VERZU IMPROT OCOL Ziekmeldingen Formulier Registratie ziekmeldinggesprek. Contact tijdens ziekte

Transcriptie

1 VERZUIMPROTOCOL Ziekmeldingen De medewerker moet zich voor 9.00 uur telefonisch ziekmelden bij zijn / haar direct leidinggevende. Indien de direct leidinggevende niet aanwezig is, moet de ziekmelding doorgegeven worden aan diens vervanger, dus niet bij een collega, bij de receptie of rechtstreeks bij de adviseur P&O. De leidinggevende maakt aantekeningen van de melding en vraagt naar de aard van de klacht en de mogelijke duur. Daarvoor wordt het formulier Registratie ziekmeldinggesprek gebruikt. De leidinggevende of diens vervanger meldt de ziekmelding volgens de op dat moment geldende werkwijze, zodat deze geregistreerd wordt bij de arbodienst en in het verzuimregistratiesysteem. Wanneer de ziekmelding leidt tot zogenaamd frequent verzuim (vaker dan twee keer per jaar) zal de leidinggevende hierover in gesprek gaan met de medewerker. Formulier Registratie ziekmeldinggesprek. Tijdens het ziekmeldinggesprek (of zo spoedig mogelijk) maakt de leidinggevende samen met de betreffende medewerker een formulier registratie verzuimgesprek op. De volgende gegevens worden door de leidinggevende genoteerd: NAW gegevens, vaste telefoon en mobiele telefoon nummer Evt verpleegadres Oorzaak van het verzuim (op hoofdlijn, de medewerker mag hierover zwijgen) Werkgerelateerd (de medewerker mag hierover zwijgen) Verwachte ziekteduur Inventarisering mogelijk werkzaamheden Herstel bevorderende maatregelen Afspraken Ter toelichting het volgende: Als de medewerker zich niet in staat voelt om het eigen werk te doen, hoeft dit nog niet te betekenen dat de medewerker helemaal niks kan doen. Als de medewerker denkt (tijdelijk) andere werkzaamheden te kunnen verrichten, dan is het raadzaam dit te bespreken met de leidinggevende. Andersom kan de leidinggevende aan de medewerker vragen of deze in staat is om (tijdelijk) andere werkzaamheden te doen. Contact tijdens ziekte Het is van belang om in een periode van verzuim contact te houden met de leidinggevende en de collega s. Het eerste contact vindt plaats bij de ziekmelding. Binnen enkele dagen na de eerste ziekmelding neemt de leidinggevende weer contact op met de medewerker. Duurt het verzuim langer, dan volgt er een gesprek met de leidinggevende over het bevorderen van de terugkeer. Gedurende het verzuim zal er regelmatig contact zijn tussen leidinggevende en medewerker.

