Doel van de functie Opzetten en vertalen van een overkoepelend ondersteuningsbeleid en strategie voor de scholengemeenschap, verlenen van advies en ondersteuning ten aanzien van het bestuur en de directies en het coördineren en uitvoeren van de toegewezen ondersteuningsopdrachten, -projecten en -activiteiten de samenwerking en uitwisseling tussen de verschillende scholen van de gemeenschap te garanderen, en een gezamenlijk beleid voor HR, ICT en communicatie te vertalen naar school-overschrijdende initiatieven en projecten en deze op te volgen. Context De Coördinerend directeur werkt onder aansturing van het directieteam. De ondersteuningsdomeinen omvatten in hoofdzaak Human Resources, ICT en communicatie. Op termijn kunnen er in overleg met en na validatie door het directieteam andere ondersteunende domeinen (vb. juridisch, aankoop, facilitair beheer, ) of projecten aan worden toegevoegd en worden uitgebouwd. 1. Behoeften bevragen en analyseren Bevragen, opvolgen en analyseren van de huidige en toekomstige ondersteuningsnoden, behoeften en uitdagingen de dienstverlening af te stemmen op de noden en in staat te zijn de trends en evoluties te identificeren die verdere uitwerking, Bevragen en analyseren van de ondersteuningsnoden (Opleidingsnoden, ICT noden, communicatienoden, taalproblematiek, ) van de directies Oor te luisteren leggen en signalen oppikken over wat goed en minder goed gaat op vlak van overkoepelende ondersteuning, met het oog op kwaliteit- en effectiviteitverbetering Partnerschap aangaan en onderhouden met bestuurders, secretarissen en directeurs Periodiek evalueren en herbekijken van de noden met het bestuur en het directieteam page 1 of 8
van zowel het bestuur als de directie aanpassing of afstemming vereisen. Analyseren van specifieke aanvragen van bestuur, directies en leerkrachten Interesse tonen in dagdagelijks functioneren van en zichtbaar aanwezig zijn in de verschillende scholen. 2. Externe ontwikkelingen opvolgen Opvolgen van maatschappelijke, technologische, politieke, ontwikkelingen die betrekking kunnen hebben op het onderwijs in te spelen op veranderingen, vernieuwingen, trends en opportuniteiten en deze, in overleg met het bestuur en het directieteam, te kunnen integreren in de eigen dienstverlening Identificeren van trends en noden (bv: technologisch, economisch, sociologisch, politiek, wetgeving, ) Identificeren van opkomende veranderingen in wetgeving en evalueren van de impact Onderzoeken en vergelijken van de onderwijspraktijken van de scholengemeenschap met gelijkaardige scholengemeenschappen Op zoek gaan naar goede voorbeelden en deze integreren in de eigen dienstverlening en ondersteunende processen Identificeren van nieuwe kennis vereisten binnen het eigen expertise domein (HR, ICT, Communicatie, ) Identificeren van opkomende veranderingen en ontwikkelingen. 3. Overkoepelend ondersteuningsbeleid voorbereiden In opdracht van het directieteam, ontwerpen van een beleid, strategie en aanpak voor een overkoepelende ondersteuning aan de scholen en deze vertalen naar een jaaractieplan richting te geven en een kader te scheppen waarbinnen doelstellingen kunnen worden behaald en opgevolgd Definiëren van een meerjarenbeleidplan voor de duurtijd van de scholengemeenschap (6 jaar) Definiëren van jaarlijkse doelstellingen en aanpakken voor het overkoepelende personeelsbeleid (vormingsbeleid, prestatiebeleid, beleid rond werving & selectie, ) Definiëren van jaarlijkse doelstellingen en aanpakken voor een overkoepelend ICT beleid Definiëren van een jaarlijkse doelstellingen en aanpakken voor een overkoepelend communicatiebeleid (huisstijl, visibiliteit, van scholengemeenschap) Opzetten van een strategie en actieplannen op vlak van overkoepelende ondersteuning Op elkaar afstemmen van de aanpakken van de verschillende scholen en diensten mbt overkoepelende ondersteuning Het gericht opzetten van een beleid voor de verschillende doelgroepen (scholen, directies, nieuwe leerkrachten, zorgcoördinatoren, ) en ontwikkelen van doelgroepspecifieke doelstellingen, initiatieven en aanpakken Voorbereiden van beleidsnota s voor het bestuur en het directieteam page 2 of 8
