Het Nieuwe Werken en Leren

Transcriptie

1 Het Nieuwe Werken en Leren Duurzaam inzetten van medewerkers in Houthalen-Helchteren Slimmer samenwerken is het resultaat in het NAC

2 Houthalen centrum in de jaren 70 22/04/2013 Creativiteit Ondernemerschap Innovatie p. 2

3 22/04/2013 Houthalen centrum anno 2010 Creativiteit Ondernemerschap Innovatie p. 3

4 Masterplan Cleantech Campus Mijnpark Nieuw Administratief Centrum (NAC) Woningen Centrum ontwikkeling Realisaties NAC (AGB Masterplan) Greenville NV (LRM & AGB Masterplan) Renovatie voormalige KS hoofdzetel Cleantech Incubator Vzw icleantech Cleantech Campus Mijnpark Centrum 22/04/2013 Creativiteit Ondernemerschap Innovatie p. 4

5 Administratief centrum van de toekomst Samenbrengen van gemeentelijke diensten op één locatie Samenwerking met andere organisaties Synergie ontwikkelen Cleantech voorbeeld Kwaliteitsvolle beleving Gemeente Administratie Vrijetijdswinkel Bibliotheek OCMW Administratie Sociaal Huis Sijsjes kinderdagverblijf Politie Semi-overheidsdiensten Privé bedrijven Horeca zaak... 22/04/2013 Creativiteit Ondernemerschap Innovatie p. 5

6 Uitgangspunten voor het organisatieconcept Klantgericht Effectiviteit & efficiëntie In lijn met de nieuwe regelgeving Meer flexibiliteit Sturend en controlerend Financieel haalbaar Eerst onze klanten, dan onze eigen organisatie De juiste dingen doen De dingen juist doen Gemeentedecreet, BBC (beleids- en beheerscyclus) Zowel voor het personeel als de organisatie Evolueren van administratief werk naar een meer sturende en controlerende overheid Het nieuwe organisatieconcept moet financieel haalbaar zijn voor onze gemeente 22/04/2013 Creativiteit Ondernemerschap Innovatie p. 6

7 Rekening houdend met... Nieuwe regelgeving / interne staatshervorming Administratieve vereenvoudiging Natuurlijke afbouw van het personeel Technologische (r)evolutie Verwachtingen van de burger Kansen bieden aan het eigen personeel Visie van het ABB samenwerking gemeente-ocmw

8 De THV Mandala ging de resultaatsverbintenis aan Tijdslijn voor de realisatie van het NAC / / / dagen Studie - Organisatie - Financieel - Cleantech - Architectuur Bouw 7 Onderhoud 8 Oplevering NAC /04/2013 Creativiteit Ondernemerschap Innovatie p. 8

9 22/04/2013 Creativiteit Ondernemerschap Innovatie p. p. 99

10 Het Nieuwe Werken (HNW) Het Nieuwe Werken (HNW) is een visie waarbij recente ontwikkelingen in de informatietechnologie als aanjager gelden voor een betere inrichting en bestuur van het kenniswerk. Het gaat om vernieuwing van de fysieke werkplekken, de organisatiestructuur en -cultuur, de managementstijl en de mentaliteit van de kenniswerker en zijn manager. (Dik Bijl - Het Nieuwe Werken 2007) 22/04/2013 Creativiteit Ondernemerschap Innovatie p. 10

11 Evolutie in managementstijl Van management-by-control naar management-by-result 22/04/2013 Creativiteit Ondernemerschap Innovatie p. 11

12 Synergie nastreven in... Gebouw Gemeenschappelijke faciliteiten Energiekosten Onderhoudskosten Exploitatie Aankoop materiaal Continue dienstverlening Organisatie Harmonisatie producten & diensten Procesmatige afbakening Eenduidig afbakenen van verantwoordelijkheden en onderlinge dienstverlening Invoering van de decreten obv dezelfde filosofie Integratie ondersteunende processen Centraal beheer van de projectportfolio ICT ICT infrastructuur (netwerk, telecom,...) ICT toepassingen ICT ondersteuning 22/04/2013 Creativiteit Ondernemerschap Innovatie p. 12

