WORKFLOW4U Vr transparante prcessen en vrspelbare kwaliteit
U kunt zich er vast iets bij vrstellen: Bedrijfsprcessen l ijken een wirwar van afspraken en acties. W erkprcessen zijn vaak cmplexer dan ndig is. Werknemers weten niet meer wat ze als eerste meten den en hebben het altijd te druk. Als iemand ziek is, is vaak nduidelijk Maar nu het gede nieuws: U kunt uw bedrijfsprcessen, he cmplex ze k zijn, vanaf heden vlledig zelf inrichten, uitveren en beheren. Tijd m uw cllega s te ntlasten en uw klanten vrspelbare dienstverlening te bieden. Tijd m de chas vaarwel te zeggen! welke taken direct vergenmen meten wrden. Hierdr wachten klanten misschien vergeefs p Wilt u weten he? Het antwrd is: Wrkflw4U. antwrd f blijven belangrijke acties liggen. Schrijf u vandaag ng in vr een persnlijke webdem. In slechts 15 minuten ervaart u zelf de kracht van Wrkflw4U. VRAAG DIRECT EEN WEBDEMO AAN > Een vrbeeld Dagelijks kmen p de mailservers van bedrijven hnderden e-mails binnen die allemaal handmatig afgehandeld wrden. Vaak verdwijnen e-mails in de grte massa en weten medewerkers van elkaar niet welke afspraken vr bijvrbeeld een klant gemaakt zijn. In de vide E-mail is Wrkflw! laten we zien he e-mail weer verzichtelijk wrdt. 01 02
Met Wrkflw4U brengt u structuur in uw bedrijfsprcessen Een wrkflw systeem dat uw werknemers tegang geeft tt één centrale mgeving waar al hun taken beheerd en gemanaged wrden. Wrkflw4U werkt vlledig geïntegreerd met nderliggende systemen, zals ERP en e-mail. Uw medewerkers heven dan k vaak geen tegang meer tt uw ERP systeem te hebben, maar werken in Wrkflw4U. Lsse e-mails en archieven behren definitief tt het verleden. www.rbis-sftware.nl/wrkflw4u Een slimme ndernemer weet waar hij mee bezig is Als ndernemer wilt u er natuurlijk allereerst vr zrgen dat uw bedrijf nderscheidend in de markt staat, maar naarmate uw bedrijf greit wrden k andere zaken belangrijk: u wilt p de hgte zijn van alle bedrijfsprcessen en u wilt dat deze verzichtelijk zijn. U wilt immers in cntrl zijn. Wie weinig aandacht besteedt aan het managen van zijn bedrijf en de bedrijfsprcessen, betaalt daar een hge prijs vr. De symptmen? Uw medewerkers staan steeds vaker nder druk, veranderingen He den we dat in Wrkflw4U? U beschrijft een werkprces in stappen. Elke stap bevat een actie die gekppeld is aan een persn f afdeling. Bij een actie hrt een frmulier met alle bendigde infrmatie m de actie uit te veren. Welke velden het frmulier heeft beschrijft u zelf. Wij helpen u met kppelingen met interne systemen, zals ERP en e-mail. Elke actie kmt direct bij de juiste persn terecht. Zij krijgen geen nduidelijke e-mails f andere signalen meer, maar een duidelijk verzicht van alle acties die meten wrden uitgeverd. Wrkflw4U zet deze acties vr iedereen verzichtelijk bij elkaar. Gebruikers zien het gehele prces en hun eigen acties binnen het geheel. Dit vergrt k het gevel van verantwrdelijkheid. kunnen niet flexibel wrden pgevangen en afspraken wrden niet nagekmen. Het resultaat is dat zwel persneel als klanten ntevreden zijn. Een slimme ndernemer is zelfbewust en heeft alle prcessen nder cntrle. Veel bedrijven zeken de plssing vr hun prblemen in het beschrijven van hun prcessen f in ISO certificering. Dit is uiteraard een mie eerste stap, maar daarmee is het del ng niet bereikt. De vlgende stap heet: Wrkflw4U. Wrkflw4U zrgt ervr dat alle prcessen unifrm wrden uitgeverd. Wrkflw4U geeft een duidelijk verzicht van ng uit te veren werkzaamheden. Z kunnen cllega s elkaars werk makkelijker vernemen en is capaciteit eenvudiger te plannen. Alle handelingen wrden direct vastgelegd en bewaard. Z kunt u, bijvrbeeld bij een klacht f een vraag van een klant, direct zien waar iets is mis gegaan en wat een gede vlgende stap is m de klant te helpen: u heeft altijd alle cntacthistrie bij de hand. Als prcessen veranderen, kunt u die eenvudig zelf aanpassen. Met het aanvullende Orbis TaskCentre kunt u bepaalde taken bvendien vlledig autmatiseren. Bijvrbeeld: na stap 4 ntvangt de klant autmatisch een digitale brchure. 03 04
