Inhoud Procesbeschrijving... 2 Voorwaarden toegangsrechten... 3 Vastleggen zorgafspraken... 4 Aanmaken mutaties... 4 Koppel producten aan mutaties... 4 Aanmaken zorgtaak... 5 Plannen van zorg... 7 Per keer inplannen... 7 Inplannen met behulp van herhalingspatroon... 9 Zorgtaken koppelen aan medewerkers... 11 Extra informatie aan zorgtaak koppelen... 12 Verantwoorden via PlanCare Dossier en web... 14 Mijn Agenda via PlanCare Dossier... 14 Cliënt Agenda via PlanCare Dossier... 15 Mijn Agenda via Internet browser... 17 Aanmaken Cliënt planning via Mijn Agenda... 19 Cliënt planning (Mijn Agenda)... 19 Vrije planning (Mijn Agenda)... 23 Bewerken van afspraken (Mijn Agenda)... 25 Printen Rapporten medewerker... 27 Printen Rapporten cliënt... 28 Rapporten in PlanCare Dossier... 29 Cliënt Agenda via Internet browser... 29 Aanmaken losse afspraken via Cliënt Agenda... 30 Vrije planning (CliëntAgenda)... 31 Bewerken van losse afspraken (Cliënt Agenda)... 32 Verantwoorden van zorgtaken via website en PlanCare Dossier... 34 Verantwoorden van ongeplande cliëntgebonden zorgtaken via web... 36 Bewerken en verwijderen verantwoording via web... 39 Verantwoorden van zorgtaken via PDA... 40 Verantwoorden van geplande taken... 42 Verantwoorden van ongeplande cliëntgebonden taken... 45 Afsluiten en verwerken... 47 Realisatie bekijken in PlanCare Dossier... 48 De Heer Software Pagina 1 van 48
Procesbeschrijving PlanCare Dossier Zorgplanning bestaat uit een aantal onderdelen die tezamen het plannings- en verantwoordingsproces vormen voor de zorg. Onderstaand is een grafische weergave van de achtereenvolgende stappen in het proces opgenomen. 1. Vastleggen zorgafspraken 2. Aanmaken mutatie 3. Koppel product(en) aan mutatie 4. Aanmaken zorgtaak 5. Plannen van zorgtaken 6. Verantwoorden via web 6. Verantwoorden via PDA 7. Realisatie bekijken in PlanCare Dossier De Heer Software Pagina 2 van 48
Voorwaarden toegangsrechten Voor deze functionaliteit moeten de volgende rechten zijn toegekend via het menu: Bestand Systeemfuncties Toegangsrechten. Onder de categorie Functies is onderstaande optie terug te vinden. Dit recht is gekoppeld aan het kunnen aanmaken van een zorgtaak via het scherm Koppeling Product/Mutatie, te benaderen via het tabblad Mutaties. Zie voor verdere informatie het kopje Aanmaken Zorgtaak in deze handleiding. Onder de categorie Functies is onderstaande optie terug te vinden. Dit recht is gekoppeld aan het kunnen raadplegen van de Cliënt Agenda via de knop Zorgplanning cliënt op het dossier van de cliënt. Onder de categorie Menu is onderstaande optie terug te vinden. Dit recht is gekoppeld aan het kunnen raadplegen van de Medewerker Agenda via het menu-item Verantwoording Zorgplanning Medewerker. Met deze functie worden in een kalender de ingeplande taken voor de ingelogde medewerker getoond. De Heer Software Pagina 3 van 48
Vastleggen zorgafspraken In het contractformulier worden de zorgafspraken met de cliënt vastgelegd. Deze afspraken zijn in de basis gebaseerd op de indicatie die voor de cliënt is afgegeven, maar worden daarna verder geïndividualiseerd. De werking van het contractformulier wordt niet in deze handleiding besproken, maar in de handleiding Zorgafspraken in producten/handelingen. Alle actuele handleidingen zijn te vinden onder het menu-item Help van PlanCare Dossier. Aanmaken mutaties Iedere zorgtaak die wordt gepland is gekoppeld aan een mutatie. Dit vanwege het feit dat de verantwoorde zorgtaken moeten terugkomen als productie in PlanCare Dossier. Om dus zorgtaken te kunnen aanmaken moet er eerst een mutatie gemaakt zijn/worden 1. Open het dossier van de cliënt Klik op de knop stamgegevens/personalia Klik op het tabblad mutaties Voeg een mutatie toe of selecteer een bestaande mutatie Koppel producten aan mutaties Voordat er zorgtaken kunnen worden aangemaakt, moet er eerst een product aan een mutatie worden gekoppeld. Alleen een gekoppeld product (eenheid: uren of minuten) kan worden ingezet om een zorgtaak te maken 2. Klik op de knop koppel producten aan mutatie linksonder in het scherm, het volgende scherm wordt geopend. 1 Het toevoegen van een mutatie wordt verder beschreven in de handleiding Basisregistratie 2 Het koppelen van een product aan een mutatie wordt verder beschreven in de handleiding Onderhoud Producten De Heer Software Pagina 4 van 48
