Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap. zoekt een. Klantenbeheerder dossiers personen met een handicap Kantoor Hasselt

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap zoekt een Klantenbeheerder dossiers personen met een handicap Kantoor Hasselt contractueel Rang: C1 Graad: Medewerker Met standplaats: Hasselt Vacaturenummer: 2018/37 /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Als klantenbeheerder van het provinciaal kantoor zorg je ervoor dat de subsidiedossiers rond materiële hulpverlening en persoonsvolgende budgetten voor personen met een handicap op vlotte en correcte manier afgehandeld worden. We zoeken een gemotiveerde collega om het administratieve team van Hasselt te versterken. Het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap (VAPH) heeft als taak de sociale integratie van mensen met een handicap te bevorderen. Daartoe ondersteunt het initiatieven om personen met een handicap te laten deelnemen aan het dagelijkse maatschappelijke leven. In ruimere zin betekent dit maatschappelijke aanvaarding en volwaardig burgerschap voor deze groep. Het betaalt daartoe allerhande subsidies uit zowel aan personen met een handicap (materiële hulpmiddelen, persoonsvolgend budget).

2 De maatschappelijke zetel bevindt zich in Brussel maar er zijn ook provinciale kantoren in Leuven, Brugge, Hasselt, Antwerpen en Gent. Het VAPH telt +/- 300 personeelsleden. 2 CONTEXT EN TAKENPAKKET Context van de functie Waarden van de Vlaamse overheid De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Positionering Aan welke functie rapporteert de functiehouder? Welke functies rapporteren aan de functiehouder? Doel van de functie Teamcoördinator van het Provinciaal Kantoor. / De klantenbeheerder dossiers personen met een handicap werkt in een team van een 10-tal klantenbeheerders van het team Toeleiding en Hulpmiddelen aan de analyse en verwerking van binnenkomende (subsidie)aanvragen persoonsvolgende budgetten (PVB) en materiële hulpverlening (IMB) van een persoon met een handicap. Hij staat in voor de eventuele toeleiding van het dossier van een persoon met een handicap naar de verschillende commissies en voor het formuleren van (een voorstel van) beslissing voor deze aanvragen. De klantenbeheerder dossiers personen met een handicap informeert klanten en diensten. Hij zorgt ook voor de opvolging van termijnen waarbinnen de aanvraagprocedures dienen doorlopen te worden. Context: conform met de procedures, wetgeving, regelgeving, normen, budgettaire beperkingen e.d. en binnen de doelstellingen van het beleid. Resultaatgebieden Resultaat Voorbeelden van activiteiten pagina 2 van 13

3 Vervolledigen dossiers Verzamelen en administratief verwerken van dossiergegevens om te kunnen beschikken over een volledig dossier met alle noodzakelijke dossierelementen - Aanmaken van een dossier in de informatica-applicatie feniks. - Registreren en verwerken van de gegevens van de aanvraag. - Opvragen van ontbrekende gegevens m.b.t. het voldoen aan verblijfsvoorwaarden of leeftijdsvoorwaarden. In sommige situaties : een vonnis opvragen. Wanneer de informatie onvolledig blijkt, wordt binnen de 12 dagen bijkomende informatie opgevraagd. - Verifiëren of de dossierstukken correct ingediend zijn en indien niet, dit in orde brengen. - Opvragen van de nodige documenten om het dossier behandel-klaar te maken: een multidisciplinair verslag (module A, B, C), een ondersteuningsplan (bij een aanvraag voor persoonsvolgende financiering), een aanvraagdocument, een adviesrapport voor een aanvraag voor materiële hulpmiddelen (module D). Indien van toepassing ook opvragen van documenten bij externen, offertes, attesten incontinentiemateriaal, audiogram, facturen, - Opvragen van relevante informatie in functie van een eventuele wettelijke subrogatie (bijvoorbeeld indien iemand een handicap heeft door een ongeval en er een aansprakelijke derde is). - Opvolgen of de opgevraagde stukken binnenkomen en eventueel herinneringen versturen indien de informatie niet tijdig binnen komt. Hierbij bijvoorbeeld versturen van de correcte brieftypes en het hanteren van een correcte schrijfstijl en formulering aangepast aan de situatie. Voor elk van bovenvermelde activiteiten dient de regelgeving correct toegepast te worden, de procedures en richtlijnen nageleefd en de interne, administratieve termijnen (opgenomen in de beheersindicatoren) bewaakt te worden om de uniforme werking te garanderen. Analyse Analyseren, toetsen en interpreteren van dossiergegevens om een gefundeerd voorstel van beslissing te kunnen formuleren. - Analyseren van de geldigheid van de aanvraag (check van verblijfsvoorwaarden op basis van o.a. de KSZ bevraging en de gemeentestukken, check van leeftijd, check van het statuut van de aanvrager of het eventueel beschermingsstatuut, ). - Toetsen van het ondersteuningsplan aan de kwaliteitsindicatoren en checken van de volledigheid. - Analyseren of een aanvraag van een persoonsvolgend budget ingediend kan worden door een controle van de hoogte van het budget. Indien het budget te licht bevonden wordt, moet de aanvrager geïnformeerd worden en moeten opties toegelicht worden. pagina 3 van 13

