1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap zoekt een Klantenbeheerder dossiers personen met een handicap Kantoor Gent contractueel Rang: C1 Graad: Medewerker Met standplaats: Gent Vacaturenummer: 2018/16 /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Als klantenbeheerder van het provinciaal kantoor zorg je ervoor dat de subsidiedossiers rond materiële hulpverlening en persoonsvolgende budgetten voor personen met een handicap op vlotte en correcte manier afgehandeld worden. We zoeken een gemotiveerde collega om één van onze administratieve teams van Gent te versterken. 2 FUNCTIECONTEXT Het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap (VAPH) heeft als taak de sociale integratie van mensen met een handicap te bevorderen. Daartoe ondersteunt het initiatieven om personen met een handicap te laten deelnemen aan het dagelijkse maatschappelijke leven. In ruimere zin betekent dit maatschappelijke aanvaarding en volwaardig burgerschap voor deze groep. Het betaalt daartoe allerhande subsidies uit zowel aan personen met een handicap (materiële hulpmiddelen, persoonsvolgend budget). De maatschappelijke zetel bevindt zich in Brussel maar er zijn ook provinciale kantoren in Leuven, Brugge, Hasselt, Antwerpen en Gent. Het VAPH telt +/- 300 personeelsleden. Deze functie van klantenbeheerder dossiers personen met een handicap is vacant voor ons provinciaal kantoor te Gent.

2 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Analyseren en verwerken van binnenkomende (subsidie)aanvragen van een persoon met een handicap om voor deze aanvragen een (voorstel van) beslissing te kunnen formuleren 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Eens je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit heel wat uitdagingen bestaan: Resultaat Vervolledigen dossiers Verzamelen en administratief verwerken van dossiergegevens om te kunnen beschikken over een volledig dossier met alle noodzakelijke dossierelementen Voorbeelden van activiteiten - Het aanmaken van een dossier in de informatica-applicatie feniks. - Het registreren en verwerken van de gegevens van de aanvraag. - Opvragen van eventueel ontbrekende gegevens m.b.t. het voldoen aan verblijfsvoorwaarden of leeftijdsvoorwaarden. In sommige situaties een vonnis opvragen. - Verifiëren of de dossierstukken correct ingediend zijn en indien niet, dit in orde brengen. - Opvragen van de nodige documenten om het dossier behandelklaar te maken: een multidisciplinair verslag, een ondersteuningsplan (bij een aanvraag voor persoonsvolgend financieren), aan aanvraagdocument (A001), een adviesrapport voor een aanvraag voor materiële hulpmiddelen. Indien van toepassing ook opvragen van documenten bij het RIZIV, CARA, offertes, attesten incontinentiemateriaal, audiogram, facturen, - Relevante informatie opvragen in functie van een eventuele wettelijke subrogatie (bijvoorbeeld indien iemand een handicap heeft door een ongeval en er een aansprakelijke derde is). - Opvolgen of de opgevraagde stukken pagina 2 van 12

3 binnenkomen en eventueel herinneringen versturen indien de informatie niet tijdig binnen komt. - Registreren en beslissen van onontvankelijke aanvragen. - Analyse Analyseren, toetsen en interpreteren van dossiergegevens om een gefundeerd voorstel van beslissing te kunnen formuleren. - Analyseren van de geldigheid van de aanvraag (check van verblijfsvoorwaarden op basis van o.a. de KSZ bevraging en de gemeentestukken, check van leeftijd, check van het statuut van de aanvrager of het eventueel beschermingsstatuut, ). - Toetsen van het ondersteuningsplan aan de kwaliteitsindicatoren en checken van de volledigheid. - Analyseren of een aanvraag van een persoonsvolgend budget ingediend kan worden door een controle van de hoogte van het budget. Indien het budget te licht bevonden wordt moet de aanvrager geïnformeerd worden en moeten opties toegelicht worden. - Interpretatie van het advies van de PEC/HOC zodat nadien de beslissing kan opgemaakt worden. Toetsen van de termijnen bij de opmaak van de beslissing. Wat de aanvraagdossiers voor hulpmiddelen betreft: - Doornemen van de beschikbare informatie zoals de adviesrapporten. - Aftoetsen van de dossiers aan de regelgeving, interne richtlijnen (ook aan de afspraken gemaakt tijdens het horizontaal overleg materiële hulp). - Bekijken welke functiebeperking al werd toegekend in het verleden. - Nakijken of de aanvraag een overlap vertoont met eerder gesubsidieerde zaken. - Globaal beeld van de persoon analyseren: verblijft de persoon in een voorziening of thuis, hoe vaak wordt gebruik gemaakt van de voorzieningen? Hoe is de sociale context? Zijn er ook andere gezinsleden met een handicap die pagina 3 van 12

