voorstel aan de gemeenteraad Aan de raad van de gemeente gouda dienst / proj. Directie Dienst Bedrijfsvoering Afdeling Belastingen Steller E. van Lent Onderwerp Samenwerking belastingtaken Telefoon 0182-588605 Voorstelnummer 95 gouda div-nummer 548711 1. Voorstel toestemming te verlenen voor de oprichting van een Gemeenschappelijke Regeling waarin Gouda samen met andere gemeenten en het Hoogheemraadschap Rijnland per streefdatum 1 juli 2010 de belastingtaken onder zal brengen. in te stemmen met de aanwending van de Reserve Organisatieontwikkeling ter dekking van de incidentele kosten tot een maximum van 1,3 mln. 2. Inleiding In het kader van Optima Forma is door de raad besloten om de rol die de gemeente in de uitoefening van veel van zijn taken vervult, om te buigen; te weten van een uitvoerende naar een (meer) regievoerende rol. Hieruit voortvloeiend is bij de besluitvorming rondom de totstandkoming van het Directie Diensten Model de opdracht geformuleerd om uitbesteding van het productieproces van belastingen te onderzoeken. Op 28 maart 2007 heeft het college de raad geïnformeerd over het voornemen van Gouda om samen met andere gemeenten 1 en het Hoogheemraadschap Rijnland een haalbaarheidsonderzoek te doen naar samenwerking op het gebied van de belastingtaken. Als resultaat van bovenstaand proces zijn de vorm en de condities voor de samenwerking in een verdiepingsonderzoek uitgewerkt. Deze zijn eensluidend aan de diverse besturen voorgelegd zodat allen op dezelfde basis tot besluitvorming konden komen, hetgeen van belang is voor het vervolgproces. De belangrijkste bestuurlijke beslispunten voortvloeiende uit het verdiepingsonderzoek zijn: De vorming van een openbaar lichaam. Voor de uitvoering van de belastingtaken van de deelnemers wordt voorgesteld een Openbaar Lichaam te vormen op basis van een Gemeenschappelijk Regeling (GR). Binnen deze GR heeft Gouda een zetel in het Algemeen Bestuur (AB) en als grote gemeente bij toerbuurt een zetel in het Dagelijks Bestuur (DB). In het AB is de zeggenschapsverhouding 55% voor de gemeenten en 45% voor het HHR, waarbij de grote gemeenten tweemaal zoveel stemmen als de kleine gemeenten hebben. 1 Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest, Voorschoten, Wassenaar en Zoeterwoude samenwerking belastingen raadsvoorstel.doc
Het over te dragen taken pakket. De GR zal als opdrachtnemer voor alle deelnemers een standaardtakenpakket van belastingtaken gaan uitvoeren. Daarnaast is het mogelijk en Gouda s keuze om op basis van specifieke afspraken tot een maximale taakoverdracht van de overige belastingtaken te komen. Dit laat onverlet dat een aantal taken die momenteel bij de afdeling Belastingen belegd zijn, bij Gouda achterblijven. Vestigingsplaats. Op basis van minimale reisafstanden, gerekend vanuit de deelnemers, komt Leiden als meest gerede vestigingsplaats in aanmerking. Bij de keuze van het pand is het uitgangspunt dat centraal wordt uitgevoerd wat centraal kan en gebiedsgebonden taken mits efficiënter ook (deels) decentraal kunnen worden uitgevoerd. Communicatie met de burger. De communicatie met de Goudse burger/belastingbetaler zal zoveel mogelijk digitaal verlopen. Persoonlijke contacten zullen in eerste aanleg conform de huidige werkwijze verlopen via de Goudse afdeling KlantContactCentrum en fysieke klantcontacten via de afdeling Publiekszaken. Harmonisatie van de uitvoeringsregels. Om redenen van efficiency zal harmonisatie van de uitvoeringsregels plaatsvinden. O.a. op het punt van data van aanslagoplegging, de betaaltermijnen en kwijtschelding. Er zal zoveel mogelijk met één aanslagbiljet voor zowel de gemeentelijke als de waterschapsheffingen gewerkt gaan worden. Kostenverdeelsleutel. De verdeelsleutel op basis waarvan de deelnemers de kosten van de nieuwe belastingorganisatie op zich nemen. Hierop heeft het college van BenW op 7 oktober 2008 ingestemd met het voornemen om samen met andere gemeenten en het Hoogheemraadschap Rijnland een belastingorganisatie op te richten die per 1 juli 2010 de belastingtaken moet gaan uitvoeren. Dit onder de voorwaarden waarmee het college van BenW eerder op 24 juni 2008 al heeft ingestemd. In dit voorstel vraag het college van BenW de raad toestemming voor de oprichting van een Gemeenschappelijke Regeling waarin Gouda samen met andere gemeenten en het Hoogheemraadschap Rijnland per streefdatum 1 juli 2010 de belastingtaken onder zal brengen. Dit op basis van de in dit voorstel gepresenteerde bestuurlijke en financiële uitgangspunten en consequenties. 