Handleiding H&V applicatie

Transcriptie

1 Handleiding H&V applicatie

2 1. Inleiding Het Centraal Administratiekantoor (CAK) is verantwoordelijk voor het berekenen, vaststellen en innen van de eigen bijdrage voor de Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten (AWBZ) en Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo). Voor het berekenen van de eigen bijdrage Wmo zijn niet alleen de zorguren die een klant heeft ontvangen van een zorgaanbieder nodig, maar ook het pgb of de hulpmiddelen en voorzieningen die een gemeente verstrekt. Daarnaast is het CAK verantwoordelijk voor de uitvoering van de CER en de Wtcg. In deze handleiding wordt per scherm een beschrijving van de functionaliteit van de Hulpmiddelen & Voorzieningen applicatie (H&V applicatie) gegeven. Lees deze handleiding goed door voordat u begint in de applicatie. U kunt dit document als hulpmiddel gebruiken tijdens het werken met deze applicatie. Via de H&V applicatie kunt u klanten en producten invoeren. Vanaf zorgjaar 2015 wordt er geen Wmo indicatie meer opgevoerd, omdat de Wtcg is vervallen. De gegevens uit de applicatie, worden in de centrale database van het CAK opgenomen. Binnen deze database worden de controles op persoonsgegevens met de GBA (Gemeentelijke Basis Administratie) uitgevoerd en inkomensgegevens opgevraagd bij de Belastingdienst, waarna indien van toepassing de facturatie van de eigen bijdrage (EB) naar de klant volgt Ingevoerde klanten en/of producten worden na uur gesynchroniseerd met onze database. Als de klanten en/of producten niet verwerkt kunnen worden binnen deze database, is dit na één werkdag zichtbaar in de H&V applicatie. De opgevoerde gegevens moeten dan gecorrigeerd worden. Ook kunnen wijzigingen op reeds opgevoerde en geaccepteerde producten via de H&V applicatie doorgevoerd worden. Let op: De H&V applicatie is alleen toegankelijk op werkdagen van 7.30 tot uur! Aandachtspunten in de applicatie - Alle met een sterretje gemarkeerde rubrieken zijn verplichte invoervelden. - Zodra een rubriek met een juiste waarde wordt ingevuld, ziet u in de rechter bovenhoek van de rubriek een blauw driehoekje. Indien de waarde niet correct is, blijft een rood driehoekje of rood uitroeptekentje zichtbaar en kunnen de gegevens niet worden opgeslagen. - Bijvoorbeeld: is juist ingevoerd. Als de ingevoerde waarde niet juist is ingevoerd, wordt dit als volgt getoond:. Waarschuwing Binnen deze applicatie mag alleen worden genavigeerd met de functieknoppen van de applicatie zelf, omdat de web schermen met een database verbonden zijn. Als u toch de navigatieknoppen van uw internetbrowser gebruikt (bijv. vorige pagina, volgende pagina), dan kunnen fouten in de gegevens optreden. Uitloggen U logt uit door de knop LOGOUT te gebruiken of door Internet Explorer af te sluiten (kruisje in de rechter bovenhoek).

3 2. Contactgegevens Wij willen u bij de aanlevering van de H&V productregels zo goed mogelijk van dienst zijn en voorzien u graag van informatie op maat. Naast ons reguliere contactcentrum voor klanten kunt u daarom gebruik maken van twee speciale Servicedesks: 1. Hebt u algemene vragen over het CAK, het eigen bijdrage proces of het aanleveren van productiegegevens of heeft u technische of inhoudelijke vragen over het inloggen op het Extranet en de H&V applicatie? Neem dan contact op met de Servicedesk Dataverkeer. Servicedesk Dataverkeer Telefonisch bereikbaar van maandag tot en met vrijdag van tot uur. Telefoonnummer : servicedeskdataverkeer@hetcak.nl 2. Hebt u vragen over een individuele klant? Neem dan contact op met ons Contactcentrum. Contactcentrum CAK Telefonisch bereikbaar van maandag tot en met vrijdag van tot uur. Telefoonnummer : relatiebeheer@hetcak.nl Internet : Voor het antwoord op algemene klant vragen kunt u ook terecht op de website van het CAK. Op klikt u op het groene tabblad CAK Zakelijk, daar staan in de groene balk de Veel gestelde vragen. Hier kunt u zoeken of het antwoord op uw vraag bekend is. Staat het antwoord er niet tussen, neemt u dan contact met ons op. Pagina 3 van 25

4 3. Inhoudsopgave 1 Inhoud 1. Inleiding Contactgegevens Inhoudsopgave Inhoud Inloggen Het scherm [Aanmelden] Het scherm [Startpagina] Status Wat wilt u doen? Klant Het scherm [Klant zoeken] Zoekresultaten Het scherm [Klant toevoegen] Het scherm [Klant kopiëren] Wmo indicaties Basisscherm [Product invoeren] Wmo indicatie opvoeren Wmo indicatie verwijderen Wmo indicatie aanpassen of beëindigen Hulpmiddelen en voorzieningen Basisscherm [Product invoeren] Periodetabel H&V product opvoeren H&V product verwijderen H&V product aanpassen of beëindigen Verblijf Basisscherm [Product invoeren] Verblijf opvoeren Verblijfsregel verwijderen Verblijfsregel terugtrekken Verblijfsregel aanpassen Voorbeelden De menufunctie [Over WMO] Pagina 4 van 25