4 - Interpreteren van het advies van de bevoegde commissie zodat nadien de beslissing kan opgemaakt worden. Toetsen van de termijnen bij de opmaak van de beslissing. Specifiek voor aanvraagdossiers hulpmiddelen: - Doornemen van de beschikbare informatie zoals de adviesrapporten. - Bekijken welke functiebeperking en interniveau al werden toegekend in het verleden. - Nakijken of de aanvraag een overlap vertoont met eerder gesubsidieerde zaken. - Analyseren van het globaal beeld van de persoon: verblijft de persoon in een voorziening of thuis? Hoe vaak wordt gebruik gemaakt van de voorzieningen? Hoe is de sociale context? Zijn er ook andere gezinsleden met een handicap die subsidies van het VAPH ontvangen? - Nakijken over welke handicap het gaat. - Analyseren/checken van de binnengekomen offertes. Nakijken van de refertelijst: is het hulpmiddel opgenomen J/N? Zijn de alternatieven onderzocht? Is onderzocht of dit het goedkoopste en meest adequate hulpmiddel is? - Analyseren, de motivatie beoordelen en toeleiden naar de bevoegde commissie van een aanvraag i.k.v. een zeer uitzonderlijke zorgbehoefte, niet-refertehulpmiddelen,. - Checken of er andere vergelijkbare dossiers zijn. Hoe zijn die behandeld door de bevoegde commissie in functie van uniformiteit van de besluitvorming. - Identificeren van knelpuntdossiers en escaleren. - Opvragen van intern advies aan het kenniscentrum hulpmiddelen, bij de ondersteuners van de cluster hulpmiddelen, de juridische dienst maar ook andere diensten, waarbij in complexe dossiers uitgeklaard wordt of de aangeleverde info volstaat of dat er nog bijkomende info opgevraagd moet worden. Voor elk van bovenvermelde activiteiten dient de regelgeving correct toegepast te worden, de procedures en richtlijnen nageleefd en de interne, administratieve termijnen (opgenomen in de beheersindicatoren) bewaakt te worden om de uniforme werking te garanderen. Opvolging Opvolgen van de uitvoering van de beslissing om ervoor te zorgen dat de beslissing correct wordt uitgevoerd. - Opvolgen van verschillende beslissingsmomenten binnen procedures: de nodige acties stellen zodat de volgende dossierstap gezet kan worden. - Opvolgen dat het dossier kan verder lopen, na elke stap zorgen dat het dossier in de juiste box terecht komt zodat het verder kan gaan. pagina 4 van 13

5 - Respecteren van procesafspraken en taakverdeling tussen het team toeleiding en hulpmiddelen en het interdisciplinair team. - Opvolgen van een dossier dat naar de bevoegde commissie is gestuurd in het kader van de beoordeling van de prioriteit. - Opvolgen of bijkomende informatie die opgevraagd is, binnenkomt ter vervollediging van het dossier. - Herinneringsbrieven versturen waarbij gebruik gemaakt wordt van de correcte brieftypes, een correcte schrijfstijl en formulering aangepast aan de situatie. - Opvolgen van het dossier na huisbezoek van een maatschappelijk assistent. - Signaleren van nood aan inspectie in bepaalde dossiers. - Opvolgen van de behandeling van het dossier door de verschillende, bevoegde commissies. Voor elk van bovenvermelde activiteiten dient de regelgeving correct toegepast te worden, de procedures en richtlijnen nageleefd en de interne, administratieve termijnen (opgenomen in de beheersindicatoren) bewaakt te worden om de uniforme werking te garanderen. (Voorstel van) beslissing (Voorstel van) beslissing formuleren zodat tijdig meegedeeld kan worden of de gevraagde hulp/tussenkomst verleend kan worden. - Beslissingen nemen over deelaspecten in de dossierbehandeling met in acht neming van de correcte brieftypes, het hanteren van een correcte schrijfstijl en formulering aangepast aan de situatie. - Beslissing nemen omtrent de onontvankelijkheid van aanvragen. - Beslissingen nemen over deelaspecten in de dossierbehandeling: Na analyse van het ondersteuningsplan, beslissen of het ondersteuningsplan voldoet aan de vereiste kwaliteitsindicatoren en/of beslissen over de formele volledigheid. Beslissing nemen m.b.t. de eventuele aanwezige manifeste fouten of tekorten. Beslissing nemen omtrent het al dan niet voldoen aan de regels van bepaalde procedures bv. basisvoorwaarden aanvraag 5/7 naar 7/7. Bekijken of de handicap reeds beslist is en/of dit eventueel moet herzien worden (overgang minderjarigheid meerderjarigheid). Een beslissing nemen omtrent termijnen, datum van tenlasteneming en eventuele overmacht. pagina 5 van 13

