Case Houthalen-Helchteren De transformatie naar Het Nieuwe Werken, waar ICT borg staat voor de 4 I s: Informatie, Intelligentie, Integratie en Innovatie www.creando.be Houthalen-Helchteren p. 2 1
Historiek Creativiteit Ondernemerschap Innovatie p. 3 Grote projecten Van afvalopslag naar Cleantech Noord-Zuidverbinding Creativiteit Ondernemerschap Innovatie p. 4 2
Bouwen van NAC2012 (DBM) 31/07/2009 01/08/2010 30/06/2012 1066 dagen Studie - Organisatie - Financieel - Cleantech - Gebouw 1 2 3 4 5 6 Bouw 7 Onderhoud Opening NAC2012 8 Met een resultaatsverbintenis naar tijd, budget en E-peil Creativiteit Ondernemerschap Innovatie p. 5 p. 6 3
Nieuw organisatieconcept Gemeentesecretaris Financieel Beheerder Financiering Besturing 7 Welzijn 6 Leefomgeving 5 Ondernemen 4 Ontspannen 3 Imago Facilitair behee 2 Besturing 1 Extern gerichte resultaatsgebieden Leidinggevende Administratie Leidinggevende Technieken Leidinggevende Poetsen Leidinggevende Sociaal werk LG 1 LG 2 LG 3 LG 4 www.creando.be 4
Creativiteit Ondernemerschap Innovatie p. 9 Creativiteit Ondernemerschap Innovatie p. 10 5
NAC2012 stimuleert klantgerichtheid en de interne focus op efficiëntie en effectiviteit NAC2012 als beleving Creativiteit Ondernemerschap Innovatie p. 11 De werkplek van morgen Staat in het teken van flexibiliteit 6
Ruimte is kostbaar! 50m² kantoorruimte Jaarlijkse exploitatiekost >10.000 EURO Al te vaak wordt deze ruimte dan beperkt gebruikt NAC2012 als open huis Ontmoetingsplaats Een open huis Opvang klanten via Centraal onthaal In de hal telefonie Balies (loketten) Klantbegeleiding Zelfbedieningsmogelijkheden Selfservice Vanuit je luie zetel via het digitaal loket 7
Selfserviceoplossingen 8
Selfserviceoplossingen Selfserviceoplossingen 9
Digitaal loket Infozuilen & ticketverdelers 10
Concepten voor bibliotheek en toeristische informatie 11
Welke krachten drijven de keuzes om technologisch anders te gaan werken in Houthalen-Helchteren? Technologische evolutie of revolutie? Creativiteit Ondernemerschap Innovatie p. 23 Technologische (r)evolutie 1970 2010 Creativiteit Ondernemerschap Innovatie p. 24 12
Creativiteit Ondernemerschap Innovatie p. 25 Wat verwacht de organisatie van ICT? Creativiteit Ondernemerschap Innovatie p. 26 13
De verandercyclus wordt steeds korter! Iedere organisatie moet anticiperen op nieuwe markttrends en telkens sneller en flexibeler dan voorheen Hoog Beschikbare tijd om de verandering waar te maken Performance Gap Verandercyclus Laag 1950 2015 Het succes van de organisatie hangt af van de snelheid waarmee de organisatie kan bijsturen Creativiteit Ondernemerschap Innovatie p. 27 Uitdagingen in het Strategisch InformatiePlan (SiP) Aansluiten bij de algemene doelstellingen van de organisatie (NAC2012) De verschillende componenten van het informatiesysteem één geïntegreerd geheel doen vormen en probleemloze gegevensuitwisseling Total Cost of Ownership in rekening brengen: op rationele wijze de juiste financiële, materiële en menselijke middelen vrijmaken voor de aankoop, ontwikkeling en gebruik van informatiesystemen Projectmatig werken wordt een must samenwerking tussen beleidsdomeinen en ICT Creativiteit Ondernemerschap Innovatie p. 28 14
Welke nieuwe trends/hypes spelen vandaag mee? Creativiteit Ondernemerschap Innovatie p. 29 Procesvisie 2012 Ondersteunende processen Operationele processen Beleidsprocessen Facilitair beheer Interne Communicatie Financieel beheer ICT Personeelszaken Overheidsopdrachten Externe communicatie Directe dienstverlening Indirecte dienstverlening Beleidsvorming en bestuur Meldingsbehandeling Beleidsondersteuning Budgettering Interne controle IMAGO ONTSPANNEN ONDERNEMEN LEEFOMGEVING WELZIJN VEILIGHEID Beleidsdomeinen Projectmatig werken Creativiteit Ondernemerschap Innovatie p. 30 15
