Instructie Ledenbeheer 2015 t.b.v. verenigingen. » Nederlandse Triathlon Bond

Transcriptie

1 Instructie Ledenbeheer 2015 t.b.v. verenigingen» Nederlandse Triathlon Bond Postbus BG NIEUWEGEIN T F info@triathlonbond.nl / 1 NTB 16feb2015

2 INHOUD 1. Beginnen met NTBledenbeheer 1.1 Starten De eerste keer dat u inlogt Wachtwoord en/of gebruikersnaam wijzigen Pop-ups en extra toelichting Uitloggen 4 2. Ledenbeheer via Introductie Ledenlijst Nieuw lid toevoegen Gegevens lid wijzigen Wijzigen Atletenlicentie Verhuizing van een lid naar een andere vereniging Opzeggen lidmaatschap NTB / verwijderen lid Inlogaccount NTB leden Export van gegevens en lijsten Lidmaatschapsbewijs vrijgeven 3.1 Lidmaatschapsbewijs van alle leden in één keer vrijgeven Lidmaatschapsbewijs per lid vrijgeven Lidmaatschapsbewijs van een lid intrekken 14 2 NTB 16feb2015

3 1. Beginnen met NTB ledenbeheer Wat heeft u nodig? Om van gebruik te kunnen maken heeft u een internet browser en een internetverbinding nodig. Bij voorkeur dient u gebruik te maken van een recente versie Microsoft Internet Explorer of Mozilla Firefox. Daarnaast is het erg belangrijk dat javascript ingeschakeld staat. Veel van de geboden functionaliteit wordt verzorgd door javascripts. 1.1 Starten is een zogenaamde webapplicatie. Dit biedt een aantal voordelen. U heeft vanaf iedere locatie met internet toegang de mogelijkheid uw gegevens te beheren en/of te wijzigen. Alle gegevens worden centraal en slechts éénmaal opgeslagen. Natuurlijk moet een applicatie waar iedereen bij kan beveiligd worden. Om gebruik te kunnen maken van het systeem maakt u zich daarom bekend via een gebruikersnaam en wachtwoord. Deze heeft u via het bondsbureau ontvangen. Daarnaast wordt er gebruik gemaakt van een beveiligde verbinding, waarbij de gegevens tussen uw computer en de server van de NTB versleuteld verzonden worden. Figuur 1: Inlogscherm Om de webapplicatie te starten doet u het volgende: 1. U voert bij het adres in uw interbrowser in: Op deze website klikt u onder Snelmenu op Inloggen mijn.triathlonbond.nl De pagina is ook rechtstreeks te benaderen via 2. Bij gebruikersnaam en wachtwoord vult u de u toegewezen gebruikersnaam en het wachtwoord in (zie figuur 1) 3. U klikt op >> Inloggen. 1.2 De eerste keer dat u inlogt Na het inloggen komt u op uw startpagina. Wij vragen u uw gegevens onder het tabblad Organisatiegegevens te controleren en aan te vullen. LET OP! Vul onder Organisatiegegevens Contactgegevens het adres van uw vereniging in! Dit adres wordt door het systeem gebruikt om u te waarschuwen of informatie te verstrekken. 3 NTB 16feb2015

4 1.3 Wachtwoord en/of gebruikersnaam vergeten Als u uw gebruikersnaam en/of wachtwoord niet meer weet kunt u op de inlogpagina de link >> Wachtwoord en/of gebruikersnaam vergeten? aanklikken. Door het algemene adres van uw vereniging op te geven ontvangt u direct een met uw gebruikersnaam en een nieuw wachtwoord. De eerstvolgende keer dat u inlogt, wordt gevraagd dit wachtwoord te wijzigen. Wordt het door u opgegeven adres niet herkend, dan kunt u contact opnemen met het bondsbureau via info@triathlonbond.nl 1.4 Pop-ups en extra toelichting Onderliggende instructiedocumenten dienen als introductie voor en kunnen daarom niet alles behandelen. Er is getracht bij het ontwerp alles zo logisch en eenvoudig mogelijk te houden, zodat u zonder verdere instructie aan de slag kunt. U kunt en zult waarschijnlijk alsnog tegen vragen aanlopen. Op verschillende plaatsen komt u een informatie-icoontje tegen (figuur 2). Als u op dit icoontje klikt zal deze een pop-up proberen te openen waarin een korte uitleg wordt weergegeven. Figuur 2 Zoekt u antwoord op een meer specifieke vraag dan kunt u contact opnemen via: leden@triathlonbond.nl 1.5 Uitloggen Als u het systeem wilt verlaten hoeft u zich niet speciaal af te melden. U kunt het venster van uw internetbrowser sluiten of een andere internetadres kiezen. 4 NTB 16feb2015

