Profiel. Manager IT. 27 januari Opdrachtgever Benelux Bureau voor de Intellectuele Eigendom (BBIE)

Transcriptie

1 Profiel Manager IT 27 januari 2017 Opdrachtgever Benelux Bureau voor de Intellectuele Eigendom (BBIE) Voor meer informatie over de functie Manon Min, adviseur Leeuwendaal Telefoon (088) Voor sollicitatie Niets uit dit profiel mag zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Leeuwendaal gereproduceerd worden.

2 Inhoudsopgave 1 De organisatie 3 2 De functie Manager IT 4 3 De arbeidsvoorwaarden 7 4 De selectieprocedure 8 Manager IT/profiel/27 januari van 8

3 1 De organisatie Het Benelux-Bureau voor de Intellectuele Eigendom (BBIE) is de officiële instantie voor de registratie van merken, modellen en tekeningen in de Benelux. Daarnaast biedt het BBIE de mogelijkheid om het bestaan van ideeën, concepten, ontwerpen, prototypes etc. vast te leggen in het i-depot. Het BBIE staat in nauw contact met vele nationale en internationale organisaties op het gebied van de intellectuele eigendomsrechten. Het BBIE is onderdeel van de Benelux-Organisatie voor de Intellectuele Eigendom (BOIE), een internationale organisatie die onder toezicht staat van zijn Raad van Bestuur. In deze Raad zitten vertegenwoordigers van de drie Benelux landen. Het BBIE is het meest zichtbare orgaan van de Benelux-Organisatie. De complete uitvoering van de regelgeving op het gebied van merken en tekeningen of modellen wordt door dit bureau uitgevoerd. De bijna honderd meertalige medewerkers opereren vanuit het kantoor in Den Haag. Zij werken nauw samen met de nationale diensten in België en Luxemburg. De organisatie van het BBIE bestaat uit twee lijndirecties: de directie Algemene Zaken en de directie Registratie en Juridische Zaken. Met de Directeur-Generaal vormen de twee adjunctdirecteuren het Directiecomité van het BBIE. Elke directie is opgebouwd uit 3 lijnafdelingen. De organisatiestructuur met twee directies is plat en biedt het bureau de gewenste flexibiliteit. Het BBIE kenmerkt zich door de betrokkenheid van de medewerkers. Het BBIE bestaat ruim veertig jaar en is inmiddels uitgegroeid tot een eigentijdse en modelorganisatie op gebied van intellectuele eigendom in Europa. De missie van het BBIE is ervoor te zorgen dat alle merken en modellen in de Benelux geregistreerd worden en dat de burger weet waar, waarom en hoe hij zijn intellectueel eigendom kan beschermen. Het BBIE wil een professionele dienstverlener zijn die zich weet te onderscheiden en werkt daarbij vanuit vier kernwaarden: bevlogen zijn, openstellen, deskundig zijn en ondernemend handelen. Afdeling IT Het BBIE werkt continu aan de verbetering van de dienstverlening en IT speelt daarin een essentiële en cruciale rol. Het BBIE is een registrerende organisatie en sterk afhankelijk van goed werkende IT-systemen. Binnen de afdeling IT (ongeveer 20 medewerkers) werken analisten die zich bezig houden met systeemontwikkeling en onderhoud van de applicaties, systeembeheerders die zich bezig houden met infrastructuur, applicatiebeheerders, helpdeskmedewerkers, een enterprise architect, een IT adviseur, een projectleider en een secretaresse. De afgelopen jaren is veel geïnvesteerd in IT en staat IT strategisch goed op de kaart. Zo is er een nieuw applicatielandschap ontwikkeld en is een ambitieuze roadmap (projectenkalender) opgesteld waarmee innovatie op de agenda staat. Ook is er sprake van een verbeterde business-it alignment. De veranderingen volgen elkaar snel op en dit vraagt van de afdeling up to date kennis van huidige en toekomstige ICT-ontwikkelingen. Vanwege vertrek van de huidige manager IT is deze positie vacant en Leeuwendaal is gevraagd te ondersteunen in de werving en selectie van een nieuwe manager IT. Manager IT/profiel/27 januari van 8