3. Toelichting Argumenten 1.1 Voordelen voor de burger Het samenwerkingsonderzoek heeft aangegeven dat het belang en de voordelen ook voor de Goudse burger en categorieën belastingbetalers duidelijk aanwezig zijn. De gemeentelijke en waterschapsbelastingen worden via één aanslagbiljet geheven; aanvragen kwijtschelding of betalingsregelingen behoeven slechts éénmaal bij één organisatie aangevraagd te worden en ook over de invordering is slechts contact met één organisatie. 1.2 Kwaliteit en continuïteit van de uitvoering Samenwerking leidt voor de nieuwe uitvoeringsorganisatie tot verhoging van kwaliteit, de robuustheid en de continuïteit van de uitvoering; bestaande kwetsbaarheden worden opgelost. In de nieuwe organisatie is meer kennis, kunde en formatie aanwezig om op de veranderende en, ook voor de burger, complexer wordende wet- en regelgeving in te spelen. 1.3 De belastingsamenwerking levert een kostenvoordeel op Samenwerking levert maatschappelijke baten op. Door efficiencyvoordelen worden de perceptiekosten verlaagd en levert de belastingsamenwerking ten opzichte van het zelf doen een structureel kostenvoordeel op. Voor een gedetailleerde uitwerking wordt naar paragraaf 4 verwezen. Verschillende gemeenten overwegen momenteel of zij alsnog zullen toetreden, wellicht zelfs al per 1 juli 2010. Daarnaast is er de verwachting dat andere gemeenten de aankomende jaren zullen besluiten alsnog op een later moment toe te treden. Het toetreden van nieuwe partners zal leiden tot een nog efficiëntere over-all organisatie en derhalve tot netto lagere uitvoeringslasten voor Gouda. Daarnaast zijn toetreders een entree-fee verschuldigd waarmee de oprichters van het eerst uur (waaronder Gouda) worden gecompenseerd voor de gemaakte incidentele projectkosten.
Een belangrijk risico dat zich voor Gouda kan voordoen is dat gezien de beoogde vestigingsplaats een groter deel van het personeel achter blijft, met hogere (incidentele) desintegratiekosten tot gevolg. Dit risico is door alle samenwerkingspartners onderkend. Ter ondervanging daarvan is een regeling opgesteld waarbij Gouda voor 50% van de in de overgang betrokken fte s een beroep kan doen op een vereveningsbijdrage vanuit de samenwerking. 1.4 Als mede-oprichter kan Gouda haar belangen ten volle bewaken Op dit moment is Gouda als één van de grotere gemeenten ten volle betrokken bij de mogelijke oprichting en vormgeving van de belastingsamenwerking. Door nu mee te doen behoudt Gouda haar positie en kan zij haar invloed ten volle aanwenden om (ook) de eigen belangen ten volle te bewaken. Met name op het personele vlak en in relatie tot het af te sluiten sociaal statuut speelt dit een belangrijke rol. Later toetreden betekent dat Gouda accoord moet gaan met de alsdan geldende afspraken. Gouda is dan niet betrokken bij het vaststellen van de afspraken. 1.5 Consequenties niet meedoen Indien niet voor de belastingsamenwerking wordt gekozen en Gouda de afdeling Belastingen behoudt dan geeft dit risico s ten aanzien van de continuïteit van de werkzaamheden en zullen er noodzakelijk investeringen in mensen en middelen moeten worden gedaan, o.a. een afdelingshoofd, formatie ten behoeve van het afdoen van bezwaren en een nieuw belastingsysteem. In de uitgangspunten van het Huis van de Stad is de uithuisplaatsing van de afdeling Belastingen meegenomen. Indien de belastingsamenwerking geen doorgang vindt, zal voor de blijvende afdeling Belastingen een plek binnen het Huis van de Stad gevonden moeten worden. 