6 Een voorstel van beslissing opmaken ter voorbereiding van de zitting van de bevoegde commissie in het kader van de zeer uitzonderlijke zorgbehoefte, niet-referte hulpmiddelen,. - Afwerken van de beslissing na behandeling van het dossier inzake erkenning handicap door de bevoegde commissie. Bv: voor de IMB-beslissingen binnen 30 dagen na goedkeuring van de notulen. Bv: voor een gewone PVB-vraag 14 dagen na de goedkeuring van de commissie bevoegd voor de prioritering. - Beslissen over de uitbetaling van een factuur na toetsing van de inhoud factuur aan de toegekende hulpmiddelen. Voor elk van bovenvermelde activiteiten dient de regelgeving correct toegepast te worden, de procedures en richtlijnen nageleefd en de interne, administratieve termijnen (opgenomen in de beheersindicatoren) bewaakt te worden om de uniforme werking te garanderen. Communicatie en contacten Tijdig en klantvriendelijk de communicatie en contacten verzorgen om te zorgen voor een optimaal geïnformeerde en tevreden klant en een goed afgewerkt dossier. - Algemene informatie verschaffen over het VAPH en het ruimere zorgveld. - Telefonisch en schriftelijk toelichting geven en meer specifieke vragen beantwoorden van klanten over: o Hulpmiddelen en aanpassingen o Persoonsvolgende Financiering o Klachtenprocedure o MijnVAPH o Wettelijke subrogatie o o Verblijfsvoorwaarden De stand van een dossier en de genomen beslissing of de uitgevoerde betaling - Gericht doorverwijzen naar interne of externe diensten (= goede kennis hebben van de organisatie en het externe zorglandschap) - Vragen beantwoorden van multidisciplinaire teams, leveranciers, vergunde zorgaanbieders, - Zorgen voor een vlotte, toegankelijke en klantvriendelijke mondelinge en schriftelijke communicatie. - Interne communicatie: met collega s binnen het VAPH overleggen om een dossier te vervolledigen en de afhandeling te bespreken en te stroomlijnen: integrale benadering van de persoon. pagina 6 van 13

7 Voor elk van bovenvermelde activiteiten dient de regelgeving correct toegepast te worden, de procedures en richtlijnen nageleefd en de interne, administratieve termijnen (opgenomen in de beheersindicatoren) bewaakt te worden om de uniforme werking te garanderen. Kennis m.b.t. het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied om de kwaliteit van de dienstverlening op individueel en afdelingsniveau te optimaliseren. - Vergaren van kennis m.b.t. dossierbeheer en de relevante wetgeving. - Kunnen gebruiken van handleidingen en meewerken aan de actualisatie van handleidingen. - Opleiding volgen in functie van het bijspijkeren van handicap-specifieke kennis en procedures. - Kennis permanent bijschaven i.v.m. de informatica-applicatie. - Uitwisselen van kennis met interne en externe klanten van het VAPH. - Volgen van opleiding over hulpmiddelen georganiseerd door het kenniscentrum hulpmiddelen en vanuit de cluster hulpmiddelen. - Deelname aan het horizontaal overleg hulpmiddelen (voorbereiding, deelname en terugkoppeling). - Bereidheid tot het opnemen van de rol van ankerpunt. Een ankerpunt heeft een specifieke interesse voor een bepaald domein zoals PVB, IMB, feniks, en fungeert als actieve schakel tussen collega-dossierbehandelaars en inhoudelijke ondersteuners van de afdeling. Het ankerpunt neemt deel aan afstemmingsvergaderingen rond een bepaald domein en zorgt voor de informatiedoorstroming naar collega s via agendering op het teamoverleg. Voor elk van bovenvermelde activiteiten dient de regelgeving correct toegepast te worden, de procedures en richtlijnen nageleefd en de interne, administratieve termijnen (opgenomen in de beheersindicatoren) bewaakt te worden om de uniforme werking te garanderen. Competentieprofiel ( Gedragscompetenties Verantwoordelijkheid nemen niveau 1 Klantgerichtheid niveau 1 Samenwerken niveau 1 Zorgvuldigheid niveau 1 Analyseren niveau 1 Plannen en organiseren - niveau 1 Flexibiliteit - niveau 1 pagina 7 van 13

