Functiebeschrijving: Klantenbeheerder Budgetbesteding

Transcriptie

1 Functiebeschrijving: Klantenbeheerder Budgetbesteding Functiefamilie dossierbeheerder externe aanvragen 18/

2 1. Context van de functie 1.1. Waarden van de Vlaamse overheid De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang Positionering Aan welke functie rapporteert de functiehouder? Welke functies rapporteren aan de functiehouder? Teamcoördinator Besteding van de afdeling Dienstverlening Budgethouders geen 1.3. Kwantitatieve gegevens Aantal medewerkers waaraan wordt leiding gegeven (met vermelding van type medewerker): Budgetten (met vermelding van het type impact dat de functiehouder heeft): Bijkomende kwantitatieve gegevens: geen geen Beheer van een 2800 dossiers met groeipad naar mogelijks dossiers als doelstelling voor het gehele team 2. Doel van de functie Bij het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap (VAPH) dragen we bij aan de autonomie en levenskwaliteit van personen met een handicap. We doen dit vanuit een partnership met onze klanten. Dat zijn de personen met een handicap en de organisaties die instaan voor een kwaliteitsvolle ondersteuning. Instrumenten die we inzetten zijn de persoonsvolgende budgetten, het geven van tussenkomsten bij de aanschaf van hulpmiddelen en het creëren en bewaken van een kader dat een kwaliteitsvol zorgaanbod garandeert. De afdeling Dienstverlening budgethouders organiseert en beheert voor de persoon met een handicap het hele proces van terbeschikkingstelling en besteding van een persoonsvolgend budget. Je analyseert en verwerkt binnenkomende aanvragen i.v.m. terbeschikkingstelling en besteding om omtrent deze (aan)vragen een (voorstel van) beslissing te kunnen formuleren. 2

3 Context: conform met de procedures, wetgeving, regelgeving, normen, budgettaire beperkingen e.d. en binnen de doelstellingen van het beleid. Resultaatgebieden Vervolledigen dossiers Resultaat Verzamelen en administratief verwerken van dossiergegevens om te kunnen beschikken over een volledig dossier met alle noodzakelijke dossierelementen Analyse Analyseren, toetsen en interpreteren van dossiergegevens om een gefundeerd voorstel van beslissing te kunnen formuleren. Voorbeelden van activiteiten - Bekijken of je alle gegevens aanwezig zijn om een uitspraak te kunnen doen over de ter beschikking stelling van een budget. - Bij de opstart een checklist overlopen waarin vermeld staat welke belangrijke dossiergegevens aanwezig moeten zijn. - Nagaan of wettelijke subrogatie van toepassing is. - Nagaan of er informatie aanwezig is m.b.t. een eventueel beschermingsstatuut. - Controleren of mijnvaph correct is ingevuld en of alles op papier correct is. - Te allen tijde een overzicht hebben over de tellers - Nakijken of alle contracten aanwezig zijn. - Opvolging van termijnen. - Elektronisch verwerken van gegevens wanneer een cliënt niet via mijnvaph werkt. - - Kosten worden door de budgethouder gelinkt aan een overeenkomst. Bij ex-post controle wordt geanalyseerd of deze link correct is aangebracht. - Bij ex-post controle wordt geanalyseerd of de aangerekende kosten in aanmerking genomen kunnen worden als besteding. Daarbij wordt de wetgeving en richtlijnen toegepast. - Nauwkeurige opvolging en analyse bij startende budgethouders. - Opvolgen of iemand nog niet opgestart is binnen de 4 maand na ter beschikking stelling van het budget. - Analyse of een dossier in aanmerking komt voor ex-post controle (en meer frequente opvolging) of inspectie. - Bij vraag naar omzetting cash voucher: analyse van de stand van zaken - (Voorstel van) beslissing - Bij ex-post controle beslissen of kosten correct werden ingediend. Beslissen wat er moet gebeuren wanneer kosten foutief zijn aangerekend. - Vaststellen van de verhouding bepaling cash voucher. 3

