Functiebeschrijving: Teamcoördinator Provinciaal Kantoor Antwerpen

Transcriptie

1 Functiebeschrijving: Teamcoördinator Provinciaal Kantoor Antwerpen Functiefamilie Lager Kader 1

2 1. Context van de functie 1.1. Waarden van de Vlaamse overheid De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang Leiderschapsrollen De leidinggevende binnen de Vlaamse overheid gelooft in de waarden van de Vlaamse overheid en draagt die op een geresponsabiliseerde manier uit in vier leiderschapsrollen: leider, manager, ondernemer en coach Positionering Aan welke functie rapporteert de functiehouder? Welke functies rapporteren aan de functiehouder? 1.4. Kwantitatieve gegevens Aantal medewerkers waaraan wordt leiding gegeven (met vermelding van type medewerker): Budgetten (met vermelding van het type impact dat de functiehouder heeft): Bijkomende kwantitatieve gegevens: Het afdelingshoofd Toeleiding en Hulpmiddelen Het team Toeleiding en Hulpmiddelen van een provinciaal kantoor Variërend van PK tot PK (van 7 tot 12) Type: dossierbehandelaar externe aanvragen, administratief ondersteunend. Momenteel bestaat het team uit 8 personen. 2. Beeld en doel van de organisatie en de functie Personen met een handicap staan centraal voor het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap. We zetten volop in op hun autonomie en levenskwaliteit. Met de invoering van de persoonsvolgende financiering (PVF) gaat de sector voor personen met een handicap door grote veranderingen. Persoonsvolgende financiering gaat uit van een vraaggestuurde zorg en ondersteuning: de cliënten van het VAPH krijgen een eigen, persoonsvolgend budget op maat van hun vraag naar ondersteuning en kunnen zelf bepalen hoe ze die ondersteuning organiseren. 2

3 Het VAPH biedt naast het persoonsvolgend budget ook tegemoetkomingen voor hulpmiddelen en zet in op rechtstreeks toegankelijke hulp, laagdrempelige handicapspecifieke begeleiding, dagopvang en verblijf. Wil jij binnen het VAPH meewerken aan de operationalisering van PVF en tegemoetkomingen voor hulpmiddelen voor personen met een handicap? En wil jij tegelijk ook bezig zijn met het begeleiden van een team? Hou je ervan om een job te hebben in een uitdagende werkomgeving in volle verandering? Dan zijn wij op zoek naar jou! Het VAPH heeft momenteel 1 vacature voor teamcoördinator in het provinciaal kantoor Antwerpen. Je leidt de activiteiten en personeelsleden die deel uitmaken van het team Toeleiding en Hulpmiddelen van een provinciaal kantoor en geeft input naar het beleid om zo een kwaliteitsvolle, klantgerichte dienstverlening te verzekeren en zodoende bij te dragen tot de realisatie van de doelstellingen van het VAPH. 3. Resultaatgebieden Resultaat Opmaak van operationele doelstellingen Vertalen van de doelstellingen van de organisatie naar concrete operationele doelstellingen voor het team Toeleiding en Hulpmiddelen en zijn personeelsleden om zo een duidelijke richting en houvast te hebben voor de werking van het team. Planning en organisatie Plannen, organiseren, coördineren, opvolgen en bijsturen van de werkzaamheden van het team en hierover rapporteren om zo een efficiënte en effectieve uitvoering van de opdrachten te verzekeren. Voorbeelden van activiteiten - Het beleid en de operationele doelstellingen zoals ze door de afdeling en zijn ondersteuners zijn bepaald, verder concretiseren zodat het team ermee aan de slag kan. Helder krijgen van het gemeenschappelijke doel van het team. - Opmaken van jaarlijkse doelstellingen voor individuele personeelsleden van het team. Of de faciliterende/stimulerende factor zijn bij het opmaken van teamdoelstellingen. - Plannen en opvolgen van de dagelijkse werking van het team - Signaleren, behandelen en oplossen van allerhande organisatorische problemen of zien dat deze opgenomen worden binnen het team - Bepalen van prioriteiten, tijdslimieten - Bewaken dat er werkoverleg is binnen het team, het eventueel zelf organiseren met inbreng van het team - Zorgen voor welzijn binnen het team en veiligheid op het werk - Zorgen dat duidelijk is wie binnen het team welke rol opneemt - Zorgen dat er voldoende kennis is in het team om de taken waar te nemen - Het plaats- en tijdsonafhankelijk afsprakenkader opvolgen of zorgen dat het 3