5 2. Ledenbeheer via Introductie In navolging van het inschrijfsysteem via heeft de NTB ook een online dienst specifiek voor verenigingen; het beheren van ledengegevens via Doel hiervan is het vereenvoudigen van de uitwisseling van ledengegevens tussen het bondsbureau en de verenigingen. Door het gebruik van is in één oogopslag zichtbaar welke gegevens er van uw vereniging bij de bond staan geregistreerd. Daarnaast kunnen gegevens direct gewijzigd worden, nieuwe leden worden toegevoegd of lidmaatschappen worden opgezegd. Nieuwe leden krijgen hierbij direct een lidmaatschapsnummer en toegang tot Als u inlogt, krijgt u het volgende scherm: Figuur 3 In dit scherm ziet u vier tabbladen: Evenementen, Leden, Organisatiegegevens en Help. Door op een tabblad te klikken, komt u bij de gegevens van het betreffende tabblad. Onder het tabblad Organisatiegegevens kunt u o.a. de contactgegevens van uw vereniging invullen. Het is van belang dat u minimaal de volgende gegevens invult: - Postadres - adres - Telefoonnummer - IBAN rekeningnummer en BIC-code Zodra er een wijziging plaatsvindt in deze gegevens kunt u het hier wijzigen. 5 NTB 16feb2015

6 Figuur Ledenlijst De meest actuele ledenlijst van uw vereniging kan worden geopend door na het inloggen op het tabblad Leden te klikken. Er opent een scherm met daarin de huidige ledenlijst (figuur 5). In de kolom opmerkingen staat de zgn. statusinformatie van het betreffende lid. Dit wil zeggen dat, als bijvoorbeeld een lidmaatschap wordt opgezegd, deze informatie inclusief de einddatum, in deze kolom komt te staan. Ook een aangevraagde of juist opgezegde atletenlicentie wordt in deze kolom vermeld. Let op: denkt u erom dat het statutair en verzekeringstechnisch noodzakelijk is om alle leden die lid zijn van uw vereniging, dus ook de leden die géén Atletenlicentie wensen, bij de NTB aan te melden? Figuur 5 6 NTB 16feb2015

7 2.3 Nieuw lid toevoegen Bovenaan de ledenlijst ziet u de optie Nieuw lid toevoegen. Door deze optie aan te klikken opent een nieuw scherm (figuur 6). Figuur 6 Het scherm is opgedeeld in twee delen. Het toevoegen van een reeds bestaand NTB lid en het toevoegen van een persoon die nog geen lid van de NTB is. Het toevoegen van iemand die nog geen NTB lid is, is van toepassing in het geval dat de toe te voegen atleet nog niet over een NTB lidmaatschap beschikt. U kunt iemand die nog geen lid is ook eerst als proeflid opvoeren. Op deze manier kunt u iemand 10 weken gratis aan ledenlijst toevoegen, met als voordeel dat de verzekering van de NTB ook op dit proeflid van toepassing is. Binnen 10 weken heeft u de mogelijkheid dit proeflidmaatschap om te zetten in een volwaardig lidmaatschap. Doet u dit niet dan verdwijnt het betreffende lid na de proeftijd automatisch van uw ledenlijst. Het toevoegen van een bestaand lid kan voorkomen in twee situaties. 1. U wilt een lid aanmelden dat reeds lid is bij een andere vereniging of dat individueel NTB lid is en het bestaande lidmaatschap wil inruilen voor een lidmaatschap via uw vereniging, een zogenaamde verhuizing. (Zie ook de toelichting bij hoofdstuk 2.6.) 7 NTB 16feb2015

8 2. De andere mogelijkheid is dat u een lid wilt toevoegen dat reeds lid is bij een andere vereniging maar die ook bij uw vereniging meetraint (of bijvoorbeeld als trainer actief is). In dit geval kiest u bij soort lidmaatschap voor Dubbellid (zie ook de toelichting hieronder). Het lid wordt direct aan uw ledenlijst toegevoegd, maar blijft in tegenstelling tot een verhuizing, ook lid bij de andere vereniging. Het dubbellidmaatschap is gratis, maar een dubbellid kan in competities niet uitkomen voor uw vereniging. Een atleet kan alleen worden opgevoerd als dubbellid als deze bij een andere vereniging reeds volwaardig lid is. In alle gevallen wordt het nieuwe lid na aanmelding direct voorzien van een lidmaatschapsnummer waarmee dan ook al direct kan worden aangemeld voor evenementen via De (optionele) mogelijkheid bestaat om een pasfoto toe te voegen. U doet dit door te dubbelklikken op het weergegeven icoon. Door een foto beschikbaar te stellen wordt er vanuit gegaan dat de vereniging en de betreffende atleet ermee akkoord gaan dat deze eventueel gebruikt wordt door de NTB en aan haar gelieerde verenigingen en/of organisaties. Het toevoegen van een foto kan een lid ook zelf doen via zijn persoonlijke inlogaccount op MijnNTB. 8 NTB 16feb2015

9 2.4 Gegevens lid wijzigen De gegevens van een lid kunnen gewijzigd worden door in de ledenlijst op het betreffende lid te klikken. De pagina die hierbij geopend wordt toont de op dat moment beschikbare gegevens. Bovenaan vindt u achter de kop Gegevens Lid de link >> Wijzigen. Door deze link aan te klikken kunnen deze gegevens gewijzigd worden. Eventuele wijzigingen worden direct doorgevoerd in de systemen van de NTB. Bij een lid heeft u niet de mogelijkheid om het geboortejaar aan te passen. Als u hierin een fout constateert kunt u dit laten wijzigen door het NTB bondsbureau via leden@triathlonbond.nl 9 NTB 16feb2015

