Handleiding Corfu Voor: zorgaanbieders Datum: 2017 Versie: 1.0 www.hetcak.nl
PAGINA 2 VAN 20 Inhoudsopgave Inleiding 3 1. Extranet 4 1.1. Inloggen 4 1.2. De startpagina 5 2. Corfu 7 2.1. Inlogscherm 7 2.2. Client toevoegen 8 2.3. BSN 9 2.4. Ingangsdatum 10 2.5. Cliënt(en) zoeken 10 2.6. AGB-code selecteren 11 2.6.1. Meerdere zoekresultaten 11 2.7. Zorgregels toevoegen 11 2.8. Clientgegevens 12 2.9. Opvoeren zorguren 13 2.9.1. Opgevoerde regels opzoeken 14 2.9.2. Verwijderen of wijzigen van zorg 14 3. Uitval 16 3.1. Navigatieknoppen startpagina 16 3.2. Mijn dossier 17 3.3. Mijn gegevens 17 3.4. Bestanden 17 3.4.1. Velden in tabblad Bestanden 18 3.5. Rapportages 19 3.6. Adres 19 3.7. Contactmomenten 19 3.7.1. Velden in tabblad Contactmomenten 20
PAGINA 3 VAN 20 Inleiding Met het gebruik van CORFU is het mogelijk om snel en eenvoudig geleverde zorguren handmatig op te voeren binnen de applicatie. Deze gegevens worden in het bronsysteem van het CAK geladen. Binnen deze database worden de persoonsgegevens bij de Basisregistratie Personen (BRP) gecontroleerd en worden de inkomensgegevens opgevraagd bij de Belastingdienst. Hierna kan er een eigen bijdrage berekend worden en volgt de facturatie. De naam CORFU staat voor CAK Online Registratie Functionaliteit. Wanneer de opvoer in CORFU niet goed gegaan is en de zorg is uitgevallen, krijgt u hier een melding van via de e-mail. Via de applicatie Ketenportaal kunt u de uitval bekijken welke in het retourbestand staat. De retourbestanden zijn de werkdag na opvoeren van de zorggegevens in CORFU beschikbaar. Om cliëntgegevens en zorguren bij het CAK aan te leveren, moet de zorgaanbieder in het bezit zijn van een Algemene Gegevens Beheer code (AGB- code) of een Wmo Zorg Aanbieder code (WZA- code). Dit unieke nummer voor elke zorgaanbieder wordt door het Vektis uitgegeven. Let op! Wanneer in de applicatie en in deze handleiding wordt gesproken over uur/uren, wordt hiermee de gekozen eenheid bedoeld. Vragen? Wij willen u zo goed mogelijk van dienst zijn en voorzien u graag van informatie. Algemene vragen U kunt met al uw vragen en het aanleveren van bestanden terecht bij de Servicedesk: Telefoonnummer: 088 711 48 88 E-mail: servicedesk@hetcak.nl De Servicedesk is telefonisch bereikbaar op werkdagen van 09:00 tot 17:00 uur. Vragen over individuele klanten Met al uw vragen over een individuele klant kunt u contact opnemen met ons Klant Contact Center (KCC) Telefoonnummer: 0800 2108 Internet: www.hetcak.nl Ons KCC is telefonisch bereikbaar van maandag tot en met vrijdag van 08.00 tot 18.00 uur.
PAGINA 4 VAN 20 1. Extranet CORFU kunt u benaderen via het Extranet. Toegang tot het Extranet kunt u regelen via het Aanvraagformulier Extranet voor Zorgaanbieders. Dit formulier is terug te vinden op onze website, onder het kopje Handleidingen en Formulieren of middels de volgende link: https://www.hetcak.nl/portalserver/portals/cak-portal/pages/z2-2-6-downloads. U ontvangt van ons binnen vijf werkdagen de inloggegevens voor het Extranet. 1.1. Inloggen Via de link www.keten.hetcak.nl gaat u direct naar het inlogscherm van het Extranet. Wij ondersteunen het gebruik van Internet Explorer en Mozilla Firefox. Alle andere browsers worden niet ondersteund. Wanneer u voor het eerst gebruik maakt van het Extranet, moet u eerst de beveiligingscertificaten installeren voor u gebruik kunt maken van de applicatie. Zodra u bent ingelogd, klikt u op de knop Certificaat ophalen aan de linkerkant van uw scherm. Op deze pagina vindt u verschillende documenten voor het installeren van uw persoonlijke certificaat. Maakt u gebruik van Internet Explorer? Dan is het noodzakelijk dat u eerst het Root- en ketencertificaat installeert. Gebruikt u een andere browser of heeft u het Root- en ketencertificaat al geïnstalleerd? Dan kunt u direct doorgaan naar de Handleiding installeren certificaat om uw persoonlijke beveiligingscertificaat te installeren. Tijdens de installatie heeft u de uitrolcode nodig. Deze kunt u bij de Servicedesk opvragen.