13 Ons scenario voor samenwerking gemeente - OCMW Opmaken van een beheersovereenkomst Elke activiteit wordt op één plaats uitgevoerd en via de beheersovereenkomst worden er afspraken gemaakt tussen de besturen Gemeente OCMW P&O Beheersovereenkomst 22/04/2013 Creativiteit Ondernemerschap Innovatie p. 13

14 Leidinggevenden Sturing in een matrixmodel Beleidscoördinator Sturing vanuit resultaatsgebieden (interne functionele domeinen en beleidsdomeinen) met de focus op resultaat, kwaliteit, toepassing van regelgeving, Sturing van middelen (mensen en werkmiddelen): competentieontwikkeling, methoden, technieken, 22/04/2013 Creativiteit Ondernemerschap Innovatie p. 14

15 De dienstverlening zal professionaliseren Self-service (24/7) Automaten (latere fase) Lockers (latere fase) Ticketsysteem Centraal onthaal Functionele balies Digitale signalisatie Max. toegankelijkheid 22/04/2013 Creativiteit Ondernemerschap Innovatie p. 15

16 Self-Service (RFID) Retail Concept Digitale bib en social media Volgende stappen De bibliotheek & toerisme zal inspelen op de nieuwste trends Introductie ebook readers Van CD / DVD naar digitale interactie (games, ipods, ipads,...) 22/04/2013 Creativiteit Ondernemerschap Innovatie p. 16

17 FAQ, online informatie Balieconcept via Frontoffice/ Midoffice/ Backoffice Tier 0 Tier 1 Tier 2 Tier 3 Frontoffice Midoffice Backoffice Fysiek balie bezoek Self service/ e-loket Onthaal Balie & loketten Na afspraak Gemeente OCMW , telefoon, brief E-loket, self service, web request Website, kiosk, online service verlening Dispatch en doorverwijzing: communicatief persoon, brede kennis geen expertise kennis vereist Behandeling: communicatief persoon, brede gespecialiseerde domeinkennis vereist Expertise kennis per domein Focus op dossier/project afhandeling en gespecialiseerd advies 22/04/2013 Creativiteit Ondernemerschap Innovatie p. 17

18 22/04/2013 Creativiteit Ondernemerschap Innovatie p. 18

19 Efficiëntie & effectiviteit: krachtlijnen Efficiëntie & effectiviteit Processturing Alles is een proces! Type processen: Ondersteunende processen Operationele processen Beleidsprocessen Projecten Digitalisering Processen structureren Continu blijven meten & verbeteren 22/04/2013 Creativiteit Ondernemerschap Innovatie p. 19

20 Organisatorische verantwoordelijkheid Centraal onthaal Balies Samen leven, organiseren en ontspannen NAC2012 CC Casino Wonen, bouwen en milieu Ondernemen Welzijn, zorgen en steunen Specifieke MO activiteiten Leven, reizen en bewijzen Ontdekken, lezen en informeren Interne & Externe communicatie Wordt de verantwoordelijkheid van één budgethouder, zodat er een geïntegreerde klantgerichte benadering ontstaat. Dit zal het imago van HoHe straks bepalen. 22/04/2013 Creativiteit Ondernemerschap Innovatie p. 20

21 Samen doen, wat samen kan! Gemeentesecretaris Financieel Beheerder Financiering Besturing Besturing Beleidsco -ördinator 1 Administratie intern Leidinggevende 1 Facilitair beheer Beleidsco -ördinator 2 Imago Beleidsco -ördinator 3 Beleidsco -ördinator Ontspannen 4 Beleidsco -ördinator Ondernemen 5 Leefomgeving Beleidsco ördinator 6 Extern gerichte resultaatsgebieden Welzijn Beleidsco -ördinator 7 Administratie extern Leidinggevende 2 Technieken Leidinggevende 3 Huishouding Leidinggevende 4 Sociaal werk Verpleging & Verzorging Leidinggevende 5 Leidinggevende 6

