PICs in een verouderde infrastructuur, een haalbare kaart?

Transcriptie

1 Sarah Vanrenterghem Dienst Apotheek- Cel Kwaliteit in een verouderde infrastructuur, een haalbare kaart? PUO Kwaliteitsvolle steriele bereidingen 5 juni 2018 Agenda Inleiding 4Quality Assurance system 4Personnel 4Premises and equipment 4Documentation 4Production 4Annex 1 Sterile preparations Besluit 2 / 1

2 Inleiding Inleiding 4Kwaliteitsvol bereiden en afleveren, behelst aspecten: -productprotectie en patiëntprotectie -operatorprotectie -omgevingsprotectie -traceability -service aan de patiënt en de verpleegafdeling 4Daarom normeringen opgelegd door de wettelijke instanties. 4 / 2

3 Inleiding Huidige regelgeving: Huidige wetgeving KB van 4 maart 1991 De steriele bereidingen in LAF of in een steriele kamer met "absoluut gefilterde" lucht in overdruk. (Art. 6 1). De bereiding cyto in afgescheiden ruimte en aangepaste maatregelen voor de bescherming van personeel. (Art. 6 2) Er moet een voldoende grote oppervlakte moet zijn om de activiteiten uit te voeren. 5 / Inleiding 4 = Pharmaceutical Inspection Convention Scheme : 4Guide to good practices for the preparation of medicinal products in Healthcare establishments 4Van kracht als richtlijn in Europa sinds in Belgische wetgeving vanaf??? 4Recent enquête en overleg ZHA 4UZ Gent situatie: 4plannen cleanroom 4Huidige verouderde infrastructuur 4in 2016 een opsmuk richting Doel: doorlopen van de : 6 / regelgeving : zwarte of witte tekst praktische aanpak in UZ Gent: blauwe tekst met enkele uitgewerkte voorbeelden 3

4 Quality Assurance System Onderverdeling in hoofdstukken en annexes: 4Quality Assurance system 4Personnel 4Premises and equipment 4Documentation 4Production 4Quality control 4Work contracted out 4Complaints and product recalls 4Self audits 4Annex 1 sterile preparation 4Annex 2 non-sterile liquids, creams and ointments 4Annex 3 radiopharmaceuticals 8 / 4

5 Quality Assurance system Quality Assurance system Quality assurance = som van alle afspraken die ervoor zorgen dat product voldoet aan de vereiste kwaliteit zodat het veilig en effectief is. 4 Documentatiesysteem: procedures, bereidingsprotocols, 4 Voor aflevering: check correct bereid en bewaard voor vrijgave 4 Voldoende maatregelen zodat nodige kwaliteit behouden blijft gedurende shelflife 4 Productie en controle: Good Preparation Practices / 10 5

6 Quality Assurance system: Good preparation practice + quality control 4 Good preparation practices 4 Training en kwalificatie personeel 4 Infrastructuur gepast voor hun gebruik 4 Documentatie 4 Evaluatie van producten: Review van documentatie, ev. analyseresultaten en afwijkingen 4 Vrijgave door geschikte persoon 4 Quality control 4 Onderdeel van quality assurance: Analyses (labo) Procedures mbt vrijgave, algemene documentatie, systemen zoals afwijkingen, klachten, wijzigingenbeheer / 11 Personnel 6

7 Personnel 4 Personeel: bewust van taken en verantwoordelijkheden 4 Nieuw personeel getraind in taken 4 Continu trainingssysteem 4 Training in hygiëne (kledij, omkleedprocedure en mogelijke contaminatierisico s / 13 Personnel UZGent 1) Functie-omschrijvingen voor elk personeelslid 2) Bij start nieuw personeelslid: Trainingsplan 4 Algemene intro apotheek/kennismaking werkplek + meter/peter +LG/ organigram 4 Praktische afspraken (ook op papier meegeven) 4 Training in kwaliteitssystemen 4 Praktische training per functie / 14 7

8 Voorbeeld training Personnel UZ Gent 4 Continue training: 4 Herkwalificatie 4 Leeslijsten (procedures met belangrijke updates) 4 Training in overlegmomenten: gedocumenteerd +opvolging afwezigen 4 E-learning 4 Jaarlijkse opvolging door LG / 16 8

