Handleiding Horde webmail In deze handleiding wordt uitgelegd wat je allemaal met Horde Webmail kunt doen. Want behalve gewoon je e-mails ontvangen, kun je met Webmail nog veel meer. De handleiding is niet volledig, niet àlles staat erin, maar er wordt wel een handig overzicht gegeven van wat er mogelijk is en hoe de meest gebruikte functies werken. Als je deze handleiding hebt doorgewerkt, zul je je in ieder geval meer thuis voelen in het programma en je weg kunnen vinden. Dan zul je vanzelf de overige extra s die het programma te bieden heeft nog ontdekken. Ik raad je in ieder geval aan deze handleiding niet alleen te lezen, maar om tegelijk ook 'mee te doen'in je eigen Webmail-account. Zo krijg je het veel sneller in de vingers. Veel succes! Welkomstscherm ls je via het inlogscherm hebt ingelogd, door het intypen van je gebruikersnaam en wachtwoord, kom je binnen op het welkomstscherm van je Webmail. Dit scherm kun je later terugvinden door in het menu aan de linkerkant op Horde te klikken. Dit welkomstscherm kan geheel aangepast worden aan je wensen, zodat je bijvoorbeeld in één oogopslag kunt zien of je nieuwe e-mail hebt ontvangen. Maar je kunt daarnaast bijvoorbeeld ook de weersverwachting, de huidige datum en tijd en zelfs de fase van de maan laten weergeven! Dit zal verderop in deze handleiding uitgebreid uitgelegd worden, maar allereerst volgt de uitleg van het belangrijkste: je e-mail.
E-mail Om in de Inbox ( brievenbus ) van je e-mail te komen, klik je in het linkermenu op E- mail. Je inbox verschijnt. Met het openen van je inbox is ook het uiterlijk van de menubalk bovenin veranderd. Daar staan nu functies die specifiek bij je inbox horen. Zo kun je met Compose een nieuwe e-mail versturen, met Folders door je eigen mappen met berichten bladeren, en nog veel meer. Om een e-mail te lezen klik je eenvoudig op de naam van het mailtje en het wordt geopend. Boven aan het mailtje staan opties zoals verwijderen, beantwoorden, doorsturen e.d. De meeste van deze functies zijn standaard en wijzen zichzelf. Eventueel kun je nog uitleg krijgen door op Help te klikken in de menubalk bovenaan. Als je het e-mailadres van de afzender van de e-mail wilt opslaan in je adresboek, kun je op het boek-icoontje achter het e-mailadres klikken, bovenaan het bericht. Het adres wordt dan automatisch opgeslagen in het adresboek en is later eenvoudig terug te vinden. (Zie hoofdstuk Adresboek)
Als je achter het e-mailadres geen boekje ziet staan, moeten je instellingen even aangepast worden. Klik op Opties in de menubalk en vervolgens in de meest rechtse kolom op Adresboeken. Kies vervolgens helemaal onderaan, onder Kies het adresboek voor het toevoegen van adressen voor Mijn adresboek. Klik tenslotte op Opties opslaan. Vanaf nu staat achter het e-mailadres van binnenkomende berichten het boek-icoontje waarmee je snel adressen kunt opslaan.
Terug naar de inbox. D.m.v. kleuren en iconen wordt meer informatie gegeven over de berichten in je inbox. Zo kun je direct zien welke berichten nieuw zijn, welke nog onbeantwoord etc. Een legenda staat onderaan, onder de lijst met berichten. Je kunt zelf ook de markering van een e-mail (of meerdere e-mails) veranderen door op het grijze pijltje naast Markeer als te klikken. Dan verschijnt een lijst met de mogelijkheden. Zo kun je ook een mail die je al wel gelezen hebt opnieuw als ongelezen weergeven etc. Vergeet niet eerst het bedoelde bericht te selecteren door er een vinkje voor te zetten. (op het vierkantje klikken) Vanuit de inbox kun je ook berichten verplaatsen naar een andere map of verwijderen. Daarvoor moet je natuurlijk wel eerst weten welke mappen er zijn. Door op Folders te klikken, boven in de menubalk, kom je in de Mapnavigator, het overzicht van al je mappen. In dit scherm kun je ook nieuwe mappen maken, mappen van naam veranderen en mappen verwijderen. Dit kan door op het grijze pijltje naast Kies bewerking te klikken. Het schuifmenu met opties opent zich dan.