5 4. Inloggen 4.1 Het scherm [Aanmelden] De H&V applicatie kunt u bereiken via de website van het CAK: Op de website klikt u op CAK Zakelijk, in de groene balk kiest u voor Inloggen. Zorg ervoor dat u altijd via deze weg de applicatie opstart en de inlogpagina niet als een favoriet opslaat en via die weg opstart. Deze methode zorgt vaak voor een foutmelding bij het inloggen. U kunt alleen inloggen als u van het CAK een gebruikersnaam, wachtwoord en een uitrolcode voor het beveiligingscertificaat heeft ontvangen. In het inlogscherm van de applicatie zijn drie invoervelden aanwezig: Relatienummer : hier vult u uw 6-cijferig relatienummer in, beginnend met 00. Gebruikersnaam : hier vult u de gebruikersnaam in, die u via hebt ontvangen. Wachtwoord : hier vult u de eerste keer het via ontvangen wachtwoord in. Let daarbij goed op hoofdletters en kleine letters. Het wachtwoord kunt u op een later tijdstip aanpassen naar een zelfgekozen wachtwoord, zie de uitleg op de volgende pagina s. LET OP! Het eerste wachtwoord dat u vanuit het CAK ontvangt vervalt indien u binnen 4 weken niet inlogt en het wachtwoord wijzigt. Het is daarom raadzaam direct het wachtwoord te wijzigen zodra u voor het eerst inlogt. (zie Handleiding: aan de slag op Extranet.). Deze kunt u vinden onder downloads op de website van het CAK. Pagina 5 van 25

6 De eerste keer dat u de applicatie gebruikt moet u het beveiligingscertificaat ophalen met de uitrolcode die u via de post heeft ontvangen. Hoe u dit doet kunt u lezen in het document Handleiding Installatie Certificaat dat onder Downloads op het Extranet te vinden is. Daarnaast moeten er twee certificaten worden geïnstalleerd wanneer u met Internet Explorer werkt, namelijk het rootcertificaat en het ketencertificaat. Deze twee certificaten en de bijbehorende handleiding vindt u ook op de startpagina van het Extranet. Wanneer u na het invullen van uw gebruikersnaam en wachtwoord op de knop Aanmelden klikt, krijgt u het scherm [Startpagina], zie hoofdstuk 4.2 Pagina 6 van 25

7 4.2 Het scherm [Startpagina] Wanneer u bent aangemeld krijgt u het scherm [Startpagina] te zien. Aan de linkerzijde van dit scherm is een aantal menuopties. In dit menu moet u kiezen voor de H&V applicatie: HenV. Zodra u hebt gekozen voor de H&V applicatie en daarin hebt gekozen voor uw gemeentecode, wordt een extra venster geopend waarmee u het door u opgehaalde certificaat kunt selecteren. Selecteer het certificaat en druk op de knop OK om naar de applicatie te gaan. Daar komt u vervolgens in het scherm [Klant zoeken]. Pagina 7 van 25

8 5. Status Voordat u aan de slag gaat met de H&V applicatie is het belangrijk te weten dat er binnen de applicatie verschillende statussen bestaan: Status Vastgelegd : De klant of het product met betrekking tot hulpmiddelen en voorzieningen is opgevoerd en opgeslagen in de H&V applicatie. De gegevens staan klaar om doorgestuurd te worden naar de centrale database van het CAK. Zolang deze synchronisatie nog niet is doorgevoerd (deze gebeurt na uur), kunnen de gegevens van een klant of product nog gewijzigd worden. Status Geweigerd : De klant of het product is bij de synchronisatie om inhoudelijke redenen geweigerd. De gegevens kunnen in gewijzigde vorm opnieuw aangeleverd worden of verwijderd worden. Status Geaccepteerd : De klant of het product is na de synchronisatie opgenomen in het proces waaruit facturatie volgt. Wijziging van de gegevens is nu niet meer mogelijk. Wel kunnen later voor een product bepaalde gegevens aangepast worden door een correctie in te voeren. Status Gecorrigeerd : Het product met betrekking tot hulpmiddelen en voorzieningen is gecorrigeerd. De correctie is opgenomen in het proces waaruit een aangepaste facturatie volgt. s Avonds, vanaf uur, worden de nieuwe gegevens naar de centrale database van het CAK gestuurd en vervolgens gecontroleerd (synchronisatie). 6. Wat wilt u doen? 1. Ik wil een klant opzoeken, kopiëren of opvoeren Voordat u zorg kan opvoeren dient de klant bij het CAK opgevoerd te zijn. Ga door naar hoofdstuk Ik wil een Wmo indicatie opvoeren, wijzigen of verwijderen Wmo indicaties werden tot en met 2014 gebruikt in verband met de Wtcg. Vanaf 2015 kunnen er geen nieuwe Wmo indicaties worden opgevoerd. U kunt wel bestaande indicaties wijzigen en met terugwerkende kracht voor 2014 opvoeren. Ga door naar hoofdstuk Ik wil een H&V product opvoeren, wijzigen of beëindigen. De klant heeft een hulpmiddel of voorziening gekregen, dan voert u dat product op voor een bepaalde periode in termen van kosten van het H&V product, periode bijdrage en aantal perioden. Ga door naar hoofdstuk Ik wil een verblijfsregel opvoeren, wijzigen, terugtrekken of beëindigen Onder verblijf valt kortdurend verblijf als ondersteuning van mantelzorg, beschermd wonen of opvang in een instelling voor beschermd wonen en opvang. Ga door naar hoofdstuk 10. Pagina 8 van 25