9 Premises and equipment Premises and equipment = Architectonische vereisten ruimtes: geschikt om product KWALITATIEF en VEILIG te bereiden Algemeen -Voldoet om activiteiten uit te voeren met min risico op fouten -Genoeg ruimte voor logische werkflow en segregatie -Vermijden crosscontaminatie -Was- en cleaning: niet leiden tot contaminatie -Pest control= ongediertebestrijding: externe firma: EFK s en lokdozen -Toegang enkel voor geautoriseerd personeel: badgecontrole of sleutel / 18 9

10 Premises and equipment 1) Productieruimtes -Segregatie van processen per dosisvorm. Indien niet mogelijk risk assesment (=RA). -Gedediceerd ruimtes voor gevaarlijke producten: cyto, penicilline, biologicals, radioph. en bloedproducten. Campagnewerking mogelijk indien RA. -Wegen en staalnameprocesen APART van bereidingsruimtes 2) Stockageruimtes 4 Mix-up reduceren 4 Voldoende plaats om oa - startproducten, afgewerkte producten, verpakkingsmat - quarantaine, release, return, te scheiden 4 Monitoring van Temp/RV + behandelen van non-conformiteiten / 19 Premises and equipment Segregatie Productieruimtes: uitdaging in beperkte infrastructuur 4 Magistraal: 1 ruimte met verschillende werkbanken + weegruimte Werkbank voor vloeist, half-vaste bereidingen Werkbank voor capsules met punt-afzuiging Apart lokaal met LAF-kast voor orale magistrale cyto-bereidingen 4 Steriel: verschillende ruimtes met tussensas en passboxes 4 Ruimte voor steriele niet-tox. 4 H-LAF-kasten 4 Ruimte voor steriele tox: 2 V-LAF-kasten 4 Ruimte voor bloedprod/levende materialen.: 2 V-LAF: studies / serumcoll 4 Ruimte voor klinische st.: 1 V-Laf 4 Ruimte voor dose-bands: 1 isolator / 20 10

11 Premises and equipment Stockage-ruimtes 4 Zonering 4 Scheiding quarantaine en vrijgegeven grondstoffen en bereidingen 4 Na uitvoering (analyse en) vrijgave in stockageruimte 4 Aparte returnzone/ aparte klachtenstalenzone 4 Stockagevereisten: Aeroscout : monitoring Temp + alarmcascade: electronisch behandelen alarmen RV enkel informatief gemonitored / 21 Premises and equipment Aparte QC-ruimte: -Laboruimte voor steriliteit, gehaltebepaling, ph en incubatie omgevingscontroles Overige ruimtes: -apart pauzelokaal, -toiletten, omkleedsassen, wasruimte: voldoende bereikbaar en groot -toilet: niet onmiddellijk bereikbaar via productieruimte -pauzelokaal buiten de productieruimte -strikte regels: geen eten/drinken in productieruimtes Equipment: apparatuur geschikt voor gebruik + visueel zichtbaar conform -procedure toestellenbeheer -planning validatie/onderhoud: gebruik OK: visuele check op rode of groene label / 22 11

12 Documentation Documentatie 4 Doel: essentiële informatie documenteren: 4 fouten door mondelinge communicatie vermijden 4 traceability uitgevoerde activiteiten 4 Alle documentatie goedgekeurd door verantwoordelijke 4 Documenten: leesbaar, duidelijk, niet-interpreteerbaar en up to date, electronische docs beschermd tegen wijzigingen 4 Noodzakelijke procedures: receptie, vrijgave, recall, kalibratie/validatie, cleaning, training, equipment, monitoring, deviatie/klachten, audit, / 24 12

13 Documentatie Opsplitsing documentatie voor ex-tempore bereidingen vs voorraadbereidingen/ regelmatig terugkerende bereidingen 1) Ex-tempore: minimum: naam, gehalte en exp. date Instructies bijgehouden en afgetekend door uitvoerder en verantw. 2) Voorraad / Regelmatig terugkerende bereidingen: Product file : Reden: geen registratie file (cfr. Industrie) Inhoud: specificaties, instructies, evaluatie naar therapeutische rationale, safety, toxiciteit, stabiliteit Review: jaarlijkse controle (analyseres., stabgeg., validatiedata) Minimum info beschreven in / 25 Documentatie -Gebruik van documentensysteem Iprova : Algemene procedures, formulieren, enz. Docs electronisch goedgekeurd Beschikbaar voor eindgebruiker. -Startmaterialen: -grondstoffen in Proaz : analyseres. en certificaten, vrijgave -grondstoffen/spec. op bereidingsprot. vermeld (lotnr, verval) -Bereidingsprotocol: Proaz /MSExcel/Chemopro auteur goedkeurder zie vb / 26 13

