LEGITIMATIES Nedap healthcare Deze PDF is gegenereerd op

Transcriptie

1 LEGITIMATIES Nedap healthcare Deze PDF is gegenereerd op

2 Table of Contents Algemeen... 4 Verschillende soorten legitimaties uitgelegd... 5 Wat in te richten voordat er gelegitimeerd kan worden... 9 Veegbesluit Legitimaties en declaraties: er is geen BSN van de cliënt bekend, wat moet ik invullen? Overzicht berichtstandaarden legitimaties en declaraties...13 Legitimatieverwerking in de applicatie (handmatig)...14 Handmatig een legitimatie toevoegen...15 Veegbesluit binnen ZVW Legitimatieverwerking in de applicatie (via standaarden)...25 De samenhang van de verschillende menu's...26 Berichten klaarzetten en versturen via het dashboard...30 Een bericht (AW33, iwmo301, ijw301) inlezen en retourbericht (AW34, iwmo302, ijw302) genereren iwmo of ijw beschikking handmatig toevoegen / wijzigen...39 Een WMO of JW verzoek om toewijzing maken (WMO 315/316 en JW 315/316)...53 Aspecifiek toewijzen in iwmo en ijw beschikking (alleen productcategorie)...59 Overzicht van het indicatiebesluit/de beschikking van de cliënt...61 Een MAZ maken (globaal) Een MUT maken (globaal) Mutatieberichten: soorten MUT berichten uitgelegd en index (WLZ)...74 Een AAT aanmaken (iwlz 2.0)...79 MPT's Berichten aanmaken bij een "geveegd" indicatiebesluit...85 WLZ: Cliënten uit zorg melden...86 Legitimatie-aanvragen administratief vastleggen...87

3 Configuratie-opties rondom legitimaties...91 Indicatiebesluit of beschikking (ingelezen via menu Beheer) aanpassen of verwijderen Het versturen van MAZ/MUT berichten voor een specifiek indicatiebesluit in- of uitschakelen Berichtenbox...95 Wat houdt de Berichtenbox in?...96 VeCoZo certificaat voor gebruik met de Berichtenbox...98 Configuratie van de Berichtenbox...99 De Berichtenbox gebruiken...104

4 Algemeen Pagina 4 / 113

5 Verschillende soorten legitimaties uitgelegd In deze handleiding vind je informatie over de verschilende soorten legitimaties: welke legitimaties zijn standaard beschikbaar en welke kun je aanmaken? Hoe wordt deze legitimatie in de applicatie verwerkt? Via deze handleiding verwijzen we vervolgens naar specifieke handleidingen om de legitimaties in te richten en - als dat nodig is - bij cliënten handmatig legitimaties aan te maken voor de desbetreffende legitimaties. Welke legitimaties zijn standaard in de applicatie beschikbaar? Op de legitimatie-overzichtspagina is zichtbaar welke legitimaties standaard aanwezig zijn. Afhankelijk van de sector en specifieke dienstverlening, kunnen ook aanvullende legitimaties (zoals GGZ, Eerstelijnszorg, Forensische zorg) aanwezig zijn. Pagina 5 / 113

6 Handmatig toegevoegde legitimaties Daarnaast zijn optioneel legitimaties te maken die binnen uw organisatie van toepassing zijn, bijvoorbeeld Particulier en MSVT. Pagina 6 / 113

7 Indicatiebesluit (de WLZ-legitimatie) In deze legitimatie zijn de prestaties uit de koppeltabel te vinden. Deze gegevens zijn standaard in de applicatie ingevoerd. De producten staan vast en kunnen niet worden toegevoegd of verwijderd. De verwerking van zorg volgens deze legitimatie verloopt volgens het standaard berichtenverkeer dat voor de WLZ geldt. Voor een aantal producten is een specifieke instelling te maken; deze producten zijn te herkennen aan het bewerk-icoon. JW en WMO 2015 Zowel voor de JW- als voor de WMO 2015 legitimatie geldt dat deze worden gedeclareerd bij de afzonderlijke gemeenten. Gemeenten bepalen zelf voor welke producten zij een legitimatie afgeven. Deze producten dienen handmatig te worden toegevoegd. Om deze legitimaties goed in te richten, is een aparte handleiding beschikbaar. WMO/JW 2015-legitimatietype als de gemeente nog geen iwmo of ijw beschikkingen kan versturen Het is mogelijk dat gemeenten wel nieuwe WMO of JW-beschikkingen willen toewijzen, maar technisch nog niet in staat zijn om dit volgens de istandaard te doen. In dat geval moeten hiervoor handmatig legitimaties aangemaakt worden bij de cliënt, gekoppeld aan een speciaal hiervoor aangemaakt legitimatietype, b.v. WMO handmatig. Pagina 7 / 113

8 Op het moment dat de gemeente wel iwmo/ijw berichten kan versturen, kunnen deze berichten ingelezen worden. De beschikkingen worden dan gekoppeld aan de WMO 2015 legitimatie die standaard in de applicatie staat (zie uitleg JW en WMO 2015 hierboven). Omdat het niet mogelijk is om legitimatietypes met elkaar te koppelen, moeten de eerdere, handmatig aangemaakte legitimaties bij de client rondom de WMO en JW dan beëindigd worden. ZVW 2015 In deze legitimatie zijn standaard producten gedefinieerd. Deze gegevens zijn standaard in de applicatie ingevoerd. De producten staan vast en kunnen niet worden toegevoegd of verwijderd. Voor een aantal producten is een specifieke instelling te maken; deze producten zijn te herkennen aan het bewerk-icoon. De verwerking van zorg volgens deze legitimatie verloopt via handmatig aangemaakte legitimaties. Voor de handmatige aanmaak van legitimaties is deze handleiding beschikbaar. Pagina 8 / 113

9 Wat in te richten voordat er gelegitimeerd kan worden Voordat er gelegitimeerd kan worden, via ofwel handmatige legitimaties, ofwel via berichtstandaarden, dienen de volgende onderdelen ingesteld te zijn: Legitimaties en producten AGB code in locatiegram Uursoorten Pagina 9 / 113

10 Veegbesluit Wanneer een nieuwe legitimatie conform de WLZ indicatiebesluiten of de ZVW legitimaties wordt afgegeven, fungeert dit als een zgn veegbesluit als er al eerder een soortgelijke legitimatie was afgegeven. Dit komt vanuit het BEP-model, omdat er op een moment slechts een legitimatie geldig kan zijn. Voor de (i)wmo en (i)jw geldt dit niet. Daar kunnen meer dan een beschikking tegelijkertijd geldig zijn. Zie ook de handleidingen: - Hoe weet ik welk indicatiebesluit geldig is (veegbesluit)? - Berichten aanmaken bij een "geveegd" indicatiebesluit - Veegbesluit binnen ZVW Pagina 10 / 113

11 Legitimaties en declaraties: er is geen BSN van de cliënt bekend, wat moet ik invullen? Het kan voorkomen dat van de cliënt geen BSN bekend is, bijvoorbeeld in het geval van vluchtelingen. Wettelijke eisen Voorheen was het mogelijk om in het geval geen BSN bekend was, een dummy-waarde in te voeren; Dit is sinds de invoering van de WLZ 1.1 niet meer toegestaan. De communicatie in de keten wordt namelijk op basis van het unieke BSN geïdentificeerd. Indien hetzelfde BSN in meerdere gevallen gebruikt wordt, is deze unieke identificatie niet meer mogelijk. Dit is door Zorginstituut Nederland opgenomen in Uitgangspunt (UP) 6: "De cliënt wordt in de iwlz geïdentificeerd met zijn BSN." Bron: Dit uitgangspunt is vertaald naar een van de Bedrijfsregels (ook wel Operationele Regels (OP) genoemd), in dit geval OP 79. Hierin staat: "Het is verplicht om gebruik te maken van het BSN van de cliënt in de onderlinge uitwisseling van gegevens." Bron: Hoe gaat Ons Administratie met de regels om? Naast bovengenoemde regels zijn meerdere regels van toepassing die voor elke ketenpartij gelden. Om invoerfouten te voorkomen worden door Ons Administratie onjuiste invoermogelijkheden geblokkeerd. Als dit niet gedaan zou worden, zouden onjuiste gegevens pas op een later moment door een andere ketenpartij (bijvoorbeeld VeCoZo) worden afgekeurd. Voorbeelden hiervan zijn het gebruik van verplichte velden, of het niet kunnen selecteren van bepaalde waardes in bepaalde situaties. Zo is ook het gebruik van een geldig BSN door de software verplicht op het moment dat legitimaties verwerkt worden of declaraties worden gedaan. Hoe om te gaan met personen waarvan geen BSN bekend is? In de specifieke situaties waar geen BSN bekend is, bijvoorbeeld bij vluchtelingen, ontstaat een lastige situatie. Voor het berichtenverkeer geldt dat het BSN verplicht is. Aan de andere kant geeft de wetgever aan dat in dergelijke situaties gegevensuitwisseling plaats moet vinden op basis van andere persoonsgegevens. Pagina 11 / 113

12 "Wat te doen met een (buitenlands) persoon zonder BSN (ook bijvoorbeeld bij asielzoekers)? Als er (tijdelijk) geen BSN van de patiënt beschikbaar is, kan er geen gegevensuitwisseling plaatsvinden op basis van het BSN. Medische gegevens moeten dan aan de hand van alternatieve persoonsgegevens (geslachtsnaam, voornamen, geboortedatum, postcode, huisnummer, woonplaats) worden vastgelegd. Voor het declaratieverkeer betekent het feit dat er geen BSN gebruikt kan worden, niet dat de geleverde zorg niet bij de zorgverzekeraar gedeclareerd kan worden. In voorkomende gevallen vindt declaratie plaats op basis van andere persoonsidentificerende gegevens van de patiënt. Een declaratie moet in dit geval ook het verzekerdennummer bevatten." Bron: SBV-Z, onderdeel van het Ministerie van VWS: zorgadministraties Enerzijds wordt gesproken over het gestandaardiseerde berichtenverkeer (AW33, AW319, etc.) en aan de andere kant wordt gesproken over gegevensuitwisseling. Over het berichtenverkeer bestaat geen twijfel; hierover zijn strikte regels opgesteld die worden gevolgd. De term gegevensuitwisseling is echter zeer globaal; via , fax of telefonisch contact kunnen bijvoorbeeld ook gegevens uitgewisseld worden (let hierbij wel op de geldende privacywetgeving). Ons Administratie ondersteunt het proces om volgens de geldende berichtstandaarden te werken en op die wijze gegevens uit te wisselen met ketenpartijen. Voor uitwisseling van legitimatie- of declaratiegegevens die buiten deze eisen vallen, dient deze informatie dus op andere wijze met ketenpartijen uitgewisseld te worden. Het is dus niet mogelijk om in Ons Administratie met een bepaalde omweg te werken indien geen BSN bekend is. Wel is het volgens SBV-Z mogelijk om in onderling overleg met verzekeraars dergelijke declaraties te kunnen doen. Deze zullen dus buiten de gestandaardiseerde berichtuitwisseling plaatsvinden. Neem in dergelijke situaties dus contact op met betreffende ketenpartijen. Pagina 12 / 113

13 Overzicht berichtstandaarden legitimaties en declaraties Bekijk het inline: <body> <p>this page uses frames, but your browser doesn't support them.</p> </body> Of download het Excel-overzicht: Overzicht berichtstandaarden Pagina 13 / 113

14 Legitimatieverwerking in de applicatie (handmatig) Pagina 14 / 113

15 Handmatig een legitimatie toevoegen In verschillende situaties dienen handmatige legitimaties toegevoegd te worden. Dit artikel neemt als voorbeeld een ZVW-legitimatie, maar zou ook een handmatige WMO legitimatie kunnen zijn. De getoonde afbeeldingen kunnen in dat geval wel op details verschillen. Nieuwe zorglegitimatie bij de cliënt toevoegen Ga naar het legitimatieoverzicht bij de cliënt en klik op 'Zorglegitimatie toevoegen' Pagina 15 / 113

16 Juiste legitimatie selecteren Selecteer de ZVW 2015 legitimatie. Vul de juiste gegevens in de invulvelden in Pagina 16 / 113

17 Vul de diverse invulvelden in. De gegevens moeten bij uw organisatie bekend zijn op grond van overleg met de zorgverzekeringsinstanties. Na het invullen van de gegevens verschijnt de nieuwe legitimatie bij de cliënt. De volgende stap is om binnen deze legitimatie de juiste producten toe te voegen. Hiervoor klik je op de link 'Toevoegen' Pagina 17 / 113