PAGINA 5 VAN 20 De handleidingen voor het installeren van de certificaten kunt u vinden onder het kopje HOME, onderaan de linkerkant: 1.2. De startpagina Na het aanmelden komt u op de startpagina. Aan de linkerzijde van dit scherm staat onder Uw applicaties een aantal opties. In dit menu kiest u voor de applicatie CORFU.
PAGINA 6 VAN 20 Klik vervolgens op de link achter Ga naar applicatie. Een nieuw venster opent en u kunt het certificaat bevestigen. Selecteer het certificaat en druk op de knop OK om naar de applicatie te gaan.
PAGINA 7 VAN 20 2. Corfu 2.1. Inlogscherm Zodra u bent ingelogd komt u in onderstaande scherm. Onderaan de pagina klikt u op Ga verder. Wanneer u op Ga verder heeft geklikt komt u in onderstaand scherm terecht.
PAGINA 8 VAN 20 2.2. Client toevoegen Wanneer een cliënt zorg ontvangt die bijdrageplichtige is, dan dienen de persoonsgegevens bij het CAK aangeleverd te worden. Op basis van deze persoonsgegevens in combinatie met de inkomensgegevens en zorggegevens heeft het CAK voldoende informatie om een eigen bijdrage vast te stellen en/of op te leggen. In het scherm Cliënt toevoegen kunnen deze persoonsgegevens aangeleverd worden. Let op! wanneer u een cliënt heeft toegevoegd zijn de gegevens na 24 uur zichtbaar in de applicatie. Dit vanwege synchronisatie met het CAK-systeem.
PAGINA 9 VAN 20 Naam veld/button Soort Omschrijving AGB- code Raadpleegveld Hier kan de zescijferige AGB/WZA- code van de instelling ingevuld worden. De AGB/WZA- code van de invoerende instelling is al voorgevuld. Naam instelling Presentatieveld De naam van de instelling behorende bij de bovenstaande AGB/WZA- code wordt hier automatisch ingevuld uit het bronsysteem van het CAK. Continueren invoer Checkbox Wanneer de checkbox wordt aangevinkt, kan het toevoegen van cliënten worden gecontinueerd. Het scherm Zoeken Cliënt wordt dan niet meer getoond, als op de button Toevoegen wordt geklikt Opvragen inkomen Checkbox Deze checkbox wordt automatisch aangevinkt. Dit met de reden dat het opvragen van het inkomen bij de belastingdienst verplicht is. Intramurale zorg Checkbox Deze aanvinken als intramurale zorg wordt geleverd binnen de leefeenheid. Cliëntnummer Invoerveld Vul hier het unieke cliëntnummer in. Deze dient u zelf te bedenken. BSN Invoerveld Vul hier het BSN van de cliënt in. Voorletters Invoerveld Vul hier de voorletters in, maximaal 5 karakters. Punten tussen de voorletters worden meegenomen in de telling voor het maximaal aantal karakters. Achternaam Invoerveld Vul hier de achternaam van de cliënt in, maximaal 25 karakters lang. Voorvoegsels Invoerveld Vul hier het voorvoegsel van de achternaam in, indien van toepassing. Geboortedatum Invoerveld Vul hier de geboortedatum in van de cliënt, DDMMYYYY. Postcode Invoerveld Vul hier de postcode in van de cliënt, 0000XX. Huisnummer Invoerveld Vul hier het huisnummer in van de cliënt, maximaal 5 cijfers. Huisnummer Toev. Invoerveld Vul hier een huisnummer toevoeging in, indien deze van toepassing is, maximaal 5 karakters. Ingangsdatum Invoerveld Vul hier de datum in wanneer de cliënt voor het eerst zorg heeft ontvangen, DDMMYYYY. Einddatum Presentatieveld De einddatum wordt ingevuld vanuit de database van het CAK. Toevoegen Button Klik op deze button om de ingevulde gegevens in het bronsysteem van het CAK te vullen. Wissen Button Klik op deze button om de gegevens die op het scherm worden getoond, maar nog niet zijn opgeslagen, te wissen. 2.3. BSN Het vullen van het veld BSN is verplicht voor de uitwisseling van persoonsgegevens. Het BSN moet aan de 11- proef voldoen.
