CONVERSIE VAN QUEEN 3 OF 4 NAAR QUEEN 5.49

2013 Quadrant Sftware B.V. CONVERSIE VAN QUEEN 3 OF 4 NAAR QUEEN 5.49 Dit dcument beschrijft de cnversie van een Queen-administratie van release 3 f 4 naar Queen 5.49. De cnversie van een dergelijke administratie verlpt in verschillende stappen: 1. een administratie van Queen 3.11 f uder met u eerst cnverteren naar release 4.22; 2. een Queen-administratie van release 4.0 f hger dient u met Queen 5.40 te cnverteren naar release 5.40; 3. daarna cnverteert u de 5.40-administratie met Queen 5.45 naar de release 5.45; 4. ten sltte cnverteert u de 5.45-administratie met Queen 5.49 naar de meest recente release. Wat hebt u ndig? Bij Quadrant kunt u een gratis CD-ROM met Queen 5.40 aanvragen. Op deze CD-ROM staat k een King 4.22, die u dient te gebruiken vr de cnversie. Queen 5.45 en 5.49 zijn beschikbaar via de Quadrant-website www.quadrant.nl > Supprt > Dwnlad. Stap 1: Cnversie van Queen 3.11 f uder naar Queen 4.22 Bij een administratie van een udere release dan Queen 3.11, bestaat de cnversie naar release 4.22 k weer uit twee nderdelen. Eerst wrdt de administratie gecnverteerd naar release 3.11, en daarna van release 3.11 naar 4.22. Deze twee nderdelen kunnen verigens beide vanuit King 4.22 wrden uitgeverd. Neemt u ruim de tijd vr deze cnversie! Afhankelijk van de mvang van de administratie en de snelheid van de cmputer kan de cnversie vele uren in beslag nemen! Vóór de cnversie Vr elke administratie die u wilt cnverteren, dient u vraf de vlgende punten uit te veren (met uw ude Queen-release): Maak een bruikbare backup van de administratie en bewaar die ged. Als de administratie is gecnverteerd, wrdt de rsprnkelijke administratie verwijderd! Werkt u met Queen II, zet dan in menupunt 4A MUTEREN REKENINGSCHEMA bij alle grtbekrekeningen rubriek 4 Verdichten p Nee. Sluit vervlgens de peride af met prgramma 3B AFSLUITEN PERIODE; Cntrleer bij elk dagbek f er een tegenrekening is ingevuld. Bij elk dagbek met een tegenrekening zijn ingevuld! Zrg ervr dat er geen nverwerkte AMB-bestanden meer in de administratie vrkmen: die met u dus drbeken f verwijderen; Maak een afdruk f print-screen van: alle standaardteksten (briefhfden en briefteksten); layut-instellingen van de etiketten. Deze gegevens wrden namelijk niet meegenmen in de cnversie en meten dus later pnieuw wrden ingeverd; Nteer alle dagbeksaldi en druk een vlledige saldi- en/f klmmenbalans af; Zrg vr vldende vrije schijfruimte, waarbij u uit kunt gaan van het dubbele van de ruimte die de rsprnkelijke administratie in beslag neemt. De rsprnkelijke administratie blijft tijdens de cnversie p schijf staan en wrdt pas verwijderd wanneer de cnversie is afgeslten. Installatie King 4.22 Nadat u deze vrbereidende werkzaamheden vr elke administratie die u wilt cnverteren hebt uitgeverd, dan kunt u King 4.22 gaan installeren. De prgrammatuur van King 4.22 staat p de CD-ROM van Queen 5.40 vr Windws, in de map \CONVERSIE 4.22. Deze King 4.22 is alleen bestemd vr het cnverteren van administraties en is dus niet geschikt m daarmee een financiële administratie te veren. Cnversie van Queen 3 f 4 naar Queen 5.49 Pag. 1 / 5