9 7. Klant Zorg kan niet opgevoerd worden zonder klantgegevens. U voert een klant op als de klant nog niet bij het CAK bekend is; de klant wel bekend is bij het CAK maar niet voor de clientcode van uw gemeente of de klant is wel bekend voor uw gemeente maar voor een ander type regeling dan het type waarvoor u zorgproducten voor de klant wilt aanleveren. Opvragen inkomen wordt vanaf 2010 standaard gedaan. Hiertegen kan geen bezwaar worden gemaakt, in tegenstelling tot voorgaande jaren. 7.1 Het scherm [Klant zoeken] Als u op de startpagina de H&V applicatie kiest, komt u in het scherm [Client zoeken]. In het scherm worden met behulp van de WZA code de klanten uit uw gemeente opgevraagd. Dit opvragen gebeurt met behulp van een aantal zoekcombinaties. De volgende zoekcombinaties zijn mogelijk: - WZA code en klantnummer; - Burger Service Nummer (BSN); - Achternaam en geboortedatum (u kunt hier een volledige of gedeeltelijke achternaam invullen); - Postcode en huisnummer. LET OP! Om verhuisde of overleden klanten te zoeken, vinkt u het hokje voor de regel klanten woonachtig in gemeente vanaf onder in het scherm aan. Pagina 9 van 25

10 7.2 Zoekresultaten Er zijn nu verschillende zoekresultaten mogelijk: 1. Er worden geen klanten gevonden met de door u ingevoerde zoekcriteria. U moet nu zelf de klant als nieuwe klant toevoegen. De klant komt één of meerdere keren in het systeem voor, maar zonder type regeling Wmo. U moet de gegevens van de klant kopiëren naar de betreffende regeling. Dit doet u door na het kopiëren van de gegevens voor toevoegen te kiezen met de regeling WMO, PGW of OVR. LET OP! U kunt de gegevens van de klant NIET kopiëren van de regeling Wmo naar Pgw en andersom. Indien de op te voeren code niet valt onder eenzelfde regeling (Wmo, PGW, OVR), moet u de klant als nieuwe klant opvoeren met een uniek klantnummer met de juiste type regeling. Dus let op als u een klant invoert of de juiste regeling is weergegeven. 1. De klant komt één of meerdere keren voor in het systeem, ook met type regeling Wmo, maar met een klantnummer dat niet overeenkomt met het klantnummer van de gemeente. U moet de gegevens van de klant kopiëren naar de betreffende regeling. Dit doet u door na het kopiëren van de gegevens voor nieuw te kiezen met de regeling WMO, PGW of OVR. LET OP! U kunt de gegevens van de klant NIET kopiëren van de regeling Wmo naar Pgw en andersom. Zie onderstaand overzicht welke codes voor welke H&V product wordt gebruikt. Indien de op te voeren code niet valt onder eenzelfde regeling (WMO, PGW, OVR), moet u de klant als nieuwe klant opvoeren met een uniek klantnummer met de juiste type regeling. Dus let op als u een klant kopieert dat de juiste regeling is weergegeven. 2. De klant komt één of meerdere keren in het systeem voor, met type regeling Wmo en het klantnummer van de gemeente. U kunt nu op de achternaam klikken en een product invoeren. De netto PGB die onder PGW kan niet meer als nieuwe zorgregel in zorgjaar 2015 worden opgevoerd. Het netto eigen aandeel blijft mogelijk. Pagina 10 van 25

11 7.3 Het scherm [Klant toevoegen] Na het selecteren van de menuknop Client toevoegen of de functieknop Nieuw in het scherm [Klant zoeken] komt u in het scherm [Cliënt toevoegen]. Hier voert u de gegevens van een nieuwe klant in. LET OP! Als in een rubriek het tekentje in de rechterbovenhoek rood is, betekent dit dat de ingevoerde waarde niet voldoet aan het gestelde formaat. Bijvoorbeeld een postcode dient te bestaan uit vier cijfers (bijv. 1101) en twee letters (bijv. AB). Zo lang dit niet correct is ingevoerd zal de rubriek een rood driehoekje weergeven: 7.4 Het scherm [Klant kopiëren] Klanten die al in het bronsysteem van het CAK voorkomen, maar nog geen Wmo zorg hebben afgenomen, hoeven niet nogmaals opgevoerd te worden. Deze gegevens kunt u kopiëren. Er zijn twee redenen om een klant te kopiëren: Zie hiervoor hoofdstuk De klant komt één of meerdere keren in het systeem voor, maar zonder type regeling Wmo. 2. De klant komt één of meerdere keren voor in het systeem, ook met type regeling Wmo, maar met een klantnummer dat niet overeenkomt met het klantnummer van de gemeente. U klikt op de achternaam van de gevonden klant. Vervolgens kiest u voor de optie [Kopieer]. U komt nu in hetzelfde scherm [Cliënt toevoegen] als voor het invoeren van een compleet nieuwe klant, alleen zijn nu de bekende persoonsgegevens al ingevuld en niet wijzigbaar. Voer nu een nieuw (uniek!) klantnummer in voor deze persoon en kies het juiste type regeling. In het geval van een netto Eigen Aandeel is dit PGW, voor alle overige regelingen is dit Wmo. Type regeling OVR staat voor de overgangsregeling van personen waarvoor de geïndiceerde zorg uit 2014 doorloopt in Invoeren van dit type regeling is niet mogelijk. Na het opslaan verschijnt de waarschuwing dat de gegevens van de klant (en evt. het BSN nummer) al voorkomen. De vraag: Wilt u doorgaan? beantwoordt u met Ja. De gegevens worden nu vastgelegd met het ingevoerde klantnummer. Pagina 11 van 25

