Profiel Hoofd ICT Operations 18 september 2015 Opdrachtgever Alrijne Zorggroep Voor meer informatie over de functie Marcel ten Berge, adviseur Leeuwendaal Telefoon (070) 414 27 00 (06) 29 00 47 45 Voor sollicitatie www.leeuwendaal.nl Niets uit dit profiel mag zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Leeuwendaal gereproduceerd worden.
Inhoudsopgave 1 Organisatie 3 1.1 Missie en visie Servicecentrum I&A 4 1.2 Organigram 5 2 De functie van Hoofd ICT Operations 6 3 Profiel 9 4 De arbeidsvoorwaarden 10 5 De selectieprocedure 11 6 Reacties 12 profiel/alrijne Zorggroep/Hoofd ICT Operations/18 september 2015 2 van 12
1 Organisatie Alrijne Zorggroep (hierna kortweg aangeduid als Alrijne) is recent (begin 2015) ontstaan uit de fusie tussen het Diaconessenhuis Leiden en Rijnland Zorggroep (Rijnland Ziekenhuis en de verpleeghuizen Leythenrode en Oudshoorn). Onder Alrijne vallen tegenwoordig dan ook de volgende zorgorganisaties: Alrijne Ziekenhuis Leiden, Alrijne Ziekenhuis Leiderdorp, Alrijne Ziekenhuis Alphen aan den Rijn, Alrijne buitenpoli Katwijk, Alrijne buitenpoli Lisse, Alrijne buitenpoli Sassenheim en de verpleeghuizen Leythenrode en Oudshoorn. Bij Alrijne werken ruim 4200 medewerkers en 230 medisch specialisten verspreid over vijf locaties. Gezamenlijk heeft de nieuwe organisatie een omzet van ruim 300 miljoen. Alrijne is daarmee één van de grootste werkgevers in de regio. Alrijne is ambitieus en wil de beste zorg bieden aan iedere patiënt en cliënt in de regio Leiden, Leiderdorp en Alphen aan den Rijn. Alrijne heeft de overtuiging dat mensen beter worden van goede zorg mét persoonlijke aandacht. Samen met een patiënt/ cliënt wordt besloten over de te volgen behandeling. Alrijne past haar behandelwijze aan, aan de wensen en behoeften van de patiënt/cliënt. Ook wordt er nauw samengewerkt met huisartsen en andere zorgverleners in de eerstelijnszorg én met specialisten in bijvoorbeeld het LUMC. Om die beste zorg te bljven garanderen, zet Alrijne de komende jaren in op de realisatie van negen servicecentra waarin de bestaande ondersteunende diensten opgaan. Op het vlak van ICT is er momenteel binnen Alrijne een deels overlappend maar grotendeels verschillend applicatielandschap en bijbehorende infrastructuur. De informatievoorzieningen van de verschillende instellingen zijn nog grotendeels gescheiden waardoor er beperkte mogelijkheden zijn voor het delen en uitwisselen van gegevens. Alrijne is vernieuwend en investeert de komende jaren stevig in het verder optimaliseren en professionaliseren van het applicatielandschap, de ICT-infrastructuur en de bijbehorende ICTorganisatie zodat maximaal wordt bijgedragen aan de doelstellingen van de gehele organistie. Het delen en uitwisselen van gegevens zal vergemakkelijken en mogelijk zijn er financiële voordelen te behalen in het infrastructuur domein. Alrijne wil ook naar meer eenduidigheid in ICT-governance, -managementprocessen en herinrichting van de ICT-organisatie. Met deze professionaliseringsslag zal Alrijne eveneens beter in staat zijn in te spelen op de toekomstige, snelle ontwikkelingen in zorg en ICT. Afgelopen jaar (2014) is de Roadmap ICT (2015-2017) opgesteld waarin de belangrijkste doorontwikkelingen zijn opgenomen. De Roadmap ICT is recent in 2015 door de RvB vastgesteld. Er is een uitgebreide projectenkalender gemaakt. De komende jaren wordt dit plan gerealiseerd en tegelijkertijd zal de continuïteit van de dienstverlening aan de ziekenhuizen (en andere organisatieonderdelen) worden gewaarborgd. Er is een Stuurgroep ICT Roadmap. In de toekomst wordt de Stuurgroep Informatisering met vertegenwoordigers van de Medische Techniek, de zorggroepen en de bedrijfsvoering opgericht. De stuurgroep heeft een advies rol richting RvB en functioneert als Project Portfolio Board en Wijzigingen Advies Commissie. Op basis van een nieuw afdelingsplan zijn de bestaande onderdelen ICT en Servicecentrum Informatisering & Automatisering in augustus dit jaar samengevoegd tot het Servicecentrum Informatisering en Automatisering (I&A). Deze nieuwe afdeling is opgestart en de (her)plaatsing van het personeel is grotendeels afgerond. profiel/alrijne Zorggroep/Hoofd ICT Operations/18 september 2015 3 van 12
