Kluwer Office. DMS Basic Medewerker. Software.kluwer.be

Kluwer Office DMS Basic Medewerker Software.kluwer.be

Contents 1 Document Management System... 4 1.1 Alure Desktop... 4 1.1.1 IPad... 4 1.1.2 IMail... 6 1.2 CRM... 8 1.2.1 Algemeen... 8 1.2.2 Padvinder... 9 1.2.3 Contactnotities... 11 1.2.4 Documenten... 12 1.2.5 Documenten alle contacten... 13 1.2.6 Backoffice... 14 1.2.7 E-mail... 17 1.2.8 Meegenomen documenten... 17 1.2.9 Outlook connector... 17 Kluwer Office CRM & DMS & Urenregistratie Basic 2

Kluwer Office CRM & DMS & Urenregistratie Basic 3

1 Document Management System 1.1 Alure Desktop In het menu Start hebt u 2 acties IPad en IMail die gebruikt worden in de Module DMS. 1.1.1 IPad Het DMS systeem kan zelf een voorgedefinieerde map gaan bekijken en kijken of de naam van een document een bepaalde vooropgestelde constructie heeft. Indien hij hier iets herkent, bv. de eerste 6 cijfers is een dossiernummer, dan kan DMS dit document zelf aan de contactfiche koppelen a.d.h.v. een vooraf gedefinieerd profiel. Wanneer u dubbelklikt op Scanner wordt een nieuw tabblad geopend met het volgende scherm. In de grid bovenaan worden alle bestanden getoond die in de voorgedefinieerde map staan. Wanneer de bestandsnaam herkend wordt door het DMS systeem worden een groen vinkje en de checkbox aangevinkt. De eigenschappen worden reeds aangevuld met de vooraf gedefinieerde gegevens. Om het document daadwerkelijk te archiveren, moet u op de groene vink bovenaan klikken. Kluwer Office CRM & DMS & Urenregistratie Basic 4

1.1.2 IMail Wanneer u de IMail knop selecteert, krijgt u de indeling van uw eigen Outlook account te zien. Hier kunt u een folder dubbelklikken. Hierdoor worden de mails in de geselecteerde folder ingeladen om gearchiveerd te worden. In het volgende scherm krijgt u alle nog niet gearchiveerde mails die zich in deze folder bevinden. Wanneer u een contactfiche, profiel en status selecteert, kunt u de mail archiveren met de groene vink. De andere velden worden ingevuld a.d.h.v. het profiel. Kluwer Office CRM & DMS & Urenregistratie Basic 6

1.2 CRM Selecteer in Alure Desktop in het menu Start, de applicatie CRM. In de CRM module zijn er op verschillende plaatsen verwijzingen naar de DMS module. In het onderstaande scherm hebt u in de contactlijst, een geselecteerde contactfiche. Van deze contactfiche kunt u onderaan naar zijn Documenten gaan. 1.2.1 Algemeen U kunt op niveau van de geselecteerde contactfiche bovenaan in het menu Contactfiche enkele DMS acties uitvoeren. Documenten: Backoffice: E-mail: Padvinder: Contactnotities: Dit geeft alle documenten die aan de geselecteerde contactfiche gekoppeld zijn. U kunt voor de geselecteerde contactfiche een document opmaken a.d.h.v. een voorgedefinieerde template. Hier wordt een nieuw e-mailbericht geopend, zoals dat in Outlook zou gebeuren. Wanneer er een e-mailadres is gedefinieerd in deze contactfiche, wordt het e- mailadres onmiddellijk ingevuld in To. Hiermee kunt u op de harde schijf van de computer of server, een bestand gaan zoeken en deze koppelen aan de geselecteerde contactfiche. U kunt een notitie bijhouden van een telefoongesprek of een bezoek i.v.m. de geselecteerde contactfiche. Kluwer Office CRM & DMS & Urenregistratie Basic 8

