certificaat gebruik maken. Op basis van de hier geselecteerde AGBcodes wordt dit certificaat gebruikt om de berichten naar VECOZO te versturen. Het ophalen van berichten voor andere AGB-codes is onafhankelijk van de geselecteerde AGB-codes en wordt alleen gedaan op basis van de koepelcode. Sla tot slot de wijzigingen op. Pagina 110 / 122

111 Op de overzichtspagina zien we nu in dit voorbeeld dat: De AGB-code als koepelcode gebruikt wordt, met daaronder de geselecteerde AGB codes. De berichtstromen die geselecteerd zijn (WMO / JW). Deze berichtstromen géén verbinding kunnen maken met VECOZO. Dit kan komen omdat het certificaat niet geldig is, het certificaat niet voor deze AGB-code geldig is, de berichtstromen niet voor dit certificaat geldig zijn, of een combinatie hiervan. In een juiste situatie worden de berichtstromen groen weergegeven. Alleen voor berichtstromen die groen weergegeven zijn, is berichtenverkeer via de berichtenbox mogelijk. Voltooid Na deze stappen is de configuratie voltooid en kan je de berichtenbox gebruiken. Pagina 111 / 122

112 De Berichtenbox gebruiken Met de Berichtenbox worden legitimatie- en declaratieberichten via VeCoZo opgehaald en aangeleverd. Zodra de configuratie is voltooid, is de Berichtenbox te gebruiken. Navigatie en indeling van het menu Ga naar Beheer > Berichtenbox. Indeling van het menu De Berichtenbox is ingedeeld in de volgende 4 segmenten: Inbox Outbox Archief Berichten ophalen De segmenten Inbox, Outbox en Archief zijn vervolgens onderverdeeld in soorten berichten. Indien er een getal wordt weergegeven achter een segment, dan toont dat getal het totaal Pagina 112 / 122

113 aantal berichten aan dat nog verwerkt dient te worden binnen dat segment. Indien er een getal wordt weergegeven achter een soort bericht, bijvoorbeeld 'Zorgtoewijzing', dan toont dat getal het aantal berichten aan dat nog verwerkt dient te worden van dat soort bericht. De soorten berichten in de segmenten Inbox en Outbox tonen enkel de berichten van de afgelopen 7 dagen. Hieronder zullen de segmenten en de bijbehorende soorten berichten verder worden toegelicht. Inbox 1. De inbox-overzichtspagina toont alle vanaf VeCoZo opgehaalde berichten, dus de zorgtoewijzingen, retourberichten en eventuele foutberichten. 2. Binnengekomen zorgtoewijzingen zijn hier zichtbaar. 3. Binnengekomen retourberichten zijn hier zichtbaar. 4. In specifieke uitzonderingssituaties kan het voorkomen dat iwmo- en ijw-berichten worden uitgewisseld met VeCoZo waarbij er technische of inhoudelijke fouten in berichten aanwezig zijn. Zie voor meer details het kopje onderaan dit artikel "toelichting op foutberichten". Outbox 5. De outbox-overzichtspagina toont alle te versturen berichten, dus de MAZ, MUT, Facturen, Onderhanden werk (DBC) en te versturen retourberichten. 6. Verstuurde Aanvraag-berichten (iwmo315 en de ijw315), én de nog te versturen Aanvraagberichten zijn hier zichtbaar. 7. Verstuurde, én de nog te versturen MAZ-berichten zijn hier zichtbaar. 8. Verstuurde, én de nog te versturen MUT-berichten zijn hier zichtbaar. 9. Verstuurde, én de nog te versturen Facturatie-berichten zijn hier zichtbaar. 10. Op deze plek worden de berichten getoond waarbij een aanlevering aan de OHW grouper (DBC) verstuurd kunnen worden. Let op: momenteel kunnen de ZH310/ZH311 nog niet worden verzonden en ontvangen door de Berichtenbox. 11. Verstuurde, én de nog te versturen Retourberichten zijn hier zichtbaar. Archief 12. Het archief toont de reeds ontvangen en verstuurde berichten. 13. Een overzicht met alle ontvangen berichten is hierin te zien. 14. Een overzicht met alle verzonden berichten is hierin te zien. Berichten ophalen 15. Met deze knop wordt verbinding gelegd met VeCoZo. Hierbij wordt, afhankelijk van de gemaake configuratie, bij VeCoZo berichten opgevraagd en opgehaald. Deze worden vervolgens automatisch in de inbox geplaatst. Eventuele foutmeldingen bij het ophalen van berichten worden hier getoond. Ook is te zien wanneer de laatste keer was dat berichten opgehaald zijn. Voor onderscheid tussen binnenkomende berichten, te versturen berichten en retourberichten, kan het overzicht met berichtstandaarden geraadpleegd worden. Pagina 113 / 122

