Financiële richtlijnen 2014 2016 Gebaseerd p richtlijnen Gids vr besteding, verantwrding en cntrle van subsidies, p de Financiële nrmen en administratieve bepalingen van de prgramma s vr gesplitste kredieten, p de pmerkingen van de vrbije cntrles dr DGD en p de budgettabellen vr de prgramma-aanvraag 2014 2016. 1 Algemeen Een frmat zals dat van het vrige MJP zal wrden aangeleverd. Let erp alle werkbladen zrgvuldig in te vullen. We zullen elk jaar k zrgen vr twee reeksen van lgement en per diem vergedingen, nl van 1 januari tt 31 maart, en van 1 april tt 31 december. Dit m misverstanden te vermijden bij zendingen die tijdens de eerste drie maanden plaats vinden. Het jaarverslag wrdt in 2015 p 30 april verwacht bij DGD. Dit betekent dat jullie verslag ten laatste p 15 februari p VVSG met zijn. Prbeer dus z krt mgelijk p de bal te spelen met de pvlging van jullie plan en het pvragen van facturen. Wacht niet tt januari 2015, maar maak een maandelijkse tussenstand met tegeznden facturen. Indien de partner geen analytische bekhuding heeft, dan meten financiële dagbeken wrden bijgehuden vr het beheer van het prgramma. Zrg vr cherentie tussen de uitgaven, de planning en het narratief verslag. Als activiteit 1.1.4 spreekt ver een vrming vr jeugdwerkers en bij de uitgaven staat de plaatsing van een afsluiting bij deze activiteit, dan met je aantnen welke de link is tussen deze uitgave en de activiteit. Als in het narratief verslag bij een activiteit staat dat deze niet werd uitgeverd, maar er zijn tch uitgaven vr, dan klpt er iets niet. 2 Chrngram Duid aan tijdens welke maanden je met bepaalde activiteiten bezig was (x) en waar van tepassing wanneer ze werden vltid (v). Vr activiteiten die niet werden uitgeverd geef je vldende mtivatie in je narratief verslag. 3 Budget per activiteit: specifieke delstelling tussentijds resultaat activiteit Budgetverschuiving van maximaal 15% (tt 10.000 ) van de rsprnkelijk gedgekeurde begrting kan znder testemming van DGD tussen verschillende tussentijdse resultaten. We hadden een uitzndering verkregen in het vrige prgramma m dit p een hger niveau (specifieke delstelling) te den, maar vrlpig is het vr dit prgramma ng niet 7 mei 2014-1/8
tegestaan. Dit werkblad zal aan de hand van frmules verbnden wrden met het werkblad bewijsstukken en autmatisch wrden ingevuld. Indien men meer dan 15% f meer dan 10.000 wil verschuiven, heeft men de testemming ndig van DGD en dient men een fficiële aanvraag tt budgetwijziging in. Hiervr zullen frmats ter beschikking zijn. Na 30 september wrden geen verschuivingen meer tegestaan. 4 Budget per srt: Investering Werking Persneel Ok dit werkblad zal autmatisch wrden ingevuld aan de hand van frmules gelinkt aan het werkblad bewijsstukken. Er zullen bij srten ksten slechts 3 rubrieken zijn: Investeringen, Werking en Persneel. Werking zal verder wrden nderverdeeld in peratinele kst, zending en vrming. De verdracht van budget kan vr 15% tt maximaal 10.000 - van de rsprnkelijk gedgekeurde begrting - tussen de 3 hfdrubrieken. Binnen werking kan men vrij verschuiven tussen peratinele kst, zending en vrming. Overdracht van budget met altijd gemtiveerd wrden in het narratief verslag. Indien men meer dan 15% f meer dan 10.000 wil verschuiven, heeft men de testemming ndig van DGD en dient men een fficiële aanvraag tt budgetwijziging in. Hiervr zullen frmats ter beschikking zijn. Na 30 september wrden geen verschuivingen meer tegestaan. Grte facturen mgen niet pgesplitst wrden in kleinere facturen m een marktbevraging te mzeilen. Dit is drzichtig. Kstensrten: Investeringen: duurzame gederen met een levensduur van meer dan één jaar EN een eenheidswaarde hger dan 300 (excl BTW) Elke investering met fficieel wrden vergedragen aan de partner via een cntract van verdracht/vername van