Flexpool GGZinGeest Amsterdam Juni 2015
1. Doel Flexpool Flexibele en efficiënte inzet van personeel dat bekend is met en in de instelling. Aldus levert de flexwerker een bijdrage aan de continuïteit van zorg of aan de ondersteuning van het primaire proces. 2. Flexpool Zorg en Flexpool Ondersteuning De Flexpool is onderverdeeld in de Flexpool Zorg en de Flexpool Ondersteuning. In de Flexpool Zorg zitten medewerkers die worden ingezet aan het bed. In de Flexpool Ondersteuning werken medewerkers met functies als onder andere administratief medewerker, receptionist, gastvrouw/gastheer 3. Medewerkers Een medewerker van de Flexpool: - Is in dienst van GGZinGeest met een min-max contract. Dit is een contract waarbij wij met de medewerker een minimum en een maximum aantal uren per week afspreken. Bij aanvang zullen wij gewoonlijk kiezen voor een minimum van 4 uur en een maximum van 16 uur per week. Als na drie maanden blijkt dat je gemiddeld meer werkt dan het afgesproken maximum dan kunnen we in overleg het maximum ophogen, zonder dat wij het hele contract hoeven te veranderen'. Een min-max contract is tijdelijk, maar kan indien gewenst verlengd worden. De wet schrijft voor dat tijdelijke contracten in totaal niet langer mogen duren dan 36 maanden. (per 1 juli 2015 zal deze wet worden aangescherpt naar maximaal 24 maanden). Het is daarna mogelijk om na 6 maanden + 1 dag weer opnieuw in dienst te komen met een nieuw contract; deze termijn was 3 maanden + 1 dag. - verricht diensten van tijdelijke aard op een afdeling zonder dat er een vaste verbintenis bestaat met deze afdeling. Voor alle medewerkers geldt dat eenmaal gemaakt afspraken moeten worden nagekomen. Dus: een door een medewerker geboekte dienst of een dienst die in overleg door ons is geboekt voor de medewerker staat en houdt in dat er die dienst op je wordt gerekend. Door een afdeling kan een afgesproken dienst alleen worden geannuleerd wanneer er voor de betreffende medewerker een alternatieve dienst voorhanden is. 4. Afwisseling en ervaring opdoen op verschillende afdelingen Werken bij de Flexpool is dynamisch en afwisselend. Op de zorgafdelingen wordt je per dienst ingezet, hetgeen betekent dat je vaak wisselt van afdeling. Het is een prima gelegenheid om je te oriënteren en ervaring op te doen op de verschillende afdelingen van InGeest. 5. Inwerk en begeleiding De afdelingen rekenen erop dat je snel op de afdeling kunt inspringen. Je zult dan ook al over veel praktijkervaring moeten beschikken. Er is slechts beperkt ruimte om ingewerkt te worden of mee te draaien op een afdeling. Op dit moment wordt er individueel gekeken wat een nieuwe Flexpooler nodig heeft om goed te kunnen beginnen met werken binnen de Flexpool. Bij sommige afdelingen is het raadzaam om eerst een dienst (boventallig) mee te draaien. Laat je hierin adviseren door onze planners en boek dus niet zomaar als je net begonnen bent bij de Flexpool. Er wordt momenteel gewerkt aan checklist die bij het inwerken op alle afdelingen kunnen worden gehanteerd. We verwachten dat we deze checklists in juni operationeel hebben. 6. Werkoverleg Met de medewerkers van de Flexpool wordt driemaal per jaar Werkoverleg gehouden. Alle flexpoolers zijn van harte welkom bij dit overleg. Als Flexpooler ben je in een bijzondere positie en de ervaring leert dat het goed is om in een Werkoverleg hierover uit te wisselen en te delen. 7. Bijscholing en cursusaanbod In de jaargesprekken is bij- en nascholing een vast thema. De Flexpool heeft geen eigen scholingsbudget en kan alleen cursussen aanbieden uit het interne cursusaanbod. Dit aanbod is te vinden op het Intranet. Sommige cursussen zoals de-escalatiecursussen zijn verplicht voor personeel dat wordt ingezet in de directe patiëntenzorg. Als je voldoende frequent diensten draait voor de Flexpool worden de cursusdagen vergoed als werktijd. Ben je slechts weinig inzetbaar dan kan in overleg worden besloten dat je de cursus in je eigen tijd of ten dele in eigen tijd volgt.