4. Structuren, procedures, werkprocessen, tools en instrumenten ontwikkelen en implementeren Ontwikkelen, implementeren, optimaliseren en communiceren van gezamenlijke structuren, procedures, werkprocessen, tools en instrumenten betreffende overkoepelende ondersteuning de scholen toe te laten hun procedures en processen op vlak van HR, ICT en communicatie op efficiënte, effectieve en kwalitatieve wijze te beheren, goede voorbeelden te integreren waar mogelijk en schaalvoordelen en standaardisatie te creëren waar nuttig Ontwikkelen van eenvormige procedures op niveau van de scholengemeenschap (vb; werving, selectie, interne mobiliteit, mentorschap nieuwe leerkrachten, vorming, ) Uitwerken en implementeren van gezamenlijke tools (vb: wervingsreserve) Uitwerken van werkprocessen en instrumenten ten behoeve van het directieteam (vb efficiënte vergadermethodiek, -afspraken en formulieren) en de scholen Ontwikkelen van standaard instrumenten en gezamenlijke ontwerpen, formulieren, werkinstructies, (vb. werkmodellen en stappenplannen voor korte vervangingen, ) Het formuleren van verbeteringsvoorstellen om de kwaliteit te verhogen 5. Coördineren & (laten) uitvoeren van oplossingen en opdrachten Coördineren en (laten) uitvoeren van de ontwikkeling en uitwerking van overkoepelende ondersteuningsoplossingen op maat of van specifieke ondersteuningsopdrachten of activiteiten een optimale ondersteuning aan het bestuur en de directies te voorzien en te anticiperen op of op te lossen van specifieke problemen of uitdagingen Coördineren en uitvoeren van overkoepelende ondersteuningsopdrachten (vb. opzetten wervingscampagne, laten ontwikkelen van huisstijl scholengemeenschap, ) Opvolgen, structureren en doorgeven van vernieuwingen inzake onderwijswetgeving aan de leden van het directieteam Vergaderingen van het directieteam mee helpen voorbereiden, leiden en verwerken page 3 of 8
6. Projecten managen Plannen, aansturen en implementeren van overkoepelende HR, ICT en communicatie projecten binnen een afgesproken tijdskader en budget te komen tot de afgesproken projectresultaten. Opmaken en laten valideren van projectplannen Leiden van vernieuwing- of optimalisatieprojecten mbt,ict, HR of communicatie Risico's en verandering managen Aansturen en begeleiden van medewerkers aangeduid om het project mee te realiseren (leerkrachten, administratief medewerkers, ) Overleg met externe partners (gemeente, leveranciers, ) opzetten en opvolgen 7. Adviseren, ondersteunen en inspireren Adviseren, ondersteunen en inspireren van de directie en de scholen bij HR, ICT en communicatie vraagstukken, oplossingen of aanpakken de effectiviteit en kwaliteit van HR, ICT of communicatie acties en inspanningen te verhogen en inzicht in de werking en de mogelijkheden van HR, ICT en communicatie technieken en -tools te vergroten. Ondersteunen van bestuur en directies bij probleemsituaties In samenwerking met ICT-coördinator, adviseren van directie, leerkrachten en medewerkers over gebruik en toepassing van ICT programma s, oplossingen, instrumenten, Adviseren en ondersteunen van directies bij interpersoonlijke conflicten op school Inspireren van directie en leerkrachten in het gebruik van de overkoepelende tools en instrumenten op vlak van HR, ICT en communicatie Coachen van beginnende directeurs Ondersteunen van directie bij de uitvoering van specifieke opdrachten (vb. schoolplannen maken, evaluatie van leerkrachten, ) 8. Opleiding (laten) geven Ontwikkelen en op het tempo van de directie, leerkracht, zorgcoördinator of medewerker (laten) geven van school te verzekeren dat er up-todate kennis en - vaardigheden kunnen worden opgebouwd, toegepast en verder Organiseren van opleidingen over de correcte toepassing van de school overschrijdende HR, ICT en communicatie tools, instrumenten, etc. Intervisie organiseren voor specifieke doelgroepen die van elkaar kunnen leren (nieuwe leerkrachten, zorgcoördinatoren, klastitularissen, administratief medewerkers, leerjaren, directies, ) Organiseren van overkoepelende studiedag Organiseren van nascholingen. page 4 of 8
