Regeling voor vergoeding reis- en verblijfkosten en reis- en verblijftijd

Transcriptie

1 Regeling voor vergoeding reis- en verblijfkosten en reis- en verblijftijd Met ingang van geldt voor Zuyd Hogeschool onderstaande regeling voor de vergoeding van reis- en verblijfkosten en reis- en verblijftijd van personeelsleden. De regeling is in overeenstemming met het beleid van Zuyd Hogeschool. Met deze regeling komen alle voorafgaande regelingen te vervallen. Voor de vergoeding reiskosten woon- werkverkeer is het Vervoersplan opgesteld. De vergoedingen worden beschreven in het document Vervoersplan, in beheer bij het team VGB/FZ van de dienst Facilitair Bedrijf. Het Vervoersplan moet gezien worden als onderdeel van deze regeling. DEFINITIES Er kunnen twee soorten reiskosten worden gedefinieerd: reiskosten en reistijd als gevolg van woonwerkverkeer en reiskosten en reistijd als gevolg van dienstreizen. Van reiskosten en reistijd als gevolg van woon- werkverkeer is sprake als er gereisd wordt van huis en terug naar de diverse locaties van Zuyd Hogeschool. Van reiskosten en reistijd als gevolg van dienstreizen is sprake als voor Zuyd Hogeschool in opdracht van de leidinggevende een externe locatie bezocht moet worden en/of gereisd moet worden tussen de diverse locaties van Zuyd Hogeschool. VERGOEDINGEN WOON- WERKVERKEER Reiskosten woon-werkverkeer Vergoedingen volgens het Vervoersplan. Autovergoeding Bij de autovergoeding wordt maandelijks een vergoeding toegekend waarbij de hoogte van de vergoeding afhankelijk is van de reisafstand tussen woning en werk. De hoogte van de vergoeding is tevens afhankelijk van het aantal dagen dat per week wordt gewerkt. Voorts gelden de volgende afspraken: bij langdurige ziekte wordt na één maand ziekteverzuim de vergoeding woon- werkverkeer stopgezet totdat de werknemer het werk weer hervat (dit geldt ook voor werkhervatting op therapeutische basis). Voorbeeld: eerste ziektedag 3 april: stopzetting reiskosten woonwerkverkeer per 3 mei daaropvolgend); voor de berekening van het aantal kilometers wordt de ANWB- routeplanner gebruikt (de afstand tussen de postcodes), op basis van de snelste route. uitzonderingen met betrekking tot reiskostenvergoeding zijn afspraken die individueel met werknemers zijn gemaakt bij de aanstelling; in die gevallen waar, in het kader van reallocatie van faculteiten en diensten, sprake is van extra reiskosten bestaat een extra faciliteit zoals aangegeven in de reallocatieregeling.

2 OV-vergoeding Een medewerk(st)er die kiest voor het reizen per OV, krijgt een vergoeding tot een maximum van per abonnementsperiode (een jaar.) Hij/zij heeft geen recht op een kilometervergoeding. Fiets-vergoeding (concept in Vervoersplan) Per gefietste kilometer wordt een vergoeding toegekend. Reistijd woon- werkverkeer De tijd die gebruikt wordt voor het reizen van huis naar de locaties van Zuyd Hogeschool en terug wordt aangemerkt als eigen tijd.