12 8. Wmo indicaties Wmo indicaties werden tot en met 2014 gebruikt om in verband met de Wtcg. Vanaf 2015 kunnen er geen nieuwe Wmo indicaties worden opgevoerd. U kunt wel bestaande indicaties wijzigen en met terugwerkende kracht voor 2014 opvoeren. 8.1 Basisscherm [Product invoeren] Nadat u in het scherm [Klant zoeken] een klant hebt geselecteerd, komt u in het scherm [Product invoeren]: In dit scherm kunt u naast hulpmiddelen en voorzieningen (H&V) en verblijf ook Wmo indicaties invoeren voor het zorgjaar 2014 en wijzigen. In het scherm overzicht is deze regel aangegeven door de eerste oranje pijl ( ). Als er al een Wmo indicatie is ingevoerd, dan ziet u deze regel in het Wmo overzicht. Zie hiervoor de tweede oranje pijl ( ). Er zijn nu verschillende bewerkingen op een Wmo indicatie: 1. Opvoeren, zie 8.2; U wilt een Wmo indicatie opvoeren en deze is nog niet zichtbaar in het wmo overzicht. 2. Verwijderen, zie 8.3; U hebt een Wmo indicatie opgevoerd, maar wilt die dezelfde dag nog ongedaan maken. 3. Aanpassen en beëindigen, zie 8.4; Een Wmo indicatie is met de verkeerde waarden ingevoerd of de einddatum is bekend geworden. Pagina 12 van 25

13 8.2 Wmo indicatie opvoeren Wanneer een Wmo indicatie nog niet in het Wmo overzicht op het basisscherm voorkomt, dan dient u een nieuwe Wmo indicatie in te voeren. Vul de velden op de regel die in het basisscherm gemarkeerd is met de eerste oranje pijl ( ). Volg hierbij de instructies in de tabel hieronder. klik de knop Toevoegen ( ). Per zorgjaar 2015 hebben we de indicaties niet meer nodig. De overgangsregeling (OVR) stopt dan. Wtcg is al gestopt. Veld H&V Groep Datum vanaf Datum t/m Datum vanaf Aantal uur/week Aantal min/week Wmo Id Behandeling De indicatie hoeft alleen opgevoerd te worden als het een Wmo indicatie bruto/netto pgb Hulp bij het Huishouden (HbH) of bruto/netto pgb Alfahulp betreft. Kies hier voor een nieuwe regel altijd WMO. Voer hier de einddatum van de indicatie in. Een doorlopende indicatie voert u op door de Datum t/m leeg te laten. Elke Wmo indicatie wordt automatisch beëindigd op Neem over van de aangeleverde gegevens Vul de uren en minuten per week van de indicatie op. Er is een maximum gesteld van 168 uren en 59 minuten. Voer een uniek identificatienummer in voor de Wmo indicatie regel. Dit kan elke cijfer- en lettercombinatie zijn. De Wmo Id heeft dezelfde functie als Dossiernummer: de combinatie van WZA code, klantnummer en Wmo Id maakt elke regel uniek. Bij de H&V Standaard wordt deze unieke regel gebruikt om de Wmo indicatie op te zoeken, zodat deze verwijderd of gewijzigd kan worden. LET OP! Als u geen Wmo Id invult, dan maakt de H&V applicatie zelf een Wmo Id aan. Deze code moet u wel invoeren bij het opvoeren van een correctie. Pagina 13 van 25

14 8.3 Wmo indicatie verwijderen Wanneer een Wmo indicatie is komen te vervallen of onverhoopt bij de verkeerde klant staat, dan kunt u op de dag van opvoer het product nog verwijderen. Een Wmo indicatie verwijderen kan totdat de synchronisatie gedraaid heeft. Zolang heeft de regel de status Vastgelegd ( ) en de optie verwijderen ( ). Klik op Verwijderen ( ). U krijgt nu een scherm te zien waarin alle te verwijderen gegevens worden getoond, Klik nogmaals op verwijderen ( ), Het Wmo indicatie is nu verwijderd en u komt in het basisscherm terug. LET OP! Een Wmo indicatie kan niet worden verwijderd als er een H&V product aan gekoppeld is. Een Wmo indicatie kan echter wel blijven bestaan als er géén H&V product is. Als de Wmo indicatie ook is ingetrokken, dan moet u deze apart verwijderen. Eerst moet het H&V product worden verwijderd voordat de Wmo indicatie kan worden verwijderd. U wordt hiervoor gewaarschuwd door een foutmelding en de verwijder knop zal niet actief zijn. 8.4 Wmo indicatie aanpassen of beëindigen Als de Wmo indicatie verkeerde gegevens heeft of als bekend geworden is wanneer de Wmo indicatie eindigt, dan kan de Wmo indicatie gewijzigd worden. Een Wmo indicatie die nog aangepast kan worden vindt u in het Wmo overzicht bij de tweede oranje pijl ( ) in het basisscherm. Klik op de knop Aanpassen ( ). De betreffende Wmo indicatie regel wordt actief in het opvoergedeelte; Vul nu de correcte gegevens in. Zie hiervoor de tabel bij Wmo indicatie aanpassen. Klik op Opslaan ( ). De aanpassingen van de Wmo indicatie komen op de factuur terecht. Wees daarom zorgvuldig met het wijzigingen van de Wmo indicatie. Het CAK zal een correctiefactuur sturen, wanneer er al facturatie heeft plaatsgevonden na de nieuwe Datum t/m. Elke Wmo indicatie wordt automatisch beëindigd op Pagina 14 van 25

