Functie Graadnaam: administratief medewerker Functienaam: administratief medewerker Functionele loopbaan: C1-C3 Functiegroep : administratief uitvoerenden Code: Afdeling: generieke functiebeschrijving Dienst: Subdienst: Plaats in de organisatie Werkt onder de leiding van en rapporteert aan een dienst- of afdelingshoofd van 1 van de clusters: Financiële zaken Algemeen Beleid Vrije Tijd Burger-en Welzijnszaken of Grondgebiedzaken. Voor kennisname Schrijf voor kennisname, vul datum en naam in en plaats uw handtekening Personeelslid Direct Leidinggevende Voor kennisname Datum Handtekening Naam CC Consult pagina 1 van 5
Kerntaken Administratie Uitvoeren van administratieve handelingen. Doel: administratieve ondersteuning bieden aan de entiteit tijdig opstarten, zorgvuldig toepassen en opvolgen van de diverse administratieve procedures instaan voor verzenden, verspreiden, klasseren, archiveren en kopiëren voorbereiden, opvolgen en/of afwerken van dossiers door middel van het verzamelen van informatie en materieel om het dossier te vervolledigen verwerken van inkomende en uitgaande post administratieve opvolging van subsidieaanvragen controleren en toegang verlenen tot specifieke infrastructuur, opvolgen van verhuur infrastructuur en uitleenmateriaal opmaken van verslagen en nota s meehelpen bij en ondersteunen van de organisatie van eigen activiteiten Verwerken en beheren van de bestelaanvraag- en bestelbonadministratie Boekhoudkundige registraties van ontvangsten en uitgaven Ondersteuning bij de werkzaamheden betreffende de beheers- en beleidscyclus (budgettering, rapportering, monitoring, ) Voorbereiding bestuursorganen Voorbereiding van dossiers en agendapunten voor de bestuursorganen. Doel: het voorleggen van informatieve en te beslissen agendapunten en dossiers voorbereiden en afwerken van dossiers zorgen voor een goede informatiedoorstroming binnen de eigen entiteiten zorgen voor een goede informatiedoorstroming naar de andere entiteiten CC Consult pagina 2 van 5
Externe communicatie Instaan voor een open externe communicatie. Doel: verzorgen van de communicatiestroom naar de burger en andere belanghebbenden Afhandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen Ontvangen en afhandelen van binnenkomende vragen, opmerkingen en klachten Instaan voor een vlot contact met de burger Bestaande relaties met externen (andere openbare diensten, toezichthoudende overheden, ) in kaart brengen en onderhouden telefonische- en schriftelijke contacten op een efficiënte en professionele manier afhandelen opstellen artikels voor het infoblad en website Interne communicatie Instaan voor een open interne communicatie naar de medewerkers, de dienstverantwoordelijke, de andere entiteiten en het bestuur. Doel : zorgen dat iedereen toegang heeft tot de informatie die noodzakelijk is om zijn taak optimaal te kunnen realiseren Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken : signaleren van noden, behoeften en tekorten vastgesteld tijdens het werken met de diverse entiteiten en medewerkers afhandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen meerwerken aan een optimale interne communicatie binnen de entiteit op een probleemoplossende en ondersteunende wijze constructief meewerken aan de uitbouw van een front- en back office Wetgeving en regelgeving Zich op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving van belang voor de entiteit. Doel: de entiteit voorzien van de nodige kennis voor het uitvoeren van de taken de nodige vakkennis opdoen en de opgedane kennis integreren in de werking van de organisatie CC Consult pagina 3 van 5
Functiekaart vertalen van wetgeving en regelgeving in richtlijnen naar de medewerkers van de eigen entiteit briefen van de collega s om het benodigde kennisniveau op peil te houden vakgerichte informatie raadplegen wetgeving en regelgeving kunnen toepassen Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende verricht de werknemer ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten. De werknemer kan ingezet worden om taken te verrichten voor het gemeentebestuur, het OCMW en de politiezone CC Consult pagina 4 van 5
Functieprofiel De definities en niveaus van de technische en scompetenties worden ter beschikking gesteld in de competentiegids. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lager gelegen gradatie ook is verworven. Technische Competenties Niveau Cluster Competentie PC-Vaardigheden MS Office Software eigen aan de functie Werking en werkmiddelen Procedures en procesbeheer Werking van de organisatie Wetgeving Wetgeving en regelgeving m.b.t. de functie Wetgeving en regelgeving m.b.t. de organisatie Gedragscompetenties elementair voldoende Niveau grondig Cluster Competentie Beheersmatige Voortgangscontrole vaardigheden Informatieverwerkend Flexibiliteit Kwaliteit en accuraatheid Organisatieverbondenheid Interactief Mondelinge communicatie Schriftelijke communicatie Teamwerk en samenwerken Persoonsgebonden Informatie zoeken (leervermogen) Integriteit Probleemoplossend Initiatief Klantgerichtheid elementair voldoende grondig CC Consult pagina 5 van 5