Gebruik de knoppen rechts onder het venster om producten toe te voegen, te bewerken of te verwijderen. Er kan eventueel gebruik gemaakt worden van in het contract opgenomen afspraken. Aanmaken zorgtaak Klik in het scherm Koppeling Product/Mutatie op het tabblad Planning Per gekoppeld product kunnen er één of meerdere zorgtaken worden aangemaakt. Per zorgtaak kan er slechts één herhalingspatroon worden toegepast. Indien het product H300 - Begeleiding op maandag/woensdag/vrijdag van 09.00 10.00 geleverd gaat worden en op dinsdag/donderdag/zaterdag/zondag van 09.30 10.30, dan moeten er twee zorgtaken aangemaakt worden. Klik op het groene plusje rechtsonder het onderste venster om een zorgtaak toe te voegen. Selecteer vervolgens het product waarvoor de zorgtaak aangemaakt moet worden. Er kunnen alleen zorgtaken worden gemaakt voor producten waarvan de eenheid uren of minuten is. De Heer Software Pagina 5 van 48
Het is ook mogelijk om een samengesteld product te kiezen. Dit kan alleen als er percentages zijn ingevuld bij de gekoppelde producten aan de mutatie (bovenste venster). De verantwoording van een zorgtaak op het samengestelde product zal worden weggeschreven met de percentages die bij de betreffende producten zijn ingevuld 3. 3 Zie voor meer informatie de handleiding Onderhoud Producten De Heer Software Pagina 6 van 48
Binnen PlanCare Dossier kunnen zorgtaken alleen aangemaakt worden. Ze kunnen niet worden verwijderd. Indien een zorgtaak verwijderd moet worden, dan moet dit vanuit het digitale planbord (Uniplanning) gebeuren. De begin- en einddatum van de zorgtaak lopen gelijk met de begin- en einddatum van de mutatie. Als de mutatie wordt gewijzigd of gestopt, dan zal de betreffende zorgtaak en het bijbehorende herhalingspatroon stoppen. Plannen van zorg 4 Start de applicatie PlanCare Dossier Zorgplanning (UniPlanning) en log in. In de linkerkolom is de zorgtaak nu verschenen. Indien deze niet gevonden wordt, moet op de betreffende zorgcategorie bovenin de linkerkolom geklikt worden om de bijbehorende zorgtaken terug te vinden. Er zijn twee manieren om een zorgtaak te plannen. - Per keer inplannen - Inplannen met behulp van een herhalingspatroon Per keer inplannen Selecteer de dag waarop de zorgtaak gepland moet worden door op de kalender naast de datum boven in het scherm te klikken. 4 Zie voor meer informatie over het inrichten van deze applicatie de handleiding Inrichting PlanCare Dossier Zorgplanning en voor het gebruiken van de applicatie de handleiding gebruikers PlanCare Dossier Zorgplanning. De Heer Software Pagina 7 van 48
Als de juiste datum gekozen is, klik dan met de linkermuisknop op de zorgtaak in de linkerkolom en sleep deze naar een van de routes (grijze vlakken). Laat vervolgens de muisknop los. De zorgtaak is nu op de betreffende dag ingepland. Herhaal dit voor iedere dag dat de zorgtaak uitgevoerd moet worden. De zorgtaak in de linkerkolom is nu niet meer volledig ingekleurd. Indien een geplande taak verplaatst moet worden, kan dit worden uitgevoerd door met de linkermuisknop op de geplande zorgtaak te klikken en deze te verschuiven binnen de route of te verschuiven naar een andere route. De Heer Software Pagina 8 van 48
