Bijlage 2. Verplaatsingskostenregeling

Transcriptie

1 Bijlage 2 Verplaatsingskostenregeling Nummer: Versie: 1.0 Vastgesteld door het DB d.d. 21 november 2016 Instemming GO: 8 december 2016 Deze gewijzigde regeling treedt in werking op 1 januari 2017

2 Artikel 1 Begripsbepaling 1. Voor de toepassing van deze regeling wordt verstaan onder: 1. De ambtenaar: hij die door of vanwege het gewest is aangesteld om in openbare dienst werkzaam te zijn alsmede hij met wie een arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht is aangegaan. 2. Plaats van tewerkstelling (of standplaats): de plaats waar de ambtenaar zijn werkzaamheden gewoonlijk verricht. 3. Fiets: elk vervoermiddel niet zijnde een motorrijtuig dat fiscaal geheel of gedeeltelijk grotendeels onbelast door een werkgever aan een werknemer kan worden vergoed. 4. Dienstreizen: elke verplaatsing binnen Nederland, die ter uitvoering van de aan een medewerker opgedragen taak of van een aan hem verstrekte dienstopdracht noodzakelijk is, ten behoeve van het gewest met enig middel van vervoer dat niet van gewestwege wordt verstrekt met uitzondering van het dagelijks heen en weer reizen tussen de woonplaats en de plaats van tewerkstelling, zoals bedoeld in hoofdstuk 1 van deze regeling. Hoofdstuk 1 Reiskosten woon-werk verkeer Artikel 2 Vergoeding reiskosten woon-werkverkeer 1. Voor de reiskosten woon- werkverkeer wordt onder de voorwaarden van artikel 3 in principe een vergoeding verstrekt voor de kosten van openbaar vervoer. Daarnaast bestaat onder de voorwaarden genoemd in artikel 4, 5 en 6 recht op een vergoeding voor het gebruik van een fiets en andere vormen van eigen vervoer. Artikel 3 Vergoeding op basis van openbaar vervoer 1. De ambtenaar die het woon-werktraject geheel of gedeeltelijk per trein aflegt ontvangt een vergoeding van 100 procent van de kosten van een NS-jaartrajectkaart 2e klasse, of van vijfretourkaarten indien deze kosten lager zijn alsmede de kosten verbonden aan het stallen van de fiets. 2. De ambtenaar die het woon-werktraject geheel of gedeeltelijk per bus aflegt, ontvangt een vergoeding van 100 procent van de kosten van de voordeligste kaartsoort. 3. De ambtenaar die een vergoeding ontvangt voor kosten van openbaar vervoer is verplicht de desbetreffende vervoersbewijzen aan het gewest te overleggen. Bij het niet nakomen van deze regel wordt de vergoeding gestopt. Artikel 4 Vergoeding eigen vervoer 1. De ambtenaar ontvangt in verband met de reiskosten woon- werkverkeer een vergoeding voor de kosten van eigen vervoer indien en voorzover de woon- werkafstand meer dan 10 km bedraagt. 2. De in lid 1 bedoelde vergoeding bedraagt maximaal: afstand woon-werktraject max. aantal km per maand vergoeding 0-10 km km km > 20 km a. De ambtenaar die vier dagen per week naar zijn standplaats reist, ontvangt 80 procent van de maximale vergoeding b. De ambtenaar die drie dagen per week naar zijn standplaats reist, ontvangt 60 procent van de maximale vergoeding c. De ambtenaar die twee dagen per week naar zijn standplaats reist, ontvangt 40 procent van de maximale vergoeding 2