Ook in het menu Start vindt u enkele DMS activiteiten. Deze hebben geen betrekking op een specifieke contactfiche, maar eerder algemeen over het gehele kantoor. Correspondentieboek: Documenten alle contacten: Meegenomen documenten: Hier worden alle documenten bijgehouden die nog verstuurd moeten worden, of die al verstuurd zijn. Dit is meestal een actie die door het secretariaat wordt gebruikt. Dit geeft alle documenten die aan alle contacten gekoppeld zijn. Hier kunt u alle documenten bekijken die meegenomen zijn uit de database. 1.2.2 Padvinder Via de Padvinder kunt u een document dat opgeslagen is op de lokale pc of op de server, toevoegen aan de documenten van de geselecteerde contactfiche in Kluwer Office. Het document wordt opgeslagen in de database en niet meer in een directory op de pc/server. Bij het selecteren van Padvinder in het menu contactfiche, krijgt u een scherm waarin u het gewenste document kunt gaan browsen. Wanneer het gewenste document gevonden is, selecteert u Open. Het gewenste document wordt bovenaan in de grid getoond. Onderaan bij de eigenschappen wordt reeds de contactfiche vermeld. Alle gele velden zijn verplicht in te vullen velden. Kluwer Office CRM & DMS & Urenregistratie Basic 9

Wanneer u het gewenste profiel geselecteerd hebt, worden de andere velden ingevuld met de standaardwaarden die voor dit profiel werden opgesteld. Onderaan hebt u de optie om het document bij het archiveren te verplaatsen. Wanneer dit aangevinkt is, wordt het document van zijn huidige locatie verwijderd en enkel nog in de DMS database opgeslagen. Wanneer dit niet aangevinkt is, wordt het document in de DMS database opgeslagen, maar blijft hij ook op zijn huidige locatie beschikbaar. Met de groene plus kan nog een document toegevoegd worden. Met de groene vink worden de instellingen opgeslagen en wordt het scherm verlaten. Kluwer Office CRM & DMS & Urenregistratie Basic 10

1.2.3 Contactnotities Bij de contactnotities kan de gebruiker allerlei notities bijhouden i.v.m. bezoeken, telefoongesprekken, Bij het selecteren van de knop Contactnotitie in het menu contactfiche, wordt een nieuw tabblad geopend zoals u hieronder kunt zien. Hier kunt u notities bijhouden voor de geselecteerde contactfiche. Datum: Type: Medewerker: Contactpersoon: Onderwerp: Onderwerp (lang): deze kan worden aangepast, maar de datum van de huidige dag wordt standaard opgegeven. het type van de contactnotitie kan door de gebruiker gekozen worden uit een lijst. Deze lijst kan door de klant zelf gedefinieerd worden. is ook standaard ingevuld met de naam van de ingelogde gebruiker. Deze kan echter ook aangepast worden. wanneer de contactfiche een connectie van het type heeft contactpersoon heeft, worden deze contactpersonen hier weergegeven. Het is dus mogelijk om hier aan te geven dat u een telefoongesprek hebt met bedrijf X en meer in het bijzonder dat het de secretaresse was die u aan de lijn had. hier wordt kort het onderwerp van het contact genoteerd. hier kunt u meer informatie noteren over het contact dat u met de klant had. In de tabbladen Afspraken, Bijzonderheden en Diversen, kunt u nog extra informatie noteren. Het tabblad Documenten is niet selecteerbaar. Wanneer een contactnotitie werd genoteerd op een bestaand document (dit gebeurt via de knop Documenten ), dan wordt hier het bijhorende document getoond. Het is niet mogelijk om eerst een contactnotitie aan te maken en deze later te koppelen aan een document. Om alle gegevens te bewaren, selecteert u de groene diskette. Kluwer Office CRM & DMS & Urenregistratie Basic 11