4 2 De functie Manager IT De afdeling IT maakt samen met de afdelingen Financiën en Personeel, Organisatie & Communicatie onderdeel uit van de directie Algemene Zaken. De manager IT is integraal verantwoordelijk voor de afdeling IT, neemt ook daadwerkelijk de lead op IT-gebied en legt verantwoording af aan de Adjunct-Directeur Generaal Algemene Zaken. De manager IT speelt een cruciale rol in het goed functioneren van de IT-organisatie en de kwaliteit van de IT dienstverlening. Prioriteiten voor de komende tijd Het opstellen van een strategie en visie voor de ICT-organisatie en BBIE-architectuur op langere termijn. De uitdaging voor de manager IT is de medewerkers te stimuleren en motiveren in hun ontwikkeling om aan te kunnen blijven sluiten bij alle ontwikkelingen op IT-gebied en mee te kunnen gaan in de innovatie. Dit vraagt om het continu opleiden van mensen en het leggen van verantwoordelijkheden laag in de organisatie om zo de slag te kunnen maken. Hier is de manager IT de drijvende kracht achter. Het managen van de ambitieuze roadmap en het geven van invulling hieraan. BBIE is bezig met de vervanging van alle systemen in de backoffice waardoor er volledig digitaal gewerkt gaat worden. Zowel in- als extern. De daadwerkelijke implementatie moet onder de verantwoordelijkheid van de manager IT plaatsvinden. Door een externe partij wordt een nieuwe website ontwikkeld. De manager IT voert hier de regie op. Resultaatgebieden Management en bedrijfsvoering (hieronder zijn de voor deze positie belangrijkste verantwoordelijkheden weergegeven): - Is lid van het MT. - Vertaalt strategische plannen, doelstellingen en uitgangspunten van de algemene directie naar de IT strategie en plannen voor dienstverlening van de afdeling. - Adviseert over innovatie en verbetering IT-infrastructuur en systemen in afstemming met de Enterprise Architect. - Is samen met het afdelingshoofd Registratie mede verantwoordelijk voor het Service Management, waaronder de totstandkoming en uitvoering van de service catalogus en SLA s. - Ontwikkelt en adviseert over inkoopbeleid op gebied van IT. - Bewaakt uitvoering en realisatie van doelstellingen en daarmee tevens afstemming tussen IT en Business. - Zorgt voor proactieve, effectieve en efficiënte uitvoering van incident en change management afgestemd op de behoeften vanuit de organisatie. - Formuleert een visie, doelen en kerntaken ten aanzien van een afdeling met werkprocessen met een voor de organisatie toonaangevende, vernieuwende of gezichtsbepalende rol. - Geeft leiding aan werkprocessen en aan de realisatie van producten/diensten van de afdeling IT welke zich toelegt op een breed samengesteld werkterrein met een divers aantal deelgebieden. Manager IT/profiel/27 januari van 8

5 - Bevordert de professionaliteit en employability van de medewerkers en ziet toe op ontwikkeling van kennis op gebied van IT en de primaire processen van het bureau. - Signaleert relevante ontwikkelingen en trends op werkveld van IT, beziet deze op consequenties voor de afdeling en anticipeert hierop. Ondersteuning en advisering over directie- en BBIE-beleid: - Draagt mede zorg voor de ontwikkeling vanuit het BBIE-beleid op middellange tot lange termijn. - Adviseert de Adjunct-Directeur Generaal Algemene Zaken t.a.v. directie brede beleidsen/of beheersvraagstukken en onderwerpen met een strategisch-voorbereidend en inhoudelijk complex of multidisciplinair karakter. - Adviseert Adjunct-Directeur Generaal over investeringsvraagstukken. - Verricht periodiek verkenningen en gericht onderzoek naar (arbeidstechnische, technologische, juridische, financieel-economische of bedrijfskundige) ontwikkelingen en trends op eigen vakgebied binnen en buiten het bureau. - Evalueert de uitvoering van de afdelingsplannen en rendement van investeringen en adviseert Adjunct-Directeur generaal over evt. aanpassing van plannen of in de prioritering van projecten en activiteiten. - Behandelt als inhoudelijk of breed-georiënteerd deskundige complexe, inhoudelijke zaken. - Participeert in of geeft op grond van inhoudelijke kennis en ervaring aansturing aan complexe of breed samengestelde projecten ten behoeve van de ontwikkeling en verbetering van producten, diensten en procedures. Vertegenwoordiging afdeling IT/BBIE (hieronder zijn de voor deze positie belangrijkste verantwoordelijkheden weergegeven): - Bouwt en onderhoudt in- en externe netwerken en samenwerkingsverbanden op (beleids)inhoudelijk of bestuurlijk niveau die samenhangen met processen, producten of diensten van de afdeling. - Vertegenwoordigt het BBIE in verschillende overlegorganen op Europees en (inter)nationaal niveau. Levert een actieve bijdrage aan (IT) projecten met een internationaal karakter. - Bevordert totstandkoming en uitvoering van samenwerkingsverbanden, overlegkaders e.d. op eigen beleids- of werkveld. Gewenste functie eisen en competenties van de manager IT: - Beschikt over een WO werk- en denkniveau. - Heeft integrale (project)managementervaring (en een brede bedrijfsmatige blik) in een soortgelijke functie binnen een organisatie waar diplomatiek en tactvol opereren een must is. - Is gewend verantwoordelijkheden laag in de organisatie te leggen en medewerkers te coachen deze nieuwe rol te pakken. - Heeft een duidelijke visie op IT (is vormgever van deze visie) en op toekomstige systeemontwikkelingen en weet de vertaling te maken naar toepassing binnen BBIE. Manager IT/profiel/27 januari van 8