14 Voorbeeld Excelprotocol isolator (1 v 2) 27 / Voorbeeld Excelprotocol isolator (2 v 2) 28 / 14

15 Production Annex 1 Production Annex 1 Guideline for sterile preparation of medicinal products 4 Startmat. goedgekeurd vr gebruik + 2 de onafh. controle 4 Mix-ups vermijden en (Cross)contaminatie vermijden 4 Tijdens alle bereidingsstappen: product identificeerbaar 4 Status lokalen duidelijk: in gebruik/ cleaning/ buiten gebruik 4 Risico-analyse per type product (ICH Q9) en geschiktheid 4 Evaluatie ernst, voorkomen en detecteerbaarheid v. mogelijke fouten 4 Maatregelen bepalen om risico s te vermijden en effectiviteit checken 4 Update bij wijzigingen met bijhorende validaties 4 Personeel: getraind (oa basis µbio), bewust van risico s ster. bereiden, gekwalificeerd / 30 15

16 Annex 1, Personnel 4 Opleiding in steriele bereiding 4 Door gekwalificeerde opleiders (kwalificatie door laborant cel Q) - a/ Kledij - b/ Betreden cleanroom - c/ Reinigen LAF-kasten - d/ Aantrekken steriele handschoenen - e/ Desinfectie van materialen - f/ Aseptische Technieken 4 Hoe en WAAROM uitgelegd van de handelingen 4 Opgesplitst in horizontale, verticale LAF en isolator / 31 Annex 1 Personnel 4 Kwalificatie personeel (initieel en jaarlijkse herkwalificatie) 4 Uitvoeren van meest voorkomende handelingen met een bouillon (mediafill) Aanprikken vial Breken ampoule Toevoegingen aan infuuszak Gebruik van filter 2 vials en 1 infuuszak met bouillon + spottesten, fingerprints en luchtplaat en positieve vial ter controle 4 Bouillon en omgevingscontrole: incubatie (7d 35 C en 7d 25 C) 4 Acceptatiecriteria: Geslaagd: vials/infuuszak 0 cfu, omgevingscontrole 3 cfu over 12 contactplaten Niet-geslaagd: opnieuw uitvoeren onder toezicht / 32 16

17 Annex 1: Guideline for sterile preparation of medicinal products Premises and equipment 4 Cleanroom: Bescherming van product tegen contaminatie Bescherming operator naar toxiciteit Ø Onderverdeling van de clean area s in grades (A, B, C, D) Ø Afhankelijk van activiteit, uitvoering in bepaalde grade Ø Lucht: -HEPA-filter -Voldoende luchtwissels -Overdruk 10-15Pa Ø Status: in operatie = apparatuur staat aan en personeel aanwezig vs in rust = Sassen: kledij, materiaal/equipment Ø Crosscontaminatie vermijden: gedediceerde ruimtes / 33 Annex 1: Guideline for sterile preparation of medicinal products Premises and equipment Ø Clean area s in grades (A, B, C, D) + gedefinieerde achtergrond Grade A C D Activiteit Bereiding steriele producten, niet terminaal gesteriliseerd Bereiding terminaal gesteriliseerde prod. of terminaal gefilterde prod. (0,22µm) Bereiding terminaal gesteriliseerde prod. met laag riscio op contaminatie Stockage bv. gewassen componenten (rubberen doppen, flessen) Wat Werkomg. Achtergrond LAF Grade A Grade B Isolator Grade A Grade D ( +druk) Grade C ( - druk) Ø Mogelijkheid mindere kwalitatieve achtergrond: Risk Assessment Ø Bv. tijd ts bereiding en gebruik Ø Closed systems (CSTD s of bv. enkel steriel aanprikken v. bv. gesloten vial) Ø Eigenschappen van de bereiding / 34 17