Peter Hinssen Waarom een SiP opstellen? Digitaal is het nieuwe normaal De revolutie is begonnen Lokale besturen moeten drastisch evolueren Vanuit de nieuwe regelgeving Digitalisering Verminderen van de administratieve ballast Integreren van systemen Multikanaal aanbod (digitaal loket, selfservice,...) Creativiteit Ondernemerschap Innovatie p. 31 digitaal De vier I s Het NIEUWE Normaal DIGITAAL is vernieuwend DIGITAAL is de norm Informatie IT = Informatietechnologie We hebben teveel de focus op technologie gelegd! Intelligentie Meer dan ooit informatie Maar kunnen we deze informatie effectief gebruiken? Integratie Jaren gewerkt aan het kopen en installeren van systemen Nu moeten deze systemen integreren met elkaar Innovatie Een attitude die we moeten ontwikkelen De grootste stap voor de IT-afdeling zelf tijd Creativiteit Ondernemerschap Innovatie p. 32 16
Doelstellingen van het SiP (1/2) 1. ICT als basis voor plaats- en tijdsonafhankelijk werken: Werken 2.0 als objectief 2. Procesmatig werken keteninrichting als uitgangspunt: de BPM evolutie is cruciaal voor de opzet van het ICS en het BBC-programma 3. Ontsluiten en her/gebruiken van basisgegevens over beleidsdomeinen: integratie tussen systemen is een must voor kwaliteitsverbetering en vermindering van manuele werklast (kost) Creativiteit Ondernemerschap Innovatie p. 33 Doelstellingen van het SiP (2/2) 4. De gemeente als dé poort naar de lokale overheid: eigen initiatieven (multikanaal) én aansluiting op egovernement faciliteiten aangereikt door bovenlokale overheden 5. Evolutie naar selfservice: van thuis uit, in het NAC2012 en zelfs alle gemeentelijke gebouwen via het digitaal loket en selfserviceoplossingen. 6. Ondersteunen van de integratie en verdere professionalisering van de ondersteunende processen: consolidatie van ICT-middelen kan een aanzienlijke kostenbesparing opleveren. Creativiteit Ondernemerschap Innovatie p. 34 17
Hoe organiseren we ons naar onze burgers? End-to-end integratie Website Portal Callcenter... Contactbeheer EAI Frontoffice Midoffice Backoffice Gericht op burgers Ontworpen om te veranderen Intelligentie Processen Ontworpen om te blijven Creativiteit Ondernemerschap Innovatie p. 35 Onze grootste uitdaging is informatiebeheer ZOEKEN DEDUCEREN REDUCEREN OPVRAGEN INTELLIGENTIE KENNIS INFORMATIE INHOUD SAMENWERKING OPSLAAN DINGEN SAMEN DELEN Creativiteit Ondernemerschap Innovatie p. 36 18
Het 3-lagenmodel als basiselement in de architectuur Frontoffice Midoffice Gemeentelijke Service Bus Backoffice Gemeente + OCMW Houthalen-Helchteren Overheids Service Bus Centrale Overheid Creativiteit Ondernemerschap Innovatie p. 37 Architectuur (1/3) Frontoffice HoHe Post fax e-mail Midoffice HoHe Telefonie Medewerkersportaal Telefooncentrale Website / Extranet Contactinfo Workflowmanagement Selfservice Documentinformatie (status + omschrijving) Klantbegeleiding Kennisbank Centraal onthaal Balie / Loket Procesmanagement Producten- & Dienstencatalogus Digitaal Loket www.houthalen-helchteren.be Digitaal klantendossier Documentmanagement systeem Creativiteit Ondernemerschap Innovatie p. 38 19
Architectuur (2/3) Midoffice HoHe Medewerkersportaal Telefooncentrale Website / Extranet Contactinfo Documentinformatie (status + inhoud) Klantbegeleiding Kennisbank Producten- & dienstencatalogus Digitaal klantendossier Document- Workflow- manage- ment p. 39 manage- ment Creativiteit Ondernemerschap Innovatie systeem Procesmanagement Gemeentelijke Service Bus Backoffice HoHe P & O B B C... I m a g o Ontspannen Ondernemen Leefomgeving Welzijn Veiligheid Architectuur (3/3) Mid-Office HoHe Backoffice HoHe Gemeentelijke Service Bus P & O B B C... I m a g o Ontspannen Ondernemen Leefomgeving Welzijn Veiligheid Dashboard Boordtabellen Rapporten 20
Rapporteringsconcept Creativiteit Ondernemerschap Innovatie p. 41 Onze grootste uitdagingen Nieuwe stijl van werken / cultuur = VERANDEREN Invulling van de midoffice Opzetten van selfservice Creativiteit Ondernemerschap Innovatie p. 42 21
Anders denken en handelen Creativiteit Ondernemerschap Innovatie p. 43 Vragen of meer informatie? Creativiteit Ondernemerschap Innovatie p. 44 22