18 Product toevoegen Binnen de standaard productenlijst van de ZVW-legitimatie kun je nu het gewenste product selecteren. Indien er een declaratie-afspraak met de zorgverzekering van de client vast is gelegd in Ons, dan zullen hier alleen de producten getoond worden die vallen binnen de geldende declaratie-afspraak. Pagina 18 / 113

19 Product specificeren Richt het geselecteerde product in volgens de gewenste instellingen. Let op: als je ook de AGBcode bij het product wil kunnen instellen, schakel deze functionaliteit dan in via de instructies hiervoor uit deze handleiding. Heb je alles ingevuld, klik dan op 'Opslaan'. Pagina 19 / 113

20 Het product is nu toegevoegd aan de ZVW 2015 legitimatie bij de desbetreffende cliënt. In de laatste kolom is te zien op welke AGB-codes de producten geleverd worden. Overzicht bij de cliënt Pagina 20 / 113

21 In het overzicht is de nieuwe legitmatie nu bij de cliënt te zien. Pagina 21 / 113

22 Veegbesluit binnen ZVW Voor zorglegitimaties onder de ZVW geldt, dat er maar 1 tegelijkertijd geldig kan zijn. Een nieuw afgegeven besluit werkt dan als een zogenaamd veegbesluit op de eerder afgegeven legitimatie. De einddatum van de legitimatie wordt niet aangepast, die van de onderliggende functies wel. Dit is conform de WLZ legitimaties. LET OP! Het vegen wordt uitsluitend uitgevoerd op de laatst geldige legitimatie. Eerdere legitimaties worden daarbij NIET meegenomen (zie Voorbeelden hoe het fout kan gaan:). Tevens wordt dit fenomeen gehanteerd bij gelijke functies binnen een ZVW legitimatie. Hoe werkt het vegen bij verschillende ZVW legitimaties? Binnen de ZVW wordt de volgorde bepaald aan de hand van de afgiftedatum van legitimatie: 1. De legitimatie met de meest recente afgiftedatum is geldig. 2. Als de afgiftedatum niet is gevuld, bepaalt de begindatum van de legitimatie de geldigheid. Ergo: het nummer van de legitimatie speelt bij het bepalen van de geldigheid geen rol. Let op! Als de veegdatums voor meer dan 1 legitimatie dezelfde zijn, gaat het mis, dan wordt een willekeurig besluit als laatste genomen. Voorbeelden hoe het fout kan gaan: 1. Legitimaties met cq zonder afgiftedatum: Omdat de eerdere legitimatie wel een afgiftedatum heeft ( ), is de nieuwe legitimatie (22449) niet geldig. Dit wordt alleen zichtbaar in de onderliggende functie: de einddatum van deze functie ligt 1 dag voor de begindatum van de geldige legitimatie, zijnde , ondanks het feit dat deze datum buiten de geldigheid van de legitimatie ligt. Pagina 22 / 113

23 Doorklikken op de legitimatie geeft het volgende beeld: 2. Legitimaties met verschillende startdatums: Alhoewel hier afgiftedatums zijn ingevuld en dus duidelijk is in welke volgorde onderhavige legitimaties geldig zijn, wordt het probleem van dubbele legitimaties veroorzaakt door een eerdere startdatum van de laatste legitimatie dan de einddatum van de eerste legitimatie. Hierdoor ontstaat van 2 jan 2017 t/m 5 jan 2017 een dubbele legitimatie. Dit kan alleen handmatig worden hersteld. Hoe werkt het vegen binnen een ZVW legitimatie? Als er hetzelfde product nogmaals wordt toegevoegd, wordt de einddatum van de eerste toewijzing aangepast. De originele einddatum wordt vastgehouden. Pagina 23 / 113

24 Pagina 24 / 113

25 Legitimatieverwerking in de applicatie (via standaarden) Pagina 25 / 113

26 De samenhang van de verschillende menu's Het proces om indicatiebesluiten te verwerken zit verweven in vele facetten van het zorgproces en dus ook van de applicatie. Voor verschillende handelingen worden verschillende menu's gebruikt. Deze les beschrijft de inhoud en samenhang van de verschillende menu's. Drie menu's Een grove opdeling is te maken in drie menu's: 1. Indicaties/beschikkingen inlezen (menu Beheer, Berichten inlezen) 2. Zorgtoewijzingen beheren en wijzigen (bij de client) 3. Berichten versturen (menu Dashboard) 1. Berichten inlezen, menu Beheer Via Beheer --> Berichten inlezen kunnen diverse berichten worden ingelezen met betrekking tot het electronisch berichtenverkeer. Per is dit mogelijk voor WLZ legitimaties en WMO beschikkingen. Deze funtionaliteit wijkt nauwelijks af van het AZR berichtenverkeer. Meer informatie over het inlezen van zorgtoewijzingen is hier te vinden. Pagina 26 / 113

27 2. Zorgtoewijzingen beheren en wijzigen, menu client Via het menu Cliënt --> Zorglegitimaties zijn de legitimaties van de cliënt te zien. Door op het indicatiebesluit door te klikken is de inhoud (1) en de details (2) van het indicatiebesluit te zien. Het onderste gedeelte toont de zorgtoewijzing (3) en de uitgevoerde handelingen (4). De geschiedenis kan worden opgeroepen door op het driehoekje voor het product te klikken (in dit voorbeeld niet aanwezig). Vanuit dit scherm zijn bewerkingen uit te voeren zoals het maken van MAZ en MUT berichten. Wanneer dat is gedaan worden de berichten naar het Dashboard verplaatst om ze te kunnen versturen. Ook kunnen vanuit dit scherm declaraties worden aangemaakt (5). LET OP! Tussen berichten met betrekking tot dezelfde client, legitimatie en zorgtoewijzing moet minstens 1 tot 2 werkdagen zitten om de ontvanger de gelegenheid te geven dit bericht niet alleen technisch maar ook inhoudelijk te verwerken. Een nieuw bericht dat aansluit op een vorig bericht, maar dat binnen deze verwerkingstijd wordt opgestuurd, geeft afkeur omdat de logische volgorde niet duidelijk is. Meer informatie over het beheren en wijzigen van de zorgtoewijzing is hier te vinden. Pagina 27 / 113

28 3. Berichten versturen, menu Dashboard Per verschillende soort legitimatie is op het Dashboard een aparte optie voor een MAZ of MUT aanmaken en versturen te zien. Het doorklikken op de optie geeft nadere informatie: Pagina 28 / 113

29 In de bovenste helft zijn de MAZ (start) berichten te zien en in de onderste helft de MUT berichten. Elke regel geeft 1 bericht aan. Vanuit dit menu is het mogelijk om berichten klaar te zetten. Dit houdt in dat de bewerkingen die vanuit het beheer van de zorgtoewijzing komen, omgezet worden tot MAZ/MUT berichten. Deze zijn vervolgens te downloaden naar de eigen computer en aan te bieden aan het zorgkantoor. Meestal wordt per dag 1x een bericht per soort legitimatie aangemaakt. Het overzicht van alle gegenereerde berichten is bij alle soorten legitimaties gelijk, zodat altijd alle berichten beschikbaar zijn (chronologische nummering van alle berichten door elkaar). Rechten Het is mogelijk om per stroom (WMO / JW / WLZ) autorisaties in te stellen. Zo kan het bijvoorbeeld wenselijk zijn om bepaalde medewerkers alleen WMO- en JW-berichten te laten aanmaken en versturen, terwijl een andere groep medewerkers alleen WLZ-berichten aanmaken. Dit is in te stellen door aan zelfgemaakte rollen, de rechten 'Aanmaken ijw bericht', 'Aanmaken iwmo bericht', 'Aanmaken iwlz bericht' toe te voegen of te verwijderen. Bekijk in dit artikel hoe dat is te doen. Pagina 29 / 113

30 Berichten klaarzetten en versturen via het dashboard Taken op het dashboard Op het Dashboard staan onder taken verschillende meldingen. Naar aanleiding van de veranderde zorgwet per is dit overzicht uitgebreid met alle verschillende mogelijkheden per soort legitimatie. Per financieringsstroom wordt er getoond voor hoeveel (en bij doorklikken voor welke) cliënten nog meldingen aanvang zorg gemaakt moeten worden (1), evenals het maken van MAZ (2) en MUT (3) berichten. Per soort wordt voor de berichten een chronologische volgorde aangehouden. Voor MAZ berichten voor WLZ wordt conform AZR AW35 berichten aangemaakt en voor de MUT berichten een AW39. Voor de WMO zijn dit respectievelijk WMO305 en WMO307. Of er een signalering is voor berichten die nog niet zijn geaccepteerd, is afhankelijk van de gekozen instellingen (menu Beheer, Instellingen, Overige instellingen, Langdurige zorgvoorkeuren). Pagina 30 / 113

31 Overzichtspagina MAZ en MUT berichten Het bovenste gedeelte laat de MAZ berichten zien die aangemaakt zijn via het Dashboard. Het onderste gedeelte laat dit zien voor MUT berichten. Het grijze vinkje geeft aan, dat het bericht is gedownload. Of het ook naar het zorgkantoor is gestuurd, kan hiervandaan niet worden bepaald. Een groen vinkje geeft aan dat er een goedgekeurd retourbericht is ingelezen, een rood vinkje betekent dat er afkeur in het bericht voorkomt. Rapport geeft in een log-bestand de inhoud weer van het desbetreffende bestand, het AW35 of AW39 bericht. Het ontbreken van een vinkje betekent, dat het bericht nog niet is gedownload. Als er berichten klaarstaan om te worden samengevoegd tot een bestand, is er een groene knop met Klaarzetten. Voor WLZ en WMO berichten zijn de schermen overeenkomstig. Pagina 31 / 113

32 Door te klikken op 'Bericht klaarzetten' verschijnt een scherm met daarin de details voor welke cliënten MAZ (danwel MUT) berichten kunnen worden klaargezet. (In dit voorbeeld kiezen we ervoor om dit voor de MUT berichten te doen. Het klaarzetten van MAZ berichten geschiedt op dezelfde wijze, maar moet apart worden uitgevoerd.) We kiezen ervoor om de MAZ berichten klaar te zetten. Wat de applicatie nu doet is de berichten van de getoonde cliënten daadwerkelijk genereren. Pagina 32 / 113

33 In het overzicht zien we dat er geen berichten meer hoeven worden klaargezet. De bovenste regel is het door ons zojuist aangemaakt MAZ bericht (nog geen vinkje). In dit voorbeeld ging het om een enkele cliënt. Indien er voor meer cliënten tegelijkertijd een bericht is aangemaakt, zal voor ieder zorgkantoor en AGB code een apart bericht worden gegenereerd. Een MAZ/MUT bericht kan dus informatie van verschillende cliënten bevatten. Details van het bericht zijn in te zien door op het rapport te klikken. Het daadwerkelijke MAZ/MUT bericht downloaden kan via de opslaan-knop. Vervolgens kan het bericht op uw computer worden opgeslagen en via Vecozo worden ingediend. Wanneer een vinkje verschijnt bij Status, betekent dit dat het bericht door u of een collega van u is gedownload. Deze vink is echter pas zichtbaar wanneer de pagina herladen is. Over het feitelijk versturen van het bericht is in de applicatie geen informatie beschikbaar. Pas als een retourbericht is ingelezen, kan men hiervan zeker zijn. Signalering hierover is in te stellen via menu Beheer, Instellingen, Overige instellingen, Langdurige zorg-voorkeuren. Pagina 33 / 113

34 Een bericht (AW33, iwmo301, ijw301) inlezen en retourbericht (AW34, iwmo302, ijw302) genereren Navigeren Het berichten inleesscherm is te vinden via Beheer > Berichten inlezen. Bericht inlezen (AW33) 1. Kies het bericht dat ingelezen moet worden (een AW33 voor de eigen instelling wordt aangeboden op en gedownload naar de in de applicatie vastgelegde locatie). 2. Klik op de knop 'inlezen' om het bericht in te lezen. In het geval van een AW33-bericht kunt u er vervolgens voor kiezen dit bericht te verwerken. Pagina 34 / 113