15 9. Hulpmiddelen en voorzieningen De klant heeft een hulpmiddel of voorziening gekregen, dan voert u dat product op voor een bepaalde periode in termen van kosten van het H&V product, periode bijdrage en aantal perioden. Het aanleveren van het aantal perioden en de kosten per periode is vanaf het zorgjaar 2015 niet meer verplicht. Indien de gemeente niet anders aangeeft, dan legt het CAK een maximale periode bijdrage tot dat het totaal van de opgelegde eigen bijdragen gelijk is aan de totale kosten. 9.1 Basisscherm [Product invoeren] Nadat u in het scherm [Klant zoeken] een klant hebt geselecteerd, komt u in het scherm [Product invoeren]. In dit scherm kunt u naast Wmo indicaties en verblijf ook hulpmiddelen en voorzieningen producten invoeren en wijzigen. In het scherm overzicht is deze regel aangegeven door de eerste oranje pijl ( ). Als er al een hulpmiddelen en voorzieningen product is ingevoerd, dan ziet u deze regel in het H&V overzicht. Zie hiervoor de tweede oranje pijl ( ). Er zijn nu verschillende bewerkingen op een hulpmiddelen en voorzieningen product: 1. Opvoeren, zie 9.2; U wilt een H&V product opvoeren en deze is nog niet zichtbaar in het H&V overzicht. 2. Verwijderen, zie 9.4; U hebt een H&V product opgevoerd, maar wilt die dezelfde dag nog ongedaan maken. 3. Aanpassen of beëindigen, zie 9.5; Een H&V product is met de verkeerde waarden ingevoerd of de einddatum is bekend geworden. Pagina 15 van 25

16 9.2 Periodetabel In de H&V applicatie kunnen perioden worden aangegeven. Een overzicht van de perioden, zoals die gebruikt worden door het CAK, kunt u opvragen door aan de linkerzijde van uw scherm het menu-item Periodetabel te selecteren. Er wordt een extra venster geopend. U kunt deze periodetabel weer sluiten door op het kruisje rechtsboven in het zojuist geopende venster te klikken. In deze periodetabel ziet u voor het lopende zorgjaar welke perioden er gedefinieerd zijn en welke weeknummers daarbij horen. Ook ziet u de datum vanaf en datum tot en met van de perioden. 9.3 H&V product opvoeren Wanneer een H&V product nog niet in het Wmo overzicht op het basisscherm voorkomt, dan dient u een nieuw H&V product invoeren. Voor het invoeren van een H&V product volgt u de volgende procedure: Vul de velden op de regel die in het basisscherm gemarkeerd is met de eerste oranje pijl ( ). Volg hierbij de instructies in de tabel hieronder. klik de knop Toevoegen ( ). Veld Behandeling Jaar vanaf Bij Jaar vanaf vult u het jaartal in met vier cijfers. Dit jaartal kan nooit voor 2007 liggen. De (eigen bijdrage) Wmo bestaat immers pas sinds Periode vanaf Aantal periodes (optioneel) Bij Periode vanaf geeft u de periode in vanaf wanneer u de eigen bijdrage wilt laten opleggen. Bij Aantal perioden geeft u het aantal perioden aan waarover u een eigen bijdrage wilt laten opleggen. U kunt het aantal perioden ook leeglaten. Het CAK zal dan de periode bijdrage opleggen, zolang de totaal betaalde eigen bijdrage lager is dan de totale kosten. Pagina 16 van 25

