Functiebeschrijving coördinator UiT-balie

Transcriptie

1 Functiebeschrijving coördinator UiT-balie Functie Graadnaam: coördinator Functienaam: coördinator UiT-balie Functiefamilie: leidinggevenden Functionele loopbaan: B1-B3 Cluster: mens Afdeling: vrije tijd Dienst: beheer vrije tijd Code: Doel van de entiteit In de cluster mens wordt de sociale, recreatieve en welzijnsdienstverlening die de gemeente en het OCMW Overpelt aan haar inwoners en verenigingen aanbieden georganiseerd. De cluster bestaat uit de afdeling vrije tijd, de afdeling samenleven en de afdeling maatschappelijke dienstverlening. De afdeling vrije tijd omvat de dienstverlening m.b.t. de domeinen bibliotheek, cultuur, evenementen, erfgoed, sport, toerisme en het met deze domeinen verbonden verenigingsleven. Het afdelingshoofd vrije tijd staat in voor de algemene coördinatie, opvolging en leiding van de afdeling vrije tijd en het verrichten van beleidsvoorbereidend werk. Hij/zij is verantwoordelijk voor de organisatie, de coördinatie, de planning, de voortgang van de werkzaamheden, de resultaten van deze afdeling en de kwaliteitsbewaking. Hij/zij staat in voor de interne communicatie binnen deze afdeling en het organiseren van het geïntegreerd overleg met de verschillende medewerkers binnen de afdeling alsook met de collega s van andere afdelingen. Hij/zij staat in voor het opvolgen van nieuwe ontwikkelingen op vlak van vrije tijd met als doel het realiseren van nieuwe gemeentelijke initiatieven of het optimaliseren van de bestaande dienstverlening. De dienst beheer vrije tijd heeft als doel de Overpeltse gemeentelijke vrijetijdsaccommodaties op een geïntegreerde manier zo optimaal mogelijk te beheren om de gebruikers een zo kwaliteitsvol mogelijke vrijetijdsinfrastructuur en dienstverlening aan te bieden. Zij doet dit voor de infrastructuur in nauwe samenwerking met de afdeling patrimoniumbeheer. Voor de dienstverlening met betrekking tot informatie, zaalreservaties, tickets, activiteiten en verenigingsondersteuning doet zij dit via de UiT balie. Plaats in de organisatie Werkt onder leiding van en rapporteert aan: afdelingshoofd vrije tijd Geeft leiding aan: de uitvoerende medewerkers van de dienst Kernresultaten Ondersteuning beheer vrije tijdsinfrastructuur Ondersteunen van de deskundige beheer vrije tijd in de (financiële) planning, exploitatie en de opvolging van de dienst beheer vrije tijd. Doel: zorgen voor een gezond beleid van de dienst beheer vrije tijd, zowel inhoudelijk als financieel Gemeentebestuur & OCMW Overpelt 17/07/2017 pagina 1 / 5