114 De Berichtenbox tijdens het reguliere werkproces Hier wordt het gebruik van de Berichtenbox tijdens het reguliere werkproces toegelicht. Met regulier werkproces worden de benodigde stappen bedoeld om berichten te kunnen verwerken vanuit VeCoZo en om berichten te kunnen versturen naar VeCoZo ervan uitgaande dat er geen sprake is van foutberichten of foutmeldingen. Berichten ophalen en verwerken vanuit VeCoZo 1. Om berichten vanuit VeCoZo te kunnen verwerken, dienen ze vanuit VeCoZo opgehaald te worden. Dat is te doen met de knop Berichten ophalen. Met het ophalen van deze berichten worden berichten die klaar staan bij VeCoZo opgehaald én wordt de status van verzonden berichten opgehaald (vergelijkbaar met een ontvangstbevesting). 2. Nadat berichten zijn opgehaald vanuit VeCoZo zijn de volgende details van het bericht zichtbaar: Status - Indien aanwezig, wordt hier de status getoond van het bericht. Deze kan zijn dat het bericht succesvol is ontvangen door de zorgverzekeraar. AGB-code - Dit is de AGB-code (zorgverlener) waarvoor het bericht geldt. Ontvangen - Hier wordt het moment getoond waarop het bericht is ontvangen (dus is opgehaald vanuit VeCoZo). Bij verzonden berichten wordt hier het moment getoond waarop een bericht naar VeCoZo is verstuurd. Genegeerd - Hier is de reden te zien indien het bericht genegeerd is. Deze reden is handmatig ingevoerd. Bij een mouse-over wordt de tekst rood. Uzovi-code - Dit is de code van het zorgkantoor. Dagtekening - Dit is de datum waarop het bericht is gemaakt. 3. Vervolgens kunnen de berichten ingelezen worden. Dat is te doen door naar het soort bericht in de Inbox te gaan en te klikken op de groene knop 'Inlezen'. Door op de knop Inlezen te klikken, wordt het bericht zoals bij VeCoZo bekend is, daadwerkelijk in Ons Administratie verwerkt. In dit voorbeeld zal een AW33-bericht ingelezen worden. Zodra dat is gedaan, zijn de daarin aanwezige zorgtoewijzingen in de applicatie aanwezig. Pagina 114 / 122

115 4. Bij berichten waar sprake is van een retourbericht, is het bijbehorende retourbericht eenvoudig in te zien. Door te klikken op de tweede knop worden, indien aanwezig, details van het bijbehorende bericht getoond. Berichten verwerken en versturen naar VeCoZo. Nadat berichten in de applicatie zijn klaargezet (legitimaties, facturen), kunnen deze naar VeCoZo verstuurd worden. In de outbox zijn de te versturen berichten te vinden. Bericht versturen Het versturen van een bericht is eenvoudig te doen middels de knop Versturen. Hierdoor wordt het bericht dat in Ons Administratie klaarstaat direct naar VeCoZo verstuurd. Het bericht kan 1x verstuurd worden. Indien na het versturen een rood uitroepteken in het bericht wordt getoond, dan geeft dit aan dat het verzenden i.v.m. een verbindingsfout niet is gelukt. Pagina 115 / 122

