Regeling vergoeding reiskosten woon-werkverkeer. Beleidsafdeling Human Resources

Transcriptie

1 Regeling vergoeding reiskosten woon-werkverkeer Beleidsafdeling Human Resources Vastgesteld door het College van Bestuur d.d. 11 december 2008 Herzien oktober 2016

2 REGELING VERGOEDING REISKOSTEN WOON-WERKVERKEER Herzien / oktober Inleiding De Hogeschool van Amsterdam heeft ervoor gekozen bij de vergoeding van reiskosten voor het woonwerkverkeer het gebruik van de fiets en het reizen per openbaar vervoer te stimuleren. Deze keuze is gebaseerd op het feit dat een groot aantal medewerkers op fietsafstand van het werk woont en de fiets ook daadwerkelijk voor het woon-werkverkeer gebruikt en tevens op het feit dat de locaties van de HvA, op één na, uitstekend per openbaar vervoer zijn te bereiken. 2. Definities Medewerker: degene die op basis van een arbeidsovereenkomst werkzaam is bij de HvA; Fiets: onder fiets wordt mede begrepen een fiets met elektrische trapondersteuning, waarvoor geen wettelijke verzekeringsplicht en kentekenplaat gelden; onder fiets wordt in deze regeling niet begrepen een snor- of bromfiets waarvoor wel een wettelijke verzekeringsplicht en kentekenplaat gelden. HvA-fiets: een door de HvA vergoede fiets voor het woon-werkverkeer; Fiscale fiets: een via de HvA fiscaal voordelig aangeschafte fiets voor woon-werkverkeer; Openbaar vervoer: vervoer per trein, bus, tram, metro en/of ferry in Nederland. 3. Varianten in woon-werkverkeer Varianten in woon-werkverkeer die voor vergoeding in aanmerking komen zijn de volgende: 1. Reizen per HvA-fiets 2. Reizen per openbaar vervoer. 3. Reizen anders dan per HvA-fiets of per openbaar vervoer 4. Reizen per fiscale fiets als aanvulling op de varianten 2 en 3. In onderstaande artikelen wordt per variant beschreven welke voorwaarden gelden om voor vergoeding in aanmerking te komen en hoe hoog de vergoeding is. De medewerker kan, als aan de voorwaarden wordt voldaan, één variant kiezen uit de hiervoor genoemde varianten 1, 2 of 3. In aanvulling op de varianten 2 en 3 kan de medewerker tevens kiezen voor variant Reizen per HvA-fiets 4.1. Voorwaarden a. Medewerker heeft een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd of voor bepaalde tijd van minimaal twaalf maanden; b. Medewerker maakt voor het woon-werkverkeer gebruik van de fiets op meer dan de helft van het aantal dagen dat naar het werk wordt gereisd; c. Medewerker ziet af van andere mogelijkheden tot vergoeding van reiskosten woon-werkverkeer. d. Medewerker verklaart schriftelijk aan bovenvermelde voorwaarden te voldoen. 4.2 Vergoeding a. Medewerker is vrij in de keuze van de fiets, maar de vergoeding is beperkt tot ten hoogste 749,- inclusief btw. Deze vergoeding wordt éénmaal in een periode van vijf jaren 1 toegekend. b. De fiets dient verplicht voor een periode van drie jaar voor de nieuwwaarde te worden verzekerd tegen diefstal en/of beschadiging. De hieraan verbonden kosten worden vergoed voor zover zij betrekking hebben op een waarde van een fiets van ten hoogste 749,--, inclusief btw. c. Met de fiets samenhangende zaken 2 komen in aanmerking voor vergoeding tot het maximale bedrag per kalenderjaar van 82,- inclusief btw. Indien dit bedrag in een jaar niet (geheel) wordt 1 Periode van 5 jaar telt vanaf datum aanschaf fiets, dus geen kalenderjaren 1

3 gebruikt, mag het (restant) niet worden overgeheveld naar een volgend jaar. 4.3.Terugbetaling deel vergoeding a. Indien de medewerker binnen een periode van 36 maanden na datum uitbetaling vergoeding van de HvA fiets niet meer voldoet aan de voorwaarden zoals gesteld onder 4.1, of indien de medewerker wil overstappen naar één van de andere mogelijkheden van vergoeding reiskosten woonwerkverkeer, dan dient hij/zij een deel van de voor de aanschaf van de HvA fiets ontvangen vergoeding terug te betalen. b. Het terug te betalen bedrag wordt bepaald door de uitkomst van (36 - M) x (A / 36). In deze formule staat M voor het aantal maanden dat de fiets voor het woon-werkverkeer is gebruikt en A voor de aanschafkosten van de fiets tot ten hoogste 749,-- inclusief btw. c. Het terug te betalen bedrag wordt verrekend met het netto salaris, de netto vakantie- en/of de netto eindejaarsuitkering. 5A. Reizen per openbaar vervoer (4 of 5 werkdagen per week) 5.1 Voorwaarden a. Medewerker reist op 4 of 5 werkdagen per week van en naar het werk met het openbaar vervoer. b. De reisafstand tussen woon- en werkadres van medewerker is meer dan 5 km. 5.2 Vergoeding De vergoeding bedraagt 75% van de kostprijs van een jaarabonnement OV voor trein, bus, tram, metro. De vergoeding is gebaseerd op de kortste route van de afstand tussen het dichtstbijzijnde station/de halte van het woonadres en het dichtstbijzijnde station/de halte van het werkadres, zoals aangegeven op en en geldt voor: a. een NS jaartrajectabonnement 2 e klas; b. en/of een zone jaarabonnement voor regionaal vervoer per bus of stadsvervoer per bus, tram, metro 5B.Reizen per openbaar vervoer (3 werkdagen of minder per week) 5.3 Voorwaarden a. Medewerker reist op 3 dagen per week of minder van en naar het werk met het openbaar vervoer. b. De reisafstand tussen woon- en werkadres van medewerker is meer dan 5 km. 5.4 Vergoeding De vergoeding bedraagt 75% van de kostprijs van een dagretour OV voor trein, bus, tram, metro. De vergoeding is gebaseerd op de kortste route van de afstand tussen het dichtstbijzijnde station/de halte van het woonadres en het dichtstbijzijnde station/de halte van het werkadres, zoals aangegeven op en en geldt voor: a. een NS dagretour 2 e klas; b. en/of een dagretour voor regionaal vervoer per bus of stadsvervoer per bus, tram, metro 6. Reizen anders dan per HvA-fiets of per openbaar vervoer 6.1 Voorwaarden a. Medewerker maakt geen gebruik van een vergoeding volgens de varianten 1 en 2. b. Medewerker verklaart schriftelijk aan bovenvermelde voorwaarde te voldoen. 6.2 Vergoeding Vergoeding van reiskosten bij reizen anders dan per HvA-fiets of per openbaar vervoer is volgens on- 2 Voorbeelden: reparaties, extra slot, fietsregenkleding, accu voor de fiets met trapondersteuning 2