4 (Voorstel van) beslissing formuleren om de bevoegde instantie (evt.de functiehouder zelf) toe te laten tijdig een correcte uitspraak te doen over het dossier. - Controleren of de afgesloten overeenkomst behoort tot de lijst van toegelaten contracten. - Kijken of minimumloon is uitbetaald en ageren indien dit niet het geval is. - Beslissen of inspectie nodig is. En beslissen wat ermee moet gebeuren. Communicatie en contacten Tijdig de communicatie en contacten verzorgen om te zorgen voor een optimaal geïnformeerde en tevreden klant en een goed afgewerkt dossier. - Persoonlijke en klantgerichte communicatie naar de klanten toe, ook bvb wanneer er bij steekproeven problemen opduiken. - Vereisten m.b.t. toegelaten overeenkomsten goed communiceren. - Duiden wat de vereisten zijn bij opstart eens er een ter beschikking stelling is van een budget. - Beantwoorden van algemene vragen, ook al overlappen die met de informatie in de mededelingen. - Goed sensibiliseren wat kan en niet kan. - Zorgen voor een klantgerichte telefoonpermanentie. - Goede communicatie met ondersteunende diensten zodat zij ook de richtlijnen kennen. - Afspraken maken in het team over wat en hoe naar externen te communiceren. - Afspraken maken onder afdelingen over wie wat juist communiceert. De coördinatie van overgang van afdeling Toeleiding en Hulpmiddelen naar afdeling Dienstverlening Budgethouders is belangrijk. Het dossier moet een geheel blijven. - Goede communicatie tussen afdeling Dienstverlening Budgethouders en afdeling Financiering Zorgplanning wanneer er wissels zijn in het bestedingspatroon. - Informeren aan de klant waar hij terecht kan met zijn vraag. Kennis m.b.t. het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied om de kwaliteit van de dienstverlening op individueel en afdelingsniveau te optimaliseren. - Een goede kennis van het BVR en de richtlijnen. Op de hoogte zijn van wijzigingen in de richtlijnen. Ook van de frequente wijzigingen. - Kennis van procedures bij aanvraag zodat de dossierbehandelaar ook elementen van afdeling 1 en 3 kent. - Grondige kennis van de principes van klantvriendelijk telefoneren. - Weten waar informatie allemaal te vinden is. - Peter en meterschap voor nieuwe collega s zodat nieuwe collega s een aanspreekpunt hebben. - Platform hebben en in stand houden voor informatie en wijzigingen. - 2-wekelijks een actieve deelname aan infomomenten binnen het team. 4

5 - Aanspreekpunten voorzien - Deelname aan opleidingen. - De werkwijze van bijstandsorganisaties kennen. - Kennis hebben van bemiddelingsprocedures zodat de budgethouder correct kan doorverwezen worden. Opvolging Opvolgen van de uitvoering van de beslissing om ervoor te zorgen dat de beslissing correct wordt uitgevoerd. - Opvolgen en gevolg geven aan de gezette timings en deadlines van eigen taken en teamtaken. - Bijhouden en controleren van de stand van het budget - Ex post controle. - Indicatoren opvolgen over wat kan en wat niet - Controle over de tellers - Inspectie inschakelen en opvolgen - Intensieve opvolging in het bijzonder in het opstartjaar - Opvolgen van het bestedingspatroon. - Opvolgen en gevolg geven aan nieuwe taken van het hele team. 3. Competentieprofiel 3.1. Gedragscompetenties Verantwoordelijkheid nemen niveau 1 Klantgerichtheid niveau 1 Samenwerken niveau 1 Zorgvuldigheid niveau 1 Analyseren niveau 1 Plannen en organiseren niveau 1 Resultaatgerichtheid niveau Vaktechnische competenties - Je voert een correcte en duidelijke communicatie, zowel mondeling als schriftelijk (telefoon en mail) - Je bent sterk in het verwerken en beheren van dossiers - Je kan snel kennis verwerven en houdt je up-to-date van de wijzigingen mbt de regelgeving en richtlijnen. Je kent de beschikbare informatiebronnen. 4. Andere functierelevante informatie 5

6 - Je hebt een grondige pc-kennis van de standaard MS-Office pakketten, kan werken in een papierarme kantooromgeving en bent bereid je snel in te werken in de applicaties van het VAPH. 6

7 SELECTIEREGLEMENT ///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Procedure voor contractuele tewerkstelling via horizontale mobiliteit bij het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap Afdeling: Dienstverlening Budgethouders Entiteit: Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap Beleidsdomein: Welzijn, Volksgezondheid en Gezin Niveau: C1 Graad: medewerker Standplaats: Brussel Vacaturenummer : 18/17-20 KLANTENBEHEERDER BUDGETBESTEDING: (M/V) ///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// DEELNEMINGSVOORWAARDEN De functie wordt opengesteld voor horizontale mobiliteit (in C1) De deelnemingsvoorwaarden zijn een absolute voorwaarden voor deelname aan de selectie en er dient aan voldaan te zijn op datum van de afsluiting van de kandidaatstellingsperiode: -Je hebt een diploma hoger secundair onderwijs, -En je kan minstens 1 jaar werkervaring aantonen in de behandeling van dossiers waarbij je een regelgevend kader moest toepassen. (grondig toe te lichten in het sollicitatieformulier) Als je je diploma buiten de Benelux behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: 7