116 Retourbericht bekijken Bij berichten waar sprake is van een retourbericht, is het bijbehorende retourbericht eenvoudig in te zien. Door te klikken op de tweede knop worden, indien aanwezig, details van het bijbehorende bericht getoond. Specifieke handelingen in de Berichtenbox Hier worden de overige mogelijke handelingen in de Berichtenbox toegelicht. Deze handelingen kunnen relevant zijn indien er bijvoorbeeld wordt afgeweken van het reguliere werkproces of indien er behoefte is aan aanvullende informatie. Inleesrapport bekijken Bij ingelezen berichten is het inleesrapport zichtbaar. Door op deze knop te klikken opent een venster met daarin details van het ingelezen bericht. In deze rapportage wordt, afhankelijk van het soort bericht, algemene berichinformatie, het aanpassingsoverzicht en samenvattingen van cliëntverwerking en totalen getoond. Wanneer het een declaratie betreft wordt er in deze rapportage getoond hoeveel declaraties zijn geaccepteerd en afgekeurd. Pagina 116 / 122

117 Bericht downloaden Indien het wenselijk is dat het betreffende bericht lokaal wordt opgeslagen, bestaat de mogelijkheid om het bestand te downloaden. Bericht negeren Bij nog niet ingelezen berichten bestaat de mogelijkheid om deze te negeren. Dit is te doen door op het kruisje te klikken. Bij het negeren van een bericht is het verplicht om een reden op te geven, zodat later door jezelf en collega's is te zien wat de reden was. Het negeren van een bericht in de Inbox resulteert erin dat het bericht uit de Inbox verdwijnt. Dit is niet nodig in het reguliere proces, maar kan gebruikt worden in uitzonderingssituaties. Het kan bijvoorbeeld voorkomen dat het zorgkantoor een verkeerd bericht heeft gestuurd. Het negeren van een bericht in de Outbox resulteert erin dat het bericht niet verstuurd wordt naar VeCoZo, maar dat de teller met het aantal nog te verwerken berichten wél wordt aangepast. Een dergelijk voorbeeld kan het geval zijn indien bij een testexport van de AW319 de uitval niet is gecontroleerd, wel een productie AW319 is gedaan, maar deze eerst verholpen dient te worden, de gedraaide factuur teruggedraaid dient te worden en daarna opnieuw een productie AW319 gedraaid dient te worden. Hierbij moet het bericht dat klaarstond niet aangeleverd, en dus genegeerd, worden. Pagina 117 / 122

118 Bericht alsnog, of nogmaals inlezen Indien een bericht is genegeerd, maar blijkt dat het bericht alsnog ingelezen dient te worden, dan kan het bericht alsnog ingelezen worden. Dit is te doen door op het betreffende icoontje te klikken. Met dezelfde knop is een bericht opnieuw in te lezen. Dat geldt alleen voor berichten die al wel ingelezen waren, maar waarbij het nodig is om het bericht nog een keer in te lezen. Bericht alsnog versturen Indien een bericht genegeerd is, maar blijkt dat het bericht alsnog verstuurd dient te worden, dan kan het bericht alsnog verstuurd worden. Foutberichten VeCoZo voert op ontvangen iwmo- en ijw-berichten zowel technische als inhoudelijke controles uit. Indien de berichten niet correct gevuld zijn, dan kunnen deze berichten afgekeurd worden door VeCoZo. Deze berichten worden bij de Foutberichten getoond. Voorbeelden hiervan zijn "Afzender is niet bekend bij VeCoZo", "Indienende partij beschikt niet over de juiste rol om voor dit berichttype berichten in te dienen" en "Binnen een bestand zijn dubbele regels niet toegestaan". Bij dergelijke berichten wordt de reden van de fout van het bericht getoond. Een lijst met foutcodes is te vinden onder de documentatie van VeCoZo. Met die informatie kan vervolgens actie worden ondernomen om het probleem te verhelpen. Vanzelfsprekend wordt een foutbericht niet in de applicatie verwerkt.bij het klikken op het bericht-icoon wordt het bijbehorende bericht getoond. Vekits heeft een aantal technische vereisten opgesteld waaraan het bestand moet voldoen. Om te valideren of een (test)bestand technisch correct is kan gebruik worden gemaakt van de validatiemodule van Zorginstituut Nederland. Let er wel op dat deze gegevens geanonimiseerd worden, bijvoorbeeld door het wijzigen van het BSN-nummer, aangezien de validatiemodule niet bedoeld is voor productiedoeleinden. Bij technische fouten zal de validatiemodule per Pagina 118 / 122