4 derstaande tabel. Afstand woon-werk Bedrag per maand tot 10 km nihil vanaf 10 tot 20 km 20,87 20 km of meer 41,75 Deze bedragen gelden bij vijf reisdagen per week. Wordt er op minder dagen gereisd, dan wordt de vergoeding naar rato verminderd. De afstand tussen woonadres en werkadres wordt vastgesteld aan de hand van de ANWB-routeplanner (kortste route). 7. Reizen per fiscale fiets 7.1 Voorwaarden a. Medewerker gebruikt de fiets als aanvulling op zijn/haar reisvariant 2 of 3. b. Medewerker gebruikt de fiets op meer dan de helft van het aantal dagen dat naar het werk wordt gereisd. 7.2 Fiscaal voordeel (bruto-netto traject) Medewerker kan op fiscaal voordelige wijze een fiets, met bijbehorende accessoires en fietsverzekering aanschaffen. Het fiscale voordeel wordt gerealiseerd via het z.g. bruto-netto traject. Het voordeel is afhankelijk van het inkomen en bedraagt minimaal 37% en maximaal 52% van het bedrag. Dit houdt in dat het bruto inkomen van de medewerker wordt verlaagd met het aan te wenden bedrag voor de aanschaf van fiets, verzekering of accessoires: a. Aanschaf fiets: Medewerker is vrij in de keuze van de fiets, maar het bruto inkomensbestanddeel dat aangewend kan worden voor de aanschaf van de fiets is beperkt tot ten hoogste 749,- inclusief btw. De fiscale fiets kan slechts één maal in de drie jaar 3 worden aangeschaft. b. Fietsverzekering: De fiets kan worden verzekerd tegen diefstal en/of beschadiging (geen verplichting). c. Aanschaf accessoires: Met de fiets samenhangende zaken (zie voetnoot 2/blz 2) kunnen tot het maximale bedrag van 82,- incl. btw per kalenderjaar fiscaal voordelig worden aangeschaft. 8. Onderbreking van de vergoeding reiskosten woon-werkverkeer 8.1 Stopzetting vergoeding De vergoeding genoemd in de artikelen 5 en 6, wordt stopgezet na 6 weken afwezigheid vanwege: a. zwangerschaps- of bevallingsverlof, b. lang buitengewoon verlof voor de gehele omvang van het dienstverband of c. langdurige ziekte voor de gehele omvang van het dienstverband. 8.2 Hervatting vergoeding De vergoeding wordt weer verleend met ingang van de dag waarop de medewerker zijn werkzaamheden hervat. Bij gedeeltelijke hervatting van de werkzaamheden wordt de vergoeding, indien nodig, aangepast aan het verminderde aantal reisdagen. 9. Procedure aanvragen/wijzigen vergoeding reiskosten woon-werkverkeer Het aanvragen of doorgeven van een wijziging van een vergoeding reiskosten woon-werkverkeer door de medewerker vindt zo snel mogelijk én binnen het lopende kalenderjaar plaats op de door het Administratief Centrum aangegeven wijze. Een aanvraag of wijziging van reiskostenvergoeding na het lopende kalenderjaar waarin de reiskosten zijn gemaakt wordt niet met terugwerkende kracht toegekend. Zie voor meer informatie MijnHvA.nl A-Z Reiskostenvergoeding woon-werkverkeer. Voor vragen over de aanvraag- of wijzigingsprocedure kan de medewerker terecht bij het Digitaal loket Admini- 3 Periode van 3 jaar telt vanaf datum aanschaf fiets, dus geen kalenderjaren. 3

5 stratief Centrum (AC). 10. Informatieplicht medewerker De medewerker is gehouden de werkgever tijdig te informeren over alle wijzigingen die relevant zijn voor de vaststelling van de aanspraken op vergoeding reiskosten woon-werkverkeer. De (fiscale) consequenties van het niet, niet volledig of niet tijdig voldoen aan deze informatieplicht, komen voor rekening van de medewerker. 4