De komende jaren zal het Servicecentrum I&A zich doorontwikkelen en de slag maken van een deskundige harde ICT dienstverlener naar een professionele, meer service - en adviesgerichte afdeling. 1.1 Missie en visie Servicecentrum I&A Missie Het Servicecentrum I&A heeft de ambitie om Alrijne optimaal te ondersteunen door middel van; een stabiele en interne klant ondersteunende ICT-operations, voorspelbare ICT vernieuwing, het faciliteren van samenwerking met externe partners, en het stimuleren van innovatie. Visie De kern van de ICT organisatie is stabiel met daarom heen een flexibele schil die met behulp van innovatie de vernieuwingen in de zorg faciliteert en ondersteunt. De harde ICT (automatisering) is een nutsvoorziening die continuïteit en flexibiliteit biedt. Onderdelen van deze harde automatisering worden uitbesteed (outsourcing). Het Servicecentrum I&A krijgt meer een regiefunctie en zal meer focus leggen op business ondersteunende dienstverlening en informatiemanagement. Op het vlak van applicatiebeheer zal de afdeling zich doorontwikkelen naar een kenniscentrum die ondersteunend en kaderstellend is bij de inrichting van decentrale processen. profiel/alrijne Zorggroep/Hoofd ICT Operations/18 september 2015 4 van 12
1.2 Organigram NB: Informatie Advies en Applicatiebeheer: hebben een sterke klantoriëntatie. Geclusterde teams die maximaal aansluiten bij de processen van de klant. Structurele onderlinge coördinatie. Operations en Projectmanagement: competentiegerichte onderdelen, geclusterde teams gericht op de borging van noodzakelijke ICT competenties. Maximalisatie voorspelbaarheid en betrouwbaarheid van de dienstverlening. Beleid en Architectuur: sterke focus op verbetering waaronder projectmanagementstandaarden, projectreviews, - audits, resource-/capaciteitsplanning, informatiearchitectuur, richtlijnen voor risico-/beveiligingsmanagement, IT management- en beheerprocessen. profiel/alrijne Zorggroep/Hoofd ICT Operations/18 september 2015 5 van 12
2 De functie van Hoofd ICT Operations Als Hoofd ICT Operations 1 werkt u in het nieuwe Servicecentrum I&A van Alrijne. Het Servicecentrum I&A is in ontwikkeling en zal de komende jaren sterk bijdragen aan de realisatie van de ambities van Alrijne op het vlak van informatisering en automatisering en (bijbehorende) Roadmap ICT. U zult daar als Hoofd ICT Operations een belangrijke rol in vervullen. U geeft in deze functie integraal leiding aan de operationele teams voor de front office/help desk en de back office/netwerk- en servicebeheer. Er werken in totaal circa 20 medewerkers die grotendeels uit de staande organisaties afkomstig zijn. Het Servicecentrum I&A is in Leiderdorp. Er zijn tevens medewerkers werkzaam in Leiden. De beide teams worden ieder functioneel aangestuurd door één coördinator (tevens meewerkend voorman). U maakt binnen het Servicecentrum I&A deel uit van het managementeam en rapporteert direct aan de Manager I&A. U bent een echte verandermanager en trekt de komende periode de verdere integratie en professionalisering van Operations (mensen, middelen, bedrijfsprocessen, dienstverlening, huisvesting). U heeft een duidelijke visie, aanpak en bent actiegericht. U weet uw medewerkers op een positieve wijze bij deze veranderingen te betrekken. U werkt met een afdelingoverstijgende blik en zoekt actief de samenwerking met de andere onderdelen van het Servicecentrum I&A zoals bijvoorbeeld Informatie Advies. Alrijne maakt nu en komende jaren belangrijke fundamentele slagen in zijn ICT infrastructuur en systemen. U bent (vanuit de supply kant) inhoudelijk aangehaakt bij de Roadmap ICT en heeft een visie op bestaande en toekomstige infrastructurele mogelijkheden. U bent verantwoordelijk voor de realisatie van nieuwe, complexe, bedrijfskritische ICT (en telefonie) voorzieningen op werkplekken en in centrale voorzieningen van Alrijne. Uw inhoudelijke kennis is up-to-date, bijvoorbeeld op het terrein van VDI, datacenter technologëen en hybride cloud oplossingen. U bent in dit kader de adviseur en sparringspartner van de manager I&A en in staat om business cases op te stellen, deze (mede) te presenteren en realiseren binnen Alrijne. U weet in deze veranderende (en hoog kritische) omgeving samen met uw teams een goed niveau van (dagelijkse) dienstverlening neer te zetten en vast te houden. U bent daarvoor het aanspreekpunt voor de diverse interne klanten binnen Alrijne. U draait samen met de andere teamleiders/coördinatoren van het Servicecentrum I&A mee in het schema van consignatiedienst. Operations maakt op de langere termijn (2017 e.v.) de omslag naar een afdeling die zich minder op de directe uitvoering en meer op het managen van externe leveranciers gaat richten (outsourcing, personele krimp). Als Hoofd ICT Operations weet u deze slagen met uw medewerkers en interne klanten te maken en daarbij het niveau van dienstverlening over eind te houden en waar mogelijk te verbeteren. U bent op dit vlak de directe adviseur van de manager I&A, bijvoorbeeld als het gaat over de selectie en contractering van ICT aanbieders op het gebied van infrastructurele voorzieningen en de mogelijke rol/aanstelling van een nieuwe Servicemanager ICT. 1 De officiële functiebenaming is teamleider Operations profiel/alrijne Zorggroep/Hoofd ICT Operations/18 september 2015 6 van 12
Algemene taken/resultaatsgebieden Infrastructuur voorzien Vertaalt eisen ten aanzien van beschikbaarheid, betrouwbaarheid en prestaties naar eisen aan processen, dienstverleners en infrastructuur. Definieert adequate operationele beheerprocessen. Definieert en monitort afhandeling van het incident management proces en het probleem management proces. Stelt de planning, het budget, de kwaliteitsnormen en acceptatiecriteria op en legt deze voor aan de manager I&A. Adviseert over de selectie en contractering van ICT dienstverleners die verantwoordelijkheid nemen voor delen van de infrastructuur (diensten). Stuurt ICT dienstverleners aan op tactisch niveau. Vertaalt initiatieven naar beleidsinformatie, beleidsvoorstellen en investeringsvoorstellen ten behoeve van de Raad van Bestuur en de Stuurgroep Informatisering. Ontwikkelen processen Onderhoudt de dialoog met het team Informatie Advies over het gewenste niveau van dienstverlening. Selecteert, geeft leiding aan en coacht een team van medewerkers werkplekservices en netwerk- en serverbeheerders (telefonie, werkplek, server, netwerk, storage, database). Organiseert het team door gebruik te maken van Coördinatoren Operations (t.b.v. functionele aansturing). Monitort de prestatie-indicatoren voor beschikbaarheid, betrouwbaarheid en prestatie van de infrastructuur. Definieert de relevante (IT management) processen en implementeert deze. Monitort de uitvoering van de relevante (IT management) processen. Zorgt gezamenlijk met het stafbureau I&A voor een continue verbetercyclus op de te gebruiken standaarden voor beveiligingsmanagement, risicomanagement en IT service management. Overlegt periodiek met andere relevante organisatieonderdelen (Functioneel & Applicatie Beheer, medische techniek, facilitair bedrijf etc.) om de integrale (organisatie brede) beschikbaarheid, betrouwbaarheid en prestatie van de infrastructuur op een voldoende niveau te houden. Vernieuwing ICT infrastuctuur Volgt relevante ontwikkelingen op het gebied van hardware, systeemsoftware, storage, connectivity, delivery modellen etc. Doet proactief en in afstemming met het Stafbureau I&A voorstellen voor verbeteringen van de infrastructuur. Doet voorstellen voor implementatie van vastgesteld beleid en lange termijn plannen. Verwerft de noodzakelijke infrastructuur of infrastructuurdiensten. Legt contacten op regionaal en landelijk niveau en onderhoudt deze voor strategisch overleg. Neemt deel aan regionale overlegsituaties. profiel/alrijne Zorggroep/Hoofd ICT Operations/18 september 2015 7 van 12