6 - Acteert uitstekend op strategisch niveau en maakt makkelijk de vertaalslag naar tactisch en operationeel niveau. - Heeft inzicht in IT landschappen en weet snel te doorgronden welke oplossing nodig is. Hij heeft veel voeling bij de operatie. Hierbij is het niet perse noodzakelijk dat iemand zelf met zijn voeten in de klei heeft gestaan. - Positioneert IT stevig binnen het MT met oog voor de bredere organisatiebelangen. - Heeft ervaring met opstellen SLA s en contract- en leveranciersmanagement. - Heeft kennis van ontwikkelingen in internationale context. - Spreekt vloeiend Nederlands en Engels. Frans is een pre en de manager IT is bereid indien nodig zich deze taal eigen te maken. Competenties organisatiebreed Bevlogen zijn. Openstellen. Deskundig zijn. Ondernemend handelen. Functie specifiek Motiveren. Klantgericht handelen. Omgevingssensitiviteit. Visie. Creatief zijn. Overtuigen. Persoonlijkheidsprofiel De manager IT is van nature diplomatiek, straalt natuurlijk overwicht uit en staat stevig in zijn schoenen. Durft stelling te nemen en voor de belangen van zijn afdeling te staat, ook in MT verband. Is zelfredzaam en zelfwerkzaam, maar blijft altijd in verbinding met zijn omgeving. Beweegt zich makkelijk in een wat formelere setting en spreekt de taal van de IT-werkvloer. Is zichtbaar voor zijn team en haalt plezier uit het laten groeien van mensen in hun rol en daarmee ook het laten groeien van een team. Met humor en relativeringsvermogen beweegt hij zich in de organisatie. Manager IT/profiel/27 januari van 8

7 3 De arbeidsvoorwaarden Het betreft een fulltime functie (36 uur). Het BBIE heeft een aantrekkelijk arbeidsvoorwaardenpakket. De salarisindicatie van de manager IT bedraagt 100k (incl. 13 e maand en vakantiegeld). U start met een jaarcontract met optie tot verlenging voor 5 jaar. Manager IT/profiel/27 januari van 8

8 4 De selectieprocedure De selectie kent twee fasen: 1 Voorselectie door bureau Leeuwendaal Gesprekken door de adviseur van Leeuwendaal met kandidaten. Geschikte kandidaten worden op papier gepresenteerd aan het BBIE (longlist). De selectiecommissie aldaar beslist welke kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek (shortlist). 2 Selectie door het BBIE Na het vaststellen van de shortlist, voeren kandidaten gesprekken met de selectiecommissie. Daarna vindt (eventueel) een assessmentonderzoek plaats, het referentieonderzoek, arbeidsvoorwaardengesprek en een CV-screening/integriteitsonderzoek via een onafhankelijk bureau: de Validata Group. Manager IT/profiel/27 januari van 8