Dossierbehandelaar Bedrijfssteun

Transcriptie

1 Het Agentschap Innoveren & Ondernemen gaat over tot de tijdelijke contractuele aanwerving (contract van bepaalde duur van 1 jaar) met onmiddellijke indiensttreding, van een Dossierbehandelaar Bedrijfssteun Beleidsdomein: Economie, Wetenschap en Innovatie Entiteit: Agentschap Innoveren & Ondernemen Afdeling Bedrijfs- en Omgevingssteun Niveau : B1 deskundige Standplaats: Ellipsgebouw, Koning Albert II-laan 35, 1030 Brussel DE FUNCTIE EN ZIJN CONTEXT De dienst Bedrijfssteun van de afdeling Bedrijfs- en Omgevingssteun is verantwoordelijk voor de volgende steunmaatregelen aan het bedrijfsleven in Vlaanderen: strategische transformatiesteun; ecologiesteun onder de vorm van EP-Plus en strategische ecologiesteun; rentetoelage voor hinder bij openbare werken en inkomenscompensatie voor hinder bij openbare werken, hinderpremie en sluitingspremie; compensatie indirecte emissiekosten; screen flanders; afhandeling dossiers in het kader van vroegere steunmaatregelen; specifiek project in het kader van energiescans. De dienst Bedrijfssteun bestaat uit 13 personeelsleden. De dossierbehandelaar Bedrijfssteun zal initieel ingezet worden voor het behandelen van de steunmaatregelen in het kader van hinder door openbare werken. Dit sluit niet uit dat hij/zij ook kan ingezet worden voor andere maatregelen. 1

2 TAKENPAKKET VERVOLLEDIGING DOSSIERS Verzamelen en administratief verwerken van dossiergegevens met als doel te kunnen beschikken over een volledig dossier met alle noodzakelijke dossierelementen Voorbeelden van activiteiten: Aanmaken en beheren van databasebestanden voor dossieropvolging Gegevens verwerken binnen de transactionele applicaties Administratief opvolgen en begeleiden van de specifieke dossierelementen doorheen de opeenvolgende procedurestappen Toegewezen dossiers bedrijfssteun nakijken op volledigheid Ontbrekende gegevens opvragen bij de klant De stukken nakijken op hun volledigheid en ontvankelijkheid. Verzamelen van informatie en gegevens via bevraging van klanten (telefonisch, terreinbezoek, ) en/of eigen onderzoek. Administratieve controle uitvoeren van de binnenkomende vragen. ANALYSE VAN HET DOSSIER Analyseren, toetsen en interpreteren van dossiergegevens met als doel een gefundeerd voorstel van beslissing te kunnen formuleren Voorbeelden van activiteiten: Onderzoeken of de aanvraag voldoet aan de reglementering Binnenkomende aanvragen toetsen aan procedures, vastgelegde beleidsopties Alle relevante elementen uit het dossier, verslag en andere informatiebronnen analyseren en interpreteren Argumenten pro en contra verzamelen Bijwonen en organiseren van mondelinge toelichtingen Definiëren van afwijkingen in dossiers. Beoordelen van afwijkingen in dossiers. Het analyseren, bestuderen en behandelen van inspectieverslagen/dossiers n.a.v. de controles uitgevoerd door de dienst Inspectie (VOORSTEL VAN) BESLISSING FORMULEREN (Voorstel van) beslissing formuleren om de bevoegde instantie (evt.de functiehouder zelf) toe te laten tijdig een correcte uitspraak te doen over het dossier. Uitwerken van een (voorstel van) beslissing Initiëren van de uitvoering van de beslissing Behandelen van beroepsprocedures. 2

3 Goedkeuren van afwijkingen in dossiers. Vaststellingen en bevindingen verwoorden in goed onderbouwde en objectieve adviezen. Initiëren van de uitvoering van de beslissing (o.m. dossierbehandeling in applicaties of databanken uitvoeren). COMMUNICATIE EN CONTACTEN ONDERHOUDEN Tijdig de communicatie en contacten verzorgen om te zorgen voor een optimaal geïnformeerde en tevreden klant en een goed afgewerkt dossier. Vragen m.b.t. het verloop en de behandeling van het dossier telefonisch en schriftelijk beantwoorden (o.m. beheer mailbox hinderpremie) De beslissing aan de betrokkene toelichten Klanten adviseren over de te volgen procedure Het dossier na uitvoering afsluiten, klasseren of het volledige dossier overdragen Informatie uitwisselen over het dossier Antwoord op parlementaire vragen voorbereiden Meewerken aan de inhoud van brochures, infomappen, webpagina s... Opstellen van toelichtingen, handleidingen en formulieren. Opmaken van verslagen van hoorzittingen, werkvergaderingen enz.. Ondersteuning bieden aan de Vlaamse Infolijn 1700 m.b.t. complexe vragen Hinderpremie OPVOLGING VAN BESLISSINGEN Opvolgen van de uitvoering van de beslissing om ervoor te zorgen dat de beslissing correct wordt uitgevoerd. Nakijken of de termijnen gerespecteerd worden. Nagaan of de subsidies tijdig en met het juiste doel worden aangewend. De beslissing afdwingbaar maken. Klachten en beroepen rond het dossier behandelen Evalueren van vooruitgangs- en prestatiecriteria voor gesubsidieerde projecten en hier gepaste acties aan koppelen. KENNIS M.B.T. HET VAKGEBIED Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied om de kwaliteit van de dienstverlening op individueel en afdelingsniveau te optimaliseren. 3