3 Nieuw Eyckholt Havikstraat Sportcentrumlaan Brusselseweg Herdenkingsplein Bonnefantenstraat Franciscus Romanusweg Bethlehemweg Brusselsestraat Lenculenstraat Universiteitssingel VERGOEDINGEN DIENSTREIZEN Reiskosten bij dienstreizen. Bij de vergoeding van de reiskosten bij dienstreizen geldt het volgende: Bij het bezoeken van een externe locatie wordt de reisafstand bepaald door de werkelijke afstand tussen de externe locatie en de woonplaats of locatie van Zuyd Hogeschool. Hierbij kunnen de reeds vergoede kosten voor woon- werkverkeer niet een tweede keer gedeclareerd worden. Voor de berekening van het aantal extra kilometers wordt de ANWB- routeplanner gebruikt (de afstand tussen de postcodes), op basis van de snelste route. Bij het bezoeken van diverse locaties van Zuyd Hogeschool op één dag wordt de reisafstand bepaald volgens onderstaande tabel. Bij het bezoeken van diverse locaties van Zuyd Hogeschool op één dag worden reeds vergoede kosten woon-werkverkeer niet een tweede keer gedeclareerd. Nieuw Eyckholt 25,4 31,4 24,0 23,9 24,6 21,8 21,1 23,8 24,3 24,5 Havikstraat 25,4 2,8 26,4 26,3 27,1 24,3 23,6 26,2 26,8 27,0 Sportcentrumlaan 31,4 2,8 28,3 28,3 29,0 26,2 25,5 28,2 28,7 28,9 Brusselseweg 24,0 26,4 28,3 2,6 3,7 4,2 4,2 2,5 3,8 5,8 Herdenkingsplein 23,9 26,3 28,3 2,6 2,5 4,0 3,9 1,4 2,6 4,6 Bonnefantenstraat 24,6 27,1 29,0 3,7 2,5 4,4 4,9 1,6 2,4 4,4 Franciscus Romanusweg 21,8 24,3 26,2 4,2 4,0 4,4 3,1 4,5 3,5 3,1 Bethlehemweg 21,1 23,6 25,5 4,2 3,9 4,9 3,1 4,6 6,0 6,2 Brusselsestraat 23,8 26,2 28,2 2,5 1,4 1,6 4,5 4,6 2,6 4,7 Lenculenstraat 24,3 26,8 28,7 3,8 2,6 2,4 3,5 6,0 2,6 4,2 Universiteitssingel 24,5 27,0 28,9 5,8 4,6 4,4 3,1 6,2 4,7 4,2 Tabel op basis ANWB-routeplanner, snelste route in kilometers. Voorbeeld: een medewerker woont in Maastricht en werkt in Heerlen. Voor deze afstand, 23 kilometer enkele reis, ontvangt hij een vergoeding woon- werkverkeer. Voor een vergadering moet hij die dag naar de Havikstraat in Sittard en reist 25,4 kilometer. Aan het einde van de dag reist hij vanuit Sittard naar huis, 26 kilometer. In totaal heeft hij die dag 74,4 kilometer gereisd waarvan 2 keer 23 kilometer woon- werkverkeer. Hij declareert dus 28,4 kilometer als dienstreis. Bij bezoek van een externe locatie gelegen binnen een straal van 75 kilometer gemeten vanuit de standplaats kan gebruik gemaakt worden van de eigen auto. Vergoeding vindt plaats op basis van de vastgestelde kilometervergoeding van 0,28 ( 0,19 onbelast en 0,09 belast). Voor alle andere te bezoeken externe locaties wordt in principe per openbaar vervoer (treintreintaxi-bus-taxi) gereisd. De werkelijk gemaakte reiskosten worden vergoed op basis van maximaal eerste klasse openbaar vervoertarief.