Een bewaarde contactnotitie kan worden afgedrukt, of kan via mail naar een medewerker of zelfs naar de klant verstuurd worden. 1.2.4 Documenten De eerste keer dat u de knop Documenten selecteert, krijgt u het volgende scherm. Hier kunt u criteria bepalen waaraan de documenten moeten voldoen om getoond te worden. Wanneer u alle documenten wenst te zien, moet u enkel controleren of de datum wel correct staat op de huidige datum. Wanneer u naar een specifiek document zoekt, kunt u een selectie ingeven in één of meer van de velden op één of meerdere tabbladen. Wanneer u onderaan het vinkje Dit venster standaard weergeven uitzet, wordt dit scherm niet automatisch weergegeven bij het selecteren van de knop Documenten, maar gaat u rechtstreeks naar het volgende scherm. Kluwer Office CRM & DMS & Urenregistratie Basic 12

In de grid hebt u een overzicht van alle documenten die aan de selectiecriteria van het vorige scherm voldoen. Wanneer een lijn geselecteerd is, kunt u in het onderste scherm, meer details vinden over dit document. U kunt eventueel een preview van het document bekijken (dit is niet mogelijk bij mails) en u kunt eventueel een contactnotitie toevoegen aan het geselecteerde document. Bovenaan in de menu knoppenbalk kunt u: de status van het geselecteerde document wijzigen het document verzenden via e-mail van een Worddocument een pdf maken het document bewerken het document meenemen het document openen (dit kan ook door te dubbelklikken op het geselecteerde document) de grid vernieuwen. Wanneer het document aan een verkeerde contactfiche is gekoppeld, kan deze hier gewijzigd worden. Indien u een selectiecriteria wenst te wijzigen, kan dit via de oranje/witte knop. 1.2.5 Documenten alle contacten Deze knop heeft dezelfde functionaliteit als de knop Documenten dat besproken werd in hoofdstuk 2.1.4 Documenten, maar geeft de documenten weer van alle contacten. Natuurlijk afhankelijk van de rechten waarover de gebruiker beschikt. Kluwer Office CRM & DMS & Urenregistratie Basic 13

1.2.6 Backoffice Met de knop Backoffice in het menu Contactfiche kunt u een document aanmaken op basis van een bestaande template. U selecteert de contactfiche waarbij u het document wilt archiveren vooraleer u naar de Backoffice gaat. Vervolgens worden 3 stappen doorlopen. In Stap 1 moet u de instellingen ingeven voor het archiveren van het document. Zodra een Profiel geselecteerd is, worden alle velden opgevuld met de standaardinstellingen van het gekozen profiel. In het veld Sjabloon kiest u de juiste template dat u wilt gebruiken voor het aanmaken van het document. Andere velden zoals de status kunnen ook nog aangepast worden. Deze zijn afhankelijk van het documentprofiel. Wanneer alle velden correct zijn ingevuld, selecteert u de knop Volgende en gaat u naar stap 2. Kluwer Office CRM & DMS & Urenregistratie Basic 14

In Stap 2, worden de gegevens van de geselecteerde contactfiche weergegeven. Hier kunt u iets wijzigen aan de gegevens. Deze zullen dan weergegeven worden op het document maar ze worden niet opgeslagen in de contactfiche van deze klant. Wanneer alle gegevens correct zijn weergegeven, selecteert u de knop Volgende. Kluwer Office CRM & DMS & Urenregistratie Basic 15

In Stap 3 kunt u kiezen voor een afwijkende adressering. Dit wil zeggen dat u de gegevens van een andere contactfiche wenst te gebruiken voor de opmaak van het document. Het document wordt echter wel gearchiveerd onder de contactfiche die u geselecteerd had voordat u de knop Backoffice selecteerde. Het is bijvoorbeeld mogelijk om hier de gegevens van de bestuurder van het bedrijf, de advocaat, weer te geven. Wanneer u geen afwijkende adressering wenst toe te passen, moet u niets veranderen aan dit scherm. U selecteert de knop Voltooien om het document aan te maken. Het aangemaakte document wordt geopend, zodat de gebruiker, het document kan overlopen en indien nodig, handmatig nog aanpassingen kan aanbrengen. Wanneer er aanpassingen aangemaakt zijn, Kluwer Office CRM & DMS & Urenregistratie Basic 16