Tijdens het schuiven verschijnt de begin- en einddatum van de zorgtaak in beeld. Deze verandert mee met het verschuiven. Inplannen met behulp van herhalingspatroon Om een herhalingspatroon aan een zorgtaak te verbinden klik je met de rechtermuisknop op de zorgtaak in de linkerkolom. Kies hierbij voor de optie Herhalingspatroon. Er verschijnt nu een invoerscherm. Vul hier de start- en eindtijd van de zorgtaak in. Tevens kan worden aangegeven met welke frequentie de zorgtaak moet worden uitgevoerd. Dit kan met de opties Dagelijks, Wekelijks en Maandelijks. De Heer Software Pagina 9 van 48
In bovenstaand scherm is het volgende herhalingspatroon ingegeven: Starttijd: 15.00 uur Eindtijd: 15.45 uur Startdatum: 22-06-2009 (standaard is dit de startdatum van de mutatie) Einddatum: Geen Herhaling: Iedere week op maandag, woensdag en vrijdag Er verschijnt nu een icoontje met twee pijltjes rechtsboven in de hoek van de zorgtaak. Door met de muiscursor over het icoontje te bewegen verschijnt de volgende informatie in beeld Tevens is in PlanCare Dossier het herhalingspatroon ingevuld in het koppelscherm Koppeling Product / Mutatie. Dit is te zien in het volgende scherm. Om de zorgtaak middels het herhalingspatroon te kunnen inplannen wordt met de linkermuisknop op de betreffende taak in de linkerkolom geklikt en wordt deze gesleept naar de gewenste route. Bij het loslaten van de muisknop op de route, wordt de volgende vraag gesteld. De Heer Software Pagina 10 van 48
Indien u kiest voor Startdatum herhaling dan zullen de planningen vanaf de startdatum van het herhalingspatroon worden gepland, in dit geval 01-05-2010. Indien u kiest voor Plannings datum dan zullen de planningen vanaf de gekozen dag worden ingepland, in dit geval dus 31-05-2010. De zorgtaak in de linkerkolom is nu niet meer volledig ingekleurd. Zorgtaken koppelen aan medewerkers Om geplande taken aan een medewerker te koppelen moet de gehele route waarin de geplande taak is opgenomen gekoppeld worden aan een medewerker. Dit doet u door met de rechtermuisknop op de route te klikken. De Heer Software Pagina 11 van 48
Vervolgens kan in het rolmenu de betreffende medewerker worden gekozen. Als een medewerker op de gekozen dag al is ingepland op een andere route, dan verschijnt de volgende melding. Indien hier wordt gekozen voor Ja dan zal de medewerker die dag op twee routes gepland staan. Bij Nee moet een andere medewerker gekozen worden. Extra informatie aan zorgtaak koppelen Aan een specifieke geplande taak kan extra informatie worden meegegeven. Deze informatie is te zien in de WebAgenda van de medewerker en verschijnt ook in de PDA-versie. Om extra informatie aan een geplande taak te kunnen verbinden klikt men met de rechtermuisknop op de betreffende geplande zorgtaak op de datum dat de extra informatie moet worden toegevoegd. De Heer Software Pagina 12 van 48
Er verschijnt nu een invoerscherm. Vul de extra informatie in en klik op OK. De Heer Software Pagina 13 van 48
Verantwoorden via PlanCare Dossier en web De geplande taken kunnen door de medewerker worden geraadpleegd en verantwoord via de website van PlanCare Dossier ZorgPlanning. Deze is op twee manieren te benaderen; via de applicatie PlanCare Dossier of via de web browser. Mijn Agenda via PlanCare Dossier Een medewerker kan vanuit PlanCare Dossier de geplande taken inzien en verantwoorden. Via het menu Verantwoording Zorgplanning medewerker wordt Mijn Agenda van de ingelogde medewerker opgevraagd. Vervolgens verschijnt het volgende scherm. De Heer Software Pagina 14 van 48
Boven in het scherm is terug te vinden dat de agenda voor medewerker DHCS is opgevraagd. Door met de muis over een blokje heen te bewegen is de extra informatie terug te vinden die voor de geplande taak is ingevoerd. Met de kalender links in het scherm kan er een andere datum of week gekozen worden. Met de tijdvelden rechtsboven in het veld kan het tijdframe worden aangepast dat getoond wordt in het scherm. Verderop in deze handleiding wordt besproken hoe in Mijn Agenda: - Planningen worden aangepast en afgerond - Een Cliënt planning wordt gemaakt - Een vrije planning wordt gemaakt Cliënt Agenda via PlanCare Dossier Ook de Cliënt Agenda is vanuit PlanCare Dossier te raadplegen. Open hiervoor het dossier van de betreffende cliënt. Klik vervolgens op de knop Zorgplanning Cliënt om de geplande taken voor de cliënt te raadplegen. Vervolgens wordt het volgende scherm getoond. De Heer Software Pagina 15 van 48