35 In dit voorbeeld wordt in het extra scherm een melding getoond dat dit bericht al eerder is ingelezen (1). Normaliter zal dit niet vaak voorkomen. In het overzicht verschijnen aan de linkerkant de cliënten die in het bestand staan. Rechts staan de gegevens zoals ze in ONS Administratie staan. Als de cliënt niet in ONS Administratie kan worden gevonden, dan is die kant leeg. In menu Beheer, Instellingen, Overige instellingen, Langdurige zorg-voorkeuren kan worden aangegeven hoe de applicatie bij het inlezen en verwerken van de gegevens van de cliënt hiermee moet omgaan. Door op het pijltje te klikken (2) zijn aanvullende details van het bericht te zien. Ook het volledige bericht kan worden ingezien (3). Wanneer de gegevens kloppen is het bestand in te lezen door op Import te klikken (4). Met de knop Terug wordt teruggegaan naar het basisscherm van menu Beheer en wordt er geen actie uitgevoerd. Pagina 35 / 113

36 Opmerkingen: De verschillen worden aangegeven door middel van bolletjes. Afhankelijk van de standaard instellingen bij de Langdurige zorg-voorkeuren worden gegevens uit het AW33-bericht overgenomen of zijn de gegevens uit ONS leidend. Als bij de instellingen Keuze is geselecteerd, kan er worden gekozen welke gegevens uit het AW3-bericht worden vastgelegd. De verwoordingen van de burgerlijke staat is overgenomen vanuit de codelijst, die door de NZA wordt beheerd. De getoonde code huisarts is de AGB code zonder voorloopnul, deze wordt bij de verwerking wel meegenomen en bestaat uit 8 cijfers. Er wordt gecontroleerd of dit dezelfde code is als bij de client is ingevoerd. Is er geen huisarts bekend, dan wordt de code in de lijst van externe zorgverleners met bijbehorende gegevens opgezocht en bij de client toegevoegd. Als een cliënt uit de lijst wordt uitgevinkt, zal deze niet worden geïmporteerd. Om deze later alsnog te importeren wordt deze cliënt in een nieuw AW33-bericht gezet. (Dit is een situatie die niet wordt aanbevolen om te gebruiken.) Het oorspronkelijke bericht kan ook opnieuw worden ingelezen, dit wordt door de applicatie herkent (zie hierboven). De selectie of een cliënt voorkomt in ONS Administratie is in eerste instantie op het BSN. Als het BSN in het bericht leeg is, wordt er gekeken naar het zogenaamde CIZ-nummer. Als dit overeenkomt, zal de cliënt daaraan worden gekoppeld. De controle dat dit correct geschiedt, hoort bij het inlezen te gebeuren om gecompliceerde problemen bij het verkeerd koppelen van cliënt en legitimatie te voorkomen. Pagina 36 / 113

37 Vervolgens verschijnt een melding dat het bericht is verwerkt. De knop Terug leidt je naar de rapportages over het inlezen van berichten met eventuele foutmeldingen. Retourbericht verzenden (AW34) In het scherm is vervolgens te zien welke berichten zijn ingelezen. Dit kunnen mbt de iwlz berichten zijn van de volgende formaten: AW33 AW36 (retourbericht AW35) AW310 (retourbericht AW39) AW320 (retourbericht AW319) OS302 (retourbericht AW301) Het rapport (1) geeft een overzicht of er fouten zijn ontstaan tijdens het inlezen. Bij een geel uitroepteken is het bericht wel verwerkt, bij een stopbord in principe niet. Wanneer het gaat om het type AW33, dan is een retourbericht (AW34) te downloaden. Klik hiervoor op het download-icoon. Vervolgens verschijnt een venster in uw browser om het bericht op uw computer op te slaan. Sla het bericht op en verstuur dit retourbericht naar het zorgkantoor. Aan het vinkje in de kolom Status is te zien of het bericht is gedownload. Foutmeldingen Agb-code Het is belangrijk dat de AGB code, waarvoor het bericht is bestemd, herkend wordt door de applicatie als zijnde een "eigen" instelling. Het bericht wordt alleen voor deze AGB code ingelezen. Als er onderliggende zorgtoewijzingen zijn voor andere, ook eigen AGB codes, dient er voor elke AGB een apart bericht te worden ingelezen. Pagina 37 / 113

38 Is het bericht gericht aan een eigen AGB code, maar wordt deze niet vermeld in het scherm, dan kan deze worden toegevoegd in het Locatiegram door te klikken op Wijzig de AGB-codes. Is het bericht bestemd voor een AGB code die niet in de lijst voorkomt, dan verschijnt bij inlezen een foutmelding: Overige foutmeldingen Indeling / XML-definitie Ook kan een foutmelding verschijnen indien het bericht niet volgens de XML-Schema Definitie (XSD) van istandaarden is opgesteld. Ga in dat geval met de melding naar de afzender van het bericht. De afzender zal het bericht moeten aanpassen zodat het volgens het juiste technische formaat opnieuw aangeleverd wordt. Onvolledige inrichting Het kan ook voorkomen dat in een bericht toewijzingen staan met een product/gemeente of combinatie waarvan deze nog niet in de applicatie is geconfigureerd. In dat geval dient de inrichting voltooid te worden voordat het bericht verwerkt kan worden. iwmo en ijw Met betrekking tot het berichtenverkeer in het kader van de WMO en JW gelden op zich dezelfde functionaliteiten als hierboven beschreven. De codes en inhoud zijn anders, de verwerking in de applicatie is overeenkomstig. Bekijk hier de betekenis van de codes die in de berichtstandaarden worden gebruikt. Pagina 38 / 113

39 iwmo of ijw beschikking handmatig toevoegen / wijzigen Het is mogelijk om iwmo en ijw-beschikkingen handmatig in te voeren. Hierdoor wordt het mogelijk om naar gemeentes 303-declaraties te kunnen versturen, zonder dat de gemeente hiervoor beschikkingen in 301-berichten heeft aangeleverd. In de praktijk is namelijk gebleken dat veel gemeenten niet optijd gereed zijn om iwmo en ijw-beschikkingen af te geven, maar wel de behoefte hebben aan declaraties volgens deze standaard. Als input voor de legitimatie dienen gegevens vanuit de gemeente gebruikt te worden. Alle verplichte gegevens dienen bekend te zijn. Daar waar iwmo genoemd wordt, kan ook ijw gelezen worden. De te nemen stappen zijn vrijwel gelijk. Voorwaarden Een WMO beschikking kan toegevoegd worden als er daarbij aan de volgende eisen wordt voldaan. Indien hier niet aan is voldaan, zullen waarschuwingen getoond worden. Het BSN van de cliënt dient gevuld te zijn. De geboortedatum van de cliënt dient gevuld te zijn. Het geslacht van de cliënt dient gevuld te zijn. Het GBA-adres van de cliënt dient gevuld te zijn. De AGB-code van de hooflocatie dient gevuld te zijn. Debiteuren van het type gemeente dienen aanwezig te zijn, met overeenkomstige gemeentecodes. Producten in de iwmo 2015-legitimatie dienen gevuld te zijn, met overeenkomstige productcodes. Configuratie: instellen van berichtenverkeer Afhankelijk van het feit of de gemeente wenst dat het berichtenverkeer is ingeschakeld, kan dit in- of uitgeschakeld worden. Met het berichtenverkeer wordt het generen van MAZ- en MUTberichten bedoeld. Het is in te stellen via Beheer > Instellingen > Overige instellingen > Langdurige zorgvoorkeuren. Pagina 39 / 113

40 De hierboven getoonde optie geeft aan of het berichtenverkeer mogelijk is bij handmatig ingevoerde beschikkingen. Hierop is het volgende gedrag van toepassing. Indien deze optie uit staat: - dan is het überhaupt niet mogelijk om het berichtenverkeer te gebruiken voor handmatig ingevoerde beschikkingen. - indien de optie uitgeschakeld wordt terwijl deze aan stond; wordt bij alle cliënten het berichtenverkeer van handmatig ingevoerde beschikkingen uitgeschakeld. Indien deze optie aan staat: - dan is het mogelijk om per beschikking (dus per cliënt) te selecteren of gebruik gemaakt moet worden van het berichtenverkeer. - standaard staat dit per beschikking ingeschakeld, aangezien dit ook de meest voorkomende situatie zal zijn. Stappen Het toevoegen van de beschikkingen gebeurt in de volgende stappen: Conceptfase: - Het toevoegen van de beschikkingsgegevens (legitimatie) - Het toevoegen van specifieke productgegevens binnen de beschikking - Bevestigen van de beschikking en de producten (belangrijk). Hiermee wordt de beschikking gemaakt. Let op! Na de bevestiging kunnen producten niet meer uit de beschikking verwijderd worden. Wel is het mogelijk om de beschikking in zijn geheel te verwijderen, via de optie 'beschikkingen verwijderen'. Definitieve fase: - Zodra de beschikking is gemaakt, is deze definitief. De producten uit deze beschikking kunnen zoals gezegd niet meer verwijderd worden. Slechts enkele aanpassingen kunnen nog gedaan worden (zoals het toevoegen van een product). Pagina 40 / 113

41 Nieuwe beschikking te vinden in overzicht 'ingelezen berichten'. Als er handmatig een WMO 301-beschikking aangemaakt is, komt deze beschikking ook in het overzicht van ingelezen berichten onder Beheer / Berichten inlezen. Te zien is dan het type, het inleestijdstip (in feite dus het aanmaaktijdstip), de gemeente, dagtekening, en de identificatie aanlevering. Ook is een rapport te openen met daarin de validatie van het bericht aan de technische regels die gelden voor de WMO301. Als het bericht technisch niet voldoet, zal dat in deze rapportage te vinden zijn. Tot slot is ook een WMO302-bericht te downloaden (het.txt-bericht). Beschikking bij cliënt toevoegen Ga naar de cliënt en klik op Zorglegitimaties. Klik vervolgens op Zorglegitimatie toevoegen. Legitimatietype selecteren Pagina 41 / 113

42 Klik op het legitimatietype WMO 2015, danwel ijw. Beschikkingsgegevens Vul de gegevens in zoals op het scherm wordt uitgelegd. Indien uitleg nodig is over het gevraagde gegeven kan op het vraagteken geklikt worden. De velden gemarkeerd met een asterisk (*) zijn verplicht. Klik na het invoeren op Volgende. Pagina 42 / 113

43 Product toevoegen Binnen de beschikking moet(en) een of meerdere product(en) worden toegevoegd. Klik op het scherm op + Toegewezen product. Pagina 43 / 113

44 Voer alle gegevens in zoals deze in beeld worden toegelicht. Alle velden met asterisk (*) zijn verplicht. De gemeente is standaard gevuld op basis van het GBA-adres van de cliënt. Indien niet het geval is; selecteer de gemeente. Afhankelijk van de ingevulde waarden wordt aanvullende informatie getoond. Dat is het geval zijn bij het geselecteerde product; in dat geval wordt bij de eenheid getoond hoe deze in de applicatie is ingericht. Er is geen automatische koppeling tussen de declaratie-eenheid en de eenheid van de toewijzing. Controleer dus goed dat de eenheden overeen komen. De velden Gemeente, Productcategorie en productcode zijn met elkaar verbonden. Zodra dus een gemeente geselecteerd wordt, worden alleen de daarvoor geldende productcategorieën en producten getoond. Het is alleen mogelijk om aanbieders te selecteren die voor deze instelling zijn. Het is wel mogelijk om verschillende aanbieders te selecteren voor verschillende producten die onder deze beschikking hangen. Per aanbieder zal er dan een WMO301 bericht worden ingelezen (dit is dan ook te zien bij de mutaties van de client in bij het bericht-inlees-scherm. Bij de eenheden is het mogelijk om euro's te selecteren en als volume decimale getallen (met komma) in te voeren. Een waarde van 1,50 betekent 1 euro en 50 cent. Bij andere eenheden dient een heel getal (1, 2, 3, etc.) ingevuld te worden. Geldt dat bij het product in het legitimatieype aangegeven is dat deze als dagdeel gedeclareerd moet worden, dan wordt dit als melding onder 'Eenheid* weergegeven. Het is dan nog wel mogelijk om een andere eenheid dan dagdeel te kiezen. We raden dit echter niet aan. Pagina 44 / 113