8 Vaktechnische competenties Je voert een correcte en duidelijke communicatie, zowel mondeling als schriftelijk (telefoon en mail) Je bent sterk in het verwerken en beheren van dossiers Je kan snel kennis verwerven en je houdt je up-to-date van de wijzigingen mbt de regelgeving en richtlijnen. Je kent de beschikbare informatiebronnen en procedures. Andere functierelevante informatie Standplaats Telewerk Mogelijkheid tot aanpassing van de arbeidspost 3 DEELNEMEN 3.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarde: Je bent in het bezit van een diploma secundair onderwijs. Je hebt minstens 1 jaar ervaring met dossierbeheer waarbij je een regelgevend kader moest toepassen. Als je je diploma buiten de Benelux behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: Als je het vereiste diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands, moet je bij aanwerving aantonen geslaagd te zijn in een taalexamen artikel 7 bij Selor ( Je kunt deelnemen via horizontale mobiliteit indien je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan volgende voorwaarde: Je bent contractueel tewerkgesteld binnen de diensten van de Vlaamse overheid in een betrekking met een salarisschaal of geldelijke loopbaan die overeenstemt met dezelfde of een hogere rang als deze van de vacante functie. Ook wie solliciteert via de horizontale mobiliteit dient te beschikken over het hoger vermelde vereiste diploma. pagina 8 van 13

9 Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met Marijke Bosteels, 3.2 TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je bent geslaagd in de selectieprocedure. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 4 AANBOD Je krijgt een contract van onbepaalde duur. Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien heb je ook vakantie tussen Kerst en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren van de Vlaamse overheid (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. Je wordt verloond in de salarisschaal gekoppeld aan de graad van medewerker (rang C1, salarisschaal C111). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Op kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Indien je solliciteert via horizontale mobiliteit, dien je de functie ten laatste drie maanden na datum van de selectiebeslissing op te nemen pagina 9 van 13

10 Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 5 SELECTIEPROCEDURE 5.1 CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier en het kopie van je diploma gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats eind november. 5.2 Voorselectie op basis van de standaardvragenlijst Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: - Eerste toetsing van je motivatie en verwachtingen - Eerste toetsing van je inzicht en visie op de functie - Eerste toetsing van de relevantie van je werkervaring/vakkennis Deze selectiefase wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van het VAPH en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend. Wie minstens 60 % behaalt op het geheel van de criteria én wie behoort tot de 12 hoogst scorenden, kan deelnemen aan de volgende selectiefase. Bij gelijkheid van punten kunnen dit er meer zijn. 5.3 PSYCHOTECHNISCHE SCREENING Tijdens deze selectiefase worden de persoonsgebonden competenties, bepaald in de functiebeschrijving, getoetst. De screening gebeurt door een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend. pagina 10 van 13

11 5.4 JURYGESPREK Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigde (n) van het VAPH en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Brussel.. Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. Wie geschikt wordt bevonden, wordt opgenomen in een wervingsreserve. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 5.5 NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. pagina 11 van 13

12 6 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 28 november Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier, samen met een kopie van je diploma via mail naar vaph.be. Vermeld in het onderwerp van je mail het vacaturenummer (18/37). Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je een kopie van het vereiste diploma toevoegt je je kandidatuur uiterlijk op 28 november 2018 naar ons stuurt (datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op 7 VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met de teamcoördinator van het team Toeleiding en Hulpmiddelen Hasselt: Monique Claessens, monique.claessens@vaph.be, Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Marijke Bosteels, Hr-team VAPH, via hrm@vaph.be of Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op pagina 12 van 13

13 8 FEEDBACK Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar met vermelding van het vacaturenummer. 9 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van klantenbeheerder bij het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 1 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. Het VAPH kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als klantenbeheerder dossiers personen met een handicap te Hasselt. De lijnmanager kan beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. Het VAPH kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Deze werfreserve kan tevens worden geraadpleegd voor het invullen van vacatures met een contract van bepaalde duur voor klantenbeheerder. Wie in dienst komt met een contract van bepaalde duur, blijft evenwel zijn plaats in de reserve behouden. Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. pagina 13 van 13