17 LET OP! Voor een vertaling van kalenderdata naar zorgperioden, zie de Periodetabel op pagina 16. H&V groep Bij H&V groep kiest u een van de voor gedefinieerde H&V groepen. Twijfelt u over de te maken keuze? Raadpleeg dan het Voorzieningenoverzicht. Deze vindt u links in het navigatiemenu en bevat per H&V groep een aantal voorbeelden van de producten die onder de betreffende groep vallen. LET OP! Als u bij een H&V productregel komt, waar nog geen H&V groep is geselecteerd dan komt u niet verder in de applicatie voordat u een H&V groep heeft gekozen. PGB Omschrijving Deze indicatie geeft aan dat het product is geleverd in de vorm van een PGB. Bij Omschrijving vult u eventueel een omschrijving van het verstrekte H&V product in. LET OP! Dit veld is optioneel, maar de omschrijving wordt altijd overgenomen op de factuur aan de klant. Wanneer u dezelfde omschrijving als de gekozen H&V groep invult, dan geeft de applicatie een waarschuwing. In deze waarschuwing ziet u wat er op de factuur komt en wat de klant dus te zien krijgt. Kiest u hier voor Ja, dan wordt de invoer geaccepteerd en kunt u verder. Kiest u hier voor Nee, dan kunt u de Omschrijving aanpassen. Totale kosten Bij Totale kosten vult u totale kosten van het pgb of de H&V over de gehele looptijd in. LET OP! In geen geval mag dit bedrag de daadwerkelijke kostprijs overschrijden. Kosten per periode (optioneel) Bij Kosten per periode heeft u twee mogelijkheden: (1) u vult de totale kosten gedeeld door het aantal perioden in of (2) u vult het maximale bedrag dat aan eigen bijdrage berekend mag worden per periode. Hiermee kunt u de door te rekenen kosten van de zorg afstemmen op uw eigen gemeentelijke beleid. Het veld kosten per periode kunt u ook leeglaten. Het CAK zal dan een maximale periode bijdrage berekenen en deze opleggen, zolang de totaal betaalde eigen bijdrage lager is dan de totale kosten. Dossier nummer Bij Dossiernummer vult u een identificatienummer in voor de H&V productregel. Dit is een verplicht veld. De combinatie van WZA code, klantnummer en dossiernummer maakt elke regel uniek. Bij de H&V Standaard wordt deze unieke regel bijvoorbeeld gebruikt om de H&V productregel op te zoeken, zodat deze verwijderd of gewijzigd kan worden. Pagina 17 van 25

18 9.4 H&V product verwijderen Wanneer een H&V product is komen te vervallen of onverhoopt bij de verkeerde klant staat, dan kunt u op de dag van opvoer het product nog verwijderen. Een product verwijderen kan totdat de synchronisatie gedraaid heeft. Tot dat moment heeft de regel de status Vastgelegd ( ) en de optie verwijderen ( ). Klik op Verwijderen ( ). U krijgt nu een scherm te zien waarin alle te verwijderen gegevens worden getoond, Klik nogmaals op verwijderen ( ), U krijgt nu een waarschuwing te zien. Klikt u op OK, dan is het H&V product verwijderd en u komt in het basisscherm. 9.5 H&V product aanpassen of beëindigen Als het H&V product bij de goede klant staat maar niet correct is opgevoerd of door omstandigheden moet worden aangepast, dan is het H&V product eenvoudig te wijzigen: Klik op Aanpassen ( ). Het betreffende H&V product wordt actief in het opvoergedeelte; Vul nu de correcte gegevens in. Zie hiervoor de tabel bij H&V product aanpassen op pagina 16. Klik op Opslaan ( ). De H&V productregel is nu gewijzigd en wordt vervolgens in de database van het CAK gecorrigeerd, zodat de wijziging in het proces van factureren wordt opgenomen en de klant een correctiefactuur ontvangt. LET OP! De klant ziet al deze correcties terug op de factuur, dus wees accuraat met uw administratie! 10. Verblijf Onder verblijf valt kortdurend verblijf als ondersteuning van mantelzorg, beschermd wonen in een instelling voor beschermd wonen en opvang. In de eerste maanden van 2015 kunnen de gemeenten het beschermd wonen en opvang nog niet via de H&V standaard berichten aanleveren, omdat de software leveranciers van de gemeenten hier nog niet klaar voor zijn. De centrumgemeenten kunnen de H&V applicatie hier ook niet gebruiken voor de klanten die in een andere gemeente in de regio wonen. Daarom zijn er op de website hetcak.nl formulieren beschikbaar om beschermd wonen en opvang aan te leveren Basisscherm [Product invoeren] Nadat u in het scherm [Klant zoeken] een klant hebt geselecteerd, komt u in het scherm [Product invoeren]. In dit scherm kunt u naast Wmo indicaties en hulpmiddelen en voorzieningen producten ook verblijf producten invoeren en wijzigen. In het scherm overzicht is deze regel aangegeven door de eerste oranje pijl ( ). Pagina 18 van 25

19 1. Opvoeren, zie 10.2; U wilt een Verblijfsregel opvoeren en deze is nog niet zichtbaar in het Verblijfoverzicht. 2. Verwijderen, zie 9.4; U hebt een Verblijfsregel opgevoerd, maar wilt dit dezelfde dag nog ongedaan maken. 3. Terugtrekken, zie 10.4; U hebt een Verblijfsregel opgevoerd, maar wilt dit ongedaan maken nadat de synchronisatie heeft gedraaid en de regel niet meer te verwijderen is. 4. Aanpassen, zie 10.5; Een verblijfsregel is met de verkeerde waarden ingevoerd of de einddatum is bekend geworden. Pagina 19 van 25