2 bijhouden van een overzicht van de geplande activiteiten in de vrije tijdsinfrastructuur toezien op dat de praktische uitwerking en organisatie van activiteiten (logistiek, infrastructuur, ) en evenementen meewerken aan voor een goede exploitatie van de infrastructuur mee instaan voor een optimaal beheer ondersteunen van de praktische uitwerking en organisatie van activiteiten (logistiek, infrastructuur, ) en evenementen toezicht houden op het optimaal onderhoud en gebruik van de infrastructuur en de werking van de technische installatie opmaken en bijhouden van een inventaris van de vrijetijdsinfrastructuur onderhoud en controle van de vrijetijdsinfrastructuur formuleren van voorstellen op het gebied van openingsuren, sluitingstijden, reglement van inwendige orde voor de vrijetijdsinfrastructuur Administratieve en logistieke ondersteuning van de afdeling vrije tijd Instaan voor een optimale administratieve en logistieke ondersteuning van de afdeling vrije tijd. Doel: zorgen voor een vlotte werking van de afdeling vrije tijd opmaak verhuurfiches per klant/evenement meedenken naar klantgerichte oplossingen beheer statistieken van het reservatiesysteem up to date houden van de gepubliceerde gegevens regelen van de bezettingen waarbij gewaakt wordt over een gelijke behandeling van de gebruikers en een evenredige spreiding van de uren voor de verschillende aanvragers opvolgen en opmaken productfiches Organisatie publiekswerking en dienstverlening Algemene organisatie van de publiekswerking van de organisatie naar verenigingen toe. Doel: waarborgen van een klantgerichte, efficiënte, kwalitatieve en resultaatgerichte dienstverlening voor verenigingen uitbouw van een info- en onthaalpunt uitbouwen van een dienstverleningsmodel controleren of de basisregels van het dienstverleningsmodel op een correcte wijze worden nageleefd door de dienst(en) beheer online loket Ondersteuning van het verenigingsleven Het verenigingsleven logistiek en financieel ondersteunen volgens de richtlijnen van het gemeentebestuur. Doel: zorgen dat het verenigingsleven zich ten volle kan ontplooien behandelen en opvolgen van subsidiedossiers en samenwerkingsovereenkomsten met verschillende verenigingen uitwerken van sector-overschrijdende ondersteuning en subsidiereglementen ondersteuning bieden aan externe organisatoren van activiteiten en evenementen inhoudelijke en logistieke ondersteuning van verenigingen en buurten (uitleendienst, vrijwilligersverzekering, vzw wetgeving,.) Gemeentebestuur & OCMW Overpelt 17/07/2017 pagina 2 / 5

3 aanspreekpunt zijn voor vragen of noden van verenigingen juridische ondersteuning verlenen (o.a. rond vrijwilligers, enz.) Externe contacten Onderhouden van goede externe contacten met relevante personen of instanties en de organisatie vertegenwoordigen, teneinde de werking van de gemeente te faciliteren en/of haar belangen te verdedigen. Doel: een optimale samenwerking garanderen opbouwen en onderhouden van goede contacten met diverse leveranciers, deskundigen en andere partners partnerschappen ontwikkelen Personeelsbeleid Instaan voor het personeelsbeleid van de dienst in overleg met de dienst personeel en organisatie. Doel: continuïteit en een kwalitatieve werking van de dienst garanderen leiden, coachen, motiveren en sensibiliseren van de medewerkers volgens de principes en richtlijnen van het personeelsbeleid coördineren, plannen en organiseren van taken m.b.t. personeelsbeheer instaan voor het voeren van personeelsgesprekken met de medewerkers op regelmatige basis. Hierbij staan taakplanning, opvolging, jobcoaching en resultaatgerichtheid centraal personeelsbehoeften van de dienst objectiveren en opvolgen signaleren van wervings- en vormingsbehoeften verantwoordelijk voor de opvolging van de persoonlijke ontwikkeling van de medewerkers instaan voor het onthaal van nieuwe medewerkers (onthaalbeleid) stimuleren en begeleiden van medewerkers m.b.t. hun ontwikkeling en ontplooiing bewaken van een goede werksfeer Interne communicatie Instaan voor een open interne communicatie naar de medewerkers, de dienstverantwoordelijken, de collega's van andere diensten en het bestuur. Doel: zorgen dat iedereen toegang heeft tot de informatie die noodzakelijk is om zijn taak optimaal te kunnen realiseren meewerken aan een optimaal interne communicatie binnen de dienst waken over een optimale interne communicatie binnen de dienst informeren van de leden van het managementteam over de projecten en werkzaamheden van de dienst zorgen voor de informatiestroom naar de dienst communicatie (intranet, info voor de website, folders en brochures, pers, ) bevorderen van communicatie in de hele organisatie toepassen en uitvoeren van het vooropgestelde communicatieplan afhandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen signaleren van noden, behoeften en tekorten vastgesteld tijdens het werken met de diverse diensten en medewerkers verstrekken van nuttige informatie omtrent doelgroepen aan verantwoordelijken van andere diensten die dit kunnen aanbelangen Gemeentebestuur & OCMW Overpelt 17/07/2017 pagina 3 / 5