NB: Als je een nieuwe map of meerdere mappen hebt aangemaakt, moet je éénmalig handmatig de mappen in de mapnavigator aanvinken en onder Kies bewerking op Controleer map(pen) op nieuwe mail (in het schuifmenu) klikken. Dan worden deze mappen voortaan automatisch gecontroleerd. Het indelen in mappen kan handig zijn voor het scheiden van werk- en privémail, of van bijvoorbeeld studenten en collega s. Door het instellen van filterregels (zie hieronder) kun je er ook voor zorgen dat berichten van die personen dan ook in die map bezorgd worden. Weer terug in de inbox kun je d.m.v. Selecteren een selectie van de berichten in de inbox maken, bijvoorbeeld alle belangrijke, alle ongelezen berichten, of een eigen (handmatige) selectie, om die vervolgens gezamenlijk te verplaatsen, verwijderen of iets anders, met behulp van de schuifmenu s bovenaan. Je kunt een bericht vanuit de inbox ook verplaatsen of kopiëren naar je takenlijst, zodat je weet dat de betreffende kwestie nog moet worden opgelost of verwerkt. Dit gaat op dezelfde manier als het verplaatsen naar een andere map. De takenlijst is de onderste optie in het schuifmenu onder Berichten naar. De takenlijst wordt verderop nog verder toegelicht. Met Blacklist en Whitelist kun je afzenders van berichten toevoegen aan je zwarte
of witte lijst. Dit kan heel handig zijn i.v.m. spam (ongewenste (reclame) e-mail, ook wel junkmail genoemd) Dit wordt hieronder nader toegelicht. Filters Als je op het plusje voor E-Mail in het menu aan de linkerkant klikt, verschijnt in het menu de optie Filters. Als je hierop klikt kom je in het venster filterregels. Deze regels bepalen hoe binnenkomende e-mails behandeld worden. Zo worden berichten van mensen op uw witte lijst altijd met voorrang doorgelaten en worden berichten van mensen op uw zwarte lijst juist direct verwijderd, als je dat wilt. Zo kun je een hoop ongewenste e-mail voorkomen. Om adressen aan je witte lijst toe te voegen, klik je onder Bestaande regels op Witte lijst. In het volgende venster kun je nieuwe adressen invoeren, gescheiden door enter. Vervolgens klik je op Opslaan onderaan en dan op Terug naar regellijst. Op dezelfde manier kun je adressen aan je zwarte lijst toevoegen. Hierbij kan het bijvoorbeeld gaan om bedrijven die spam versturen of mensen die u ongevraagd berichten toesturen. In het venster van de zwarte lijst kun je bovendien ook aangeven of berichten van deze afzenders direct gewist moeten worden, of in een aparte map geplaatst.
