Reiskostenregeling Gelre Ziekenhuizen

Transcriptie

1 Reiskostenregeling Gelre Ziekenhuizen Inleiding We onderscheiden diverse soorten van reiskostenvergoedingen. De hoogte van de vergoedingen worden in deze regeling uitgelegd. Achtereenvolgens tref je aan: 1. Begripsbepaling 2. Fiscale regelgeving 3. Woon werkverkeer 4. Reis en verblijfkosten dienstreizen 5. Studie 6. Overplaatsing 7. Locatieverkeer 8. Bezoek aan arts/behandelaar 9. Arbeidsongeschiktheid 10. Meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden 11. Aansprakelijkheid 12. Werktijd en reistijd 1. BEGRIPSBEPALING Vaststelling regeling De regeling is in plaats van de regeling zoals omschreven in de CAO ziekenhuiswezen. Declaratieformulieren De declaratieformulieren zijn te vinden op het intranet van Gelre Ziekenhuizen. Dienstreis Onder een dienstreis wordt verstaan: het in opdracht van de werkgever, in het kader van zijn werkzaamheden, incidenteel reizen en verblijven. Reisafstand Voor de beoordeling van de vergoeding wordt eerst de reisafstand vastgesteld. De leidinggevenden zijn verantwoordelijk voor een juiste en tijdige opgave van het aantal werkdagen. Uitbetaling van de reiskosten kan alleen op basis van deze registratie plaatsvinden. Vaste thuiswerkdagen dienen afzonderlijk te worden geregistreerd en komen niet in aanmerking voor reiskostenvergoeding; vaste thuiswerkdagen dienen door de leidinggevende doorgegeven te worden aan de PSA. De reisafstand wordt berekend aan de hand van de kortste route per auto in de routeplanner van Routenet ( ). Standplaats De standplaats is de locatie waar de werknemer in hoofdzaak is gevestigd (> 50% van de gemiddelde arbeidsduur). Vergoeding In de vergoeding genoemd onder Dienstreizen zijn alle mogelijke kosten die met het reizen verband houden inbegrepen, te weten brandstof, verzekering, parkeren, veerovertocht, etc. Snelheids en parkeerboetes worden niet door de werkgever vergoed. Vervoermiddel De medewerker is vrij in de keuze van vervoer(middel). Reiskostenregeling Versie 1.5 doc houder: F.Franzen, HRM 1