4 subsidies van het VAPH ontvangen? - Nakijken over welke handicap het gaat. - Analyse/check van de binnengekomen offertes. Nakijken van de refertelijst: is het hulpmiddel opgenomen J/N? zijn de alternatieven onderzocht? Is onderzocht of dit het goedkoopste en meest adequate hulpmiddel is? - Bij aanvraag i.k.v. de bijzondere bijstandscommissie: analyseren of de zeer uitzonderlijke zorgbehoefte correct is gemotiveerd. - Checken of er andere vergelijkbare dossiers zijn. Hoe zijn die behandeld door bijzondere bijstandscommissie in functie van uniformiteit van de besluitvorming. - Na grondige analyse kan het zijn dat opnieuw info moet opgevraagd worden bijvoorbeeld bij de aanvrager, het multidisciplinair team, - Knelpuntdossiers identificeren en escaleren. - Adviezen formuleren - Overleg met het kenniscentrum hulpmiddelen, maar ook andere diensten, waarbij in complexe dossiers uitgeklaard wordt of de aangeleverde info volstaat of dat er nog bijkomende info opgevraagd moet worden. (Voorstel van) beslissing (Voorstel van) beslissing formuleren om zodat tijdig meegedeeld kan worden of de gevraagde hulp/tussenkomst verleend kan worden. - Beslissingen nemen over deelaspecten in de dossierbehandeling: o Na analyse van het ondersteuningsplan, beslissen of het ondersteuningsplan voldoet aan de vereiste kwaliteit en/of beslissen over de formele volledigheid. Beslissing nemen m.b.t. de eventuele aanwezige manifeste fouten of tekorten. o Beslissing nemen omtrent het al dan niet voldoen aan de regels van spoedprocedure, noodsituatie, verlening noodsituatie eventueel in overleg met andere collega s zoals een arts. o Bekijken of de handicap reeds beslist is en of dit eventueel moet herzien worden (overgang minderjarigheid pagina 4 van 12

5 meerderjarigheid). o Een beslissing nemen omtrent termijnen, datum van tenlasteneming en eventuele overmacht. o Voorstel van beslissing opmaken ter voorbereiding van de zitting van de Bijzondere Bijstandscommissie. - Administratieve ondersteuning bij de verwerking van aanvragen en beslissingen noodsituatie en spoed PVB. - Afwerken van de beslissing op basis na behandeling van het dossier door de provinciale evaluatiecommissie. - Vaststellingen en bevindingen formuleren in goed onderbouwde (gemotiveerde) en objectieve beslissingsbrieven. - Bewaken van de uniformiteit van de beslissingen (binnen het Provinciaal Kantoor en over de grenzen van de PK s heen). - Nakijken van elkaars beslissingen (en betalingen) om te leren van elkaar (interne uniformiteit bewaken). - Beslissen over de uitbetaling van een factuur na aftoetsing van de inhoud factuur aan de toegekende hulpmiddelen Communicatie en contacten Tijdig de communicatie en contacten verzorgen om te zorgen voor een optimaal geïnformeerde en tevreden klant en een goed afgewerkt dossier. - Algemene informatie verschaffen over het VAPH en het ruimere zorgveld. - Telefonisch en schriftelijk toelichting geven en meer specifieke vragen beantwoorden van klanten over: o Zorgaanbod VAPH o Persoonsvolgend Financieren o Externe diensten van het VAPH o Verwachte doorlooptermijnen o Klachtenprocedure o Het e-dossier o Wettelijke subrogatie o o Verblijfsvoorwaarden De stand van een dossier en de genomen beslissing pagina 5 van 12