45 De velden Volume, Eenheid en Frequentie zijn in zijn totaliteit verplicht of optioneel. Slechts 1 of 2 van deze 3 velden invoeren is niet toegestaan. Deze velden hoeven niet ingevuld te worden wanneer sprake is van een aspecifieke toewijzing, oftewel een toewijzing enkel op niveau van productcategorie. Reden intrekking: Verwar deze instelling niet met een MUT op de toewijzing. Met deze mogelijkheid worden namelijk de instellingen in de oorspronkelijke beschikking aangepast. Dit is te vergelijken met een WMO301-bericht waarin een toewijzing als intrekking beschreven wordt. Deze waarde zal vrijwel nooit gevuld hoeven te worden. Klik tot slot op Opslaan. Het product staat vooralsnog als concept opgeslagen. Dit is dus nog niet definitief. Voer indien nodig nieuwe producten toe (1) en/of wijzig het bestaande product (2). Indien je klaar, bent klik je op Opslaan (3) om de legitimatie aan te maken. Indien alle gegevens kloppen, klik dan tot slot op Opslaan (3). Pas zodra dit gedaan wordt, is de beschikking aangemaakt. Let op: Zodra de beschikking is gemaakt, is deze definitief. De producten uit de beschikking kunnen dan niet meer verwijderd worden. Slechts enkele aanpassingen kunnen nog gedaan worden (zoals het toevoegen van een product). Pagina 45 / 113

46 Aangemaakte legitimatie Boven in beeld worden nu de details van de cliënt en de beschikkingsgegevens getoond. Aan het icoon met het uitroepteken is te zien dat de beschikking handmatig is toegevoegd. Door er met de muis op stil te staan wordt daarvan een melding getoond. Daaronder worden de toegezen producten en de daarbij horende informatie getoond. Ingevoerde beschikkingen wijzigen Het is mogelijk om een beschikking of een product binnen deze beschikking gedeeltelijk te wijzigen. Dit is te doen via het icoontje met potloodje. In het volgende scherm kies je vervolgens of je de beschikking wilt wijzigen of het toegewezen product. Pagina 46 / 113

47 Wanneer je de beschikking wilt aanpassen, kies je de bovenste knop met het potloodje. Als je de toegewezen producten wilt wijzigen klik je op de onderste knop met het potloodje. Tevens heb je de mogelijkheid om nieuwe producten toe te voegen, middels het plusje. Dit werkt hetzelfde als wanneer een nieuwe beschikking wordt aangemaakt. Pagina 47 / 113

48 Als je de beschikking zelf wilt wijzigen klik je op het bovenste potloodje. Een aantal velden van de beschikking is te wijzigen. De uitgegrijsde velden zijn niet meer te wijzigen. Volg de instructies op het scherm. Pagina 48 / 113

49 Product wijzigen Bij het wijzigen van producten is een aantal gegevens al vooraf ingevuld en kunnen niet meer gewijzigd worden. De andere velden kunnen naar keuze aangepast worden. Klik tot slot op 'Aanpassen'. Om de aangepaste beschikking definitief te maken, klik je nogmaals op 'Opslaan'. Pagina 49 / 113

50 Overzicht Te zien is dat de WMO beschikking in Ons Administratie staat. Hierop zijn vervolgens de reguliere handelingen uit te voeren, zoals het maken van een Startbericht (WMO305), een Stopbericht (WMO307) en het declareren (2). Berichtenverkeer in/uitschakelen Indien is ingesteld dat standaard berichtenverkeer voor handmatig ingevoerde beschikkingen/ legitimaties mogelijk is (zie eerdere uitleg in deze handleiding), zal deze optie ook voor deze beschikking ingeschakeld zijn. Het eventueel uitschakelen is te doen via het icoontje met het tandwiel. Pagina 50 / 113

51 Standaard staat de optie ingeschakeld. Hierdoor kunnen MAZ- en MUT-berichten worden gemaakt en zijn de meldingen op het dashboard actief. Door het uit te schakelen, kunnen geen MAZ- en MUT-berichten worden gemaakt. Als de optie niet ingeschakeld kan worden, houdt het in dat de functionaliteit 'standaard berichtenverkeer voor handmatig ingevoerde beschikkingen/legitimtaties' is uitgeschakeld. Klik tot slot op opslaan. Cliëntspecifieke tarieven invoeren Indien er sprake is van een WMO legitimatie en de zorg wordt via zorgregels geregistreerd en gedeclareerd, dan bestaat de mogelijkheid om een cliëntspecifiek tarief in te voeren. Ga naar de WMO legitimatie van de cliënt en klik rechtsboven op het euro-teken. Voer het specifieke tarief in en klik op opslaan. Pagina 51 / 113

52 Het cliëntspecifieke tarief is actief en te zien in het overzicht van de beschikking. Het tarief is aan te passen of te verwijderen door opnieuw op het euro-teken te klikken en een ander, danwel geen, tarief in te voeren. Pagina 52 / 113

53 Een WMO of JW verzoek om toewijzing maken (WMO 315/316 en JW 315/316) In de JW en WMO bestaat de mogelijkheid om een aanvraag te doen voor ondersteuning. Dit wordt middels een WMO315 / JW315 bericht aangevraagd. Het bijbehorende retourbericht is een WMO316 / JW316 bericht. Afspraken zoals welke producten en voor welk soort cliënten en óf het bericht gebruikt kan worden, dienen met de gemeente gemaakt te worden. Ook kan er voor sommige producten beroep gedaan worden op landelijke raamcontracten. Dit artikel beschrijft de stap aan aan de hand van de WMO315/316. De stappen zijn vergelijkbaar voor de JW315/316. Scenario's waarin het WMO315-bericht kan worden gegenereerd Het WMO315 bericht stuurt de zorgaanbieder aan de gemeente als de cliënt van de gemeente een beschikking met vrije aanbiederskeuze heeft meegekregen en zich direct bij de aanbieder meldt. Zorgaanbieders kunnen ondersteuning aanvragen voor een cliënt. Dit is ook van toepassing voordat er een toewijzing is gedaan door de gemeente. Op basis van een verwijzing van bijvoorbeeld een huisarts kan een WMO315-bericht gemaakt worden. WMO315 bericht klaarzetten Pagina 53 / 113

54 Zoek de cliënt op waarvoor het WMO315 bericht gemaakt dient te worden en klik op het overzicht op Aangevraagde legitimaties. Een overzicht van aanvragen is zichtbaar. Klik om een nieuwe toe te voegen op Nieuwe legitimatie-aanvraag toevoegen. Selecteer de WMO2015 of JW legitimatie. Een keuzescherm volgt. 1. Met de knop WMO315 klaarzetten wordt het proces gestart om een WMO315 te maken. 2. Met de knop Aanvraag vastleggen, zijn gegevens van een legitimatieaanvraag vast te leggen. Deze functionaliteit is voor alle legitimaties aanwezig en dus niet specifiek voor de WMO of JW. In deze beschrijving kiezen we voor de knop 'WMO315 klaarzetten'. Pagina 54 / 113

55 Eventuele waarschuwing Een aantal gegevens zijn verplicht. Indien deze niet gevuld zijn, wordt dit met een waarschuwing getoond. Aanvraaggegevens invullen Gemeente Selecteer de gemeente. Product(en) Tenminste 1 product is verplicht. Klik op + Product om deze toe te voegen. Pagina 55 / 113

56 Productdetails Vul de velden in. De velden met een * zijn verplicht. Achter elk veld staat uitleg. Klik tot slot op opslaan. De details van de producten binnen de aanvraag zijn zichtbaar. 1. Het product is te verwijderen. 2. Het product is aan te passen. Pagina 56 / 113

57 3. Indien alles akkoord is, kan op Opslaan geklikt worden. Bij het overzicht van aangevraagde legitimaties zijn de details te zien. Aanvraag (WMO315-bericht) versturen Het WMO-aanvraagbericht (WMO315) is verstuurd naar het Dashboard. Klik op het dashboard op Aanvragen aanmaken (WMO). Pagina 57 / 113

58 Het overzicht met alle WMO berichten is zichtbaar. In dit geval is er bij de aanvraag-berichten 1 aanwezig. Klik onder het WMO315-bericht op de knop Klaarzetten. Overzicht van berichten Een lijst met cliënten waarvoor een aanvraag gemaakt zal worden, wordt getoond. Klik op Klaarzetten. Bericht downloaden Het bericht is gegenereerd. Details van het bericht zijn in te zien middels de knop rapport (1). Het daadwerkelijke bericht is te downloaden middels de tekst TXT (2). Sla dit bericht op en lever dit via VeCoZo aan. Pagina 58 / 113

59 Aspecifiek toewijzen in iwmo en ijw beschikking (alleen productcategorie) Het is mogelijk dat een gemeente een beschikking afgeeft waarin wel een productcategorie is aangegeven, maar geen productcode, volume, eenheid en frequentie. Voorbeeld: een beschikking waarin de categorie 'Hulp bij het huishouden' is opgenomen, maar waar geen product (zoals HH2: outputgericht) in voorkomt. Deze beschikkingen zijn op de normale wijze in te lezen. Wel is de afhandeling van de geleverde zorg op basis van zo'n beschikking anders dan anders. Berichtenverkeer voor beschikkingen met alleen een categorie Het maken van een startbericht voor een toewijzing met alleen een productcategorie gaat op zich op dezelfde wijze als bij andere toewijzingen. Het enige dat anders is, is dat er geen product wordt aangegeven. Als er voor dezelfde categorie wel producten in de applicatie aanwezig zijn, verschijnt het volgende scherm: Omdat er geen product is toegewezen, dient hier de keuze voor --- Selecteer een optie --- te worden gemaakt. In het bericht wordt dan alleen de categorie opgenomen. Pagina 59 / 113

60 Declareren van een categorie Declareren van een categorie zonder product is met de huidige declaratiestandaarden (WMO/ JW303, JW321) niet mogelijk, aangezien de invulinstructie een productnummer verplicht stelt. Om dit toch mogelijk te maken is een aparte afspraak met de gemeente noodzakelijk. Pagina 60 / 113

61 Overzicht van het indicatiebesluit/de beschikking van de cliënt Overzicht van actieve legitimaties/beschikkingen bij de cliënt De geldende legitimaties zijn op het Administratief overzicht van de cliënt te zien. Door te klikken op 'Zorglegitimaties' wordt een menu getoond waar alle zorglegitimaties inzichtelijk zijn. In eerste instantie worden enkel de op dit moment geldende legitimaties getoond. Door op 'Geschiedenis tonen' te klikken (1) worden ook legitimaties uit het verleden (niet meer geldige) getoond. De op dit moment geldige legitimaties worden vetgedrukt weergegeven. Door te klikken op het driehoekje voor de legitimaties (2) is te zien uit welke toewijzingen deze bestaat. Door te klikken op een legitimatie (3) wordt het scherm geopend waarin meer details te zien zijn en waar wijzigingen op deze legitimatie te doen zijn, zoals MAZ en MUT. Bij Mutaties (4) kunnen diverse gegevens worden opgehaald o.a. over het inlezen van AW33 berichten. Pagina 61 / 113

62 Details van een indicatiebesluit Door op het indicatiebesluit door te klikken is de inhoud (1) en de details (2) van het indicatiebesluit te zien. Het onderste gedeelte toont de huidige status en details van de zorgtoewijzing (3) met daaronder de uitgevoerde handelingen (4). De geschiedenis hiervan kan worden opgeroepen door op het driehoekje voor het product te klikken. In dit geval is te zien dat er een AAT is klaargezet op het dashboard, met daarin voor twee instellingen een aanvraag voor een bepaald percentage aan zorg. Vanuit dit scherm zijn bewerkingen uit te voeren zoals het maken van MAZ en MUT berichten (5). Wanneer dat is gedaan worden de berichten naar het Dashboard verplaatst om ze te kunnen versturen. Ook kunnen vanuit dit scherm declaraties worden aangemaakt (6). Via het knopje 'Toon alle zorgeenheden' (7) zijn alle zorgeenheden te zien die onder een indicatiebesluit vervat zijn, ook reeds verlopen eenheden of eenheden die toegekend zijn aan een andere instelling. Dit knopje is alleen zichtbaar als er ook meer te tonen is. Als er geen geschiedenis is, geen gelegitimeerde zorg of zorg aan een andere instelling voor deze client, dan komt de knop niet in beeld. Via het icoontje met verwijzende pagina's kan teruggesprongen worden naar de AWBZlegitimatie waar dit besluit een opvolging van is. Dit icoontje is alleen zichtbaar als er een voorliggende AWBZ-legitimatie bestaat, die gemigreerd is naar een WLZ-legitimatie. Pagina 62 / 113