2013 Quadrant Sftware B.V. U kunt King 4.22 p drie verschillende manieren installeren: Let p: de hier gekzen directries en administratienummers zijn uiteraard vrbeelden. In uw situatie kunnen die anders zijn. Mgelijkheid 1: U installeert release 4.22 ver uw ude Queen heen en wilt de ude versie van uw administraties na cnversie verwijderen. Als u hiervr kiest met u álle administraties cnverteren mdat u met release 4.22 in een niet-gecnverteerde administratie niets meer kunt wijzigen! Werkwijze: installeer het pakket dr prgramma CONVERSIE 4.22/INSTALL.EXE p de CD-ROM van kies vr Vlledige installatie en vlg de aanwijzingen van het installatieprgramma; in smmige gevallen krijgt u na het inveren van de ndige gegevens de melding Install kan de infrmatie van het geinstalleerde pakket niet verwerken!. Alléén als u deze melding krijgt, met u het bestand QDISK.INS cnverteren. Hierbij dient u als vlgt te werk te gaan: verlaat het installatieprgramma laat de CD-ROM van Queen 5.40 in de CD-ROM-speler zitten klik p de Start-knp van Windws klik p Uitveren (f Run) in het venster dat dan verschijnt, tikt u de drive-letter van de CD-ROM (bijv. d: f e:) en direct daarachter \CONVERSIE 4.22\Cnv141.exe. U kunt dit bestand natuurlijk k selecteren via de knp Bladeren zet het geheel tussen dubbele aanhalingstekens, dus bijv. z: "e:\conversie 4.22\Cnv141.exe" klik p de knp OK. Het prgramma wrdt uitgeverd wanneer dit gebeurd is, kunt u de installatieprcedure pnieuw starten. Mgelijkheid 2: U wilt ng met uw ude Queen blijven werken mdat u (ng) niet alle administraties wilt cnverteren. Let p: Als de administratie is gecnverteerd wrdt de ude versie verwijderd! Een gecnverteerde administratie kunt u alleen benaderen met release 4.22 en niet met Queen 3.11. Werkwijze: maak een nieuwe prgrammatuur-directry aan (bijv. Queen4) installeer het pakket dr prgramma CONVERSIE 4.22/INSTALL.EXE p de CD-ROM van kies vr Vlledige installatie en vlg de aanwijzingen van het installatieprgramma; kpieer het bestand QASPRINT.000 van de ude prgrammatuur-directry (bijv. Queen) naar de nieuwe (bijv. Queen4). Dat kan met het vlgende cmmand: COPY C:\Queen\QASPRINT.000 C:\Queen4 De gegevens van de default-printer wrden dan bij de cnversie meegenmen. als uw administratiebestanden bij de prgrammatuurbestanden staan (dus in bijv. C:\Queen), met u k elke administratie die u wilt cnverteren geheel naar de nieuwe prgrammatuur-directry kpiëren. Stel dat u administratie 003 wilt cnverteren. U geeft dan het cmmand: COPY C:\Queen\???003*.* C:\Queen4 Staat uw administratie in een aparte directry (bijv. FILES), dan heft u alleen het ALGbestand te kpiëren. Dat kan met het cmmand (in ns vrbeeld): COPY C:\Queen\ALG003.* C:\Queen4 Mgelijkheid 3: U wilt al de administratie(s) die u cnverteert k ng met uw ude Queen kunnen benaderen. Deze methde met u kiezen als u enige tijd met Queen vr Windws wilt prefdraaien. Werkwijze: maak een nieuwe prgrammatuur-directry aan (bijv. Queen4) installeer het pakket dr prgramma CONVERSIE 4.22/INSTALL.EXE p de CD-ROM van kies vr Vlledige installatie en vlg de aanwijzingen van het installatieprgramma; kpieer het bestand QASPRINT.000 van de ude prgrammatuur-directry (bijv. Queen) naar de nieuwe (bijv. Queen4). Dat kan met het vlgende cmmand: COPY C:\Queen\QASPRINT.000 C:\Queen4 De gegevens van de default-printer wrden dan bij de cnversie meegenmen. Cnversie van Queen 3 f 4 naar Queen 5.49 Pag. 2 / 5

