Functiebeschrijving boekhouder Functie Graadnaam: boekhouder Functienaam: boekhouder Functiefamilie: deskundigen Functionele loopbaan: B1-B3 Cluster: algemeen beleid Afdeling: financiën Dienst: financiën Code: Doel van de entiteit De cluster algemeen beleid is de cluster waarin de ondersteunende diensten van de organisatie en de dienstverlening m.b.t. administratieve burgeraangelegenheden worden gepositioneerd. De cluster bestaat uit de afdeling financiën, de afdeling interne zaken en de afdeling klantencontacten. De afdeling financiën bestaat uit de dienst financiën en de dienst overheidsopdrachten. De financieel beheerder staat aan het hoofd van de afdeling en geeft leiding aan de medewerkers van de onderliggende diensten. De financieel beheerder staat, voor alle entiteiten binnen het lokaal bestuur, in voor de voorbereiding van de meerjarenplanning, budgetten, interne kredietaanpassingen en alle daaraan gekoppelde wijzigingen. De financiële dienst is een interne dienstverlener die binnen het wettelijk kader en met oog voor een correcte rapportering de andere medewerkers begeleidt. De financiële dienst bezit expertise op het vlak van budgettering en boekhouding. Deze dienst ondersteunt de financieel beheerder in kader van de uitgavencyclus en de ontvangstencyclus en streeft hierbij een optimale aanwending van de beschikbare middelen na. Hij verwerkt alle financiële verrichtingen van de organisatie met het oog op het voeren en het afsluiten van de boekhouding, inventaris en de (geconsolideerde) jaarrekening. Bovendien heeft de afdeling een controlefunctie (o.m. een voorafgaande krediet- en wetmatigheidscontrole van de beslissingen van de organisatie met budgettaire en financiële impact). Tenslotte staat deze dienst in voor het debiteurenbeheer, in het bijzonder de invordering van de ontvangsten. Plaats in de organisatie Werkt onder leiding van en rapporteert aan: financieel adviseur en financieel beheerder Kernresultaten Financieel management Binnen de grenzen uitgestippeld in het gemeentedecreet of OCMW-decreet, aansturen en implementeren van het financieel management van de organisatie. Doel: bijdragen tot het optimaal gebruik van de beschikbare middelen en de wettelijkheid en regelmatigheid van alle financiële verrichtingen verzekeren. Gemeentebestuur & OCMW Overpelt 17/07/2017 pagina 1 / 5
voorafgaande krediet- en wetmatigheidscontrole van de beslissingen van het bestuur met budgettaire en financiële impact opvolging van de investeringsdossiers en leningen opvolging van bijzondere, complexe projecten met financiële implicaties verzorgen van de financiële analyse en de beleidsadvisering inzake financiën uitvoeren van de betaling van de girale uitgaven, na betalingsopdracht van de secretaris ondersteuning van het bestuur bij het definiëren van het financieel beleid; na goedkeuring door het bestuur zorgen voor een correcte implementatie ervan rapporteren over de thesaurietoestand, de liquiditeitsprognoses, beheers controle en evolutie van de budgetten instaan voor het debiteurenbeheer en meer bepaald de invordering van de ontvangsten, hierbij gebruik makend van alle mogelijke middelen die decretaal ter beschikking worden gesteld instaan voor het thesauriebeheer, m.u.v. het kasbeheer Budgetbeheer en meerjarenplanning Waken over het opstellen en opvolgen van budgetvoorstellen en het opmaken van een meerjarenplanning. Doel: voeren van een correct en efficiënt financieel beheer en beleid van de organisatie opmaken van de financiële nota van het meerjarenplan en het budget deelnemen aan budgetbesprekingen met het bestuur inzetten van de beschikbare middelen op de meest efficiënte manier aanbrengen van voorstellen naar optimalisatie in uitvoering m.b.t. middelen en kosten zorgen voor een gefundeerd, samenhangend, tijdig en nauwkeurig budgetvoorstel en voor een accuraat budgetbeheer en -controle opvolgen van het dagelijks