8. Het zelf boeken van diensten (met behulp van Webaccess in roosterprogramma Harmony) en het aangeven van beschikbaarheid Zodra je persoonsgegevens zijn ingevoerd wordt er een account aangemaakt voor het (online) zelf boeken van diensten. Dit kan vanaf elke computer met een internetverbinding. Je krijgt je inloggegevens via de mail toegestuurd met als bijlage een handleiding voor het zelf boeken van diensten (handleiding webaccess) en voor het ingeven van de dagen waarop je niet beschikbaar bent. Als er geen diensten beschikbaar zijn op een dag dat je wilt werken op de korte termijn (1 tot 3 dagen) dan kun je bellen met de planners van de Flexpool (088-7885005) om te checken of er mogelijk nog een passende korte termijn aanvraag is. Het is niet de bedoeling dat je diensten afspreekt met de afdeling. Om er voor te zorgen dat je diensten correct worden uitbetaald is het noodzakelijk dat de Flexpool altijd de regie heeft. NB: je dient er goed op te letten dat je geen dienst boekt op een aanvraag die bevoegdheden verlangt die je niet hebt of op een aanvraag die een diploma vraagt dat je niet bezit. 9. Arbeidstijdenwet en eventuele andere dienstverbanden Werken in de Flexpool met een tijdelijk contract is in het algemeen goed te combineren met een andere baan of dienstverband. Wel wordt er van je verwacht dat je je houdt aan de arbeidstijdenwet. Dus bijvoorbeeld niet meer dan 1 dienst per etmaal, in principe niet meer dan 5 diensten achter elkaar. Bij wijze van uitzondering maximaal 7 diensten achter elkaar regelmatig 2 dagen vrij. Dit alles ook als je de diensten van een eventuele andere baan of dienstverband (stages binnen opleidingen meegerekend) meetelt. Houd je je hier niet aan dan geldt dat als een overtreding, waarop je kunt worden aangesproken. Bij de sollicitatie hebben wij afgesproken dat je gemiddeld per maand tenminste 6 diensten draait. 10. Vakantie en rechtenkaarten Alle medewerkers met een vast werkpercentage hebben verlofrechten (dus ook bij een min-max contract). Deze zijn te vinden op de rechtenkaarten die je kunt selecteren als je online ingelogd bent in Harmony (zie 8). Hoe je deze kaarten kunt gebruiken staat in de handleiding Harmony Webaccess-Shiftbidding. Vakantiedagen of andere verlofdagen kun je aanvragen bij de planners. Als je verlof wilt aanvragen voor een extra lange periode dien je dit ruim van tevoren bij de coördinatoren aan te vragen. Maandelijks bekijken de coördinatoren de urensaldi van de vaste medewerkers. Eventuele tekorten in het aantal gewerkte uren worden dan aangezuiverd met verlofuren. Als er extra is gewerkt, worden deze uren als meeruren uitbetaald. Standaard laten wij een aantal meer uren niet uitbetalen, maar reserveren wij deze als buffer. Deze buffer bestaat uit 2 werkweken; dat houdt in bij een min-max contract een buffer van 8 uur. Dat je als flexpooler met een vast werkpercentage voldoende uren maakt is een gemeenschappelijke zorg. In tijden van krapte verwachten we dat je maximaal flexibel inzetbaar bent. Je zult dan misschien diensten moeten boeken die je anders liever niet zou draaien. 11. Ziek- en herstelmelding; betaling bij ziekte In geval van ziekte meldt de medewerker dit bij de Flexpool en buiten de kantooruren ook bij de afdeling in het geval dat er een dienst is afgesproken. Buiten kantooruren kan de ziekmelding op de voicemail van de Flexpool worden ingesproken. Dit kan kort en bondig. Als meer informatie of overleg nodig is nemen wij contact met je op; er wordt dan eventueel ook een afspraak gemaakt voor een vervolgcontact. Voor herstelmeldingen geldt dezelfde route. Voor een medewerker met: - een vast deeltijdpercentage geldt dat je naar rato van je deeltijdpercentage ziektedagen geregistreerd (en dus betaald) krijgt. (evt. ziekengeld meerwerk en ziekengeld ORT o.b.v. gemiddeld gewerkt in de 6 volledige maanden voorafgaande aan de eerste ziektedag.) - een 2 uur contract geldt dat de geplande diensten worden uitbetaald, en nadat het tijdvak met geplande diensten is beëindigd ontvangt de medewerker o.b.v. het gemiddelde van de 6 volledige maanden voorafgaande aan de eerste ziektedag, ziekengeld meerwerk en/of ziekengeld ORT. - een 0 uren contract geldt dat de geplande diensten worden uitbetaald, en nadat het tijdvak met de geplande diensten is beëindigd ontvangt de medewerker 70% van het gemiddelde van de 6 volledige maanden voorafgaande aan de eerste ziektedag, ziekengeld meerwerk en/of ziekengeld ORT.