2 Rol bedrijfsarts De verzuimbegeleiding wordt ondersteund door de bedrijfsarts. De leidinggevende neemt in eerste instantie het initiatief om de medewerker aan te melden voor het spreekuur. De medewerker is verplicht op het spreekuur van de bedrijfsarts te verschijnen. De bedrijfsarts adviseert de werkgever tijdens het hersteltraject en stelt zo nodig een probleem analyse op. Naast de eventuele doorverwijzing naar de bedrijfsarts door de leidinggevende kan de werknemer op eigen initiatief een afspraak te maken met de bedrijfsarts. De bedrijfsarts heeft in het ziekte proces de normale vertrouwelijke rol tegenover de werknemer. Langdurig ziekteverzuim Bij verwacht langdurig verzuim overleggen leidinggevende en de bedrijfsarts welke acties moeten worden genomen in verband met herstel en reintegratiemogelijkheden. Dit kan leiden tot een vervroegde uitnodiging op het spreekuur van de bedrijfsarts. Op grond van de Wet Poortwachter moeten de onderstaande wettelijk verplichte stappen worden gezet: Uiterlijk in de zesde week dat de medewerker ziek is brengt de bedrijfsarts de situatie in kaart. In deze probleemanalyse geeft de bedrijfsarts een helder beeld van de oorzaak van het verzuim en geeft advies aan de leidinggevende en medewerker voor een plan van aanpak. De probleemanalyse is onderdeel van het re-integratieverslag. Het advies van de bedrijfsarts wordt met de medewerker besproken. De werkgever is wettelijk verplicht om binnen acht weken, in overleg met de medewerker, een plan van aanpak op te stellen. Dit plan moet volgens de regels van de Wet Poortwachter worden opgesteld. De basis voor dit plan is de probleemanalyse en het advies van de Arbo-Unie. Het plan van aanpak bevat onder meer de door medewerker en leidinggevende te ondernemen reintegratieactiviteiten en de daarmee te bereiken doelstellingen. De leidinggevende is ook wettelijk verplicht om een re-integratiedossier bij te houden. In het re-integratiedossier wordt aangetekend welke reintegratieactiviteiten medewerker en leidinggevende ondernemen en daarin moeten alle desbetreffende documentatie en correspondentie worden opgenomen. Het plan van aanpak wordt om de zes weken door medewerker en leidinggevende geëvalueerd en zo nodig bijgesteld. Als de periodieke evaluatie of een gewijzigd advies van de bedrijfsarts daartoe aanleiding geeft moet het plan van aanpak worden bijgesteld. In week 42 wordt door de werkgever de ziekmelding doorgegeven aan UWV. UWV wil op dat moment alleen weten dat de medewerker ziek is, maar houdt zich verder op de achtergrond. In week 50 van het eerste ziektejaar maken de medewerker en leidinggevende een evaluatie over het afgelopen jaar. In dit verslag wordt verantwoording afgelegd over het verloop van de re-integratie-inspanningen tijdens het eerste ziektejaar. In deze evaluatie wordt samen besproken of de gekozen re-integratie aanpak nog de goede weg op gaat. Is dat niet het geval dan wordt er een bijstelling van het plan van aanpak opgemaakt. Uiterlijk week 89 wordt door de medewerker en de leidinggevende het reintegratieverslag voor de aanvraag voor de Wet WIA opgemaakt. De bedrijfsarts maakt het medisch deel van het verslag. Dit verslag is nodig om een WIAuitkering aan te vragen bij het UWV. In de wet is vastgelegd dat de medewerker zelf verantwoordelijk is voor de aanvraag.

3 Deskundigenoordeel De medewerker heeft de mogelijkheid om bij UWV advies te vragen, het zogenaamde deskundigenoordeel. Op de website van UWV staat daarover het volgende: Heeft u het gevoel dat u er met uw werkgever of de bedrijfsarts niet goed uitkomt? Of wilt u de mening van een ander horen over uw terugkeer naar werk? Dan kunt u UWV om advies vragen. Dit heet een deskundigenoordeel. U kunt dit gesprek ook aanvragen als het niet duidelijk is welk werk u aankunt. En of er wel passend werk voor u beschikbaar is. Ook uw werkgever kan een deskundigenoordeel aanvragen. Meer informatie is te vinden op de website van UWV Salaris bij langdurige ziekte Gedurende de eerste twaalf maanden van ziekte houdt de medewerker zijn volledige salaris. Als de medewerker dan nog in het geheel niet in staat is om werkzaamheden of re-integratieactiviteiten te verrichten, wordt het salaris na twaalf maanden ziekte voor 70% doorbetaald. Het percentage doorbetaling wordt hoger naarmate de medewerker meer uren weer werkzaamheden en/of reintegratieactiviteiten verricht (zie art van de SAW) Op vakantie tijdens langdurig ziekteverzuim Indien de medewerker bij een langer ziekteverzuim vakantie wil opnemen, dan is daarvoor toestemming nodig van de leidinggevende. Eventueel vraagt de leidinggevende hierover een advies aan de bedrijfsarts. Verlofopbouw tijdens langdurig verzuim De volledig arbeidsongeschikte ambtenaar bouwt de eerste zes maanden van ziekte volledig verlof op. Na 6 maanden van volledige arbeidsongeschiktheid stopt de verlofopbouw. De medewerker die gedeeltelijk arbeidsongeschikt is bouwt naar rato van het aantal gewerkte uren verlof op. Indien de gedeeltelijk arbeidsongeschikte medewerker verlof wil opnemen op dagen waarop hij wegens ziekte slechts gedurende een gedeelte daarvan zijn arbeid kan verrichten, hoeft de medewerker enkel verlof op te nemen over de uren waarop hij normaal arbeid verricht. Vergoeding reiskosten woon-werk verkeer De reiskostenvergoeding wordt tijdens maximaal 6 aaneensluitende weken van afwezigheid doorbetaald (voorschrift Belastingdienst). Als langdurige afwezigheid van de werknemer wordt verwacht, wordt de reiskostenvergoeding nog uitbetaald gedurende de lopende en de eerstvolgende kalendermaand. De reiskostenvergoeding wordt weer betaald vanaf de maand volgend op de maand waarin de medewerker weer gaat werken. Bij gedeeltelijke arbeidsongeschiktheid ontvangt de medewerker een woonwerkvergoeding voor het aantal dagen dat naar het werk gereisd wordt, tenzij dit op grond van de regels van de Belastingdienst niet is toegestaan. Voorbeeld Een werknemer heeft griep en hij meldt zich ziek op 20 maart. Hij is net één week aan het werk, als hij op 5 april van de trap valt en zijn been breekt. Daardoor kan de werknemer vermoedelijk twee maanden zijn werk niet doen. Op 5 augustus is de werknemer hersteld en hervat hij zijn werkzaamheden. Op 20 maart is in redelijkheid sprake van kortstondige afwezigheid; de reiskostenvergoeding wordt doorbetaald. Op 5 april is in redelijkheid langdurige afwezigheid te voorzien. De reiskostenvergoeding wordt doorbetaald over april en mei, maar daarna is tot en met augustus geen reiskostenvergoeding meer toegestaan door de Belastingdienst. Pas met ingang van september kan de medewerker weer een reiskostenvergoeding krijgen.