6 - Bij algemene vragen correct doorverwijzen naar Gericht doorverwijzen naar interne of externe diensten (= goede kennis hebben van de organisatie en het externe zorglandschap Kennis m.b.t. het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied om de kwaliteit van de dienstverlening op individueel en afdelingsniveau te optimaliseren. Opvolging Opvolgen van de uitvoering van de beslissing om ervoor te zorgen dat de beslissing correct wordt uitgevoerd. - Vergaren van kennis m.b.t. dossierbeheer en de relevante wetgeving. - Kunnen toepassen van handleidingen en meewerken aan de actualisatie van handleidingen. - Coaching en opleiding volgen in functie het bijspijkeren van handicapspecifieke kennis en procedures. - Kennis permanent bijschaven i.v.m. de informatica-applicatie. - Kennis uitwisselen, doorgeven aan externe klanten van het VAPH. - Deelnemen aan de afstemmingsvergaderingen die rond bepaalde thema s doorgaan zoals: controle ondersteuningsplan noodsituatie prioritering persoonsvolgend budget na noodsituatie - Volgen van vormingen en opleidingen over hulpmiddelen: zowel praktisch als theoretisch, zowel intern vanuit KOC maar ook externe opleidingen zoals bij leveranciers. - Horizontaal en verticaal overleg: doorstroming van informatie en ook afstemming met collega s (bv. over nieuwe hulpmiddelen: hoe pakken we dat aan?). - Regelgeving en nieuwe ontwikkelingen opvolgen. - - Opvolgen van verschillende beslissingsmomenten: de nodige acties stellen zodat de volgende dossierstap gezet kan worden. - Opvolgen dat het dossier kan verder lopen, na elke stap zorgen dat het dossier in de juiste box pagina 6 van 12

7 Competentieprofiel (link competentieboek voor indicatoren) Gedragscompetenties terecht komt zodat het verder kan gaan. - Opvolgen van een dossier dat naar de prioriteitencommissie is gestuurd, want de beslissing wordt daarna gemaakt door de dossierbehandelaar. - Opvolgen van de provinciale evaluatiecommissie en de heroverwegingscommissie, bijzondere bijstandscommissie, in functie van de opmaak van de beslissing - Opvolgen dat termijnen worden gerespecteerd en dat beslissingen tijdig verstuurd worden. - Opvolgen of bijkomende informatie die opgevraagd is binnenkomt ter vervollediging van het dossier. - Herinneringsbrieven versturen. - Opvolging van het dossier na huisbezoek van een maatschappelijk assistent. - Signaleren van nood aan inspectie in bepaalde dossiers. - Het uitvoeren van de betaling op basis van de factuur. Verantwoordelijkheid nemen niveau 1 Klantgerichtheid niveau 1 Samenwerken niveau 1 Zorgvuldigheid niveau 1 Analyseren niveau 1 Plannen en organiseren niveau 1 Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: Vaktechnische competenties - Je voert een correcte en duidelijke communicatie, zowel mondeling als schriftelijk (telefoon en mail) - Je bent sterk in het verwerken en beheren van dossiers - Je kan snel kennis verwerven en je houdt je up-to-date van de wijzigingen mbt de regelgeving en richtlijnen. Je kent de beschikbare informatiebronnen. Andere functierelevante informatie Je hebt een grondige pc-kennis van de standaard MS-Office pakketten, kan werken in een papierarme kantooromgeving en bent bereid je snel in te werken in de applicaties van het VAPH. pagina 7 van 12