63 Oorspronkelijk bericht downloaden Voor WLZ, WMO en JW legitimatie- of beschikkingsschermen is het oorspronkelijke bericht waarin de toewijzing van de cliënt staat te downloaden. Bij het downloaden zal het gehele oorspronkelijke bericht gedownload worden. Deze functionaliteit is alleen te gebruiken indien de toewijzing is ingelezen via Beheer > Berichten inlezen, of via de Berichtenbox. Van toewijzingen die via een zelf gegenereerd XMLbestand is ingelezen via Beheer > import, is geen overeenkomstig bericht beschikbaar en daarmee ook geen downloadknop. Pagina 63 / 113

64 Volledige inhoud van het indicatiebesluit Via het document-icoontje zoals in de vorige stap (7) was aangegeven, verschijnt bijgaand overzicht. Het kan in sommige gevallen handig zijn om specifieke details van het bericht te bekijken. Ook is er de mogelijkheid om deze te printen. Keuze voor wel of geen berichtenverkeer in indicatiebesluit Als gevolg van de WLZ-migratie is het mogelijk dat het systeem ongewenste MAZ/MUTmeldingen genereert op het dashboard. In dat geval is het mogelijk om het berichtenverkeer voor de legitimatie uit te zetten. Andersom kan ook het geval zijn; indien beschikkingen handmatig zijn toegevoegd of zijn geïmporteerd, staat het berichtenverkeer uitgeschakeld. Let op! Het aanzetten van deze optie betekent dat er bij mutaties in de legitimatie geen berichten worden aangemaakt. Wel blijft het mogelijk om berichten in te lezen. Wil je dan ook bij een mutatie wel een bericht versturen en staat het berichtenverkeer voor deze legitimatie uit, zorg er dan voor dat je de optie bij de legitimatie weer uitzet, zodat het berichtenverkeer weer geactiveerd wordt. In dat geval worden alle MAZ/MUT-berichten weer klaargezet op het scherm, dus wellicht ook de oude die je dus niet hoeft te versturen. Let dus goed op welke berichten je wel moet versturen, en zet het vinkje daarna eventueel weer uit. Pagina 64 / 113

65 De mogelijkheid om het de optie in te schakelen breng je in beeld door op het tandwiel-icoontje te klikken in de rode cirkel (zie beeld hieronder). Nadat je op het symbool hebt geklikt, verschijnt een pagina waarop je het berichtenverkeer kunt in- of uitschakelen (zie voorbeeld hieronder). Via het groene schuifje kun je de instelling aan- of uitzetten. Standaard staat het vinkje hier uit. Het vinkje is voorzien van uitleg. MPT-waarde invoeren Zie voor uitleg over de MPT-waarde dit artikel. Pagina 65 / 113

66 Een MAZ maken (globaal) Wanneer een AW33 bericht is ingelezen (en een AW34 retour is gestuurd) kan een MAZ of MUT bericht worden verstuurd. Op het Dashboard staat per verschillende soort legitimatie of er uit te voeren taken zijn: Doorklikken op een optie geeft een lijst met clienten, waarvoor deze optie geldt. Bijvoorbeeld Melding aanvang zorg maken (iwlz): Pagina 66 / 113

67 Doorklikken op de naam van een client geeft het algemene overzicht bij deze client. Doorklikken op Zorglegitimaties en kiezen voor de gewenste soort legitimatie (in dit voorbeeld WLZ). De volgende functionaliteiten en schermen wijken enorm af van de AZR schermen, die tot eind 2014 in gebruik waren met betrekking tot de AWBZ. Bovenin het scherm staan de gegevens van de indicatie/beschikking zelf. Details kunnen worden opgevraagd en eventueel geprint via het loepje rechtsboven. Het onderste deel bevat de gegevens van de zorgtoewijzing (zorgeenheden): De ZZP met actieve status. Daaronder detailgegevens van de toewijzing. Pagina 67 / 113

68 De toegewezen eenheid met originele omvang, begin- en einddatum en AGB code van de desbetreffende instelling. Om een bericht te kunnen maken wordt het envelopje-icoontje voor mutaties aangeklikt. MAZ maken De gegevens van de legitimatie/beschikking blijven zichtbaar. Dit geldt ook voor de gegevens met betrekking tot de toewijzing. Bij de 'Uit te voeren handeling' staan de mogelijke acties. De nummers verwijzen naar de mutatiecode, zoals deze in het BEP-model zijn aangegeven. Om de MAZ te maken wordt geklikt op de bovenste optie: Zorg aanvangen. Er wordt een tussenvenster geopend: In te vullen zijn: 1. Begindatum. Standaard wordt hier de startdatum van de toewijzing ingevuld. 2. Eventueel een sleuteldatum. Deze datum mag maximaal 14 dagen eerder zijn dan de ingevulde begindatum. 3. Klasse. Standaard wordt de klasse van de toewijzing ingevuld. Er mag een lagere klasse worden ingevuld. Pagina 68 / 113

69 4. Leveringsstatus. Voor een MAZ is dit standaard In zorg. Wordt een lagere klasse ingevuld, dan kan er sprake zijn van een andere leveringsstatus. Wanneer de gewenste gegevens zijn ingevoerd, klik op de groene knop Voorbeeld bijwerken onderaan deze optie. Met het klokje wordt aangegeven dat het nog geen definitief aangemaakt bericht betreft. De leveringsstatus IZ (In zorg) komt overeen met het bericht MAZ (melding aanvang zorg). Als alle gegevens correct zijn, kan het bericht worden klaargezet. Mocht het toch niet het juiste bericht zijn, is het mogelijk deze aan te passen via de 'Terug' knop. In het geval dat er gegevens zijn ingevuld, die niet correct zijn in de samenhang met andere gegevens en die tot afkeur zouden leiden, wordt een foutmelding getoond. Voorbeeld: Als alle gegevens correct zijn, wordt het bericht naar het Dashboard verplaatst. De verdere afhandeling vindt aldaar plaats. Pagina 69 / 113

70 Zolang het bericht in het dashboard nog niet gedownload is om te versturen, kan het bericht nog verwijderd worden via het prullenbakje achter het aangemaakte bericht. Op het moment dat het bericht gedownload wordt, vervalt deze mogelijkheid. Wanneer het bericht is klaargezet, aangemaakt en verstuurd, wordt het klokje vervangen door een grijs vinkje (1). Daarnaast is het mogelijk om het bericht te downloaden en de rapportage te tonen (2). De kleur van het vinkje verandert met het inlezen van het retourbericht (groen = geaccepteerd, rood = afkeur). Pagina 70 / 113

71 Een MUT maken (globaal) Wanneer een AW33 bericht is ingelezen (en een AW34 retour is gestuurd) kan een MAZ bericht worden verstuurd. Het kan echter zijn dat de zorg niet wordt begonnen, of dat na de gemaakte MAZ een mutatie op deze melding moet worden gemaakt. Ga naar de desbetreffende client, klik op Zorglegitimaties en kies de gewenste legitimatie. In dit voorbeeld is er een MAZ gedaan en is het de bedoeling om de zorg tijdelijk te stoppen. Klik op het envelopje om naar de mogelijke handelingen te gaan. Eenheden aanpassen Aangezien in het voorbeeld al een MAZ aanwezig is, worden de getoonde opties daaraan gerelateerd. Zo is het bijvoorbeeld op dit moment niet mogelijk om een MUT12 Client wil de zorg (nog) niet aan te maken. Kies voor de optie Levering zorg of ondersteuning is beëindigd. Toewijzing aanhouden Pagina 71 / 113

72 Aanmaken Standaard wordt als mutatiedatum de huidige datum ingevuld. Indien nodig kan deze worden gewijzigd. Kies de juiste Leveringsstatus en klik op Voorbeeld bijwerken en als alle gegevens correct zijn op Bericht klaarzetten. Bij de client is het volgende te zien (inclusief historie): Ook is de status veranderd, al geeft dit voorbeeld aan dat het bericht nog op het dashboard moet worden verwerkt (klokje). Op dit moment kan het bericht nog worden verwijderd (vuilnisvat). De handelingen die op het Dashboard kunnen worden gedaan, zijn hier terug te vinden. Wanneer het bericht is gemaakt, ziet het er bij de client zo uit (zonder zichtbare historie): Pagina 72 / 113

73 Het klokje is nu vervangen door een grijs vinkje. De kleur van dit vinkje geeft aan, wat de status van het bericht zelf is: grijs = geen retourbericht, groen = goedgekeurd, rood = afgekeurd. Het originele bericht is te downloaden door te klikken op de diskette rechts, de overeenkomstige rapportage door te klikken op het groene pijltje ernaast. Mouse-over geeft aanvullende informatie over bijbehorende tijdstippen. Omdat de status weer is veranderd (In zorg is Actief wachtend), zijn de te kiezen opties voor het maken van een nieuw bericht hierop aangepast: Zie voor de verschillende betekenissen en gebruik van deze mutaties in de desbetreffende handleiding(en). Bij de opties Cliënt wil nu de zorg of ondersteuning nog niet - 12 en Aanbieder kan nu de zorg of ondersteuning nog niet leveren - 18 is het mogelijk om een AAT (Aanvraag Aangepaste zorgtoewijzing) toe te voegen. Pagina 73 / 113

74 Mutatieberichten: soorten MUT berichten uitgelegd en index (WLZ) In het electronisch berichtenverkeer zijn er vaste combinaties van de "reden mutatie"en de "leveringsstatus". De combinatie van deze twee zijn bepalend voor de vervolgactie van het zorgkantoor. Ook andere combinaties, zoals bijvoorbeeld tussen AAT en soort toewijzing, zijn aan restricties gebonden. Het afdwingen van onderhavige regels of het tonen van een signalering in de applicatie is niet altijd mogelijk. Basis kennis hierover dient bij de instelling aanwezig te zijn. De in de diverse handleidingen gegeven voorbeelden zijn niet uitputtend en dienen slechts als aanreiking aan de gebruiker. Redenen mutatie en mogelijke leveringsstatus Leveringsstatussen MUT-berichten kunnen de volgende leveringsstatussen hebben: Actief wachtend: status die aangeeft dat de client de toegewezen zorg wil ontvangen, maar niet krijgt. Niet actief wachtend: status die aangeeft dat de client de toegewezen zorg wil ontvangen van de voorkeursaanbieder en op de voorkeursaanbieder wil wachten. Niet wachtend: status die aangeeft dat de client de toegewezen zorg nu nog niet wilt ontvangen. Einde zorgvraag: status die aangeeft dat de client de toegewezen zorg niet (meer) ontvangt en de zorgtoewijzing is afgesloten. Bijvoorbeeld door overlijden of zorgweigering. Pagina 74 / 113

75 Index Indien alle combinaties gemaakt worden, ontstaan de volgende mogelijke situaties: MUT 2: Overlijden - Wanneer er nog geen MAZ bericht is aangemaakt. MUT 2: Overlijden - Wanneer er al wel een MAZ bericht is aangemaakt. MUT 12: Cliënt wil de zorg (nog) niet: Einde zorgvraag. MUT 12: Cliënt wil de zorg (nog) niet: Slapend wachtend. MUT 12: Cliënt wil de zorg (nog) niet: aanvraag Aangepaste zorgtoewijzing (AAT). MUT 17: Overplaatsing (er is een MAZ). MUT 18: Aanbieder kan de zorg (nog) niet leveren: Wens wachtend. MUT 18: Aanbieder kan de zorg (nog) niet leveren: Actief wachtend. MUT 18: Aanbieder kan de zorg (nog) niet leveren: Aanvraag aangepaste zorgtoewijzing (AAT). MUT 19: Levering zorg is beëindigd: Einde zorgvraag: Zorgtoewijzing sluiten. MUT 20: Levering zorg is beëindigd: Slapend wachtend: Zorgtoewijzing aanhouden. MUT 21: Overdracht zorgtoewijzing (er is geen MAZ): Slapend wachtend. Het aanmaken van MAZ of de verschillende MUT berichten geschiedt op dezelfde wijze: zoek de client via het Dashboard of het menu Client. Klik door op de beschikbare legitimatie en ga naar het envelopjes-icoon tbv 'zorgtoewijzing aanpassen'. Pagina 75 / 113