Als je gebruik wilt maken van de zwarte lijst en/of andere filterregels, is het raadzaam onder Extra instellingen in het Bestaande regels scherm het vakje voor Weergeven van bericht wanneer filters zijn toegepast aan te vinken. Dan word je altijd op de hoogte gebracht als er een bericht gefilterd is en kun je controleren of er geen fouten zijn gemaakt. Onder de witte en de zwarte lijst kun je ook nieuwe filterregels aanmaken. Klik op Nieuwe regel. In het volgende venster kun je allereerst de regel een naam geven om te onthouden waar de regel voor bedoeld is. Vervolgens kun je aangeven aan welke voorwaarden het bericht moet voldoen voordat de regel erop wordt toegepast. Dit klinkt ingewikkeld maar is heel eenvoudig te begrijpen aan de hand van twee voorbeelden. Voorbeeld 1: Stel, je ontvangt hinderlijke reclame-mailtjes over "mortgages" en "loans". Dan kies je bij Selecteer een veld - Onderwerp en vul je in het lege vak erachter "mortgage" in (zonder de aanhalingstekens). Op de volgende regel kies je wederom Onderwerp en vult erachter "loan" in. Zet bovenin het scherm het vinkje bij
Een van de volgende zodat bij elk afzonderlijk woord de regel wordt toegepast. Onder Doe dit kies je Bericht volledig wissen als je wilt dat dergelijke berichten verwijderd worden of In map afleveren als je wilt dat deze berichten in een aparte map worden bezorgd. Die map kun je in het volgende vakje dan selecteren.klik tenslotte op Opslaan. Het kan vaak handig zijn om spam in een aparte map te laten bezorgen, omdat alle mailtjes die aan de filterregel voldoen anders worden verwijderd en als er dan eens een bericht van een vriend of collega tussen zit (met bijvoorbeeld toevallig in het onderwerp ook "loan") dan ben je dit bericht ook kwijt. Door de spam in een aparte map te plaatsen, kun je deze map af en toe controleren op berichten van bekenden, en anders de inhoud van de map in zijn geheel wissen. Voorbeeld 2: Als je email van je familie of vrienden in een aparte map wilt ontvangen, kun je dit met behulp van filterregels ook heel makkelijk aanpassen. Geef de regel in het eerste vakje eventueel een naam en vink het rondje Een van de volgende aan. Kies in het schuifmenu onder Selecteer een veld - Van en typ achter in het lege vak naast Bevat het e-mailadres van de vriend. Op de volgende regel kun je weer het veld Van kiezen en het adres van de volgende vriend intypen etc. Kies vervolgens onder Doe dit - In map afleveren en kies daarachter de gewenste map. Je kunt hier ook aangeven dat je een nieuwe map wilt maken. Klik tenslotte op Opslaan en de regel wordt opgeslagen. D.m.v. filterregels kun je op dezelfde manier ook zorgen dat berichten van bepaalde personen bijvoorbeeld standaard worden gemarkeerd als belangrijk. Om er tenslotte voor te zorgen dat de filterregels automatisch worden toegepast als je naar je inbox gaat, en dus niet elke keer in de inbox op het trechtericoontje hoeft te klikken, ga je naar je Inbox en klik je in het menu bovenaan op Opties. In het volgende scherm kies je voor Filters. In het filterinstellingen scherm vink je onder Filteropties in ieder geval de eerste twee opties aan. De onderste twee naar eigen keuze. Vervolgens klik je op Opties opslaan en in het vervolg worden alle inkomende berichten automatisch gefilterd en afgeleverd in de gewenste mappen.
Adresboek Door in het menu aan de linkerkant op Organiseren en vervolgens op Adresboek te klikken, kom je in je adresboek, oftewel de lijst met emailadressen die je hebt opgeslagen. De menubalk boven aan je scherm is weer mee veranderd met de nieuwe functie. Hier vandaan kun je in het adresboek zoeken, op e-mailadres of op naam. Om een overzicht van al je opgeslagen e-mailadressen te zien, klik je op bladeren. Je kunt eventueel ook op zoeken klikken en als zoekterm niets invullen. Dan verschijnen ook alle adressen in beeld.