PAGINA 10 VAN 20 2.4. Ingangsdatum De ingevulde datum moet liggen tussen 29-12-2003 en heden (is de datum waarop de klant voor het eerst zorg heeft ontvangen). Tip: vul altijd de maandag vòòr de daadwerkelijke ingangsdatum als startdatum. Dit in verband met het registreren van zorg per week. 2.5. Cliënt(en) zoeken Het scherm Cliënt zoeken biedt de mogelijkheid om met een set gegevens een specifieke cliënt te zoeken in de CORFU applicatie. Hierna kunt u zorguren toevoegen bij de cliënt. Het scherm heeft verschillende zoekfuncties. Deze zoekfuncties zijn niet te combineren. Wel is het mogelijk om de zoek functies af te wisselen, wanneer het door u gewenste resultaat niet is bereikt. Naam veld/button Soort Omschrijving AGB- code Invoerveld Vul hier de AGB/WZA- code van de zorgaanbieder in waar de cliënt zorg geniet Cliëntnummer Invoerveld Vul hier het unieke cliëntnummer in. BSN Invoerveld Vul hier het BSN in van de cliënt. Achternaam Invoerveld Vul hier de achternaam in van de cliënt. Geboortedatum Invoerveld Vul hier de geboortedatum in van de cliënt. Postcode Invoerveld Vul hier de postcode in van de cliënt. Huisnummer Invoerveld Vul hier het huisnummer in van de cliënt. Cliënten met einde zorg tonen Cliënten met overlijdensdatum tonen Checkbox Checkbox Wanneer de checkbox wordt aangevinkt, worden ook alle cliënten met een datum einde zorg getoond in de zoekopdracht Wanneer de checkbox wordt aangevinkt, worden ook alle cliënten getoond met een overlijdensdatum.
PAGINA 11 VAN 20 2.6. AGB-code selecteren Deze functionaliteit AGB-code selecteren is alleen voorbehouden aan stichtingen/ instellingen die voor meerdere instellingen de cliënten en zorguren invoeren. Wanneer een organisatie zich aanmeldt om met de applicatie CORFU de zorguren bij het CAK aan te leveren, bestaat er de mogelijkheid om voor meerdere AGB/ WZA- codes gegevens in te voeren. Het selecteren van een andere instelling gebeurt met de buttons Kies andere en het scherm AGB code selecteren. Invoer onder de juiste AGB/WZA code is van belang, daar het CAK de ingevoerde gegevens als gerealiseerde zorg aan het desbetreffende zorgkantoor rapporteert. 2.6.1. Meerdere zoekresultaten Er worden maximaal 10 zoekresultaten getoond. Ook wordt vermeld hoeveel resultaten er in totaal zijn gevonden. Wanneer er meer dan 10 zoekresultaten zijn, kunnen die onder de zoekresultaten opgevraagd worden. De zoekresultaten zijn gesorteerd op achternaam. Indien dezelfde persoon meerdere keren wordt getoond, is deze persoon bekend bij meerdere AGB/ WZA- codes of heeft de persoon meerdere cliëntnummers bij één AGB/ WZA- code. Selecteer de correcte AGB/ WZA- code of cliëntnummer om verder te gaan. Door op de achternaam van een cliënt te klikken, wordt het scherm Opvoeren zorguren geopend. Er worden alleen cliënten getoond die onder de ingelogde instelling zijn ingeschreven. 2.7. Zorgregels toevoegen Binnen de applicatie CORFU zijn drie verschillende manieren om zorguren aan te leveren. In dit hoofdstuk worden deze manieren toegelicht. Deze zorguren zijn de input voor de facturatie van de eigen bijdrage. De facturatie van de zorguren wordt per periode van 4 weken uitgevoerd, een jaar heeft 13 perioden. De verdeling van deze perioden staat in de periodekalender en lopen niet gelijk aan de kalendermaanden. De zorgregels die worden aangeleverd hebben verschillende statussen vanaf het moment van het opvoeren tot de facturatie. In onderstaande tabel staan deze statussen en worden ze kort toegelicht. Status symbolen Vastgelegd bij het CAK De gegevens staan klaar om doorgestuurd te worden naar het bronsysteem van het CAK Te controleren bij het CAK De gegevens worden eerst door het CAK gecontroleerd voordat deze worden geaccepteerd Geaccepteerd bij het CAK De cliëntgegevens en zorguren zijn opgenomen in het proces, waaruit de facturatie volgt Geweigerd bij het CAK De zorguren zijn geweigerd, de zorguren moeten opnieuw aangeleverd of verwijderd worden Correctie De eerder aangeleverde uren worden gecorrigeerd