financieel beheer advies verlenen afstemming van / verbanden leggen met de budgetten van de hogere overheid budgetwijzigingen en interne kredietaanpassingen doorvoeren Budget en budgetswijzigingen uitvoeren Zorgen voor de opmaak en opvolging van het budget en de meerjarenplanning. Doel: de inkomsten en uitgaven op een correcte wijze voorzien zodat het gewenste beleid kan uitgevoerd worden het budget dagelijks opvolgen het budget en de budgetwijzigingen opmaken, opvolgen en uitvoeren in samenwerking met de financieel beheerder en de financieel adviseur kredietbehoeften van de diverse entiteiten opvragen en deze kritisch analyseren opzoeken van de juiste registratiesleutels invoeren van alle verrichtingen assistentie bieden bij het opstellen van het budgetsontwerp en budgetswijzigingen aanleggen van het dossier budget Gemeentebestuur & OCMW Overpelt 17/07/2017 pagina 2 / 5
Beheer boekhouding Instaan voor de verwerking van alle boekhoudkundige documenten en gegevens. Doel: de juistheid van de financiële informatie verzekeren het uitvoeren van de verschillende eindejaarsverrichtingen met het oog op het opstellen van de jaarrekening opmaken en doorboeken van de aanrekenlijsten registratie en beheer kasboeken (onder de functionele leiding van de financieel beheerder) samen en onder begeleiding met de financieel beheerder de jaarrekening opstellen voorbereiden van de jaarrekening inventarisbeheer boekhoudkundige verwerking van alle girale verrichtingen volledig klassement van de boekhoudkundige stukken financiële verrichtingen registreren in de boekhouding voor bepaalde rekeningen boekhoudkundige verwerking van alle financiële verrichtingen opvolgen van te ontvangen subsidies en aan te gane leningen instaan voor debiteuren- en crediteurenbeheer leiding geven aan de administratieve medewerkers Inning van fiscale en niet- fiscale ontvangsten Opvolgen en afhandelen van alle verrichtingen met betrekking tot fiscale en niet-fiscale ontvangsten. Doel: ervoor zorgen dat de gemeente haar belastingen en retributies tijdig en correct int organiseren en controleren van de inkohieren, eventueel i.s.m. de betrokken diensten instaan voor de behandeling van bezwaarschriften tijdig verzenden van de aanslagbiljetten en aanmaningen toezien dat de retributies correct geïnd worden, van eerste factuur tot dwangbevel burgers klantvriendelijk te woord staan en hen trachten te helpen bij problemen rond hun belastingen opmaak van een financiële jaarplanning in overleg met de financieel beheerder Belasting- en retributiereglementen Opmaken en toepassen van diverse reglementen (, zoals belastingverordeningen, retributies, regle e te e toelageregle e te, ). Doel: correcte juridische basis leggen voor het invorderen van retributies en belastingen verdelen en opvolgen van de taken voorbereiden en opstellen van de reglementen actualiseren van de reglementen toelichten van reglementen wanneer nodig zorgen voor een correcte toepassing van de reglementen Interne communicatie Instaan voor een open interne communicatie naar de medewerkers, de dienstverantwoordelijken, de collega's van andere diensten en het bestuur. Doel: zorgen dat iedereen toegang heeft tot de informatie die noodzakelijk is om zijn taak optimaal te kunnen realiseren Gemeentebestuur & OCMW Overpelt 17/07/2017 pagina 3 / 5
meewerken aan een optimaal interne communicatie binnen de dienst waken over een optimale interne communicatie binnen de dienst informeren van de leden van het managementteam over de projecten en werkzaamheden van de dienst zorgen voor de informatiestroom naar de dienst communicatie (intranet, info voor de we site, folders e ro hures, pers, ) bevorderen van communicatie in de hele organisatie toepassen en uitvoeren van het vooropgestelde communicatieplan afhandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen signaleren van noden, behoeften en tekorten vastgesteld tijdens het