Bovenin het scherm is te zien voor welke cliënt de agenda getoond wordt. Hier vindt u de naam van de cliënt samen met de geboortedatum en het BSNnummer. Met de kalender links in het scherm kan er een andere datum of week gekozen worden. Met de tijdvelden rechtsboven in het veld kan het tijdframe worden aangepast dat getoond wordt in het scherm. Verderop in deze handleiding wordt besproken hoe een vrije planning voor een cliënt kan worden toegevoegd in de Cliënt Agenda. De Heer Software Pagina 16 van 48
Mijn Agenda via Internet browser Indien de organisatie ZorgPlanning ook via het internet/intranet beschikbaar stelt kunnen de geplande taken en de verantwoording ervan ook via de web browser geraadpleegd worden. Neem voor het benodigde webadres contact op met uw systeembeheerder. Bij het oproepen van ZorgPlanning via de internet browser moet men eerst inloggen. Hiervoor wordt de inlognaam en wachtwoord van PlanCare Dossier gebruikt. Als uw inlognaam niet in de lijst voorkomt, neem dan contact op met de applicatiebeheerder. Na het inloggen verschijnt het volgende scherm. De Heer Software Pagina 17 van 48
Door op Mijn Agenda te klikken komt men in de eigen medewerkeragenda terecht. Door met de muis over een geplande taak te bewegen verschijnt de bijbehorende informatie als tooltip in beeld. De Heer Software Pagina 18 van 48
Aanmaken Cliënt planning via Mijn Agenda Medewerkers kunnen zelf vanuit de internet browser of via het menu-item Zorgplanning medewerker in PlanCare Dossier, losse afspraken toevoegen in Mijn Agenda. Men kan hier kiezen uit cliëntgebonden (Cliënt planning) of cliëntongebonden (Vrije planning) afspraken. Cliënt planning (Mijn Agenda) De onderstaande werkwijze is voor ZorgPlanning in de internet browser en ZorgPlanning in PlanCare Dossier gelijk. Klik op de knop Mijn Agenda in de linkerkolom van het scherm. Klik vervolgens op de knop Cliënt planning in de linkerkolom van het scherm. Het volgende scherm verschijnt. Kies de datum waarvoor de afspraak ingepland moet worden. In het veld Naam kan een deel van de zoeknaam van de cliënt worden ingevuld (minimaal drie karakters). Er verschijnt een lijst met mogelijke keuzes. De Heer Software Pagina 19 van 48
Selecteer de cliënt waarvoor de afspraak moet worden gemaakt. In het venster Project verschijnen nu de lopende mutaties voor de cliënt. Na het selecteren van een mutatie verschijnen in de kolom Producten de mogelijke producten waarvoor een afspraak gepland kan worden. De Heer Software Pagina 20 van 48
Door het gewenste product te selecteren wordt het onderste deel van het scherm gevuld. In het veld Indirect type kan worden aangegeven welke soort afspraak gemaakt wordt. De mogelijke opties hebben te maken met de specifieke inrichting voor de organisatie. Vul vervolgens de Van en Tot tijd in. Het is eventueel mogelijk om extra informatie toe te voegen aan deze taak. Klik vervolgens op Opslaan. De Heer Software Pagina 21 van 48
De taak is nu toegevoegd aan agenda van de medewerker. De afspraak is ook terug te vinden in de agenda van de cliënt. De afspraak heeft een andere kleur omdat het een zelf ingeplande afspraak betreft. De Heer Software Pagina 22 van 48