22 Het NAC in Houthalen-Helchteren Is het meest ecologisch gebouw in zijn soort E40 K14 Is een voorbeeld voor doorgedreven samenwerking gemeente OCMW op basis van een gestructureerde samenwerking, met feitelijke integratie en overdracht van personeel waar dit kan Is een dienstencentrum voor Gemeente OCMW De Politie Semi-overheidsdiensten Private bedrijven Publiekszone versus kantoorzone (backoffice) 22/04/2013 Creativiteit Ondernemerschap Innovatie p. 22

23 Publiekszone

24

25 Atrium met centraal onthaal en klantenbegeleidingssysteem 22/04/2013 Creativiteit Ondernemerschap Innovatie p. 25

26 22/04/2013 Creativiteit Ondernemerschap Innovatie p. 26

27 Loketten en discrete spreekkamers in midoffice

28

29 22/04/2013 Creativiteit Ondernemerschap Innovatie p. 29

30 Balie Welzijn: discreet én geïntegreerd

31 Publiekswachtzone beleid

32 Digitale raadzaal

33

34

35 Bibliotheek & Toerisme

36

37

38 Toerisme

39 Resultaten in de publiekszone Imago Bevolking en burgerlijke stand Toerisme en bibliotheek Zelfsturende teams Enkele cijfers: Bijna 40% meer bezoekers in bibliotheek Gemiddelde wachttijd aan loketten minder dan 8 minuten 22/04/2013 Creativiteit Ondernemerschap Innovatie p. 39

40 Backoffice niet publiek toegankelijk

41 Landschapskantoren

42 Refter = polyvalente ruimte

43 Kantoorconcept backoffice Elke zone heeft zijn specifieke invulling Landschapsfilosofie Concentratiewerkplekken Vergaderruimtes Koffiehoek/printhoek Flexwerken, clean desk principe Refter = polyvalente ruimte met afwisselend meubilair Backoffice is niet toegankelijk voor publiek, raadsleden en schepencollege 22/04/2013 Creativiteit Ondernemerschap Innovatie p. 43

44 HNW bij Houthalen-Helchteren Wat hebben we geleerd? 22/04/2013 Creativiteit Ondernemerschap Innovatie p. 44

45 Gefaseerde realisatie Ontwikkeling organisatieconcept Fase 1 Fase 2 Ontwikkeling samenwerkingsmodel Invulling werkzones / werkplekken in het NAC Fase /04/2013 Creativiteit Ondernemerschap Innovatie p. 45

46 Beste praktijken, geleerde lessen HNW = middel, geen doel op zich Gebruik wat je uitspaart dankzij HNW om te investeren in organisatie In de startfase moet je werken aan geloof in het project Belang van communicatie: Specifieke acties: Hiergebeurthet. campagne - Het veranderproces mag je niet onderschatten Mensen zien graag veranderingen, maar liefst niet bij zichzelf Actieve werking met veranderambassadeurs om mensen bewust te maken dat zij ook zelf moeten veranderen en om over een degelijk en realistisch klankbord te beschikken Ook voor het beleid veranderen de zaken Rol & verantwoordelijkheid van het CBS (link naar het OCMW) Samenwerkingsmodel CBS-Beleidscoördinatoren Deontologisch kader Iedereen moet op één lijn zitten Beleid ambtenaren externe partijen 22/04/2013 Creativiteit Ondernemerschap Innovatie p. 46

47 22/04/2013 Creativiteit Ondernemerschap Innovatie p. 47

48 Contactgegevens 22/04/2013 Creativiteit Ondernemerschap Innovatie p. 48