4. Juridische gevolgen / fatale termijnen / handhaving Gezien de ambitie om per 1 juli 2010 de belastingtaken aan de nieuwe samenwerkingsorganisatie over te dragen, hebben de beoogde deelnemers afgesproken de definitieve besluitvorming in 2008 af te ronden. De Ondernemingsraad is advies gevraagd over de beoogde belastingsamenwerking. De uitkomst van het advies is momenteel nog niet bekend. Mocht de Ondernemingsraad onverhoopt een negatief advies geven en de bestuurder het advies naast zich neerleggen, dan kan de Ondernemingsraad beroep instellen bij de ondernemingskamer van het gerechtshof in Amsterdam en zo mogelijk uitvoering van het besluit voorkomen. 5. Financiële / personele / organisatorische gevolgen Financieel Uitgangspunt bij de beoordeling van de financiële effecten van de belastingsamenwerking is de (meerjaren)begroting van de afdeling Belastingen met betrekking tot die taken die over gedragen worden. De voor de afdeling Belastingen noodzakelijke ontwikkelingen zijn lopende het samenwerkingsonderzoek (2 jaar) bevroren. De afgelopen jaren is dit bevroren budget steeds incidenteel ten laste van het perspectief en de Reserve Organisatie Ontwikkeling bijgeraamd om het actuele kostenniveau te kunnen dekken. Om een goede afweging van de business case te maken is het noodzakelijk deze incidenteel uitgevoerde budgetverhogingen structureel mee te nemen. Zodoende wordt in de onderhavige business case de aangepaste meerjarenbegroting met het kostenniveau van het samenwerkingsverband vergeleken.
Totaal overzicht (x 1.000,-) 2009 2010 2011 2012 2013 Budgettair kader 1.729 1.691 1.663 1.635 1.635 aanpassing naar huidg kostenniveau 175 175 175 175 175 1.904 1.866 1.838 1.810 1.810 Huidige kosten over te dragen taken 1.904 933 structurele kosten na overdracht 850 1.701 1.701 1.701 incidentele kosten overdracht 325 184 447 250 93 Dekking vanuit ROO -325-184 -447-250 -93 1.904 1.783 1.701 1.701 1.701 Besparing samenwerking vs. zelf doen 0 82 137 109 109 De structurele kosten na overdracht bestaan uit de bijdrage aan de samenwerkingsorganisatie en de eigen kosten Gouda voor het aanstellen van een regiefunctionaris. De regiefunctionaris voert vanuit de gemeente het account management richting de samenwerkingsorganisatie, vormt de bestuurlijke antenne en kan in het belastingbeleid ondersteunen. De incidentele kosten van de overdracht worden gevormd door de kosten van het sociaal plan samenwerkingsverband, de desintegratiekosten, het sociaal kader OF Gouda en projectkosten voor zowel Gouda zelf als bij te dragen aan de opzet van het samenwerkingsverband. Hierop is in mindering gebracht de vergoeding voor niet geplaatst personeel dat Gouda met inachtneming van de afgesproken garantieregeling nodig denkt te hebben/in rekening kan brengen bij het vereveningsfonds. De incidentele kosten worden, voor zover zij zich daadwerkelijk voordoen, conform de gebruikelijke werkwijze ten aanzien van Optima Forma projecten gedekt uit de Reserve Organisatie Ontwikkeling. Een vergelijking tussen de kosten bij samenwerking en zelf (blijven) doen, geeft aan dat samenwerking leidt tot een besparing van 109.000 structureel. Bij de voorjaarsnota 2008 is reeds 100.000 als besparing ingeboekt. In 2009 wordt de definitieve begroting voor 2010 van het samenwerkingsverband opgesteld. Conform andere Gemeenschappelijke Regelingen zal de raad gevraagd worden zijn zienswijzen over deze begroting aan te geven. Voorgesteld wordt de dan definitief bekend geworden financiële consequenties voor de Goudse begroting te verwerken. Personeel De beoogde samenwerking heeft de nodige organisatorische en personele gevolgen. Er ontstaat een nieuwe organisatie, met een eigen vorm, werkwijze en cultuur en met, voor een deel, nieuwe collega s. Dat kan voor onze medewerkers onzekerheid opleveren. Maar de samenwerking biedt ook kansen voor onze medewerkers en de gekozen uitwerking bevat al elementen die deze onzekerheid voor een deel kunnen wegnemen. Er