REGELINGEN REISKOSTENVERGOEDINGEN

Transcriptie

1 REGELINGEN REISKOSTENVERGOEDINGEN Bevat: tegemoetkoming woon-werk verkeer, vergoeding dienstreizen en fietsenplan. Vastgesteld door BG: d.d. Vastgesteld door OR: d.d. Regeling van kracht m.i.v. 1 mei TEGEMOETKOMING KOSTEN WOON-WERKVERKEER. Uitgangspunten: o SKSG Kinderopvang heeft conform de CAO Kinderopvang art. 9.3 een Regeling Tegemoetkoming woon-werk verkeer vastgesteld met instemming van de Ondernemingsraad o De vergoeding woon-werkverkeer is een tegemoetkoming en heeft niet als doel de werkelijke kosten voor woon-werkverkeer geheel te vergoeden. o De vergoeding heeft het karakter van een afkoopsom. Extra woon-werk reizen voor bijv. een ouderavond, een extra dienst als overwerk, een teamvergadering op je vrije dag kunnen niet apart worden gedeclareerd (met uitzondering van gebroken dienst ). Daar staat tegenover, dat de tegemoetkoming ook tijdens ziekte (tot een bepaalde duur) en vakanties doorgaat. o Parkeerkosten zijn voor eigen rekening o De reisafstand wordt door de werkgever vastgesteld via de kortste route van huis- naar werkadres in de ANWB-routeplanner. Vergoedingen voor medewerkers met een vast werkpatroon Een vaste maandelijkse vergoeding wordt verstrekt conform de navolgende tabel. Bij minder dan 5 dagen per week worden genoemde vergoeding naar rato toegepast. Tredes reisafstand enkele reis wo-we Vaste vergoeding, all-in (bij 5 dgn p.wk) ( p.mnd) 6 tot 10 km 29,72 10 tot 15 km 50,50 15 tot 20 km 79,70 20 tot 25 km 113,90 25 tot 30 km 148,10 30 tot 35 km 182,30 35 tot 40 km 216,50 40 km en meer 233,60 Regelingen reiskostenvergoedingen; versie ; Pagina 1 van 10.

2 De vergoeding wordt iedere maand uitgekeerd, ook gedurende vakantieperiodes; tenzij bij langdurige afwezigheid. Bij langdurige afwezigheid - anders dan door vakantieverlof; bijvoorbeeld bij ziekte - wordt de vergoeding na een maand beëindigd. De doorbetaling bij ziekte gedurende een maand (een maand waarin men niet heeft gewerkt), dient ook ter compensatie voor de reiskosten bij het therapeutisch werken ter bevordering van een snelle werkhervatting, en ook voor andere reismomenten zoals bezoek aan Bedrijfsarts. Bij zwangerschapsverlof wordt de vergoeding vanaf eerste dag van het verlof gestopt tot de werkhervatting. Medewerkers met een sterk wisselend arbeidspatroon Medewerkers met een kwartaalcontract of een 0-urencontract ontvangen een dagvergoeding per gewerkte dag. De dagvergoeding is 4,6 % van de maandvergoeding (gecorrigeerd voor de flexmedewerkers i.v.m. feestdagen) zoals omschreven in onderstaande tabel. Tredes reisafstand enkele reis wo-we Vaste vergoeding, all-in (bij 5 dgn p.wk) ( p.mnd) Vergoeding met flexcorrectie (bij 5 dgn p.wk) ( p.mnd) Dagvergoeding per gewerkte dag; allin. (4,6%) 6 tot 10 km 29,72 37,40 1,72 10 tot 15 km 50,50 62,50 2,88 15 tot 20 km 79,70 96,50 4,44 20 tot 25 km 113,90 135,50 6,23 25 tot 30 km 148,10 174,51 8,03 30 tot 35 km 182,30 213,51 9,82 35 tot 40 km 216,50 252,51 11,62 40 km en meer 233,60 272,01 12,51 Toelichting op genoemde vergoedingen : Er is uitgegaan van een basis km-tarief van 0,18, hetgeen iets boven het OV-tarief ligt, maar onder het fiscale maximum blijft. Dit basistarief is gerekend over het gemiddelde aantal km per trede. Daarop is een eigen bijdrage in mindering gebracht van maximaal 40,-. Voor medewerkers met een regelmatig werkpatroon. De volgende zaken zijn in het maandbedrag ingecalculeerd: Extra reismomenten Gemiddeld aantal werkdagen per jaar 228. De vergoeding wordt iedere maand uitgekeerd, ook gedurende vakantieperiodes; tenzij bij langdurige afwezigheid, zwangerschapsverlof, onbetaald verlof. Voor medewerkers met een sterk wisselend arbeidspatroon. De volgende zaken zijn in het maandbedrag ingecalculeerd: Gemiddeld aantal werkdagen per jaar is 260. ( Niet gespecificeerd naar leeftijd). Anders dan bij medewerkers met een regelmatig werkpatroon ( en een vaste maandelijkse vergoeding) is hierop Regelingen reiskostenvergoedingen; versie ; Pagina 2 van 10.