Vrije planning (Mijn Agenda) De onderstaande werkwijze is voor ZorgPlanning in de internet browser en ZorgPlanning in PlanCare Dossier gelijk. Het gaat hier om niet-cliëntgebonden afspraken. Bij het verantwoorden zullen deze taken wel worden geregistreerd in PlanCare Dossier. Klik op de knop Mijn Agenda in de linkerkolom van het scherm. Klik vervolgens op de knop Vrije planning in de linkerkolom van het scherm. Het volgende scherm verschijnt. Kies de datum waarvoor de afspraak ingepland moet worden. In het veld Indirect type kan worden aangegeven welke soort afspraak gemaakt wordt. De mogelijke opties hebben te maken met de specifieke inrichting voor de organisatie. Vul vervolgens de Van en Tot tijd in. Het is eventueel mogelijk om extra informatie toe te voegen aan deze taak. De Heer Software Pagina 23 van 48
Klik vervolgens op Opslaan. De taak is nu toegevoegd aan de agenda van de medewerker. De afspraak heeft een andere kleur omdat het een zelf ingeplande afspraak betreft. De Heer Software Pagina 24 van 48
Bewerken van afspraken (Mijn Agenda) In Mijn Agenda kunnen afspraken geopend worden om af te ronden, aan te passen of te verwijderen. Afspraken/planningen die vanuit het digitale planbord zijn aangemaakt kunnen niet worden verwijderd in deze weergave. Deze planningen hebben een blauwe kleur. Een afspraak kan worden aangepast door met de linkermuistoets te klikken op het plusje in de linkerbovenhoek van de afspraak. Het volgende scherm verschijnt. Klik vervolgens op Aanpassen om de afspraak te bewerken of Verwijderen om de taak te verwijderen. Bij het klikken op Aanpassen verschijnt het volgende scherm. De Heer Software Pagina 25 van 48
Klik op Annuleer om te annuleren of Aanpassen om de aanpassing door te voeren. De Heer Software Pagina 26 van 48
Printen Rapporten medewerker Via de internet browser is het ook mogelijk om een looplijst te printen voor de geselecteerde week. Klik hiervoor op het item Mijn Rapporten linksonder in het scherm en kies vervolgens op een van de beschikbare rapporten. In dit overzicht worden alle zorgtaken getoond die in de geselecteerde week nog moeten worden verantwoord door de ingelogde medewerker. Door op de printknop te klikken kan men het overzicht printen. De Heer Software Pagina 27 van 48
Printen Rapporten cliënt Via de internet browser is het ook mogelijk om een looplijst te printen voor de geselecteerde week. Klik hiervoor op het item Cliënt Agenda linksonder in het scherm en kies vervolgens voor Planning Cliënt. De Heer Software Pagina 28 van 48
Rapporten in PlanCare Dossier In PlanCare Dossier is een aantal standaard rapporten toegevoegd. Deze zijn op te vragen door binnen PlanCare Dossier achtereenvolgens op Management SQL rapporten te klikken. In de rapportagecategorie Zorgplanning Management zijn verschillende rapporten te vinden. Cliënt Agenda via Internet browser De agenda van de cliënt kan worden opgeroepen door op het item Cliënt Agenda linksonder in het scherm te klikken. Het volgende scherm verschijnt. Vervolgens kan men (een deel van) de zoeknaam invoeren in het zoekveld in de linkerkolom van het scherm (minimaal drie karakters). Er verschijnen dan suggesties van cliënten waar de ingelogde medewerker toegang toe heeft. De Heer Software Pagina 29 van 48
Selecteer de betreffende cliënt uit de lijst en klik op OK. Aanmaken losse afspraken via Cliënt Agenda Medewerkers kunnen zelf vanuit de internet browser of via de knop ZorgPlanning cliënt op het dossier van de cliënt in PlanCare Dossier, losse afspraken toevoegen in de agenda van de cliënt. De Heer Software Pagina 30 van 48
Vrije planning (CliëntAgenda) De onderstaande werkwijze is voor ZorgPlanning in de internet browser en ZorgPlanning in PlanCare Dossier gelijk. Het gaat hier om cliëntgebonden afspraken. Deze afspraken kunnen niet worden verantwoord en zullen niet worden geregistreerd in PlanCare Dossier als zijnde productie-uren. Klik op de knop Cliënt Agenda in de linkerkolom van het scherm. Selecteer een cliënt door een deel van de zoeknaam in te vullen in de linkerkolom van het scherm onder Zoek cliënt. Klik vervolgens op de knop Vrije planning in de linkerkolom van het scherm. Het volgende scherm verschijnt. Kies de datum waarvoor de afspraak ingepland moet worden. In het veld Indirect type kan worden aangegeven welke soort afspraak gemaakt wordt. De mogelijke opties hebben te maken met de specifieke inrichting voor de organisatie. Vul vervolgens de Van en Tot tijd in. Het is eventueel mogelijk om extra informatie toe te voegen aan deze taak. Klik vervolgens op Opslaan. De Heer Software Pagina 31 van 48