3 d. De ambtenaar die één dag per week naar zijn standplaats reist, ontvangt 20 procent van de maximale vergoeding 4. Het dagelijks bestuur kan nadere regels stellen voor de vergoeding van het woon-werkverkeer van de ambtenaar die zijn normale dagelijkse werkzaamheden verricht op verschillende vaste werkplekken. Artikel 5 Routes en verlaging bij niet reizen 1. Voor het bepalen van de afstand woon-werktraject wordt uitgegaan van de ANWB-routeplanner, gemeten van postcode woonadres naar postcode standplaats volgens de snelste route. 2. Wanneer anders dan wegens vakantieverlof over een aaneengesloten tijdvak van meer dan vier weken niet heen en weer is gereisd, wordt de reiskostenvergoeding naar rato verlaagd. Artikel 6 Vergoeding voor het gebruik van de fiets Dit artikel is vervallen miv 1 januari Hoofdstuk 2 Vergoeding dienstreizen Artikel 7 Vergoeding op basis van openbaar vervoer 2. Dienstreizen worden behoudens het bepaalde bij de volgende artikelen vergoed op basis van de kosten van openbaar vervoer 2 e klas. 3. De vergoeding van dienstreizen als bedoeld in lid 1 is gelijk aan de werkelijk gemaakte kosten van openbaar vervoer. 4. De medewerker die kosten van openbaar vervoer ten behoeve van dienstreizen declareert is verplicht de desbetreffende vervoersbewijzen aan het gewest te overleggen. Artikel 8 OV chipkaart 1. Bij de invoering van de OV chipkaart kan het dagelijks bestuur besluiten om de procedure van de vergoeding van dienstreizen op basis van openbaar vervoer te wijzigen. 2. Indien de procedure van vergoeding van dienstreizen op basis van openbaar vervoer wijzigt, kan artikel 7 vervallen. Artikel 9 Vergoeding eigen vervoer 1. De kosten van het gebruik van eigen vervoer voor dienstreizen kunnen worden vergoed als door of namens de manager daartoe tevoren toestemming wordt verleend. Betreft het een manager dan wordt de toestemming door de directeur van de betreffende dienst verleend. 2. De in lid 1 genoemde toestemming wordt alleen verleend indien er geen mogelijkheid is om van een dienstauto gebruik te maken en bovendien: a. apparatuur of goederen moeten worden vervoerd die qua omvang, gewicht of kwetsbaarheid niet anders dan met de eigen auto kunnen worden vervoerd, of b. geen middel van openbaar vervoer beschikbaar is, of c. het gebruik van eigen vervoer uit efficiencyoverwegingen verantwoord is. d. er met meerdere personen gebruik wordt gemaakt van de auto 3. De vergoeding voor dienstreizen met eigen vervoer per auto bedraagt 0,28 per kilometer ( 0,19 onbelast en 0,09 belast). 4. De vergoeding voor dienstreizen per bromfiets bedraagt 0,19 per kilometer (onbelast). 5. De vergoeding voor dienstreizen per fiets bedraagt 0,19 per kilometer (onbelast). Artikel 10 Vergoeding reiskosten bezoek bedrijfsarts 1. Voor het bepalen van de vergoeding van de kosten verbonden aan de reis naar de bedrijfsarts - na een daartoe strekkende oproep van de bedrijfsarts- wordt de reis naar de bedrijfsarts gelijk gesteld met een dienstreis. 3