3 niet een aantal van 32 dagen voor verlof en feestdagen in mindering gebracht; omdat alleen gewerkte dagen uitbetaald worden. Medewerkers met een sterk wisselend arbeidspatroon krijgen per gewerkte dag 4,6% van de genoemde all-in maandvergoeding. Via de urenregistratie zijn de gewerkte dagen en de feitelijke werklocaties bekend. Deze zijn de basis voor de vaststelling van woon-werkvergoeding. De vergoeding wordt over de gewerkte dagen uitgekeerd, dus niet tijdens vakantie of ziekte. 2. REGELING VERGOEDING REISKOSTEN DIENSTREIZEN EN GEBROKEN DIENST Uitgangspunten: o SKSG Kinderopvang heeft conform de CAO Kinderopvang art. 9.4 een Regeling vergoeding Dienstreizen en Gebroken Dienst vastgesteld met instemming van de Ondernemingsraad o Parkeerkosten zijn voor eigen rekening. o De reisafstand wordt door de werkgever vastgesteld via de kortste route in de ANWB-routeplanner. o Door fiscale regelgeving kan een deel van de vergoeding fiscaal zijn belast. Definitie Dienstreizen Dienstreizen zijn noodzakelijke door de werkgever opgedragen reizen (> 6 km), die van de werklocatie naar een derde locatie worden gemaakt. Voorbeelden van dienstreizen: - De medewerker bezoekt een door de werkgever verplicht gestelde cursus of een congres op een andere locatie dan de normale werklocatie. - De medewerker bezoekt uit hoofde van haar functie een andere SKSG-locatie. - De medewerker onderhoudt uit hoofde van haar functie externe contacten en bezoekt een externe relatie of woont een externe vergadering bij. Wanneer van het woonadres rechtstreeks naar de derde locatie wordt gereisd (of v.v.) en men ontvangt een vaste tegemoetkoming woon-werk, dan geldt als dienstreis de afstand van het woonadres naar de derde locatie minus de woon-werkafstand. Vergoeding Dienstreizen Dienstreizen van 6 km (enkele reis) of meer kunnen (v.v.) gedeclareerd worden op basis van de werkelijke laagste kosten openbaar vervoer, tegen overlegging van het betalingsbewijs. Als de leidinggevende toestemming geeft om de reis met de eigen auto af te leggen, kan gedeclareerd worden op basis van 0,33 p.km (boven de 0,19 p.km belast). Dienstreizen van minder dan 6 km (enkele reis) kunnen niet gedeclareerd worden. Desgewenst is een dienstfiets beschikbaar. Declaratieformulieren Dienstreizen De declaratieformulieren voor dienstreizen kunnen worden gedownload uit het Digitale Handboek SKSG (Hfdst. 10 Formulieren-, Par. 4 Personeel-, Nr. 18). Regelingen reiskostenvergoedingen; versie ; Pagina 3 van 10.