Dienstverlening Geeft leiding aan, organiseert, coördineert en houdt toezicht op de dienstverleningsactiviteiten van het team; signaleert eventuele knelpunten en stuurt bij. Creëert ten behoeve van de realisatie van de doelstellingen met betrekking tot de dienstverlening op teamniveau optimale randvoorwaarden (systemen, procedures etc.). Bewaakt en bevordert de toepassing van de regelgeving op het gebied van kwaliteit en arbeidsomstandigheden. Signaleert ontwikkelingen op het gebied van de dienstverlening en beoordeelt deze ontwikkelingen op hun relevantie voor het team. Past veranderingen in het aanbod en/of de uitvoering van de dienstverlening toe gericht op verbetering, zowel kwalitatief als kwantitatief, van de te leveren diensten. Houdt zich aan de voorschriften, richtlijnen en gedragscode met betrekking tot de informatiebeveiliging, zoals vastgelegd in het informatiebeveiligingsbeleid van Alrijne. Is verantwoordelijk voor de vastlegging, uitvoering en verbetering van de uitvoering van de servicemanagementprocessen configuratiemanagement en incidentmanagement. Personeelsmanagement Adviseert over de implementatie van het vastgestelde HR-beleid in het eigen team. Realiseert een adequate personele bezetting van het team, zowel kwalitatief als kwantitatief. Voert op teamniveau het HR-beleid uit in al zijn facetten. Financieel beheer en bedrijfsvoering Adviseert de manager van de afdeling informatisering & automatisering over de begrotingen van het eigen team, beheert en bewaakt het afdelingsbudget. Contractbeheer groter dan 1miljoen. Adviseert de manager informatisering & automatisering over de investeringsbegroting op het gebied van informatisering en automatisering van alle zorggroepen en ondersteunende afdelingen en stelt business cases op. Beheert ruimten, inventaris, materialen en middelen. Bevordert de doelmatigheid van de bedrijfsvoering en stimuleert kostenbewustzijn. profiel/alrijne Zorggroep/Hoofd ICT Operations/18 september 2015 8 van 12
3 Profiel Kennis en ervaring U beschikt over een academisch werk- en denkniveau en een relevante opleiding zoals bijvoorbeeld bedrijfskundige informatica. Meerjarige managementervaring op het vakgebied plus grondige kennis van en ervaring met complexe technische infrastructuren (data centers, heterogene infrastructuren, virtualisatietechnieken, service provisioning) in een zorginstelling of een vergelijkbare bedrijf met kritische omgeving. Inhoudelijk sterk op uw vakgebied, up-to-date kennis van o.a. VDI, datacenter technologiëen en hybride cloud oplossingen. Verandermanager, gewend te werken en bij te dragen aan een organisatie in ontwikkeling. Stevige projectmanagementervaring, bekend met het opstellen van business cases. Ervaring met contract- en leveranciersmanagement. Gedragscriteria en vaardigheden Sociaal en communicatief sterk. Organisatiesensitiviteit. Samenwerkingsgericht. Visie. Innovatief. Flexibel, oplossings- en servicegericht. Resultaatgericht. Daadkracht. Relativeringsvermogen, humor. profiel/alrijne Zorggroep/Hoofd ICT Operations/18 september 2015 9 van 12
4 De arbeidsvoorwaarden U kunt in deze positie écht bijdragen aan de ambities van Alrijne, de ontwikkelingen binnen uw team en het Servicecentrum I&A. Fulltime functie voor 36 uur per week. Salaris (full time) fwg 60 CAO Z (voorlopige waardering/inschaling), exclusief vakantiegeld en eindejaarsuitkering (8,33%). Standplaats Leiden en/of Leiderdorp (nog nader te bepalen). Er wordt standaard gestart met een jaarcontract dat na één jaar bij goed functioneren wordt omgezet in een vast dienstverband. profiel/alrijne Zorggroep/Hoofd ICT Operations/18 september 2015 10 van 12
5 De selectieprocedure De selectie kent twee fasen: 1 Voorselectie door bureau Leeuwendaal Gesprekken door de adviseur van Leeuwendaal met kandidaten op kantoor van Leeuwendaal in Woerden of Den Haag in de week van 5 en 12 oktober. 2 Selectiegesprekken bij Alrijne De vervolgprocedure bij Alrijne is in de weken van 19 en 26 oktober. Een assessment, CVcheck en referentieonderzoek kunnen onderdeel uitmaken van de procedure. Afronding van de procedure zal zo mogelijk vóór eind oktober plaats vinden. profiel/alrijne Zorggroep/Hoofd ICT Operations/18 september 2015 11 van 12
6 Reacties Bij interesse ontvangen wij graag uw CV met motivatiebrief zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk vóór 5 oktober aanstaande. U kunt uw reactie kenbaar maken via de vacature op de site www.leeuwendaal.nl Voor nadere informatie zie: www.alrijnezorggroep.nl profiel/alrijne Zorggroep/Hoofd ICT Operations/18 september 2015 12 van 12