- een min-max contract geldt dat je voor het minimum aantal contracturen, ziekte-uren in het rooster geregistreerd (en dus betaald) krijgt, en daarnaast ontvang je ziekengeld meerwerk en/of ziekengeld ORT o.b.v. de 6 volledige maanden voorafgaande aan de eerste ziektedag. 12. Jaargesprekken en Voortgangsgesprekken Met medewerkers met een vast werkpercentage wordt een jaargesprek gevoerd. Als een medewerker gemiddeld meer werkt dan 2 dagen per week wordt er in principe ook een jaargesprek gevoerd. Met alle andere medewerkers wordt jaarlijks een voortgangsgesprek gevoerd. 13. Melden van incidenten op afdelingen en het Bedrijfsopvangteam Als er een incident is op de afdeling dan wordt dit elektronisch gemeld in een systeem dat VMS heet. Als dit zich aandient en je maakt dit voor de eerste keer mee vraag dan een collega van dienst om je hierbij op weg te helpen. Helaas worden de coördinatoren als jullie leidinggevenden niet altijd geïnformeerd door de afdelingen als er een pooler is betrokken bij een incident. Ook hebben wij bij de Flexpool geen toegang tot het meldingensysteem. Daarom het verzoek om contact op te nemen met de coördinatoren als je iets is overkomen op de afdeling. Beter nog is om daarbij ook de e-mail die je krijgt als je de melding hebt gedaan door te sturen naar beide coördinatoren. Wij zullen dan in principe het Bedrijfsopvangteam inschakelen. In dat team zitten speciaal hiervoor opgeleide verpleegkundige collega s die met volledige discretie je opvang aanbieden, maar in ieder geval willen wij graag monitoren of het goed met je gaat. Je kunt ook zelf het BOT inschakelen via de mail: BedrijfsOpvangTeam@ggzingeest.nl of adres selecteren in de interne mailinglist De ervaring leert dat medewerkers soms ervoor kiezen om in eerste instantie geen gebruik te maken van deze opvang. Later blijkt dan dat zij toch meer last van het incident ervaren dan zij hadden verwacht. Schroom in zo n geval niet om het BOT alsnog in te schakelen en/of om de coördinatoren te bellen. 14. Bereikbaarheid Flexpool De Flexpool is alleen tijdens kantooruren bereikbaar op nummer 088-7885005. Deze kantooruren zijn van 9.00 16.00 uur. Buiten deze uren (en als de telefoonlijn van de Flexpool bezet is) is het mogelijk om een voicemailboodschap in te spreken. De Flexpool is met enige regelmaat telefonisch in gesprek. Als zaken niet zeer dringend zijn is het praktischer om per e-mail (flexpool@ggzingeest.nl) te communiceren met de planners. Er wordt per dag vele malen gecheckt op nieuwe e-mailberichten. 15. Indienen urendeclaraties en reiskostendeclaraties Omdat de verwerking van de gewerkte uren automatisch gaat als je zelf je diensten boekt of deze laat plannen door de planners van de Flexpool, hoef je alleen een urendeclaratieformulier te sturen als er bijzonderheden zijn. Bijvoorbeeld als je cursusdagen hebt gehad of als de afdeling je heeft gevraagd om langer te blijven, de pauze door te werken of als je in overleg met de afdeling eerder bent gestopt met werken. In zulke gevallen dit aangeven op je maandlijst en deze mailen naar flexpooldeclaraties@ggzingeest.nl (declaratieformulieren gewerkte uren en een reiskostenformulier zijn je digitaal toegestuurd ). Op het reiskostenformulier dien je per dienst in te vullen op welke locatie je hebt gewerkt graag niet de harmonycodes gebruiken want die worden niet herkend door de collega s van de Salarisadministratie (dus Westerpoort Zuiderpoort Spaarnepoort, De Nieuwe Valerius e.d.) - en hoeveel kilometers je hebt gereisd (retourafstand invullen) of welke kosten je hebt gemaakt met het OV. Bij OV reizen moet je de prints bijvoegen (je kunt deze maken bij de oplaadpunten of thuis als je een eigen OV-account hebt). Kilometer vergoeding (fiets en auto) is 0,15 per km met een maximum van 6,54 per dag. Vergoeding bij gebruik van het OV is vanaf 1 juni 2015 maximaal 8,54 per dag. Parkeerkosten zijn alleen declarabel als reizen per fiets of OV geen redelijke optie is. Je dient vooraf voor het declareren van parkeerkosten fiat vragen aan je coördinator. Dat kun je doen per e-mail. Als je declareert moet je de originele kwitanties van de parkeerkosten indienen en dat kan alleen als je die aan ons opstuurt via de post. Alle declaraties graag sturen vóór de 4 e van de nieuwe maand. Dus bijvoorbeeld je declaraties van april indienen vóór 4 mei. Lukt dat niet en de maand wordt door de Salarisadministratie afgesloten dan geschiedt de salarisbetaling pas een maand later. In bijlage 1 vind je hoe de parkeergelegenheid op de verschillende locaties geregeld is.