4 Definitie Gebroken Diensten Een gebroken dienst is een dienst volgens rooster, bestaande uit 2 dienstdelen waar een onbetaalde onderbreking van meer dan 1 uur tussenzit. Wanneer er niet is gewerkt, bijv. door ziekte of verlof, kan er niet gedeclareerd worden. Vergoeding Gebroken Diensten De vergoeding bedraagt 0,20 per km. Dit komt boven op het evt. normale bedrag aan vergoeding voor de reiskosten woon-werk. Declaratieformulier Gebroken Diensten De declaratieformulieren voor dienstreizen kunnen worden gedownload uit het Digitale Handboek SKSG (Hfdst. 10 Formulieren-, Par. 4 Personeel-, Nr. 24). 3. REGELING FIETSENPLAN Wat houdt het Fietsenplan in? SKSG-medewerkers kunnen via de werkgever een fiets (en accessoires) kopen onder aantrekkelijke voorwaarden. De fiscus betaalt namelijk mee, mits de fiets ook gebruikt wordt voor het woon-werkverkeer. Voor alle duidelijkheid: de medewerker betaalt de fiets (uiteindelijk) zelf; via deze regeling wordt daarbij een fiscaal voordeel genoten. De fiets kan indien gewenst worden voorgefinancierd door SKSG Kinderopvang en in een aantal maandelijkse termijnen via een inhouding op het salaris terugbetaald worden. Voorwaarden en bepalingen bij het Fietsenplan van SKSG Kinderopvang: 1. De fiets moet minimaal de helft van het aantal werkdagen mede gebruikt worden voor woonwerkverkeer. Hierover dient elke deelnemer een verklaring te tekenen. Zo n verklaring is bij de aanvraagformulieren gevoegd. Als bij controle blijkt dat de medewerker niet aan de voorwaarden voor deelname voldoet zal alsnog de te betalen loonheffing (incl. evt. boete en/of rente) op hem/haar worden verhaald. 2. Voor fiets zelf is maximaal 749,= vrijgesteld van belasting. Als je een fiets voor een hoger bedrag dan 749,- koopt- wordt het meerbedrag niet via de werkgever voorgeschoten en dus ook niet via het salaris verwerkt. 3. Voor accessoires is (boven het bedrag voor de fiets) maximaal 82 per jaar vrijgesteld van belasting. Het moet daarbij gaan om accessoires die bij uitstek bij woon-werkverkeer op de fiets van pas komen; zoals een extra slot, een fietsregenpak, een fietstas. 4. Boven de vrijgestelde bedragen voor fiets en accessoires mogen ook de kosten van een fietsverzekering fiscaal worden vrijgesteld. 5. Slechts eenmaal in de drie kalenderjaren kan gebruik worden gemaakt van deze fiscale mogelijkheden. 6. Het bruto salaris mag niet onder de grens van het minimumloon uitkomen, anders kan het fiscale voordeel niet doorgaan. 7. De medewerker moet een dienstverband voor onbepaalde tijd hebben. Regelingen reiskostenvergoedingen; versie ; Pagina 4 van 10.

5 8. Medewerkers met een 0-uren overeenkomst kunnen om fiscale redenen niet meedoen met deze regeling. Hoe betaalt de fiscus mee? Tot een bedrag van 749,- plus de kosten van eventuele accessoires en fietsverzekering mag de betaling van de fiets plaatsvinden door een inhouding op je brutosalaris. De betaling mag in maximaal 36 termijnen gebeuren. Omdat het bruto salaris wordt verlaagd betaalt de werknemer minder loonbelasting en premies. De fiscus betaalt op deze manier een aanzienlijk bedrag van de aankoop mee. Consequenties van het verlagen van brutosalaris. De verlaging van het bruto salaris heeft een aantal consequenties, waarvan de medewerker op de hoogte moet zijn voordat men besluit om mee te doen. De berekeningsgrondslag voor de sociale verzekeringswetten wordt lager. Werknemer betaalt gedurende de regeling minder loonbelasting en premies, maar eventuele uitkeringen (bijvoorbeeld WW of WIA) worden daardoor ook iets lager. Maximale hoogte van de aflossing. In principe mag de medewerker net zoveel aflossen als gewenst, echter de inhouding op het brutosalaris mag niet zo groot zijn dat dit daalt onder het wettelijk minimumloon. Als de medewerker uit dienst gaat voordat alles is afgelost Indien medewerker eerder uit dienst gaat dan verwacht zal het nog te betalen bedrag in één keer op het nettosalaris worden ingehouden. Als dat niet toereikend mocht zijn worden speciale afspraken over terugbetaling gemaakt. Bij het gebruik maken van dit fietsenplan tekent de medewerker een verklaring waarin hij/zij akkoord gaat met deze voorwaarde. De aanschaf en de declaratie: De fiets kan bij iedere erkende onderneming worden aangeschaft. (Meestal een fietsenzaak, maar een supermarkt mag ook). Er zijn verschillende methoden voor declaratie: A. Medewerker betaalt de fiets eerst zelf. 1. Medewerker stuurt de originele factuur samen met de ingevulde en ondertekende verklaring bij de aankoop van een fiets (te vinden in het digitale Handboek SKSG) naar de salarisadministratie. 2. De bedragen voor de fiets zelf en eventuele accessoires moeten duidelijk gespecificeerd zijn op de factuur. 3. De salarisadministratie zorgt dat het bedrag zo snel mogelijk wordt overgemaakt naar de bankrekening van de medewerker (apart van de salarisbetaling). 4. Het betaalde bedrag wordt vervolgens in termijnen ingehouden op het brutosalaris volgens de opgave op de verklaring. 5. Zonder rekening en ondertekende verklaring wordt niet betaald. 6. De rekening moet op naam gesteld zijn van de werknemer en ook dient er een betalingsbewijs meegezonden te worden. B. Medewerker vraagt eerst een voorschot aan. 1. Medewerker vraag eerst bij de winkel een exacte prijsopgave van de gewenste fiets. Regelingen reiskostenvergoedingen; versie ; Pagina 5 van 10.