PAGINA 12 VAN 20 2.8. Clientgegevens In onderstaande tabel worden de cliëntgegevens getoond die via voorgaande schermen zijn aangeleverd en zoals deze zijn vastgelegd in het bronsysteem van het CAK. De velden in deze tabel worden automatisch gevuld en kunnen alleen met de button Bewerk gewijzigd worden wanneer deze gegevens een specifieke status hebben. Naam veld/button Soort Omschrijving AGB- code Presentatieveld Hier wordt de AGB / WZA- code getoond van de cliënt Naam instelling Presentatieveld Hier wordt automatisch de naam van de instelling getoond die is gekoppeld aan de AGB/ WZA- code Cliëntnummer Presentatieveld Hier wordt het cliëntnummer getoond Cliënt status Presentatieveld Hier wordt de status van de cliënt gegevens getoond BSN Presentatieveld Hier wordt het BSN van de cliënt getoond Geslacht Presentatieveld Hier wordt het geslacht van de cliënt getoond Achternaam Presentatieveld Hier wordt de achternaam van de cliënt getoond Voorvoegsel Presentatieveld Hier kan een voorvoegsel worden getoond, wanneer deze niet aanwezig is, wordt het veld leeg gelaten Geboortedatum Presentatieveld Hier wordt de geboortedatum van de cliënt getoond Voorletters Presentatieveld Hier worden de voorletter(s) getoond van de cliënt Cliëntdetails Button Wanneer op deze button wordt geklikt worden er meer details van de cliënt getoond Ingangsdatum Presentatieveld Hier wordt de ingangsdatum van de zorg getoond Einddatum Presentatieveld Hier wordt een eventuele einddatum van de zorg getoond, wanneer deze niet aanwezig is, wordt het veld leeg gelaten Overlijdensdatum Presentatieveld Hier wordt een eventuele overlijdensdatum van de cliënt getoond, wanneer deze niet aanwezig is, wordt het veld leeg gelaten Kopieer Button Wanneer op deze button wordt geklikt, kunnen de persoonsgegevens zoals deze in het veld staan gekopieerd worden naar een andere AGB/ WZA- code Bewerk Button Wanneer op deze button wordt geklikt, kunnen de persoonsgegevens worden gewijzigd als deze de status hebben of
PAGINA 13 VAN 20 2.9. Opvoeren zorguren In dit scherm kunt u de zorggegevens opvoeren. Het is mogelijk om de weken gelijktijdig in te voeren in plaats van per week. Dit kan alleen als de geleverde zorg per week hetzelfde is geweest. Bij uren en minuten moeten dan wel de uren die per week geleverd zijn ingevuld worden, dus niet het totaal van de desbetreffende weken. Mocht de geleverde zorg per week verschillend zijn geweest dan moet u per week opvoeren. Bijvoorbeeld: in de weken 1, 2, 3 en 7 is 4 uur zorg per week geleverd. In week 8 is er 5 uur zorg geleverd. U voert in: Jaar: 2015, Week: 1 3, Uur: 4, Minuut: 0 -> Kies toevoegen Jaar: 2015, Week: 7 7, Uur: 4, Minuut: 0 -> Kies toevoegen Jaar: 2015, Week: 8 8, Uur: 5, Minuut: 0 -> Kies toevoegen Let op! als niet kan worden vastgesteld hoeveel uur zorg er is geleverd, bijvoorbeeld bij een dagactiviteit, wordt de geleverde zorg per dagdeel aangeleverd als één uur zorg. Een dagdeel bestaat maximaal uit 4 uren.
