Mobiliteitsregeling Omgevingsdienst IJmond. 1 januari 2017

Transcriptie

1 Mobiliteitsregeling Omgevingsdienst IJmond 1 januari 2017

2 Reiskostenregeling Er heeft een verschuiving plaatsgevonden van de situatie waar de medewerker declaraties indient voor dienstreizen of woonwerkverkeervergoeding naar de situatie waarin Omgevingsdienst IJmond de mobiliteit faciliteert. Dit het uitgangspunt waarop de regeling wordt aangepast. 1. Woon- werkverkeer 1.1 Recht op vergoeding woon-werkverkeer Medewerkers met een enkele reisafstand woon-werkverkeer van kleiner of gelijk aan 10 kilometer hebben geen recht op een vergoeding woon-werkverkeer. Om te bepalen wat de reisafstand is, wordt de kortste route van Google Maps gehanteerd. Komt het tot een discussie over de reisafstand tussen medewerker en afdeling P&O, dan beslist de teamleider. Woont men op > 10 km afstand van het kantooradres, heeft een medewerker recht op vergoeding woon-werkverkeer en kan worden gekozen voor een vergoeding Openbaar Vervoer of een reguliere reiskostenvergoeding (auto, brommer, elektrische scooter). Alle medewerkers krijgen een NS-Business Card van de Omgevingsdienst ter beschikking gesteld en gebruiken deze kaart voor woonwerkverkeer als er voor Openbaar Vervoer is gekozen. Voor deze NS- Business Card dient een gebruikersovereenkomst te worden getekend. Onderstaand worden de mogelijkheden nader uitgewerkt. 1.2 Openbaar Vervoervergoeding woon-werkverkeer trein Voor nieuwe medewerkers die in dienst treden na 1 januari 2015 geldt een maximale vergoeding van 40 tariefeenheden voor gebruik van de trein. De vergoeding geldt alleen voor de 2 e klasse. Afhankelijk van het reisgedrag zal gebruik worden gemaakt van een trajectkaart, de dalurenkaart of de reguliere dienstreizenvergoeding via de NS-Business Card. De voordeligste optie voor Omgevingsdienst IJmond wordt ingezet. Afb. 1: Tariefeenhedenkaart 2014 Nederlandse spoorwegen 1

3 Indien een medewerker met Openbaar Vervoer reist en daarvoor met de bus naar het station reist en vandaaruit verder met de trein naar de dienst reist, wordt alleen het traject met de trein vergoed. Uitgangspunt hiervoor is dat de afstand naar het station kleiner of gelijk aan 10 kilometer is en dus fietsafstand is. Indien het huisadres verder dan 10 kilometer afstand van een station ligt, kan er uitzondering gemaakt worden. 1.3 Bestaande rechten Openbaar Vervoervergoeding woonwerkverkeer trein / trein Indien in het verleden is gekozen voor een Openbaar Vervoervergoeding woon-werkverkeer dan bedraagt de vergoeding 100%, ongeacht de reisafstand. Vergoedingen van treinreizen gelden alleen voor de 2 e klasse. Medewerkers in dienst getreden zijn voor 1 januari 2015 behouden het recht op het aantal tariefeenheden woonwerkverkeer. Bij toekomstige verhuizingen van medewerkers (voor of na 1 januari 2015 in dienst getreden) naar een traject van meer dan 40 tariefeenheden worden de meerkosten niet vergoed. Gaat de medewerker dichter bij het werk wonen, dan wordt het aantal tariefeenheden uiteraard naar beneden bijgesteld (opgebouwde rechten vervallen). Als een medewerker gebruik maakt van de bus voor het woonwerkverkeer, dan wordt er ook gereisd met de NS-Business Card. In dat geval wordt er niet per zone, maar per werkelijk gereisde kilometer afgerekend. De NS-Business Card houdt zelf bij hoeveel kilometers worden gereisd en berekent de reiskosten. De omgevingsdienst vergoedt maximaal 30 kilometer woon-werkverkeer afstand met de bus. Bij toekomstige verhuizingen van medewerkers (voor of na 1 januari 2015 in dienst getreden) naar een traject van meer dan 30 kilometer worden de meerkosten niet vergoed. Gaat de medewerker dichter bij het werk wonen, dan wordt het aantal tariefeenheden vanzelfsprekend naar beneden bijgesteld (opgebouwde rechten vervallen). 1.4 Gebruiksovereenkomst De NS-Business Card krijgen medewerkers in bruikleen, daarvoor heeft iedere gebruiker een gebruikersovereenkomst getekend voor gebruik van deze kaart. Nadere afspraken over het gebruik van de kaart staan daarin vastgelegd. Als blijkt dat een medewerker gedurende het jaar minder of juist meer gaat reizen, kan de NS-Business Card worden aangepast. Als een medewerker voor een langere periode niet reist, bijv. als gevolg van ziekte of zwangerschap, kan de kaart tijdelijk worden stopgezet. P&O bepaalt op welke wijze de NS-Business Card wordt gefaciliteerd. 2