Om een e-mailadres toe te voegen, klik je op Toevoegen in de menubalk. In het volgende scherm vul je de naam, het e-mailadres en eventueel aanvullende gegevens in. Vervolgens klik je op Opslaan en het adres is toegevoegd. E-mailadressen kun je ook eenvoudig opslaan als je bijvoorbeeld een bericht van iemand hebt gekregen in je inbox, en je wilt het adres van die persoon bewaren. Dan klik je op het boek-icoontje achter het e-mailadres boven aan het bericht. Het adres wordt automatisch opgeslagen. Om de gegevens van een bestaand contactpersoon in je adresboek te veranderen, kun je in de lijst met e-mailadressen, onder Bladeren of Zoeken, op het icoontje in de vorm van een schrijfblok klikken. In het volgende scherm kun je dan de adresgegevens veranderen en tenslotte op Opslaan klikken. Je kunt ook je bestaande adresboek uit outlook importeren. Kies dan eerst in het programma Outlook (Express) voor exporteren in het menu bestand en vervolgens op adresboek. Kies in het volgende venster voor tekstbestand of komma gescheiden waarden en sla het adresboek op. In je Webmail ga je nu naar het
adresboek en klikt op Import/Export. Onder Selecteer het importformaat kies je Komma gescheiden waarden. Vervolgens blader je in het derde veld naar het adresboek-bestand dat je zojuist uit Outlook geëxporteerd hebt en tenslotte klik je op Volgende. In het volgende scherm geef je aan welke opmaak het bestand heeft. Dus of de eerste regel de namen van de velden (kolommen) bevat, wat het scheidingsteken is (de komma dus) en hoeveel kolommen er zijn. Klik wederom op Volgende. In het volgende scherm moet je aangeven welke kolommen uit Outlook overeenkomen met de kolommen in Horde Webmail. Zo kies je in de eerste rij bijvoorbeeld eerst Name of Naam en dan in de volgende rij ook Naam en vervolgens klik je op Paar toevoegen. Nu weet Horde in welke kolom in het bestand hij de naam van de contactpersoon moet zoeken. Zo kun je alle kolommen aan elkaar koppelen en tenslotte klik je op Volgende. Als alles goed is gegaan, is het adresboek nu geïmporteerd.
Agenda Een bijzondere toegevoegde functie bij deze Webmail, is de uitgebreide agenda. In de agenda kunnen vanzelfsprekend afspraken worden genoteerd, maar je kunt vervolgens ook een alarm instellen als herinnering, je kunt een gedeelde agenda met bijvoorbeeld de afdeling bijhouden, gebeurtenissen categoriseren en labelen met een bepaalde kleur en meer. Als je de agenda hebt geopend, in het linkermenu Organiseren, vervolgens Agenda, krijg je een overzicht van de komende vier weken in je venster in beeld. Deze weergave kun je ook aanpassen, zodat je maar één dag, één week, of een werkweek in beeld krijgt. Dit kun je doen via de tabbladen boven aan je agenda.
Via die menubalk kun je ook een nieuwe gebeurtenis toevoegen. In het volgende scherm kun je dan direct aan de nieuwe gebeurtenis of afspraak een categorie en een status (onzeker, bevestigd of geannuleerd) toekennen. Je kunt aangeven hoe lang de gebeurtenis gaat duren en of je er een alarm voor wilt instellen (dan verschijnt er op het gewenste moment een waarschuwing in beeld). Daaronder kun je een uitgebreider beschrijving van de gebeurtenis of afspraak opgeven. Tenslotte kun je de gebeurtenis ook laten herhalen als het om een terugkerende gebeurtenis gaat,bijvoorbeeld elke week of elke maand. Om de gebeurtenis te noteren in de agenda klik je op Gebeurtenis opslaan. Je komt terug in de agenda en de gebeurtenis is toegevoegd.