76 Aan de hand van de status van de toewijzing ziet de applicatie welke opties beschikbaar zijn in de aangegeven situatie. In dit geval (er is een MAZ) verschijnen de volgende opties: De gewenste keuze is een 'Overplaatsing, er is een MAZ of ondersteuning - 17': Om het bericht correct te kunnen aanmaken dienen de mutatiedatum (1) en de bestemming AGB (2) te worden ingevuld. Daarna het proces vervolgen dmv de knop Voorbeeld bijwerken. Pagina 76 / 113

77 De ingevoerde AGB code is zichtbaar en de mouse over (1) geeft de naam van de instelling weer. Klik op Bericht klaarzetten om door te gaan. De applicatie keert terug naar het legitimatiescherm van de cliënt. Te zien is dat de MUT is toegevoegd en voorzien van de signalering 'Bericht staat klaar om verzonden te worden.' (1). Zolang het bericht nog niet is aangemaakt vanuit Taken op het Dashboard, kan het bericht via het prullenbakje (2) eenvoudig worden verwijderd. Ook is te zien dat de einddatum van de Pagina 77 / 113

78 reguliere ZZP is aangepast aan de mutatiedatum (3) en dat de status op 'Einde zorgvraag' is gezet (4). Retourbericht met afkeur Na het inlezen van het retourbericht kunnen de details worden bekeken. Dit is vooral van belang op moment dat er sprake is van afkeur. Als een onderdeel van het bericht voor een bepaalde client niet akkoord wordt bevonden, worden alle berichten mbt deze client afgekeurd en moet het bericht opnieuw en eventueel gecorrigeerd worden aangemaakt. In het bericht wordt een cijfercode gegeven, die aangeeft wat de fout is. Deze cijfercode begint in principe altijd met 90 en staat voor Technische Regel. Verdere uitleg kan worden gevonden op istandaarden.nl (zoek op Technische Regels en klik op Documenten bij de desbetreffende versie). Zoek vervolgens op de laatste 2 cijfers van het nummer van de afkeur (bijv 9076 wordt 76). LET OP! M.b.t. MUT 17 en 21: elke maand wordt vanaf istandaarden.nl de actuele lijst van toegestane AGB-codes binnen het berichtenverkeer opgenomen. AGB-codes die niet in deze lijst voorkomen, kunnen niet worden gebruikt want ze veroorzaken afkeur (TR100). In zo'n geval dient de onderhavige instelling zelf toelating voor het berichtenverkeer aan te vragen. Pagina 78 / 113

79 Een AAT aanmaken (iwlz 2.0) Door middel van een AAT (Aanvraag Aangepaste Zorgtoewijzing) is het mogelijk om de inhoud van een zorgtoewijzing te wijzigen of aanpassingen te doen in de verdeling van een zorgzwaartepakket over meerdere zorgaanbieders. Een AAT mag alleen aangemaakt worden door de instelling die geldt als dossierhouder (in het geval van VPT en Verblijf) of als Coördinator Zorg Thuis (in het geval van een MPT). Deze aanvraag hoeft niet, zoals dit in eerdere versies van de iwlz verplicht was, samen te gaan met een mutatiebericht (MUT). Met een AAT kan het volgende gewijzigd worden: Zorgprofiel (ZZP-code) Leveringsvorm (MPT, VPT en Verblijf) Dossierhouder/Coördinator Zorg Thuis Extra kosten thuis Toeslag overig Toeslag beademing Ook zijn er aanpassingen aan te brengen in de verdeling van het toegewezen ZZP over verschillende zorgaanbieders. Om een AAT aan te maken, open je allereerst het betreffende indicatiebesluit waarvoor de aangepaste toewijzing voor moet worden aangevraagd. Deze is te openen via het Administratief overzicht van de cliënt. Klik door op de betreffende legitimatie. Pagina 79 / 113

80 Om een aanpassing aan te maken door middel van een AAT, klik je op het icoontje met de pijl en envelop. Pagina 80 / 113

81 1. Kies allereerst voor de optie Aanvraag aangepaste toewijzing. 2. Vul de gegevens in die gewijzigd dienen te worden. Afhankelijk van de gekozen opties, verschijnen aanvullende opties indien deze benodigd zijn. Zo verschijnen bij de Leveringsvorm 'MPT' de extra opties 'Doelmatig' en 'Verantwoord', maar blijven deze verborgen bij de leveringsvormen waarbij deze vragen niet van toepassing zijn. 3. Wanneer je alle gegevens hebt ingevoerd klik je op het plusje bij 'Aanvraag instellingen' om per betrokken zorgaanbieder de benodigde gegevens in te voeren. Onder 'Aanvraag instellingen' is aan te geven aan welke zorgaanbieder(s) de aangepaste toewijzing moet worden toegewezen en of dit Reguliere zorg of Overbruggingszorg betreft. Ook moeten de gewenste begindatum en eventuele einddatum ingevuld worden. Tenslotte dient het toewijzingspercentage ingevuld te worden. Als er bij de leveringsvorm MPT sprake is van een bijzondere situatie waarvoor meer budget nodig is en/of de zorg door meer aanbieders geleverd zal worden, dan zal dit percentage niet 100% zijn. Bij het extra budget is een landelijke tabel nodig waarin per zorgprofiel is vastgelegd welk bedrag 100% vertegenwoordigt. Als er sprake is van een verdeling van de zorglevering over meer aanbieders, vraagt de zorgaanbieder per aanbieder het gewenste zorgtoewijzingspercentage aan. Als alles ingevuld is, klik je op Toevoegen. Tenslotte klik je op Voorbeeld bijwerken, zodat onderin het scherm zichtbaar wordt hoe de nieuwe toewijzing eruit gaat zien. Pagina 81 / 113

82 Indien het voorbeeld eruit ziet zoals gewenst is, klik je op Bericht klaarzetten. Deze aanvraag wordt verstuurd middels een AW39-bericht, oftewel een MUT-bericht. Dit bericht verschijnt dus vervolgens op het Dashboard, in de map MUT-bericht aanmaken (iwlz). Via deze map is het bericht klaar te zetten en kan hij worden verzonden naar het Zorgkantoor. Voor uitleg over het klaarzetten van berichten op het Dashboard, kan je deze handleiding bekijken. Pagina 82 / 113

83 MPT's Met ingang van april 2018 worden MPT's als ZZP met de leveringsvorm MPT toegewezen vanuit het Zorgkantoor. Daarnaast kunnen toewijzingen met een andere leveringsvorm via een AAT omgezet worden naar een MPT. Meer informatie over het aanmaken van een AAT is in deze handleiding te vinden. De informatie hieronder behandelt de te nemen stappen bij een MPT zodra de toewijzing als MPT in Ons Administratie weergegeven staat. Achtergrond bij berekening te arrangeren zorg Net als bij andere ZZP-toewijzing geldt ook voor een MPT dat de toegewezen ZZP gelijk staat aan een bepaald toegekend tarief. Indien er een MPT met een percentage van 70% toegekend wordt, betekent dit dat er (een) prestatie(s) gedeclareerd mag worden tot een bedrag dat maximaal 70% bedraagt van het tarief dat voor de ZZP is vastgesteld. Registratie via zorgregels Omdat er bij MPT's met losse prestaties gewerkt wordt die in tijd gedeclareerd dienen te worden, dienen deze prestaties geregistreerd te worden via zorgregels. Omwille van deze registratie is het van belang dat de gebruikte uursoorten gekoppeld zijn aan de toegewezen ZZP's en tevens aan de juiste losse prestatie(s) die gedeclareerd worden. Meer uitleg over deze uursoortinrichting is te vinden in deze handleiding. Arrangeren: Signalering op over- of onderschrijdingen Bij het arrangeren van de MPT-zorg wordt er net zoals bij andere financieringsvormen, ook bij de MPT gesignaleerd op over- of onderschrijdingen van de legitimatie. Bij de MPT gebeurt dit specifiek op de overschrijding van het toegekende percentage van het totale ZZP-tarief. Om bij het arrangeren te controleren of de gearrangeerde zorg in lijn is met het bedrag dat gedeclareerd mag worden, kan het tarief dat bij de toegekende ZZP vastgesteld is, per client ingevoerd worden. Op basis van dit tarief signaleert het arrangement bij de client op de ingeplande zorg ten opzichte van het toegewezen percentage van het totale tarief. Invoeren ZZP-tarief bij client met MPT toewijzing Pagina 83 / 113

84 Ga naar via het tabblad 'Overzicht', via het onderdeel 'Zorglegitimaties' naar het WLZindicatiebesluit van de client. Selecteer hier via het 'instellingen-icoontje' naar het instellingenscherm waar specifieke instellingen rondom de toewijzing te configureren zijn. MPT-waarde invoeren Onderaan de pagina is het veld 'MPT-waarde' te vinden. Hier is het tarief in te geven dat geldt voor de toegewezen ZZP. Van dit tarief wordt het declareerbare percentage berekend. De signaleringen in het arrangement zijn gebaseerd op dit percentage. Declareren MPT MPT-declaraties worden via de AW319 aangeleverd bij het zorgkantoor. In deze handleiding is informatie te vinden over de inrichting van het AW319-exportprofiel. Pagina 84 / 113

85 Berichten aanmaken bij een "geveegd" indicatiebesluit Wanneer er een nieuw indicatiebesluit wordt afgegeven, wordt het tot dan geldige besluit "geveegd". Dat wil zeggen dat dit besluit van een einddatum wordt voorzien, die 1 dag ligt voor de startdatum van het nieuwe besluit. Daarmee wordt dit oude besluit en alle onderliggende toewijzingen ongeldig, aangezien er op een moment maar een legitimatie geldig kan zijn. Dit vegen van het besluit betekent ook dat in ONS Administratie de mogelijkheid tot het maken van berichten voor de onderliggende toewijzingen wordt gestopt. In het geval dat er toch nog een bericht moet worden aangemaakt, is dit mogelijk te maken door op het rader-icoontje in de rechterbovenhoek te klikken. Hiermee schakel je het berichtenverkeer voor deze legitimatie aan of uit. Door het schuifje bij de optie "Berichtenverkeer" aan te zetten en op Opslaan te klikken, verschijnen bij de onderliggende zorgeenheden het envelopjes-icoontje om berichten te maken weer. Het schuifje blijft net zo lang uit, totdat het weer wordt aangezet en op Opslaan wordt geklikt. Pagina 85 / 113

86 WLZ: Cliënten uit zorg melden Als de zorgopname wordt beëindigd, zal dat bij nog geldige zorgtoewijzingen betekenen dat deze ook dienen te worden afgemeld bij het zorgkantoor via het electronisch berichtenverkeer. Bij overlijden van de client (MUT02 Overlijden) zorgt de applicatie automatisch voor het aanmaken van het(de) benodigde bericht(en) zodra de laatste zorgdatum bij de client wordt ingevuld. In andere gevallen is een handmatige actie vereist. Controle of het juiste bericht is aangemaakt, is altijd aan te bevelen. Pagina 86 / 113

87 Legitimatie-aanvragen administratief vastleggen Legitimaties kunnen administratief vastgelegd worden zonder dat er daadwerkelijk beichtenverkeer op hoeft plaats te vinden. Hiervoor kan er handmatig een legitimatie aangemaakt worden, op de wijze zoals hieronder aangemaakt staat. LET OP! M.b.t. het aanvragen van iwmo cq ijw legitimaties geldt een andere handleiding. Klik hier om naar deze handleiding te gaan. Navigeren Zoek de betreffende cliënt op en klik op het tabblad 'overzicht' op 'Aangevraagde legitimaties'. Klik vervolgens op 'Nieuwe legitimatie aanvraag toevoegen...' Pagina 87 / 113

88 Gegevens invoeren 1. Selecteer of de aanvraag als verwerkt moet worden gemarkeerd. In het overzichtsscherm van de legitimaties wordt deze legitimatie al dan niet zichtbaar. 2. Selecteer de aanvraagdatum en verwachte datum. 3. Selecteer de juiste financiering. 4. Selecteer het herindicatie type. 5. Voeg de functie toe. Door op 'voeg een nieuw item toe...' te klikken, verschijnt een selectiekolom. 6. Voeg eventueel een notitie toe. 7. Voeg eventueel een bijlage toe, bijvoorbeeld een scan van een papieren versie. 8. Controleer de gegevens en klik tot slot op opslaan. Pagina 88 / 113

89 Overzicht De aanvraag is na opslaan zichtbaar in het overzicht met aangevraagde legitimaties in het overzichtscherm van de cliënt. Archiveren Pagina 89 / 113