20 10.2 Verblijf opvoeren Wanneer een verblijfsregel nog niet in het Verblijf overzicht op het basisscherm voorkomt, dan dient u een nieuwe verblijfsregel in te voeren. Vul de velden op de regel die in het basisscherm gemarkeerd is met de eerste oranje pijl ( ). Volg hierbij de instructies in de tabel hieronder. klik de knop Toevoegen ( ). Veld Type verblijf Behandeling Voor zorgjaar 2015 en type regeling WMO: MO: Opvang (Maatschappelijke opvang en vrouwen opvang) BW: Beschermd wonen Voor zorgjaar 2014 en eerder die doorloopt in 2015 en type regeling OVR: KV overgang: Kortdurend verblijf BW overgang: Beschermd wonen Regeling Dit veld toont de regeling die bij de klant gekozen is: WMO, PGW of OVR. AGB Code Datum vanaf Datum t/m Aantal dag(en) per week Dossiernummer Teruggetrokken AGB code van de opvanginstelling waar de klant woont Voer hier de einddatum van het verblijf in. Een doorlopend verblijf voert u op door de Datum t/m leeg te laten. Neem over van de aangeleverde gegevens Bij kortdurend verblijf vult u hier in hoeveel dagen per week de Bij Dossiernummer vult u een identificatienummer in voor de H&V productregel. Dit is een verplicht veld. De combinatie van WZA code, klantnummer en dossiernummer maakt elke regel uniek. Bij de H&V Standaard wordt deze unieke regel bijvoorbeeld gebruikt om de H&V productregel op te zoeken, zodat deze verwijderd of gewijzigd kan worden. Deze indicatie wordt gezet met de actie terugtrekken. Een verblijfsregel die teruggetrokken is heeft de status Geaccepteerd en de datum t/m is gelijk aan de datum vanaf Verblijfsregel verwijderen Wanneer een Verblijfsregel is komen te vervallen of onverhoopt bij de verkeerde klant staat, dan kunt u op de dag van opvoer de regel nog verwijderen. Een regel verwijderen kan totdat de synchronisatie gedraaid heeft. Tot dat moment heeft de regel de status Vastgelegd ( ) en de optie verwijderen ( ). Klik op Verwijderen ( ). U krijgt nu een scherm te zien waarin alle te verwijderen gegevens worden getoond, Klik nogmaals op verwijderen ( ), U krijgt nu een waarschuwing te zien. Pagina 20 van 25

21 Klikt u op OK, dan is de verblijfsregel verwijderd en u komt in het basisscherm Verblijfsregel terugtrekken Wanneer een Verblijfsregel is komen te vervallen of onverhoopt bij de verkeerde klant staat en u kunt de regel niet meer verwijderen omdat de synchronisatie al heeft gedraaid, dan kunt u de regel terugtrekken. Klik op Aanpassen ( ). De betreffende verblijfsregel wordt actief in het opvoergedeelte; Vink het veld Teruggetrokken. Klik op Opslaan ( ). De status van de verblijfsregel blijft Geaccepteerd, maar de indicatie Teruggetrokken is gevinkt en de Datum t/m is gelijk gemaakt met de Datum vanaf. LET OP! De klant kan na terugtrekken een eigenbijdrage opgelegd krijgen voor andere zorg, waarvan de klant was vrijgesteld in verband met de registratie van opvang. Voor beschermd wonen en kortdurend verblijf kan een correctiefactuur Verblijfsregel aanpassen Als de verblijfsregel bij de goede klant staat maar niet correct is opgevoerd of door omstandigheden moet worden aangepast, dan is de verblijfsregel eenvoudig te wijzigen: Klik op Aanpassen ( ). De betreffende verblijfsregel wordt actief in het opvoergedeelte; Vul nu de correcte gegevens in. Zie hiervoor de tabel bij H&V product aanpassen op pagina 20. Klik op Opslaan ( ). De Verblijfsregel is nu gewijzigd en wordt vervolgens in de database van het CAK gecorrigeerd, zodat de wijziging in het proces van factureren wordt opgenomen en de klant een correctiefactuur ontvangt. LET OP! De klant ziet al deze correcties terug op de factuur, dus wees accuraat met uw administratie! Pagina 21 van 25

22 11. Voorbeelden Basis: Een klant heeft vanaf periode een pgb toegewezen gekregen voor huishoudelijke hulp. Het gaat in totaal om 1.300, - per jaar en dit wordt in één keer uitbetaald aan de klant. U hebt via Extranet de volgende regel toegevoegd: Jaar Periode Aantal Voorziening Totale Kosten per Dossiernummer vanaf vanaf perioden kosten periode pgb Na 5 perioden verhuist deze klant naar een andere gemeente. Het overschot ( 800, -) aan betaald pgb wordt teruggevorderd en ook terugbetaald. Jaar vanaf Periode Aantal Voorziening Totale Kosten per Dossiernummer vanaf perioden kosten periode pgb Deze wijziging vindt plaats omdat de klant geen 13 maar slechts 5 perioden een pgb heeft ontvangen. De kosten per periode blijven gelijk omdat de hoogte van de toekenning niet gewijzigd wordt, maar enkel de duur. Hierdoor veranderen wel de totale kosten. 2. Na 5 perioden verhuist deze klant naar een andere gemeente. Het overschot ( 800, -) aan betaald pgb wordt teruggevorderd, maar na de verantwoording van het pgb blijkt ook nog dat er 50, - extra terugbetaald moet worden omdat het niet verantwoord kan worden over periode 4. De klant betaalt daadwerkelijk 850, - terug. Jaar vanaf Periode Aantal Voorziening Totale Kosten per Dossiernummer vanaf perioden kosten periode pgb pgb pgb a pgb b Deze wijziging vindt plaats omdat de klant geen 13 maar slechts 5 perioden een pgb heeft ontvangen. Omdat de kosten per periode leidend zijn voor de kostprijs en deze niet gelijk zijn, aangezien periode 4 afwijkend is, moet dat worden aangepast middels diverse productregels. Indien de klant namelijk een eigen bijdrage van 80, - heeft zou deze teveel eigen bijdrage betalen als alleen het aantal perioden wordt ingekort. 3. Na 3 perioden verhuist deze klant naar een ander adres in de gemeente. De overige omstandigheden blijven gelijk. U hoeft niets te doen. Een verhuizing binnen de gemeente heeft verder geen gevolgen voor het vaststellen, opleggen, innen en afdragen van de eigen bijdrage. Pagina 22 van 25