18 Plan productieruimtes UZ Gent: 35 / Annex 1: Guideline for sterile preparation of medicinal products - Clothing Grade Vereiste kledij Omkleedprocedure UZ Activiteiten in UZ D C A/B -Haar, (incl. baard/snor) en armen bedekt -Gepast pak en (over)schoenen -Haar, (incl. baard/snor) en armen bedekt -Aansluitend pak (cleanroomstof) -(over)schoenen -Haar volledig omsloten, masker -Pak (cleanroomstof) -steriele handschoenen -gedesinfecteerd/gesteriliseerd schoeisel -Labojas met korte mouw -Handschoenen bij bereiden/afwegen -Haarnetje -Broek en shirt lange mouw uit cleanroomstof -Overshoes (periodieke decontaminatie) Grade C kledij + + coverall (niet-steriel, cleanroomstof) +mondmasker + handschoenen in achtergrondomgeving, Magistrale niet-steriele bereidingen -Gang naar steriele zone: picking en administratie -Bereidingen isolator -Bereidingslokalen met LAF-kasten Steriele HS in LAF-kast / 36 18

19 Annex 1: Guideline for sterile preparation of medicinal products - Clothing Grade D Grade C Grade B / 37 Kledij UZ Magistrale bereidingen Grade D: gang steriel + Grade C:bereidingsruimtes isolator / 38 19

20 Annex 1: Guideline for sterile preparation of medicinal products - Cleaning 4 Cleaning 4 Cleaning procedure voor cleanroom + uitvoering door getraind personeel 4 Gedediceerd cleaning materiaal 4 Grade A en B: steriele cleaning producten, sporevrij 4 Periodiek gebruik van sporedoder of virucide bij bloedproducten 4 Gevalideerde sterilisatieprocessen 4 producten in zelfde LAF-kast vermijden: uitvoering line clearance 4 Bij meerdere LAF-kasten in 1 ruimte in gebruik: RA om fouten te vermijden 4 Terminaal gesteriliseerde producten: bioburden laag houden / 39 Premises and equipment /Annex 1 4 Reinigen voor en na activiteit om crosscontaminatie te vermijden 4 Gevalideerde reinigings-en desinfectiemethode grade A Steriele geïmpregneerde stofvrije doeken (correcte dosis, vochtigheidsgraad) s morgens, s middags en s avonds: Reinigingsstap met neutraal detergent Desinfectiestap met IPA Tussen bereidingen desinfectiestap van werkvlak met IPA Indien virus, levend materiaal: inactiverende HOCL-stap Wekelijkse reiniging: sporedodend Desinfectie en sporocid H2O2 Voor cyto-laf-kasten: afwisseling NaOH en HOCL / 40 20

21 Premises and equipment /Annex 1 Reinigen voor en na activiteit om (cross)contaminatie te vermijden: Meer risicovol bij grade A in grade C! 4 Aseptische transfer: Desinfectieprocedure om materialen in LAF te brengen: Respecteer de desinfectietijden van het desinfectans Wipen is beter dan sprayen! Verwijderen van primair verpakkingsmateriaal 4 Belangrijk om weg naar LAF-kast zo proper te maken Achtergrondomgeving voldoende te reinigen Werktafels desinfecteren Dagelijkse reiniging ruimte Wekelijkse sporicide kuis Ook passboxes en sassen / 41 21

22 Annex 1: Guideline for sterile preparation of medicinal products - Monitoring 4 Doel van monitoring: : evidentie dat het proces, de infrastructuur en het personeel geschikt is om product aseptisch te bereiden 4 Kwalificatie (at rest) 4 Environmental monitoring (in operation) 4 Procedurieel: wat/hoe gemonitored +periodiciteit op basis van een RA 4 Frequentie : wijziging v methodes, afwijkende res., interventies aan gebouw, hoge workload 4 Frequentie : gebruik closed systems, onmiddellijk gebruik, term. sterilisatie, lage workload / 43 Annex 1: Guideline for sterile preparation of medicinal products - Monitoring 4 Klassificatie at rest Grade A aanbevelingfrequentie UZ-frequentie Deeltjestelling LAF: jaarlijks LAF: 6-maandelijks, Isolator: jaarlijks Luchtwissels in ruimte LAF jaarlijks NVT Luchtsnelheid LAF: jaarlijks LAF: 6-maandelijks, Isolator: jaarlijks HEPA-filter integriteit LAF+ isolator jaarlijks LAF: 6-maandelijks, Isolator: jaarlijks Alarm functionele testen Isolator: jaarlijks Isolator: jaarlijks Isolator lektest Isolator: jaarlijks Isolator: jaarlijks / 44 22