90 Nadat de nieuwe zorgtoewijzing is ingelezen, kan de aanvraag worden gearchiveerd door op het grijze rondje achter de aanvraag te klikken. Pagina 90 / 113

91 Configuratie-opties rondom legitimaties Pagina 91 / 113

92 Indicatiebesluit of beschikking (ingelezen via menu Beheer) aanpassen of verwijderen Om een (onderdeel van een) indicatiebesluit of beschikking te verwijderen is een extra stap nodig: dit om te voorkomen dat er per ongeluk fouten worden gemaakt. De optie aanzetten om een geheel besluit te verwijderen 1. Ga naar Beheer --> Instellingen --> Overige instellingen --> Algemene instellingen (onder het kopje 'beleidsprofielen'). 2. Vervolgens is onder aan de pagina de optie te zien om ingelezen indicatiebesluiten en beschikkingen te verwijderen. Vink deze optie aan en klik op opslaan. 3. Het is mogelijk om slechts een deel van het indicatiebesluit te verwijderen. De tweede optie werkt op dezelfde manier t.b.v. geïmporteerde legitimaties. Let op: deze optie is per gebruiker per sessie geldig en is alleen beschikbaar voor de applicatiebeheerder. Dit houdt in dat wanneer een applicatiebeheerder de optie heeft aangezet, deze optie aan blijft staan voor dezelfde applicatiebeheerder tot het moment dat deze uitlogt uit de applicatie. Bij een volgende inlog zal deze optie, indien benodigd, wederom moeten worden aangezet. N.B. Het wijzigen van gegevens binnen de legitimatie, toewijzing of beschikking is niet mogelijk. Pagina 92 / 113

93 Navigeren naar het indicatiebesluit of de beschikking Ga naar de cliënt --> klik op 'Zorglegitimaties' --> en klik op het indicatiebesluit of de beschikking. Verwijderen Wanneer u er zeker van bent om het indicatiebesluit of de beschikking te verwijderen, kan dat gedaan worden door op het rode kruisje te klikken. Voor de toewijzingen onder een indicatiebesluit geldt, dat ze ook apart kunnen worden verwijderd, waarbij de overige en het legitimatiebesluit zelf blijven bestaan. Lees de waarschuwing en bevestig uw keuze. Voltooid Het indicatiebesluit of de beschikking is verwijderd. Pagina 93 / 113

94 Het versturen van MAZ/MUT berichten voor een specifiek indicatiebesluit in- of uitschakelen Het berichtenverkeer kan in- of uitgeschakeld worden per indicatiebesluit of beschikking. Klik in de legitimatie op het radartje-icoontje. Hiermee kun je het berichtenverkeer in- of uitschakelen. In het vervolgscherm verschijnt een schuificoontje waarmee je het berichtenverkeer voor de legitimatie/beschikking kunt in- of uitschakelen. Pagina 94 / 113

95 Berichtenbox Pagina 95 / 113

96 Wat houdt de Berichtenbox in? Met de Berichtenbox in Ons Administratie kunnen berichten op eenvoudige en veilige wijze met VeCoZo worden uitgewisseld. Dit betreft berichten volgens de standaarden zoals deze gebruikt worden voor legitimaties en declaraties. Hierdoor is het niet meer nodig om berichten handmatig van VeCoZo te downloaden, op te slaan en in Ons Administratie te uploaden. Ook hoeven deze berichten niet vanuit Ons Administratie gedownload te worden, vervolgens te worden opgeslagen en te worden geüpload bij VeCoZo. Dit scheelt niet alleen handelingen; ook de kans op het maken van fouten wordt verkleind. Daarnaast worden de cliëntgegevens niet meer op een lokale computer opgeslagen, wat vanuit privacy-oogpunt wenselijk is. Welke standaarden worden ondersteund? Momenteel worden de volgende standaarden ondersteund: Zorgtoewijzing (AW33/ AW34) Zorgtoewijzing (WMO301/ WMO302) Zorgtoewijzing (JW301/ JW302) MAZ (AW35/ AW36) MUT (AW39/ AW310) MAZ (WMO305/ WMO306) MUT (WMO307/ WMO308) MAZ (JW305/JW306) MUT (JW307/JW308) WLZ/ ZVW declaratie (AW319/ AW320) WMO declaratie (WMO303/ WMO304) JW declaratie (JW303/ JW304) JW GGZ declaratie (JW321/ JW322) MSVT declaratie (OS301/ OS302) DBC declaratie (ZH308/ ZH309) DBC onderhanden werk (ZH310/ ZH311) Deze lijst zal in de toekomst uitgebreid worden. Het is nog niet mogelijk om gebruik te maken van PDF-bestandsuitwisseling. Pagina 96 / 113

97 Op welke plek in het proces biedt de Berichtenbox uitkomst? Alle reeds bestaande handelingen met betrekking tot het berichtenverkeer blijven aanwezig. Enkel het ophalen en versturen van berichten gebeurt nu in Ons Administratie via een beveiligde verbinding met VeCoZo. De globale processen zien er als volgt uit: Zorgtoewijzingen bij VeCoZo > Berichtenbox > zorgtoewijzing bij cliënt. Acties van zorgtoewijzing bij cliënt > dashboard > Berichtenbox > VeCoZo. Declaraties in Ons Administratie > Berichtenbox > VeCoZo. Retourberichten vanuit VeCoZo > Berichtenbox > verwerking in Ons Administratie. Retourberichten vanuit Ons Administratie > Dashboard > Berichtenbox > verwerking bij VeCoZo. Wat moet er geïnstalleerd worden en hoe gebruik ik het? Het is in eerste instantie nodig dat het recht 'Berichtenbox VeCoZo gebruiken' wordt toegevoegd aan de (bestaande) autorisaties. Deze dien je als nieuwe rol toe te voegen. Zodra dat is gedaan dient een certificaat te worden verkregen, zodat de juiste gegevens met VeCoZo uitgewisseld kunnen worden. Vervolgens dient in de applicatie ingesteld te worden met welke berichtstandaarden gewerkt wordt. Tot slot kan de Berichtenbox gebruikt worden. Kan de Berichtenbox ook in de testomgeving gebruikt worden? Nee, het is niet mogelijk om de Berichtenbox in de testomgeving te gebruiken. Dit is ter voorkoming van onherstelbare en onjuiste situaties. Het is te vergelijken met het verwerken van legitimaties en declaraties in de testomgeving en die bestanden bij VeCoZo als productie aan te leveren; de statussen worden onjuist en zullen voor fouten zorgen. Pagina 97 / 113

98 VeCoZo certificaat voor gebruik met de Berichtenbox Om gebruik te maken van de Berichtenbox, is het nodig dat de gegevens van en naar VeCoZo opgehaald en verstuurd kunnen worden. Dit gebeurt middels een systeemcertificaat. Dit systeemcertificaat is hetzelfde zoals deze geldt voor de COV controle. De zorgorganisatie dient echter bij VeCoZo aan te geven van welke diensten expliciet gebruik gemaakt dient te worden en voor welke AGB codes dit geldt. VeCoZo dient de benodigde autorisaties voor het berichtenverkeer voor de diverse financieringsstromen toe te kennen aan het systeemcertificaat. Heeft u nog geen VeCoZo systeemcertificaat? Indien uw organisatie nog geen VeCoZo systeemcertificaat heeft, dan dient u deze aan te vragen en te installeren. De stappen voor het aanvragen van het certificaat wordt uitgelegd in het artikel VeCoZo certificaat installeren. Vervolgens dient aangegeven te worden dat van aanvullende dienstverlening gebruik gemaakt dient te worden. Aan VeCoZo kan worden aangegeven dat autorisaties benodigd zijn voor het Berichtenverkeer voor de diverse financieringsstromen. Dat wordt in de volgende stap aangegeven. Heeft u al een VeCoZo systeemcertificaat, of loopt de aanvraag? In het geval al een systeemcertificaat aanwezig is, of de aanvraag daarvan loopt, dienen aanvullende handelingen uitgevoerd te worden. De autorisaties voor het berichtenverkeer dienen toegevoegd te worden op het bestaande certificaat. Hiervoor dient contact te worden opgenomen met VeCoZo. Zodra de certificaataanvraag akkoord is, betekent het dat u gebruik kunt maken van de specifieke dienstverlening van VeCoZo die nodig is voor de Berichtenbox in Ons Administratie. Om dit te voltooien dient het VeCoZo systeemcertificaat te worden ingelezen in Ons. Als dit certificaat ook is afgegeven voor de COV controle, dan dient het apart te worden geïnstalleerd voor die optie in Ons Administratie. Zie: VeCoZo certificaat installeren. Indien u al wel de beschikking had over een geldig systeemcertificaat voor de COV controle, dan dient het onderhavige certificaat alleen t.b.v. de Berichtenbox in Ons Administratie te worden ingevoerd. Tot slot dient de Berichtenbox in Ons Administratie verder te worden geconfigureerd. Pagina 98 / 113

99 Configuratie van de Berichtenbox Nadat de certificaten zijn aangevraagd en men over de juiste autorisaties (voor het Berichtenverkeer) beschikt, kan ingesteld worden welke berichtstandaarden met de Berichtenbox uitgewisseld dienen te worden. Conversie wizard Zodra de berichtenbox benaderd wordt en de configuratie nog niet goed is ingesteld, zal bovenstaande afbeelding getoond worden. Er zal een tijdelijke situatie aanwezig zijn waarbij het nodig is dat een aantal stappen van de configuratie doorlopen worden. Dit heeft te maken met de overzetting van de bestaande configuratie van de oude berichtenbox (waarbij maar 1 certificaat te gebruiken was), naar de nieuwe configuratie. Wat hierbij gedaan dient te worden, is dat handmatig aangegeven wordt voor welke AGB-code, het reeds aanwezige certificaat gebruikt dient te worden. Deze melding zal verschijnen indien er een certificaat aanwezig is en één AGB-code in de applicatie bekend is. Pagina 99 / 113

100 Deze melding zal verschijnen indien er een certificaat aanwezig is, maar meerdere AGB-code in de applicatie bekend zijn. Rechteninrichting De Berichtenbox wordt in Ons Administratie alleen zichtbaar wanneer je het benodigde recht hiervoor hebt toegevoegd aan je autorisatieprofiel in Ons Administratie. Het recht dat nodig is is 'Berichtenbox VeCoZo gebruiken'. Navigeren Ga naar Beheer > Instellingen > Overige Instellingen > Berichtenverkeer. Pagina 100 / 113

101 Overzichtsscherm van alle AGB-codes die voor de berichtenbox geconfigureerd kunnen worden Er wordt een overzichtsscherm getoond met daarop alle AGB-codes die in de applicatie ingevoerd zijn via AGB-codes en BTW-nummers beheren. Per AGB-code wordt weergegeven of deze wel (zie bovenstaande afbeelding) of niet (zie onderstaande afbeelding) geconfigureerd is voor de Berichtenbox. In het bovenstaande voorbeeld zijn er acht AGB-codes geconfigureerd, waarbij er 1 als koepelcode geldt (1). Voor de koepelcode is een certificaat geïnstalleerd, waar de onderliggende AGB-codes gebruik van maken. In dit voorbeeld is te zien dat voor WLZ, WMO en EDP het berichtenverkeer via de berichtenbox is ingeschakeld (2). Omdat deze labels groen gekleurd zijn, is te zien dat voor deze stromen succesvol verbinding gemaakt kan worden met VECOZO. Wanneer er een rood label staat, is dit berichttype niet te gebruiken in het berichtenverkeer. Meestal zal dat zijn omdat het certificaat niet de vereiste VECOZO-rechten heeft voor dit berichttype. Via het potloodje (3) kan de configuratie per AGB-code aangepast worden. Niet geconfigureerde AGB-code Pagina 101 / 113