eigendm. Dit dcument wrdt als bijlage tegevegd aan het jaarverslag. VVSG heeft hiervr een frmat ter beschikking. Bij aanvang van het MJP wrdt reeds vrzien welke investeringen zullen wrden verkregen bij de uitvering van het MJP Bij aankp van mtrvertuigen met het chassisnummer wrden meegegeven. Bij aankp cmputers dient het serienummer vermeld te wrden. Dit m bij cntrle ter plaatse de aankpen te kunnen identificeren. Werking: ksten vr de nrmale werking van de investeringen f vr de aankp van cnsumptiegederen vr gangbaar gebruik. Deze gederen hebben een levensduur van minder dan één jaar OF een eenheidswaarde van minder dan 300 (excl BTW) Werkingsksten zijn ten gunste van de partner en wrden in partnerland uitgegeven. Uitznderingen wrden fatsenlijk verduidelijkt en gerechtvaardigd in MJP en JV 7 mei 2014-2/8
Alle uitgaven wrden gerechtvaardigd dr een factuur f uitgaven bn die duidelijk weergeven wie de aankp det, wie de leverancier is, het bedrag, de datum, en een duidelijke mschrijving van de gederen/diensten, een btw-nummer, een factuurnummer. Wanneer dit niet kan, met dit duidelijk gemtiveerd wrden, maar in principe wrden geen uitznderingen tegestaan. Vrmingen: alle uitgaven dienen gestaafd te wrden dr facturen f rechtvaardigingsstukken. Aanwezigheidslijsten getekend dr de deelnemers zijn ndzakelijk. Vrmingen wrden vldende tegelicht en gedcumenteerd in het narratief verslag. Zendingen: mvatten verplaatsingen, verblijf, per diem en andere gerelateerde ksten zals inentingen en visum. Per diem wrdt tegekend vr elke vlledige zendingsdag met inbegrip van de dag van vertrek. De dag van terugkeer in België wrdt niet meegeteld. Wanneer een per diem wrdt uitbetaald, wrdt dit bedrag verminderd met: 15% indien ntbijt inbegrepen is in de prijs van het htel 35% indien middagmaal inbegrepen is in de prijs van het htel 45% indien het avndmaal is inbegrepen in de prijs van het htel 5% indien kleine ksten zijn inbegrepen in de prijs van het htel Dit geldt k wanneer die dag catering werd vrzien en als kst werd ingebracht. (vb bij een vrming waarp de persn k aanwezig was) Indien het per diem gebaseerd is p de werkelijke uitgaven, dan maakt u een nta met daarp de bedragen van de dagelijkse uitgaven znder de bewijsstukken te te vegen en u deelt het ttaal dr het aantal dagen en het aantal persnen. Maak hierbij k een lijst van de namen en functies van deze persnen en zrg dat we deze namen kunnen terugvinden p facturen van vliegtickets en htels. Deze afrekening wrdt ndertekend dr de NZ-ambtenaar. Bij vliegtuigtickets met de factuur en de al f niet elektrnische instapkaart van de heen- en terugvlucht(en) vrgelegd kunnen wrden als bewijs van uitgaven. De namen van de passagiers meten p de factuur staan. Ok p de htelfactuur meten de namen staan van de persnen die er vernacht hebben, en ver heveel nachten het precies gaat. Indien het ntbijt is inbegrepen, denk dan aan de vermindering van het per diem (zie bven). 7 mei 2014-3/8
Men maakt zveel mgelijk gebruik van het penbaar verver. Er zijn duidelijke referentietermen ndig bij elke zending. Veg k een zendingsverslag te. Persneel: ksten inzake verlning van persnen die dr een vereenkmst f cntract gebnden zijn aan de partner in het Zuiden. Het bedrag kan niet hger liggen dan de geldende barema s in het partnerland. Bij uitbetalingen van lnen is een verzicht ndig met de vlgende gegevens: maand naam functie ln - eventuele pmerking handtekening vr ntvangst (bij vrkeur) 5 Indicatren Vul jaarlijks in hever het staat met de indicatren. matig f 20% is niet vldende. Gebruik vlzinnen. 