De taak is nu toegevoegd aan de Cliënt Agenda. De afspraak heeft een andere kleur omdat het een zelf ingeplande afspraak betreft. Bewerken van losse afspraken (Cliënt Agenda) In een Cliënt Agenda kunnen alleen zelf gemaakte afspraken geopend worden. Afspraken/planningen die vanuit het digitale planbord zijn aangemaakt kunnen niet worden geopend in deze weergave. Een vrije planning kan worden aangepast door met de linkermuistoets te klikken op het groene plusje aan de bovenkant van de afspraak. Het volgende scherm verschijnt. De Heer Software Pagina 32 van 48
Klik vervolgens op Aanpassen om de afspraak te bewerken of Verwijderen om de taak te verwijderen. Bij het klikken op Aanpassen verschijnt het volgende scherm. Klik op Annuleer om te annuleren of Aanpassen om de aanpassing door te voeren. De Heer Software Pagina 33 van 48
Verantwoorden van zorgtaken via website en PlanCare Dossier Een zorgtaak wordt verantwoord door met de linkermuisknop op het groene plusje aan de bovenkant van de taak klikken. Vervolgens verschijnt het volgende scherm. De Heer Software Pagina 34 van 48
Klik vervolgens op Afronden om de zorgtaak te kunnen afronden. Het volgende scherm verschijnt. Na het controleren en eventueel aanpassen van de tijd, wordt op Afronden geklikt. De taak is nu verantwoord en geregistreerd in PlanCare Dossier. Er verschijnt nu een groen vinkje aan de bovenkant van de taak. De Heer Software Pagina 35 van 48
De taken kunnen ook in een keer voor de gehele dag worden afgemeld. Dit kan door op het groene vinkje boven in de agenda te klikken. Vervolgens verschijnt de volgende melding: Na het klikken op OK zullen alle taken voor deze dag in een keer worden afgemeld. LET OP: eventuele aanpassing van taken moeten vooraf worden ingevoerd. Na het afronden van de taken kunnen deze niet meer bewerkt worden. Het verantwoorden van de zorgtaken via PlanCare Dossier verloopt hetzelfde als hierboven omschreven. Verantwoorden van ongeplande cliëntgebonden zorgtaken via web Binnen de website kunnen ook de ongeplande cliëntgebonden uren ingevoerd worden. Klik hiervoor op het item Tijdverantwoording linksonder in het scherm. De Heer Software Pagina 36 van 48
Kies de datum waarvoor de ongeplande taak moet worden ingevoerd (standaard: vandaag). Eventueel eerdere verantwoorde (geplande) taken worden getoond onder het kopje Geboekte uren. Voer onder het kopje Cliënt een deel van de zoeknaam van de cliënt in (minimaal drie karakters). Er verschijnen dan suggesties van cliënten waar de ingelogde medeweker toegang toe heeft. Door op een cliënt uit de lijst te klikken wordt de lijst onder het kopje Project gevuld met de actieve mutaties waarop tijd geschreven mag worden. Selecteer de mutatie waarvoor tijd geschreven moet worden. Vervolgens wordt de lijst onder het kopje Product gevuld met de producten waarvoor tijd geschreven mag worden. Hierbij wordt rekening gehouden met de producten die de ingelogde medewerker mag registreren. Kies vervolgens het product waarvoor tijd moet worden geschreven uit de lijst. Het volgende invoerscherm verschijnt. De Heer Software Pagina 37 van 48
Onder het kopje Nieuwe ingave kan de registratie worden ingevoerd. Vervolgens wordt op Opslaan geklikt om de registratie in PlanCare Dossier weg te schrijven. De regel wordt tevens zichtbaar onder het kopje Geboekte Uren. Indien nu gewisseld wordt van datum zullen de gegevens die in het invoerscherm kunnen blijven staan, bewaard blijven. Dit ten gunste van een efficiënte invoer. De Heer Software Pagina 38 van 48