PAGINA 14 VAN 20 2.9.1. Opgevoerde regels opzoeken De volgende velden zijn verplicht of optioneel bij het zoeken naar een opgevoerde regel. Verplicht: Optioneel: jaar en week datum en productcode 2.9.2. Verwijderen of wijzigen van zorg Hieronder staan de verschillende acties die uitgevoerd moeten worden, om zorg te kunnen verwijderen of wijzigen in het scherm Opvoeren zorguren. Naam veld/button Soort Omschrijving Jaar Invoerveld Formaat YYYY Het jaar moet groter of gelijk zijn aan de ingangsdatum van de persoonsgegevens Week Invoerveld Formaat WW De combinatie jaar/week moet groter of gelijk zijn aan de ingangsdatum van de persoonsgegevens Uur Invoerveld Maximaal 24 uur per dag, 168 uur per week per productcode Min Invoerveld De uren en minuten opgeteld is maximaal 24 uur per dag per productcode Prod Invoerveld Een geldige, actuele productcode Een productcode mag (per week) maximaal één keer via dit scherm opgevoerd worden. In de conversietabel van het CAK kunt u de productcodes terugvinden. Het CAK accepteert alleen de productcodes zoals deze staan vermeld in de conversietabel van het betreffende zorgjaar. De conversietabel kunt u op de website van het CAK downloaden via de volgende link: http://www.hetcak.nl/portalserver/portals/cak-portal/pages/z2-2-6- downloads. Toevoegen Button Wanneer er op deze button wordt geklikt, wordt de opvoer getoond. Dit kan enkele seconden duren, als er veel opvoer is Zoek regels Button Wanneer er op deze button wordt geklikt, kan een opgevoerde regel worden opgezocht Invoerdatum Presentatieveld Hier wordt de datum getoond waarop de gegevens zijn ingevoerd of gecorrigeerd Factuurdatum Presentatieveld Hier wordt de datum getoond waarop de zorguren gefactureerd zijn. Wanneer de zorguren gecorrigeerd worden, wordt deze datum ook aangepast Verwijderen Button De zorg is beëindigd of dient beëindigd te worden Wijzigen Button Het aantal uren en of minuten van de geplande zorg dient gewijzigd te worden
PAGINA 15 VAN 20 Verwijderen zorg Stap 1 Vink de checkbox aan achter de betreffende zorgregel Stap 2 Klik op de button Verwijderen Let op! Elke regel waarvan de checkbox is aan gevinkt wordt definitief verwijderd na het klikken op de button Stap 1 Stap 2 Stap 3 Stap 4 Opvoeren nieuwe zorgregel, identiek aan de zorgregel die gewijzigd dient te worden Melding: Wilt u de regel daadwerkelijk corrigeren? Klik JA De betreffende regel kan nu gewijzigd worden Regel heeft nu status Wijzigen zorg Stap 1 Wijzig de velden uren en/of minuten van de betreffende regel Stap 2 Stap 1 Stap 2 Stap 3 Stap 4 Bevestig de wijziging door te klikken op de button Wijzigen Opvoeren nieuwe zorgregel, identiek aan de zorgregel die gewijzigd dient te worden Melding: Wilt u de regel daadwerkelijk corrigeren? Klik JA De betreffende regel kan nu gewijzigd worden De regel heeft nu status
PAGINA 16 VAN 20 3. Uitval Wanneer de opvoer in CORFU niet goed gegaan is en de zorg is uitgevallen, krijgt u hier een melding van via de e-mail. Via de applicatie Ketenportaal kunt u de uitval bekijken welke in het retourbestand staat. De retourbestanden zijn de werkdag na opvoeren van de zorggegevens in CORFU beschikbaar. Toelichting op de uitvallijsten kunt u vinden via de volgende link: http://www.hetcak.nl/portalserver/portals/cak-portal/pages/z2-2-6-downloads De applicatie Ketenportaal staat onder Uw applicaties. Zodra u het ketenportaal benadert komt u op de startpagina. In dit hoofdstuk beschrijven we alle functies die u op het ketenportaal kunt vinden. 3.1. Navigatieknoppen startpagina Home Hiermee keert u terug naar de startpagina. Mijn dossier (hoofdstuk 2) Hiermee kunt u uw organisatiegegevens raadplegen. Mijn bestanden (hoofdstuk 2.3) Indien u bestanden aanlevert, vindt u deze terug in dit overzicht. Mijn rapportages (hoofdstuk 2.4) Hiermee gaat u naar het overzicht van alle rapportages die het CAK beschikbaar heeft gesteld. Mijn werklijsten (n.v.t.) Hiermee gaat u naar de werklijst waarin eventueel te controleren bestanden staan.