2013 Quadrant Sftware B.V. kpieer daarna uw administratie(s) naar een ander nummer (bijv. 003 naar 008) en kpieer de ALG-bestanden naar de nieuwe prgrammatuur-directry (van bijv. Queen naar Queen4). Vr het nummer van de kpie-administratie met u wel een nummer kiezen dat ng niet vrkmt. De werkwijze die u met vlgen is afhankelijk van de plaats van de administratiebestanden: staan ze bij de prgrammatuurbestanden (bijv. in C:\Queen) f in een aparte directry (bijv. C:\FILES)? als de administratiebestanden bij de prgrammatuurbestanden staan, kan de administratie wrden gekpieerd met COPY C:\Queen\???003*.* C:\Queen4\???008*.* Met dit cmmand is k het ALG-bestand naar Queen4 gekpieerd, dus dat heft u niet meer te den. als de administratiebestanden in een aparte directry staan, kan de administratie gekpieerd wrden met de cmmand s: COPY C:\Queen\???003*.* C:\Queen\???008*.* en COPY C:\FILES\???003*.* C:\FILES\???008*.* Kpieer daarna het ALG-bestand met het cmmand: COPY C:\Queen\ALG008.* C:\Queen4 kies bij de cnversie vr het nummer van de kpie-administratie (dus 008). Let p: de hier gekzen directries en administratienummers zijn uiteraard vrbeelden. In uw situatie kunnen die anders zijn. De cnversie Start vervlgens King 4.22 ga naar menupunt 6 Systeembeheer, kies vr submenupunt S9 DIVERSEN en vul als prgrammanaam KONV400 in. U krijgt de vraag f u een backup hebt gemaakt. Als u geen backup gemaakt hebt, wrdt het cnversieprgramma verlaten. Administratie Ver hier het nummer in van de te cnverteren Queen-administratie. Let p: is uw administratie van de release 3.10 f uder, dan verlpt de cnversie in twee stappen. Na het invullen van het administratienummer kmt u in een leeg venster. Kies daarin vr CR start cnversie. U krijgt dan pnieuw de vraag f u een backup hebt gemaakt. Deze vraag beantwrdt u met J, waarna u met Enter de cnversie kunt starten. De cnversie mag niet wrden nderbrken! Na aflp van de cnversie wrdt Queen autmatisch afgeslten. De administratie is dan alleen ng gecnverteerd naar 3.11. De administratie met nu dus ng gecnverteerd wrden van 3.11 naar 4.22. Daarm met u King 4.22 en het cnversieprgramma pnieuw starten zals u dat daarvr k hebt gedaan. Na het invullen van het administratienummer kunt u hiernder verder lezen: Cntrle schijfruimte Wanneer het administratienummer is ingevuld, cntrleert Queen f er vldende schijfruimte vrij is m de gecnverteerde administratie aan te kunnen maken. Hiervr is niet méér ndig dan het dubbele van de ruimte die dr de rsprnkelijke administratie in beslag wrdt genmen. Als er minder schijfruimte vrij is, krijgt u een melding. U kunt dan met F5 negeren die melding negeren en met de cnversie verder gaan; maar u wrdt geadviseerd m met ESC stp de cnversie af te breken en te zrgen vr vldende vrije schijfruimte. Cntrle bestandslcaties Vervlgens cntrleert Queen f de te cnverteren administratie cmpleet is. Als dit niet z is, krijgt u een melding. Als u die melding hebt genteerd, kunt u met CR akkrd de cnversie verlaten m de bestandslcaties te cntrleren. De bestandslcaties die u hier invert, gelden vr de gecnverteerde administratie. Vanaf release 4.22 kunnen de bestandslcaties alleen ng met cijfers (1 t/m 5) wrden aangegeven en niet meer met letters. In de te cnverteren administratie met u dus de bestandslcaties invullen met behulp van cijfers. Alleen bij lcatie 1 is een bestandspad verplicht, de verige kunt u eventueel leeg laten en met F9 akkrd verder gaan. Cnversie van Queen 3 f 4 naar Queen 5.49 Pag. 3 / 5