2 2. FISCALE REGELGEVING Tot een maximum van 0,19 per kilometer is de reiskostenvergoeding van belasting vrijgesteld. De fiscus maakt geen onderscheid in het vervoermiddel waarmee gereisd wordt. Iedere medewerker die in een kalenderjaar reiskostenvergoeding ontvangt met een bedrag minder dan 0,19 per kilometer wordt in de gelegenheid gesteld om het verschil tussen de twee bedragen te benutten voor een fiscaal voordeel op het bruto salaris. Dit kan d.m.v. uitruilmogelijkheden in het kader van het Meerkeuzesysteem Arbeidsvoorwaarden. Zie verder artikel WOON WERKVERKEER 3.1. De werknemer ontvangt maandelijks een vergoeding voor het dagelijks heen en terug reizen tussen zijn woning en standplaats(en). Verrekening vindt automatisch plaats. Veranderingen moeten tijdig worden aangegeven bij de Personeels en Salarisadministratie. 3.2 Het bedrag van de vergoeding bedraagt 0,08 per kilometer. De maximale vergoeding is vastgesteld op de enkele reisafstand van 30 kilometer. Voor de retour afstand geldt derhalve maximaal 60 km, hetgeen neerkomt op 4,80 per dag. 3.3 Een leerling met een leer/arbeidsovereenkomst, waarbij de afstand tussen woning en school groter is dan de afstand woning/werk, kan de meerdere kilometers declareren tegen het tarief van 0,19. Uiteraard geldt dit alleen voor die dagen waarop de school wordt bezocht. Declaraties vinden plaats via de Financiële administratie. 3.4 Een stagiair(e) heeft recht op vergoeding als genoemd bij artikel 3.1, tenzij hij/zij beschikt over een OVjaarkaart. Voorwaarde is dat de stage tenminste 144 uur per studiejaar bedraagt. Verrekening vindt automatisch plaats. Veranderingen moeten tijdig worden aangegeven bij de Personeels en Salarisadministratie. Bijzondere situaties: 3.5 Recht op vergoeding woon werkverkeer ( 0,19 per km) bestaat voor de kosten voortvloeiend uit: - het meer dan eenmaal daags heen en terug reizen tussen woning en werk ten gevolge van een gebroken dienst met een onderbreking langer dan 2 uren. Registratie via SPX, macro gebroken dienst ; - aanwezigheidsdienst op uren die niet aansluiten op de normale arbeidstijd. Registratie via SPX, macro gebroken dienst ; - extra gewerkte dagen. Deze reiskosten woon werk worden automatisch vergoed via SP expert indien de extra gewerkte dagen worden uitbetaald en behoeven niet te worden gedeclareerd. 3.6 Bereikbaarheids, Consignatiedienst of Overwerk Indien de reiskosten voortvloeien uit een oproep in het kader van een bereikbaarheids, consignatiedienst of overwerk, worden de werkelijk gemaakte reiskosten, dan wel indien gebruik wordt gemaakt van een eigen auto, 0,30 per kilometer vergoed. Verrekening verloopt automatisch mits ingevoerd in het roosterplan systeem SP Expert. 3.7 Bij arbeidsongeschiktheid wordt de woon werkverkeervergoeding stopgezet per de eerste van de maand volgend op de ziekmelding. De vergoeding wordt hervat als de werknemer daadwerkelijk reist van woning naar werk, al dan niet op therapeutische basis. Verrekening vindt automatisch plaats. Veranderingen moeten tijdig worden aangegeven bij de Personeels en Salarisadministratie. 3.8 Bijwonen werkoverleg - Wanneer de werknemer door de leiding wordt verplicht tot het bijwonen van het werkoverleg, vergaderingen, e.d. dan bestaat recht op vergoeding van de reiskosten op basis van woon werk tarief, Reiskostenregeling Versie 1.5 doc houder: F.Franzen, HRM 2

3 zijnde 0,08 per kilometer, indien de tijd wordt uitbetaald. Registratie via SPX, macro gebroken dienst. 4. REIS EN VERBLIJFKOSTEN DIENSTREIZEN 4.1 De vergoeding voor dienstreizen is op basis van de laagste klasse van het openbaar vervoer, dan wel, indien de werknemer met toestemming van de werkgever van eigen auto gebruik maakt, 0,30 ct per kilometer, waarvan 0,19 fiscaal vrij wordt vergoed. Het meerdere wordt belast. 4.2 Verblijfskosten worden vergoed op basis van de volgende richtlijn: o kosten ontbijt maximaal 7,50 o kosten lunch maximaal 12,50 o kosten diner maximaal 17,50 o kosten logies maximaal 60,00 Wanneer verblijfskosten zijn inbegrepen bij bijv. een studiedag/symposium, dan worden deze kosten niet afzonderlijk vergoed. 4.3 Declaraties 5. STUDIE (DAGEN) / SYMPOSIUM 5.1 Wanneer je een studieovereenkomst hebt afgesloten met je leidinggevende, dan wel toestemming hebt een symposium te bezoeken, dan worden de werkelijke reiskosten op basis van de laagste klasse van het openbaar vervoer vergoed, gerekend vanaf de standplaats en/of de verblijfskosten, indien de lessen noodzakelijk buiten de woonplaats worden gevolgd. Komt het aantal kilometers geheel of gedeeltelijk overeen met de route waarover reiskosten woon werkverkeer wordt ontvangen, dan komt alleen het verschil voor vergoeding in aanmerking. 5.2 Als je met eigen vervoer reist, met toestemming van je leidinggevende, dan wordt 0,19 ct per kilometer vergoed. 5.3 Voor de verblijfskosten verwijzen wij naar de geldende bedragen onder 4.2. Ingeval van internationale reizen moet je expliciet toestemming krijgen van je leidinggevende. Als verblijfskosten bij de studiekosten zijn inbegrepen, dan kunnen deze niet afzonderlijk worden gedeclareerd. 5.4 Wanneer medewerkers in het bezit zijn van een geldige OV (week/jaar) kaart worden geen reiskosten vergoed die in dit kader worden bedoeld. 5.5 Declaraties Noot Voor studiedagen, workshops, symposia wordt doorgaans geen studieovereenkomst opgesteld. 6. OVERPLAATSING 6.1 Wanneer je blijvend overgeplaatst wordt naar een andere locatie, dan wordt de reiskostenvergoeding woon werk verkeer herzien en aangepast aan de nieuwe afstand. Je leidinggevende is verantwoordelijk voor een tijdige berichtgeving aan de Personeels en salarisadministratie. Reiskostenregeling Versie 1.5 doc houder: F.Franzen, HRM 3