overschrijdende opleidingen ontwikkeld over de scholen heen 9. Middelen beheren In overleg met het directieteam, inschatten van de nodige middelen op het niveau van de scholengemeenschap voor de school-overschrijdende ondersteunende diensten, opmaken van een budgetplan en na toewijzing beheren van de middelen te verzekeren dat de beschikbare middelen optimaal worden ingezet en verantwoord in functie van de noden Opmaken en beheren van school-overschrijdend ICT budget Opmaken en beheren van school-overschrijdend HR budget (gemeenschappelijke vorming, ) Opmaken en beheren van school-overschrijdend communicatie budget Opmaken en beheren van school-overschrijdende projectbudgetten 10. Netwerk van contacten opbouwen en onderhouden Het initiëren, opbouwen en onderhouden van een sterk intern en extern netwerk van relaties effectieve samenwerking met externe specialisten en leveranciers te garanderen, snelle toegang tot en positieve invloed op de pers te verzekeren en de scholengemeenschap mee te positioneren Netwerken opzetten met externe partners (OVSG, andere scholengemeenschappen, ) Contacten onderhouden met ondersteunende diensten van gemeenten Scholen en directies vertegenwoordigen op vergaderingen (vb. aanmeldingsregister inschrijvingen, ) page 5 of 8
11. Kennis en ervaring ontwikkelen en delen Up-to-date houden, uitbouwen en delen van kennis, ervaring en kennis van zaken te kunnen blijven inspelen op trends en evoluties in het werkveld en de behoeften van de bestuurders, leidinggevenden en medewerkers. Deelnemen aan vorming en bijscholing relevant voor de uitoefening van de functie Deelnemen aan studiebezoeken, Opvolgen van trends en evoluties op vlak van wetgeving, materiaal,... Lezen van vakliteratuur Zelfkennis opbouwen 12. Aansturen van medewerkers Plannen, organiseren, coördineren, opvolgen, bijsturen, motiveren, coachen en ontwikkelen van (ICT) medewerkers die rechtstreeks aan hem/haar rapporteren te verzekeren dat de doelstellingen van het beleidsplan worden behaald in een optimaal werkklimaat en de projecten en opdrachten worden gerealiseerd op een kwalitatieve en efficiënte manier Opmaken van wekelijkse en maandplanningen Organiseren en aansturen van operationeel overleg (startvergadering, opvolgingsvergaderingen,...) Opmaken van werkplanningen en uurroosters Superviseren, opvolgen en bijsturen van de werkzaamheden en controleren van de kwaliteit Opzetten, implementeren, opvolgen en optimaliseren van werkafspraken, -processen en procedures Opzetten van evaluatie en functioneringsgesprekken Coachen en vormen van de medewerkers. page 6 of 8
Profiel Ervaring: o Brede ervaring binnen het onderwijs o Ervaring met het opmaken van beleidsplannen is een plus o Ervaring in het opzetten en begeleiden van projecten Kennis: o Werking van een scholengemeenschap o Werking van een gemeentebestuur o Basiskennis in ondersteunende diensten HR, ICT en communicatie in het onderwijs Competenties: o Conceptuele vaardigheden o Probleemoplossende vaardigheden o Faciliterende vaardigheden o Beïnvloedingsvaardigheden o Communicatievaardigheden o Projectmanagement vaardigheden Aanwervings-en bevorderingsvoorwaarden: Algemene decretale voorwaarden o houder zijn van een bekwaamheidsbewijs van tenminste professionele bachelor (PBA) en een bewijs van pedagogische bekwaamheid (PBB) zoals vastgesteld in het Besluit van de Vlaamse Regering betreffende de bekwaamheidsbewijzen, de salarisschalen, en de bezoldigingsregeling in het gewoon basisonderwijs van 27 juni page 7 of 8
1990 (BS 27 februari 1991); o geen onvoldoende als eindconclusie van de laatste evaluatie. Indien het personeelslid niet werd geëvalueerd, wordt er vanuit gegaan dat de eindconclusie van de laatste evaluatie voldoende is; o voldoen aan de algemene wervingsvoorwaarden van artikel 19 van het decreet Rechtspositie van 27 maart 1991; o de betrekking in hoofdambt uitoefenen op het moment van vaste benoeming; Aanvullende voorwaarden o Op de uiterste inschrijvingsdatum minstens 4 jaar voltijds vastbenoemd zijn in het onderwijs als lid van het bestuurs- en onderwijzend personeel o Slagen voor een niet-vergelijkende selectieproef page 8 of 8