119 regel aangeven wat de fout is. In dit geval zal er (meestal) een nieuw bericht moeten komen dat voldoet aan de specificaties. Indien het bericht wordt gevalideerd volgens de validatiemodule, maar de Berichtenbox geeft onverhoopt toch een melding dat het bericht technisch fout is, dan is het handig om een ticket aan te (laten) maken met daarin het.xml bestand zodat we kunnen analyseren of de applicatie het bericht correct verwerkt. Pagina 119 / 122

120 Berichtenbox FAQ Wat als de Berichtenbox aangeeft dat er minstens 100 berichten niet opgehaald zijn vanuit VeCoZo? Indien de Berichtenbox voor het eerst in gebruik wordt genomen gaat de Berichtenbox alle berichten ophalen van de afgelopen 3 maanden. Dit kan erin resulteren dat er meer dan 100 berichten nog in de wachtrij staan om nog opgehaald te worden vanuit VeCoZo. VeCoZo heeft namelijk een maximum van 100 berichten via een systeemcertificaat. Echter kunnen dit ook berichten zijn welke niet via de Ons-applicaties verlopen. Hierbij kan je bijvoorbeel denken aan retourberichten voor hulpmiddelen. De volgende berichten kunnen dan pas weer door de Berichtenbox worden opgehaald wanneer de eerste berichten handmatig zijn opgehaald vanuit VeCoZo. Wat te doen met foutbericht met de omschrijving "UUID is niet uniek (CC08)"? Dit foutbericht wordt gegeven indien een bericht dubbel is aangeleverd bij Vecozo. Advies in deze is om te controleren of het bericht wel is aangekomen en verwerkt door Vecozo en daarmee dus ook bij de betreffende gemeente is aangekomen. Zo nee, dan kan je deze alsnog handmatig verwerken bij Vecozo. Vervolgens kan je het foutbericht afhandelen. Pagina 120 / 122

121 Berichtenbox troubleshooting: Wat als er geen verbinding met VeCoZo gemaakt kan worden? Het kan voorkomen dat er geen verbinding met VeCoZo gemaakt kan worden. Dit kan meerdere oorzaken hebben. 1. Er is geen geldig certificaat geüpload Zonder certificaat kan er geen verbinding met VeCoZo gemaakt worden. Controleer of er een systeemcertificaat is geüpload. Controleer ook of het certificaat nog geldig is. Dit is te controleren via de berichtenbox instellingen. Achter de geconfigureerde AGB-codes is de geldigheidsdatum van het certificaat te zien. Is er helemaal geen certificaat aanwezig? Dan staat de AGB-code niet onder het kopje 'geconfigureerde AGB-codes'. 2. Het certificaat beschikt niet over de Berichtenbox-functionaliteit Als het certificaat aanwezig en geldig is, kan het zijn dat op dit certificaat bij VeCoZo niet is ingesteld dat hiermee berichten van de berichtenbox uitgewisseld kunnen worden. Controleer bij VeCoZo of op basis van dit certificaat, de Berichtenbox gebruikt kan worden. 3. Met het certificaat kunnen niet de juiste berichtstromen worden opgehaald Als het certificaat over de berichtenbox-functionaliteit beschikt, controleer dan of dit ook geldt voor de gewenste berichtstromen. Wanneer bijvoorbeeld WMO-stromen zijn geselecteerd, maar het certificaat alleen toegang geeft tot WLZ-berichten, dan zullen geen berichten opgehaald of verstuurd kunnen worden. Controleer bij VeCoZo of, op basis van dit certificaat, de juiste berichtstromen gebruikt kunnen worden. En controleer of deze berichtstromen ook zijn geselecteerd in de berichtenboxconfiguratie in Ons. Pagina 121 / 122