Bewerken en verwijderen verantwoording via web De ingevoerde verantwoording kan via de internet browser worden aangepast of verwijderd. Om een regel aan te passen klikt men op het linker icoontje. Vervolgens verschijnt het volgende scherm. In dit scherm kan de ingevoerde informatie worden aangepast. De informatie wordt opgeslagen door op Opslaan te klikken. Een ingevoerde tijdsregel kan verwijderd worden door op het rechter icoontje te klikken. Voor dat de regel definitief verwijderd wordt, wordt de volgende vraag gesteld Door op OK te klikken wordt de regel definitief verwijderd. De Heer Software Pagina 39 van 48
Verantwoorden van zorgtaken via PDA Zowel geplande als ongeplande taken kunnen worden verantwoord via de PDA applicatie van PlanCare Dossier ZorgPlanning (UniPDA). Start de applicatie op de PDA. Het volgende scherm verschijnt. Om de applicatie te kunnen gebruiken moet eerst ingelogd worden. Gebruik hiervoor de inloggegevens van PlanCare Dossier. Er kan offline alleen ingelogd worden met de gegevens van de laatste gebruiker op de PDA. Indien inloggen niet lukt, wordt de volgende vraag gesteld: Indien er een verbinding is met de webservice op het netwerk, kan er met andere inloggegevens worden ingelogd op de applicatie. Indien er nog steeds niet kan worden ingelogd, verschijnt de melding Username/Password NOT ok onder in het scherm van de PDA. Neem in dit geval contact op met de applicatiebeheerder De Heer Software Pagina 40 van 48
Indien u bent ingelogd, verschijnt het scherm dat hieronder is weergegeven. Indien men online is met het systeem kan eerst worden gestart met het vernieuwen van de gegevens. Dit wordt gedaan door op de knop naast het item Gegevens vernieuwen te klikken. De status wordt weergegeven tijdens het vernieuwen Na afronding verschijnt De Heer Software Pagina 41 van 48
Verantwoorden van geplande taken Na het vernieuwen van de gegevens kan de werklijst worden opgeroepen. Klik hiervoor op de knop naast het item Werklijst. Het volgende scherm wordt geopend. Indien er voor de gekozen dag (standaard: vandaag) geen zorgtaken gepland zijn, zal de werklijst leeg zijn. Indien de zorgtaken voor een andere dag bekeken moeten worden, selecteer dan een andere datum door op het datumveld te klikken boven in het scherm. Er verschijnt nu een kalender waar de gewenste datum geselecteerd kan worden. Er kan ook gebruik gemaakt worden van de pijltjes naast het datumveld om naar de volgende of vorige dag te veranderen. Onder in het scherm is terug te vinden voor welke periode er zorgtaken opgehaald zijn. Taken met een [P] zijn geplande taken, ingegeven vanuit het digitale planbord. Taken met een [O] zijn ongeplande taken die los ingevoerd zijn op de PDA. Indien bij de geplande taak een sterretje achter de tijd is weergegeven, dan is er extra informatie van toepassing. Door een taak uit de werklijst langdurig aan te raken, wordt een detailscherm getoond met meer informatie over de cliënt en de zorglevering. Klik op Sluiten om het venster te verlaten. De Heer Software Pagina 42 van 48
Een zorgtaak kan worden geopend door er op te klikken en vervolgens rechtsonder op de knop Verder te klikken. In het registratiescherm kunnen de datum, starttijd en eindtijd worden aangepast indien nodig. Bij het aanklikken van het blauwe sterretje boven de start- en eindtijd wordt de huidige tijd ingevoerd in het veld. De kleur van het sterretje verandert dan in rood, waarmee wordt aangegeven dat er al eens op deze knop geklikt is. In het scherm wordt in rode karakters aangegeven binnen welke tijdsperiode de taak mag worden afgemeld. De ondergrens wordt bepaald door de bevroren periode, zoals die in PlanCare Dossier is aangegeven bij optie Mutaties bevriezen, de bovengrens wordt bepaald door het aantal dagen dat er in de toekomst mag worden verantwoord. Dit is een parameter die is ingesteld in het digitale planbord (UniPlanning). In het veld Opmerkingen kan extra informatie worden toegevoegd. Ook in dit scherm is het mogelijk om de extra dossierinformatie in beeld te krijgen. Klik hiervoor eenmaal op de naam van de cliënt boven in het scherm. Via de knop Info komt de extra taakinformatie in beeld en via de knop Werkomschrijving is terug te vinden onder welk product de registratie wordt weggeschreven. Om de registratie af te breken kan op Terug geklikt worden. Om de taak te verantwoorden wordt op Gereed geklikt.. De Heer Software Pagina 43 van 48