6 Inventaris Alle investeringen wrden hier samen gezet. Verwijs k naar het nummer van de bewijsstukken, zdat de ttaalkst traceerbaar is. 7 Bewijsstukken Vul het werkblad zrgvuldig in. Zrg ervr dat je het bedrag alsk de datum van de factuur nauwgezet verneemt. Vr alle duidelijkheid rden je z dat uitgaven die bij elkaar hren, nder elkaar staan. Liefst zveel mgelijk chrnlgisch. Vrbeeld: bij een zending zet je aankp tickets (met daaraan de barding passes gehecht), lgement, ksten inentingen, visum, per diem, verver nder elkaar. Bij een vrming hren vb verver, drank, maaltijd, lesgever, bendigdheden, etc. Geef een duidelijke mschrijving per bewijsstuk. Vrbeeld: bij tickets k de naam van de passagiers vermelden in de lijst en de peride van de zending. In de klm bemerkingen kan eventueel extra uitleg staan, m de uitgave beter te kaderen. Dit maakt de cntrle gemakkelijker. Je kan eventueel k verwijzen naar een bepaalde bijlage waar meer uitleg staat. Wanneer slechts een deel van een factuur wrdt pgenmen, vermeld dit dan duidelijk p de factuur, en leg k uit he de rest van de factuur wrdt geregeld. Als een factuur wrdt betaald dr verschillende subsidiegevers met dit duidelijk p de riginele factuur wrden geschreven, zdat het rigineel later niet in zijn geheel bij een andere subsidiegever kan wrden ingegeven. Sla geen nummers ver. Prbeer geen rijen te wissen f te kpiëren. Dit kan de samenhang van de frmat in het gedrang brengen. Als er meerdere facturen gebundeld zijn vr één activiteit, dan met daar een verzichtsblad wrden bijgevegd. De unieke cde verwijst dan naar het vrblad in plaats van naar de factuur. De facturen krijgen vervlgens k een vlgnummer vb 7 mei 2014-4/8
WER28.1, WER28.2 Deze nummers vermeld je k p het vrblad, met daarnaast het bijhrende bedrag. Z kan achteraf nagekeken wrden f alles crrect werd ingevuld. Aanvaardbaarheid: een uitgave is slechts aanvaardbaar als ze in de gedgekeurde begrting van het prgramma vrzien is en als ze Gestaafd wrdt met een rigineel verantwrdingsstuk (geen pr frmafactuur). Gevlg: het verlies van het riginele verantwrdingsstuk maakt dat de uitgave niet aanvaard kan wrden. Identificeerbaar en cntrleerbaar is. Op htelfacturen dient duidelijk de naam te staan van wie er vernacht heeft. Vr vliegreizen zijn de factuur met de namen van de passagiers alsk ALLE BOARDING PASSES verplicht. Werkelijk gemaakt werd tijdens de peride vrzien in het subsidiebesluit Opgenmen is in de bekhuding in Nrden en/f Zuiden Niet vlledig ten laste is van één f meer andere dnren Vldet aan de minimale reglementaire vrmvereisten. Andere fundamentele principes: Bij vrmingen zijn ndertekende aanwezigheidslijsten vereist. Bij aankp van gemtriseerd vertuig is een chassisnummer vereist. Aankpen gebeuren bij vrkeur in het partnerland Lkale expertise geniet de vrkeur Niet subsidieerbare uitgaven: Er is een lange lijst van uitgaven die niet dr de subsidiegever wrden terugbetaald. Je vindt ze nder nr11 8 Wisselkersen Werkwijze wisselkers berekening: - Werkjaar 1: per geldtransfer Brut wat van de Belgische rekening is afgegaan in EUR (a) Nett wat er p de lkale rekening is gekmen in lkale munt (b) Dus bankksten van de transfers reeds verwerkt in wisselkersberekening Gewgen gemiddelde wisselkers: (Σa) / (Σb) - Werkjaar 2 en vlgende: Idem als werkjaar 1 MAAR: het sald in lkale munt dat ng p de lkale rekening staat mee waarderen aan gewgen gemiddelde wisselkers van vrig werkingsjaar Denk eraan k de vakken in te vullen waar de munteenheid in kmt. Als bewijs van de wisselkersen bezrg je de bankuittreksels van de verschrijving naar de partner, met daarp k de vermelding van de bankksten/transferksten. Ok een bankuittreksel van de ntvangende bankrekening is ndig m te bewijzen wat de tegenwaarde van elke strting is in de lkale munt. Zrg bij een verschrijving vr een duidelijk traceerbare mededeling: FP2014 2016 GEMEENTENAAM 7 mei 2014-5/8