2013 Quadrant Sftware B.V. Adrescnversie De rubrieken vr het inveren van de NAW-gegevens zijn vanaf release 4 anders dan in de vrgaande releases: in de udere releases werd gewerkt met Adres 1, Adres 2 en Adres 3; vanaf release 4 zijn er aparte rubrieken vr Adres, Pstcde, Plaats en Landcde. Vanaf release 4 is er geen aparte rubriek meer vr het telexnummer; In Queen vr Windws ntbreken de verzendadressen. Als in de ude administratie bij de rubriek Telex wat is ingevuld, wrdt er bij de cnversie gewn een extra rubriek Telex aangemaakt. Het vernemen van adresgegevens is minder eenvudig. Queen weet bijvrbeeld niet f de pstcde bij Adres 2 is ingeverd f bij Adres 3. U zult hier dus zelf aan meten geven met welke gegevens de rubrieken gevuld meten wrden. Omdat de adresgegevens p verschillende manieren ingeverd kunnen zijn, kunt u per geval aangeven he de gegevens gecnverteerd dienen te wrden. De meest vr de hand liggende instellingen zijn al ingevuld, zdat in de meeste gevallen weinig f niets gewijzigd zal meten wrden. Adresgegevens Queen 3.11 Adres 2 is niet ingevuld (bijv. straat in Adres 1 en pstcde/plaats in Adres 3); Adres 2 bevat de pstbus (bijv. straat in Adres 1, pstbus in Adres 2 en pstcde/plaats in Adres 3); Adres 2 is ingevuld maar niet met pstbus, Adres 3 is niet ingevuld (bijv. straat in Adres 1 en pstcde/plaats in Adres 2); Adres 2 is ingevuld maar niet met pstbus, Adres 3 is k ingevuld (bijv. bij een buitenlands adres) Met CR selekteer kunt u nu de betreffende instellingen inzien en (met CR wijzigen) zndig wijzigen. Bij Knversiemethde kunt u kiezen tussen Autmatisch en Handmatig. Bij autmatische cnversie wrden alle adressen vlgens de dr u gekzen instellingen gecnverteerd en wrdt er niet per adres m uw bevestiging gevraagd. Handmatige cnversie is aan te bevelen als de NAWgegevens niet vlgens één methde zijn ingevuld, dus bijv. de ene keer pstcde en plaats in Adres 2 en de andere keer in Adres 3. U krijgt dan per debiteur en crediteur het gecnverteerde adres p het scherm; hiermee kunt u akkrd gaan f het eerst ng wijzigen. Onder Knversiemethde staan in de linkerklm de rubrieken die vanaf release 4.22 wrden gebruikt en in de rechterklm de rubrieken van Queen 3.11. Per release 4.22-rubriek kunt u nu aangeven met welke gegevens die met wrden ingevuld. Als u bijv. in Adres 3 steeds pstcde en plaats ingevuld hebt, met rubriek Vestigingsadres pstkde ingevuld wrden met de eerste 7 psities van Adres 3. U kiest dan in het venster vr Adres 3 en vult vervlgens psitie 1 t/m 7 in. De spatie(s) tussen pstcde en wnplaats wrden niet meegeteld. Bij Vestigingsadres plaats kiest u dus vr Adres 3, psitie 8 t/m 25. Selecteer Niet invullen als u een rubriek leeg wilt laten. Bij Default-landkde vult u de landcde in die gebruikt met wrden als in de NAW-gegevens geen landnaam vrkmt. Met F4 inf krijgt u een zekvenster met landcdes. Verzendadressen Queen 3.11 Queen vr Windws werkt niet met verzendadressen. Dit gedeelte van de cnversie kunt u dus verslaan met F9 akkrd. U kunt nu met CR start knversie het cnverteren laten beginnen. Op het scherm kunt u de vrtgang van de cnversie zien. Cnversie van Queen 3 f 4 naar Queen 5.49 Pag. 4 / 5