4 Als blijkt dat andere aanbieders van OV-arrangementen beter of voordeliger is dan het huidige contract kan Omgevingsdienst IJmond besluiten over te stappen naar een andere aanbieder. 1.5 Woon-werkverkeervergoeding eigen auto Met de auto kan een belastingvrije reiskostenvergoeding op basis van de enkele reisafstand woon-werk worden verstrekt. Onderstaande tabel geeft aan wanneer er recht is op reiskostenvergoeding en hoeveel de vergoeding per maand bedraagt. Tabel reiskosten woon- werkverkeer Enkele reisafstand woningwerk Belastingvrije reiskostenvergoeding in bij: meer dan t/m 1 dag per wk 2 dagen per wk 3 dagen per wk 4 of meer dagen per wk 0 10 km 0,00 0,00 0,00 0, km 5,94 11,88 17,82 23, km 8,32 16,63 24,95 33,26 20 km of meer 11,88 23,77 35,65 47,53 De vergoeding wordt maandelijks netto uitbetaald bij het salaris. Medewerker en P&O hebben gezamenlijk verantwoordelijkheid voor het doorgeven van wijzigingen met betrekking tot vergoeding woonwerkverkeer en de juiste uitbetaling hiervan bij het salaris. Wijzigingen, te weinig of te veel uitbetaalde woon-werkvergoeding, worden uitsluitend in het lopende boekjaar verwerkt. Wijzigen van voorgaande jaren worden niet meer verrekend. 2. Dienstreizen De uitgangspunten voor het gebruik van vervoer van dienstreizen zijn als volgt bepaald: lopen of (elektrisch) fietsen Openbaar Vervoer bedrijfswagen eigen auto 2.1 Dienstreizen lopen of (elektrische) fiets Bedrijfsbezoeken of afspraken in de nabije omgeving van de dienst kunnen natuurlijk ook te voet of te fiets worden afgelegd. De NS- Business Card voorziet in de huur van OV-Fietsen. In de openbare fietsenstalling bij het station van Beverwijk zijn deze fietsen gemakkelijk met de kaart te huren. De kosten worden door de NS achteraf bij ons in rekening gebracht. 3