6 2. Vervolgens vraagt hij/zij een voorschot aan bij de salarisadministratie. Het aanvraagformulier hiervoor is te downloaden in het digitale Handboek SKSG. 3. De salarisadministratie zorgt dat bedrag het zo snel mogelijk wordt overgemaakt naar de medewerker (apart van de salarisbetaling). 4. De medewerker koopt de uitgekozen fiets. 5. De ingevulde en ondertekende verklaring bij de aankoop van een fiets (te vinden in het digitale Handboek SKSG) worden samen met de originele rekening en het betalingsbewijs opgestuurd naar de salarisadministratie. 6. De bedragen voor de fiets en eventuele accessoires moeten duidelijk gespecificeerd zijn op de factuur. 7. Het totale bedrag wordt vervolgens in termijnen ingehouden op het brutosalaris volgens de opgave op de verklaring. 8. Als niet binnen een maand na overmaking van het voorschot de benodigde verklaring en rekening/betalingsbewijs door de salarisadministratie zijn ontvangen, wordt het verstrekte voorschot bij volgende salarisbetaling(en) in één keer op het nettosalaris ingehouden. 9. De factuur moet op naam gesteld zijn van de werknemer. Formulieren downloaden uit het handboek De verklaring bij de aankoop van een fiets is te downloaden uit het digitale Handboek SKSG, Hfdst. 10 Formulieren-, Par. 4 Personeel-, Nr. 25. De aanvraag voorschot i.v.m. aanschaf fiets is te downloaden uit het digitale Handboek SKSG, Hfdst. 10 Formulieren-, Par. 4 Personeel-, Nr. 26. Bijlagen Reiskostendeclaratie Dienstreizen Reiskostendeclaratie Gebroken Diensten Verklaring medewerker over gebruik fiets en terugbetaling. Formulier voor aanvraag voorschot i.v.m. fietsenplan. REISKOSTEN DIENSTREIZEN t.b.v. SKSG Kinderopvang Declaratie over de periode:... tot:... Regelingen reiskostenvergoedingen; versie ; Pagina 6 van 10.

7 aantal gereden km. met eigen auto en/of kosten openbaar vervoer. Naam:... Locatie of afdeling:... Dienstreizen zijn noodzakelijke door de werkgever opgedragen reizen van de werklocatie naar een derde locatie. Dienstreizen van minder dan 6 km (enkele reis) kunnen niet gedeclareerd worden. Dienstfiets is beschikbaar. Voorbeelden van dienstreizen: - De medewerker bezoekt een door de werkgever verplicht gesteld cursus of een congres op een andere locatie dan de normale werklocatie. - De medewerker bezoekt uit hoofde van haar functie een andere SKSG-locatie. - De medewerker bezoekt uit hoofde van haar functie een externe relatie of woont een externe vergadering bij. Wanneer van het woonadres rechtstreeks naar de derde locatie wordt gereisd (of v.v.) en men ontvangt een vaste tegemoetkoming woon-werk, dan geldt als dienstreis de afstand van het woonadres naar de derde locatie minus de woon-werkafstand. Dienstreizen kunnen (v.v.) gedeclareerd worden op basis van de werkelijke laagste kosten openbaar vervoer. In dat geval s.v.p. betalingsbewijs/plaatsbewijs bijvoegen. Als de leidinggevende toestemming geeft om de reis met de eigen auto af te leggen, kan gedeclareerd worden op basis van 0,33 p.km (boven de 0,19 p.km belast). Datum Reis vanaf Naar Reden Kosten openb. vervoer (Kaartje bijvoegen) (V290) Bij eigen auto: Aantal km (v.v.) (V374) Bij eigen auto: Bedrag km x 0,33 bruto (V271) TOTAAL Handtekening indiener: Groningen, datum: Accoord leidinggevende: REISKOSTEN WOON-WERK BIJ GEBROKEN DIENSTEN SKSG Kinderopvang Toelichting: Regelingen reiskostenvergoedingen; versie ; Pagina 7 van 10.