16. Salarissen; digitale Salarisstroken Er worden bij GGZinGeest geen papieren salarisstroken meer verstrekt (tenzij bijzondere omstandigheden dit noodzakelijk maken). Je kunt je salarisstrook (en jaaropgaaf) online bekijken en printen. De inloggegevens voor het programma RAET-online worden verstuurd naar het e-mailde op je werk zodra je persoonsgegevens zijn ingevoerd in al onze systemen en je beschikt over toegang tot het netwerk van GGZinGeest en je dus een eigen werk-emailaccount hebt. De salarisbetaling geschiedt op of rond de 26 e van de maand. Als je een min-max contract hebt krijg je maandelijks je salaris op basis van het afgesproken minimum per week. Als je een 2-urencontract hebt dan krijg je maandelijks je salaris op basis van 2 uur per week. In beide gevallen ontvang je een maand later de eventueel extra gewerkte uren en de Onregelmatigheidstoeslag. Als je een 0-urencontract hebt dan kan het salaris pas een maand later worden betaald. Dus: heb je gewerkt in januari dan is de salarisbetaling over de uren in januari op of rond 26 februari. 17. Periodieke verhogingen salaris Medewerkers krijgen jaarlijks automatisch een periodieke verhoging. Meestal zal dit zijn in dezelfde maand dat je in dienst bent gekomen bij de Flexpool. Deze verhogingen gaan door tot het maximum van de Functieschaal bereikt is. 18. Eindejaarsuitkering Je hebt als medewerker met een 0-uurscontract recht op een eindejaarsuitkering als je in de maanden augustus, september en oktober gemiddeld meer dan 16 uur per week hebt gewerkt. Als je een contract hebt voor 2 uur of meer (of een min max contract) dan heb je recht op een eindejaarsuitkering van 6,75 % van je bruto jaarsalaris. Zoals vermeld in het CAO. 19. Opzeggen en Opzegtermijn De opzegtermijn is een maand. Als er geen diensten meer zijn afgesproken kan daarvan worden afgeweken. Een opzegging dient vastgelegd te worden op schrift. Een e-mail wordt ook als opzegging geaccepteerd. 20. 11 tips Op de laatste bladzijde vind je 11 tips die wij zeer belangrijk vinden voor het welslagen van een invaldienst. De tips zijn vooral bedoeld voor Flexers die worden ingezet aan het bed, maar wellicht kan de ondersteunende pooler er ook zijn voordeel mee doen. Z.O.Z. 10 tips
Top 10 + 1 voor de Flexpool 1. Lees voorafgaand aan je dienst de informatie die je krijgt over de afdeling. 2. Maak aan het begin van je dienst heldere afspraken over wat je wel en niet kan, mag en gaat doen. 3. Stel vragen als je dingen niet weet. 4. Stel je pro-actief op, je kunt altijd iets doen. 5. Richt je aanwezigheid op waar je nodig bent. Meestal is dat de afdeling, soms de verpleegpost, mocht die er zijn. 6. Laat collega s altijd weten wat je gaat doen en waar je bent. Zorg voor bereikbaarheid als je de afdeling verlaat. 7. Bewaak je grenzen en bespreek je twijfels. Je mag niet alles doen en je hoeft niet alles te kunnen. 8. Feedback is een investering die anderen in je doen. Probeer er van te leren. 9. Praat met collega s, niet over collega s. 10. Ga respectvol met patiënten om en praat ook in hun afwezigheid met respect over hen. 11. Sluit je dienst af met een goede overdracht en een korte evaluatie. Neem bij het weggaan ook even afscheid van patiënten