4 7. LOCATIEVERKEER 7.1 We maken onderscheid tussen medewerkers die frequent reizen tussen de locaties Zutphen en Apeldoorn de buitenpoliklinieken 7.2 Medewerkers die incidenteel tussen de locaties reizen worden de werkelijk gemaakte reiskosten, dan wel indien gebruik wordt gemaakt van de eigen auto, 0,30 per kilometer vergoed. Incidenteel wil betekenen dat het werken op de andere locatie niet plaats vindt volgens een vast patroon, een vaste verdeling over een periode, maar op een niet ver van tevoren bekend moment. Het gaat daarbij om onder andere het bijwonen van vergaderingen of bijeenkomsten. 7.3 Medewerkers die structureel hun werkzaamheden verrichten op meerdere locaties (aanvang en einde werkdag van dezelfde locatie) ontvangen de reiskosten op basis van de regeling woonwerkverkeer, als bedoeld in artikel 3. Structureel wil betekenen dat het werken op de andere locatie plaats vindt volgens een vast (gepland) patroon, op een vaste dag resp. dagen per week over een langdurige periode. 7.4 Declaraties 8. BEZOEK AAN ARTS/BEHANDELAAR 8.1 Wanneer je op verzoek van de werkgever een behandelaar (bedrijfsarts, bedrijfsmaatschappelijk werker, bedrijfsfysiotherapeut, e.d.) bezoekt dan worden de reiskosten vergoed op basis van openbaar vervoer laagste klasse of 0,19, indien gebruik gemaakt wordt van eigen vervoer. 8.2 Declaraties Te gebruiken formulier:.. 9. MEERKEUZESYSTEEM ARBEIDSVOORWAARDEN 9.1 Fiscaal is het toegestaan om iedere werknemer belastingvrij 0,19 per kilometer te vergoeden, ongeacht de wijze van vervoer en met een maximum reisafstand van 75 km. enkele reis. Dit betekent voor alle medewerkers die op een afstand van meer dan 1 kilometer enkele reis van het ziekenhuis wonen dat er fiscaal voordeel is te behalen. Dit kan via het Meerkeuzesysteem Arbeidsvoorwaarden (MKSA). Over het verschil tussen 0,19 en 0,08 (ontvangen voor woon werkverkeer) kan de werknemer alsnog een netto vergoeding krijgen als hij hiervoor een bruto bron(nen) inzet. Bronnen die hiervoor kunnen worden ingezet zijn: 55 plus of lgpb uren meer gewerkte uren compensatie uren voor overwerk compensatie uren voor onregelmatige dienst gratificatie en toeslagen eindejaarsuitkering bruto maandloon ( max. 15%) PLB (voor het eerst in december 2012) Alleen toekomstig loon mag worden ingezet. Reiskostenregeling Versie 1.5 doc houder: F.Franzen, HRM 4