werken met de diverse diensten en medewerkers verstrekken van nuttige informatie omtrent doelgroepen aan verantwoordelijken van andere diensten die dit kunnen aanbelangen actief deelnemen aan intern overleg Wetgeving en regelgeving Zich op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving van belang voor de dienst. Doel: de dienst voorzien van de nodige kennis voor het uitvoeren van de taken de nodige vakkennis opdoen en de opgedane kennis integreren in de werking van de organisatie wetgeving en regelgeving kunnen toepassen vakgerichte informatie raadplegen Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende verricht de medewerker ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten. Functieprofiel Diplomavereisten Houder zijn van een diploma dat toegang geeft tot niveau B (hoger onderwijs of hiermee gelijkgesteld) in het studiegebied handelswetenschappen en bedrijfskunde. Technische competenties - Management en beleid: kennis en vaardigheden m.b.t. communicatiemanagement, financieel management en strategisch management - PC-vaardigheden: Algemene PC-kennis, MS-Office en functie-specifieke software - Wetgeving en regelgeving: kennis van wetgeving en regelgeving m.b.t. de organisatie en functie-specifieke wetgeving en regelgeving. Gedragscompetenties Kerncompetenties Teamwerk en samenwerken Gemeentebestuur & OCMW Overpelt 17/07/2017 pagina 4 / 5
Werkt constructief mee in het team, bevordert en onderhoudt de samenwerking. Stelt samenwerking boven competitiviteit. Anticipeert en werkt proactief op het bereiken van een goede samenwerking, zowel in de eigen entiteit als erbuiten. Klantgerichtheid Helpt anderen. Richt zijn aandacht op het kennen van en beantwoorden aan de noden van interne en externe klanten. Neemt klachten en problemen ernstig en zoekt naar oplossingen die de verwachtingen overtreffen. Integriteit Handelen vanuit de codes van algemeen aanvaarde sociale en ethische normen, zoals betrouwbaarheid, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie. Handelt correct en respecteert de regels, waakt over de naleving van afspraken, regels en ethiek en stuurt bij waar nodig. Loyauteit Voelt zich verbonden met, komt op voor en verdedigt de organisatiebelangen bij anderen. Hierbij wordt het gedrag afgestemd op de noden, prioriteiten en objectieven van de organisatie. Is loyaal ten opzichte van en identificeert zich met de organisatie. Werkt actief mee aan het bereiken van de doelstelling van de organisatie. Bewaakt en verdedigt de belangen en opdrachten van de organisatie. Functie-specifieke competenties Resultaatgerichtheid Is actief gericht op het behalen van resultaten en doelstellingen, weet waar hij naar toe wil en grijpt in bij tegenvallende resultaten. Kwaliteit en nauwgezetheid Bereidt een taak nauwkeurig voor, voert ze uit, werkt ze af, volgt ze op en stuurt ze bij waar nodig. werkt ordelijk en zorgvuldig. Levert correct en kwalitatief werk af en bouwt kwaliteit in in de eigen processen en/of die van het team. Initiatief Stelt of onderneemt uit eigen beweging acties en ziet opportuniteiten. Neemt acties en verantwoordelijkheid op binnen eigen takendomein. Neemt het initiatief om structurele problemen op te lossen. Leerbereidheid Wenst informatie te bekomen met als doel bij te leren en mee te groeien met de veranderingen. Toont zich leerbereid met betrekking tot de eigen functie en neemt actie om zich te ontwikkelen binnen de eigen functie. Voortgangscontrole De voortgang van processen en taken opvolgen in de tijd van het eigen werk en van andermans werk. Assertiviteit Komt op voor eigen meningen of belangen met respect voor anderen, zelfs indien er vanuit de omgeving druk wordt uitgeoefend om dit niet te doen. Geeft eigen standpunt/boodschap weer (reactief) en brengt uit eigen beweging zijn standpunt/boodschap naar voor en verdedigt het. Gemeentebestuur & OCMW Overpelt 17/07/2017 pagina 5 / 5