23 4. Na 5 perioden verhuist deze klant naar een andere gemeente. Het overschot ( 800, -) aan betaald pgb wordt teruggevorderd, maar na de verantwoording van het pgb blijkt ook nog dat er 50, - extra terugbetaald moet worden omdat er structureel 10, - per periode niet verantwoord kan worden. De klant betaalt daadwerkelijk 850, - terug. Jaar Periode Aantal Voorziening Totale Kosten per Dossiernummer vanaf vanaf perioden kosten periode pgb Deze wijziging vindt plaats omdat de klant geen 13 maar slechts 5 perioden een pgb heeft ontvangen. Omdat de kosten per periode leidend zijn voor de kostprijs en deze niet het oorspronkelijke bedrag zijn, aangezien de verantwoording structureel 10, - afwijkend is, moeten de totale kosten en de kosten per periode worden aangepast middels een nieuwe productregel. 5. Na 5 perioden wordt besloten dat deze klant de overige 8 perioden 15, - euro extra per periode krijgt uitbetaald. Jaar vanaf Periode Aantal Voorziening Totale Kosten per Dossiernummer vanaf perioden kosten periode pgb pgb Deze wijziging vindt plaats omdat de klant na 5 perioden een hoger bedrag aan pgb heeft ontvangen. Omdat de kosten per periode leidend zijn voor de kostprijs en deze niet het oorspronkelijke bedrag zijn, aangezien de hoogte 15, - meer wordt moet, naast een correctie van het aantal perioden, een nieuwe productregel worden opgevoerd. 6. Na 3 perioden overlijdt deze klant. Er wordt geen verantwoording meer gevraagd over die drie perioden. U hoeft niets te doen. Overleden klanten worden vanzelf stopgezet door onze controle in de GBA. 7. De klant krijgt na 8 perioden een pgb toegewezen van 2.500, - voor de aanschaf van een scootmobiel. De gemeente heeft er voor gekozen maximaal 2 jaar een eigen bijdrage op te leggen voor een scootmobiel. Hoe verwerkt u dit in de H&V applicatie? Jaar Periode Aantal Voorziening Totale Kosten per Dossiernummer vanaf vanaf perioden kosten periode pgb pgb-scootmobiel ,15 2 Deze toevoeging van het product vindt plaats omdat het gaat om een pgb voor een nieuw product, het is geen correctie op een bestaand product. Er is nu overlap in perioden. Het is niet toegestaan een latere ingangsperiode op te voeren om zo de betaling van de eigen bijdrage te verlengen. Pagina 23 van 25

24 8. Correctie in de H&V-applicatie na verhuizing van klant naar een andere gemeente, indien uw gemeente voor een klant een product heeft opgevoerd voor meerdere afzonderlijke jaren. Basis: Gemeente X voert voor een klant een pgb op voor meerdere afzonderlijke jaren (zie onderstaande tabel). Zorgjaar Periode Aantal perioden Omschrijving Totale kosten Kosten per periode Dossiernummer pgb pgb pgb De klant verhuist in periode 8 van 2015 naar gemeente Y. De gemeente X kan geen correcties opvoeren voor 2013 en 2014 omdat de klant in deze jaren niet woonachtig is in gemeente X. De oplossing: In de H&V applicatie dient u het jaartal aan te passen en de kosten per periode op nul te zetten (zie onderstaande tabel) Zorgjaar Periode Aantal perioden Omschrijving Totale kosten Kosten per periode Dossiernummer pgb pgb Om onder andere dit soort correcties te voorkomen adviseren wij een pgb op te voeren voor de duur van het lopende jaar. Veel gemeenten doen dit al omdat zij elk jaar de hoogte van de pcb s herindexeren. 9. Een klant heeft een scootmobiel gekregen ter waarde van 3000 en de gemeente laat het opleggen van de eigen bijdrage volledig over aan het CAK. U vult het bedrag in bij de totale kosten en laat het aantal perioden en de kosten per periode leeg. Zorgjaar Periode Aantal perioden Omschrijving Totale kosten Kosten per periode pgb Dossiernummer 10. Een klant heeft mantelzorg, maar om de mantelzorgers te ontlasten gaat de klant één dag per week naar een zorgboerderij de vier jaargetijden. De ingang hiervan is maart U zoekt de AGB code van de instelling op met behulp van de website Type verblijf AGB Code Datum vanaf Datum t/m Aantal dag(en) per week Dossiernummer KV Pagina 24 van 25

25 12. De menufunctie [Over WMO] Met deze functie is het versienummer van de applicatie Hulpmiddelen & Voorzieningen op te vragen. Wanneer u deze functie selecteert, wordt er een nieuw venster geopend. U kunt de functie Over Wmo weer sluiten door op het kruisje rechtsboven in het zojuist geopende venster te klikken. Pagina 25 van 25