Voorbeeldfunctie Ministerie van VenW Flexibel reizen en werken
Flexibel werken en reizen als middel voor betere bereikbaarheid Bewust reizen en plaats- en tijdonafhankelijk werken kunnen op korte termijn bijdragen aan de verbetering van de bereikbaarheid in Nederland. In de Nota Mobiliteit zet het ministerie van Verkeer en Waterstaat in op een bewuste mobiliteitskeuze van de reiziger en op meer verantwoordelijkheid bij werkgevers voor het treffen van maatregelen voor mobiliteitsmanagement. Het ministerie van Verkeer en Waterstaat wil zelf als werkgever het goede voorbeeld geven. Met het project Voorbeeldfunctie VenW wil het ministerie van Verkeer en Waterstaat: bewust reizen bevorderen flexibel (plaats- en tijdonafhankelijk) werken stimuleren en faciliteren een voorbeeldfunctie vervullen door eigen praktijkvoorbeelden te laten zien 2 3
Voordelen voor werknemer en werkgever Flexibel werken en reizen biedt voordelen voor de werknemer. Werk en privé (bijvoorbeeld hobby s, zorgtaken) zijn beter op elkaar af te stemmen als je bijvoorbeeld kunt schuiven met werktijden. Medewerkers kunnen hun tijd ook efficiënter gebruiken, omdat ze minder tijd in de spits hoeven door te brengen. Of ze kunnen de (lange) reistijd juist benutten voor werk, bijvoorbeeld met een laptop in de trein. Wie minder (in de spits) hoeft te reizen en de ruimte krijgt om zijn werk(tijd) flexibel in te delen, voelt zich vaak ook prettiger in zijn werk. Ook de werkgever is daarbij gebaat. Een flexibele werkgever is voor potentiële medewerkers immers een aantrekkelijke werkgever. Bovendien laat een werkgever zo ook zien dat hij zijn maatschappelijke verantwoordelijkheid neemt. Het levert de werkgever ook een hogere productiviteit op als medewerkers de mogelijkheid krijgen hun werk(tijd) efficiënter in te delen. Door faciliteiten voor televergaderen en videoconferencing aan te bieden bespaart een werkgever naast tijd ook reiskosten. Deze faciliteiten zijn ook erg nuttig voor tijdelijke projectgroepen. Tot slot blijkt ook het ziekteverzuim in flexibele organisaties vaak lager te liggen. Voordelen werknemer: kan werk en privé beter combineren reist minder in de spits of: benut reistijd als werktijd meer plezier in het werk Voordelen werkgever: profileert zich als aantrekkelijke en maatschappelijk betrokken werkgever hogere productiviteit werknemers bespaart op reiskosten minder ziekteverzuim Proef op de som Het ministerie van Verkeer en Waterstaat biedt haar medewerkers al een aantal mogelijkheden om flexibel te werken en reizen. Zo ontvangen medewerkers een OV-abonnement voor woon-werkverkeer en hebben zij de mogelijkheid om te schuiven met werktijden. Daarnaast biedt het ministerie faciliteiten om incidenteel thuis te werken (onder meer met WebAccess). Het projectteam Voorbeeldfunctie VenW onderzoekt waar nog kansen en mogelijkheden liggen. Het team houdt verschillende proeven met flexibel werken en reizen, zodat medewerkers en leidinggevenden zelf de voordelen kunnen ervaren. Bovendien ontdekken we dan de eventuele drempels binnen onze organisatie, op technisch en cultureel gebied. Welke gevolgen heeft flexibel werken bijvoorbeeld voor het HRM-beleid? Daar spelen we op in bij het bevorderen van flexibel werken (plaats- en tijdonafhankelijk) binnen het hele ministerie. Enkele voorbeelden: Proef afsluiting Koningskade Medewerkers van de vijf Haagse VenW-locaties experimenteerden tijdens de afsluiting van de Koningskade en de Zuid-Hollandlaan met plaats- en tijdonafhankelijk werken 4 5