8 Dit formulier kan alleen gebruikt worden voor de extra reiskosten Woon - Werk die ontstaan als gevolg van gebroken diensten. Een gebroken dienst is een dienst volgens rooster, bestaande uit 2 dienstdelen waar een onbetaalde onderbreking van meer dan 1 uur tussenzit. In onderstaande kolom kunnen de data worden ingevuld waarop een gebroken dienst is gewerkt. Wanneer er niet is gewerkt, bijv. door ziekte of verlof, kan er niet gedeclareerd worden. De vergoeding bedraagt 0,20 per km. Dit komt boven op het evt. normale bedrag aan vergoeding voor de reiskosten woonwerk. Dit formulier laten ondertekenen door je leidinggevende en vervolgens inleveren bij de salarisadministratie. Declaratie betreft: Maand... Jaar... Aantal kilometers WOON - WERK (enkele reis)... Naam:... Locatie:... Datum gebroken dienst Datum gebroken dienst Datum gebroken dienst Handtekening indiener: Groningen, datum: Accoord leidinggevende: Totaal aantal km s (V374) Totaal vergoeding: (V271).... Verklaring behorende bij de aankoop van een fiets via het project fietsenplan van SKSG Kinderopvang. KM Naam:... Regelingen reiskostenvergoedingen; versie ; Pagina 8 van 10.

9 Adres:... Postcode, woonplaats... Werkzaam voor locatie:... Bankrekeningnummer: - Ik verklaar hierbij dat ik deze fiets mede gebruik in het kader van woonwerkverkeer voor meer dan de helft van mijn aantal werkdagen. - Ik heb dit kalenderjaar en de afgelopen twee kalenderjaren niet meegedaan aan een fietsenplan - Ik ben bekend met de inhoud en voorwaarden van de regeling Fietsenplan van SKSG Kinderopvang. - Ik ben ermee bekend dat, wanneer bij controle zou blijken dat ik niet aan de voorwaarden voor deelname voldoe, alsnog de te betalen loonheffing (incl. eventuele boete en/of rente) op mij wordt verhaald. - Ik ben op de hoogte van de consequenties van het verlagen van mijn brutosalaris m.b.t. de berekeningsgrondslag van eventuele sociale uitkeringen. - Ik ga er mee akkoord dat, indien het dienstverband tussen SKSG Kinderopvang en mij eindigt voordat het verstrekte voorschotbedrag is afgelost, het resterende bedrag in één keer op mijn laatste salaris zal worden ingehouden (zowel bruto als netto). Indien dit niet toereikend mocht zijn zal ik SKSG Kinderopvang het alsnog resterende bedrag binnen één maand na uitdiensttreding doen toekomen. Het totaalbedrag van de thans door mij aangeschafte fiets incl. accessoires en verzekering bedraagt: fiets.. fietsverzekering... accessoires... Omschrijving accessoires... Totaal:... (code sa(v656) Tot een totaal bedrag van 749,= voor de fiets zelf + maximaal 82= accessoires+ het bedrag voor de fietsverzekering, kan de aanschaf op het brutosalaris (in termijnen) worden ingehouden (per drie kalenderjaren. Ik wil dit bedrag in.... termijnen (maximaal 36) van terugbetalen door een maandelijkse inhouding op mijn salaris. code sa (s215) Aldus naar waarheid ingevuld te (plaats).. op (datum).. Handtekening werknemer Dit formulier samen met de factuur en betalingsbewijs opsturen naar de salarisadministratie NB Niet faxen, we moeten de originele formulieren gebruiken. Aanvraag voorschot i.v.m. voorgenomen aanschaf fiets. Regelingen reiskostenvergoedingen; versie ; Pagina 9 van 10.

10 Datum: Naam: Adres: Postcode, woonplaats. Werkzaam voor locatie: Het bedrag dat ik nodig heb voor de aanschaf van een fiets = (max 749,=) Het bedrag dat ik nodig heb voor de aanschaf van accessoires = (max 82) Het bedrag dat ik nodig heb voor de aanschaf van de fietsverzekering = (geen max.) Totaal Mijn bankrekening is.. Binnen een maand na ontvangst van het voorschot schaf ik de fiets aan. Ik zorg ervoor dat binnen een maand na ontvangst van het voorschot een volledig ingevulde verklaring, factuur en betalingsbewijs bij de salarisadministratie aanwezig is. Ik weet dat als deze verklaring, rekening en betalingsbewijs niet tijdig aanwezig zijn bij de salarisadministratie het gehele voorschot weer bij mijn eerstvolgende salaris wordt ingehouden. Handtekening aanvrager Invullen door de salarisadministratie: Akkoord handtekening van de salarisadministratie voor uitbetaling :.. betaalopdracht naar FZ op.. Regelingen reiskostenvergoedingen; versie ; Pagina 10 van 10.