2013 Quadrant Sftware B.V. Als u hebt gekzen vr het handmatig cnverteren van adresgegevens en/f verzendadressen, krijgt u per adres een scherm met het cnversie-vrstel. Met CR wijzigen kunt u de gekzen instellingen wijzigen (u kunt dan dus k vergaan p autmatisch cnverteren), met F5 default-instellingen kunt u de rsprnkelijke instellingen terugzetten en met F9 akkrd gaat u akkrd met de weergegeven instellingen. Als u de instellingen wijzigt, wrden die k vr alle vlgende adressen gebruikt. Ten sltte wrdt er p basis van het jurnaal een AMB-bestand aangemaakt en wrdt de ude administratie verwijderd. Na de cnversie Vr elke gecnverteerde administratie dient u in King 4.22 de vlgende handelingen uit te veren: Cntrleer f bij elk dagbek vr de juiste dagbeksrt is gekzen (zie prgramma 2A MUTEREN DAGBOEKKODES); Druk een saldi- en/f klmmenbalans af en vergelijk de rekeningsaldi met die van vóór de cnversie. Vervlgens dient u de gecnverteerde administratie te cnverteren van release 4.22 naar Queen vr Windws (Stap 2). Stap 2: Cnversie van release 4 naar Queen 5.40 Het cnverteren van een Queen 4-administratie verlpt als vlgt: ga met Queen 5.40 naar prgramma ALGEMEEN > ADMINISTRATIE > QUEEN 4-ADMINISTRATIE CONVERTEREN. U krijgt dan eerst een melding; als u die gelezen hebt klikt u p de knp Akkrd m naar het vlgende venster te gaan; in de bvenste rubriek geeft u aan waar de ALG-bestanden van de Queen 4-administratie zich bevinden. Deze ALG-bestanden staan in de prgrammatuur-directry; verlaat het inverveld met Tab f Enter. U krijgt de melding dat er in Queen 4 tijdens de cnversie niet met de betreffende administratie(s) gewerkt mag wrden; klik p de knp Akkrd m de melding te verlaten. U krijgt dan een verzicht van de gevnden administraties; bij de administratie(s) die u nu wilt cnverteren klikt u p het vakje in de klm Cnverteren; als al de administraties die u nu wilt cnverteren zijn geselecteerd, klikt u p de knp Start cnversie. Vervlgens krijgt u een venster te zien met Instellingen; de meest vr de hand liggende waarden zijn hier al ingevuld, maar u kunt die desgewenst ng wijzigen; als deze Instellingen ged zijn klikt u p de knp Drgaan. De cnversie wrdt nu gestart en u kmt in een vlgend venster, waarin u kunt zien hever de cnversie gevrderd is; als het cnverteren beëindigd is klikt u p de knp Sluiten. U kmt dan in het laatste venster, waarin wrdt aangegeven f de cnversie gelukt is; klik p de knp Sluiten m het cnversieprgramma te verlaten. Stap 3: Cnversie van Queen 5.40 naar Queen 5.45 De vlgende stap is de cnversie van Queen 5.40 naar Queen 5.45. U gaat naar de Queen-website, www.quadrant.nl, Supprt, Dwnlad, Queen 5.45a; dwnlad release 5.45a3 en installeer het bestand met gebruikmaking van de installatiebeschrijving die u p die pagina kunt vinden. Queen 5.40 is al geïnstalleerd, dus u met de stappen vlgen vr het installeren van een update. Belangrijk: cnverteer al uw administraties naar release 5.45! Stap 4: Cnversie van Queen 5.45 naar Queen 5.49 De laatste stap is de cnversie van Queen 5.40 naar Queen 5.49. Ga naar de Quadrant-website, www.quadrant.nl en kies vr Supprt, Dwnlad. Na de inver van uw serienummer en checksum kunt u Queen 5.49a dwnladen en installeren; maak hierbij gebruik van de installatiebeschrijving Installatie/update van Queen 5.49 (pdf) die p diezelfde pagina te vinden is. Queen 5.45 is al geïnstalleerd, dus u met de stappen vlgen vr het installeren van een update. Veel succes met Queen 5.49! Cnversie van Queen 3 f 4 naar Queen 5.49 Pag. 5 / 5