Wat betreft de categorisering van gebeurtenissen, dat is geheel naar eigen inzicht in te stellen. Als je een nieuwe gebeurtenis toevoegt kun je achter Categorie ook kiezen voor Nieuwe categorie en als u dan op Gebeurtenis opslaan hebt geklikt, kun je in een apart venster de naam van de nieuwe categorie invullen. Een overzicht van de aanwezige categorieën kun je vinden door naar de welkomstpagina te gaan (Horde in het menu links) en dan op opties en categorieën en labels te klikken. Hier vind je een overzicht van alle ingestelde categorieën en
kun je deze aanpassen, verwijderen, of nieuwe aanmaken. Met het kleurenknopje achter de categorie kun je aan elke categorie een eigen kleur toekennen. De Webmail agenda is erg handig om met de hele afdeling een gedeelde agenda bij te houden. Er kunnen gemeenschappelijke afspraken in worden genoteerd, vrije dagen en vakanties van collega s en nog veel meer. De gedeelde agenda hoeft maar door één van de medewerkers te worden aangemaakt en vervolgens kunnen alle collega s er gebruik van maken. Het openen van een gedeelde agenda gaat als volgt: In de bovenste menubalk klik je op mijn agenda?s. Vervolgens kun je in het volgende scherm eerst een naam aan de nieuwe agenda geven. Klik op maken en de nieuwe agenda wordt aangemaakt. Maar je bent nog niet helemaal klaar, want je collega s moeten nog toegang tot de agenda krijgen. Selecteer naast Mijn agenda?s de nieuwe gedeelde agenda en klik vervolgens op het knopje Rechten dat onder de agendanaam is verschenen. In het volgende venster staan de gebruikersrechten voor de nieuwe agenda weergegeven. Bij Individuele gebruikers, of Groepen (als je die in je adresboek hebt gemaakt)
kun je nu je collega s invoeren. Vervolgens kun je met de vinkjes erachter aangeven welke rechten deze collega s hebben. Zelf sta je bovenaan en heb je alle rechten: weergeven, lezen, verwijderen, bewerken. Als je al je collega s hebt toegevoegd kun je de agenda opslaan. Als je nu in de agenda een gebeurtenis toevoegt, kun je kiezen in welke agenda de gebeurtenis moet komen te staan. Voor persoonlijke afspraken kies je je eigen agenda en voor algemene kun je de gedeelde agenda kiezen. Als je je collega s alle gebruikersrechten hebt gegeven, kunnen zij dit nu ook. Taaklijst
Onder Organiseren in het linkermenu staat o.a. ook nog de optie Taken. Met behulp van deze optie kun je precies bijhouden wat je nog moet doen, vandaag, deze week, of op langere termijn. Welke zaken nog afgehandeld moeten worden, wat hun prioriteit is, tot welke categorie de taak behoort etc. In het menu bovenaan kun je een nieuwe taak toevoegen. In het volgende scherm kun je dan de naam invoeren, de categorie, de vervaldatum, de prioriteit en de omschrijving. Klik tenslotte op Bewaar taak.
Als je wilt kun je onder Opties in je Agenda aangeven dat de vervaldata van je taken ook in je agenda worden weergegeven. Zo kun je nooit vergeten om je taken op tijd uit te voeren. Categorieën kunnen voor de taaklijst overigens op precies dezelfde manier ingesteld worden als bij de agenda. Dus naar het welkomstscherm en dan naar opties en categorieën en labels. Taken kunnen ook worden toegevoegd vanuit de inbox dmv de optie Kopiëren/Verplaatsen naar Taaklijst. (zie hoofdstuk E-mail) Zo kun je binnenkomende vragen of opdrachten direct aan je virtuele?to-do-list? toevoegen.
Om een taak te wijzigen, of aan te geven dat een taak is afgerond kun je, als je een taak geopend hebt door erop te klikken, op Bewerken klikken. Dan kun je tekst aan de omschrijving toevoegen, de status veranderen etc. Om een taak direct als Afgerond te bestempelen, kun je in de taaklijst ook op het vierkantje voor de taak klikken. Dan wordt de taak vervolgens als afgerond gemarkeerd. Om een taak helemaal te verwijderen, open je eerst de taak door erop te klikken. Vervolgens klik je rechtsboven op Verwijderen. Taaklijsten kunnen op precies dezelfde manier als de agenda gedeeld worden, zodat algemene of gedeelde taken door iedereen kunnen worden bijgehouden. Klik hiervoor in het Taken scherm op Mijn taaklijsten in het menu bovenaan. In het volgende scherm kun je een nieuwe (gedeelde) takenlijst toevoegen, of een bestaande bewerken. Dit gaat op dezelfde manier als bij de (gedeelde) agenda s. Vergeet niet na het aanmaken van de gedeelde taaklijst ook aan je collega s gebruikersrechten toe te kennen. Anders kunnen zij geen gebruik maken van de taaklijst!