4 Leiding geven aan medewerkers Aansturen en motiveren van personeelsleden en zo hen te stimuleren tot optimale prestaties, betrokkenheid en verdere ontwikkeling. Kwaliteitsborging Stimuleren, opvolgen en verhogen van de kwaliteit van de werkzaamheden en van de (tussentijdse) resultaten om zo de dienstverlening maximaal te laten aansluiten bij de behoeften van de klanten. Bijdrage aan beleid Vanuit de praktijk van de PK en het zicht op tendensen input leveren voor het beleid en de strategie op hoger niveau om zo bij te dragen tot een uitvoerbaar beleid dat afgestemd is op de noden van de klanten. opgevolgd wordt binnen het team. - Indien nodig interprovinciaal samenwerken bij verhoogde werkdruk in een bepaalde PK - Maandelijkse terugkoppeling van teamprestaties (dashboard) - Plannings-, functionerings-, opvolgings- en evaluatiegesprekken voeren of het proces van teamevaluatie stimuleren en faciliteren - Begeleiden en coachen van medewerkers - De goede werksfeer bewaken binnen het team, eventueel bemiddelen indien dat nodig is - Stimuleren en opvolgen van het leerproces van de personeelsleden - Stimuleren van het leren van elkaar - Personeelsleden ondersteunen in hun groei naar autonomie, hen triggeren in het zetten van vervolgstappen. - Teamoverleg initiëren - Thema s als welzijn op het werk ter sprake brengen in teamoverleg en indien nodig problemen signaleren - Zorgen dat de rol van o.a. evacuatieverantwoordelijke opgenomen wordt. Zorgen dat iemand de bewonersvergadering bijwoont. - Bewaken dat er een eenvormige uitvoering is binnen het team - Verantwoordelijkheid nemen voor het opzetten en uitbouwen van controlesystemen binnen het team zodat het werk waar nodig gecontroleerd wordt - Opvolgen van de richtlijnen van de afdeling en bij uitbreiding van het VAPH en zorgen dat deze ook gekend zijn bij het team - Zorgen voor duidelijk en correct gemotiveerde beslissingen naar de klant toe - Zorgen voor opvolging van doorlooptermijnen binnen het team - De klantgerichte dienstverlening borgen o.a. via het behandelen van klachten - Nieuwe ideeën, concepten, verbeteringen voorstellen of er aan meewerken - Praktische problemen uit de praktijk van een PK aankaarten en adviseren over mogelijke aanpassingen van het beleid - Personeelsleden afvaardigen in beleidswerkgroepen of er zelf aan meewerken 4

5 Beheer van middelen Efficiënt beheren van de middelen en er zo voor te zorgen dat deze optimaal ingezet worden. Context: binnen de verkregen budgetten. Communicatie en contacten Verzorgen van de interne en externe communicatie en contacten om zo via een vlotte doorstroom en uitwisseling van informatie de efficiëntie en de kwaliteit van de dienstverlening van het team te verzekeren. Inhoudelijke bijdrage Selectief behandelen van dossiers, vragen en/of uitvoeren van (project)werkzaamheden om zo inhoudelijk bij te dragen tot de realisatie van de opdracht van het team. - Nakijken van beslissingen in functie van een adequate besteding van de middelen. Budget op zich wordt beheerd door het afdelingshoofd - Verzekeren van een vlotte doorstroming van de relevante informatie binnen het team. Zorgen dat informatie wordt gedeeld door iedereen. - Instaan voor een optimale vertegenwoordiging van het team in verschillende fora op de verschillende beleids- of operationele niveaus - Onderhouden van contacten met en geven van informatie aan derden - Vervullen van een interne brugfunctie tussen het afdelingshoofd en de personeelsleden of ervoor zorgen dat personeelsleden hun weg vinden naar het afdelingshoofd en zijn ondersteuners - Uitbouwen van een professioneel netwerk - Coördineren van de samenwerking met interne en externe diensten (o.a. met het interdisciplinair team) - Deelnemen aan vergaderingen zoals het overleg met de teamcoördinatoren van de provinciale kantoren, het overleg met de ondersteuners van de afdeling, en de nodige informatie verspreiden binnen het provinciaal kantoor. - Zorgen voor uniformiteit via contacten met verschillende buitendiensten (bijvoorbeeld contacten met de lokale MDT s) - Zorgen voor ankerpunten die informatiedeling verzorgen over bepaalde thema s. - Behandelen van, adviseren bij of beslissingen nemen in complexe dossiers of het personeelslid dossierbehandelaar helpen bij het leggen van de juiste contacten om complexe dossiers te kunnen behandelen - Zelf strategische taken uitvoeren (en operationele indien nodig) - Antwoorden formuleren op niet-routineuze vragen en/of doorverwijzen naar de ondersteuners van de afdeling - Leveren van inhoudelijke bijdrage aan projecten 5