Men komt nu terug in het scherm van de werklijst. De verantwoorde taak is doorgestreept en veranderd van kleur. Door nogmaals op de taak te klikken en vervolgens op de knop Verder rechts onderin het scherm, kan de verantwoorde taak nog eens bewerkt worden. De Heer Software Pagina 44 van 48
Verantwoorden van ongeplande cliëntgebonden taken Ook ongeplande cliëntgebonden uren kunnen worden geregistreerd via de PDA. Klik hiervoor in de Werklijst op de knop Ongepland onderin het scherm. Het volgende scherm verschijnt. Door een deel van de zoeknaam in te vullen en vervolgens op de knop Zoek te drukken verschijnt er een lijst met cliënten die aan de zoekterm voldoen. Door op een cliënt te klikken verschijnen de mogelijk producten in het onderste deel van het scherm.. Hierbij wordt zowel rekening gehouden met de producten die op de mutatie van de cliënt zijn ingevoerd, alsook de producten die de medewerker mag leveren. Indien er meer dossierinformatie gewenst is over een bepaalde cliënt kan de regel met cliëntinformatie enkele seconden aangeraakt worden. Vervolgens verschijnt er een pop-up met additionele informatie. Klik op Sluiten om de pop-up te verlaten. Klik op Maken om een nieuwe registratie aan te maken op basis van de geselecteerde gegevens. De Heer Software Pagina 45 van 48
Het volgende scherm verschijnt: De ongeplande taak kan nu worden ingevoerd zoals beschreven op pagina 43 van deze handleiding. Indien de ongeplande taak niet moet worden aangemaakt, kan op de knop Verwijder geklikt worden. Indien de ongeplande taak correct ingevoerd is wordt deze met de knop Gereed vastgelegd. Vervolgens wordt de ongeplande taak getoond in de Werklijst. Indien gewenst kunnen de geplande of ongeplande registraties nog aangepast worden. Klik hiervoor op de betreffende doorgestreepte taak en klik op Verder. Een ongeplande taak zou eventueel ook nog verwijderd kunnen worden. Taken met een [P] zijn geplande taken, ingegeven vanuit het digitale planbord. Taken met een [O] zijn ongeplande taken die los ingevoerd zijn op de PDA. De Heer Software Pagina 46 van 48
Afsluiten en verwerken Nadat men klaar is met het registreren van de geplande en ongeplande zorg kan de applicatie worden afgesloten. Klik hiervoor op de knop Terug om in het hoofdscherm terug te keren. Indien er een verbinding is met het netwerk, kunnen de verantwoorde taken op de PDA worden gesynchroniseerd. Klik op de knop naast het item Gegevens vernieuwen om de registraties weg te schrijven in PlanCare Dossier. De status wordt weergegeven tijdens het vernieuwen. Na afronding verschijnt: Indien offline gewerkt wordt, kan de applicatie worden afgesloten door op de knop Stop te klikken. Vervolgens kan via menu-item File de optie Exit gekozen worden. Bij de eerstvolgende keer dat er weer verbinding is met het netwerk kunnen de verantwoorde taken alsnog worden gesynchroniseerd. De Heer Software Pagina 47 van 48
Realisatie bekijken in PlanCare Dossier De verantwoorde tijdsregistratie vanuit het digitale planbord, de website en de PDA is terug te vinden in de module Tijdverantwoording van PlanCare Dossier. Deze is te vinden onder het menu Verantwoording Tijdverantwoording. Registraties kunnen afhankelijk van autorisatie en bevroren periode via dit scherm aangepast of verwijderd worden. De Heer Software Pagina 48 van 48