Welkomstscherm Het welkomstscherm van de Webmail kun je helemaal naar eigen smaak inrichten. Zo kun je bijvoorbeeld zorgen dat je direct kunt zien of er nieuwe e-mailberichten zijn of welke afspraken er in de agenda staan. Ga naar het welkomstscherm door in het linkermenu op Horde te klikken. Klik nu in de menubalk bovenaan op Opmaak. In beeld verschijnt een klein venstertje met Hier toevoegen erboven en eronder een schuifmenu met als eerste optie Adresboek: mini zoeken. Als je in dit lijstje nu bijvoorbeeld eens klikt op E-mail: mappensamenvatting. En dan op Toevoegen. Het venstertje verandert en in het nieuwe scherm kun je met behulp van de pijltjes kiezen waar in het welkomstscherm dit venster moet komen te staan. Ook kun je met behulp van de grotere pijlen het venster breder of hoger maken. Onderaan kun je aangeven of alleen de mappen met nieuwe berichten of dat alle mappen moeten worden weergegeven in het venster. Tenslotte klik je op Opslaan.
Als je nu in het linkermenu op Horde klikt, zie je het welkomstscherm zoals dat nu is ingesteld, met daarop nu een overzicht van je mappen met (nieuwe) berichten. Maar er kunnen veel meer dan één venster met informatie worden weergegeven. Zo kun je in een ander venstertje instellen dat een overzicht van de agenda wordt weergegeven, een zoekvenster voor het adresboek, of het weerbericht, de maanfase, of elke keer een ander raadsel of citaat. Dus eerst weer klikken op Opmaak, in één van de venstertjes in het schuifmenu de gewenste optie kiezen, Toevoegen en in het volgende venster de gewenste locatie en instellingen kiezen en Opslaan aanklikken.
Opties Onder Opties in het menu aan de linkerkant kun je de instellingen van alle onderdelen van de Webmail wijzigen. In dit hoofdstukje worden de belangrijkste instellingen uitgelegd. In het eerste scherm van opties staan de basale instellingen voor de weergave zoals de taal, de tijd en de kleuren van het programma. Om iets aan deze instellingen te veranderen,? klik je op de betreffende optie. In het volgende venster kun je de instellingen instellen die je zelf wilt. Vervolgens wel altijd op bewaren klikken.
In het schuifmenu rechtsboven (achter Opties bewerken voor:) kun je de opties voor elk onderdeel apart instellen. In de eerste kolom van de meeste onderdelen kun je dan allerlei weergave-opties? instellen, zoals hoeveel taken of dagen er op één pagina worden weergegeven, welke kolommen er naast elkaar staan etc. Deze instellingen kunnen heel eenvoudig gewijzigd worden naar eigen inzicht. In de tweede en eventueel derde kolom staan de overige opties. De belangrijkste instellingen volgen hieronder: Horde categorieën en labels: Hier kun je de categorieën en kleurenlabels van de gebeurtenissen in je agenda en taaklijst wijzigen. (Zie hoofdstuk agenda en taaklijst) Agenda Taken: Hier kun je het aangeven als je wilt dat de verloopdata van je taken in de agenda worden weergegeven. E-mail Persoonlijke informatie: Hier kun je door op Uw identiteiten bewerken te klikken, de instellingen van je identiteit veranderen, waaronder ook de standaard ondertekening van je e-mails.