selecteert u Opslaan om deze gegevens te bewaren en NOOIT Opslaan als. U kunt het document sluiten en deze later terugvinden bij de documenten van de contactfiche. 1.2.7 E-mail Vanuit CRM kunt u rechtstreeks een e-mail sturen naar de geselecteerde contactfiche. Dit gebeurt met de knop E-mail die zich in het menu Contactfiche bevindt. Wanneer een e-mailadres is opgegeven in de contactfiche, wordt deze onmiddellijk voorgesteld als verzendadres. 1.2.8 Meegenomen documenten In Kluwer Office kunt u documenten meenemen om buiten Kluwer Office te bewerken of te raadplegen. U kunt bijvoorbeeld een document meenemen op uw notebook om bij de klant te bewerken en later weer terug te plaatsen bij de contactfiche. Een meegenomen document kan enkel nog gelezen worden in Kluwer Office, maar kan niet bewerkt worden zolang deze niet wordt terug geplaatst. Via de knop Meegenomen documenten in het menu Start van CRM worden alle meegenomen documenten getoond in het documentenscherm. Hier kunt u deze indien gewenst terugplaatsen. Wanneer u documenten meegenomen hebt voor bewerken, dan zult u in CRM een melding krijgen de eerstvolgende keer dat u zich aanmeldt in Kluwer Office. In de melding wordt er gevraagd of u het meegenomen document wilt vrijgeven. Wanneer u voor Ja kiest, dan worden de meegenomen documenten getoond in het documentenscherm. Per document kunt u bepalen of u het document wenst vrij te geven. Wanneer u de documenten nog niet wilt vrijgeven, dan kiest u voor Nee. Kluwer Office zal u blijven herinneren aan meegenomen documenten tot alle documenten zijn vrijgegeven. 1.2.9 Outlook connector De Outlook connector is een module die de Outlook van de gebruiker aan Kluwer Office koppelt. Hierdoor worden de gegevens van de contactfiche getoond in Outlook en kunnen de mails die zich in Outlook bevinden, gearchiveerd worden in Kluwer Office. In Outlook zelf kunt u via Tools Trust Center Add Ins zien of de Outlook Connector is geïnstalleerd. Kluwer Office CRM & DMS & Urenregistratie Basic 17

Bij het opstarten van Outlook krijgt u een inlogscherm van Alure. Wanneer u de juiste gebruikersnaam en wachtwoord hebt ingevuld, selecteert u Inloggen. Net zoals bij de login van Kluwer Office wordt er gevraagd of de Windows gebruiker aan dit account gekoppeld moet worden. Wanneer u Ja selecteert, zal het loginscherm volgende keer bij het opstarten van Outlook niet meer gevraagd worden. Wanneer de Outlook connector geïnstalleerd is, krijgt u de volgende knop knoppenbalk. Ook krijgt u onderaan de mail, de volgende balk: in de Wanneer u in Outlook een nieuw e-mailbericht wenst te versturen en u geeft een e-mailadres in dat bij een contactfiche in Kluwer Office staat opgegeven als e-mail adres, dan geeft Kluwer Office onmiddellijk de contactgegevens onderaan de mail, in de speciale Alure balk, weer. Het vinkje om te archiveren, wordt ook onmiddellijk aangezet. Kluwer Office CRM & DMS & Urenregistratie Basic 18

Wanneer u de nieuwe e-mail verstuurt, wordt door de Outlook connector, een extra scherm gegeven om de gegevens voor het archiveren in te vullen. Zolang het profiel niet is ingegeven, kunt u de mail annuleren met de knop Annuleer of versturen zonder te archiveren met de knop Verstuur. U kunt de mail echter niet versturen en archiveren. Aan de hand van het profiel worden de standaardinstellingen van dat profiel opgegeven. Deze kunnen eventueel gewijzigd worden. Vanaf nu is het ook mogelijk om de mail te versturen en te archiveren met de knop Archiveer. Hierna is de mail terug te vinden bij de documenten van deze contactfiche. Kluwer Office CRM & DMS & Urenregistratie Basic 19