4 actief deelnemen aan intern overleg Wetgeving en regelgeving Zich op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving van belang voor de dienst. Doel: de dienst voorzien van de nodige kennis voor het uitvoeren van de taken de nodige vakkennis opdoen en de opgedane kennis integreren in de werking van de organisatie wetgeving en regelgeving kunnen toepassen vakgerichte informatie raadplegen Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende verricht de medewerker ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten. Functieprofiel Diplomavereisten Houder zijn van een graduaatdiploma of professionele bachelor of ermee gelijkgesteld. Technische competenties - Management en beleid: kennis en vaardigheden m.b.t. communicatiemanagement, financieel management. - PC-vaardigheden: Algemene PC-kennis, MS-Office en functie-specifieke software - Wetgeving en regelgeving: kennis van wetgeving en regelgeving m.b.t. de organisatie en functie-specifieke wetgeving en regelgeving. Gedragscompetenties Kerncompetenties Teamwerk en samenwerken Werkt constructief mee in het team, bevordert en onderhoudt de samenwerking. Stelt samenwerking boven competitiviteit. Anticipeert en werkt proactief op het bereiken van een goede samenwerking, zowel in de eigen entiteit als erbuiten. Klantgerichtheid Helpt anderen. Richt zijn aandacht op het kennen van en beantwoorden aan de noden van interne en externe klanten. Neemt klachten en problemen ernstig en zoekt naar oplossingen die de verwachtingen overtreffen. Onderzoekt actief wensen en noden van klanten en stemt eigen dienstverlening erop af. Integriteit Handelen vanuit de codes van algemeen aanvaarde sociale en ethische normen, zoals betrouwbaarheid, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie. Handelt correct en respecteert de regels, waakt over de naleving van afspraken, regels en ethiek en stuurt bij waar nodig. Gemeentebestuur & OCMW Overpelt 17/07/2017 pagina 4 / 5

5 Loyauteit Voelt zich verbonden met, komt op voor en verdedigt de organisatiebelangen bij anderen. Hierbij wordt het gedrag afgestemd op de noden, prioriteiten en objectieven van de organisatie. Is loyaal ten opzichte van en identificeert zich met de organisatie. Werkt actief mee aan het bereiken van de doelstelling van de organisatie. Bewaakt en verdedigt de belangen en opdrachten van de organisatie. Functie-specifieke competenties Plannen en organiseren Plannen van eigen werk, werk van anderen en van overkoepelende projecten en processen. Brengt structuur aan in tijd en ruimte en stelt prioriteiten bij het aanpakken van taken en opdrachten zodat deze volgens een vooropgestelde planning gerealiseerd worden. Resultaatgerichtheid Is actief gericht op het behalen van resultaten en doelstellingen, weet waar hij naar toe wil en grijpt in bij tegenvallende resultaten. Flexibiliteit De mogelijkheid om zich snel aan te passen en om effectief te werken in diverse situaties en met diverse personen of groepen. Kan verschillende taken combineren, past planning, aanpak of gedrag aan als de concrete situatie dat vereist. Kan problemen of plotse veranderingen in de omgeving, taken, verantwoordelijkheden of mensen opvangen door zich aan te passen. Bekijkt de werkwijze kritisch en past deze aan indien nodig. Initiatief Stelt of onderneemt uit eigen beweging acties en ziet opportuniteiten. Neemt acties en verantwoordelijkheid op binnen eigen takendomein. Neemt het initiatief om structurele problemen op te lossen. Netwerken Ontwikkelt en onderhoudt goede relaties, netwerken of contacten om informatie, steun en medewerking te verkrijgen, dit kan zowel binnen als buiten de eigen organisatie. Leiding geven Inspireert en motiveert vanuit een welbepaalde visie zodat medewerkers hun doelstellingen en die van het team individueel of in teamverband kunnen realiseren. Geeft hierbij voornamelijk richting over de uitvoering van duidelijk afgelijnde taken Leerbereidheid Wenst informatie te bekomen met als doel bij te leren en mee te groeien met de veranderingen. Toont zich leerbereid met betrekking tot de eigen functie en neemt actie om zich te ontwikkelen binnen de eigen functie. Gemeentebestuur & OCMW Overpelt 17/07/2017 pagina 5 / 5