en reisalternatieven. 30% van de medewerkers paste het reispatroon aan. 9% (waarvan eenderde automobilist) wil die verandering doorzetten. Plaats- en tijdonafhankelijk werken binnen de Departementale OR (DepOR) Dankzij hulpmiddelen als laptop met UMTS, WebAccess en chatfunctie, mobiele telefoon en videoconferencing is het voor leden van de Departementale OR gemakkelijker om op andere plekken dan hun vaste standplaats te werken. Het projectteam monitort en evalueert de ervaringen van de ORleden, zowel op het vlak van techniek als van organisatiecultuur. Evaluatie flexibel werken en reizen binnen de Bouwdienst De Bouwdienst van Rijkswaterstaat bracht vorig jaar het aantal locaties terug van vijf naar één. Dit leverde voor de medewerkers aanzienlijke reistijden op, waarvoor de Bouwdienst compenserende maatregelen biedt. De Bouwdienst en het team Voorbeeldfunctie VenW evalueerden de ervaringen van medewerkers met onder meer telewerken (m.b.v. Web- Access) en flex.punten. Ook onderzochten we aan welke instrumenten nog behoefte is. De resultaten worden gebruikt om flexibel werken en reizen te stimuleren binnen VenW en de Bouwdienst in het bijzonder. Het goede voorbeeld bij wegwerkzaamheden Rijkswaterstaat grijpt groot onderhoud aan de weg steeds vaker aan om flexibel werken en reizen te stimuleren onder de eigen medewerkers en bij werkgevers in de regio. Rijkswaterstaat Noord-Brabant doet dit bijvoorbeeld bij het groot onderhoud aan de A2. Daarnaast experimenteert deze dienst met een pendelbusje en aanpassing van vergadertijden. Het team Voorbeeldfunctie VenW bekijkt samen met het project Groot onderhoud of er een toolbox Flexibel werken en reizen ontwikkeld kan worden, die voor alle regionale diensten gebruikt kan worden. Van vaste naar mobiele telefonie De centrale stafafdeling Financiën, Management en Control van VenW onderzoekt of omschakelen van vaste naar mobiele telefonie een manier is om de bereikbaarheid van (flexibele) medewerkers te waarborgen. De evaluatie moet uitwijzen of het mobiele concept geschikt is om definitief in te voeren, eventueel ook binnen andere afdelingen of directies van VenW. Het projectteam bereidt ook pilots voor bij Rijkswaterstaat Dienst Zuid-Holland, Dienst Verkeer en Scheepvaart, Directoraat Generaal Transport en Luchtvaart en Directoraat Generaal Water. 6 7
Flexibel werken faciliteren Samen nog meer resultaat Het projectteam werkt met ondersteunende diensten (SSO, AGI en Corporate Dienst Rijkswaterstaat) en KNMI aan meer en betere faciliteiten voor flexibel werken. Denk aan: Realiseren Flex.punten, flexibele werkplekken waar VenW ers korte tijd kunnen werken binnen de eigen digitale werkomgeving. Meer en betere faciliteiten voor videoconferencing. Introductie Office Communicator, een programma dat zowel bereikbaarheidsinformatie biedt als de mogelijkheid tot het uitwisselen van chatberichten. VenW ers kunnen hiermee direct contact houden met collega s, waar ze ook werken. Ervoor zorgen dat medewerkers overal binnen VenW kunnen inloggen op pc s (en daardoor eenvoudig bij hun eigen digitale werkomgeving kunnen komen). OV-fietsen op de grote stations in Den Haag, Rotterdam en Utrecht, voor medewerkers. Uit de evaluatie van de acties rond de afsluiting van de Koningskade bleek dat 30% van de Haagse VenW-automobilisten tijdens de werkzaamheden vaker voor OV, fiets of P+R koos. 9% van de automobilisten gaf aan het gewijzigde reisgedrag voort te willen zetten na afloop van de wegwerkzaamheden. Dat komt neer op structureel 66 auto s minder op de weg (enkele reis). Dat lijkt een druppel op een gloeiende plaat. Als andere ministeries in Den Haag echter hetzelfde effect kunnen