4 Ziek tijdens vakantie Wordt de medewerker ziek tijdens vakantie, dan dient hij zich ziek te melden volgens de hiervoor beschreven procedure. Daarnaast dient de medewerker contact op te nemen met een arts ter plaatse om een ziekteverklaring te krijgen. Op basis van deze verklaring vindt teruggave van vakantiedagen plaats. Herstelmeldingen De medewerker moet zich voor 9.00 uur hersteld melden bij zijn / haar direct leidinggevende. Indien de direct leidinggevende niet aanwezig is, moet de hersteld melding doorgegeven worden aan diens vervanger. De direct leidinggevende is verantwoordelijk voor het doorgeven van de herstelmelding. volgens de op dat moment geldende werkwijze, zodat deze geregistreerd wordt bij de arbodienst en in het verzuimregistratiesysteem. Inwerkingtreding Dit protocol treedt in werking op 1 januari Aldus vastgesteld door het Algemeen Bestuur van Lococensus - Tricijn in de vergadering van 5 januari B.S.C. Groeneveld Directeur Voorzitter

5 Aandachtspunten voor de leidinggevende. Mogelijke vragen bij de verzuimmelding: - wat is de aard van het verzuim - is er een relatie tussen werk en verzuimmelding - wat zijn de mogelijkheden voor vervangend werk - wat is de vermoedelijke duur - ga je naar de bedrijfsarts in verband met het verzuim (eigen initiatief)? - is het nodig dat ik hier op het werk iets regel? - moet ik verder iets voor je regelen/ doen? - wanneer hebben we het volgende contact? - welke afspraken hebben we nu concreet gemaakt? Tips voor het eerste verzuimgesprek: - stel een duidelijk doel voor het gesprek - stel open vragen - luister goed - vraag door als iets niet duidelijk is - vat het gesprek samen - laat soms stiltes vallen - blijf in de rol als leidinggevende - maak een duidelijk vervolgafspraak

6

7 Registratieformulier verzuimmeldingsgesprek Naam opsteller Datum melding Naam Geboortedatum en/of BSN / Adres Postcode Woonplaats Telefoonnummer Datum ziekmelding Eventueel verpleegadres Oorzaak Toelichting Ziekte Ongeval Ziekenhuisopname Anders Heeft het verzuim met uw werk te maken Toelichting Kun je een inschatting maken de duur van het verzuim? Welke werkzaamheden zou je wel kunnen verrichten? Welke maatregelen kan ik nemen om je herstel te bevorderen? Heb je nog vragen of opmerkingen? Welke afspraken hebben wij gemaakt? Vervolgafspraak: Afschrift aan: Ja Nee MA directie x Personeelsadviseur x Bedrijfsarts