8 Als je het vereiste diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands, moet je bij aanwerving aantonen geslaagd te zijn in een taalexamen artikel 7 bij Selor ( VAKTECHNISCHE COMPETENTIES Zie functiebeschrijving BIJKOMENDE VOORWAARDEN EN VERWACHTINGEN Voor een uitgebreide beschrijving van het takenpakket en de competenties verwijzen we naar de functiebeschrijving (bijlage). HOE SOLLICITEREN? Solliciteren kan tot en met 29 juni Om geldig te solliciteren stuur je het sollicitatieformulier en een kopie van het vereiste diploma naar hrm@vaph.be en vermeld in het onderwerp van je mail de titel van de vacature: Sollicitatie klantenbeheerder budgetbesteding. SELECTIEPROCEDURE Fase 1: Cv-screening op basis van deelnemingsvoorwaarden, diploma en relevante ervaring: vanaf 2 juli. Deze fase is eliminerend. Fase 2 : Selectieproeven. Fase 2a) Indien er meer dan 20 kandidaten doorstromen uit de CV screening, kan een preselectieproef (eliminerend). Het resultaat is voldoet voor verdere deelname aan de selectieprocedure of voldoet niet voor verdere deelname aan de selectieprocedure. In de preselectieproef komen volgende oefeningen aan bod: Redeneerproef (online) Vaardigheidstest (online) Indicatieve timing fase 2a: juli en aug 2018(data onder voorbehoud) Kandidaten met een beoordeling voldoet voor verdere deelname aan de selectieprocedure en met de 20 beste scores worden uitgenodigd voor fase 2b (psychotechnische screening) Fase 2b): Psychotechnische screening (eliminerend). Het resultaat is geschikt of niet geschikt. Tijdens de psychotechnische screening worden de gedragscompetenties getoetst die gebaseerd zijn op de functieomschrijving: Verantwoordelijkheid nemen niveau 1 Zorgvuldigheid niveau 1 8

9 Samenwerken niveau 1 Plannen en organiseren niveau 1 Analyseren niveau 1 Klantgerichtheid niveau 1 Resultaatgerichtheid niveau 1 De psychotechnische screening bestaat ondermeer uit volgende elementen: - Competentie- en motivatiegericht interview - persoonlijkheidsvragenlijsten (online) - vaardigheidstest (online) Indicatieve timing fase 2b: juli en augustus 2018 ( onder voorbehoud). De geschikte kandidaten uit de psychotechnische screening worden uitgenodigd voor het jurygesprek. Fase 3: Jurygesprek: Dit bestaat uit een jurygesprek waarin volgende aspecten besproken worden: vaktechnische competenties, inpasbaarheid binnen het team en de organisatie, zelfstandig werken, motivatie en verwachtingen, visie op en inzicht in de functie. Op de dag van het jurygesprek, voorafgaand aan het gesprek ontvangen de kandidaten een case die ze kunnen voorbereiden. Kandidaten krijgen op het totaalbeeld een beoordeling geschikt of niet geschikt. Indicatieve timing fase 3: 2e helft augustus 2018 (onder voorbehoud). Uit de geschikte kandidaten van het jurygesprek wordt de meest geschikte kandidaat aangeduid. Die besluitvorming gebeurt op basis van CV, (pre)competentiescreening en eindgesprek met inbegrip van de vakinhoudelijke casus. De keuze wordt gemotiveerd. WERVINGSRESERVE Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve met geschikten aangelegd voor de functie van klantenbeheerder budgetbesteding. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 1 jaar, die verlengbaar is, en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van het jurygesprek. Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. Deze werfreserve kan tevens worden geraadpleegd voor het invullen van vacatures met een contract van bepaalde duur voor (gelijkaardige) functies van klantenbeheerder/dossierbehandelaar (=functiefamilie dossierbeheerder externe aanvragen, graad medewerker) bij het VAPH. Wie in dienst komt met een contract van bepaalde duur, blijft evenwel zijn plaats in de reserve behouden. 9

10 Het VAPH kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar 10

11 NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. AANPASSINGEN AAN DE SELECTIEPROCEDURE VOOR MENSEN MET EEN HANDICAP De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijg je de baan? Dan passen we de werkplek zo goed mogelijk aan jouw handicap aan. ONS AANBOD Je wordt aangeworven met een contract van onbepaalde duur. Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden op gebied van vorming en bijscholing. De werkplek is ingericht op basis van het anders werken -concept met ondersteuning van moderne ICT-middelen. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar en een systeem van glijdende werktijden. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Hasselt, Gent en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques (van 7 euro per gewerkte dag) Je wordt aangeworven in de graad van medewerker(salarisschaal C111). Voor salarisvoorwaarden kunt u de salarissimulator van de Vlaamse overheid consulteren via: Relevante privé-ervaring of als zelfstandige wordt gehonoreerd. MEER WETEN? - Voor extra informatie over de inhoud van de functie kan je contact opnemen met : Inge Van Duyse, Teamcoördinator Budgetbesteding, via inge.vanduyse@vaph.be - Voor extra informatie over de selectieprocedure/arbeidsvoorwaarden kun je contact opnemen met: Karolien Corten, Hr-team VAPH, via karolien.corten@vaph.be of Neem ook eens een kijkje op (arbeidsvoorwaarden) 11