Ik hr mijzelf f cllega s wel eens zeggen: Wij vergeten weleens iets. Bijvrbeeld een klant Dat den we altijd z. Ben ik bedrijfsblind? terugbellen f een fferte sturen. U kunt uzelf een grt plezier den dr pnieuw In Wrkflw4U ziet een medewerker elke dag naar uw prcessen te kijken. Ineens ziet u allerlei precies welke taken vr hem f haar penstaan en mgelijkheden m uw bedrijfsprcessen simpeler een actie vereisen. te maken. U elimineert de spaghetti prcessen die nbedeld zijn ntstaan. Wij staan sms met de mnd vl tanden. Een klant belt maar de werknemer die de telefn pneemt Iedereen heeft het druk, maar waarmee eigenlijk? heeft geen direct verzicht van eerder gemaakte Meten er mensen bij? afspraken f werkzaamheden. Dankzij een ttaalverzicht van nderhanden werk Alle handelingen wrden in Wrkflw4U direct kunt u makkelijker de capaciteit plannen. geregistreerd en zijn vr iedereen tegankelijk. Iedereen die tegang heeft tt Wrkflw4U kan de Ik wil een vlledig verzicht van alle uitgeverde klant daardr direct antwrd geven. werkzaamheden binnen een prject. Wrkflw4U tnt wanneer en dr wie bepaalde Herkent u 1 van de 9 signalen? Dan kunt k u uw bedrijf slimmer inrichten met Wrkflw4U, en z afdwingen dat uw prcessen daadwerkelijk verlpen zals u dat heeft bedacht. taken zijn uitgeverd, inclusief alle bijbehrende crrespndentie zals verstuurde en ntvangen e-mails. Hierdr is in één gpslag het vlledige Wrkflw4U in de praktijk Debbie werkt als cnsultant vr Orbis prject inzichtelijk. Sftware en reist elke dnderdag met Ik heb het idee dat het autmatiseren van prcessen een hp tijd kan besparen, maar he? Een vrbeeld: Jan is mnteur en heeft 8 uur vr klant A gewerkt. Nadat Jan zijn uren in Wrkflw4U heeft ingeverd, wrdt dr Orbis TaskCentre de trein van Eindhven naar een klant in Rtterdam. Ze wil haar reistijd z efficiënt mgelijk gebruiken en declareert daarm p de terugreis alvast de gemaakte reisksten. autmatisch een juist pgemaakte factuur aan de klant gestuurd. Ik wil de trts, waardering en samenwerking in ns Onze digitale bedrijf hg huden. met nndige handelingen. Niet elke medewerker is zich ervan bewust dat hij De nderdeel is van een keten. Met Wrkflw4U is de sftwarepakketten dwingen u een prces te vlgen Een wrkflw heft niet per se intern te blijven. keten van begin tt eind zichtbaar. Dat vergrt dat u niet zelf bedacht heeft. Met Wrkflw4U is U kunt k een leverancier, bijvrbeeld een het verantwrdelijkheidsgevel vr iedereen die úw prces leidend. Geen verbdige acties meer! reclamebureau, nderdeel laten uitmaken van uw bijdraagt aan het eindprduct. Wrkflw4U cmmuniceert met uw bestaande (ERP-) prcessen. Z heeft systemen. Uw werknemers hebben minder systemen briefings en afspraken. meeste prcessen lgistieke- zijn mslachtig, Een werkprces stagneert, mdat we wachten p en administratieve een handeling van een externe partner. u ged gedcumenteerde ndig m hun werk uit te veren. 05 06
Waarm zu u kiezen vr Wrkflw4U? Al uw werkzaamheden gestructureerd en verzichtelijk in één systeem. Ieder bedrijfsprces lpt via een gestructureerde rute. Hierdr wrden geen stappen, acties en infrmatie vergeten. In één gpslag zijn alle werkzaamheden direct inzichtelijk te maken. Dit geeft een duidelijk inzicht in de werkdruk van jezelf f van een afdeling. Autmatisch wrkflws starten p het mment dat dat ndig is. Capaciteit is beter te plannen. Medewerkers kunnen elkaars werk makkelijker vernemen. U beschikt te allen tijde ver een vlledige histrie. Alle acties wrden geregistreerd en zijn vr iedereen beschikbaar. Wrkflw4U dwingt m na te denken ver de prcessen. Flexibel inrichten van prcessen. Het is mgelijk m externen (klanten, leveranciers, etc.) bij uw prcessen te betrekken. ONTDEK HET ZELF TIJDENS EEN WORKFLOW4U WEBDEMO Z gaat u vandaag ng van start U kunt vandaag ng beginnen met het autmatiseren van werkprcessen en hierbij gebruik maken van ns advies en nze ndersteuning Samen met een cnsultant zet u een aantal werkprcessen in het systeem. Al snel kunt u zelf prcessen digitaal maken en nderhuden. Z kunt u uw bedrijfsprcessen geheel naar eigen wens inrichten. Wij helpen u met de kppeling van Wrkflw4U met uw interne systemen zals ERP-, CRM-, HRM- en/ f e-mailsystemen www.rbis-sftware.nl/wrkflw4u WEBDEMO AANVRAGEN 07 08
Deze prductbrchure wrdt u aangebden dr: Orbis Sftware Benelux BV Orbis Sftware Benelux BV Tel: +31 (0) 40 290 1640 Geldrpseweg 250 Fax: +31 (0) 40 290 1649 5643 TR Eindhven, Nederland verkp@rbis-sftware.nl http://www.rbis-sftware.nl Alle prijzen en teksten in dit dcument zijn nder vrbehud van druk- en zetfuten. Vr de gevlgen van druk- en zetfuten wrdt geen aansprakelijkheid aanvaard. Alle prijzen in dit dcument zijn in EURO en exclusief 21% BTW. Op al nze prducten zijn de vrwaarden van tepassing zals die te raadplegen zijn p: http://www.rbis-sftware.nl.