4 Artikel 11 Vergoeding reiskosten gemaakt in verband met studie 1. Voor het bepalen van de vergoeding van de kosten verbonden aan reizen gemaakt om noodzakelijke lessen en examens bij te wonen voor studies in de 100procent, de 75procent en de 50procent categorie als bedoeld in de studiefaciliteitenregeling van de gemeente Hilversum, worden deze reizen gelijk gesteld met een dienstreis. Artikel 12 Vergoeding eigen vervoer dienstreizen-woonwerkverkeer 1. Indien voor een dienstreis de kosten van het gebruik van de eigen auto worden vergoed én de ambtenaar ontvangt een vergoeding voor woon-werkverkeer, dan worden voor de vergoeding van de - dienstreis alleen die kilometers van de dienstreis in aanmerking genomen voor zover deze extra worden gereden ten opzichte van de kilometers die in het kader van woon-werkverkeer per dag worden gereden. Artikel 13 Vergoeding parkeerkosten 1. Parkeerkosten gemaakt in het kader van dienstreizen worden vergoed. 2. De medewerker die parkeerkosten ten behoeve van dienstreizen declareert is verplicht het desbetreffende parkeerbewijs aan het gewest te overleggen. Artikel 14 Gebruik taxi 1. De kosten van het gebruik van een taxi voor dienstreizen kunnen worden vergoed als door of namens de manager daartoe tevoren toestemming wordt verleend. Betreft het een manager, dan wordt de toestemming door de directeur van de betreffende dienst verleend. 2. Taxikosten zoals bedoeld in lid 1 worden volledig vergoed. Artikel 15 Declaratie 1. De vergoeding voor dienstreizen vindt plaats op basis van door of namens de manager ondertekende declaraties op de daartoe bestemde formulieren. Declaraties van managers dienen door de desbetreffende directeur te worden getekend Declaraties van directeuren dienen door de desbetreffende portefeuillehouder te worden getekend. Hoofdstuk 3 Aanspraak Tegemoetkoming Verhuiskosten Artikel 16 Opleggen verplichting 1. Indien het dienstbelang dit eist, kan de ambtenaar de verplichting worden opgelegd in of meer nabij zijn standplaats te gaan wonen. 2. Onder standplaats dient te worden verstaan: de plaats waar de ambtenaar gewoonlijk zijn werkzaamheden verricht. 3. Het dagelijks bestuur kan ter uitvoering van het in het eerste lid bepaalde nadere regels stellen. Artikel 17 Tegemoetkoming 1. De betrokkene, die vanwege het dienstbelang de verplichting is opgelegd om in of meer nabij zijn standplaats te gaan wonen, als bedoeld in artikel 16 lid 2 wordt een tegemoetkoming in verhuiskosten verleend. 2. De betrokkene die in verband met een indiensttreding is verhuisd en aan wie binnen twee jaar na verhuizing ontslag op verzoek wordt verleend of die ten gevolge van aan hem te wijten feiten of omstandigheden binnen twee jaren na de verhuizing wordt ontslagen, dient de hem toegekende tegemoetkoming in verhuiskosten terug te betalen. Overgang zonder onderbreking naar een andere tak van dienst van het gewest of naar een van zijn bedrijven of instellingen wordt niet als ontslag op verzoek beschouwd. 3. De tegemoetkoming in verhuiskosten wordt aan de betrokkene, die in verband met een indiensttreding dient te verhuizen, slechts verleend, indien hij schriftelijk heeft verklaard dat een verplichting tot terugbetalen als bedoeld in het vorige lid hem bekend is. 4