10 2.5 Wijzigen atletenlicentie Indien een lid wel is aangemeld bij de NTB, maar nog geen atletenlicentie heeft, dan kan deze worden aangevraagd door het betreffende lid te selecteren uit de ledenlijst en bij de lidmaatschapsinformatie van het lid de link >> Atletenlicentie aanvragen aan te klikken. Het systeem vraagt u vervolgens of u deze aanvraag direct wilt laten verwerken (de meerprijs van 5 euro die hiervoor volgens het systeem zou gelden is niet meer van toepassing en zal dus niet in rekening worden gebracht!) of dat u deze aanvraag in wilt laten gaan m.i.v. het nieuwe lidmaatschapsjaar (= het nieuwe kalenderjaar). In het laatste geval worden de kosten van de atletenlicentie voor het lopende lidmaatschapsjaar alsnog in rekening gebracht. Een atletenlicentie van een lid kan worden opgezegd door het betreffende lid te selecteren en vervolgens de keuze >> Atletenlicentie opzeggen aan te klikken. Opzeggingen gaan pas in per het einde van het lopende lidmaatschapsjaar (dus per 31 december) en dienen vòòr 1 december (mag dus gerust eerder) te worden doorgegeven. Tot deze tijd wordt het lidmaatschapsnummer in de ledenlijst rood weergegeven en kunt u een opzegging evt. ook weer ongedaan maken. 2.6 Verhuizing van een lid naar een andere vereniging Een lid verhuizen naar een andere vereniging kan alleen met ingang van een nieuw lidmaatschapsjaar, dus met ingang van een nieuw kalenderjaar. Eén en ander kan in december van het lopende kalenderjaar worden geregeld. Neem voor meer informatie contact op met het bondsbureau. 2.7 Opzeggen lidmaatschap NTB / verwijderen lid U kunt het lidmaatschap van een lid opzeggen door het betreffende lid te selecteren en vervolgens de keuze >> Lidmaatschap opzeggen aan te klikken. Opzeggingen gaan pas in per het einde van het lopende lidmaatschapsjaar en dienen vòòr 1 december (mag dus gerust eerder) te worden doorgegeven. Zolang het lidmaatschap van de triathlonbond nog niet daadwerkelijk beëindigd is, kunt u een opzegging ook weer ongedaan maken. 10 NTB 16feb2015

11 2.8 Inlogaccount NTB leden Alle NTB leden kunnen m.b.v. hun lidmaatschapsnummer inloggen op MijnNTB om daar o.a. een lidmaatschapsbewijs aan te maken en te downloaden. (Zie ook hoofdstuk 3). Op het tabblad Machtigingen kunt u aangeven welke mutatierechten uw vereniging de verenigingsleden wil geven. Door op de link >> Wijzigen achter Mutatierechten leden te klikken kunt u de mutatierechten naar wens aanpassen. 11 NTB 16feb2015

12 2.9 Export van gegevens en lijsten Onder het tabblad Lijsten vindt u de uitvoermogelijkheden van U kunt aangeven welke informatie u precies op het overzicht wilt weergeven en in welk formaat u de gegevens wilt exporteren. 12 NTB 16feb2015

13 3. Lidmaatschapsbewijs vrijgeven Het lidmaatschapsbewijs van uw verenigingsleden kunt u op twee manieren vrijgeven: 1. U kunt het lidmaatschapsbewijs van alle leden in één keer vrijgeven. 2. U kunt het lidmaatschapsbewijs per lid vrijgeven. Het is uiteraard ook mogelijk om een vrijgegeven lidmaatschapsbewijs weer in te trekken. Vrijgeven van het lidmaatschapsbewijs kunt u doen op het tabblad Ledenlijst. 3.1 Het lidmaatschapsbewijs van alle leden in één keer vrijgeven Om het lidmaatschapsbewijs van alle leden in één keer vrij te geven klikt u op >> Alle licentiebewijzen vrijgeven U krijgt dan de volgende pop-up: Klik op OK. Achter alle leden komt dan onder Licentie Ja te staan. Zie de volgende figuur. 13 NTB 16feb2015

14 De betreffende leden kunnen nu zelf inloggen om hun lidmaatschapsbewijs te downloaden. 3.2 Het lidmaatschapsbewijs per lid vrijgeven Om het lidmaatschapsbewijs van een enkel lid vrij te geven klikt u op het betreffende lid. U komt dan in het scherm met de persoonlijke gegevens van het betreffende lid. Klik daar op >> Licentiebewijs vrijgeven Om terug te keren naar de ledenlijst klikt u bovenaan op >> Terug naar ledenlijst. 3.3 Het lidmaatschapsbewijs van een lid intrekken Om het lidmaatschapsbewijs van een lid weer in te trekken klikt u op het betreffende lid. U komt dan weer in het scherm met de persoonlijke gegevens van het betreffende lid. Klik daar op >> Licentiebewijs intrekken 14 NTB 16feb2015