5 Legt men een bedrijfsbezoek of een afspraak af per trein of bus, dan is het ook mogelijk om voor het laatste stukje naar je bezoekadres een OV-Fiets te huren met de NS-Business Card. Bijna elk station in Nederland heeft deze voorziening. 2.2 Dienstreizen met het Openbaar Vervoer Het is mogelijk de NS-Business Card te gebruiken voor woonwerkverkeer en voor dienstreizen. Dienstreizen met Openbaar Vervoer worden voor 100% vergoed en alleen op basis van 2 e klasse. De vervoerder stuurt maandelijks een gespecificeerde rekening van de gemaakte dienstreizen OV, aan de hand van deze factuur keurt de leidinggevende achteraf de dienstreis, op rechtmatigheid, goed of af. Mocht er een dienstreis afgekeurd worden, omdat het bijvoorbeeld een privéreis is gemaakt, dan wordt de medewerker hiervan op de hoogte gebracht en het bedrag ingehouden op het salaris van de medewerker. De gebruikersovereenkomst is hierbij het kader. Het MT van de Omgevingsdienst IJmond kan, indien gewenst, voor Openbaar Vervoer 1e klasse declareren. Het MT bestaat uit de directeur en de teamleiders. 2.3 Bedrijfswagens Omgevingsdienst IJmond heeft in totaal acht dienstwagens. Met deze auto s is het alleen toegestaan om bedrijfsmatig te rijden. Er mogen geen privé-kilometers meegereden worden. Voor het gebruik van de dienstauto hebben de medewerkers die gebruik maken van de dienstauto een gebruikersovereenkomst getekend. In deze gebruikersovereenkomst is opgenomen de afspraken omtrent het gebruik van dienstwagens en het registreren van de sleuteluitgifte en inname. Deze registratie is nodig om te voldoen aan het strikte beleid van de Belastingdienst inzake het gebruik van dienstauto s. Een medewerker met piketdienst mag de dienstauto mee naar huis nemen, de verwachting is namelijk dat de gereden privé-kilometers van de piketmedewerkers onder de fiscale vrijstelling (in 2014) blijven van 500 km. Om een sluitende rittenregistratie te voeren zijn veel administratieve handelingen noodzakelijk. Behalve dat het merk, type en kenteken van de auto bekend moet zijn, dient bij elke rit de datum, de begin- en eindstand van de kilometerteller, het vertrek en aankomstadres (postcodes) en de route worden genoteerd. Ook het beheer moet op een centrale plaats worden geregeld. De Belastingdienst stelt een aantal eisen met betrekking tot bewijsstukken om vast te stellen dat de gereden ritten ook daadwerkelijk zakelijke ritten zijn. Dit geeft een grote administratieve druk bij zowel de gebruiker van de auto als bij de facilitair medewerker die is aangewezen voor het beheer van de auto. Om de administratieve last te verlichten is in de nieuw aangeschafte dienstauto s een CarTrack-systeem geïnstalleerd. Dit systeem houdt door middel van een GPS elke rit en route bij. Het systeem kan op een later tijdstip worden uitgelezen. 4