4 De nodige kennis en informatie vergaren door studie en onderzoek. Deelnemen aan werkgroepen en interne overlegmomenten. Deelnemen aan diverse vormingsinitiatieven, aanleggen en bijhouden van documentatie. Vakkennis ontwikkelen en actualiseren. Trends en evoluties volgen. Vanuit ervaring een bijdrage leveren tot aanpassing en optimalisering van de wetgeving, richtlijnen en procedures. Deelnemen aan projecten. PROFIEL Je hebt een bachelordiploma. Je bent snel inzetbaar. Je hebt affiniteit met cijfers of boekhouding. Cijfers schrikken je niet af. Je bent goed vertrouwd met de courante ICT toepassingen (MS-Office en internet) en bereid om met nieuwe technologieën/it toepassingen om te gaan (bijv. Microsoft Dynamics CRM, ) VAKTECHNISCHE COMPETENTIES Van de dossierbehandelaar wordt verwacht dat hij/zij kennis heeft van of minstens sterke interesse heeft voor domeinen die aan economie, financiën of boekhouding gerelateerd zijn. PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES De waarden van de Vlaamse overheid, nl. vertrouwen, openheid, wendbaarheid en daadkracht moeten op een hoog niveau worden ingevuld. Je bent analytisch sterk en durft en kunt een gefundeerde beslissing nemen. Je werkt graag in groep maar je werkt ook autonoom. Je denkt proactief en oplossingsgericht. Je bent sociaal en beschikt over sterke communicatieve vaardigheden (zowel mondeling als schriftelijk). Het is bovendien cruciaal dat je collegiaal en flexibel ingesteld bent. Binnen de dienst Bedrijfssteun zijn we op zoek naar een collega die de dienst inhoudelijk versterkt en ondersteunt in de best mogelijke verstandhouding. Gedragscompetenties Verantwoordelijkheid nemen niveau 1 Klantgerichtheid niveau 1 Samenwerken niveau 1 Oordeelsvorming niveau 1 Analyseren niveau 1 Zorgvuldigheid - niveau 1 4

5 ONS AANBOD Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. Werk en privésituatie worden zo optimaal mogelijk gecombineerd. Zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar en een systeem van glijdende werktijden. Je werkt op vijf minuten wandelen van het station Brussel-Noord. Daarnaast heeft jouw nieuwe werkplek nog een aantal belangrijke troeven; een prima bedrijfsrestaurant, een koffiebar, een fitnessruimte en professionele kinderopvang tijdens de schoolvakanties voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering zijn gratis. Je krijgt maaltijdcheques. Je wordt aangeworven in de graad van deskundige met de bijhorende salarisschaal. Het aanvangssalaris voor een voltijdse functie bedraagt netto minimaal ongeveer euro. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, afkomst, seksuele oriëntatie, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijg je de baan? Dan passen we de werkplek zo goed mogelijk aan jouw handicap aan. Wij willen elk talent volwaardige kansen geven en bruggen bouwen tussen alle burgers, teneinde de sociale inclusie te versterken. Het voorkomen en bestrijden van discriminatie is daarvoor een noodzakelijke voorwaarde. SELECTIEPROCEDURE 1. C.V.-screening Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de diplomavereiste voldoet. Enkel de kandidaten die voldoende affiniteit met de materie kunnen voorleggen, gaan door naar het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats tussen 26 en 29 maart

6 2. Persoonlijkheidsvragenlijst De kandidaat vult een computergestuurde persoonlijkheidsvragenlijst in, die door de jury wordt meegenomen in de beoordeling. Deze selectiefase is adviserend. Deze selectiefase vindt plaats in de week na de cv-screening. 3. Eindselectie Het eindgesprek wordt gevoerd met (een) afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: je visie op en inzicht in de functie je motivatie en verwachtingen je technische competenties je persoonsgebonden competenties je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Brussel in de tweede week na de cvscreening. Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de lijnmanager die uit de geschikte kandidaten de meest geschikte kandidaat kiest voor de functie. Timing Preselectie op c.v.: 20 tot 23 maart 2018 Invullen van een persoonlijkheidsvragenlijst: week van 26 maart 2018 Selectie-interview: week van 2 april 2018 HOE SOLLICITEREN? Solliciteren kan tot en met 25 maart Om te solliciteren stuur je jouw motivatiebrief en curriculum vitae via mail naar het volgende adres: aanwervingen@ewi.vlaanderen.be, t.a.v. Eric Min, adviseur HR & Vorming. Vermeld in het onderwerp van je mail de functietitel. 6

7 MEER WETEN? Voor extra informatie over de inhoud van de functie kunt u terecht bij: Elke Tiebout Diensthoofd Bedrijfssteun Elke.tiebout@vlaio.be of tijdens haar afwezigheid bij het diensthoofd ad interim Lynn De Vlieger (lynn.devlieger@vlaio.be). Voor extra informatie over de selectieprocedure en de arbeidsvoorwaarden neemt u contact op met Eric Min, adviseur hr & vorming ( en eric.min@ewi.vlaanderen.be). Voor informatie over de arbeidsvoorwaarden kunt u ook terecht op de website 7