Vr uitgaven met visa-kaart kan je de wisselkers p het visa-uittreksel ingeven, mits teveging van dit uittreksel. Dit hef je niet p te nemen in het werkblad wisselkersen Gebruik van OANDA website is niet langer tegestaan! 9 Overdracht saldi Dit werkblad zal autmatisch wrden ingevuld aan de hand van frmules gelinkt aan het werkblad bewijsstukken. Het geeft je een verzicht van de gedane uitgaven, het ng beschikbare sald en het bedrag waarver je het vlgende werkjaar kan beschikken. Dit bedrag dien je te gebruiken bij je activiteitenplanning vr het vlgende jaar. De dit nauwgezet. 10 Per diem en lgementvergeding Hier zal je vrtaan twee tabellen vinden. Die van het vrbije jaar, die ng geldig is tt 31 maart en die van het lpende jaar, geldig vanaf 1 april. Let erp wanneer je een zending in het vrjaar plant. 11 Niet subsidieerbare uitgaven (NSU) zijn uitgaven die je wel mag maken maar waarvr de subsidiegever niet tussenkmt. Het gaat m vlgende uitgaven: Uitgaven m het juridische statuut van de rganisatie (N f Z) te behuden audit partner Zuiden (vr deel van het prgramma valt deze kst p beheerskst VVSG) Representatieksten, uitgaven vr sciale activiteiten, vr ceremnies en festiviteiten Uitgaven met het g p de beperking van de persnlijke verantwrdelijkheid als gede huisvader Uitgaven mbt schadelsstelling nav schadegeval vrtvleiend uit burgerlijke aansprakelijkheid Juridische diensten ingeval van rechtszaak Zitpenningen Certificaten Uitgaven vr fndsenwerving Bijdragen en giften aan andere verenigingen Prfessinele financiële diensten m inkmsten van partners te verhgen Investeringen met als del het patrimnium te verhgen en niet m prgramma uit te veren 7 mei 2014-6/8
Dubieuze schuldvrderingen (werkelijke f geschatte verliezen, ingevlge nietinvrderbare tegeden en andere vrderingen, alsk de juridische ksten verbnden aan het terugvrderen ervan) Tekrten van andere prgramma s Alle prvisies Waarbrgen en brgtchten Terugvrderbare BTW f andere terugvrderbare taksen Tweedehands materiaal: aankp kan wel verwgen wrden mits vrafgaande testemming en gemtiveerde vraagstelling aan DGD, aankp bij prfessinelen van de sectr, ndersteund dr factuur aan het aangekchte materiaal een garantie verbnden is, er een marktbevraging is gebeurd in dien het bedrag van de aankp meer dan 5.500 bedraagt (minstens 3 vergelijkbare ffertes ndig) alle bekhudkundige verrichtingen die geen betalingen inhuden directe ksten mbt andere prgramma s, prjecten f activiteiten cntracten vr nderaanneming f cnsultancy vr essentiële taken in het prgramma die tt de cre business hren van de partner (N en Z) Facturen van andere VZW s vr gederen en diensten die reeds dr een dnr werden gesubsidieerd Onderverhuring van allerlei aard aan zichzelf Uitbesteding via diensten- f cnsultancycntracten aan eigen persneelsleden Hnraria vr cnsultancy bven 500 per effectief gepresteerde werkdag (exclusief BTW) (gezndheidsindex van juli vrig jaar tevegen) (Vr 2014 is dat 121,06. 500 wrdt dus 605). Opdrachten en aankpen van meer dan 5.500 (excl BTW) waarvr geen prijsffertes werden gevraagd Maaltijden, drank, snacks, feestelijkheden. Ten beheve van activiteiten in het Nrden. Vr activiteiten in het Zuiden wrden ze aangenmen indien ze deel uitmaken en ndzakelijk zijn vr deze activiteiten. Aankp van alchlhudende dranken, tabak en afgeleiden Verzekering- en nderhudsksten van vertuigen niet ingeschreven p naam van de partner Gezndheidszrgen, uitgeznderd vaccinaties, niet gedekt dr de specifieke ziekteverzekering Verzekering gewaarbrgd inkmen Opzegvergedingen Ksten vr gesprekken dmv vaste f mbiele telefnie, waarvan het abnnement niet p naam staat van de partner Reizen in eerste klasse f in business class en ksten verbnden aan verlenging van reizen m privéredenen. Persneelspleidingen niet bedeld m de kennis te verbeteren ver een prgramma f die geen betrekking hebben p OS 7 mei 2014-7/8
Taksen en belastingen Aankp/verkp quta CO² 7 mei 2014-8/8