is gekozen voor de rechtsvorm van een Openbaar Lichaam. Dat betekent dat de nieuwe organisatie een publieke werkgever blijft en de medewerkers die over gaan de ambtelijke status, inclusief deelname aan het ABP, behouden. Wel komt er verandering in de CAO. Het voorstel is om de CAO van de sector Waterschappen als rechtspositie voor de nieuwe organisatie te hanteren en daarvan afgeleid ook de set aan secundaire arbeidsvoorwaarden in te vullen. Op basis van objectieve criteria de reisafstanden gerekend vanuit de deelnemers, waaronder het Hoogheemraadschap Rijnland en de gemeente Leiden zelf is Leiden als standplaats gekozen. Deze keuze is van groot belang voor de medewerkers. Er zal oog zijn voor de veranderingen in het reispatroon van de medewerkers en de consequenties daarvan zullen een plaats krijgen in het te voeren overleg over het sociaal plan. Ook de te volgen plaatsingsprocedure is onderdeel van het te voeren overleg. Wel zijn al een paar uitgangspunten vastgelegd. De nieuwe belastingorganisatie zal primair worden bemenst met medewerkers van de huidige belastingafdelingen van de deelnemers. Hierbij zal het beginsel van kwaliteit en een goede match tussen competenties van medewerkers en functievereisten een belangrijke rol spelen. Voor de directeursfunctie wordt echter een gelijktijdige interne en externe
werving- en selectieprocedure gevolgd. Voor de overige management- en sleutelposities is een interne werving- en selectieprocedure het uitgangspunt. De huidige formatie van de afdeling Belastingen is 19,2 fte groot. Hiervan heeft circa 16 fte betrekking op de standaardtaken die naar de belastingsamenwerking zullen overgaan. Binnen de geraamde formatie van de nieuwe organisatie (totaal circa 99 fte), heeft Gouda een plaatsingsrecht van 16,3 fte. Daarnaast wordt verwacht dat de nieuwe organisatie in aanvang extra krachten nodig heeft om de opgedragen taken adequaat uit te voeren. 6. Communicatie / interactiviteit In nauwe afstemming met de informatieverstrekking en besluitvorming naar/door de Raad en met nader te maken afspraken in het overleg van de betrokken portefeuillehouders zal externe communicatie plaats (gaan) vinden. De medewerkers van afdeling Belastingen worden separaat voortdurend geïnformeerd door bestuur en management over voortgang en stand van zaken van de verzelfstandiging. De Ondernemingsraad is gevraag haar advies te geven over de voorgenomen ontwikkelingen. Eerder in het proces is richting Ondernemingsraad gecommuniceerd dat een dergelijk adviesaanvraag in de lijn der verwachting lag en is alle relevante informatie verstrekt. Begin november is de formele adviesaanvraag ingediend. Op dit moment is het advies nog niet bekend maar naar verwachting zal het de Ondernemingsraad lukken voor de raadsbehandeling het advies te geven. Zodra het advies bekend is, zal het aan de raad beschikbaar worden gesteld. Het Georganiseerd Overleg is geïnformeerd over de stand van zaken en zal, samen met de Ondernemingsraad de hun geëigende rol spelen in het traject van de voorbereiding van de overgang van het personeel, zoals de vormgeving van een sociaal plan. Burgemeester en wethouders van G o u d a, de secretaris, de burgemeester,
besluit van de gemeenteraad voorstelnummer 95 onderwerp Samenwerking belastingtaken div-nummer 548711 de raad van de gemeente gouda Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 18 november 2008; Gelet op het bepaalde in de artikelen 1, 2 en 3 van de Wet gemeenschappelijke regelingen besluit: 1. toestemming te verlenen voor de oprichting van een Gemeenschappelijke Regeling waarin Gouda samen met andere gemeenten en het Hoogheemraadschap Rijnland per streefdatum 1 juli 2010 de belastingtaken onder zal brengen. 2. in te stemmen met de aanwending van de Reserve Organisatieontwikkeling ter dekking van de incidentele kosten tot een maximum van 1,3 mln. Aldus besloten in de openbare vergadering van De raad der gemeente voornoemd,, voorzitter, griffier samenwerking belastingen raadsbesluit.doc