5 Voorwaarden: je woont aantoonbaar op meer dan 1 kilometer enkele reis van het ziekenhuis - de reisafstand is gemaximeerd op 75 km *) *) Indien uw reisafstand woon werk meer dan 75km bedraagt en u reist dagelijks heen en weer tussen uw woning en uw werk dan kunt u aan het eind van het kalenderjaar een door u opgesteld en ondertekend overzicht inleveren bij de Personeels en Salarisadministratie met daarop per maand de dagen waarop u daadwerkelijk gereisd hebt van uw huisadres naar Gelre. Op basis hiervan zullen wij de fiscale reiskostenvergoeding gaan herberekenen. De routeplanner van het ziekenhuis (zie is bepalend voor het berekenen van de afstand. Jaarlijks worden medewerkers op de hoogte gesteld via intranet over de uiterste datum van indiening van de overeenkomst. Het staat u vanzelfsprekend vrij de overeenkomst eerder in te dienen. Bovenstaande is niet van toepassing als de AMS regeling van toepassing is. Daarvoor geldt reeds een vaste vergoeding van 0,19 per kilometer woon werk verkeer. 10. OV CHIPKAART Die medewerkers die gebruik maken van de OV chipkaart en een declaratie indienen, moeten als bijlage een zgn. transactie overzicht leveren. Dat overzicht is aan te maken via de betreffende website. Zie hiervoor: Zie Transactieoverzicht. Bij een anonieme kaart geldt dat men de laatste tien transacties en het huidige saldo van de OV chipcard kan worden bekeken bij een verkoopautomaat van het OV bedrijf of een balie van het OV bedrijf waarmee men heeft gereisd. Bij de meeste verkoopautomaten kunt u ook een bon printen van de aankoop van een product of saldo. Deze bon kunt u gebruiken voor het declareren van reiskosten. 11. AANSPRAKELIJKHEID 11.1 De werkgever is niet aansprakelijk voor schade, boetes e.d. tijdens het reizen van woning naar werk en vice versa Dienstreis per auto Wanneer men gebruik maakt van de eigen auto, dan is de vergoeding zodanig opgebouwd dat daarin een vergoeding voor de kosten van een WA, casco en inzittendenverzekering is opgenomen Ongeval tijdens een dienstreis De zaak en letselschade ontstaan aan de auto, bij de eventuele inzittenden en derden wordt geacht door de door de werknemer afgesloten verzekeringen gedekt te zijn en kan derhalve niet op de werkgever worden verhaald. Letselschade van de werknemer/chauffeur kan, in gevallen waarin er geen derde/veroorzaker is en aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan, bij de werkgever worden gedeclareerd, tenzij er bij de werknemer sprake is geweest van opzet of aan opzet grenzende roekeloosheid. Gelre Ziekenhuizen heeft hiervoor een verzekering afgesloten Dienstreis met de (brom/snor)fiets Wanneer men gebruik maakt van de (brom/snor)fiets is bij de kilometervergoeding inbegrepen de kosten van een WA verzekering. Schade aan derden kan niet op de werkgever verhaald worden Ongeval tijdens een dienstreis De zaak en letselschade, die door anderen wordt veroorzaakt, moet op de derde/veroorzaker worden verhaald. In gevallen waarin er geen derde/veroorzaker is, en de werknemer geen eigen verzekering heeft die dekking biedt, kan de schade verhaald worden op de werkgever, tenzij er bij de werknemer sprake is Reiskostenregeling Versie 1.5 doc houder: F.Franzen, HRM 5

6 geweest van opzet of aan opzet grenzende roekeloosheid. Gelre ziekenhuizen heeft hiervoor een verzekering afgesloten. 12 WERKTIJD EN REISTIJD Reistijd is niet te beschouwen als werktijd, tenzij tijdens de dienst moet worden gereisd. Reiskostenregeling Versie 1.5 doc houder: F.Franzen, HRM 6