6 4. Competentieprofiel 4.1. Gedragscompetenties Verantwoordelijkheid nemen niveau 2 Richting geven niveau 1 Coachen niveau 1 Innoveren niveau 1 Oordeelsvorming niveau 2 Klantgerichtheid niveau 2 Resultaatgerichtheid niveau Vaktechnische competenties - Je kan een team aansturen en medewerkers motiveren - Je hebt een sterke affiniteit met dossierbehandeling en het verwerken en toepassen van regelgeving - Kennis van de gehandicaptensector vormt een troef, alsook kennis van reglementering rond personen met een handicap - Je kan vlot werken met de gangbare pc-toepassingen en bent bereid applicaties van het VAPH vlot te leren hanteren (Feniks, mijnvaph,...) 5. Andere functierelevante informatie Plaats van tewerkstelling : Potvlietlaan 5, 2600 Berchem 6

7 6 Deelnemen Formele deelnemingsvoorwaarden Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarde: Je bent in het bezit van een masterdiploma in de richting menswetenschappen EN Je beschikt over 1 jaar beroepservaring in leidinggeven aan een team of in het coördineren van thema s (toon dit duidelijk aan in het sollicitatieformulier) Als je je diploma buiten de Benelux behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: Als je het vereiste diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands, moet je bij aanwerving aantonen geslaagd te zijn in een taalexamen artikel 7 bij Selor ( Je kunt deelnemen via horizontale mobiliteit indien je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan volgende voorwaarde: Je bent contractueel tewerkgesteld binnen de diensten van de Vlaamse overheid in een betrekking met een salarisschaal of geldelijke loopbaan die overeenstemt met dezelfde of een hogere rang als deze van de vacante functie. Ook wie solliciteert via de horizontale mobiliteit dient te beschikken over het hoger vermelde vereiste diploma. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met Marijke Bosteels of Karolien Corten via hrm@vaph.be. Toelatingsvoorwaarden 7

8 Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je bent geslaagd in de selectieprocedure. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. Aanbod Je krijgt een contract van onbepaalde duur. Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien heb je ook vakantie tussen Kerst en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren van de Vlaamse overheid (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. Je wordt verloond in de salarisschaal gekoppeld aan de graad van adjunct van de directeur (rang A1, salarisschaal A111). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Op kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Indien je solliciteert via horizontale mobiliteit, dien je de functie ten laatste drie maanden na datum van de selectiebeslissing op te nemen Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 8

9 Selectieprocedure 1. cv-screening Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier en het kopie van je diploma gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden (diploma en ervaring). Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats 2e week van januari. 2. Voorselectie op basis van de standaardvragenlijst Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: - Eerste toetsing van je motivatie - Eerste toetsing van je inzicht en visie op de functie - Eerste toetsing van de relevantie van je werkervaring/vakkennis Deze selectiefase wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van het VAPH en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend. Wie minstens 60 % behaalt op het geheel van de criteria én wie behoort tot de 10 hoogst scorenden, kan deelnemen aan de volgende selectiefase. Bij gelijkheid van punten kunnen dit er meer zijn. 3. Psychotechnische screening 9

10 Tijdens deze selectiefase worden de persoonsgebonden competenties, bepaald in de functiebeschrijving, getoetst. De screening gebeurt door een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend. De beoordelingen kunnen de volgende zijn : geschikt, niet geschikt of geschikt met aandachtspunten. 4. Jurygesprek Het eindgesprek met case-oefening wordt gevoerd met afgevaardigde (n) van het VAPH en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Brussel. Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. Wie geschikt wordt bevonden, wordt opgenomen in een wervingsreserve voor teamcoördinator bij het VAPH. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. Niet nodeloos hertesten 10

11 Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. Hoe kan je solliciteren? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 4 januari Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier, samen met een kopie van je diploma via mail naar hrm@vaph.be. Vermeld in het onderwerp van je mail het vacaturenummer (18/44). Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je een kopie van het vereiste diploma toevoegt je je kandidatuur uiterlijk op 4 januari 2019 naar ons stuurt (datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op Vragen Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Evert Wuyts, Afdelingshoofd Toeleiding en Hulpmiddelen, via evert.wuyts@vaph.be Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met Karolien Corten, Hrteam VAPH, via hrm@vaph.be Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 11

12 Let op : het VAPH is gesloten van 24 december 2018 tem 2 januari Feedback Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar Hudson met vermelding van het vacaturenummer. Reserve en geldigheid Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van teamcoördinator bij het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 1 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De lijnmanager kan beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. Indien je in eerste instantie het aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. 12