8 4 DEELNEMEN 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarde: Je bent in het bezit van een diploma secundair onderwijs. Je hebt minstens 1 jaar ervaring met dossierbeheer waarbij je een regelgevend kader moest toepassen. Als je je diploma buiten de Benelux behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: Als je het vereiste diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands, moet je bij aanwerving aantonen geslaagd te zijn in een taalexamen artikel 7 bij Selor ( Je kunt deelnemen via horizontale mobiliteit indien je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan volgende voorwaarde: Je bent contractueel tewerkgesteld binnen de diensten van de Vlaamse overheid in een betrekking met een salarisschaal of geldelijke loopbaan die overeenstemt met dezelfde of een hogere rang als deze van de vacante functie. Ook wie solliciteert via de horizontale mobiliteit dient te beschikken over het hoger vermelde vereiste diploma. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met Marijke Bosteels, hrm@vaph.be. 4.2 TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je ben geslaagd in de selectieprocedure. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. pagina 8 van 12

9 5 AANBOD Je krijgt een contract van onbepaalde duur. Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien heb je ook vakantie tussen Kerst en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren van de Vlaamse overheid (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. Je wordt verloond in de salarisschaal gekoppeld aan de graad van medewerker (rang C1, salarisschaal C111). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Op /salarissimulator kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Indien je solliciteert via horizontale mobiliteit, dien je de functie ten laatste drie maanden na datum van de selectiebeslissing op te nemen Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1 CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier en het kopie van je diploma gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 4 juni pagina 9 van 12

10 6.2 Voorselectie op basis van de standaardvragenlijst Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: - Eerste toetsing van je motivatie en verwachtingen - Eerste toetsing van je inzicht en visie op de functie - vaktechnische competenties - Eerste toetsing van de relevantie van je werkervaring Deze selectiefase wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van het VAPH en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend. Wie minstens 60 % behaalt op het geheel van de 4 criteria én wie behoort tot de 12 hoogst scorenden, kan deelnemen aan de volgende selectiefase. Bij gelijkheid van punten kunnen dit er meer zijn. 6.3 PSYCHOTECHNISCHE SCREENING Tijdens deze selectiefase worden de persoonsgebonden competenties, bepaald in de functiebeschrijving, getoetst. De screening gebeurt door een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend. 6.4 JURYGESPREK Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigde (n) van het VAPH en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Brussel.. Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. Wie geschikt wordt bevonden, wordt opgenomen in een wervingsreserve. pagina 10 van 12

11 De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 6.5 NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 3 juni Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier, samen met een kopie van je diploma via mail naar hrm@vaph.be. Vermeld in het onderwerp van je mail het vacaturenummer (18/16). Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je een kopie van het vereiste diploma toevoegt je je kandidatuur uiterlijk op 3 juni 2018 naar ons stuurt (datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op 8 VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met één van de 2 teamcoördinatoren van Gent: André Deleersnijder, via andre.deleersnijder@vaph.be of of Lien De Wilde, via lien.dewilde@vaph.be of pagina 11 van 12

12 Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Marijke Bosteels, Hr-team VAPH, via of Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 9 FEEDBACK Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar brussel@searchselection.com met vermelding van het vacaturenummer. 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van klantenbeheerder bij het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 1 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. Het VAPH kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als klantenbeheerder dossiers personen met een handicap. De lijnmanager kan beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. Het VAPH kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Deze werfreserve kan tevens worden geraadpleegd voor het invullen van vacatures met een contract van bepaalde duur voor klantenbeheerder. Wie in dienst komt met een contract van bepaalde duur, blijft evenwel zijn plaats in de reserve behouden. Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. pagina 12 van 12