4 Indien er sprake is van een dienstreis, waarbij met eigen vervoer wordt gereisd, worden de werkelijke gemaakte parkeerkosten vergoed. Hiertoe dienen de parkeerbonnen te worden ingeleverd bij de betreffende locatie-functionaris van de dienst F&C. Eventuele parkeerkosten bij de locaties van Zuyd kunnen niet worden gedeclareerd, deze zijn onderdeel van het woonwerkverkeer en worden ook altijd maar 1 maal per dag geïnd. Indien er sprake is van een buitenlandse dienstreis worden tolgelden volledig vergoed, behalve indien reizen met het openbaar vervoer goedkoper is. In die gevallen waar de externe locatie per openbaar vervoer uiterst moeilijk te bereiken is en in die gevallen waarbij door samen reizen van meerdere personen in één auto of door combinatie van meerdere externe locaties in meerdere gemeenten op één dag een aanmerkelijke besparing op reistijd en / of reiskosten kan worden behaald, kan per eigen auto worden gereisd tegen de vastgestelde kilometervergoeding. Hiertoe dient vooraf een machtigingsformulier te worden ondertekend door de functionaris die de reiskostendeclaratie moet goedkeuren. In alle gevallen waar in plaats met het openbaar vervoer per auto wordt gereisd naar een externe locatie, anders dan in dit reglement aangegeven, geldt een kilometervergoeding van 0,14 Bij reizen naar meerdere Zuyd Hogeschool locaties op één dag waarbij er gebruik wordt gemaakt van de eigen auto vindt de vergoeding plaats op basis van de vastgestelde kilometervergoeding van 0,28 ( 0,19 onbelast en 0,09 belast). Bij reizen naar meerdere Zuyd Hogeschool locaties op één dag waarbij er per openbaar vervoer (trein-treintaxi-bus-taxi)wordt gereisd worden de werkelijk gemaakte reiskosten vergoed op basis van maximaal eerste klasse openbaar vervoertarief. Een vergoedingenoverzicht voor verblijfkosten bij dienstreizen is opgenomen in bijlage 1. Bijkomende kosten bij dienstreizen Interlokale en internationale telefoongesprekken t.b.v. dienstdoeleinden, alsmede noodzakelijk geachte kosten voor vaccinaties worden volledig vergoed. Zuyd Hogeschool heeft een collectieve ongevallenverzekering en reisverzekering afgesloten. In de bijlage is de informatie met betrekking tot deze verzekeringen opgenomen. De wijze van declareren van reis- en verblijfkosten bij dienstreizen Voor de declaratie wordt gebruik gemaakt van het reis- en verblijfsdeclaratieformulier welk verkrijgbaar is bij het secretariaat van elke faculteit en diensten. Voor de reiskosten per openbaar vervoer en voor de verblijfkosten, met uitzondering van de dagvergoedingen, worden de betalingsbewijzen bij het declaratieformulier gevoegd. Bij gebruik van een strippenkaart is inlevering niet mogelijk/nodig. Bij gebruik van een NSkortingskaart of OV-jaarkaart wordt per geldigheidsperiode eenmalig een kopie afgegeven. Bij het ontbreken van betalingsbewijzen wordt de betreffende declaratie niet gehonoreerd.

5 Nieuw Eyckholt Havikstraat Sportcentrumlaan Brusselseweg Herdenkingsplein Bonnefantenstraat Franciscus Romanusweg Bethlehemweg Brusselsestraat Lenculenstraat Universiteitssingel Het volledig ingevulde declaratieformulier, met bijbehorende betalingsbewijzen en eventuele machtigingsformulieren, wordt ingeleverd bij de functionaris die de declaratie voor akkoord moet ondertekenen. De goedgekeurde declaratie met alle bijbehorende bescheiden wordt vervolgens ingeleverd bij de betreffende locatie-functionaris van de dienst F&C. Indien het declaratieformulier niet juist is ingevuld en/of de benodigde bewijsstukken ontbreken, dan worden alle bescheiden per ommegaande geretourneerd aan de functionaris die de declaratie heeft goedgekeurd. Declaraties die buiten de indieningstermijn (1 maand nadat de dienstreis heeft plaatsgevonden) worden aangeboden worden in principe niet meer in behandeling genomen. Reistijd dienstreizen De tijd die gebruikt wordt voor het reizen tussen de locaties van Zuyd Hogeschool wordt aangemerkt als werktijd voor zover de totale gereisde tijd de totale gangbare eigen reistijd woon-werkverkeer van deze werknemer overschrijdt. Bij het bezoeken van diverse locaties van Zuyd Hogeschool op één dag wordt de reistijd bepaald volgens onderstaande tabellen. Reistijd tussen locaties Zuyd Hogeschool bij reizen met de auto: Nieuw Eyckholt Havikstraat Sportcentrumlaan Brusselseweg Herdenkingsplein Bonnefantenstraat Franciscus Romanusweg Bethlehemweg Brusselsestraat Lenculenstraat Universiteitssingel Tabel op basis ANWB-routeplanner, in minuten.