5 Artikel 18 Geen tegemoetkoming 1. Geen tegemoetkoming in verhuiskosten ingevolge artikel 17 wordt verleend, indien de verhuizing niet heeft plaatsgevonden binnen twee jaar nadat de verplichting tot verhuizen is opgelegd dan wel na de datum van het ontslag, het overlijden of de verplaatsing. Artikel 19 Bepalen tegemoetkoming 1. De tegemoetkoming in verhuiskosten kan slechts bestaan uit: a. een bedrag voor de kosten van transport van de bagage en van de inboedel van de betrokkene en zijn gezinsleden naar de nieuwe woning, waaronder begrepen de kosten van het in- en uitpakken van breekbare zaken; b. een bedrag voor dubbele woonkosten, gelijk aan de noodzakelijk te maken kosten, met dien verstande dat de tegemoetkoming ten hoogste een ingevolge artikel 19:1:7a, nader vast te stellen bedrag per maand bedraagt en over een termijn van maximaal vier maanden wordt verleend; c. een bedrag voor alle andere direct uit de verhuizing voortvloeiende kosten. 2. Indien de betrokkene op de dag van de verhuizing een eigen huishouding voert, wordt het bedrag bedoeld in het eerste lid, onderdeel c, voor zover bij of krachtens dit artikel niet anders is bepaald, gesteld op een tegemoetkoming van 3% van de berekeningsbasis voor ieder woon- of slaapvertrek, tot een maximum van vier van deze vertrekken, die de achtergelaten woning telt, met dien verstande dat het bedrag een nader door het dagelijks bestuur vast te stellen maximum niet mag overschrijden. 3. Indien het betreft een verhuizing van een gezin, waarin de echtgenoten, geregistreerde partners beide betrokkene zijn in de zin van dit hoofdstuk en afzonderlijk opdracht hebben om te verhuizen of zijn verplaatst, wordt voor beide betrokkenen de berekeningsbasis vastgesteld. Ingeval beide betrokkenen een deeltijdbetrekking hebben en niet tevens een deeltijdbetrekking bij een andere werkgever die aanspraak geeft op een tegemoetkoming in verhuiskosten, wordt de berekeningsbasis vastgesteld als ware er sprake van een voltijdbetrekking. De tegemoetkoming wordt toegekend op grond van de hoogste berekeningsbasis. 4. Indien de betrokkene geen eigen huishouding voert, wordt geen tegemoetkoming als bedoeld in het eerste lid, onder c, verleend. Indien bijzondere omstandigheden daartoe aanleiding geven, kan voor deze kosten niettemin een tegemoetkoming worden verleend van 3% van de berekeningsbasis. Hoofdstuk 4 Overige bepalingen Artikel 20 Uitvoering regeling 1. De gewestsecretaris verstrekt jaarlijks een overzicht van de wijze van de uitvoering van de regeling per dienst aan het dagelijks bestuur. Artikel 21 Afwijken 1. Het dagelijks bestuur kan van de bij of krachtens deze regels gestelde regels afwijkend beslissen, wanneer deze naar zijn oordeel niet of niet naar redelijkheid voorzien. Artikel 22 Intrekking en inwerkingtreding 1. Bij het in werking treden van deze regeling vervallen de eerder vastgestelde regelingen voor de vergoeding van kosten verbonden aan reizen in het kader van woon-werkverkeer, dienstreizen, reizen na oproep door de bedrijfsarts alsmede reizen ten behoeve van studie. 2. Bij het in werking treden van deze regeling vervallen de overgangsregelingen voor medewerkers van de Algemene Dienst die -na de verhuizing van het gewest in 1998 van Huizen naar Bussummoesten gaan reizen (7-10 km) én de overgangsregeling van 1 januari 2002 voor medewerkers van wie de enkele reisafstand 7 t/m 10 kilometer bedraagt en die op grond van de toen geldende regeling een belaste reiskostenvergoeding ontvingen en voor medewerkers van de RAV. die per 1 januari 2006 in verband met de wijziging van de situatie rond de uitrukpunten van de RAV een vergoeding van maximaal 20,--per maand ontvingen. 5

6 3. Deze regeling kan worden aangehaald als Verplaatsingskostenregeling Regio Gooi en Vechtstreek. 4. Deze regeling treedt in werking op 1 januari