PAGINA 17 VAN 20 3.2. Mijn dossier Zodra u op Mijn dossier heeft geklikt wordt u doorgestuurd naar onderstaande pagina. In dit hoofdstuk beschrijven we de navigatieknoppen en functionaliteiten binnen Mijn dossier. In het scherm Mijn dossier komen onderstaande navigatieknoppen voor: 1. Mijn gegevens (hoofdstuk 3.3) 2. Bestanden (hoofdstuk 3.4) 3. Rapportages (hoofdstuk (3.5) 4. Adres (hoofdstuk 3.6) 5. Contactmomenten (hoofdstuk 3.7) 6. Aanleveren bestanden (n.v.t.) 3.3. Mijn gegevens In dit tabblad worden uw organisatiegegevens getoond. 3.4. Bestanden In dit tabblad worden alle bestanden getoond die door uw organisatie zijn aangeleverd.
PAGINA 18 VAN 20 3.4.1. Velden in tabblad Bestanden 1. Tijdstip aanlevering Het tijdstip waarop de synchronisatie heeft plaatsgevonden. 2. Naam bestand De bestandsnaam zoals CORFU deze heeft aangemaakt. 3. Bestand Hier zal geen icoontje zichtbaar zijn, omdat de gegevens via CORFU zijn aangeleverd. 4. Bestandstype HenV: bestand aangeleverd volgens de Hulpmiddelen en Voorzieningen Standaard ZA: bestand aangeleverd volgens de Zorgaanbieder Standaard of via CORFU 5. Codetype WZA: code van Wmo zorgaanbieders en gemeenten AGB: code van AWBZ zorgaanbieders 6. Codewaarde De code van de zorgaanbieder of gemeente. 7. Verwerkingsstatus (n.v.t.) In behandeling: bestand is ontvangen en wordt verwerkt Verwerkt zonder fouten: bestand is geheel correct verwerkt Verwerkt met fouten: bestand is gedeeltelijk afgekeurd Afgekeurd: bestand is geheel afgekeurd Wacht op besluit: bestand vereist een extra controle (zie hoofdstuk 4 Mijn werklijsten) 8. Retourbestand (hoofdstuk 3) Via dit icoontje kunt u het retourbestand ophalen. 9. Toelichting
PAGINA 19 VAN 20 3.5. Rapportages In dit tabblad worden alle rapportages getoond die voor uw organisatie beschikbaar zijn. 3.6. Adres In dit tabblad worden de adresgegevens getoond van uw organisatie. 3.7. Contactmomenten In dit tabblad worden alle contactmomenten getoond die tussen het ketenportaal en uw organisatie hebben plaatsgevonden.
PAGINA 20 VAN 20 3.7.1. Velden in tabblad Contactmomenten 1. Tijdstip opgevoerd Het tijdstip waarop het contactmoment is aangemaakt. 2. Onderwerp Bestandsupload Notificatiebericht 3. Kenmerk Correct Controleverzoek 4. Richting Een inkomend of uitgaand bericht, gezien vanuit het CAK. 5. Contactkanaal E-mail: er is een e-mail gestuurd Ketenportaal: de bestanden zijn aangeleverd via het ketenportaal 6. Invoertype Alle contactmomenten zijn automatisch. 7. Opgevoerd door Hier staat de naam van diegene die de bestanden heeft aangeleverd of heeft geplaatst.