23 Annex 1: Guideline for sterile preparation of medicinal products - Monitoring 4 Klassificatie in operatie 4 Monitoring programma afh. activiteiten, cleanroom 4 Physical monitoring vs micorbiological monitoring Fysische monitoring aanbeveling frequentie UZ- frequentie Drukverschil ruimtes waarin LAF Dagelijks, voor start activiteiten Voorzien in 2018 Drukverschil over HEPA in LAF Dagelijks, voor start activiteiten LAF blijft aan, check alarmen Deeltjesmetingen in LAF 1* per kwartaal in operatie Nog niet in voege (personeel) Drukverschil over HEPA in isolator Dagelijks, voor start activiteiten Check alarmen Integriteit handschoenen Visuele check per sessie Visuele check per bereider/sessie Druktest isolator Wekelijks Bij elke VHP-cyclus ingebouwd / 45 Annex 1: Guideline for sterile preparation of medicinal products - Monitoring 4 Klassificatie in operatie Microbiële monitoring Frequentie grade A + (achtergrond) UZ- Frequentie voor grade A * Settle plates= luchtplaten Elke werksessie Wekelijks achtergrond Wekelijks Fingerprints Einde werksessie 1*/dag per assistent + indien gespecifieerd in protocol (bv. voorraadbereiding met open stap) Surface samples (swabs of contactplaten) Active air samples Wekelijks Maandelijks achtergrond Op kwartaalbasis grade A en achtergrond Nog niet in voege: plan swabs in LAF Check alarmen 4 Nog geen testen van achtergrondomgeving Wel jaarlijkse kwalificatie als grade C + geen echte cleanroom / 46 23

24 Annex 1: Guideline for sterile preparation of medicinal products - Monitoring Limieten in het kader van microbiologische monitoring Klasse Luchtstalen CFU/m3 Settleplates Diameter 90mm CFU/4u Contactplaten (diameter 55mm) CFU/plaat Fingerprints 5 vingers CFU per handschoen Klasse Maximaal aantal toegestane partikels max. aantal deeltjes 0.5 µm/m3 In rust max. aantal deeltjes 5 µm/m3 max. aantal deeltjes 0.5 µm/m3 In operatie max. aantal deeltjes 5 µm/m3 A <1 <1 <1 <1 B C NVT D NVT A B C D / 47 Annex 1: Guideline for sterile preparation of medicinal products - Monitoring 4 Wat bij overschrijding limieten? 4 Klein onderzoek (single incident) Alles nog steeds correct functioneert (LAF, achtergrond) Geen verhoogd aantal bij die operator (bv. niet meer getraind) Geen algemene trend die wijst naar contaminatie 4 Overschrijdingen in UZ: Check plaats contaminatie Analyse van overige bereidingen Geen single incident of tijdens kwalificatie: check soort MO s in lab Trending resultaten: bv bij uitbraak extra actie: (bv. lokaal met H2O2 behandelen) / 48 24

25 Annex 1 / 49 Haalbare kaart? 4 BESLISSING OVERHEID 4 overgangstijd 4 En in een oudere infrastructuur? 4 meer dan infrastructuur alleen! 4 Overleg BVZA dd nav enquête in BE: Misschien infrastructuur grade A in grade C (+ RA) Voorwaarde tijd / middelen/ personeel en grade A in C / 50 25

26 EINDE 4Allen: Bedankt om te luisteren en te blijven zitten!!! 4Dank aan collega s UZ Gent voor ondersteuning: 4Sabrina Commeyne 4Johan Vandenbroucke 4Mieke De Laere 4Lutgard Van De Putte / 51 SARAH VANRENTERGHEM QP clinical Functie trials/ Industrie-Apotheker Cel Q Apotheek Afdeling of dienst Universitair Ziekenhuis Gent C. Heymanslaan 10 B 9000 Gent T +32 (0) E info@uzgent.be Volg ons op 26