7 Toelichting Artikel 1 Het onderscheid tussen dienstreizen en woon-werkverkeer is niet altijd even duidelijk. In het algemeen is er sprake van woon-werkverkeer als men naar de werkplek gaat om zijn normale dagelijkse werkzaamheden te verrichten. Zo geldt bijv. voor medewerkers van consultatiebureaus dat er ook sprake is van woon-werkverkeer als men naar verschillende consultatiebureaus gaat. Elke andere verplaatsing is een dienstreis. Dus iemand die in roosterdienst werkt en 's avonds naar zijn werk gaat maakt géén dienstreis, iemand die naast zijn normale werkzaamheden overdag een avondvergadering moet bijwonen wél. Ook iemand die wachtdienst heeft en wordt opgeroepen maakt een dienstreis. Artikel 4 De vergoeding voor het gebruik van eigen vervoer voor woon- werkverkeer bedraagt 0,19 voor een motorrijtuig per woon- werkkilometer boven de 10 km voor zowel de heen- als de terugreis, met een maximum van 130,--. Artikel 6 Dit artikel is vervallen miv 1 januari 2017.Artikel 7 Artikel 8 Bij de invoering van de OV chipkaart kunnen de mogelijkheden en consequenties van de aanschaf van OV chipkaarten door het gewestworden onderzocht. Als over wordt gegaan op de aanschaf van OV chipkaarten wijzigt de procedure van vergoeding van dienstreizen op basis van openbaar vervoer. De basis blijft volledige vergoeding van dienstreizen op basis van openbaar vervoer. Artikel 9 Dit artikel is te zien als een uitzonderingsbepaling op artikel 7. Voor vergoeding van de kosten van eigen vervoer (auto) is de toestemming van de manager (of diens vertegenwoordiger) vereist; deze toestemming dient uiteindelijk te blijken uit ondertekening van de desbetreffende declaraties. De toestemming kan uitsluitend vooraf worden gegeven. Het risico dat een declaratie niet wordt getekend omdat in het desbetreffende geval een vergoeding voor de kosten van eigen vervoer niet gerechtvaardigd is, is voor rekening van betrokkene. Hetgeen hiervoor is vermeld geldt mutatis mutandis voorde directeuren met betrekking tot managers. Het aantal gevallen waarin de manager/directeur toestemming moet verlenen is in dit artikellid limitatief opgesomd. ad a. Hierbij is gedacht aan voorzienbaar goederenvervoer. Het is niet de bedoeling dat medewerkers autokosten vergoed krijgen uitsluitend op grond van de mogelijkheid dat er goederen moeten worden vervoerd. In gevallen waarin onvoorzien een auto nodig is voor het vervoer van goederen, dient gebruik te worden gemaakt van aanwezige auto's, desnoods van een taxi. In de redactie is tot uitdrukking gebracht dat er alleen sprake is van goederenvervoer wanneer de te vervoeren zaken niet op de fiets of als handbagage kunnen worden meegenomen. ad b. Hierbij is gedacht aan alle gevallen waarin een dienstreis moet worden gemaakt op een tijdstip waarop het openbaar vervoer nog niet of niet meer rijdt. Dit is bijvoorbeeld zo als een avondvergadering moet worden bijgewoond waarvan het eindtijdstip onzeker is en bij dienstreizen in het kader van wachtdiensten. 7

8 ad c. De manager bepaalt wanneer er sprake is van efficiencyoverwegingen. Gezien het uitzonderingskarakter van artikel 3 zal hierbij terughoudendheid worden betracht. In het algemeen zullen regionale dienstreizen onder dit criterium vallen. Het kan b.v. ook worden toegepast wanneer met meer mensen een dienstreis naar hetzelfde interlokale reisdoel wordt gemaakt. ad d In het algemeen is gebruik van de auto met meerdere personen voordeliger dan het openbaar vervoer. Voor de kilometervergoeding is aansluiting gezocht bij de bedragen die in de Reisregeling binnenland gehanteerd worden voor de vergoeding van kosten voor eigen vervoer. Vanaf 1 januari 2006 bedraagt de vergoeding 0,19 per kilometer onbelast en 0,09 belast voor motorvoertuigen en 0,19 onbelast voor de (brom)fietsen. Artikel 14 Ook dit artikel is te zien als een uitzonderingsbepaling op artikel 2. Voor vergoeding van taxikosten is eveneens de toestemming van de manager vereist. Hetgeen hierover onder artikel 3, lid 1, is opgemerkt is hier eveneens van toepassing. Artikel 21 Deze bepaling biedt de mogelijkheid specifiek regelingen te treffen voor speciale situaties. Zo geldt nu al de regeling voor medewerkers die regelmatig op verschillende standplaatsen werken dat dezen naar rato per dag én per standplaats een vergoeding voor woonwerkverkeer ontvangen op basis van declaratie. Deze regeling is vooral aan de orde bij jeugdgezondheidszorg. 8