bereiken, of - nog beter - alle werkgevers in de regio, wordt alleen al in Den Haag een groot resultaat geboekt. Het ministerie van Verkeer en Waterstaat wisselt haar ervaringen en kansen uit met andere werkgevers. Het ministerie werkt bijvoorbeeld met de grootste werkgevers van de regio Den Haag samen in het project Werkgevers en Bereikbaarheid van SWINGH (Samen Werken In Groot Haaglanden). Doel van dit project is 6% minder automobilisten in de spits, door anders met woon-werkverkeer om te gaan. Rijksbrede aanpak Waar mogelijk en relevant stimuleert het projectteam ook andere ministeries tot het treffen van maatregelen op het gebied van flexibel werken en reizen en bekijkt welke aanpassingen hiervoor nodig zijn in het HRM-beleid. Samen kunnen de ministeries een substantiële bijdrage leveren aan het terugdringen van de files. Het team Voorbeeldfunctie VenW onderneemt actie om flexibel werken en reizen rijksbreed op de agenda te krijgen, bijvoorbeeld als onderdeel van het aan de CAO verbonden vervoersplan. Het team voert hiervoor overleg met onder meer het ministerie van Binnenlandse Zaken en de Rijksgebouwendienst. 8 9
Aanpak van files op korte termijn Colofon Een moderne samenleving en mobiliteit zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Met de Nota Mobiliteit ligt er een gedegen plan om de bereikbaarheid op de langere termijn (2020) te verzekeren. Op de korte termijn zorgen enkele ontwikkelingen er echter voor dat de aanpak van files in het gedrang komt. Zo leidt de problematiek rond luchtkwaliteit tot vertraging in de uitvoering van het bouwprogramma. Rijkswaterstaat maakt daarnaast van 2006 tot 2008 een inhaalslag in groot onderhoud. Bovendien wordt Anders betalen voor mobiliteit pas in circa 2011 praktijk. Daarom haalt het ministerie van Verkeer en Waterstaat in 2006, 2007, en 2008 alles uit de kast om met creatieve oplossingen duidelijke resultaten te boeken in de vermindering van files. Dat doet het ministerie samen met stakeholders en andere overheden. In het eerste kwartaal van 2006 hebben medewerkers van het ministerie van Verkeer en Waterstaat op verzoek van de minister nagedacht over nieuwe mogelijkheden om de files met relatief eenvoudige oplossingen op korte termijn te verminderen. Ook decentrale overheden, burgers, bedrijfsleven, belangenorganisaties en kennisinstituten leverden tal van creatieve ideeën aan. De bijna drieduizend ideeën zijn door externe deskundigen beoordeeld op haalbaarheid. Dat resulteerde in een ministeriebreed programma met circa veertig projecten voor een korte termijn aanpak van de files. De projecten zijn onderverdeeld in drie clusters: projecten om reguliere files te beperken, projecten om incidentele files te beperken en projecten om te verleiden tot anders denken/doen. Voorbeeldfunctie VenW is één van deze veertig projecten en valt in de categorie verleiden tot anders denken/ doen. Informatie: Voor meer informatie over het project Voorbeeldfunctie VenW kunt u contact opnemen met Paul de Haaij, tel. 070 351 6989 e-mail paul.de.haaij@minvenw.nl of Jolanda Walman, tel 070 351 6133 e-mail jolanda.walman-mostert@minvenw.nl Voor meer informatie over de verschillende projecten van fileaanpak op korte termijn kunt u contact opnemen met de projectorganisatie FileProof op tel. 010 282 59 49 e-mail fileproof@rws.nl Tevens kunt u meer informatie vinden op www.vananaarbeter.nl onder filevermindering Uitgave Ministerie van Verkeer en Waterstaat, Projectorganisatie FileProof Fotografie Wim Spaans, Citrix, Erik van t Woud Vormgeving Trichis Vormgeving BNO, Rotterdam Juli 2007 10 11