6 Nieuw Eyckholt Havikstraat Sportcentrumlaan Brusselseweg Herdenkingsplein Bonnefantenstraat Franciscus Romanusweg Bethlehemweg Brusselsestraat Lenculenstraat Universiteitssingel Reistijd tussen locaties Zuyd Hogeschool bij reizen met het openbaar vervoer: Nieuw Eyckholt Havikstraat Sportcentrumlaan Brusselseweg Herdenkingsplein Bonnefantenstraat Franciscus Romanusweg Bethlehemweg Brusselsestraat Lenculenstraat Universiteitssingel Tabel op basis ANWB-routeplanner, in minuten. Voorbeeld: een medewerker woont in Valkenburg en werkt in Heerlen. De medewerker reist met de auto. Voor een vergadering gaat hij die dag naar de Hotelschool in Maastricht. Vanuit de Hotelschool gaat hij aan het einde van de dag weer naar huis. In de ochtend reist hij 12 minuten van zijn huis naar Heerlen. Daarna reist hij 17 minuten naar de Hotelschool. Aan het einde van de dag reist hij 10 minuten naar huis. Hij heeft op die dag in totaal 39 minuten gereisd. Zijn gangbare reistijd woon- werkverkeer is 2 maal 12 minuten. Hij merkt dus 15 minuten reistijd aan als werktijd. De reistijd die gebruikt wordt voor het bereiken van een externe locatie bij een dienstreis kan de gangbare eigen reistijd woon- werkverkeer overschrijden. Duurt de reistijd op die dag in zijn totaliteit dus langer dan deze gangbare tijd dan wordt het meerdere aangemerkt als werktijd. Er kan echter maximaal 10 uur per dag als werktijd aangemerkt worden (artikel G-3 maximale werkdag, CAO ). Besluitenlijst overleg College van Bestuur: Het College van Bestuur heeft de Regeling voor vergoeding reis- en verblijfkosten en reis- en verblijftijd Zuyd Hogeschool vastgesteld d.d.

7 Bijlage 1: vergoeding verblijfkosten De vergoeding voor verblijfkosten gaat uit van de werkelijk gemaakte verblijfkosten waarbij de navolgende maxima gelden: ontbijt (enkel in combinatie met overnachting): 8,11 lunch 12,94 diner 19,57 logies 83,01 Een forfaitair bedrag geldt voor: dagvergoeding kleine onkosten 4,15 avondvergoeding bij overnachting 12,41 de totale etmaalvergoeding bedraagt maximaal 140,19 Aan de verschillende vergoedingen zijn de volgende voorwaarden verbonden: Dagvergoeding ad 4,15: De dienstreis op een werkdag duurt tenminste 4 uur. Lunchkostenvergoeding ad 12,94 Enkel van toepassing indien de tijd tussen uur geheel valt in de dienstreis. Kostenvergoeding avondmaaltijd / diner ad 19,57 Enkel van toepassing indien de tijd tussen uur geheel valt in de dienstreis. Logies- avond- en ontbijtcomponent worden vergoed als er een overnachting in de dienstreis valt. Voor reizen tussen locaties van de werkgever worden geen verblijfkosten vergoed. In die gevallen waarin deze regeling de feitelijk gemaakte verblijfkosten niet vergoedt, dient vooraf door de faculteitsdirectie respectievelijk de directeur / het hoofd van de hogeschooldienst of het college van Bestuur een schriftelijke machtiging te worden afgegeven.

8 Bijlage 2: collectieve ongevallenverzekering en reisverzekering. Ongevallenverzekering De ongevallenverzekering dekt de schade die ontstaat bij een ongeval, die verzekerden zijn overkomen tijdens ( het verrichten van ) activiteiten die door verzekeringnemer zijn georganiseerd, alsmede de gang van het woonadres (het adres waar verzekerde als inwoner is ingeschreven in de Gemeentelijke Basis Administratie Persoonsgegevens) naar de plaats waar deze activiteiten plaatsvinden en terug langs de normaliter kortste weg. Recht op uitkering bestaat bij: Overlijden 9.076,00 Blijvende invaliditeit ,00 Kosten van genees en heelkundige behandelingen 454,00 Tandheelkundige behandelingen 363,00 Ten behoeve van de op de Zuyd Hogeschool geregistreerde Bedrijfshulpverleners, welke een geldig BHV-certificaat bezitten is de bovenstaande ongevallenverzekering van toepassing waarbij extra verhoogde bedragen zijn opgenomen bij overlijden c.q. blijvende invaliditeit van de Bedrijfshulpverlener. Reisverzekering Binnen de Reisverzekering is het bestuur en alle personeelsleden verzekerd die uit hoofde van zijn / haar functie dienstreizen maken. Hierbij zijn de volgende kosten verzekerd: Bagage Geneeskundige kosten buiten Nederland ( indien de eigen verzekering dit niet dekt) Buitengewone kosten (Repatrieringskosten, transportkosten stoffelijk overschot e.d) Hierbij zijn de volgende kosten niet verzekerd: Ongevallen Vallen onder de ongevallen-polis Rechtsbijstand Eigen juridische dienst inschakelen