102 Indien er AGB-codes zijn waarvoor er nog geen configuratie is gedaan, dan is dat zichtbaar op hetzelfde scherm onder het kopje 'Niet geconfigureerde AGB-codes'. Via het plusje kan de configuratie voor een AGB-code die nog niet geconfigureerd is, ingericht worden en kan het certificaat per AGB-code worden ingelezen. Configuratiescherm Nadat er op het potloodje of op het plusje geklikt is, verschijnt het bovenstaande scherm. 1) Onder het kopje 'Certificaat' kan het VECOZO-certificaat ingelezen worden dat voor deze AGB-code aangevraagd is. Vergeet niet ook het bijbehorende wachtwoord in te voeren. Het nummer kan geraadpleegd worden in het geval u problemen ondervindt met het certificaat en correspondenteert met VeCoZo. Alleen als er een certificaat geupload is, zijn de blokken 'Actieve berichttypen' (2) en 'Koepelcode' (3) zichtbaar. Onder het kopje 'Actieve berichttypen' is per legitimatietype aan te geven welke berichttypes verstuurd/ontvangen moeten kunnen worden via de Berichtenbox. Het is van belang dat deze exact overeenkomen met de machtigingen zoals deze bij VeCoZo zijn aangegeven. - Indien er minder berichttypen zijn geselecteerd dan waarvoor de machtiging geldt: dan zullen geen berichten van dat type opgehaald of verstuurd worden. - Indien er meer berichttypen zijn geselecteerd dan waarvoor de machtiging geldt: dan zullen foutmeldingen optreden en geen enkel bericht zal dan opgehaald worden. Pagina 102 / 113

103 Als de AGB-code als koepelcode fungeert, moeten, voor een juiste werking, alle AGB-codes, die onder deze koepelcode vallen, geselecteerd worden onder het kopje 'Koepelcode' (3). Maak de keuze en sla deze op. De configuratie is hiermee voltooid. Aandachtspunt bij DBC over meerdere AGB-codes Let op! Gebruikt u deze configuratie om voor meerdere AGB-codes separate ZH308 declaraties te kunnen doen? Dan geldt dat u bij DBC-beheer een datum moet invoeren per wanneer de aanlevering voor meerdere AGB-codes van start moet gaan. In deze handleiding leest u hoe u dit kunt doen. Als deze datum leeg blijft, geldt dat de ZH308 alsnog voor één AGB-code gedaan wordt, ook al zijn er meerdere AGB-codes in de Berichtenbox geconfigureerd. Pagina 103 / 113

104 De Berichtenbox gebruiken Zodra de configuratie is voltooid, is de Berichtenbox te gebruiken. Met de Berichtenbox worden legitimatie- en declaratieberichten via VeCoZo opgehaald en aangeleverd. Hierdoor hoeven berichten niet handmatig te worden verwerkt via het menu Berichten inlezen. Wel zijn de automatisch opgehaalde berichten daar zichtbaar. Navigatie en indeling van het menu Ga naar Beheer > Berichtenbox. Pagina 104 / 113

105 Indeling van het menu De soorten berichten in de Berichtenbox zijn verdeeld in 4 segmenten. Per soort wordt het aantal berichten dat nog verwerkt dient te worden met een getal getoond. Het totaal van het aantal berichten in een segment wordt ook getoond. Inbox Outbox Archief Berichten ophalen Inbox 1. De inbox-overzichtspagina toont alle vanaf VeCoZo opgehaalde berichten, dus zowel zorgtoewijzingen als retourberichten. De totale inbox toont alleen inhoud indien er nog nietverwerkte berichten in staan. 2. Alle binnengekomen zorgtoewijzingen van de afgelopen 7 dagen zijn hier zichtbaar. 3. Alle binnengekomen retourberichten van de afgelopen 7 dagen zijn hier zichtbaar. 4. In specifieke uitzonderingssituaties kan het voorkomen dat iwmo- en ijw-berichten worden uitgewisseld met VeCoZo waarbij er technische of inhoudelijke fouten in berichten aanwezig zijn. Zie voor meer details het kopje onderaan dit artikel "toelichting op foutberichten". Pagina 105 / 113

106 Outbox 5. De outbox-overzichtspagina toont alle te versturen berichten, dus zowel MAZ, MUT, Facturen, Onderhanden werk (DBC) en te versturen retourberichten. De totale outbox toont alleen inhoud indien er nog niet-verwerkte berichten in staan. 6. Op deze plek worden de verstuurde Aanvraag-berichten (iwmo315 en de ijw315) van de afgelopen 7 dagen getoond, én de nog te versturen aanvraagberichten. 7. Op deze plek worden de verstuurde MAZ-berichten van de afgelopen 7 dagen getoond, én de nog te versturen MAZ-berichten. 8. Op deze plek worden de verstuurde MUT-berichten van de afgelopen 7 dagen getoond, én de nog te versturen MUT-berichten. 9. Op deze plek worden de verstuurde facturatie-berichten van de afgelopen 7 dagen getoond, én de nog te versturen facturatie-berichten. 10. Op deze plek worden de berichten getoond waarbij een aanlevering aan de OHW grouper (DBC) verstuurd kunnen worden. Let op: momenteel kunnen de ZH310/ZH311 nog niet worden verzonden en ontvangen door de Berichtenbox. 11. Op deze plek worden de verstuurde retourberichten van de afgelopen 7 dagen getoond, én de nog te versturen retourberichten. Archief 12. Het archief toont de reeds ontvangen en verstuurde berichten. Het kopje archief is klikbaar, maar laat geen overzicht zien. 13. Een overzicht met alle ontvangen berichten is hierin te zien. 14. Een overzicht met alle verzonden berichten is hierin te zien. Berichten ophalen 15. Met deze knop wordt verbinding gelegd met VeCoZo. Hierbij wordt, afhankelijk van de gemaake configuratie, bij VeCoZo berichten opgevraagd en opgehaald. Deze worden vervolgens automatisch in de inbox geplaatst. Eventuele foutmeldingen bij het ophalen van berichten worden hier getoond. Ook is te zien wanneer de laatste keer was dat berichten opgehaald zijn. Voor onderscheid tussen binnenkomende berichten, te versturen berichten en retourberichten, kan het overzicht met berichtstandaarden geraadpleegd worden. Berichten ophalen Pagina 106 / 113

107 Om berichten vanuit VeCoZo te kunnen verwerken, dienen ze vanuit VeCoZo opgehaald te worden. Dat is te doen met de knop Berichten ophalen. Dat is daarmee de eerste stap om binnenkomende berichten te gaan verwerken. Met het ophalen van deze berichten worden berichten die klaar staan bij VeCoZo opgehaald én wordt de status van verzonden berichten opgehaald (vergelijkbaar met een ontvangstbevesting). Details van de berichten Bij een bericht zijn de volgende gegevens te zien: Status Indien aanwezig, wordt hier de status getoond van het bericht. Deze kan zijn dat het bericht succesvol is ontvangen door de zorgverzekeraar. AGB-code Dit is de AGB-code (zorgverlener) waarvoor het bericht geldt. Ontvangen Hier wordt het moment getoond waarop het bericht is ontvangen (dus is opgehaald vanuit VeCoZo). Bij verzonden berichten wordt hier het moment getoond waarop een bericht naar VeCoZo is verstuurd. Genegeerd Hier is de reden te zien indien een bericht genegeerd is. Deze reden is handmatig ingevoerd. Bij een mouse-over wordt de tekst rood. Uzovi-code Dit is de code van het zorgkantoor. Dagtekening Dit is de datum waarop het bericht is gemaakt. Berichten ophalen en verwerken vanuit VeCoZo Nadat berichten zijn opgehaald vanuit VeCoZo en er berichten aanwezig zijn, kunnen deze ingelezen worden. In de inbox zijn de berichten te vinden. Pagina 107 / 113

108 Bericht inlezen Door op de knop Inlezen te klikken, wordt het bericht zoals bij VeCoZo bekend is, daadwerkelijk in Ons Administratie verwerkt. In dit voorbeeld zal een AW33-bericht ingelezen worden. Zodra dat is gedaan, zijn de daarin aanwezige zorgtoewijzingen in de applicatie aanwezig. Inleesrapport bekijken Bij ingelezen berichten is het inleesrapport zichtbaar. Door op deze knop te klikken opent een venster met daarin details van het ingelezen bericht. Bericht downloaden Indien het wenselijk is dat het betreffende bericht lokaal wordt opgeslagen, bestaat de mogelijkheid om het bestand te downloaden. Dit is niet nodig in het reguliere proces. Pagina 108 / 113

109 Bericht negeren Bij nog niet ingelezen berichten bestaat de mogelijkheid om deze te negeren. Dit is te doen door op het kruisje te klikken. Hierdoor zal deze ook uit de inbox verdwijnen. Dit is niet nodig in het reguliere proces, maar kan gebruikt worden in uitzonderingssituaties. Het kan bijvoorbeeld voorkomen dat het zorgkantoor een verkeerd bericht heeft gestuurd. Bij het negeren van een bericht is het verplicht om een reden op te geven, zodra later door jezelf en collega's is te zien wat de reden was. Bericht alsnog, of nogmaals inlezen Indien een bericht is genegeerd, maar blijkt dat het bericht alsnog ingelezen dient te worden, dan kan het bericht alsnog ingelezen worden. Met dezelfde knop is een bericht opnieuw in te lezen. Dat geldt alleen voor berichten die al wel ingelezen waren, maar waarbij het nodig is om het bericht nog een keer in te lezen. Retourbericht bekijken Pagina 109 / 113

110 Bij berichten waar sprake is van een retourbericht, is het bijbehorende retourbericht eenvoudig in te zien. Door te klikken op de tweede knop worden, indien aanwezig, details van het bijbehorende bericht getoond. Berichten verwerken en versturen naar VeCoZo Nadat berichten in de applicatie zijn klaargezet (legitimaties, facturen), kunnen deze naar VeCoZo verstuurd worden. In de outbox zijn de berichten te vinden. Bericht versturen Het versturen van een bericht is eenvoudig te doen middels de knop Versturen. Hierdoor wordt het bericht dat in Ons Administratie klaarstaat direct naar VeCoZo verstuurd. Het bericht kan 1x verstuurd worden. Bericht negeren Indien blijkt dat het bericht niet juist is, kan er voor gekozen worden om het bericht te negeren. Hierbij wordt het bericht niet verstuurd naar VeCoZo, maar wordt wel de teller met het aantal nog te verwerken berichten aangepast. Hierbij moet verplicht een reden worden opgegeven zodat op een later moment is terug te vinden waarom het bericht genegeerd en dus niet verstuurd is. Een dergelijk voorbeeld kan het geval zijn indien bij een testexport van de AW319 de uitval niet is gecontroleerd, wel een productie AW319 is gedaan, maar deze eerst verholpen dient te worden, de gedraaide factuur teruggedraaid dient te worden en daarna opnieuw een productie AW319 gedraaid dient te worden. Hierbij moet het bericht dat klaarstond niet aangeleverd en dus genegeerd worden. Pagina 110 / 113

111 Bericht alsnog versturen Mocht blijken dat het bericht wel verstuurd moet worden, kan dit alsnog verstuurd worden. Een bericht kan 1x verstuurd worden. Bericht downloaden Indien het wenselijk is dat het betreffende bericht lokaal wordt opgeslagen, bestaat de mogelijkheid om het bestand te downloaden. Dit is niet nodig in het reguliere proces. Retourbericht bekijken Bij berichten waar sprake is van een retourbericht, is het bijbehorende retourbericht eenvoudig in te zien. Door te klikken op de tweede knop worden, indien aanwezig, details van het bijbehorende bericht getoond. Pagina 111 / 113

112 Foutmeldingen en waarschuwingen Het kan voorkomen dat er om een tecnhische of precesmatige reden een bericht in het rood weergegeven wordt. Hierbij worden VSP-EDP foutcodes getoond. Neem contact op met VeCoZo om erachter te komen wat de foutcode inhoudt. Toelichting op foutberichten In specifieke uitzonderingssituaties kan het voorkomen dat iwmo- en ijw-berichten worden uitgewisseld met VeCoZo waarbij er technische of inhoudelijke fouten in berichten aanwezig zijn. Deze berichten worden bij de Foutberichten getoond. Voorbeelden kunnen zijn "Afzender is niet bekend bij VeCoZo" en "Indienende partij beschikt niet over de juiste rol om voor dit berichttype berichten in te dienen". Bij dergelijke berichten wordt de reden van de fout van het bericht getoond. Met die informatie kan vervolgens actie worden ondernomen om het probleem te verhelpen. Vanzelfsprekend wordt een foutbericht niet in de applicatie verwerkt. Bij het klikken op het bericht-icoon wordt het bijbehorende bericht getoond. Pagina 112 / 113

113 In het geval het bericht wordt getoond (zoals in bovenstaand voorbeeld bij de Verzonden berichten) met een rood uitroepteken, dan geeft dit aan dat het verzenden ivm een fout niet is gelukt. Pagina 113 / 113