6 Door middel van het CarTrack-systeem kunnen diverse rapportages worden gemaakt ten behoeve van de fiscale verantwoording. De medewerker blijft zelf verantwoordelijk om aan te tonen dat het een zakelijke rit betreft, hiervoor kunnen agenda s en de Centrale Planning gebruikt worden. Indien er afwijkingen worden geconstateerd (bijv. het CarTrack-systeem signaleert ritten op een onverwachte plek) kan de teamleider de gebruiker naar een verklaring vragen. 2.4 Dienstreis eigen auto De vergoeding voor dienstreizen met eigen auto is 0,19 onbelast en 0,14 belast per gereden kilometer. De afstand wordt berekend aan de hand van Google Maps en is de kortste route het uitgangspunt. Om in aanmerking te komen voor deze vergoeding dient de medewerker een digitale declaratie dienstreizen via het medewerkersportaal in AFAS Insite aan te maken welke wordt gefiatteerd door de leidinggevende. Eens per maand vindt er uitbetaling plaats van de voorgeschoten kosten bij het salaris. Medewerkers die woon-werkvergoeding OV ontvangen en rechtstreeks van huis een dienstreis maken, brengen het aantal kilometers van het woon-werkverkeer in mindering op het totaal van de dienstreis. Op deze wijze wordt dubbele uitbetaling van kilometers voorkomen (regels Belastingdienst). De leidinggevende neemt het besluit of een medewerker de eigen auto gebruikt voor dienstreizen. Al dan niet i.s.m. de medewerker worden zowel bedrijfsmatige als persoonlijke omstandigheden afgewogen of de eigen auto de juiste wijze van vervoer is ten opzichte van de milieuvriendelijker vervoersvormen. De leidinggevende kan met deze toewijzing flexibel omgaan, veranderen werk en/of persoonlijke omstandigheden van een medewerkers, dan kan de leidinggevende terugkomen op de gemaakte afspraken. 2.5 Parkeervergunningen De locatie Beverwijk beschikt over 20 parkeervergunningen, waarvan er zes in gebruik zijn voor de bedrijfswagens. De overige vergunningen zijn uitgegeven aan aangewezen medewerkers, voor wie het noodzakelijk is in de bedrijfsvoering te beschikken over een parkeervergunning. E.e.a. bepaald door de directeur / leidinggevende. Ook hiermee wordt flexibel omgegaan en kan na wijzigingen in werk, functie e.d. de parkeervergunning overgaan naar een andere medewerker. Omdat de parkeervergunning geldt op een openbare parkeergelegenheid zijn de vergunningen belast met parkeerheffing. Het standpunt van de Belastingdienst is dat de parkeervergunning kan ook privé gebruikt worden. De regelgeving in 2014 / 2015 bieden ons de mogelijkheid deze kosten onder te brengen in de Werkkostenregeling, zodat de gebruikers hiermee niet belast worden. 5

7 2.6 Bedrijfsfietsenplan Medewerkers kunnen gebruik maken van de Regeling Bedrijfsfietsenplan. Door gebruik te maken van deze regeling kan een medewerker voordelig een fiets aanschaffen. Hiervoor kan het Individueel Keuzebudget worden ingezet. Voorwaarde is dat de medewerker een vast dienstverband bij Omgevingsdienst IJmond heeft. Het bedrijfsfietsenplan valt onder de Werkkostenregeling. Zie voor meer informatie de Regeling Bedrijfsfietsenplan. 2.7 Studiereiskosten Eendaagse cursussen, seminars en beurzen vallen onder dienstreizen. De vergoeding voor het reizen met Openbaar Vervoer wordt 100% vergoed. Als er gereisd wordt met de auto bedraagt de studiereisvergoeding (onbelast) 0,09 per kilometer. Meerdaagse cursussen vallen onder studiereiskosten. Indien meerdere personen tegelijk naar een meerdaagse cursus gaan en zij carpoolen, dan wordt het tarief van de dienstreizen gehonoreerd. 2.8 Overige Uitruil woon-werkverkeer Individueel Keuzebudget In het kort komt het erop neer dat deze regeling de mogelijkheid biedt om jaarlijks (een deel van) van het beschikbare Individueel Keuzebudget te ruilen voor een (aanvullende) reiskostenvergoeding woon-werkverkeer. Het beschikbare Individueel Keuzebudget in de maand december kan worden uitgeruild voor de netto reiskostenvergoeding, zodat er over het bedrag van de reiskostenvergoeding geen premies betaald hoeven te worden, dit levert voordeel op voor de medewerker. Deze regeling staat open voor medewerkers die reizen met een eigen vervoermiddel, zowel fiets als auto, zowel <10 km als > 10 km reisafstand van de dienst, omdat de omgevingsdienst minder reiskostenvergoeding betaalt dan de Belastingdienst toestaat. Bijlage 1: gebruikersovereenkomst NS Business Card zakelijke reizen Bijlage 2: gebruikersovereenkomst NS Business Card zakelijke reizen inclusief Trajectvrij (woon-werkverkeer) Bijlage 3: gebruikersovereenkomst dienstauto Aldus besloten in de vergadering van het algemeen bestuur van 15 maart 2017, Beverwijk, T. De Rudder L.A. Pannekeet voorzitter secretaris 6